PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN BERBASIS VISUAL BASIC PADA DINAS SOSIAL KABUPATEN WONOGIRI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Radit Dwi Anggoro 10.12.4548 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN BERBASIS VISUAL BASIC PADA DINAS SOSIAL KABUPATEN WONOGIRI Radit Dwi Anggoro, Heri Sismoro Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl. Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : radit.a@students.amikom.ac.id, raditdwianggoro@gmail.com Abstract - Rapid technological developments also have an impact on government agencies. Many government agencies want an information system to support their work. Payroll system on Dinas Sosial, the district of Wonogiri is still done manually so it takes a long time and frequent errors in civil servant data input process and the process of calculating civil servant salaries. That requires a computerized system based on Visual Basic for data processing civil servant and civil servant payroll data on Dinas Sosial, the district of Wonogiri. Keywords System, Payroll, Information, Visual Basic, Dinas Sosial, Wonogiri. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi yang semakin pesat saat ini berdampak juga terhadap instansi pemerintahan. Banyak instansi pemerintahan saat ini menginginkan suatu sistem informasi guna menunjang pekerjaannya. Dinas Sosial adalah salah satu instansi pemerintahan di Kabupaten Wonogiri. Dinas Sosial mengurusi berbagai masalah sosial yang terdapat pada Kabupaten Wonogiri. Di dalam pelaksanaannya, Dinas Sosial Kabupaten Wonogiri masih mengolah data gaji pegawainya secara manual dan belum terkomputerisasi. Dengan masalah tersebut, diperlukan sebuah sistem terkomputerisasi berbasis Visual Basic guna menangani masalah input data pegawai dan penghitungan gaji pada Dinas Sosial Kabupaten Wonogiri. Dengan sistem tersebut, Bagian Umum & Kepegawaian serta Bagian Keuangan dapat bekerja dengan cepat, tepat, dan akurat dalam proses pengolahan gaji pegawai. Selain itu sistem informasi penggajian tersebut lebih efisien, hemat waktu dan biaya, serta dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam pengolahan gaji pegawai. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis merumuskan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut: Bagaimana merancang Sistem Informasi Penggajian berbasis Visual Basic pada Dinas Sosial Kabupaten Wonogiri? 1.3 Tujuan Penelitian a. Merancang sistem informasi penggajian pegawai pada Dinas Sosial Kabupaten Wonogiri. b. Menjadikan penelitian ini sebagai lingkungan pembelajaran mahasiswa dengan mempraktekan ilmu yang telah didapat selama dibangku kuliah. Sehingga diharapkan agar mahasiswa memiliki cukup bekal untuk mengaplikasikan pada dunia kerja nyata nantinya. 1.4 Metode Penelitian 1.4.1 Metode Pengumpulan Data a. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan adalah teknik pengumpulan data dengan mempelajari buku-buku, karya ilmiah, dan koleksi perpustakaan yang berkaitan dengan materi yang dibahas yaitu mengenai Sistem Informasi, Visual Basic, Microsoft SQL Server, dan referensi lain yang berkaitan. b. Metode Observasi Metode observasi adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan atau penelitian langsung dari objek penelitian yaitu Dinas Sosial Kabupaten Wonogiri untuk memperoleh keakuratan data yang dibutuhkan. c. Metode Wawancara Metode wawancara adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan wawancara langsung berupa tanya jawab kepada pihak yang berperan yaitu Dinas Sosial Kabupaten Wonogiri dalam penggunaan aplikasi ini untuk mendapatkan informasi yang lebih akurat. 1.4.2 Metode Analisis Sistem a. Analisis PIECES digunakan untuk menganalisa kelemahan sistem yang lama. b. Analisis kebutuhan sistem yang meliputi kebutuhan fungsional dan non fungsional. c. Analisis kelayakan sistem, dengan menggunakan analisis kelayakan teknis, operasional, hukum dan ekonomi. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Menurut Murdick dan Ross (Hanif Al Fatta, 2007), sistem adalah seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sedangkan menurut Scott (Hanif Al Fatta, 2007), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Masukan ( Input ) Pengolahan Gambar 1. Model Sistem Keluaran ( Output ) 1
2.2 Konsep Dasar Informasi Jogiyanto (2005:8) mendefinisikan informasi (information) sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Menurut McLeod (Hanif Al Fatta, 2007), informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sementara menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis (Jogiyanto, 2005), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Penggajian 2.4.1 Pengertian Gaji a. Upah kerja yang dibayar dalam waktu yang tetap. b. Balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu. 2.4.2 Pengertian Penggajian Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, penggajian diartikan sebagai proses/cara/perbuatan membayar gaji (upah dsb). 2.5 Konsep Dasar Sistem Basis Data Menurut Linda Marlinda (2004:1), basis data adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. 2.6 Konsep Pemodelan Sistem 2.6.1 Diagram Konteks Diagram konteks adalah arus data yang berfungsi untuk menggambarkan keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-bagian luar (kesatuan luar). 2.6.2 Entity Relationship Diagram Perancangan basis data dengan menggunakan model entity relationship adalah dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada model E-R yaitu: entity sets, relationship sets, dan attributes. 2.6.3 Diagram Alir (Flowchart) Diagram alir (flowchart) merupakan bentuk grafis atau visual dari algoritma. Diagram alir digunakan untuk membantu analis dan programmer untuk memecahkan masalah dalam pemrograman. 2.6.4 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan tertentu. 2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.7.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang dikeluarkan oleh perusahaan software raksasa dunia, Microsoft Corporation. Visual Basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai yang kompleks atau rumit baik untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar. 2.7.2 Microsoft SQL Server 2005 SQL Server adalah sebuah RDBMS (Relational Database Management System) yang dibuat oleh Microsoft Corporation. SQL Server mempunyai fungsi untuk menyimpan dan mengolah data serta dapat melakukan pengambilan dan modifikasi data yang ada dengan cepat dan efisien. 2.7.3 Active Report Active Report adalah salah satu tool yang digunakan untuk pembuatan report di Visual Basic, mulai dari report yang sederhana hingga yang kompleks. Active Report juga sudah terintegerasi dengan IDE Visual Basic sehingga pembuatan report-pun menjadi lebih mudah. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES Tabel 1. Tabel Analisis PIECES Jenis Analsis Performance Information Economy Control Efficiency Service Kelemahan Sistem Lama Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 pekerjaan adalah 15 menit. Informasi yang disajikan kadang terlambat dan tidak akurat. Informasi masih disajikan dalam bentuk tabel. Biaya yang dikeluarkan tinggi karena sering terjadi kesalahan saat mencetak laporan. File-file penggajian dapat diakses oleh orang-orang yang tidak berwenang. Banyak menghabiskan waktu untuk menginputkan data yang sama. Pelayanan belum memuaskan karena sistem menyajikan informasi dalam format yang tidak konsisten. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem 3.2.1 Kebutuhan Fungsional 1. Sistem harus dapat melakukan login untuk Pengguna. 2. Sistem harus dapat melakukan pendataan pegawai. 3. Sistem harus dapat melakukan pendataan golongan pegawai untuk menentukan gaji pokok. 4. Sistem harus dapat melakukan pendataan tunjangan pegawai. 5. Sistem harus dapat melakukan pendataan setting tunjangan pegawai. 6. Sistem harus dapat melakukan pengolahan gaji pegawai. 7. Sistem harus dapat mencetak laporan-laporan. 2
3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional 3.2.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras Tabel 2. Kebutuhan Perangkat Keras No. Nama Hardware Harga 1. Prosesor Intel G1620 2.6GHz 472.000 2. Mainboard Jetway H61 495.000 3. RAM Visipro DDR3-1333 2GB 275.000 4. Harddisk WD 160GB SATA 320.000 5. Keyboard + Mouse Votre PS/2 50.000 6. Casing Votre + PSU 450 Watt 165.000 7. DVD-RW LG SATA 190.000 8. Monitor LED Acer 15.6 775.000 9. UPS Ersys 600VA 340.000 10. Printer Canon IP2770 550.000 Total Harga 3.632.000 3.2.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak a. Windows XP Professional sebagai sistem operasinya. b. Microsoft Visual Basic 6.0 Enterprise Edition sebagai bahasa pemrogramannya. c. Microsoft SQL Server 2005 sebagai program databasenya. d. Active Report serta program-program lain yang mendukung. 3.3 Perancangan Sistem 3.3.1 Flowchart 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Program 4.1.1 Form Login Sebelum menggunakan aplikasi ini, user harus terlebih dahulu login dengan cara menginputkan Username dan Password serta memilih Hak Aksesnya. Gambar 5. Form Login 4.1.2 Form Menu Utama Setelah login sukses, maka akan muncul Form Menu Utama yang merupakan halaman dari semua menu yang ada, meliputi menu bar, toolbar, logo instansi, dan status bar. Gambar 6. Form Menu Utama 4.1.3 Form Golongan Form Golongan merupakan form untuk mengelola data golongan pegawai, meliputi Kode Golongan, Nama Golongan, Jenis Golongan, Masa Kerja, dan Gaji Pokok. Gambar 7. Form Golongan 4.1.4 Form Pegawai Form Pegawai merupakan form yang digunakan untuk mengelola data pegawai yang ada pada Dinas Sosial Kabupaten Wonogiri. Gambar 2. Flowchart Sistem yang Diusulkan Gambar 3. Diagram Konteks 3.3.2 Entity Relationship Diagram Gambar 8. Form Pegawai 4.1.5 Form Tunjangan Form Tunjangan merupakan form yang digunakan untuk mengelola data tunjangan pegawai. Gambar 4. Entity Relationship Diagram Gambar 9. Form Tunjangan 3
4.1.6 Form Setting Tunjangan Form Setting Tunjangan merupakan form yang digunakan untuk mengatur rumus tiap tunjangan. Gambar 10. Form Setting Tunjangan 4.1.7 Form Gaji Pegawai Form Gaji Pegawai merupakan form yang digunakan untuk mengelola proses penghitungan gaji tiap pegawai dan melihat data gaji pegawai sebelum dicetak. Gambar 11. Form Gaji Pegawai 4.2 Penggujian Program 4.2.1 Kesalahan Bahasa (Syntax Error) Kesalahan penulisan kode program yang tidak sesuai dengan yang diisyaratkan. Gambar 12. Contoh Syntax Error 4.2.2 Kesalahan Sewaktu Proses (Runtime Error) Kesalahan yang terjadi ketika program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses berhenti sebelum selesai pada waktunya, karena compiler menemukan kesalahan atau kondisi yang belum terpenuhi dan tidak bisa dikerjakan. b. Saat uji coba, sistem informasi penggajian ini berhasil menampilkan semua form yang ada tanpa error. c. Sistem informasi penggajian ini dapat melakukan penghitungan gaji dengan benar. Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi. [2] Amborowati, Armadyah. 2007. Pengantar Pemrograman Terstruktur. Yogyakarta: Penerbit Andi. [3] Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit Andi. [4] Fathansyah. 2004. Basis Data. Bandung: Penerbit Informatika. [5] HM, Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi. [6] Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi. [7] Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi. [8] Solution, Cybertron & Community, SmitDev. 2010. Membangun Aplikasi Database dengan Visual Basic 2008 dan SQL Server 2008. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. [9] Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. Biodata Penulis Radit Dwi Anggoro, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) pada jurusan S1-Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta. Lulus pada tahun 2015. Heri Sismoro, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) pada jurusan S1-Ilmu Komputer UGM Yogyakarta pada tahun 2000 dan memperoleh gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom) pada jurusan S2- Magister Ilmu Komputer UGM Yogyakarta pada tahun 2007. Saat ini menjabat Kabag Penelitian, Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat STMIK AMIKOM Yogyakarta. Gambar 13. Contoh Runtime Error 5. Kesimpulan a. Metode perancangan system informasi penggajian ini menggunakan metode Flowchart dan Data Flow Diagram. 4