PRAKTIKUM II STUDI KASUS (MAINTENANCE)

PRAKTIKUM II STUDI KASUS (MAINTENANCE) Deskripsi Studi Kasus PT. ICL adalah perusahaan yang bergerak dalam industri air minum dalam kemasan (AMDK). Demi memenuhi tinggi permintaan produknya, PT. ICL melakukan proses produksi selama 24 jam sehari. Hal tersebut tentunya berdampak pada kinerja mesin mesin produksi yang digunakan. Salah satu akibatnya yaitu beberapa mesin produksi didapati mengalami kerusakan atau tidak dapat berfungsi dan harus dilakukan kegiatan perawatan. Apabila didapati kerusakan, maka mesin mesin tersebut akan dicatat oleh operator produksi pada formulir kerusakan beserta identifikasi kerusakan yang ia dapati. Selanjutnya, oleh divisi maintenance mesin mesin tersebut akan diperiksa dan diperbaiki dengan sebelumnya mencatat terlebih dahulu pada formulir mulai perbaikan. Pada formulir ini juga akan dicatat waktu mulai perbaikan dan deskripsi kerusakan yang dialami oleh mesin. Kemudian, apabila perbaikan telah selesai maka karyawan yang memperbaiki akan mencatat pada formulir selesai perbaikan. Pada formulir ini, akan dicatat waktu selesai perbaikan beserta sparepart yang dibutuhkan dalam perbaikan. Namun, apabila dalam perbaikan tidak dibutuhkan penggantian sparepart, maka kolom sparepart dapat dikosongkan. Setiap jenis mesin memiliki sparepart yang berbeda beda. yang dialami dan perbaikan yang dilakukan akan direkap setiap bulan dan ditunjukkan pada supervisor divisi maintenance. Selama ini, seluruh pencatatan masih dilakukan secara manual. Sehingga, ketika supervisor divisi maintenance ingin melihat rekap yang paling baru, ia harus menunggu daftar tersebut direkap oleh karyawan maintenance. Supervisor divisi juga ingin agar pihak karyawan membuat laporan terkait kerusakan yang dialami oleh mesin mesin dan durasi perbaikannya sehingga nantinya akan dapat menjadi pertimbangan untuk pengadaan mesin baru. Berikut Tabel 2.1 Tabel 2.5 yang merupakan formulir dan laporan yang terdapat pada PT. ICL. 11

Tabel 2.1 Formulir Mesin Tanggal : 5 Februari Nomor Waktu Nama Mesin Identifikasi KR01 00.00 Mesin Ro 100 Gpd Mesin macet Mesin Filter KR02 18.00 Pre Filter Kangen Mesin tidak Water Air Minum menghasilkan dimensi 6 Steps produk yang sesuai dengan setup Nomor Nomor PR01 KR01 Mesin Ro 100 Gpd Mesin Filter PR02 KR02 Pre Filter Kangen Water Air Minum 6 Steps Tabel 2.2 Formulir Mulai Mesin Tanggal : 25 Februari Deskripsi Karyawan Nama Mesin Maintenance Overarm tidak Niken berfungsi Hendrakusma Arbor Pecah Wardani Dafid Eko Firdaus Operator Produksi Resnu Dwihanu V Fahrur Rozi Waktu Mulai 00.00 00.00 Nomor Nomor Tabel 2.3 Formulir Selesai Mesin Tanggal : 25 Februari Nama Mesin PR01 KR01 Mesin Ro 100 Gpd Mesin Filter PR02 KR02 Pre Filter Kangen Water Air Minum 6 Steps Deskripsi Penggantian Overarm Penggantian Arbor Nama Sparepart Kebutuhan Sparepart Waktu Selesai Diperbaiki Knee 1 09.00 Arbor 1 01.00 Nomor Nama Mesin KR01 Mesin Ro 100 Gpd Mesin Filter KR02 Pre Filter Kangen Water Air Minum 6 Steps Tabel 2.4 Rekap Mesin Bulan : Februari Tanggal Identifikasi Mesin macet 5 Februari Mesin tidak 5 Februari menghasilkan dimensi produk yang sesuai dengan setup Waktu Operator Produksi 00.00 Resnu Dwihanu V 18.00 Fahrur Rozi 12

Nomor Nomor Nama Mesin PR01 KR01 Mesin Ro 100 Gpd Mesin Filter PR02 KR02 Pre Filter Kangen Water Air Minum 6 Steps Deskripsi Penggantian Overarm Penggantian Arbor Tabel 2.5 Rekap Mesin Bulan : Februari Nama Sparepart Kebutuhan Sparepart Waktu Mulai Knee 1 6 Februari 00.00 Arbor 1 6 Februari 00.00 Waktu Selesai Diperbaiki 6 Februari 09.00 6 Februari 01.00 ID Karyawan K02 K12 Nama Mesin Mesin Ro 100 Gpd Mesin Filter Pre Filter Kangen Water Air Minum 6 Steps Tabel 2.6 Laporan Mesin Bulan : Februari Waktu Waktu Deskripsi Mulai Selesai Diperbaiki Diperbaiki Overarm tidak berfungsi Spindle Nose Pecah 6 Februari 00.00 6 Februari 00.00 25 Februari 09.00 6 Februari 01.00 Durasi 9 jam 1 jam Tabel 2.7 Laporan Jumlah Mesin Bulan : Februari Jumlah Nama Mesin Mesin Ro 100 Gpd 2 Mesin Filter Pre Filter Kangen 2 Water Air Minum 6 Steps Tabel 2.8 Laporan Jumlah Kebutuhan Sparepart Bulan : Februari Nama Mesin Nama Sparepart Jumlah Mesin Ro 100 Gpd Mesin Knee 1 Filter Pre Filter Kangen Water Air Minum 6 Steps Arbor 1 Dengan melihat kasus tersebut, pemilik dari PT. ICL membutuhkan bantuan untuk merancang sistem informasi Corrective Action yang dilakukan oleh divisi maintenance dengan Microsoft Access yang dapat melakukan update setiap harinya. Selain itu, sistem informasi juga dapat menunjukan rekap dan laporan dari layanan perbaikan yang telah dilakukan setiap bulannya. Dari rekap dan laporan tersebut, supervisor divisi dapat melihat mesin mesin mana yang sering mengalami kerusakan sehingga dapat menjadi 13

pertimbangan dalam pengadaan mesin baru. Selain itu, supervisor divisi maintenance juga dapat mengetahui besar kebutuhan sparepart akibat kerusakan yang dialami oleh mesin produksi, sehingga nantinya dapat dijadikan pertimbangan dalam pengadaan sparepart. Pengembangan sistem informasi tersebut kemudian menerapkan SDLC dalam pengembangan sistem. Setelah melakukan tahap inisiasi, pengembang kemudian melakukan analisis sistem untuk menentukan masalah, tujuan, hingga elemen sistem apa saja yang terkait mulai dari entitas, atribut, dan juga relasinya. Kebutuhan, masalah, dan tujuan sudah diutarakan oleh pihak divisi maintenance sebelumnya sehingga hasil analisis mengenai elemen sistem pada PT. ICL adalah sebagai berikut. Tabel Entitas dan Atribut Berikut Tabel 2.9 yang merupakan tabel entitas dan atribut yang didapatkan dari analisa pengembang. Tabel 2.9 Identifikasi Entitas dan Atribut Sistem Maintenance No. Entitas Atribut 1. Mesin Kode_Mesin, Nama Mesin, Tahun Diterima, 2. Jenis Mesin, Jenis Mesin 3. Jenis Sparepart ID_Sparepart, Nama Sparepart, Dimensi, Seri, 4. Karyawan, Nama Karyawan, Jabatan, Divisi 5. No_, Kode_Mesin, Waktu dan Tanggal, Identifikasi, 6. No_, No_, Deskripsi, Waktu Mulai, Waktu Selesai, ID_Sparepart, Deskripsi,, Durasi *Bold : Primary Key Relasi Entitas Berikut Tabel 2.10 yang merupakan tabel hubungan atau relasi antar entitas dari analisa pengembang. Tabel 2.10 Identifikasi Entitas dan Atribut Sistem Maintenance No. Entitas 1 Entitas 2 Jenis Relasi Kardinalitas 1. Mesin One to Many (1,1) (0,N) 2. Karyawan One to Many (1,1) (0,N) 3. One to One (1,1) (1,1) 4. Karyawan One to Many (1,1) (0,N) 5. Jenis Sparepart Many to Many (0,N) (0,N) 7. Mesin Jenis Mesin Many to One (1,N) (1,1) 8. Jenis Mesin Jenis Sparepart One to Many (1,1) (1,N) Setelah selesai melakukan analisis dan mendapatkan segala informasi untuk pembuatan sistem informasi maintenance di PT. ICL, kemudian pengembang melakukan tahap desain. Tahap desain dilakukan untuk merancang pemodelan sistem sebelum diimplementasikan ke 14

software yang digunakan. Pemodelan sistem menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Entity Relationship Diagram (ERD) Langkah selanjutnya membuat relasi antar entitas dari tabel entitas yang sudah ada. Berikut Gambar 2.1 merupakan ERD dari tabel entitas yang telah dibuat. No_ No_ Deskripsi No_ Karyawan Waktu Mulai Kode_Mesin Waktu Selesai Waktu dan Tanggal Nama Karyawan ID_Sparepart Identifikasi Jabatan Deskripsi Divisi Jenis Mesin Durasi Mesin Kode_Mesin Nama Mesin Jenis Mesin Jenis Sparepart ID_Sparepart Tahun Diterima Nama Sparepart Dimensi Seri Gambar 2.1 Entity Relationship Diagram Sistem Maintenance Normalisasi Langkah selanjutnya adalah melakukan normalisasi. Terdapat dua bentuk normalisasi yang dilakukan ke model sistem. Yang pertama adalah normalisasi pertama, dimana terdapat jenis relasi Many to Many. Untuk mengatasi hal tersebut dapat dilakukan dengan cara menambah entitas lain diantara relasi kedua entitas many to many. Berikut merupakan tabel 2.11 dan tabel 2.12 merupakan identifikasi entitas, atribut serta relasi antara entitas dari sistem setelah normalisasi pertama. 15

Tabel 2.11 Identifikasi Entitas dan Atribut Sistem Maintenance Setelah Normalisasi Pertama No. Entitas Atribut 1. Mesin Kode_Mesin, Nama Mesin, Tahun Diterima, 2. Jenis Mesin, Jenis Mesin 2. Jenis Sparepart ID_Sparepart, Nama Sparepart, Dimensi, Seri, 3. Karyawan, Nama Karyawan, Jabatan, Divisi 4. No_, Kode_Mesin, Waktu dan Tanggal, Identifikasi 5., No_, No_, Deskripsi, Deskripsi, Waktu Mulai, Waktu Selesai,, Durasi 6. Detail ID_ Detail, No_, ID_Sparepart *Bold : Primary Key Tabel 2.12 Identifikasi Entitas dan Atribut Sistem Maintenance Setelah Normalisasi Pertama No. Entitas 1 Entitas 2 Jenis Relasi Kardinalitas 1. Mesin One to Many (1,1) (0,N) 2. Karyawan One to Many (1,1) (0,N) 3. One to One (1,1) (1,1) 4. Karyawan One to Many (1,1) (0,N) 5. Detail One to Many (1,1) (0,N) 6. Detail Jenis Sparepart Many to One (0,N) (1,1) 7. Mesin Jenis Mesin Many to One (1,N) (1,1) 8. Jenis Mesin Jenis Sparepart One to Many (1,1) (1,N) Berikut Gambar 2.2 merupakan ERD yang telah di normalisasi pertama. 16

No_ No_ Deskripsi Waktu Mulai Detail Waktu Selesai ID_Detail No_ Deskripsi No_ Kode_Mesin ID_Sparepart Waktu dan Tanggal Durasi Jumlah Identifikasi Karyawan Jenis Sparepart ID_Sparepart Mesin Kode_Mesin Nama Mesin Nama Karyawan Jabatan Divisi Nama Sparepart Dimensi Seri Tahun Diterima Jenis Mesin Jenis Mesin Gambar 2.2 Entity Relationship Diagram Sistem Maintenance setelah Normalisasi Pertama Selain normalisasi pertama, terdapat normalisasi ketiga yang dilakukan ke model sistem. Normalisasi ketiga dilakukan karena terdapat atribut yang bergantung hanya pada atribut lain yang bukan merupakan identifier. Contohnya ada pada atribut durasi perbaikan karena durasi perbaikan nilainya dipengaruhi dua atribut lain, yaitu waktu mulai perbaikan dan waktu selesai perbaikan. Berikut merupakan tabel 2.13 dan tabel 2.14 merupakan identifikasi entitas, atribut serta relasi antara entitas dari sistem setelah normalisasi pertama. Tabel 2.13 Identifikasi Entitas dan Atribut Sistem Maintenance Setelah Normalisasi Ketiga No. Entitas Atribut 1. Mesin Kode_Mesin, Nama Mesin, Tahun Diterima, 2. Jenis Mesin, Jenis Mesin 2. Jenis Sparepart ID_Sparepart, Nama Sparepart, Dimensi, Seri, 3. Karyawan, Nama Karyawan, Jabatan, Divisi 4. No_, Kode_Mesin, Waktu dan Tanggal, Identifikasi 5., No_, No_, Deskripsi, Deskripsi, Waktu Mulai, Waktu Selesai, 6. Detail ID_ Detail, No_, ID_Sparepart *Bold : Primary Key 17

Tabel 2.14 Identifikasi Entitas dan Atribut Sistem Maintenance Setelah Normalisasi Ketiga No. Entitas 1 Entitas 2 Jenis Relasi Kardinalitas 1. Mesin One to Many (1,1) (0,N) 2. Karyawan One to Many (1,1) (0,N) 3. One to One (1,1) (1,1) 4. Karyawan One to Many (1,1) (0,N) 5. Detail One to Many (1,1) (0,N) 6. Detail Jenis Sparepart Many to One (0,N) (1,1) 7. Mesin Jenis Mesin Many to One (1,N) (1,1) 8. Jenis Mesin Jenis Sparepart One to Many (1,1) (1,N) Berikut Gambar 2.3 merupakan ERD yang telah di normalisasi ketiga. No_ No_ No_ Deskripsi Waktu Mulai Detail ID_Detail No_ Kode_Mesin Waktu Selesai ID_Sparepart Waktu dan Tanggal Jumlah Identifikasi Deskripsi Karyawan Jenis Sparepart ID_Sparepart Mesin Kode_Mesin Nama Mesin Tahun Diterima Nama Karyawan Jabatan Divisi Nama Sparepart Dimensi Seri Jenis Mesin Jenis Mesin Gambar 2.3 Entity Relationship Diagram Sistem Maintenance setelah Normalisasi 18

Pembuatan dengan Microsoft Access 2013 Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat file baru pada Microsoft Access 2013. A. Membuat File Baru dan Menyimpan File Berikut melupakan langkah-langkah untuk membuat file baru pada Microsoft Access 2013 yaitu: 1. Membuka Microsoft Access 2013 dan akan muncul tampilan awal. 2. Memilih Blank Dekstop Database, lalu muncul tampilan seperti pada Gambar 2.4. Gambar 2.4 Menu Database Tools pada Microsoft Access 2013 3. Memberi nama file pada kolom File Name, lalu memilih drive tempat menyimpan file. Sedangkan untuk menyimpan file yang telah digunakan, berikut merupakan langkahlangkahnya: 1. Memilih menu File Save As. 2. Memberi nama file pada kolom File Name, lalu memilih drive tempat menyimpan file. 3. Mengeklik timbol Save. B. Tabel Tabel disusun dalam bentuk baris (record) dan kolom (field). Baris menunjukkan kumpulan data satu subjek (record data) sedangkan kolom menunjukkan kumpulan satu jenis atau kelompok data dari beberapa subjek (field data). Langkah-langkah membuat tabel adalah sebagai berikut: 1. Membuka halaman baru pada Microsoft Access hingga secara otomatis muncul tab Table1. 19

2. Mengeklik menu Home dan pilih View, kemudian Design View untuk mengubah nama Table1 menjadi Tabel Karyawan. Akan muncul kotak dialog Save As, sehingga nama Table1 berubah menjadi Tabel Karyawan, lalu mengeklik OK. 3. Mengisikan field sesuai rancangan di Tabel Jenis Mesin seperti pada Gambar 2.5. Gambar 2.5 Design View Jenis Mesin Short Text merupakan salah satu data type yang merupakan keterangan text data yang bisa diisi dengan nilai kombinasi antara text dan number dengan maksimum 255 karakter. Berikut merupakan jenis-jenis data type pada Microsoft Access 2013: a. Number (data angka) dapat digunakan untuk perhitungan matematika. b. Date/Time (data tanggal atau waktu) dapat digunakan untuk mendefinisikan hari, tanggal, jam, menit, dll. c. Currency (data bilangan) dapat digunakan terhadap bilangan tanpa proses pembulatan pada saat perhitungan, biasanya berupa mata uang. d. Autonumber digunakan untuk bilangan yang secara otomatis dihasilkan oleh Microsoft Access 2013 saat menambahkan record baru. e. Yes/No dapat digunakan untuk menampung dua macam keadaan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, dll. f. OLE Object (data yang diambil dari sistem OLE) dapat digunakan pada data seperti Microsoft Excel spreadsheet, Microsoft Word document, graphics, sounds, atau data-data biner lainnya, baik yang di-link ataupun dimasukkan secara permanen (embedded) ke dalam tabel Microsoft Access. g. Hyperlink digunakan untuk menyimpan alamat internet atau file yang ditunjukkan melalui alamat URL. 20

h. Attachment digunakan untuk menyimpan attachment file yang berformat apa saja, seperti file gambar, file suara, dll. i. Calculated digunakan untuk menghitung operasi matematika antara field yang satu dengan yang lainnya, misal menjumlahkan field A dengan field B. j. Lookup Wizards digunakan untuk memilih (lookup) suatu data dari daftar pada table lainnya, seperti combo box (list) yang dibuat secara wizard. Pada studi kasus Maintenance di atas, akan dibuat database yang terdiri dari tujuh tabel dengan ketentuan seperti pada Tabel 2.15. Tabel 2.15 Struktur Tabel Untuk Database No. Nama Tabel Kolom Tipe Data/Ukuran Keterangan Short Text/255 Primary Key 1. Karyawan Nama Karyawan Short Text/255 Jabatan Short Text/255 Divisi Short Text/255 2. Jenis Mesin Short Text/255 Primary Key Jenis Mesin Short Text/255 ID_Sparepart Short Text/255 Primary Key Nama Sparepart Short Text/255 3. Jenis Sparepart Dimensi Short Text/255 Seri Short Text/255 Short Text/255 Kode_Mesin Short Text/255 Primary Key 4. Mesin Nama Mesin Short Text/255 Tahun Diterima Date/Time Short Text/255 No_ Short Text/255 Primary Key Kode_Mesin Short Text/255 Waktu dan Tanggal 5. Date/Time Identifikasi Short Text/255 Short Text/255 No_ Short Text/255 Primary Key No_ Short Text/255 Mulai Diperbaiki Date/Time 6. Selesai Diperbaiki Date/Time Short Text/255 Deskripsi Short Text/255 Deskripsi Short Text/255 7. Detail ID_Detail Short Text/255 Primary Key No_ Short Text/255 ID_Sparepart Short Text/255 Jumlah Number 4. Membuat primary key dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Membuat primary key pada Design View suatu tabel. b. Menyorot field yang diinginkan, kemudian mengeklik tombol primary key (bergambar kunci) pada menu Design untuk memberikan primary key. Cara lain 21

adalah mengeklik kanan pada field yang akan dijadikan primary key, kemudian memilih primary key. 5. Mengisi data pada masing-masing tabel. Untuk mengisi data ke dalam tabel, terlebih dahulu bukalah tabel data yang akan dimasukkan dalam tampilan lembar data (datasheet). Datasheet akan menampilkan data secara keseluruhan dalam bentuk tabular, yaitu susunan baris dan kolom. Setelah itu, data dapat dimasukkan secara langsung pada lokasinya masing-masing seperti pada Gambar 2.6. Gambar 2.6 Tabel pada Database Karyawan Gambar 2.7 Tabel pada Database Jenis Mesin 22

Gambar 2.8 Tabel pada Database Jenis Sparepart Gambar 2.9 Tabel pada Database Mesin Gambar 2.10 Tabel pada Database Gambar 2.11 Tabel pada Database 23

Gambar 2.12 Tabel pada Database Detail C. Relationships Dari tabel-tabel yang telah dibuat diatas, selanjutnya adalah membuat hubungan (relationships) agar tabel yang dibuat dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Langkah-langkah untuk membuat relationships adalah sebagai berikut: 1. Mengeklik tombol Relationships pada menu Database Tools. 2. Memilih nama tabel untuk menampilkan tabel yang akan direlasikan setelah muncul kotak dialog Show Table, lalu klik add, seperti pada Gambar 2.13. Gambar 2.13 Show Table Pada Relationships 24

Mengeklik add pada semua tabel yang sudah dibuat, lalu drop primary key dari satu tabel ke tabel lain untuk membuat relasinya. Akan muncul kotak dialog Edit Relationships seperti Gambar 2.14. Gambar 2.14 Kotak Dialog Edit Relationships 3. Mencentang Enforce Referential Integrity, lalu mengeklik create. Melakukan langkah yang sama pada semua tabel dan membuat relasi seperti Gambar 2.15. Gambar 2.15 Relationships Pada Sistem Maintenance 25

26 (halaman ini sengaja dikosongkan)