LAPORAN AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI) TAHUN AKADEMIK 2014 2015 SATUAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS KUNINGAN 2015
Kata Pengantar Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT sehingga Laporan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) Universitas Kuningan Tahun 2014/2015 ini dapat diselesaikan. Laporan ini disusun sebagai laporan hasil audit oleh Tim Audit Mutu Akademik Internal berdasarkan Surat Tugas Rektor Universitas Kuningan. Berdasarkan hasil audit terdapat beberapa temuan yang keseluruhannya sudah mendapat tanggapan dari pihak Program Studi di Universitas Kuningan. Harapan kami temuan tersebut dapat segera ditindaklanjuti sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kinerja Program Studi dan Fakultas di Universitas Kuningan. Apresiasi kami sampaikan kepada auditi yang telah berkooperatif dalam pelaksanaan kegiatan audit ini. Ucapan terima kasih kami berikan bagi semua pihak yang telah membantu terlaksananya kegiatan AMAI Tahun 2014-2015. Kuningan, Oktober 2015 Satuan Penjaminan Mutu Universitas Kuningan ii
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul i Kata Pengantar ii Daftar Isi iii Bab I. Pendahuluan 1 Bab II. Hasil Audit Mutu Akademik Internal 3 Bab III. Kesimpulan 8 Bab IV. Rekomendasi 9 iii
BAB 1 PENDAHULUAN a. Latar Belakang Tuntutan masyarakat terhadap kualitas pendidikan tinggi saat ini semakin menjadi pacuan bagi setiap institusi pendidikan tinggi meningkatkan mutu akademik beserta pelayanannya. Pemerintah juga memperkuat hal ini dengan mengeluarkan berbagai undang-undang dan peraturan yaitu Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional, Undang-undang Nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen, Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentangpendidikan Tinggi, Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang standar pendidikan tinggi, Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi, Higher Education Long Term Strategy 2003-2010, Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi tahun 2003 danperaturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Universitas Kuningan (UNIKU) merupakan perguruan tinggi swasta yang terus berusaha untuk meningkatkan kualitas baik dalam segi mutu akademik maupun pelayanan administrasi bagi civitas akademik itu sendiri. Hal ini juga terkait dengan salah satu misi UNIKU yaitu menyelenggarakan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat secara terpadu berdasarkan pada kaidah-kaidah pendidikan modern. Menyikapi kondisi ini, sudah seyogyanya Universitas Kuningan mengembangkan sistem penjaminan mutu dan melakukan pengendalian internal dengan melaksanakan audit mutu akademik internal (AMAI). Terkait dengan peningkatan mutu input, proses dan output pendidikan serta pengembangan sistem penjaminan mutu akademik di UNIKU, maka diperlukan suatu audit internal bidang akademik. Kegiatan audit internal bidang akademik merupakan salah satu bentuk monitoring dan evaluasi yang dilakukan terhadap capaian maupun target-target yang telah ditetapkan. Kegiatan ini terkait dengan program Renstra lima tahunan terutama pada rencana kerja bidang pendidikan dan kemahasiswaan UNIKU pada program kerja 1
peningkatan mutu input, proses dan output pendidikan dan pengembangan sistem penjaminan mutu akademik. Adapun sasaran dari program kerja ini adalah meningkatnya mutu akademik dan adanya penjaminan mutu. b. Tujuan Pengukuran Tujuan dari kegiatan Audit Mutu Akademik Internal tahun akademik 2014-2015 adalah untuk mengukur tingkat pelaksanaan penjaminan mutu dalam aspek standar Identitas dan Pengelolaan setiap Program Studi di seluruh Uniku, sehingga aspek-aspek mana yang perlu dipertahankan dan aspek-aspek mana yang perlu ditindaklanjuti. c. Waktu Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan Audit Mutu Akademik Internal ini dilaksanakan pada bulan Oktober tahun 2015. d. Metode Analisis Data Hasil Audit Mutu Akademik Internal akan dianalisis dengan metode analisis deskriptif untuk mendapatkan makna yang lebih mendalam dari setiap aspek dalam Audit Mutu Akademik Internal (AMAI). 2
BAB II HASIL AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL a. Ruang Lingkup Standar AMAI 2014 2015 Pada pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) tahun 2015, ruang lingkup standar audit yang ditetapkan oleh Rektor Universitas Kuningan adalah Standar Identitas dan Standar Pengelolaan. Berikut adalah standar dan indikator AMAI tahun 2015. Standar Identitas Standar Setiap program studi memiliki visi, misi, tujuan dan sasaran yang dirumuskan secara jelas danrealistik serta mengacu pada visi Uniku Program studi menetapkan sasaran mutu secara jelas dan realistik Indikator - Program studi memiliki dokumen/ bukti bahwa rumusan visi, misi, tujuan dan sasaran disusun secara jelas sesuai dengan visi, misi, tujuan dan sasaran fakultas dan Uniku serta berdasarkan pada hasil kesepakatan dan dipahami oleh pemangku kepentingan; - Rumusan visi, misi, tujuan dan sasaranprogram studi ditetapkan dalam rentang waktu tertentu, dievaluasi secara periodik, dan terdokumentasi dalam buku Panduan Program Pendidikan (D3, S1, dans2), buku kurikulum dan profil fakultas, dokumen rencana strategi pengembangan fakultas, dokumen rencana operasional/rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan. - Program studi menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu yang selaras dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu Uniku, serta mengacu pada standar akademik yang ditetapkan; - Program studi menetapkan sasaran mutu dalam rentang waktu tertentu dan diukur status pencapaiannya setiap tahun. - Program studi mendokumentasikan sasaran mutu dalam dokumen Rencana Strategis 3
Standar Indikator Pengembangan Fakultas dan Rencana Operasional/Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan, dan dokumen penjaminan mutu Fakultas. Standar Pengelolaan Standar Mutu Struktur organisasi di level Universitas, Fakultas, Prodi Pedoman yang mengatur pelaksanaan pengelolaan pendidikan (kurikulum, kalender akademik, tugas dan pembagian tugas tenaga pendidik dan kependidikan) Kode etik sivitas akademik Biaya operasional satuan pendidikan Rencana kerja menengah dan rencana kerja tahunan Pengelolaan satuan pendidikan yang mandiri, efisien, efektif dan akuntabel Pengaturan kegiatan yang tidak tercantum dalam RKAT Pertanggungjawaban pelaksanaan pegelolaan Indikator - Tersedia SK Rektor untuk setiap unit organisasi - Tersedia pedoman yang lengkap untuk setiap pengelolaan pendidikan yang memiliki SK Rektor - Tersedia pedoman yang mengatur etika akademik yang memiliki SK Rektor - Tersedia SK Rektor tentang Biaya Operasional Pendidikan (BOP) untuk setiap jenjang pendidikan di Uniku yang mudah diakses oleh calon peserta didik - Tersedia Renstra dan RKAT di setiap unit kerja - Setiap unit kerja melakukan evaluasi internal secara periodik - Memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) sbagai media pengelolaan - Pelaksanaan kegiatan yang sangat penting dan harus dilaksanakan yang tidak sesuai dengan RKAT merupakan kebijakan Pimpinan Universitas - Tersedia laporan yang memuat capaian kinerja Uniku setiap tahun dan dipertanggungjawabkan pada siding 4
Standar Mutu pendidikan di Uniku Pengawasan satuan pendidikan (pemantauan, supervise, evaluasi, laporan dan tindak lanjut hasil pengawasan) Supervisi manajerial dan akademik Pelaporan oleh pendidik, tenaga kependidikan, pimpinan satuan pendidikan Laporan tahunan Rektor ke Yayasan paripurna senat Uniku Indikator - Tersedia laporan pengawasan dan ada tindak lanjut hasil pengawasan - Dilakukan secara tratur dan berkesinambungan oleh petugas pelaksana yang ditetapkan oleh pimpinan universitas/fakultas - Tersedia sistem supervise manajemen dan akademik - Tersedia laporan hasil supervisi oleh pimpinan Uniku/fakultas atau unit kerja lainnya - Tersedia format laporan sesuai lingkup tugas masing-masing - Tersedia laporan sesuai lingkup tugas masing-masing - Tersedia laporan hasil evaluasi kegiatan setiap akhir semester - Tersedia laporan tahunan Rektor kepada Yayasan - Tersedia laporan akuntabilitas dan kinerja instansi pemerintah (Uniku) kepada Yayasan b. Deskripsi Audit Tabel Daftar Pertanyaan No PERTANYAAN Ref. Y/T Catatan 1. Apakah Prodi menyusun VMTSS? 2 Siapa yang terlibat dalam penyusunan VMTSS tersebut? 3 Bagaimana mekanisme penyusunan VMTSS tersebut? 4. Bagaimana Prodi menyosialisasikan VMTSS tersebut? 5. Apakah VMTSS tersebut relevan dengan visi Uniku dan fakultas? 6 Bagaimana strategi untuk mencapai VMTSS tersebut? 7. Apakah VMTSS tersebut dipahami oleh seluruh pemangku kepentingan internal (internal stakeholders): sivitas akademika (dosen dan mahasiswa) dan tenaga 5
kependidikan. 8 Bagaimana pola kepemimpinan di Prodi? 9. Apakah Prodi mempunyai SOTK dan Struktur Organisasi Prodi? 10 Bagaimana sistem pengelolaan Prodi? 11 Apakah prodi mempunyai kode etik dosen, tendik, dan mahasiswa? 12 Bagaimana upaya untuk peningkatan animo calon mahasiswa? 13 Bagaimana upaya peningkatan mutu manajemen? 14 Bagaimana upaya untuk peningkatan mutu lulusan? 15 Bagaimana upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan? 16 Bagaimana upaya dan prestasi dalam memperoleh dana hibah kompetitif? 17 Apakah prodi mempunyai SOP? Pada umumnya semua Program Studi di Lingkungan Universitas Kuningan telah melaksanakan penyusunan Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, dan Strategi Pencapaian (VMTSS) dengan baik. Namun, ada beberapa prodi yang melaksanakan penyusunan VMTSS sedikit melibatkan stakeholeder, misalnya Prodi PBSI. Mekanisme penyusunan VMTS dilaksanakan sesuai dengan buku Panduan Penyusunan VMTSS. Namun ada beberapa Prodi yang melewati beberapa prosedur dari mekanisme penyusunan VMTSS yang ada pada buku panduan tersebut. Relevansi visi Prodi dengan visi fakultas ataupun universitas, baik. Namun ada Prodi yang mempunyai visi kurang relevan dengan visi universitas, misalnya Prodi PGSD. Strategi pencapaian sudah terdokumentasi dengan baik dalam Rencana Strategis Prodi. Namun kelemahannya, tonggak pencapaian atau milestone tidak dibuat dengan jelas. Dalam hal sosialisasi VMTS, semua Prodi melaksanakannya, namun masih lemah sosialisasi dengan pihak luar/stake holder. Dalam standar pengelolaan, semua Program Studi di lingkungan Universitas Kuningan, berusaha merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi program kerjanya dengan baik. Dalam standar pengelolaan, prodi lemah dalam hal Planing pengelolaan Prodi. Upaya peningkatan animo calon mahasiswa untuk Prodi D3 dan Prodi baru (PGSD, Pend. Matematika, dan Ilmu Hukum) harus lebih diintensifkan. Semua Prodi di lingkungan Universitas Kuningan, 6
lemah dalam hal upaya peningkatan mutu manajemen, kerjasama, dan hibah kompetitif. Hibah kompetitif yang diikuti oleh prodi, hanya hibah internal yang diselenggarakan oleh Universitas Kuningan. Aspek kepemimpinan public dari pimpinan prodi pun masih menjadi kelemahan. Kebanyakan Kaprodi belum banyak berorganisasi di luar kampus. Keberadaan Standar Operasional Prosedur (SOP) Prodi masih kurang lengkap. 7
BAB III KESIMPULAN Berdasarkan pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) yang telah dilaksanakan, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut. 1) Mekanisme penyusunan VMTSS sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan buku Panduan. 2) Penyusunan VMTSS dan perlu lebih banyak melibatkan pihak eksternal/stakeholder. 3) Sosialisasi penyusunan VMTSS prodi sudah dilakukan dengan baik di kalangan civitas akademika, namun lemah dalam hal sosialisasi dengan pihak luar/stakeholder. 4) Penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Prodi sudah cukup baik, namun perlu diperbaiki dalam tahap-tahap pencapaian dan deskripsi dari tahap pencapaian tersebut. 5) Dalam Standar Pengelolaan, semua Prodi melakukannya dengan baik, namun asepk Planning pengelolaan Prodi banyak yang belum tergambarkan secara jelas. 6) Dalam aspek kepemimpinan publik, Kaprodi di lingkungan Universitas Kuningan belum banyak berorganisasi di luar kampus. 7) Upaya peningkatan animo mahasiswa untuk Prodi jenjang D3 dan Prodi baru masih lemah. 8) Keikutsertaan dan upaya Prodi untuk mendapatkan hibah kompetitif hanya sebatas hibah internal yang diselenggarakan oleh universitas. 9) Keberadaan Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan Prodi masih kurang lengkap. 8
BAB IV REKOMENDASI Berdasarkan simpulan pada BAB III, maka Satuan Penjaminan Mutu (SPM) Universitas Kuningan memberikan rekomendasi kepada pimpinan sebagai berikut. 1) Prodi harus lebih intensif menyosialisasikan VMTSS kepada stakeholder dengan cara banyak menjalin kerjasama yang kemudian ditindaklanjuti dengan pelaksanaan kegiatan bersama mitra kerjasama tersebut. 2) Untuk meningkatkan animo calon mahasiswa pada Prodi D3 dan Prodi baru di Universitas Kuningan, pimpinan universitas harus segera mengajukan akreditasi/re-akreditasi untuk Prodi tersebut. 3) Untuk meningkatkan hibah kompetitif dari luar universitas, pimpinan universitas harus membuat kebijakan tentang kewajiban dosen mengikuti program hibah kompetitif di luar Universitas Kuningan. 9