UNIVERSITAS TRILOGI Buku Panduan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)
Sistem Informasi Informasi Manajemen Kepegawaian [SIMPEG] SIMPEG merupakan aplikasi yang digunakan untuk memproses data pegawai, baik dosen / pengajar maupun staf administrasi / tenaga kependidikan. Secara umum sistem ini menampung semua informasi kepegawaian seperti nama lengkap, tanggal lahir, jenis kelamin, status perkawinan, serta pangkat dan golongan. Selain itu, sistem ini juga membantu bagian SDM (Sumber Daya Manusia) dalam hal pencatatan kehadiran seluruh staf akademik. Aplikasi ini dikelola oleh bagian SDM dengan komputer yang terhubung dengan database di server Trilogi melalui jaringan LAN. 1
Daftar Isi: A. Menu 1. Edit Biodata Karyawan 2. Proses Kehadiran 3. Input Lembur 4. Perijinan 5. View Payroll 6. Keluar dari Program B. Navigation Bar 1. File Exit 2. Edit a. Biodata b. Kehadiran c. Perijinan d. Pejabat e. Kelompok Keahlian 3. Payroll a. Proses Payroll b. View Payroll 4. Report a. Data Karyawan b. Pendapatan c. Payroll d. Kehadiran e. Rekap Cuti 5. Setup a. Database Connection b. Load Database Connection c. User d. Group e. Rekap Cuti f. Departemen g. Pendidikan h. Tabel Referensi i. Hari Libur 6. Windows 7. Help About 2
PANDUAN MENGGUNAKAN SIMPEG A. Menu Untuk masuk ke aplikasi, Anda cukup klik dua kali pada menu HRDStekpi.exe, kemudian Anda akan masuk ke halaman utama aplikasi seperti ditunjukkan Gambar 1 dan 2. Pada halaman utama, Anda akan menemukan beberapa menu yang terdapat pada menu (Gambar 3) dan juga navigation bar (Gambar 4). Pada menu bar terdapat beberapa menu seperti yang akan diuraikan sebagai berikut. Gambar 1 Gambar 2 Gambar 3 1. Edit Biodata Karyawan Gambar 4 Gambar 5 Bagian ini dapat berfungsi untuk menampilkan data pegawai maupun mengubah (edit) data yang telah ada dalam data sebelumnya (perhatikan Gambar 5.1). pada bagian ini terdapat dua halaman : Biodata dan Browse Biodata. Biodata Pada bagian ini jika Anda perlu mengedit data, cukup klik bagian yang perlu Anda edit. Kemudian Anda dapat memilih / mengetikkan data yang sesuai. Setelah selesai mengedit, klik tombol Post Edit, kemudian klik Update SIAS yang terletak di bagian bawah halaman. 3
Bila Anda ingin melihat data tertentu, Anda dapat mencarinya langsung dengan mengklik di tulisan NIK / Nama / Tanggal Masuk atau lainnya, tergantung pencarian yang Anda inginkan. Pada bagian bawah halaman juga terdapat beberapa tombol yang berfungsi seperti ditunjukkan Gambar 5.2. Gambar 5.1 Gambar 5.2 Browse Biodata Halaman ini dapat Anda gunakan untuk melihat data yang sudah pernah di input. Untuk melihat data lebih detail, Anda dapat mengklik tanda + di sisi kiri NIK. Pada halaman ini pun Anda dapat menambahkan, mengedit, atau yang lainnya menggunakan tombol yang berada di bagian bawah halaman. Detail dari fungsi masing-masing tombol sama seperti yang dijelaskan pada Gambar 5.2. 4
Gambar 5.3 2. Proses Kehadiran Gambar 6 Gambar 6.1 5
Gambar 6.2 Bagian ini berfungsi menampilkan data kehadiran beserta detail waktu dari masing-masing pegawai. Pertama-tama klik tombol Proses Kehadiran. Untuk melihat data yang diinginkan, pilih pegawai yang dimaksud, masukkan periode awal dan akhir data yang ingin dilihat, klik tombol Browse lalu akan tampil seperti Gambar 6.1. Untuk melihat data semua pegawai, klik Browse All, untuk menampilkan semua data diperlukan waktu lebih lama. Untuk melihat data-data yang pernah sudah pernah Anda tarik atau browse, klik tombol View. Data yang telah Anda tampilkan dapat Anda simpan dalam bentuk excel dengan mengklik tombol Save As Setelah itu masukkan nama file, klik OK. 3. Input Lembur Gambar 7 Gambar 7.1 Bagian ini digunakan untuk memasukkan data lembur pegawai. Klik tombol Input Lembur. Klik tombol Insert di bagian bawah halaman, pilih nama yang akan Anda masukkan datanya, isikan semua data yang diperlukan seperti tanggal, klik Save setelah selesai. 4. Perijinan Gambar 8 6
Bagian ini digunakan untuk memasukkan data perizinan pegawai. Klik tombol Perijinan di bagian atas halaman. Isikan semua data yang diperlukan pada halaman seperti pada Gambar 8.1, setelah selesai klik Save. Bila ternyata ada data yang perlu diubah, klik Edit setelah selesai klik Save. Bila Anda ingin memastikan data yang telah Anda buat sudah tersimpan atau belum, lihat pada halaman Browse. Bila memang jenis cuti yang akan Anda masukkan merupakan cuti bersama, klik tombol Cuti Bersama di bagian bawah halaman. 5. View Payroll Gambar 8.1 Gambar 9 Klik tombol View Payroll (lalu akan muncul seperti Gambar 9.1), masukkan nama karyawan, klik Browse di bagian bawah halaman. 7
Gambar 9.1 6. Keluar dari Program Gambar 10 Klik tombol View Payroll (lalu akan muncul seperti Gambar 9.1), masukkan nama karyawan, klik Browse di bagian bawah halaman. Gambar 9.1 8
B. Navigation Bar Perhatikan kembali Gambar 4. Pada dasarnya menu-menu pada navigation bar ini memiliki fungsi sama dengan menu yang telah dijelaskan pada bagian A. Berikut merupakan rincian turunan menu dari masing-masing menu di Navigation Bar. 1. File Exit 2. Edit a. Biodata b. Kehadiran c. Perijinan d. Pejabat e. Kelompok Keahlian 3. Payroll a. Proses Payroll b. View Payroll 4. Report a. Data Karyawan b. Pendapatan c. Payroll d. Kehadiran e. Rekap Cuti 5. Setup a. Database Connection b. Load Database Connection c. User d. Group e. Rekap Cuti f. Departemen g. Pendidikan h. Tabel Referensi i. Hari Libur 6. Windows 7. Help About 9