PENGENALAN ISO DAN PENGHARGAAN MUTU. Bahan Ajar Materi ke-3

Transkripsi

1 PENGENALAN ISO DAN PENGHARGAAN MUTU Bahan Ajar Materi ke-3

2 DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN MUTU Terdapat delapan prinsip manajemen mutu yang merupakan dasar dalam ISO 9000, yang dapat dipakai oleh pimpinan puncak untuk memimpin organisasi ke arah perbaikan kinerja, sebagai berikut: 1. Fokus pada pelanggan Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan menerapkan prinsip fokus pada pelanggan dapat disebutkan sebagai berikut : Meningkatnya keuntungan dan mendapat perolehan pangsa pasar yang cepat. Meningkatnya penggunaan sumber daya organisasi yang efektif untuk mempertinggi kepuasan pelanggan. Meningkatnya loyalitas pelanggan. Penerapan prinsip pertama ini secara optimal nantinya akan mengarah pada hal-hal sebagai berikut : Menyelidiki dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan. Memastikan bahwa sasaran organisasi berhubungan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan dengan organi sasi secara keseluruhan. Menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dan pihak yang berkepentingan serta mengambil tindakan atas hasil yang didapatkan. Memastikan keseimbangan antara kepuasan pelanggan dengan pihak lain yang berkepentingan, seperti pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat, dan negara.

3 2. Kepemimpinan Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan menerapkan prinsip kepemimpinan dapat disebutkan sebagai berikut : Karyawan akan paham dan termotivasi atas pentingnya tujuan dan sasaran organisasi. Pengevaluasian, pembetulan, dan penerapan aktivitas dilakukan dalam satu kesatuan. Salah komunikasi (miscommunication) antar tingkatan pada organisasi dapat dikurangi. Pegawai dapat diandalkan kinerjanya. Timbulnya keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi untuk per baikan yang berkelanjutan. Penerapan prinsip kepemimpinan ini nantinya akan mengarah pada: Pertimbangan semua kebutuhan pihak terkait sebagai suatu kesatuan. Menciptakan visi yang jelas untuk masa depan organisasi. Menetapkan target, tujuan, atau sasaran yang menantang. Menyediakan sumber daya dan pelatihan. Kebebasan untuk bertindak dengan tanggung jawab dan akuntabilitas. Menjadi contoh dalam hal kejujuran, moral, dan penciptaan budaya. Penciptaan kepercayaan. Menghilangkan kekhawatiran di antara sesama karyawan.

4 3. Keterlibatan Personal Para karyawan harus dilibatkan pada setiap proses untuk menysun arah dan tujuan serta perlatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujun mutu, sehingga setiap individu akan terlibat dan punya tanggung jawab untuk mencari perbaikan yang terus menerus terhadap proses yang berada pada lingkup tugasnya.

5 4. Pendekatan Proses Pendekatan proses ialah suatu pendekatan untuk perencanaan, pengendalian, dan peningkatan prosesproses utama dalam perusahaan (trilogi proses mutu) dengan menekankan pada keinginan pelanggan daripada keinginan fungsional. Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan menerapkan prinsip pendekatan proses dapat disebutkan sebagai berikut : Turunnya biaya dan waktu putaran yang lebih pendek karena peng gunaan sumber daya yang lebih efektif. Hasil yang diperoleh dapat diperkirakan, konsisten, dan ditingkatkan. Peningkatan kesempatan dapat lebih difokuskan dan diprioritaskan. Langkah-langkah Penerapan Pendekatan Proses : Mendefinisikan aktivitas yang diperlukan dan diterapkan pada organi sasi secara sistematis Mendefinisikan urutan dan interaksi proses Menentukan kriteria dan metode yang disyaratkan untuk memastikan operasi dan pengendalian proses ini agar efektif Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung pengoperasian dan pemantauan proses Mengukur, memantau, dan menganalisis proses Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan meningkatkan proses ini secara berkelanjutan

6 5. Pendekatan Sistem untuk Pengelolaan Keuntungan yang diperoleh dari pendekatan sistem: Integrasi dan. penjajaran proses akan mencapai hasil terbaik dari yang diinginkan. Kemampuan untuk memfokuskan usaha dalam proses kunci. memberikan kepercayaan pada interested parties, seperti konsistensi, keefektifan, dan efisiensi organisasi. 6. Peningkatan Berkesinambungan Penerapan prinsip ini nantinya akan mengarah pada: Menstrukturkan sistem menuju pencapaian sasaran dengan lebih efisien dan efektif. Memahami keterkaitan proses dengan sistem. Pendekatan terstruktur yang dapat mengharmoniskan dan mengintegrasi kan proses-proses. Memahami kapabilitas organisasi dan terlebih dahulu membuat sumber daya terbatas untuk ditindaklanjuti. Menargetkan dan mendefinisikan bagaimana aktivitas yang sesuai dengan sistem yang harus dioperasikan. Peningkatan berkelanjutan secara terusmenerus melalui pengukuran dan evaluasi. Keuntungan pokok dari penerapan prinsip ini antara lain: Adanya kinerja yang menguntungkan dalam meningkatkan kapabilitas organisasi. Fleksibel dan cepat dalam merespons hubungan untuk mengubah pasar atau kebutuhan dan harapan pelanggan. Mengoptimalkan biaya dan sumber data

7 Penerapan prinsip kepemimpinan ini nantinya akan mengarah pada: a.mengkaryakan pendekatan organisasi secara konsisten untuk menerap kan continual improvement pada kinerja organisasi. b.menyediakan pelatihan dan pendidikan dalam metode maupun alat yang digunakan. c.membuat continual improvement pada produk, proses, dan sistem sebagai sasaran untuk setiap individu dalam organisasi. d.membuat tujuan sebagai pedoman dan pengukuran untuk track con tinual improvement. e.memberikan penghargaan pada improvement. 7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta Langkah-langkah yang digunakan dalam menerapkan prinsip ini adalah: melakukan pengujian serta pengumpulan data dan informasi yang ber hubungan dengan sasaran. memastikan data dan informasi yang akurat, dapat dipercaya, dan mudah diakses. menganalisis data dan informasi dengan menggunakan metode yang benar. memahami penggunaan teknik statistik. membuat keputusan dan menindaklanjutinya berdasarkan hasil analisis dan pengalaman.

8 8. Hubungan Saling Menguntungkan Dengan Pemasok Langkah-langkah yang dilakukan untuk implementasi prinsip ini antara lain: a. mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok yang penting. b. melibatkan pemasok dalam mengidentifikasi kebutuhan perusahaan. c. melibatkan pemasok dalam proses pengembangan strategi perusahaan. d. membina hubungan dengan pemasok dan memperlakukan pemasok sebagai mitra kerja. e. menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang. f. berkomunikasi dan berbagi infcrrnasi dengan pemasok. g. memastikan bahwa output dari pemasok sesuai dengan persyaratan perusahaan. h. membuat aktivitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan. i. mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan dan suatu prestasi oleh para pemasok.