PELAJAR BERMASALAH Halaman: 1/11 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan urusan pengendalian pendaftaran pelajar siswazah yang bermasalah akademik. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses pengendalian pendaftaran pelajar siswazah yang terlibat dengan status pengajian Suspended, Dropped, Terminated dan Probation. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013) UPM/PU/S/AK02/06 Arahan Kerja Pengguguran Status Pelajar UPM/PU/S/AK02/09 UPM/PU/S/AK04/04 PU/S/SS-01 PU/S/M01 Arahan Kerja Pelanjutan Tempoh Pengajian Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Pasca Siswazah i-gims Manual 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN CE : Peperiksaan Komprehensif PhD PNGK : Purata Nilai Gred Kumulatif GB : Gagal dan Diberhentikan
PELAJAR BERMASALAH Halaman: 2/11 i-gims : Internet Graduate Information Management System JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JKSS : Jawatankuasa Semakan Siswazah Pelajar : Pelajar semester kedua dan seterusnya Sambungan Penasihat : Pensyarah yang akan membimbing pelajar sebelum penyelia dilantik Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut Penyelia : Pengerusi Jawatankuasa Penyeliaan pelajar PhD : Program Doktor Falsafah PT : Pegawai Tadbir PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Semester : Termasuk trimester SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TEP : Tertiary English Programme TM : Tidak Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan UPMET : UPM Education & Training Sdn. Bhd. WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Penyelaras dan PT Unit Rekod dan Program Akademik bertanggungjawab memastikan prosedur pengendalian pendaftaran pelajar siswazah bermasalah akademik ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam urusan pengendalian pendaftaran pelajar siswazah bermasalah akademik juga perlu mematuhi prosedur ini.
PELAJAR BERMASALAH Halaman: 3/11 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Kenal Pasti Status Pelajar Bermasalah Akademik 7.2 Digantung dari Pengajian? 7.3 Tidak Digugurkan dari Pengajian? 7.5 Tidak Gagal dan Diberhentikan? 7.7 Pastikan Pelajar Mendaftar Kursus TEP Sahaja 7.4 Hantar Emel Peringatan 7.6 Keluarkan Notis Pemberhentian 7.8 Terima Permohonan Semakan Ke Atas Pemberhentian? 7.9 Tidak Proses Permohonan Pelajar 7.10 Lulus? 7.11 Nasihatkan Pelajar untuk Mendaftar 7.12 Pelajar Mendaftar? 7.13 Tidak Daftarkan Pelajar 7.14 Simpan Senarai Pelajar Mengikut Kursus 7.15 Tamat 7.16
PELAJAR BERMASALAH Halaman: 4/11 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kenal Pasti Status Pelajar Bermasalah Akademik 7.2.1 Kenal pasti status pelajar bermasalah akademik sama ada status pengajian mereka adalah Digantung dari Pengajian/Digugurkan dari Pengajian/Percubaan/Gagal dan Diberhentikan atas sebab melebihi tempoh pengajian atau prestasi akademik yang tidak memuaskan. PT/PTO SPS/ Fakulti/Institut 7.3 Digantung dari Pengajian? 7.3.1 Jika, ikut Langkah 7.4. 7.3.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.5. Nota: Status digantung dari pengajian (Suspended) diberi kepada pelajar yang telah gagal kursus TEP sebanyak dua (2) kali. Pelajar dibenarkan mendaftar pada semester berikutnya tetapi hanya untuk mengambil kursus TEP sahaja. 7.4 Pastikan Pelajar Mendaftar Kursus TEP Sahaja 7.4.1 Maklumkan pelajar untuk mendaftar kursus TEP di UPMET. 7.4.2 Pemantauan status pengajian pelajar akan dibuat pada akhir semester. Proses tamat. PT/PTO SPS PT/PTO SPS
PELAJAR BERMASALAH Halaman: 5/11 Nota: Sekiranya lulus kursus TEP, status digantung dari pengajian ditarik balik dan pelajar dibenarkan untuk meneruskan pengajian. Sekiranya gagal kursus TEP untuk kali ke-3, status pelajar ditukar kepada Gagal dan Diberhentikan. 7.5 Digugurkan dari Pengajian? 7.5.1 Jika, ikut Langkah 7.6. 7.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.7. Nota: Status digugurkan dari pengajian (Dropped) diberikan kepada pelajar yang gagal mendaftar kursus dan/atau gagal membayar yuran dalam tempoh sehingga minggu ke-2 semester. 7.6 Hantar E-mel Peringatan 7.6.1 Hantar emel peringatan kepada pelajar/pihak Fakulti/Institut untuk menyempurnakan proses pendaftaran iaitu mendaftar kursus dan/atau membayar yuran pengajian dan ikut Langkah 7.12. PT/PTO SPS Rujuk : Arahan Kerja Pengguguran Status Pelajar (UPM/PU/S/AK02/06) 7.7 Gagal dan Diberhentikan? 7.7.1 Jika, ikut Langkah 7.8.
PELAJAR BERMASALAH Halaman: 6/11 7.7.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.12 jika pelajar berstatus percubaan (Probation). 7.8 Keluarkan Notis Pemberhentian 7.8.1 Keluarkan notis untuk memaklumkan status Gagal dan Diberhentikan kepada pelajar. PT/PTO SPS 7.9 Terima Permohonan Semakan Ke Atas Pemberhentian? 7.9.1 Jika, ikut Langkah 7.10. 7.9.2 Jika Tidak, proses tamat. 7.10 Proses Permohonan Pelajar 7.10.1 Buat keputusan ke atas permohonan pelajar yang diberhentikan kerana melebihi tempoh pengajian (bagi pelajar yang belum pernah memohon pelanjutan atau pernah diberi pelanjutan tetapi bukan tempoh pelanjutan maksimum). Permohonan pelajar yang diberhentikan kerana melebihi tempoh pengajian (selepas pelanjutan maksimum diberi) boleh dimajukan kepada JKSS atas nasihat Dekan SPS. 7.10.2 Buat keputusan ke atas permohonan pelajar yang diberhentikan kerana mendapat PNGK kurang dari 3.000 buat kali kedua, gagal menduduki Peperiksaan Komprehensif PhD (CE) dalam tempoh yang ditetapkan, gagal CE selepas dua (2) kali percubaan, mendapat dua (2) gred TM bagi kursus SPS5999/SPS6999 atau yang disyorkan GB oleh penyelia selepas Dekan/TD SPS JKSS
PELAJAR BERMASALAH Halaman: 7/11 Rujuk : 7.11 Lulus? mendapat satu (1) gred TM untuk kursus SPS5999/SPS6999. Arahan Kerja Pelanjutan Tempoh Pengajian (UPM/PU/S/AK02/09) Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04) 7.11.1 Jika, ikut Langkah 7.12. 7.11.2 Jika Tidak, proses tamat. 7.12 Nasihatkan Pelajar untuk Mendaftar 7.12.1 Maklumkan pelajar untuk berbincang dengan penyelia dan mendapatkan surat pengesahan pensyarah kursus. 7.12.2 Maklumkan pelajar untuk membayar yuran dan kemukakan resit bayaran tersebut bersama senarai kursus yang ingin didaftarkan. 7.12.3 Adakan perbincangan dengan pelajar berkaitan kursus yang perlu didaftar untuk memastikan pelajar boleh mencapai PNGK sekurangkurangnya 3.000. Pastikan pelajar mendaftar jumlah kredit yang bersesuaian. 7.12.4 Sahkan (tandatangan) senarai kursus (selain SPS5999/SPS6999) yang perlu didaftarkan oleh pelajar. PTO SPS PTO SPS Penasihat/Penyelia Penasihat/Penyelia/ Pensyarah Kursus/ Penyelaras
PELAJAR BERMASALAH 7.12.5 Majukan senarai kursus yang perlu didaftar oleh pelajar kepada SPS atau serahkan kepada pelajar untuk dimajukan kepada SPS. Halaman: 8/11 Penasihat/Penyelia/ Penyelaras Nota: Proses pendaftaran hanya lengkap jika pelajar mendaftar kursus dalam portal dan menjelaskan yuran. Rujuk: 7.13 Pelajar Mendaftar? Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Pasca Siswazah (PU/S/SS-01) 7.13.1 Jika, ikut Langkah 7.14. 7.13.2 Jika Tidak, ikut proses tamat. Nota: Pelajar Dengan Tesis boleh mendaftar lewat sehingga minggu ketujuh. Pelajar Tanpa Tesis boleh mendaftar lewat sehingga minggu kedua. 7.14 Daftarkan Pelajar 7.14.1 Daftarkan kursus pelajar dalam i-gims setelah menerima maklum balas bertulis daripada pelajar/penasihat/penyelia/penyelaras. PT/PTO SPS
PELAJAR BERMASALAH Halaman: 9/11 7.15 Simpan Senarai Pelajar Mengikut Kursus 7.15.1 E-mel kan senarai pelajar mengikut kursus kepada pihak fakulti/institut selepas minggu ke- 7 semester. 7.15.2 Simpan salinan lembut senarai pelajar mengikut kursus yang dihantar oleh SPS. PT SPS PT/PTO Fakulti/Institut 7.16 Tamat 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Notis Semakan ke Atas Pemberhentian [jika berkaitan]. Salinan Surat Makluman Keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika berkaitan]. 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Notis Semakan Ke Atas Pemberhentian [Jika berkaitan]. Salinan Surat Makluman Keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika berkaitan]. 3. UPM/600-5/2/1 Urusan Am Pendaftaran Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTO SPS PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS Kekal PTO PTJ PTO PTJ Bilik Fail Pelajar PTJ Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat PTO SPS PTO SPS Pejabat Am Unit Rekod dan Program Akademik Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS Dekan Fakulti/ Pengarah Institut Dekan SPS
PELAJAR BERMASALAH Halaman: 10/11 Notis atau peringatan berkenaan pendaftaran pelajar sambungan. Senarai pelajar berstatus Suspended yang mendaftar kursus TEP sahaja. Dokumen lain yang berkaitan. 3 tahun 4. UPM/(Kod PTJ)/600-5/2/1 Urusan Am Pendaftaran Notis atau peringatan berkenaan pendaftaran pelajar sambungan. Dokumen lain yang berkaitan. 5. UPM/600-5/2/15 Salinan E-mel Berkaitan Urusan Pelajar Siswazah Bermasalah Akademik E-mel berkaitan: Senarai pelajar yang mendaftar mengikut kursus Pelajar berstatus Dropped Lain-lain dokumen yang dihantar melalui e-mel 9.0 SEJARAH SEMAKAN PTO PTJ PTO PTJ Bilik Fail di PTJ 3 tahun PT/PTO SPS PTM SPS Pejabat Am Unit Rekod dan Program Akademik 3 tahun Dekan/ Pengarah PTJ Dekan SPS No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 PU/S: 23/2011 02 02 PU/S: 15/2012 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) TNC (A&A) WP 08/08/2011 TNC (A&A) WP 09/05/2012
PELAJAR BERMASALAH Halaman: 11/11 No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat kali ke-186 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 03 PU/S: 07/2013 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/2013