DPTSI Setting Up Email Pimpinan di Outlook S e r i e : O f f i c e 3 6 5
DESKRIPSI Nama Panduan : Setting Up Email Pimpinan di Outlook Tujuan Panduan : Memberikan panduan langkah demi langkah bagi tim IT Unit di ITS dalam melakukan konfigurasi email pimpinan di unitnya Versi Panduan : Versi 1.0 Histori Panduan : -Tanggal Penulisan : 27 Februari 2017 - Versioning : Versi 1.1 Penulis : Rizki Rinaldi Unit : Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi 2
PANDUAN CARA SETTING EMAIL JABATAN DI OUTLOOK Cara Setting pada Outlook Desktop di OS WINDOWS Perhatian: 1. Sebelum melakukan konfigurasi email jabatan, pastikan akun integra pejabat (username dan password integra) tersebut sudah benar dengan cara login di portal integra.its.ac.id. 2. Pastikan bahwa laptop/computer pimpinan Anda telah terinstall Outlook 2016 atau 2013. Jika tidak, maka dimohon melakukan instalasi Office 2016 pada laptop pimpinan Anda. 3
Jika proses diatas sudah dipastikan benar, berikut adalah langkah langkah cara konfigurasi email di PC dan laptop yang menggunakan OS Windows. 1. K l i k S t a r t ( L o g o W i n d o w s ) - > k e m u d i a n s e a r c h C o n t r o l P a n e l - > k l i k C o n t r o l P a n e l - > k l i k V i e w by : S m a l l i c o n s - > d a n k l i k M a i l 4
2. Selanjutnya setelah klik Mail 2 kali akan tampil, 2 tampilan yang berbeda yaitu tampilan belum create profile dan sudah pernah create profile A. Belum create Profile Ini adalah tampilan yang belum pernah create profile, silahkan mengikuti petunjuk gambar disamping untuk create profile. 1) Klik Add 2) Masukan Profile Name 3) Klik OK 4) Kemudian klik OK lagi untuk menyimpan profile. 5
A. Sudah ada Profile Ini adalah tampilan jika sudah pernah create profile, untuk membuat profile baru bisa mengklik show Profiles, dan caranya bisa mengikuti petunjuk yang belum create profile diatas, jika sudah create profil : 1) Klik Email Accounts 2) Kemudian klik New. 6
3. Selanjutnya Memilih jenis konfigurasi email 1) Pilih Manual setup or additional server type 2) Klik next 3) Pilih service yang POP or IMAP 4) Dan klik Next untuk melanjutkan. 7
4. Selanjutnnya masuk ke konfigurasi email berikut adalah form yang harus diisi sesuai nomor yang ada digambar : 1) Masukan Nama Jabatan contoh Rektor 2) Masukan email jabatan contoh rektor@its.ac.id 3) Pilih Account Type IMAP 4) Masukan Incoming mail server : outlook.office365.com 5) Masukan Outgoing mail server : smtp. office365.com 6) Masukan User Name kombinasi user integra \ email jabatan tanpa domain contoh : 031211121@staff.integra.its.ac.id\rektor 7) Masukan Password Integra 8) Klik More Settings... 8
5. Selanjutnya melakukan settingan Internet E-mail dengan cara klik More settings, kemudian akan tampil 3 tab : 1) General diisi default tidak perlu di edit 2) Outgoing Server: Masukan username integra tanpa email jabatan dan password integra 3) Advanced: menambahkan port Incoming mail dan outgoing mail, untuk Incoming server pilih SSL dan port 993, sedangkan Outgoing server pilih TLS dan port 587. Jika semua settingan sudah benar silahkan klik OK untuk menyimpan 9
6. Klik Next untuk login 7. Jika berhasil login akan keluar pesan seperti ini, dan klik close -> finis dan tutup semua aplikasi mail 10
8. Selanjutnya membuka email melalui aplikasi Outlook, disarankan menggunakan Office 2016 atau 2013 9. Cara membuka Outlook, Klik start -> kemudian ketikan Outlook -> klik dua pada aplikasi Outlookapp 11
10. Berikut adalah sekilas tampilan email di aplikasi outlook 2016 11. Selesai 12
C a ra M e n ga kses Via We b 1. Dibuka via integra.its.ac.id dan pilih menu e-perkantoran 13
B e b e ra p a ke s a l a h a n t e r ka i t s e tt i n g U p E m a i l Pimpinan 1. Password integra.its.ac.id yang digunakan masih salah 2. User pribadi Office 365 belum singkron 3. Mailbox email pimpinan belum dishare dengan user Office 365 14
DPTSI DIREKTORAT PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI Terimakasih. Direktorat pengembangan Teknologi Sistem Informasi 031 5947270 Servicedesk.its.ac.id dptsi.its.ac.id