ANALISIS SISTEM PENATAAN ARSIP DINAMIS AKTIF PADA BAGIAN TATAA USAHA FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA SKRIPSI OLEH : NGATIMAN 100709004 DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2014 i
ABSTRAK Pasaribu, Immanuel. 2014. Analisis Pengolahan E-Repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Medan : Fakultas Ilmu Budaya USU. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pengolahan e-repository pada situs web Repository Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN). Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode deskriptif yaitu dengan cara melakukan observasi partisipan pada layanan Pengolahan bagian Repository selama 4 minggu. Selama rentang waktu 4 minggu, penulis melakukan observasi secara langsung ikut mengamati proses pengolahan Repository Universitas HKBP Nommensen Medan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa proses pengolahan repository UHN melalui beberapa langkah. Adapun langkah-langkahnya adalah: Karya ilmiah yang telah diterima oleh mahasiswa/i dan dosen akan diseleksi. Lalu karya ilmiah diconvert dari word ke dokumen PDF. Dan dokumen dibagi menjadi 2 bagian, yaitu Bab I & 2, Full Text. Karya ilmiah diupload ke situs (perpustakaan.nommensen-id.org). Kesimpulan dari penelitian ini adalah pengolahan repository dilakukan sebagai digitalisasi koleksi yang dipandang perlu untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi Universitas HKBP Nommensen Medan. Selain itu, pengolahan repository dilakukan untuk memenuhi kebutuhan studi mahasiswa, serta membantu mahasiswa dan dosen dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Kata Kunci: E-Repository, Informasi Elektronik ii
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis hanturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini guna melengkapi sebagian dari syarat-syarat untuk menyelesaikan perkuliahan pada Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi (S-1) Fakultas Ilmu Budaya Medan. Skripsi ini diberi judul Analisis Pengolahan E-Repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapat bantuan, bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Terkhusus untuk Ayahanda dan Ibunda saya yang telah banyak memberikan limpahan kasih sayang tiada tara, motivasi, semangat, bantuan moril dan materil serta kepercayaan yang besar kepada penulis dalam menyelesaikan perkuliahan dan skripsi ini.untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Himma Dewiyana ST.,M.Hum, selaku dosen pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis. 2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos.,M.I.Kom, selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis. 3. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi. 4. Bapak Ishak, SS.,M.Hum. selaku dosen penguji 1 dan Bapak A. Hafiz Harahap, selaku Dosen penguji 2 yang telah memberikan masukan dalam penyusunan skripsi ini. 5. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU. 6. Seluruh staf pengajar Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang dengan tulus bersedia meregenerasikan ilmu pengetahuan yang dimiliki, yang telah memberikan bekal ilmu selama penulis kuliah dan menyelesaikan pendidikan di Fakultas Ilmu Budaya. 7. Kepala Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan, ibu Tiarma P. Siagian S.Sos dan kak Gusti dan bang Indra selaku staff perpustakaan bagian pengolahan dan repository yang telah banyak membantu penulis selama mengadakan riset. iii
8. Teman-teman seperjuangan dan semua teman DSPI khususnya stambuk 2010 yang telah banyak membantu penulis selama perkuliahan, semoga sukses. 9. Teman-teman Pemuda-Pemudi/Remaja Gereja GKPI Perumnas Helvetia Medan yang selalu memberikan semangat dan doa. 10. Seluruh Keluarga besar Pasaribu yang selalu memberikan semangat. 11. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu, yang selalu memberikan dukungan kepada penulis selama mengikuti perkuliahan dan penyelesaian skripsi ini. Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya penulis ucapkan. Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam skripsi ini, masih banyak memiliki kekurangan, baik dari segi materi maupun penulisannya. Untuk itu, penulis menerima saran dan kritik yang membangun dari yang membacanya demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga karya yang singkat ini dapat bermanfaat bagi banyak orang dan memperkaya khasanah Ilmu Perpustakaan dan Informasi Indonesia. Medan, Agustus 2014 Penulis Immanuel Pasaribu iv
DAFTAR ISI ABSTRAK. i KATA PENGANTAR.. ii DAFTAR GAMBAR. vi BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Masalah... 1 1.2 Rumusan Masalah... 4 1.3 Tujuan Penelitian... 4 1.4 Manfaat Penelitian... 4 1.5 Ruang Lingkup Penelitian... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 6 2.1 Informasi Elektronik... 6 2.2 Pengolahan Informasi Elektronik... 7 2.2.1 Proses Digitalisasi Dokumen... 7 2.2.2 Proses Penyimpanan... 10 2.2.3 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen... 11 2.3 Grey Literature... 13 2.3.1 Pengertian Grey Literature... 13 2.3.2 Jenis Dokumen Grey Literature... 14 2.4 Repository... 16 2.4.1 Tujuan Repository... 17 2.4.2 Fungsi Repository... 18 BAB III METODE PENELITIAN... 20 3.1 Jenis Penelitian... 20 3.2 Waktu dan Lokasi Penelitian... 20 3.3 Unit Analisis Data... 20 3.4 Teknik Pengumpulan Data... 21 3.5 Instrumen Penelitian... 21 3.6 Teknik Analisis Data... 21 3.7 Keabsahan Data... 22 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN... 23 4.1 Sejarah Singkat dan Gambaran Umum Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen... 23 4.1.1 Struktur Organisasi... 24 4.1.2 Visi... 25 4.1.3 Misi... 26 4.1.4 Tujuan... 26 4.1.5 Sumber Daya Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen... 26 4.1.6 Koleksi Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen... 27 4.1.7 Keanggotaan Pengguna Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen... 28 4.1.8 Jenis Layanan... 30 4.1.9 Kerjasama antar Perpustakaan... 31 4.2 Pengolahan Repository... 31 v
4.2.1 Proses Pemilihan Dokumen dan Seleksi Dokumen... 31 4.2.2 Proses Entry Data ke dalam Database... 34 4.2.3 Proses Upload Karya Ilmiah... 37 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 46 5.1 Kesimpulan... 46 5.2 Saran... 46 DAFTAR PUSTAKA... 48 LAMPIRAN vi
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan... 25 Gambar 2. Alur Penyerahan dan Pemilihan/Seleksi Dokumen karya ilmiah.. 33 Gambar 3. Flow Diagram Sintesa Karya Ilmiah (Skripsi) Perpustakaan UHN Medan...36 Gambar 4. Tampilan Depan Form Login Perpustakaan UHN Medan...37 Gambar 5. Tampilan Awal Sistem Perpustakaan Online UHN Medan......38 Gambar 6. Tampilan Awal Input Skripsi Repository UHN Medan...... 39 Gambar 7. Tampilan Awal Input Karya Ilmiah Dosen Repository UHN Medan......41 Gambar 8. Flow Diagram Upload Sintesa Karya Ilmiah (Skripsi) Perpustakaan UHN Medan...43 Gambar 9. Tampilan Depan Dokumen Skripsi pada Web Repository UHN Medan...44 Gambar 10. Tampilan Depan Karya Ilmiah Dosen pada Web Repository UHN Medan.... 45 vii