BAB IV EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENJUALAN KREDIT, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS

BAB IV EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENJUALAN KREDIT, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS Dalam bab ini, akan dibahas mengenai evaluasi sistem pengendalian internal atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Haskarma Prakarsa. PT Haskarma Prakarsa melakukan penjualan dengan dua metode yakni penjualan tunai dan penjualan kredit, namun sebagian besar penjualan dilakukan secara kredit. Oleh karena itu, penjualan kredit harus diterapkan secara hati-hati yakni dengan menciptakan sistem pengendalian internal yang memadai. Tujuan dari sistem pengendalian yang dijalankan oleh PT Haskarma Prakarsa adalah untuk menjaga kekayaan yang dimiliki agar tidak dicuri atau disalahgunakan, serta untuk menciptakan keefisienan dan keefektifan dalam kegiatan yang dilakukan perusahaan serta untuk memperkecil adanya penyimpangan. Semakin besar perusahaan maka perusahaan tersebut semakin memerlukan adanya suatu pengendalian internal. IV.1 Komponen Pengendalian Internal pada Perusahaan Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, atau disingkat COSO, terdapat (lima) komponen pengendalian internal yang saling terkait. Untuk dapat memperoleh pengendalian yang baik dan dapat berjalan secara efektif, komponen-komponen dari pengendalian internal tersebut harus diperhatikan. Komponen-komponen tersebut antara lain: 54

IV.1.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Berikut ini merupakan elemen penting dalam lingkungan pengendalian internal yang terdapat pada PT Haskarma Prakarsa: 1. Integritas dan nilai-nilai etik Kriteria COSO: Atasan menetapkan suasana melalui contoh mendemonstrasikan integritas dan mempraktikkan standar yang tinggi dari perilaku etis, mengkomunikasikan ke semua karyawan. Memberikan bimbingan moral kepada karyawan yang berlatar belakang kurang baik dan memberikan penekanan kepada karyawan untuk mengurangi resiko individu melakukan tindakan tidak jujur dan tidak etis. Kondisi di perusahaan: Kelebihan yang dimiliki perusahaan: Pada PT Haskarma Prakarsa, Direktur menjunjung tinggi adanya kejujuran dan disiplin waktu dan mengharapkan karyawan untuk dapat melakukan hal yang sama. Direktur Direktur akan memberikan punishment terhadap adanya pelanggaran yang dilakukan karyawannya. Misalnya saja melakukan pencurian barang atau penggelapan uang perusahaan. Kelemahan yang dimiliki perusahaan: Pada PT Haskarma Prakarsa, Direktur mengkomunikasikan peraturan mengenai kode etik yang harus dijalankan kepada karyawan secara verbal dan tidak terdapat pernyataan kebijakan secara tertulis. 55

Latar belakang kondisi: Direktur mengajarkan kapada karyawannya mengenai integritas dan kode etik yang harus dipatuhi, hal itu dilakukan untuk mendisiplinkan karyawan sehingga mengurangi resiko individu melakukan tindakan tidak jujur dan tidak etis. Direktur mengkomunikasikan hal tersebut secara verbal dan tidak membuat pernyataan kebijakan secara tertulis karena direktur menggangap karyawan sudah cukup jelas dan mengerti apa saja prilaku yang dilarang dan apa saja yang harus dilakukan. Akibat: Karyawan merasa mereka tidak melakukan pelanggaran mengingat tidak ada peraturan tertulis. Misalnya peraturan jam masuk kerja, jam istirahat, jam pulang kantor. Banyak karyawan yang masih bertindak tidak seharusnya seperti datang terlambat masuk kantor (8.30 WIB), menggunakan waktu istirahat lebih banyak dari yang telah ditentukan (1 jam), pulang kantor lebih cepat dari seharusnya (17.00 WIB). Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan membuat aturan dan sanksi yang jelas mengenai kode etik integritas karyawan secara tertulis agar karyawan dapat mematuhinya dan memiliki integritas dan nilai-nilai etika yang benar, mengurangi resiko individu melakukan tindakan tidak jujur dan tidak etis. makan harian yang diberikan setiap minggunya. 56

2. Komitmen pada kompetensi Kriteria COSO: Untuk mencapai tujuan entitas, personel pada tingkatan dalam organisasi harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, pelatihan, pengalaman yang dimiliki. Kondisi di perusahaan: Kelebihan yang dimiliki perusahaan: Karyawan pada PT Haskarma Prakarsa adalah orang-orang yang berkompeten. PT Haskarma Prakarsa mempertimbangkan keahlian, pendidikan serta pengalaman yang dimiliki calon pekerja dalam merekrut karyawan. Misalnya: Untuk penempatan karyawan di bidang keuangan, penjualan, pembelian, perusahaan memilih calon karyawan yang memiliki latar belakang pendidikan lulusan sarjana ekonomi. Perusahaan juga mempertimbangkan penerimaan karyawan baru yang telah memiliki pengalaman minimal kerja. Latar belakang kondisi: Perusahaan menginginkan agar karyawan yang bekerja didalam perusahaan memiliki keahlian dan pendidikan yang sesuai dengan bidang pekerjaan yang akan diserahkan. Dengan demikian, karyawan dapat melaksanakan pekerjaan lebih efektif dan efisien karena sesuai dengan kompetensi yang dimiliki. 57

Akibat: Aktivitas yang terjadi di dalam perusahaan menjadi lebih lancar karena setiap karyawan mengerti tugas yang harus dilaksanakan dan memang memiliki keahlian yang dibutuhkan. Lebih hemat waktu dalam memberikan pelatihan dan pembelajaran. Kinerja perusahaan dapat meningkat. Rekomendasi: Untuk terus meningkatkan kompetensi yang ada pada karyawan maka dapat diadakan pelatihan dan pembelajaran. Adanya rotasi pekerjaan juga merupakan tindakan yang baik untuk meningkatkan keahlian karyawan sehingga karyawan tidak hanya memiliki satu keahlian saja serta memperkecil adanya resiko kecurangan yang dapat dilakukan karyawan seperti penggunaan kas perusahaan, menggelapkan asset perusahaan. 3. Dewan direksi dan komite audit Kriteria COSO: Terdapat dewan direksi yang terlibat dalam aktivitas di perusahaan dan komite audit yang berkontribusi secara signifikan dengan melaksanakan pemeriksaan terhadap pelaporan keuangan. Kondisi diperusahaan: Kelemahan yang dimiliki perusahaan: PT Haskarma Prakarsa tidak membentuk dewan direksi dan komite audit. Direktur pada PT Haskarma Prakarsa merupakan pemilik dari perusahaan dan yang melakukan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan serta memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh bagian keuangan setiap 58

bulannya. Direktur tidak rutin dalam memantau aktivitas yang berjalan di perusahaan. Latar Belakang kondisi: Perusahaan menganggap tidak memerlukan pembentukan dewan komisaris dan komite audit karena PT Haskarma Prakarsa merupakan perusahaan milik pribadi dan masih tergolong kecil. Akibat: Terdapat kemungkinan terjadinya kecurangan, pencurian persediaan, penggunaan kas perusahaan oleh karyawan. Karena direktur hanya memeriksa laporan keuangan setiap sebulan sekali dan tidak secara harian maka tidak dapat mengkontrol masuk dan keluar nya kas, tidak dapat mengkontrol pembayaran piutang. Rekomendasi: Untuk mengurangi adanya kecurangan yang dilakukan karyawan ada baiknya dibuat laporan keuangan harian yang akan diperiksa direktur untuk meningkatkan pengendalian pada perusahaan. Dengan dibuat laporan keuangan harian maka direktur dapat mengkontrol transaksi yang berjalan, serta pemasukan dan pengeluaran kas. Untuk memperkecil adanya pencurian terhadap persediaan dapat dilakukan stock opname dengan teratur untuk memastikan jumlah persediaan sesuai dengan jumlah yang tercatat. 4. Falsafah manajemen Kriteria COSO: Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan harus melakukan pemilihan untuk berlaku selektif atau agresif, baik dalam mengambil dan 59

memonitor resiko bisnis, sikap dan tindakan terhadap laporan keuangan, pemahaman terhadap resiko bisnis. Kondisi di perusahaan: Kelebihan yang dimiliki perusahaan: PT Haskarma Prakarsa memiliki prosedur dalam memberikan penjualan kredit. Pemberian kredit kepada pelanggan harus melalui otorisasi dari bagian yang menjalankan fungsi kredit. Kelemahan yang dimiliki perusahaan: Perusahaan tidak memberikan syarat tertentu dalam memberikan penjualan kredit pada pelanggan baru misalnya saja pelanggan baru diperbolehkan melakukan pembelian kredit setelah melakukan transaksi tunai sebanyak 2 atau 3 kali. Perusahaan juga tidak memiliki ketentuan untuk piutang yang tak tertagih. Latar belakang kondisi: Hal tersebut dilakukan agar bagian yang menjalankan fungsi kredit dapat memantau terjadinya transaksi kredit. Perusahaan tidak memiliki ketentuan untuk piutang tak tertagih karena selama ini belum terdapat piutang yang tak tertagih. Piutang selalu dilunasi, hanya saja sering terjadi pelunasan yang lewat dari jatuh tempo seharusnya. Perusahaan tidak memberikan syarat tertentu kepada pelanggan baru karena perusahaan tidak ingin kehilangan pelanggan baru, karena dengan adanya syarat-syarat tertentu pelanggan akan merasa dipersulit. 60

Akibat: Dengan adanya otorisasi kredit oleh bagian yang menjalankan fungsi kredit sebelum memberikan izin penjualan kredit, maka dapat memantau kegiatan penjualan kredit di perusahaan. Dengan tidak adanya syarat khusus untuk pelanggan baru mengakibatkan banyak pelanggan yang telat melakukan pembayaran piutang dari tanggal jatuh tempo seharusnya. Dikarenakan perusahaan belum mengetahui apakah pelanggan tersebut lancar atau tidak dalam melakukan pembayaran. Rekomendasi: Pemberian kredit ke pelanggan baru sebaiknya diberikan setelah dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu seperti melakukan analisis 5C terhadap pelanggan baru, memberikan kebijakan pemberian kredit kepada pelanggan baru yakni pelanggan baru diperbolehkan untuk melakukan pembelian kredit setelah 2 atau 3 kali melakukan pembelian secara tunai kepada perusahaan agar mendapatkan gambaran terhadap pembayaran yang dilakukan pelanggan lancar atau tidak. Memberikan kebijakan diskon misalnya 2/10, n/30 untuk menarik minat pelanggan melakukan pelunasan piutang tepat waktu. 5. Struktur Organisasi Kriteria COSO: Perusahaan seharusnya memiliki struktur organisasi yang tertulis. Struktur organisasi berkontribusi terhadap kemampuan suatu entitas untuk memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas 61

perusahaan. Pada struktur organisasi akan memperlihatkan wewenang dan tanggung jawab, serta garis pelaporan yang tepat. Kondisi di perusahaan: PT Haskarma Prakarsa belum memiliki struktur organisasi secara tertulis yang menjelaskan wewenang dan tanggung jawab, serta garis pelaporan yang tepat. Direktur hanya memberitahukan secara lisan mengenai tingkatan posisi, bagian, tugas dan wewenang masing-masing karyawan. Latar belakang kriteria: Direktur mengganggap perusahaan belum terlalu besar sehingga tidak perlu membuat struktur organisasi secara tertulis. Tanpa adanya struktur organisasi yang dibuat secara tertulis dianggap karyawan sudah dapat melihat dan mengerti dengan jelas tugas dan wewenang masing-masing. Akibat: Akibat dari tidak adanya struktur organisasi secara tertulis adalah pemisahan tugas menjadi kurang jelas, tumpang tindih kewajiban dan pelaporan atas tugas yang diselesaikan karyawan tidak jelas. Aktivitas bekerja di perusahaan menjadi terganggu. Rekomendasi: Penulis memberikan rekomendasi yakni agar perusahaan membuat struktur organisasi yang tertulis. Tujuan dibentuknya struktur organisasi adalah untuk mengatur dan memberikan gambaran dengan jelas tugas-tugas karyawan dan kepada siapa karyawan tersebut harus mempertanggungjawabkan tugasnya, menggambarkan dan menjelaskan 62

wewenang dan tanggungjawab serta garis pelaporan sehingga kinerja perusahaan tidak terganggu. 6. Penetapan wewenang dan tanggung jawab Kriteria COSO: Wewenang dan tanggungjawab mencakup penjelasan mengenai bagaimana dan kepada siapa wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitasaktivitas dibebankan dan harus diketahui oleh setiap karyawan bahwa setiap tindakan saling berhubungan dengan karyawan lain dalam pencapaian tujuan. Kondisi di perusahaan: Kelemahan yang dimiliki perusahaan: PT Haskarma Prakarsa belum memiliki kebijakan tertulis mengenai wewenang dan tanggung jawab untuk karyawannya. Selama ini pembagian tugas dan wewenang disampaikan langsung secara lisan oleh direktur kepada karyawannya. Latar belakang kondisi: Perusahaan dianggap belum terlalu besar dan direktur merasa pembagian tugas dan wewenang yang disampaikan langsung secara lisan sudah cukup dapat dimengerti oleh setiap karyawan. Akibat: Kurangnya kesadaran karyawan dalam melakukan tugas dan tanggungjawabnya, ketidakjelasan karyawan mengenai bagaimana dan kepada siapa karyawan harus bertanggung jawab atas pekerjaan mereka, ada bagian yang melakukan tugas berganda. Sehingga apabila terdapat kesalahan akan kesulitan dalam hal meminta pertanggungjawaban kepada siapa. 63

Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan mengenai wewenang dan tanggung jawab masing-masing karyawan, agar setiap karyawan mengerti dengan jelas atas wewenang dan tanggungjawabnya dan memahami pengaruh atas tindakannya terhadap aktivitas di perusahaan. 7. Kebijakan dan Praktik Sumberdaya Manusia Kriteria COSO: Agar pengendalian internal efektif, penerapan kebijakan dan prosedur sumberdaya manusia penting untuk dilakukan. Kebijakan dan prosedur sumberdaya yang diterapkan akan menjamin bahwa personel memiliki integritas, nilai etika, dan kompetensi yang diharapkan. Hal itu mencakup kebijakan perekrutan dan preses penyeleksian yang dikembangkan dengan baik, kebijakan pelatihan yang mengkomunikasikan peran dan tanggungjawab karyawan, tindakan pendisiplinan untuk pelanggaran perilaku yang diharapkan, program kompensasi yang memotivasi, pemberian penghargaan atas kinerja tinggi serta punishment apabila melakukan pelanggaran. Kondisi di perusahaan Kebaikan yang dimiliki perusahaan: Perekrutan karyawan pada PT Haskarma Prakarsa dilakukan oleh direktur perusahaan sendiri. Dalam perekrutan karyawan, direktur selalu mencari orang yang berkompeten dalam bidangnya. Misalnya untuk pekerjaan dibidang keuangan, penjualan, direktur mencari orang yang memiliki latar belakang pendidikan sarjana ekonomi dan telah memiliki pengalaman bekerja. Lain halnya untuk karyawan yang ditempatkan pada bagian pabrik, direktur 64

tidak memberikan persyaratan khusus seperti pendidikan, karena biasanya akan diajarkan terlebih dahulu mengenai apa saja tugas yang harus dilakukan. Dalam perekrutan karyawan, direktur hanya melakukan wawancara, melihat latar belakang pendidikan serta pengalaman pelamar kerja. Tidak ada ujianujian yang dilakukan secara tertulis. Perusahaan dalam memberikan gaji kepada pegawai disesuaikan dengan kompetensi yang dimiliki karyawan. Selain gaji bulanan, perusahaan memberikan tunjangan kesehatan yang dibayar sebesar 75% dari total yang dikeluarkan, serta adanya bonus yang diberikan setiap tahunnya. Dengan adanya kompensasi yang cukup sesuai dengan kompentensi yang dimiliki, perputaran karyawan pada PT Haskarma Prakarsa cukup rendah dan kinerja karyawan lebih optimal. Kelemahan yang dimiliki perusahaan: Perusahaan tidak mengadakan pelatihan kepada karyawan, tidak terdapat rotasi pekerjaan sehingga karyawan yang bekerja di bagian keuangan akan terus menangani bagian keuangan sehingga menimbulkan resiko kecurangan yang dilakukan karyawan. Latar belakang kondisi: Dengan mempekerjakan karyawan yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidangnya dan disertai dengan pendidikan dan pengalaman yang dimiliki maka direktur merasa karyawan dapat melakukan pekerjaan yang diberikan dengan lebih efektif. 65

Pemberian kompensasi yang setimpal dengan kompetensi yang dimiliki karyawan dapat memotivasi karyawan untuk bekerja lebih maksimal dan mengurangi adanya perputaran karyawan yang tinggi. Perusahaan tidak mengadakan pelatihan kepada karyawan karena mengganggap bahwa karyawan dapat mempelajari sendiri apalagi dalam perekrutan perusahaan telah merekrut karyawan dengan meninjau dari pendidikan serta pengalaman kerjanya. Direktur tidak melakukan rotasi kerja karena akan menghambat aktivitas di perusahaan. Pekerjaan dapat menjadi lebih lambat dikarenakan dengan pekerjaan yg berbeda dibutuhkan pembelajaran lagi. Akibat: Akibat dari perusahaan mempekerjakan karyawan yang memiliki kompetensi dan pengalaman yang sesuai adalah pekerjaan berjalan lebih lancar dan efektif karena karyawan memiliki kompetensi yang sesuai dengan pekerjaan yang dikerjakan. Menghemat waktu dan biaya dalam melakukan training pada karyawan baru. Dengan pemberian kompensasi yang sesuai dari perusahaan kepada karyawan-karyawannya mengakibatkan perputaran karyawan di PT Haskarma Prakarsa cukup rendah, karena karyawan merasa kompensasi yang diberikan perusahaan cukup sesuai dan memotivasi karyawan untuk bekerja lebih maksimum. Dengan tidak diadakan pelatihan terhadap karyawan, maka terdapat kemungkinan karyawan masih belum mengerti tugas yang seharusnya ditangani. 66

Tidak terdapat rotasi kerja pada karyawan dapat menimbulkan adanya kecurangan atau penyelewengan yang dilakukan karyawan. Misalnya saja bagian keuangan, apabila tidak terdapat rotasi, bisa saja bagian keuangan melakukan lapping, dan kecurangan tersebut akan sulit dideteksi. Rekomendasi: Penulis memberikan saran kepada perusahaan untuk terus mempertahankan perekrutan karyawan yang memiliki kompentensi yang dibutuhkan, hubungan kerja yang baik didalam perusahaan serta pemberian kompensasi yang sesuai kepada karyawan. Penulis menyarankan agar perusahaan mengadakan pelatihan kepada karyawan agar karyawan dapat mengerti dengan bagaimana menyelesaikan tugas-tugas yang ada, serta untuk menambah pengetahuan karyawan. Penulis menyarankan agar perusahaan melakukan adanya rotasi kerja pada karyawan. Hal tersebut dilakukan selain untuk mengurangi adanya kemungkinan terjadi kecurangan yang dilakukan karyawan juga untuk memotivasi karyawan sehingga karyawan tidak jenuh dengan pekerjaan yang selalu sama. IV.1.2 Penilaian Risiko (Risk Assessment) Kriteria COSO: Penilaian risiko harus meliputi pertimbangan risiko yang dihubungkan dengan risiko yang terdapat dalam pelaporan keuangan. Penilaian resiko juga harus meliputi pertimbangan mengenai risiko yang berhubungan dengan teknologi informasi. Penilaian risiko juga harus mencakup pertimbangan khusus atas risiko 67

yang dapat muncul dari perubahan kondisi seperti: perubahan dalam lingkungan operasi, personel baru, sistem informasi yang baru atau dimodifikasi, pertumbuhan yang cepat, teknologi baru, lini, produk atau aktivitas baru, restrukturisasi perusahaan, operasi diluar negri, pernyataan akuntansi. Kondisi di perusahaan: Kelebihan yang dimiliki perusahaan: Berikut merupakan beberapa resiko yang telah diatasi atasan: Terdapat resiko adanya pesaing bisnis di bidang yang sama. Untuk terus bertahan dari persaingan bisnis maka perusahaan selalu menjaga kepercayaan pelanggan dengan memberikan service yang memuaskan. Perusahaan selalu menjaga kualitas produk yang dihasilkan dengan adanya Quality Control yang memeriksa dan mengawasi kualitas barang yang dihasilkan. Kelemahan yang dimiliki perusahaan: Berikut merupakan beberapa resiko yang belum diatasi atasan: Terdapat resiko dalam penjualan kredit, perusahaan dalam melaksanakan penjualan kredit tidak menetapkan kebijakan limit kredit bagi pelanggan, sehingga pelanggan yang masih memiliki hutang atau jatuh tempo yang seharusnya sudah dilunasi tetap dapat melakukan pembelian. Di dalam perusahaan terdapat resiko kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Misalnya melakukan penjualan fiktif, mencuri persediaan di gudang, menggunakan kas perusahaan. PT Haskarma Prakarsa dalam kegiatan pencatatan piutang, tidak memiliki prosedur penghapusan piutang. 68

Latar belakang kondisi: Perusahaan tidak menetapkan adanya kebijakan limit kredit dikarenakan perusahaan memberikan kepercayaan yang besar terhadap pelanggan dan perusahaan tidak ingin membatasi transaksi pelanggan. Perusahaan tindak ingin kehilanggan pelanggan dengan memberikan batasan kredit. Resiko kecurangan yang dilakukan oleh karyawan terjadi karena pengendalian internal di perusahaan masih lemah misalnya saja dari dokumen penjualan tidak terdapat nomor urut cetak, kurangnya otorisasi pihak berwenang. Sehingga sulit untuk mengawasi dan menelusuri apabila terdapat kecurangan yang dilakukan karyawan. Tidak diterapkannya prosedur penghapusan piutang dikarenakan selama berdiri, perusahaan tidak pernah mengalami pelanggan tidak membayar (bangkrut) ataupun penyimpangan yang menyebabkan piutang tidak tertagih. Akibat: Akibat yang ditimbulkan dari tidak adanya penetapan kebijakan limit kredit terhadap pelanggan yang melakukan pembelian kredit adalah terdapat kemungkinan terjadinya keterlambatan pembayaran oleh pelanggan serta adanya piutang tak tertagih. Akibat yang ditimbulkan dengan tidak adanya kebijakan penghapusan piutang tak tertagih adalah jika sewaktu-waktu ada pelanggan yang tidak dapat membayarkan piutangnya, maka perusahaan akan mengalami kesulitan dalam menanganinya. Karena tidak ada ketentuan siapa yang berhak menetukan apakah piutang tersebut menjadi piutang tidak tertagih, dan akan dibukukan dengan metode apa. 69

Rekomendasi Penulis mengusulkan agar sebaiknya perusahaan menetapkan adanya kebijakan limit kredit kepada pelanggannya. Membentuk bagian kredit yang melakukan analisis kredit dan melakukan otorisasi kredit. Pemberian kredit yang jumlahnya tidak besar dapat dilakukan oleh bagian yang menjalankan fungsi kredit. Pemberian kredit dengan limit kredit yang jumlahnya besar selain melalui persetujuan fungsi kredit juga harus melalui otorisasi direktur. Melakukan penilaian 5C(character,capacity,capital,collateral,conditions) terhadap pelanggan baru. Penetapan limit kredit dimaksudkan agar piutang pelanggan tidak melebihi kemampuan dalam melakukan pembayaran, sehingga terjadinya keterlambatan dalam pembayaraan dan adanya piutang tak tertagih dapat dihindari.menetapkan kebijakan diskon misal 2/10,n/30 untuk menarik minat pelanggan untuk melakukan pelunasan piutang tepat waktu. Untuk meminimalisasi resiko karyawan melakukan kecurangan sebaiknya perusahaan memperkuat pengendalian dengan menggunakan dokumen bernomor urut cetak pada dokumen-dokumen kegiatan transaksi, serta adanya verifikasi dari pihak yang berwenang yang berfungsi mengontrol kegiatan yang berjalan sehingga apabila terjadi kecurangan dapat dipertanggungjawabkan. Sebaiknya PT Haskarma Prakarsa mulai dari sekarang perlu merancang prosedur penghapusan piutang tidak tertagih, yang meliputi formulir yang dibutuhkan untuk mengotorisasi piutang tidak tertagih siapa yang mengotorisasinya, dan metode apa yang digunakan. 70

IV.1.3 Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas Pengendalian pada penjualan kredit, piutang dan penerimaaan kas pada PT Haskarma Prakarsa: - Pemisahan Tugas Kriteria COSO: Pemisahan tugas melibatkan pemastian bahwa individu tidak melaksanakan tugas yang tidak seimbang. Misalnya, tanggung jawab untuk melaksanakan transaksi, mencatat transaksi dan memelihara penjagaan aktiva yang dihasilkan harus dibebankan kepada departemen yang berbeda. Kondisi di perusahaan: Kelebihan yang dimiliki perusahaan: Sudah terdapat pemisahan antara fungsi penjualan dan fungsi yang memberikan otorisasi kredit. Otorisasi kredit dilakukan oleh direktur sendiri. Sudah terdapat pemisahan tugas antara bagian penjualan, bagian produksi, bagian gudang, bagian keuangan, bagian penagihan. Kelemahan yang dimiliki perusahaan: Pemisahan tugas untuk aktivitas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas belum efektif. Fungsi yang mencatat penjualan harian, menerima uang untuk disetorkan ke bank, dan membuat laporan keuangan tidak dilakukan pemisahan. Tugas tersebut dilakukan oleh bagian keuangan. Otorisasi kredit dilakukan sendiri oleh direktur menyebabkan apabila direktur tidak berada di kantor atau sedang berada di luar kota maka menghambat kegiatan transaksi penjualan kredit. Dengan demikian kinerja perusahaan menjadi tidak efektif. 71

Latar belakang kondisi: Fungsi penjualan dan fungsi yang memberikan otorisasi kredit sudah terpisah. Otorisasi kredit dilakukan oleh direktur agar direktur dapat memantau transaksi penjualan kredit. Perusahaan tidak memisahkan fungsi yang menerima/ mengeluarkan kas dengan fungsi yang melakukan pencatatan. Dikarenakan direktur memberikan kepercayaan tersebut kepada bagian keuangan serta alasan penghematan biaya. Direktur mempercayai kejujuran karyawan dan menganggap bahwa mereka tidak akan melakukan kecurangan yang dapat merugikan perusahaan yang telah memberi kepercayaan kepada mereka. Direktur merasa tidak perlu membentuk bagian kredit tersendiri yang bertugas menangani kegiatan analisis kredit dan mengotorisasi kredit, karena dapat dilakukan sendiri oleh direktur. Akibat: Dengan adanya otorisasi pemberian kredit yang dilakukan oleh direktur sendiri mengakibatkan transaksi penjualan kredit dapat dikontrol. Sehingga memperkecil adanya kemungkinan piutang tak tertagih. Bagian keuangan memiliki peluang besar untuk melakukan kecurangan. Pencatatan, pengeluaran dan penerimaan kas menjadi tidak terotorisasi dengan baik. Bagian keuangan dapat memiliki peluang untuk melakukan lapping dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari pelanggan, menggunakan uang yang diterima untuk keperluan pribadi terlebih dahulu dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat ke dalam kartu piutang pelanggan tersebut dari penerimaan kas dari pelanggan lain. Piutang yang 72

sudah dibayarkan belum ditandai dan uang pembayaran piutang tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi. Akibat yang ditimbulkan dengan kondisi direktur sendiri yang melakukan otorisasi kredit adalah apabila direktur sedang tidak ditempat, kegiatan penjualan kredit menjadi terhambat dan menjadi tidak efektif. Rekomendasi: Sebaiknya dilakukan pemisahan tugas pada fungsi yang menerima/mengeluarkan kas dengan fungsi yang melakukan pencatatan agar dapat meminimalkan peluang terjadinya kecurangan. Sebaiknya perusahaan membentuk suatu bagian kredit tersendiri berfungsi untuk melakukan analisa kredit pelanggan, yang lebih teliti dalam mempertimbangkan pemberian kredit ke pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit. Sehingga kegiatan penjualan kredit tidak akan terhambat dan memakan waktu dengan harus menunggu adanya direktur. Otorisasi yang memadai atas transaksi dan aktivitas Kriteria COSO: Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya. Kondisi di perusahaan: Kelebihan yang dimiliki perusahaan: Bagian pengiriman membubuhkan tanda tangannya pada surat jalan sebagai bukti telah dilaksanakannya pengiriman barang. 73

Bagian keuangan membubukan cap atau tanda tangan pada faktur penjualan sebagai bukti bahwa piutang telah dilunasi. Kekurangan yang dimiliki perusahaan: Untuk transaksi penjualan kredit, direktur mengotorisasi setiap transaksi penjualan kredit. Setelah menerima pesanan dari pelanggan, bagian penjualan akan meminta persetujuan direktur untuk mengetahui apakah penjualan kredit dapat dilakukan atau tidak. Penjualan kredit diotorisasi oleh direktur sendiri dengan membubuhkan tanda tangan pada PO. Tetapi apabila direktur tidak berada ditempat akan menghambat transaksi penjualan kredit. Untuk aktivitas pengiriman barang, Surat jalan dibuat oleh bagian gudang sehingga pengeluaran barang yang dilakukan bagian gudang untuk dikirim bagian pengiriman tidak diotorisasi. Pengiriman barang hanya berdasarkan PO dan SJ yang dibuat bagian gudang. Latar belakang kondisi: Pembubuhan tanda tangan yang dilakukan oleh bagian pengiriman pada surat jalan dilakukan untuk memberikan bukti bahwa telah dilaksanakannya pengiriman barang ke pelanggan. Pembubuhan cap atau tanda tangan pada faktur penjualan dilakukan sebagai bukti bahwa piutang telah dibayar oleh pelanggan. Penjualan kredit diotorisasi oleh direktur, hal itu dilakukan untuk mengontrol fungsi penjualan, karena fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang seringkali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi 74

tersebut. Direktur tidak membuat bagian kredit tersendiri karena direktur merasa tidak perlu, persetujuan kredit dapat dilakukan sendiri oleh direktur. Tidak terdapat otorisasi dalam pengiriman barang karena perusahaan menganggap pengeluaran barang dari bagian gudang dilakukan sesuai Surat Jalan, dan surat jalan dibuat berdasarkan PO yang diterima dari bagian penjualan sehingga tidak perlu dilakukan otorisasi sebelumnya. Akibat: Akibat dari adanya otorisasi atas pengiriman barang pada surat jalan, pada faktur penjualan ketika piutang sudah dilunasi adalah mengurangi adanya kecurangan dan penyelewengan yang dilakukan karyawan. Apabila terjadi kehilanggan atau kesalahan maka karyawan mana yang bertanggung jawab menjadi jelas dengan adanya otorisasi. Akibat adanya otorisasi atas pemberian kredit terlebih dahulu oleh direktur sendiri adalah direktur dapat mengontrol bagian penjualan dalam memberikan penjualan kredit sehingga mengurangi adanya kemungkinan piutang tak tertagih. Tetapi, dengan direktur sendiri yang melakukan otorisasi pemberian penjualan kredit maka apabila direktur sedang sibuk, berada diluar kota dan sebagainya akan menghambat transaksi penjualan kredit. Tidak terdapat otorisasi dalam pengiriman barang yang dikeluarkan bagian gudang mengakibatkan bagian gudang memiliki peluang melakukan kecurangan dan penyelewengan. Bagian gudang dapat melakukan pengeluaran barang dengan leluasa. 75

Direktur sendiri yang mengotorisasi pemberian kredit, apabila direktur tidak ditempat, maka kegiatan penjualan kredit menjadi terhambat dan memakan waktu. Rekomendasi: Penulis memberikan rekomendasi agar perusahaan terus mempertahankan adanya sistem otorisasi sehingga memperkecil adanya kemungkinan terjadi kecurangan yang dapat menimbulkan kerugian yang besar pada perusahaan. Hal tersebut dilakukan untuk memperkuat pengendalian internal yang terdapat didalam perusahaan. Penulis memberikan rekomendasi agar surat jalan yang dibuat oleh bagian gudang diotorisasi oleh bagian penjualan. Pengeluaran barang dapat dilakukan setelah surat jalan diotorisasi oleh bagian penjualan Setelah itu barulah bagian pengiriman dapat mengirimkan barang tersebut ke pelanggan. Penulis memberikan rekomendasi agar membentuk suatu bagian tersendiri misalnya bagian kredit yang berfungsi menangani analisa kredit pelanggan dan mengotorisasi pemberian kredit. Sehingga penjualan kredit tidak terhambat karena harus menunggu direktur. - Dokumen dan catatan yang memadai Kriteria COSO: Tersedianya dokumen-dokumen yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan sehingga dapat ditelusuri jejaknya. Penggunaan formulir bernomor urut cetak. Kondisi di Perusahaan: Kelebihan yang dimiliki perusahaan: 76

Perusahaan telah memiliki dokumen-dokumen pendukung yang digunakan dalam kegiatan penjualan seperti purchase order (PO), surat jalan atas transaksi penjualan yang dibuat rangkap 4 yang dilengkapi dengan tanggal transaksi,dan juga kartu gudang. Dokumen dan catatan pada aktivitas piutang usaha dalam perusahaan sudah cukup memadai. Diantaranya perusahaan sudah memiliki kartu piutang usaha yang digunakan untuk pencatatan aktivitas piutang usaha perusahaan. Bagian keuangan melakukan pencatatan pada kartu piutang usaha dan selalu memverifikasi perhitungan piutang usaha berikut dokumen pendukungnya, seperti nota penjualan, surat pengiriman barang, dan memo kredit. Kelemahan yang dimiliki perusahaan: Dokumen yang digunakan dalam penjualan adalah seperti surat jalan atas penjualan, faktur penjualan tidak bernomor urut cetak. Perusahaan tidak memiliki catatan akuntansi atas umur piutang (aging schedule) Pengiriman bahan baku dari bagian gudang untuk bagian produksi, pengiriman barang jadi dari bagian produksi untuk disimpan didalam gudang tidak dicatat pada kartu gudang, hanya didasarkan pada PO. Latar Belakang Kriteria: Dokumen seperti SJ atas penjualan, faktur penjualan tidak bernomor urut tercetak dikarenakan untuk mempermudah apabila terjadi kesalahan penulisan. Dan menurut perusahaan, yang lebih diperhatikan adalah terdapatnya kode transaksi. 77

Perusahaan tidak membuat catatan akuntansi atas umur piutang karena perusahaan merasa percaya kepada pelanggan bahwa pelanggan akan melunasi piutang tepat waktu. Dan marasa cukup dengan melihat melalui kartu piutang masing-masing pelanggan. Mutasi bahan baku dan bahan jadi dari gudang ke bagian produksi hanya berdasarkan PO karena perusahaan merasa jarak antara gudang ke bagian produksi berdekatan sehingga tidak perlu melakukan pencatatan. Akibat: Akibat dari dokumen tidak bernomor urut cetak dapat menimbulkan adanya penyalahgunaan dokumen penjualan seperti mengganti nilai harga pada faktur penjualan dan adanya penjualan fiktif. Dengan begitu pelanggan dapat dirugikan dan perusahaan juga akan mengalami kerugian. Akibat dari tidak dibuatnya aging schedule adalah bagian keuangan tidak dapat membedakan penagihan yang lebih dahulu harus diutamakan. Piutang yang telah jatuh tempo tidak mudah untuk dideteksi sehingga mengakibatkan proses penagihan piutang tidak maksimal. Piutang yang sudah lama melewati jatuh tempo bisa saja tidak terdeteksi. Akibat dari tidak dilakukannya pencatatan mutasi bahan baku dan barang jadi dari bagian gudang dan produksi adalah apabila PO hilang maka tidak ada bukti yang menguatkan. Perhitungan barang yang ada digudang menjadi lebih sulit dilakukan. Rekomendasi: Sebaiknya perusahaan melakukan pengendalian dengan membuat dokumen penjualan yang bernomor urut cetak, agar dokumen penjualan tidak 78

disalahgunakan demi kepentingan pribadi dan meminimalkan resiko kecurangan yang dilakukan karyawan. Sebaiknya perusahaan membuat aging schedule, hal tersebut dilakukan untuk mempermudah mengetahui umur piutang sehingga piutang mana yang sudah jatuh tempo atau belum dapat terlihat dengan jelas. Sebaiknya dalam melakukan mutasi bahan baku dan barang jadi, bagian gudang melakukan pencatatan pada kartu gudang untuk meminimalisasi adanya kesalahan serta kehilangan. - Pengecekan independen dan pelaksanaan Kriteria COSO: Adanya pengecekan independen terhadap aktivitas serta pelaporan keuangan pada perusahaan. Kondisi di Perusahaan: Kelebihan yang dimiliki perusahaan: Penjualan kredit harus meminta otorisasi dari direktur terlebih dahulu, sehingga direktur mengetahui adanya transaksi penjualan. Setiap bulannya bagian keuangan memberikan laporan keuangan beserta dokumen-dokumen pendukung untuk diperiksa oleh direktur. Setiap hari, bagian keuangan bertugas untuk mengontrol pembayaran para pelanggan. Apabila pelanggan melunasi tagihan melalui transfer, maka bagian keuangan akan menkonfirmasi ke pihak Bank. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat melakukan penghapusan piutang pada kartu piutang. Apabila terdapat pelanggan yang belum melunasi tagihan yang sudah jatuh tempo, maka pihak perusahaan akan mengkonfirmasi ke pelanggan. 79

Kelemahan yang dimiliki perusahaan: Perusahaan tidak memiliki internal audit yang independen yang secara periodik melakukan pemeriksaan dan menilai tugas yang dilakukan masingmasing bagian. Latar Belakang Kondisi: Adanya otorisasi terlebih dahulu dari direktur sebelum penjualan kredit dilakukan adalah untuk mengontrol transaksi penjualan kredit, meminimalisasi terjadinya piutang tidak tertagih serta adanya kesalahan serta kecurangan yang dilakukan karyawan. Untuk memperkecil resiko adanya piutang tak tertagih maka bagian keuangan setiap harinya juga bertugas untuk mengontrol pembayaran para pelanggan yang dilakukan bagian penagihan. Apabila pelanggan melunasi tagihan melalui transfer, maka bagian keuangan akan menkonfirmasi ke pihak Bank. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat melakukan penghapusan piutang pada kartu piutang. Apabila terdapat pelanggan yang belum melunasi tagihan yang sudah jatuh tempo, maka pihak perusahaan akan mengkonfirmasi ke pelanggan. Perusahaan tidak memiliki internal audit karena direktur merasa perusahaan masih belum begitu besar sehingga masih dapat dikontrol sendiri oleh direktur. Akibat: Akibat yang ditimbulkan dengan adanya penerapan otorisasi dari direktur sebelum memberikan kredit ke pelanggan adalah selama ini 80

perusahaan belum pernah memiliki piutang yang tidak tertagih, namun masih terdapat penundaan waktu pembayaran piutang pada beberapa pelanggan. Dengan adanya bagian keuangan yang bertugas mengontrol pembayaran piutang dari pelanggan dan melakukan konfirmasi piutang apabila pelanggan belum melunasi tagihan yagn sudah jatuh tempo maka resiko adanya piutang tak tertagih dapat diminimalkan. Tetapi bagian keuangan memiliki peluang besar dalam melakukan kecurangan dan penyelewengan karena bagian keuangan yang melakukan pencatatan serta menerima/ mengeluarkan kas. Akibat tidak adanya bagian Audit Internal adalah tindakan penyimpangan akan sulit terdeteksi. Rekomendasi: Sebaiknya pemberian otorisasi atas penjualan kredit tidak dilakukan oleh direktur sendiri, karena apabila direktur tidak berada ditempat akan menghambat transaksi. Sebaiknya analisa kredit dan otorisasi pemberian kredit dilakukan oleh suatu fungsi kredit tersendiri. Sebaiknya PT Haskarma Prakarsa membentuk suatu Bagian Audit Internal yang secara periodik melakukan pemeriksaan atas sistem, cara kerja masing-masing bagian. Departemen ini harus independen dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur. Pengecekan independen sebaiknya dilakukan dengan rutin untuk meminimalisasi terjadinya penyelewengan. Sebaiknya perusahaan melakukan stock opname, cash opname secara mendadak untuk memeriksa apakah jumlah yang tercatat dengan aktual sama. 81

IV.1.4 Informasi dan Komunikasi Kriteria COSO: Komunikasi berfungsi untuk memastikan bahwa setiap karyawan yang terlibat di kegiatan bisnis tersebut mampu memahami kegiatannya berhubungan dengan orang di dalam maupun di luar perusahaan. Setiap perusahaan harus memiliki dokumen/informasi yang lengkap dan valid mengenai kegiatan bisnisnya dan harus menyampaikan informasi tersebut dengan melaksanakan komunikasi yang baik. Sehingga dapat diperoleh rincian yang mencukupi dari semua transaksi untuk memungkinkan penyajian yang tepat di laporan keuangan dan pengungkapan yang diperlukan. Kondisi di perusahaan: Kelebihan yang dimiliki perusahaan: Bagian keuangan hanya mengidentifikasi dan mancatat transaksi yang valid berdasarkan dokumen-dokumen pendukung. Sehingga apabila ada kesalahan dapat ditelusuri jejaknya. Dokumen-dokumen yang digunakan berupa PO, SJ, faktur penjualan, bukti penerimaan kas/bank, cacatan akuntansi atas kegiatan penjualan berupa kartu piutang dan kartu gudang. Pengurangan jumlah pada kartu gudang didasarkan pada SJ. Piutang yang telah dilunasi akan ditandai dengan memberikan cap pada faktur penjualan dan mencatat pengurangan pada kartu piutang Kelemahan yang dimiliki perusahaan: Direktur memberikan kepercayaan kepada bagian keuangan dengan menyerahkan tugas menerima dan mengeluarkan kas serta melakukan pencatatan keuangan. 82

Direktur hanya menerima dan memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh bagian keuangan setiap bulannya disertai dengan bukti dokumen pendukung. Latar Belakang Kondisi: Pencatatan transaksi yang valid dilakukan berdasarkan dokumen-dokumen pendukung untuk memperkecil adanya kecurangan dan kesalahan. Kesalahan dapat ditelusuri dengan dokumen pendukung tersebut. Direktur hanya menerima dan memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh bagian keuangan setiap bulannya dikarenakan direktur memberikan kepercayaan yang besar pada bagian keuangan bahwa bagian keuangan tidak akan melakukan kecurangan yang merugikan perusahaan. Akibat: Akibat dari informasi yang diperoleh dari laporan-laporan yang dibuat berdasarkan dokumen pendukung adalah informasi menjadi lebih relevan. Memperkecil terjadinya kesalahan dalam pencatatan dan pelaporan keuangan. Apabila terjadi kesalahan, maka dapat ditelusuri berdasarkan dokumen pendukung. Informasi laporan keuangan hanya diterima sebulan sekali oleh direktur, hal tersebut mengakibatkan bagian keuangan dapat dengan mudah melakukan kecurangan dan penyelewengan. Rekomendasi: Penulis merekomendasikan agar perusahaan mempertahankan penyajian laporan keuangan yang dilakukan berdasarkan dokumen-dokumen pendukung. Hal tersebut dilakukan untuk memperoleh data/informasi yang relevan. 83

Sebaiknya bagian keuangan membuat laporan keuangan harian yang akan diserahkan kepada direktur setiap harinya, sehingga direktur dapat memantau kegiatan transaksi yang terjadi di dalam perusahaan setiap harinya dan meminimalkan terjadinya kecurangan. IV.1.5 Pemantauan (monitoring) Kriteria COSO: Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Pemantauan dapat dilaksanakan melalui aktivitas yang berkelanjutan, melalui pengevaluasian periodik. Dari hasil pemantauan maka dapat diketahui kelemahan yang terdapat pada perusahaan sehingga dapat mencari solusi perbaikan. Kondisi di Perusahaan: Kelemahan yang dimiliki perusahaan: Perusahaan tidak memiliki auditor internal yang menilai kinerja perusahaan. Direktur memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh bagian keuangan sebulan sekali dan sesekali meninjau kinerja karyawannya. Dan direktur melakukan pemantauan melalui adanya keluhan yang diterima dari pelanggaan, seperti adanya barang yang cacat, kekeliruan jumlah tagihan dan masalah pembayaran ke pemasok. Latar belakang kriteria: Direktur memberikan kepercayaan yang besar terhadap karyawannya sehingga tidak perlu dilakukan pemantauan secara berlebihan. Direktur merasa 84

tidak memerlukan adanya auditor internal karena pengawasan dapat dilakukan sendiri oleh direktur. Akibat: Peluang terjadinya kecurangan dan penyelewengan yang dilakukan karyawan besar karena pemantauan tidak dilakukan secara periodik. Laporan keuangan yang hanya diperiksa sebulan sekali dapat memberikan peluang pada bagian keuangan untuk melakukan kecurangan seperti lapping. Rekomendasi: Perusahaan sebaiknya meningkatkan pengendalian internal dengan melakukan pemantauan terhadap aktivitas didalam perusahaan secara rutin. Adanya laporan keuangan harian untuk memantau transaksi yang terjadi. Dengan pengawasan yang rutin maka dapat dilihat kelemahan yang terdapat pada perusahaan sehingga dapat dicari solusi untuk pebaikan kedepannya. Agar perusahaan membentuk adanya internal audit yang menilai kinerja perusahaan, sehingga apabila terdapat kecurangan, penyelewengan dapat segera ditemukan. IV.2 Rekomendasi Prosedur Penjualan Kredit, Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Haskarma Prakarsa Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan pada prosedur yang sedang berjalan pada perusahaan dan COSO, dapat dilihat bahwa prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Haskarma Prakarsa masih memiliki beberapa kelemahan yang dapat mengakibatkan penyimpangan dan kecurangan baik sengaja ataupun tidak oleh karyawannya. 85

Untuk memperbaikinya, penulis memberikan rekomendasi perbaikan prosedur sistem penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Haskarma Prakarsa dari penulis dapat dijabarkan sebagai berikut: No. Kondisi berjalan Rekomendasi Manfaat 1 Tidak terdapat analisa pemberian kredit dan limit kredit.otorisasi pemberian kredit dilakukan oleh direktur sendiri. 2 Mutasi bahan baku dan barang jadi dari bagian gudang ke bagian produksi tidak dicatat pada kartu gudang 3 Tidak terdapat otorisasi pada surat jalan 4 Faktur penjualan dibuat oleh bagian keuangan 5 Bagian keuangan bertugas melakukan penerimaan/pengel uaran kas serta melakukan pencatatan. Membentuk bagian kredit yang melakukan fungsi analisa kredit dan pemberian otorisasi kredit. Pemberian kredit dengan nominal yang tidak terlalu besar dilakukan oleh bagian yang menjalankan fungsi kredit. Untuk nominal yang besar, pemberian kredit juga harus melalui otorisasi langsung dari direktur. Mencatat adanya mutasi bahan baku dan barang jadi pada kartu gudang Surat jalan (SJ) diotorisasi oleh bagian penjualan Faktur penjualan dibuat bagian penjualan dan diperiksa bagian akuntansi Memisahkan fungsi penerimaan/ pengeluaran kas yang ditangani bagian keuangan, fungsi pencatatan ditangani oleh bagian akuntansi. Direktur tidak selalu berada di kantor, sehingga dapat menghambat pemberian kredit. Dengan adanya bagian kredit sendiri maka analisa kredit 5C, analisa limit kredit dan otorisasi akan lebih lancar. Membuat kebijakan diskon, misal 2/10,n/30 untuk menarik minat pelanggan melunasi piutang tepat waktu. Memperkecil adanya resiko barang di gudang dicuri, mempermudah dalam perhitungan stok. Dengan diotorisasi bagian penjualan, maka penggunaan SJ dapat diawasi dan dipertanggungjawabkan. Dengan adanya pemeriksaan dan pencocokan atas faktur penjualan diharapkan tidak terjadi kesalahan atas jumlah yang ditagih ke pelanggan, serta memperkecil adanya resiko kecurangan karyawan. Mencegah terjadinya kecurangan yang dilakukan bagian keuangan, karena bagian keuangan memiliki peluang yang besar karena memiliki akses mencatat dan menerima/mengeluarkan kas. 86

A. Prosedur Penerimaan Pesanan Bagian Penjualan - Menerima pesanan dari pelanggan melalui telepon dan menerima fax berupa purchase order (PO) sebagai bukti adanya pesanan. Pemberian kredit dengan nominal yang tidak terlalu besar dilakukan oleh bagian yang menjalankan fungsi kredit. Untuk nominal yang besar, pemberian kredit juga harus melalui otorisasi langsung dari direktur. - Untuk pelanggan baru, bagian kredit akan mempelajari status pelanggan tersebut melalui 5C (character, capacity, capital, collateral, conditions) sebelum memberikan kredit. Hal tersebut dilakukan untuk mengurangi adanya kesulitan dalam proses pembayaran putang seperti keterlambatan pembayaran atau adanya kemungkinan piutang tak tertagih. - Untuk pelanggan lama, bagian kredit akan memeriksa status kredit pelanggan apakah telah melebihi limit kredit yang ditetapkan atau belum. - Bagian kredit akan memberikan tanda tangan pada PO sebagai otorisasi pemberian kredit. Bagian kredit - Menerima PO dari bagian penjualan - Bagi pelanggan baru maka bagian kredit akan memeriksa kondisi pelanggan berdasarkan 5C (character, capacity, capital, collateral, conditions). - Bagi pelanggan lama, bagian kredit akan memeriksa status kredit pelanggan apakah telah melebihi batas kredit yang diberikan atau tidak, serta memeriksa apakah pelanggan tersebut selama ini mengalami kesulitan dalam melakukan pembayaran piutang. 87

- Memberikan otorisasi pemberian kredit pada PO dengan membubuhkan tanda tangan pada PO. B. Prosedur Produksi Bagian Pabrik - Kepala pabrik menerima fax PO dari bagian penjualan sebagai dasar dilakukan proses produksi - Mengcopy satu lembar PO untuk diserahkan ke bagian gudang. PO tersebut digunakan sebagai permintaan bahan baku untuk produksi ke bagian gudang. - Bagian gudang akan mencatat pengeluaran bahan baku berdasarkan PO yang diterima dari bagian produksi pada kartu gudang. - Melakukan proses produksi barang berdasarkan PO yang diterima. - Produk jadi dikembalikan ke gudang sebelum dikirim ke pelanggan. - Bagian gudang akan mencatat pengembalian barang jadi yang diserahkan dari bagian produksi pada kartu gudang. - Setelah barang selesai diproduksi, barang yang telah jadi disimpan kembali ke gudang sebelum dilakukan pengiriman kepada pelanggan. Bagian Gudang - Mmenerima copy PO dari bagian produksi - Menyerahkan bahan baku ke bagian produksi berdasarkan PO dan mencatat pengurangan stok pada kartu piutang - Setelah bagian produksi selesai melakukan proses produksi, barang jadi akan disimpan kembali ke gudang. Bagian gudang menerima barang jadi yang dari bagian produksi dan melakukan pencatatan pada kartu piutang. 88

C. Prosedur Pengiriman Barang Bagian Gudang - Membuat surat jalan atas penjualan (SJ) 5 (lima) rangkap. - Meminta otorisasi pengiriman barang dari bagian penjualan pada surat jalan SJ atas penjualan - Bagian penjualan akan memeriksa SJ yang diserahkan oleh bagian gudang tersebut sesuai tidak dengan PO yang diperoleh dari pelanggan. - Bagian penjualan akan membubuhkan tanda tangan pada SJ setelah memeriksa bahwa SJ tersebut sudah sesuai dengan PO - Surat jalan yang telah dibubuhkan tanda tangan dari bagian penjualan kemudian dikembalikan ke bagian gudang. - Mencatat pengurangan stok berdasarkan SJ pada kartu gudang - Memberikan barang yang sudah disiapkan dan 5 (empat) lembar SJ yang telah diotorisasi bagian penjualan ke bagian pengiriman - Menyiapkan dan memeriksa barang pesanan yang akan dikirimkan. - SJ 5 (lima) lembar dan barang pesanan diserahkan ke bagian pengiriman Bagian Pengiriman - Menerima SJ 5 (lima) lembar dan barang yang akan dikirimkan dari bagian gudang - Mengirimkan pesanan ke pelanggan dengan membawa 5 (lima) lembar SJ. - Menyerahkan barang ke pelanggan dan meminta tanda tangan pelanggan atau cap pada SJ - Memberikan satu lembar SJ ke pelanggan sebagai bukti pengiriman barang dan membawa 4 (empat) lembar SJ yang telah ditandatangani atau dicap. 89

(Terdapat kebijakan retur penjualan yaitu paling lambat 3(tiga) hari setelah barang diterima) - Bagian Pengiriman akan membubuhkan tandatangan pada SJ sebagai tanda bahwa pengiriman barang telah dilakukan. - SJ yang sudah ditandatangani pelanggan dan bagian pengiriman diserahkan 1 (satu) lembar yang asli ke bagian keuangan untuk penagihan. 1 (satu) lembar untuk arsip bagian gudang 1 (satu) lembar untuk bagian penjualan sebagai bukti telah terjadi pengiriman barang atas pesanan. 1 (satu) lembar untuk disimpan oleh bagian akuntansi. Pelanggan di luar kota (Untuk pelanggan di luar kota, pengiriman barang pesanan dilakukan dengan menggunakan jasa ekspedisi) - Bagian gudang akan memeriksa barang yang akan dikirimkan ke pelanggan melalui jasa ekspedisi. - Bagian gudang menyerahkan 5 (lima) lembar SJ pada ekspedisi beserta barang yang akan dikirim ke pelanggan - SJ sebanyak 5 (lima) lembar tersebut akan ditandatangani oleh bagian ekspedisi sebagai tanda terima barang tersebut, dan tanggung jawab atas barang yang akan dikirim menjadi tanggung jawab pihak ekspedisi. - Bagian ekspedisi akan membawa 1 (satu) lembar SJ yang akan diserahkan ke pelanggan dan menyerahkan bukti tanda terima barang ke pihak perusahaan. D. Prosedur Pencatatan Piutang Bagian Penjualan 90