SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) AKMI BATURAJA

BUKU KEBIJAKAN SPMI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) AKMI BATURAJA 2015

1. Visi, Misi, Tujuan Perguruan Tinggi Visi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer AKMI sebagai institusi pendidikan yang mengkhususkan diri pada penguasaan dan pengembangan Teknologi Informasi dengan kualitas yang siap bersaing dengan kemampuan global. Misi Sistem pendidikan yang komprehensip sesuai dengan standar kompetensi yang memberikan penekanan pada penguasaan keterampilan praktis di bidang Teknologi Informasi, kemampuan Komunikasi Global, kemampuan Analisis dan Desain serta membangun jiwa enterpreneur yang matang. Tujuan Perguruan Tinggi Tujuan pendirian AMIK AKMI Baturaja adalah menyelenggarakan pendidikan tinggi yang dapat : a. Menghasilkan anggota masyarakat yang bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak tinggi, bebudaya Indonesia, bersemangat ilmiah, serta memiliki kemampuan akademik, dan suatu profesionalisasi dan sanggup berkinerja baik dilingkungan kerjanya, serta mampu menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi serta mengembangkan kemampuan diri terhadap tuntutan kemajuan bidangnya, dan berperan dalam pemeliharaan dan operasi proses produksi. b. Menghasilkan ilmu pengetahuan dan teknologi baru, menghasilkan peneliti dan pemikir, serta memutakhirkan pengetahuan dan kemampuan agar sistem berdaya dalam menghimpun, mengalihkan, menyebarkan, menafsirkan, dan menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang telah ada bagi kemajuan dan kesejahteraan masyarakat. c. Menyebarkan hasil penelitian terapan, kaji tindak, maupun paket teknologi tepat guna untuk dimanfaatkan dalam kegiatan produktif dan peningkatan kehidupan masyarakat. 2. Latar Belakang Perguruan Tinggi menjalankan SPMI

Penjaminan mutu (quality assurance) bagi suatu perguruan tinggi merupakan suatu keharusan. Hal ini seperti telah diamanatkan pada dalam Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standr Nasional Pendidikan, yang menyatakan bahwa setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan non formal wajib melakukan penjaminan mutu pendidikan. Buku Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) menjelaskan bahwa system penjaminan mutu perguruan tinggi dilakukan atas dasar penjaminan mutu internal, dan penjaminan mutu eksternal. Penjaminan mutu internal adalah penjaminan mutu yang dilakukan oleh institusi perguruan tinggi yang besangkutan dengan berpedoman dan berlandaskan pada peraturan perundang-undangan yang telah ditetapkan oleh pemerintah, sedangkan penjaminan mutu eksternal adalah penjaminan mutu yang dilaksanakan oleh badan atau lembaga eksternal yang dibentuk dan atau disetujui oleh pemerintah sebagai penyelenggara evaluasi penjaminan mutu bagi perguruan tinggi. Sistem penjaminan mutu AKMI Baturaja dilakukan secara gabungan, artinya melekatkan tugas penjaminan mutu pada setiap jabatan struktural yang ada pada AKMI Baturaja serta mengkombinasikan dengan membentuk unit khusus yaitu BPM (Badan Penjamin Mutu) AKMI Baturaja yang dibentuk pada awal Januari 2012. Diharapkan dengan sistem penjaminan mutu yang baik institusi dapat mempertahankan dan meningkatkan kualitas serta dapat bertindak lebih baik dimasa mendatang. 3. Luas lingkup Kebijakan SPMI (Akademik. & Non-Akademik) a. Kebijakan dan Standar Akademik Kebijakan akademik meliputi kegiatan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Proses penjaminan mutu akademik diatur melalui tahapan-tahapan berikut : 1) Menetapkan kebijakan dan standar akademik berdasarkan visi, misi, dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 2) Berdasarkan kebijakan akademik dan standar akademik yang telah ditetapkan, maka pimpinan AKMI Baturaja (Direktur dan Pudir)

menyusun rencana strategis (renstra) yang berisi rencana kegiatan akademik untuk kurun waktu 5 tahun. Penyususnan renstra dilakukan melalui pembahasan Pimpinan dengan Kepala Program Studi, Kepala LPPM beserta kepala BAAK.Pengesahan renstra akademik dilakukan oleh Senat dan Pengurus Yayasan 3) Berdasarkan renstra yang telah disahkan, maka pimpinan dan Kepala Program Studi, kepala LPPM serta Kepala BAAK menyusun rencana kerja kegiatan akademik secara rinci untuk jangka waktu 1 tahun.pengesahan renop dan anggaran bidang akademik dilakukan oleh Senat Akademi dan pengurus Yayasan. 4) Berdasarkan renop yang telah disahkan, pimpinan, Kepala Program Studi, Kepala LPPM dan Kepala BAAK menyusun standar operasional kegiatan akademik. Ka. Prodi menyusun standar bidang Pendidikan dan Pengajaran Ka. LPPM menyusun standar bidang Penelitian dan pengabdian Kepada Masyarakat.Pengesahan standar ini dilakukan oleh Direktur. 5) Berdasarkan Renop dan standar operasional akademik yang telah disahkan, kepala program Studi, Kepala LPPM, menyusun ketentuan dan peraturan akademik serta Standar Operating Procedure (SOP) bidang akademik. Ka. Prodi menyusun SOP bidang Pendidikan dan Pengajaran Ka. LPPM menyusun standar bidang Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat.Pengesahan standar ini dilakukan oleh Direktur. 6) Kepala Program Studi, Kepala LPPM dan Kepala BAAK, membuat laporan pelaksanaan kegiatan akademik beserta realisasi anggarannya.ka. Prodi dan Ka. BAAK membuat Laporan Pelaksanaan bidang pendidikan dan Pengajaran.Ka. LPPM membuat laporan bidang penelitian dan pengabdian kepada Masyarakat. 7) Berdasarkan laporan pelaksanaan kegiatan akademik yang telah dilakukan, Direktur melakukan evaluasi dengan meminta BPM melakukan audit. Laporan hasil audit oleh BPM akan diserahkan ke Direktur, dan ditembuskan kepada Ketua Program Studi, Kepala LPPM

dan Kepala BAAK. Laporan hasil audit akan dijadikan bahan pertimbangan dalam menyempurnakan kebijakan, standar, dan peraturan akademik dimasa mendatang. b. Kebijakan Non Akademik Kebijakan non akademik meliputi bidang sarana dan prasarana, keuangan dan sumber daya manusia. Proses penjaminan mutu non akademik diatur melalui tahapan-tahapan berikut : 1) Menetapkan kebijakan dan standar non akademik berdasarkan visi, misi, dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 2) Berdasarkan kebijakan non akademik dan standar non akademik yang telah ditetapkan, maka pimpinan AKMI Baturaja (Direktur dan Pudir) menyusun rencana strategis (renstra) yang berisi rencanakegiatan non akademik untuk kurun waktu 5 tahun. Penyususnan renstra dilakukan melalui pembahasan pimpinan dengan Kepala Kepegawaian, Kepala Kerumahtanggaan beserta Kepala BAU.Pengesahan renstra non akademik dilakukan oleh Senat perguruan Tinggi dan Pengurus Yayasan. 3) Berdasarkan renstra yang telah disahkan, maka pimpinan dan Kepala Kepegawaian, Kepala Kerumahtanggaan serta Kepala BAU menyusun rencana operasional (renop) dan anggaran yang berisi rencana kerja kegiatan non akademik secara rinci untuk jangka waktu 1 tahun.pengesahan renop dan anggaran bidang non akademik dilakukan oleh senat Akademi dan pengurus yayasan. 4) Berdasarkan renop non akademik yang telah disahkan, Pimpinan, Kepala Kepegawaian, Kepala Kerumahtanggaan dan Kepala BAU menyusun standar operasioanl kegiatan non akademik.pengesahan standar ini dilakukan oleh Direktur. 5) Bedasarkan Renop dan standar operasional non akademik yang telah disahkan, Kepala Kepegawaian, Kepala Kerumahtanggaan, menyusun ketentuan dan peraturan akademik serta Standar Operating Procedure

(SOP) bidang non akademik.pengesahan standar ini dilakukan oleh Direktur. 6) Kepala Kepegawaian, Kepala Kerumahtanggaan dan kepala BAU, membuat laporan pelaksanaan kegiatan non akademik beserta realisasi anggarannya. 7) Berdasarkan laporan pelaksanaan kegiatan non akademik yang telah dilakukan, Direktur melakukan evaluasi dengan meminta BPM melakukan audit. Laporan hasil audit oleh BPM akan diserahkan ke Direktur, dan ditembuskan kepada Kepala Kepegawaian, Kepala Kerumahtanggan dan Kepala BAU. Laporan hasil audit akan dijadikan bahan pertimbangan dalam menyempurnakan kebijakan, standar, dan peraturan non akademik dimasa mendatang. 4. Daftar dan Definisi istilah dalam dokumen SPMI a. Kebijakan adalah pedoman tertulis institusi sebagai sikap, tindakan dan pandangan dalam pelaksanan suatu pekerjaan. b. Kebijakan SPMI AKMI Baturaja adalah pedoman tertulis yang mendeskripsikan sikap, tindakan dan pandangan AKMI Baturaja terhadap bagaimana cara memahami, merancang dan melaksankan SPMI dalam menyelenggarakan pelayanan. c. Manual SPMI adalah pedoman tertulis sebagai petunjuk pelaksanaan dalam menjalankan SPMI. d. Standar SPMI adalah dokumen tertulis sebagai kriteria, cara, proses dan keseragaman teknis yang harus dipenuhi. e. Evaluasi diri adalah aktivitas dalam proses pengukuran secara periodik yang dilakukan oleh setiap unit kerja untuk menganalisis, memeriksa dan mengevaluasi kinerja sendiri melalui SWOT. f. Audit SPMI adalah pemeriksaan dalam setiap periodik untuk mengetahui ketercapaian suatu pekerjaan berdasarkan standar, peraturan yang telah disetujui dan berlaku di AKMI Baturaja.

g. Auditor adalah orang yang berkompeten dan objektif dalam memeriksa pekerjaan akademik dan non akademik mencakup administrasi dan keuangan. h. Audit internal adalah suatu penilaian atas kepastian dan objektif terhadap prosedural setiap unit kerja dalam meningkatkan efektivitas organisasi. i. KPM adalah Kantor Penjaminan Mutu yang bertugas mengawal, memeriksa, menilai mutu akademik dan non akademik di AKMI Baturaja. 5. Garis besar kebijakan SPMI pada PT, antara lain: a. Tujuan dan Strategi SPMI Tujuan SPMI yaitu memilihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan yang dijalankan oleh suatu Perguruan tinggi secara internal, untuk mewujudkan visi serta untuk memenuhi kebutuhan stakholders melalui penyelenggaraan Tridharma Perguruan tinggi. b. Prinsip atau asas-asas Pelaksanan SPMI 1) Asas kredibel dalam pelaksanaan kebijakan SPMI artinya semua unsur yang terlibat paham akan kebijakan SPMI berdasarkan pengalaman dalam mengelolah SPMI. 2) Asas transparan yaitu semua kebijakan yang telah disetujui diinformasikan ke semua pihak pengguna internal secara periodik. 3) Asas akuntabel yaitu kebijakan SPMI dapat diakses oleh semua pihak yang berkepentingan dan dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. 4) Asas bertanggung jawab yaitu setiap kegiatan dilaporkan sesuai dengan kebijakan SPMI yang telah ditetapkan secara periodik kepada penanggung gugat. 5) Asas adil yaitu dalam membuat kebijakan, peraturan, prosedur operasional bebas dari masalah ras dan kesetaraan gender. Semua perlakuan bagi dosen, karyawan dan mahasiswa berdasarkan hak dan kewenangan tanpa adanya pemaksaan kehendak dan campur tangan orang lain. 6) Asas kualitas, yaitu bahwa kualitas kebijakan SPMI menjadi target untuk dilaksanakan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki.

7) Asas kebersamaan, kebijakan SPMI dilaksanakan berdasarkan kebersamaan untuk mencapai visi, misi, tujuan serta strategi pencapaian Perguruan Tinggi. 8) Asas hukum, yaitu kebijakan SPMI yang berlaku berdasarkan atas dasar hukum yang berlaku semua pihak yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan kebijakan SPMI taat asas dalam menegakan hukum. 9) Asas manfaat, yaitu bahwakebijakan SPMI yang berlakumemiliki kemaslahatan yang sebesar-besarnya bagi segenap civitas akademika, bangsa dan negara. 10) Asas kemandirian, yaitu bahwa pelaksanaan kebijakan SPMI tidak tergantung pada pihak lain yang senantiasa mengandalkan kemampuan sumber daya yang ada untuk meningkatkan kemampuan institusi secara berkelanjutan. c. Manajemen SPMI Pengelolaan SPMI AKMI Baturaja mengacu pada model PDCA ( Plan, Do, Check, Action) dimana semua kegiatan dilaksanakan secara bersiklus. Semua unit kerja membuat program kerja dan mekanisme pelaksananya yang dipantau secara berkelanjut untuk perbaikan kegiatan berikutnya. Pada setiap kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan berdasarkan pada standar tertentu untuk mengukur kinerja atau pencapaian tujuan serta ditetapakan pada buku manual sebagai petunjuk teknis pelaksanaan dan evaluasi peningkatan. Pada tahap implementasi setiap unit kerja melaksanakan tupoksinya harus berlandaskan : 1) Quality First : semua sikap dan perilaku harus membudayakan mutu. 2) Stackholders in : semua sikap dan perilaku harus ditunjukan pada kepuasan pengguna. 3) The Next Prosess in Our Stackholders : setiap orang yang bertugas harus menganggap orang lain yang menggunakan hasil pelaksanaan tugasnya sebagai penggunanya yang harus dipuaskan.

4) Speak with data : setiap orang harus melaksanakan dan mengambil keputusan berdasarkan informasi data yang faktual. 5) Upstream management : semua pengambilan keputusan dilakukan secara partisipatif, bukan otoritatif. Pada tahap monitoring : unit kerja melaksanakan tupoksinya harus mengevaluasi diri dengan cara mengaudit kesesuaian dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Setiap kegiatan yang memenuhi standar, proses berikutnya dapat ditingkatkan. Jika ditemukan kegiatan yang tidak sesuai akan dilakukan tindakan koreksi dan pencegahan tindakan berikutnya. d. Unit atau pejabat khusus penganggung jawab SPMI (termasuk struktur organisasi, dan tata kelola SPMI). Untuk melaksanakan penjaminan mutu di AKMI Baturaja, dibentuklah organisasi penjamin mutu yang melekat pada struktur organisasi AKMI. Organisasi Sistem Penjaminan Mutu AKMI Baturaja terdiri dari Pimpinan AKMI, Senat AKMI serta Badan Penjamin Mutu (BPM).

YAYASAN DIREKTUR SENAT BPM PUDIR 1 PUDIR 2 PUDIR 3 KA. PRODI MI KA. KEPEGAWAIAN KA. KEMAHASISWAAN KA. PRODI TI KA.BAU KA. HUMAS KA. LPPM KA.KERUMAH TANGGAAN KA. BAAK KA. UPT LAB KA. PERPUS e. Jumlah dan nama semua standar dalam SPMI Standar SPMI AKMI Baturaja mencakup standar akademik dan standar nonakademik. Berikut daftar Standar SPMI AKMI Baturaja : 1) Standar Visi dan Misi. 2) Standar Kurikulum. 3) Standar Administrasi Akademik. 4) Standar Pembelajaran.

5) Standar Evaluasi dan Penilaian. 6) Standar Kompetensi Lulusan. 7) Standar Dosen. 8) Standar Tenaga Kependidikan. 9) Standar Mahasiswa. 10) Standar Pembiayaan. 11) Standar Sarana dan Prasarana. 12) Standar Pengelolaan. 13) Standar Penelitian. 14) Standar Pengabdian pada Masyarakat. 15) Standar Sistem Informasi. 16) Standar Kerjasama. Sebagai prosedur operasional maka dibuat petunjuk teknis atau buku manual SPMI AKMI Baturaja yaitu: 1) Manual Penetapan Standar. 2) Manual Pelaksanaan Standar. 3) Manual Pengendalian Standar. 4) Manual Pengembangan Standar. 6. Informasi singkat tentangdokumen lain yaitu Manual SPMI,Standar SPMI, Formulir SPMI Dokumen SPMI mencakup Kebijakan SPMI, Manual SPMI, Standar SPMI, dan Formulir SPMI. Kebijakan SPMI pedoman tertulis yang mendeskripsikan sikap, tindakan dan pandangan AKMI Baturaja yang berlaku bagaimana cara memahami, merancang dan melaksanakan SPMI dalam penyelenggaraan pelayanan AKMI Baturaja.Manual SPMI merupakan pedoman tertulis berupa petunjuk pelaksanaan dalam menjalankan SPMI. Manual SPMI terdiri dari Manual Penetapan Standar, Manual Pelaksanaan Standar, Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar, dan Manual Peningkatan Standar. Manual ini dibuat berdasarkan peraturan yang berlaku oleh BPM sebagai petunjuk teknis dalam operasional lembaga. Manual penetapan standar merupakan tindakan dalam

melegalkan aturan berlaku disahkan dan disetujui oleh pimpinan tertinggi di akademik. Manual Pelaksanaan Standar merupakan petunjuk teknis sebagai tahapan dalam melaksanakan kegiatan. Sebagai petunjuk teknis berupa instruksi kerja yang tertulis untuk dilaksanakan oleh penerima kerja. Manual peningkatan standar merupakan dokumen tertulis kegiatan evaluasi dengan tujuan untuk meningkatkan mutu standar secara berkelanjutan. Kegiatan ini dilakukan untuk menilai hasil pelaksanaan sebelumnya apakah sudah tercapai atau terlampaui. Standar SPMI berisikan dokumen tertulis sebagai kriteria, cara, proses, dan teknis yang seragam yang harus dilakukan untuk dipenuhi. Standar SPMI ini merupakan acuan dalam audit internal dengan kriteria hasil audit mencapai, melampaui, belum mencapai, dan menyimpang. Untuk mengetahui kriteria hasil audit internal dibutuhkan formulir SPMI berupa instrumen baik angket maupun borang. Berdasarkan hasil pelaksanaan audit mutu internal yang dilakukan oleh BPM, Akademi harus melakukan tindakan pengendalian atas standar-standar yang telah ditetapkan. Formulir SPMI merupakan lembaran kontrol setiap kegiatan yang mengacu pada tiap-tiap standar operasional kegiatan yang telah ditetapkan. Selain itu juga yang berfungsi sebagai alat untuk merencanakan, menerapkan, mengendalikan, dan mengembangkan standar mutu. Isian formulir yang telah dibuat sebagai bukti rekaman mutu pelaksaan kegiatan. 7. HubunganKebijakan SPMI denganberbagaidokumen PT (misalstatutadanrenstra) Kebijakan SPMI AKMI Baturaja yang telah ditetapkan tidak lepas dari Statuta sebagai pedoman dasar dalam pelaksanaan kegiatan AKMI Baturaja. Statuta AKMI Baturaja berisikan berbagai ketentuan umum dan khusus yang meliputi, visi, misi dan tujuan, identitas, penyelenggaraan pendidikan, kebebasan akademik, gelar dan penghargaan, susunan organisasi, dosen dan tenaga kependidikan, mahasiswa dan alumni, kerjasama, sarara dan prasarana, pembiayaan, pengawasan, pengendalian, dan akreditasi. Berdasarkan statuta AKMI Baturaja selajutnya dibuat rencana strategis dalam kurun waktu 5 (lima) tahun yang berisikan landasan pemikiran, ruang

lingkup, evaluasi diri, visi,misi dan tujuan, strategi pengembangan, tahap dan target pengembangan, program dan indikator keberhasilan. Semua indikator keberhasilan dimonitoring kesusuaiannya antara kebijakan SPMI dengan tahapan dan target pengembangan renstra AKMI Baturaja.