STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) AKADEMIK

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) AKADEMIK UNIVERSITAS ISLAM MADURA

2 PENGANTAR Penyusunan Standar Operasional Prosedur (selanjutnya disebut dengan SOP) Akademik di Universitas Islam Madura terdiri atas beberapa Standar Operasional Prosedur yang mencakup ranah penyelenggaraan fungsi akademik di universitas dan di setiap unit program studi. Fungsi akademik di tingkat universitas meliputi: penyeleksian mahasiswa baru, registrasi dan herregistrasi mahasiswa, penyelenggaraan wisuda, penyusunan buku wisuda, dan legalisir transkrip. Fungsi akademik di tingkat program studi, antara lain adalah penyusunan kurikulum, penyusunan jadwal perkuliahan setiap semester, persiapan kegiatan belajar mengajar, persiapan dan pelaksanaan ujian, monitoring kegiatan belajar mengajar, pengelolaan nilai dan transkrip, pengelolaan kerja praktik dan tugas akhir, serta yudisium. Penyusunan SOP ini sudah mempertimbangkan fakta tentang integrasi dengan domain manajemen yang lain yang membentuk sebuah siklus pengelolaan kegiatan akademik oleh karena itu saya ucapkan terima kasih kepada Tim Lembaga Penjaminan Mutu Internal (LPMI) Universitas Islam Madura, yang sebagian sudah merumuskan SOP Akademik ini sehingga diharapkan akan menjadi standar yang dihormati dan dipatuhi oleh para pengelola dan civitas akademika Universitas Islam Madura dalam menjalankan aktivitasnya. Terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam perumusan SOP ini dan selanjutnya pelaksanaan SOP ini akan menjadi rujukan proses akademik di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) Universitas Islam Madura. Pamekasan,10 Oktober 2016 An. Rektor, Ttd Kepala BAAK 2

3 DAFTAR ISI Pengantar...i Daftar Isi...i STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 1. Prosedur Penyusunan Kalender Akademik Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru Prosedur Penerimaan Mahasiswa Pindahan Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Prosedur Heregistrasi Mahasiswa Lama Prosedur Bebas Study Sementara Prosedur Perencanaan Administrasi Perkuliahan Prosedur Proses Pembelajaran

4 PROSEDUR PENYUSUNAN KALENDER AKADEMIK A. DESKRIPSI SINGKAT. 1. Kalender akademik adalah jadwal penyelenggaraan kegiatan akademik di Universitas Islam Madura selama jangka waktu satu tahun. 2. Satu tahun akademik dibagi menjadi dua semester yaitu gasal dan genap. 3. Kalender akademik disusun menggunakan pola yang menggambarkan jangka waktu dan jenis kegiatan akademik. B. ISTILAH 1. Gasal adalah semester ganjil yang pelaksanaannya dimulai antara bulan Agustus sampai Januari. 2. Genap adalah semester genap yang pelaksanaannya dimulai antara bulan Pebruari sampai Juli. C. REFERENSI 1. Undang Undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang Undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun 2013 D. PERSIAPAN 1. Menyiapkan kalender akademik tahun lalu 2. Menginventarisir kegiatan akademik yang tidak terencana pada tahun lalu E. PELAKSANAAN 1. Menyusun draft kalender akademik mengacu pada kalender akademik tahun lalu dan almanak tahun berjalan. 2. Mengirim draft kalender akademik ke pimpinan universitas dan Fakultas untuk mendapatkan asupan dan masukan. 3. Mengadakan rapat penentuan dan persetujuan kalender akademik bersama pimpinan Universitas, Fakultas dan pihak yang terlibat. 4. Persetujuan/paraf draf kalender akademik dari Pembantu Rektor I 5. Penandatanganan SK Rektor tentang kalender Akademik. 6. Pendistribusian SK Rektor tentang Kalender Akademik ke Fakultas dan lembaga/unit terkait. F. RINGKASAN KEGIATAN TUJUAN UKURAN KEBERHASILAN RUANG LINGKUP PIHAK YANG TERLIBAT Penjelasan Prosedur penyusunan kalender akademik Terwujudnya kalender akademik Mulai dari penyusunan draf sampai ditandatangininya SK Rektor tentang kalender akademik Pembantu Rektor I 4

5 TUJUAN ACUAN PENANGGUNG JAWAB UTAMA DOKUMEN YANG DIGUNAKAN Penjelasan Prosedur penyusunan kalender akademik Kepala BAAK Para Dekan Para Ketua Prodi Kabag Akademik Kabag Kemahasiswaan dan Alumni Kabag Registrasi Kepala BAUK Kabag Perlengkapan dan Kerumah tanggaan Kabag Keuangan Kepala lembaga/unit Sk Rektor tentang pedoman akademik Pembantu Rektor I Asupan dan masukan dari pimpinan Universitas, Fakultas dan pihak terkait NO Penjelasan 1 Menyusun draf kalender akademik mengacu pada kalender akademik tahun lalu dan alamanak tahun berjalan 2 Mengirim draft kalender akademik ke pimpinan universitas dan Fakultas untuk mendapatkan asupan dan masukan 3 Mengadakan rapat penentuan dan persetujuan kalender akademik bersama pimpinan Universitas, Fakultas dan pihak yang terlibat 4 Persetujuan/paraf draf kalender akademik dari Pembantu Rektor I 5 Penandatanganan SK Rektor tentang kalender Akademik 6 Pendistribusian SK Rektor tentang Kalender Akademik ke Fakultas dan lembaga/unit terkait Output Draf kalender akademik Asupan dan masukan draf Kalender Akademik dari pimpinan universitas dan fakultas Persetujuan Kalender Akademik Finalisasi draft kalender akademik Tanda tangan Rektor Kalender Akademik 5

6 G. Diagram Alir Mulai Menyusun Draft KA Menyetujui Draft KA Final Draft Kalender Akademik Kalender Akademik Disetujui Mengirim draft Kalender Akademik ke Pimpinan Universitas dan Fakultas Mengadakan Rapat Penentuan dan Persetujuan Draft Kalender Akademik Draft Kalender Akademik Final Membuat SK Rektor tentang Kalender Akademik SK Kalender Akademik Menandatangani SK tentang Kalender Akademik Kalender Akademik Disetujui dan SK Rektor Kalender Akademik Disetujui dan SK Rektor Pendistribusian SK Rektor dan Kalender Akademik Mulai H. PENJELASAN 1. BAAK menyusun dan menyelesaikan draft kalender akademik mengacu pada kalender akademik tahun lalu dan almanak tahun berjalan satu bulan sebelum UAS Genap. 2. BAAK mengirim draft kalender akademik ke pimpinan universitas dan Fakultas untuk mendapatkan asupan dan masukan maksimal tiga hari setelah draf selesai. 3. BAAK Mengadakan rapat penentuan dan persetujuan kalender akademik bersama pimpinan Universitas, Fakultas dan pihak yang terlibat maksimal lima belas hari setelah UAS. 4. Draft kalender akademik diserahkan kepada pembantu rektor I untuk dimintai Persetujuan/paraf draf kalender akademik maksimal tujuh hari setelah rapat. 5. Setelah disetujui PR I, Rektor menandatangani SK Rektor tentang Kalender Akademik maksimal tiga hari setelah mendapatkan persetujuan/paraf. 6

7 6. BAAK mendistribusikan SK Rektor tentang Kalender Akademik ke Fakultas dan lembaga/unit terkait maksimal tujuh hari setelah SK disahkan. Lampiran I Contoh Surat Pengantar Draf Nomor Lapiran Perihal :. /UIM/VI/2016 : 1 (satu) berkas : Undangan Kepada Yth. 1. Pembantu Rektor I 2. Kepala BAAK 3. Para Dekan 4. Para Ketua Prodi 5. Kabag Akademik 6. Kabag Kemahasiswaan dan Alumni 7. Kabag Registrasi 8. Kepala BAUK 9. Kabag Perlengkapan dan Kerumah tanggaan 10. Kabag Keuangan 11. Kepala lembaga/unit Universitas Islam Madura Dengan ini kami sampaikan draft Kalender Akademik, tahun akademik 200../200.. untuk ditelaah dan diberi masukan guna penyempurnaan kalender akademik dimaksud sesuai program kerja fakultas, prodi dan lembaga/unit. Kami mohon agar segera melakukan rapat guna menelaah dan member masukan terhadap draf kalender akademik yang telah dikirim. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih. Pamekasan, a.n Rektor Pembantu Rektor I Ttd. Tembusan 1. Rektor UIM (Laporan) 2. Para Pembantu Rektor 3. Arsip SUPANDI, M.Pd.I NIDN. 7

8 Lampiran II Contoh Surat Undangan Rapat Nomor Lapiran Perihal :./UIM/VI/2016 : 1 (satu) berkas : Undangan Kepada Yth. 1. Pembantu Rektor I 2. Kepala BAAK 3. Para Dekan 4. Para Ketua Prodi 5. Kabag Akademik 6. Kabag Kemahasiswaan dan Alumni 7. Kabag Registrasi 8. Kepala BAUK 9. Kabag Perlengkapan dan Kerumah tanggaan 10. Kabag Keuangan 11. Kepala lembaga/unit Universitas Islam Madura Dengan hormat kami mengharapkan kehadiran Saudara dalam pertemuan yang akan dilaksanakan pada : Hari, tanggal : Senin, 27 Juni 2016 Pukul : WIB - Selesai Tempat : Ruang Al-Fatah Acara : Finalisasi Kalender Akademik, tahun akademik 2.../2... Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktunya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami sampaikan terima kasih. Catatan : Setiap peserta rapat membawa hasil telaah draf kalender akademik dan program kerja fakultas, prodi dan lembaga/unit serta berita acara rapat. Pamekasan, a.n Rektor Pembantu Rektor I Ttd. SUPANDI, M.Pd.I NIDN. Tembusan 1. Rektor UIM (Laporan) 2. Para Pembantu Rektor 3. Arsip 8

9 Lampiran III Contoh Surat Pengantar Pendistribusian Kalender Akademik Nomor Lapiran Perihal :./UIM/VI/2016 : 1 (satu) berkas : Undangan Kepada Yth. 1. Pembantu Rektor I 2. Kepala BAAK 3. Para Dekan 4. Para Ketua Prodi 5. Kabag Akademik 6. Kabag Kemahasiswaan dan Alumni 7. Kabag Registrasi 8. Kepala BAUK 9. Kabag Perlengkapan dan Kerumah tanggaan 10. Kabag Keuangan 11. Kepala lembaga/unit Universitas Islam Madura Bersama ini kami sampaikan SK Rektor No..../SK/20.. tentang Kalender Akademik Universitas Islam Madura Tahun Akademik 2016/2017 agar diterima dengan baik, dan diteruskankan pada civitas akademika terkait di lingkungan Saudara. Kami mengingatkan semua kegiatan administrasi dan kegiatan akademik baik berupa registrasi administrasi maupun registrasi akademik harus mengacu pada SK Rektor tersebut di atas. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih. Pamekasan, a.n Rektor Pembantu Rektor I Ttd. Tembusan 1. Rektor UIM (Laporan) 2. Para Pembantu Rektor 3. Arsip SUPANDI, M.Pd.I NIDN. 9

10 PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU A. DESKRIPSI SINGKAT. 1. Penerimaan mahasiswa baru adalah penerimaan mahasiswa baru program Diploma dan sarjana yang disebut PMB. 2. PMB melalui dua jalur yaitu jalur tes dan non tes 3. Penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan oleh panitia yang diberi tugas oleh Rektor 4. Panitia penerimaan mahasiswa baru disusun oleh Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan berdasarkan masukan dari fakultas. B. ISTILAH 1. Jalur tes SPMB Mandiri adalah ujian masuk melalui Seleksi Reguler jenjang Diploma dan sarjana 2. Jalur non tes a. SPMDK adalah jalur masuk melalui Seleksi Program Minat dan Kemampuan b. SPK adalah jalur masuk melalui Seleksi Program Kemitraan yang terdiri: 1. SPKNU adalah jalur masuk melalui Seleksi Program Kemitraan NU 2. SPKP adalah jalur masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Pesantren 3. SPKS adalah jalur masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Sekolah 4. SPKIns adalah jalur masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Instansi 5. SPKD adalah jalur masuk melalui Seleksi Program Kemitraan Daerah 6. SAP adalah jalur masuk melalui Seleksi Alih Program C. REFERENSI 1. Undang Undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang Undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun 2013 D. PERSIAPAN 1. Proses Kepanitiaan penerimaan mahasiswa baru untuk pelaksanaannya pada semester Ganjil dimulai setiap bulan Januari 2. Dasar penentuan jadwal kegiatan penerimaan mahasiswa baru adalah Kalender Akademik tahun akademik berjalan dan hasil rapat panitia yang ditunjuk oleh rektor 3. Rektor mengeluarkan surat keputusan panitia penerimaan mahasiswa baru berdasarkan masukan dari Pembantu Rektor I dan Kepala BAAK. E. PELAKSANAAN 1. Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia PMB. 2. Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan mahasiswa baru 3. Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan lembaga terkait. 10

11 4. Memproses informasi pendaftaran di laman 5. Proses PMB Online 6. Melakukan verifikasi dan validasi formulir pendaftaran a) Jalur Tes 1) Mencetak kartu peserta ujian PMB 2) Menyusun dan mencetak materi ujian masuk dan lembar jawaban komputer (LJK) 3) Membuat tata tertib ujian PMB 4) Melaksanakan ujian PMB 5) Mengoreksi dan mengolah Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) 6) Mengadakan rapat penetapan kelululusan mahasiswa baru. 7) Mengusulkan penerbitkan SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru 8) Menerbitkan SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru 9) Mengunggah dan menempel SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru 10) Mendistribusikan SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru kepada fakultas, prodi dan lembaga/unit 11) Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan laporan kegiatan b) Jalur Non Tes 1) Melakukan verifikasi dan validasi dokumen persyaratan 2) Membuat daftar peserta yang dinyatakan lolos verifikasi dan validasi dokumen persyaratan 7. Mengadakan rapat penetapan kelululusan mahasiswa baru. 8. Mengusulkan penerbitkan SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru 9. Menerbitkan SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru 10. Mengunggah dan menempel SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru 11. Mendistribusikan SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru kepada fakultas, prodi dan lembaga/unit 12. Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan laporan kegiatan F. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan Ukuran keberhasilan Pihak yang terlibat Acuan Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru Terlaksananya Proses Penerimaan Mahasiswa Baru a. Pembantu Rektor Rektor I b. Kepala BAAK c. Kepala BAUK d. Kepala UPT Puskom e. Kabag Umum dan kerumahtangaan f. Kabag Registrasi 1. Undang-undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar 11

12 Tujuan PENANGGUNG JAWAB UTAMA DOKUMEN YANG DIGUNAKAN Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Islam Madura Pembantu Rektor I SK Rektor tentang Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru NO Penjelasan 1 Mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia PMB 2 Mengadakan rapat panitia guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan mahasiswa baru 3 Menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan lembaga terkait. 4 Memproses informasi pendaftaran di laman Output Susunan Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru Jadwal dan criteria penerimaan mahasiswa baru Promosi penerimaan mahasiswa baru Informasi jadwal, materi ujian, persyaratan, keuangan PMB 5 Proses PMB Online Formulir PMB Online 6 Melakukan verifikasi dan validasi formulir pendaftaran Data calon peserta PMB jalur tes dan non tes 7 Melakukan verifikasi dan validasi dokumen Data peserta PMB jalur non tes persyaratan untuk jalur non tes 8 Membuat daftar peserta yang dinyatakan lolos verifikasi dan validasi dokumen persyaratan Data peserta yang lolos verifikasi dan validasi dokumen persyaratan 9 Mencetak kartu peserta ujian PMB Data peserta ujian PMB 10 Menyusun dan mencetak materi ujian masuk dan lembar jawaban komputer (LJK) Lembar soal dan lembar jawaban Komputer 11 Membuat tata tertib ujian PMB Daftar Tata tertib PMB 12 Melaksanakan ujian PMB Absensi peserta ujian PMB, pengawas dan penguji 13 Mengoreksi dan mengolah Hasil Ujian Masuk Rekap hasil ujian PMB (lembar jawaban) 14 Mengadakan rapat penetapan kelululusan mahasiswa baru. Daftar calon mahasiswa Baru 12

13 NO Penjelasan 15 Mengusulkan penerbitkan SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru 16 Menerbitkan SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru 17 Mengunggah dan menempel SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru 18 Mendistribusikan SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru kepada fakultas, prodi dan lembaga/unit 19 Mengadakan rapat panitia tentang evaluasi dan laporan kegiatan Output Draf SK Rektor SK Rektor Informasi kelulusan Arsip SK Rektor Laporan panitia PMB G. Diagram Alir a. PMB Online Mulai Mengadakan Rapat Persiapan Susunan Panitia PMB Pembuatan SK Susunan Panitia PMB SK Susunan Panitia PMB SK Susunan Panitia PMB Melaksanakan Rapat Panitia Jadwal dan Kriteria PMB Menyusun Iklan, Brosur, Spanduk Input informasi PMB di web Daftar Calon PMB jalur tes Mencetak Kartu Ujian Mencetak dokumen ujian Melaksanakan Tes Seleksi Mengoreksi hasil tes Dokumen soal, LJK, Tatib Proses PMB online Mengadakan Rapat Kelulusan Verifikasi dan validasi formulir pendaftaran Daftar Peserta Lulus Seleksi Verifikasi dan validasi dokumen pendaftaran non tes Mengusulkan SK Tentang Kelulusan Daftar Calon Mahasiswa Baru Non Tes Menerbitkan SK Tentang Kelulusan SK Kelulusan Mendistribusikan SK Kelulusan SK Rektor Tentang Kelulusa Mengumumkan Hasil Kelulusan Mengadakan rapat evaluasi dan pelaporan Selesai 13

14 b. Pendaftaran PMB Online Mulai Membeli TOKEN Ke Bank Menerbitkan TOKEN TOKEN PMB Verifikasi berkas Cetak Kartu Tes Peserta TOKEN PMB Kartu Tes Melakukan Pendaftaran Online di Menyerahkan kartu tes ke pendaftar Mencetak Formulir pendaftaran Online Memasukkan formulir dan berkas persyaratan lainnya ke dalam map Dokumen Calon PMB Menyerahkan map dokumen ke panitia Kartu Peserta Tes Selesai H. PENJELASAN: 1. Rektor mengadakan rapat persiapan guna menyusun panitia PMB maksimal bulan Desember. 2. Panitia PMB mengadakan rapat guna menentukan jadwal dan kriteria penerimaan mahasiswa baru maksimal 14 hari setelah dikeluarkannya SK Panitia PMB 3. Panitia kemudian menyusun Iklan, Brosur/Leaflet, Spanduk dan open house, bekerja sama dengan lembaga terkait maksimal 15 hari setelah rapat panitia. 14

15 4. Panitia memproses informasi pendaftaran di laman maksimal 15 hari setelah rapat panitia. 5. Calon Mahasiswa baru melakukan pendaftaran PMB Online sesuai jadwal dari panitia PMB. 6. Panitia melakukan verifikasi dan validasi formulir pendaftaran selama proses pendaftaran. a) Jalur Tes 1) Panitia mencetak kartu peserta ujian PMB selama proses pendaftaran 2) Panitia menyusun dan mencetak materi ujian masuk dan lembar jawaban komputer (LJK) maksimal tiga hari sebelum pelaksanaan ujian PMB. 3) Panitia membuat tata tertib ujian PMB maksimal tiga hari sebelum pelaksanaan ujian PMB. 4) Panitia melaksanakan ujian PMB sesuai jadwal yang ditetapkan 5) Panitia mengoreksi dan mengolah Hasil Ujian Masuk (lembar jawaban) maksimal tiga hari setelah pelaksanaan ujian PMB. 6) Panitia mengadakan rapat penetapan kelululusan mahasiswa baru maksimal dua hari setelah koreksi dan pengolahan hasil ujian masuk. b) Jalur Non Tes 1) Panitia melakukan verifikasi dan validasi dokumen persyaratan untuk jalur non tes 2) Panitia membuat daftar peserta yang dinyatakan lolos verifikasi dan validasi dokumen persyaratan 7. Panitia mengusulkan penerbitkan SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru maksimal satu hari setelah rapat penetapan kelulusan. 8. Rektor menerbitkan SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru maksimal satu hari setelah pengusulan penerbitan SK. 9. Panitia mengunggah dan menempel SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru maksimal satu hari setelah terbitnya SK. 10. Panitia mendistribusikan SK Rektor tentang kelulusan Mahasiswa Baru kepada fakultas, prodi dan lembaga/unit maksimal satu hari setelah terbitnya SK. 11. Panitia mengadakan rapat evaluasi dan laporan kegiatan maksimal tujuh hari setelah terbitnya SK. PERSYARATAN KHUSUS JALUR NON TES A. PMDK 1. Melampirkan Raport, dan Akte Kelahiran asli serta menyerahkan fotokopinya masing-masing 1 lembar. 2. Foto copy sertifikat prestasi 3. Menyerahkan 4 lembar pasfoto hitam-putih ukuran 3 x 4 cm. 4. Menyerahkan foto copy Kartu Keluarga (KK) dan kartu tanda penduduk (KTP) 1 lembar 5. Membawa Materai Rp.6.000,- satu lembar B. SPK 1. Surat rekomendasi institusi sesuai dengan kriteria khusus yang tertuang dalam naskah kerja sama kelembagan Universitas Islam Madura dengan lembaga mitra: a. Nandlatul Ulama b. Pondok Pesantren 15

16 c. Sekolah d. Instansi (Kemenag, BRI, BUMN, dll) e. Pemerintah Kabupaten/Kota 2. Melampirkan Raport, STTB, Surat Tanda Kelulusan (SKHU) dan Akte Kelahiran asli serta menyerahkan fotokopinya masing-masing 1 lembar. 3. Menyerahkan 4 lembar pasfoto hitam-putih ukuran 3 x 4 cm. 4. Menyerahkan copy Kartu Keluarga (KK) 1 lembar 5. Membawa Meterai Rp.6.000,- satu lembar 16

17 PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA PINDAHAN A. DESKRIPSI SINGKAT Mahasiswa pindahan adalah kepindahan mahasiswa antar program studi di lingkungan Universitas Islam Madura dan dari Perguruan tinggi lain baik dari dalam maupun Luar Negeri ke Universitas Islam Madura yang telah mendapat akreditasi dari badan/lembaga akreditasi pada fakultas/jurusan/program studi. B. ISTILAH Akreditasi adalah pengakuan terhadap lembaga pendidikan yang diberikan oleh badan yang berwenang setelah dinilai bahwa lembaga itu memenuhi syarat pembakuan atau syarat tertentu. C. REFERENSI 1. Undang-undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Islam Madura D. PERSIAPAN Siapkan data Program Studi/Jurusan yang ada di Universitas Islam Madura E. PELAKSANAAN 1. Permohonan calon mahasiswa pindahan yang tidak memenuhi ketentuan dan syarat yang telah ditentukan diberi surat jawaban penolakan oleh Rektor; 2. Surat permohonan calon mahasiswa pindahan yang memenuhi syarat dan ketentuan diteruskan ke Dekan Fakultas/Program yang di inginkan untuk mendapatkan pertimbangan (ditindak lanjuti); 3. Berdasarkan keputusan pimpinan fakultas/program proses surat keputusan diterima/ditolak atas permohonan pindah kuliah ditandatangani Rektor. Tujuan Ukuran keberhasilan Pihak yang terlibat Acuan Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Pindahan Terlaksananya Proses Penerimaan Mahasiswa Pindahan 1. Pembantu Rektor Rektor I 2. Kepala BAAK 3. Kepala BAUK 4. Kepala UPT Puskom 5. Kabag Umum dan kerumahtangaan 6. Kabag Registrasi 1. Undang-undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 17

18 Tujuan PENANGGUNG JAWAB UTAMA DOKUMEN YANG DIGUNAKAN Penjelasan Prosedur Penerimaan Mahasiswa Pindahan 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Islam Madura Pembantu Rektor I SK Rektor tentang Pedoman Akademik Mahasiswa Universitas Islam Madura NO Penjelasan Output 1 Mahasiswa yang dapat mengajukan permohonan pindah antar program studi di lingkungan Universitas Islam Madura dan dari Perguruan tinggi lain baik dari dalam maupun Luar Negeri ke Universitas Islam Madura adalah telah mengikuti kuliah secara terus menerus sekurangkurangnya 2 semester. Surat permohonan pindah kuliah yang dilampiri surat keterangan dan riwayat akademik dari prodi/fakultas untuk pindahan di lingkungan UIM dan dari perguruan tinggi asal yang bersangkutan untuk 2 Surat Permohonan calon mahasiswa pindahan yang memenuhi syarat dan ketentuan diteruskan ke Pimpinan Fakultas/Prodi untuk mendapat persetujuan secara administrasi dan akademis. 3 Berdasarkan keputusan Pimpinan Fakultas/Prodi, proses surat keputusan diterima/ditolak atas permohonan pindah kuliah ditandatangani Rektor pindahan dari PT lain Pertimbangan Fakultas/Prodi berdasarkan riwayat akademik dan ketersediaan tempat Surat Keputusan Persetujuan/Penolakan pindah kuliah 18

19 F. DIAGRAM ALIR Mulai Menerima dokumen persyaratan Surat Keterangan pindah dan Riwayat akademik Ya Surat Keterangan pindah dan Riwayat akademik Melakukan pertimbangan Disetujui Disetujui Ya Tidak Melakukan konversi nilai Tidak Surat persetujuan atau penolakan, Keterangan pindah dan Riwayat akademik Mulai Menerbitkan surat persetujuan atau penolakan Surat persetujuan atau penolakan, Keterangan pindah dan Riwayat akademik G. PENJELASAN 1. BAAK menerima surat keterangan, surat pengajuan pindah dan riwayat akademik dari Prodi/Fakultas untuk pindahan di lingkungan UIM dan dari universitas asal mahasiswa yang akan pindah untuk pindahan dari PT lain. 2. Jika BAAK tidak setuju, maka BAAK akan langsung memberitahukan pada mahasiswa yang bersangkutan. Tapi jika setuju, surat keterangan, surat pengajuan pindah dan riwayat akademik diserahkan pada Fakultas. 3. Fakultas kemudian mempertimbangkan pengajuan pindah mahasiswa tersebut. Kemudian fakultas membuat surat persetujuan atau penolakan pindah yang ditandatangani oleh rektor. 4. Surat keterangan, surat pengajuan pindah, riwayat akademik mahasiswa yang akan pindah dan surat persetujuan atau penolakan pindah kemudian diserahkan pada BAAK 19

20 Lampiran I Surat permohonan tanggapan kepada pimpinan Fakultas Nomor Lampiran Perihal :../UIM/VI/2016 : 1 (satu) bendel : Pertimbangan Pindah Studi Kepada : Yth. Dekan Fakultas. Universitas Islam Madura Sesuai dengan permohonan dari Sdr. Agus Budiyono orang tua dari Muhsi Mahasiswa Universitas Kanjuruhan Malang ( copi surat terlampir) mohon pertimbangan yang bersangkutan pindah studi ke Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Islam Madura. Sebagai bahan acuan untuk pindah studi ke Universitas Islam Madura harus memenuhi syarat : Telah mengikuti pendidikan secara terus menerus sekurang-kurangnya 2 semester dengan IPK minimal 2,75. Demikian atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih. An. Pembantu Rektor I Kepala BAAK, Ttd Muhammad Sulhan NPY. 20

21 Lampiran II Surat Penolakan Pindah Kuliah Nomor :../UIM/VI/2016 Lampiran : - Perihal : Pindah studi. Kepada : Yth. Sdr. Masduqi Jl. Tronojoyo Pamekasan Menjawab surat Saudara tertanggal 20 Juli 2016, perihal seperti pada pokok surat, serta memperhatikan peraturan yang ada di UIM, dengan ini kami beritahukan bahwa kami tidak bisa menerima Saudara untuk pindah studi ke Universitas Islam Madura karena tidak memenuhi syarat akademik sebagaimana ditentukan. Demikian atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih. An. Rektor Pembantu Rektor I Ttd. SUPANDI, M.Pd. I NIDN. Tembusan Kepada Yth. : Dekan FKIP UIM 21

22 Lampiran III Surat Persetujuan Pindah Kuliah Nomor : /UIM/VI/2016 Lampiran : - Perihal : Mahasiswa Pindahan Kepada : Sdr. Hasiruddin. Mhs. Fakultas KIP Universitas Jember Berkaitan dengan surat Dekan FKIP UNEJ No. 225/K13.3/PP/2016 tertanggal 28 Mei 2016 perihal seperti pada pokok surat, dan sesuai dengan pertimbangan Dekan FKIP Universitas Islam Madura, maka dengan ini kami beritahukan hal-hal sebagai berikut : 1. Menyetujui permohonan Saudara untuk pindah studi ke Prodi Pendidikan Fisika pada FKIP Universitas Islam Madura mulai semester ganjil 20016/2017 dengan NIM Selanjutnya harap Saudara menghubungi BAUK UIM untuk melunasi biaya pendidikan. 3. Harap Saudara segera menghubungi Ketua prodi pendidikan fisika pada FakultasKeguruan dan Ilmu Pendidikan. Demikian atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Rektor, Ttd Ahmad, S.Ag., M.Pd NIDN. TEMBUSAN: 1. Yth. Dekan FKIP UIM. 2. Yth. Ketua Prodi Pendidikan Fisika FKIP 2. Sdr. Kepala BAUK 3. Sdr. Kabag Akademik FKIP UIM. 22

23 SYARAT DAN KETENTUAN PINDAH STUDI 1. Syarat-syarat a) Syarat dapat diterima sebagai mahasiswa pindahan adalah minimal semester 2 dengan IPK b) Berasal dari Perguruan Tinggi Negeri/Swasta yang terakreditasi; c) Bukan putus studi karena tidak memenuhi ketentuan akademik; d) Tidak pernah melanggar peraturan Perguruan Tinggi asal; e) Persetujuan pindah dari fakultas asal; f) Dekan fakultas yang dituju menyatakan secara tertulis kesediaannya untuk menerima; g) Mahasiswa pindahan yang diterima di Universitas Islam Madura mempunyai kewajiban membayar seperti mahasiswa baru serta memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh Universitas Islam Madura. 2. Tata Cara Mengajukan Permohonan Pindah a) Permohonan pindah diajukan secara tertulis dengan alasan yang kuat ditujukan kepada Rektor Universitas Islam Madura dengan tembusan kepada Dekan Fakultas/Program yang dituju. b) Permohonan harus dilampiri: 1) Daftar nilai asli yang diperoleh dari prodi/fakultas asal atau Perguruan Tinggi asal, dengan mencamtumkan perolehan sks dan IPKnya; 2) Surat pindah dari prodi/fakultas atau perguruan tinggi asal; 3) Surat keterangan tidak pernah melakukan pelanggaran peraturan perguruan tinggi asal. 4) Foto kopi ijazah terakhir yang berlegalisir sebanyak 3 lembar. 5) Foto kopi kartu keluarga (KK). 6) Foto kopi KTP yang masih berlaku. 7) Biodata diri. 8) Pas foto berwarna dan hitam putih terbaru 4x6 masing-masing 4 lembar 9) Dimasukkan pada stof map hijau. 3. Waktu pengajuan permohonan pindah a) Permohonan pindah mengikuti kalender akademik tiap semester, kecuali Fakultas Agama Islam hanya menerima Permohonan pindah pada semester ganjil; b) Permohonan pindah tidak akan dipertimbangkan apabila batas waktu seperti tersebut pada butir 1 (satu) dilampaui. 23

24 1. DESKRIPSI SINGKAT PROSEDUR REGISTRASI MAHASISWA BARU Registrasi mahasiswa baru adalah kegiatan daftar ulang mahasiswa baru setelah dinyatakan lulus dengan dikeluarkannya SK kelulusan PMB. 2. ISTILAH Mahasiswa baru adalah mahasiswa yang lulus seleksi PMB Universitas Islam Madura. 3. REFERENSI 1. Undang-undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Islam Madura 4. PERSIAPAN 1. Menyiapkan ruang registrasi bersama. 2. Menyiapkan daftar tagihan pembayaran 3. Menyiapkan formulir registrasi. 4. Menyiapkan daftar NPM. 5. Menyiapkan BRM dan BKM. 6. Menyiapkan formulir KTM sementara. 7. Menyiapkan tempat foto diri KTM. 5. PELAKSANAAN 1. melakukan pembayaran ke bank yang ditunjuk 2. menyetorkan bukti Pembayaran Biaya Pendidikan dari bank ke petugas BAUK untuk mendapatkan BKM, dilanjutkan ke petugas BAAK dengan menyetorkan dokumen persyaratan registrasi untuk proses NPM/NIM dan KTM sementara di ruang registrasi 3. mendapatkan KTM Sementara yang digunakan untuk foto diri dan menukar dengan KTM pada hari pelaksanaan registrasi 4. melaksanakan Up date status terdaftar mahasiswa pada SIAKAD UIM 5. Menyusun laporan mahasiswa terdaftar dalam Laporan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru dan SK Penerimaan Mahasiswa Baru 6. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan Ukuran Keberhasilan Ruang Lingkup Penjelasan Prosedur Registrasi bagi Mahasiswa Baru Terbitnya Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru Mulai dari registrasi mahasiswa sampai 24

25 Tujuan Pihak yang terlibat Acuan Penanggung jawab utama Dokumen yang digunakan Penjelasan Prosedur Registrasi bagi Mahasiswa Baru diterbitkannya Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru 1. Pembantu Rektor I 2. BAAK 3. BAUK 4. Bank 2. Fakultas 3. Perpustakaan Pusat 4. Calon Mahasiswa baru SK Rektor tentang Pedoman Akademik Universitas Islam Madura Pembantu Rektor I SK Rektor tentang Pengumuman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Islam Madura NO Penjelasan Output Calon mahasiswa baru membayar biaya pendidikan ke Bank yang ditunjuk Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan disetorkan ke petugas BAUK untuk mendapatkan BKM, dilanjutkan ke petugas BAAK dengan menyetorkan dokumen Buku Keuangan Mahasiswa (BKM), Buku Registrasi Mahasiswa (BRM) dan KTM sementara persyaratan registrasi untuk proses NPM/NIM dan KTM sementara di ruang registrasi. KTM Sementara dipakai untuk foto diri Kartu Tanda Mahasiswa dan menukar dengan KTM Melaksanakan Up date status terdaftar Status Terdaftar Mahasiswa mahasiswa pada SIAKAD UIM Menyusun laporan mahasiswa terdaftar dalam Laporan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Islam Madura SK Penerimaan Mahasiswa Baru 25

26 7. DIAGRAM ALIR Mulai Membayar keuangan ke Bank Slip Pembayaran Mencetak Slip/ Bukti Bayar Slip Pembayaran Validasi dan Verifikasi berkas Mencatat Pembayaran mahasiswa di Buku Besar Menerbitkan Buku Keuangan Mahasiswa (BKM) Verifikasi berkas Menerbitkan NPM Mahasiswa Mencatat Registrasi Mahasiswa di Buku Registras Mahasiswa (BRM) dan di SIAKAD Menyetor slip pembayaran dan berkas kelengkapan Mencatat pembayaran mahasiswa di BKM dan SIAKAD Mencetak KTM Sementara BKM KTM Sementara Mekalukan Foto Diri Melakukan Update di SIAKAD Menyusun Laporan Mahasiswa Baru yang Registrasi Selesai 8. PENJELASAN 1) Mahasiswa melakukan pembayaran ke bank yang ditunjuk sesuai kalender akademik 2) Mahasiswa menyetorkan bukti Pembayaran Biaya Pendidikan dari bank ke petugas BAUK untuk mendapatkan BKM, dilanjutkan ke petugas BAAK dengan menyetorkan dokumen persyaratan registrasi untuk proses NPM/NIM dan formulir foto KTM di ruang registrasi sesuai kalender akademik 3) Mahasiswa baru mendapatkan formulir foto KTM yang digunakan untuk foto diri dan menukar dengan KTM pada hari pelaksanaan registrasi 4) BAAK melaksanakan Up date status terdaftar mahasiswa pada SIAKAD UIM maksimal tujuh hari setelah hari terakhir registrasi 5) BAAK Menyusun laporan mahasiswa terdaftar dalam Laporan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru dan SK Penerimaan Mahasiswa Baru maksimal tujuh hari setelah up date status terdaftar mahasiswa. 26

27 A. DESKRIPSI SINGKAT PROSEDUR HER-REGISTRASI MAHASISWA LAMA Her-registrasi mahasiswa lama adalah kegiatan daftar ulang mahasiswa lama tiap semester. B. ISTILAH Mahasiswa lama adalah mahasiswa yang telah menjalani perkuliahan di Universitas Islam Madura minimal satu semester. C. REFERENSI 1. Undang-undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun 2013 D. PERSIAPAN Menyiapkan daftar tagihan pembayaran E. PELAKSANAAN 1. melakukan pembayaran biaya pendidikan di Bank yang ditunjuk 2. melakukan aktivasi BSS/tidak 3. menyetorkan Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan disetorkan ke petugas BAUK untuk mendapatkan validasi di BKM dan SIAKAD 4. menyetorkan Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan disetorkan ke petugas BAAK untuk diaktivasi status mahasiswa dan validasi di BRM dan SIAKAD 5. mengajukan permohonan ke Pembantu Rektor II mengetahui Dekan Fakultas dengan melampirkan persyaratan yang telah ditentukan 6. membuat laporan kegiatan registrasi administrasi mahasiswa lama F. RINGKASAN KEGIATAN Tujuan Ukuran Keberhasilan Ruang Lingkup Pihak yang terlibat Penjelasan Prosedur Her-Registrasi Administrasi Mahasiswa Lama Terlaksananya Registrasi Administrasi Mahasiswa Lama Mulai dari penyusunan jadwal dan tata alir sampai pembuatan laporan registrasi administrasi mahasiswa lama 1. Pembantu Rektor I 2. BAAK 3. BAUK 4. Bank 5. Fakultas 27

28 Tujuan Penjelasan Prosedur Her-Registrasi Administrasi Mahasiswa Lama 6. Perpustakaan Pusat 7. Mahasiswa lama Acuan Pengumuman Rektor No.. tentang Registrasi Administrasi Mahasiswa Universitas Islam Madura Penanggung jawab utama Pembantu Rektor I Dokumen yang digunakan Status registrasi administrasi dan masa studi mahasiswa NO Penjelasan Output 1 Pembayaran biaya pendidikan di Bank yang ditunjuk Pelunasan biaya pendidikan di Bank yang ditunjuk 2 Aktivasi cuti/tidak Surat keterangan aktif cuti 3 Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan disetorkan Validasi BKM dan SIAKAD ke petugas BAUK untuk mendapatkan validasi di BKM dan SIAKAD 4 Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan disetorkan ke petugas BAAK untuk diaktivasi status mahasiswa dan validasi di BRM dan SIAKAD Aktivasi status mahasiswa dan Validasi di BRM dan SIAKAD 5 Pengajuan permohonan tunda/cicil bayar biaya pendidikan, mengajukan permohonan ke Pembantu Rektor II mengetahui Dekan Fakultas dengan melampirkan persyaratan yang telah ditentukan 6 Membuat laporan kegiatan registrasi administrasi mahasiswa lama Pengajuan tunda/cicil bayar biaya pendidikan laporan registrasi administrasi mahasiswa lama 28

29 G. DIAGRAM ALIR Mulai Membayar keuangan ke Bank Mencetak Slip/ Bukti Bayar Slip Pembayaran Menerbit kan surat aktiv Validasi Pembayaran Surat Aktif Kuliah Slip Pembayaran Aktivasi Cuti Ya Tidak Mencatat Pembayaran mahasiswa di Buku Besar Mencatat pembayaran mahasiswa di BKM dan SIAKAD Mencatat Registrasi Mahasiswa di Buku Registras Mahasiswa (BRM) dan mengaktivasi di SIAKAD Melakukan Update di SIAKAD Menyusun Laporan Mahasiswa lama yang Herregistrasi Selesai H. PENJELASAN 1. Mahasiswa melakukan pembayaran biaya pendidikan di Bank yang ditunjuk sesuai kalender akademik 2. Mahasiswa melakukan aktivasi BSS/tidak sesuai kalender akademik 3. Mahasiswa menyetorkan Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan disetorkan ke petugas BAUK untuk mendapatkan validasi di BKM dan SIAKAD sesuai kalender akademik 4. Mahasiswa menyetorkan Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan disetorkan ke petugas BAAK untuk diaktivasi status mahasiswa dan validasi di BRM dan SIAKAD sesuai kalender akademik 5. Mahasiswa yang ingin mengajukan permohonan tunda/cicil bayar biaya pendidikan, mengajukan permohonan ke Pembantu Rektor II mengetahui Dekan Fakultas dengan melampirkan persyaratan yang telah ditentukan maksimal 15 hari sebelum batas akhir her-registrasi, dan batas tunda/cicil pembayaran maksimal 30 hari setelah jadwal her-registrasi. 6. BAAK membuat laporan kegiatan registrasi administrasi mahasiswa lama maksimal 30 hari sebelum updating feeder 29

30 PROSEDUR PERMOHONAN BEBAS STUDI SEMENTARA (BSS) A. DESKRIPSI SINGKAT 1. Bebas studi sementara adalah masa tidak mengikuti kegiatan akademik pada waktu tertentu selama mahasiswa yang bersangkutan mengikuti program studi di Universitas. 2. Bebas studi sementara terdiri atas Bebas studi sementara direncanakan, Bebas studi sementara tidak direncanakan dan Bebas studi sementara karena alasan khusus. B. ISTILAH 1. Bebas studi sementara direncanakan adalah Bebas studi sementara yang diberikan atas kehendak mahasiswa yang bersangkutan; 2. Bebas studi sementara akademik tidak direncanakan adalah Bebas studi sementara yang diberikan kepada mahasiswa yang tidak melakukan registrasi sampai batas waktu yang ditentukan; 3. Bebas studi sementara karena alasan khusus adalah Bebas studi sementara yang diberikan kepada mahasiswa karena pertimbangan tertentu (tugas institusional, internal maupun eksternal) dan sangat selektif. C. REFERENSI 1. Undang-undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Islam Madura 8. SK rektor tentang Pedoman Akademik Universitas Islam Madura. 9. SK REKTOR tentang Evaluasi Keberhasilan Studi Mahasiswa Universitas Islam Madura 10. SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas Islam Madura D. SYARAT DAN KETENTUAN 1. Bebas studi sementara diberikan sebanyak-banyaknya untuk jangka waktu 2 (dua) semester baik berurutan maupun tidak; 2. Bebas studi sementara hanya bisa diberikan kepada mahasiswa yang telah mengikuti kegiatan akademik sekurang-kurangnya 2 (dua) semester, kecuali untuk Bebas studi sementara karena alasan khusus; 3. Permohonan Bebas studi sementara direncanakan atau tidak direncanakan diajukan oleh mahasiswa yang bersangkutan sebelum pelaksanaan registrasi administrasi dan paling lambat 1 (satu) minggu setelah registrasi administrasi ditutup, dengan mengisi formulir yang disediakan di Bagian akademik masingmasing program studi atau dapat mengunduh di laman 30

31 4. Permohonan Bebas studi sementara karena alasan khusus dapat dilaksanakan selama kurun waktu semester berjalan; 5. Mahasiswa yang terdaftar pada semester pertama, dapat diberikan Bebas studi sementara karena alasan khusus. E. PERSIAPAN Program studi menyediakan formulir untuk Bebas studi sementara direncanakan atau menyiapkan di laman F. PELAKSANAAN 1. Mahasiswa yang mendapat izin Bebas studi sementara direncanakan atau tidak direncanakan dilakukan setelah melakukan registrasi dan tidak diwajibkan membayar SPP; 2. Mahasiswa yang mengajukan permohonan Bebas studi sementara tidak direncanakan karena alasan sakit lebih satu 1 (satu) bulan harus mendapatkan surat keterangan dari dokter. 3. Mahasiswa yang mendapatkan Bebas studi sementara karena direncanakan, tidak direncanakan dan dengan alasan khusus, masa studi tidak diperhitungkan dan masa evaluasi studi disesuaikan; 4. Mahasiswa yang memperolehijin bebas studi sementara, wajib melaksanakan registrasi administrasi pada semester berikutnya. Tujuan Ukuran Keberhasilan Pihak yang terlibat Acuan Penjelasan prosedur usulan bebas studi sementara Terbitnya Surat keterangan bebas studi sementara 8. BAAK 9. Bagian Registrasi 10. BAUK 11. BAPSI 12. Fakultas 13. Program Studi 1. Undang-undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Islam Madura 8. SK rektor tentang Pedoman Akademik Universitas Islam Madura. 9. SK REKTOR tentang Evaluasi Keberhasilan Studi Mahasiswa Universitas Islam Madura 10. SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas 31

32 Islam Madura Penanggung jawab utama Pembantu Rektor I Dokumen yang digunakan Permohonan proses Surat Keterangan Bebas studi sementara No Penjelasan Output 1 Menerima surat permohonan bebas studi sementara Surat Keterangan bebas studi sementara 2 Periksa status administrasi dan status akademik Status di SIAKAD di SIAKAD 3 Memohon persetujuan Bagian akademik, BAAK Surat Keterangan a/n. PR I Kepala BAAk tentang bebas studi sementara 4 Melakukan up date status bebas studi sementara Status registrasi administrasi di SIAKAD 5 Pendistribusian Surat Keterangan a/n. PR I Kepala BAAk tentang bebas studi sementara Tanda terima Surat Keterangan G. DIAGRAM ALIR Mulai Membayar Uang Registrasi ke Bank Mengisi formulir BSS Formulir BSS Mahasiswa Formulir BSS Mahasiswa Menerbitkan Surat Keterangan BSS SK tentang BSS SK BSS da n Slip Pembayaran Validasi Pembayaran Mencatat Pembayaran mahasiswa di Buku Besar Merubah Status Mahasiswa di SIAKAD Mencatat pembayaran mahasiswa di BKM dan SIAKAD SK Rektor tentang BSS BKM Menyerahkan SK BSS SK Rektor tentang BSS BKM Selesai 32

33 H. PENJELASAN 1. Mahasiswa melakukan registrasi sesuai kalender akademik. 2. Mahasiswa mengunduh dan mengisi formulir yang ditanda tangani oleh pemohon, orang tua/wali mahasiswa, ketua program studi/dekan maksimal tujuh hari sebelum perkuliahan dimulai. 3. BAAK menerima formulir BSS dari mahasiswa. Formulir tersebut ditujukan pada pembantu rektor I melalui kepala BAAK dan diketahui oleh ketua program studi/dekan maksimal tujuh hari sebelum perkuliahan dimulai. 4. BAAK a/n pembantu rektor I menerbitkan Surat Keterangan BSS. Surat Keterangan tersebut diserahkan pada pemohon untuk disampaikan ke BAUK dan Program Studi maksimal satu hari setelah pengajuan. 5. BAAK mengupdate status BSS di aplikasi SIAKAD maksimal dua hari setelah dikeluarkannya surat keterangan BSS. 6. BAUK memverifikasi status tagihan mahasiswa kemudian mengupdate tagihan mahasiswa maksimal dua hari setelah dikeluarkannya surat keterangan BSS. 33

34 LAMPIRAN I Contoh formulir bebas studi sementara Kepada Yth. Pembantu Rektor I Melaui kepala BAAK Universitas Islam Madura Yang bertanda tangan dibawah ini saya : Nama :.. NIM :.. Fakultas/Jurusan :.. Alamat :.. Menerangkan bahwa sampai dengan akhir semester Ganjil/Genap*) tahun akademik /. Telah lulus matakuliah sejumlah.. sks dengan IPK dengan ini mengajukan permohonan cuti akademik selama semester mulai semester.. s/d tahun akademik./.. Surat permohonan ini saya ajukan dengan pertimbangan sebagai berikut : Perlu diketahui bahwa sampai dengan saat ini, saya pernah/belum* melakukan bebas studi sementara selama..semester. Besar harapan saya agar Bapak berkenan memberi persetujuan permohonan ini, atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, saya ucapkan terima kasih. Pamekasan, Orang tua/wali Hormat saya, ( ) ( ) Mengetahui Ketua Prodi/Dekan ( ) Tembusan : a. Yth. Kepala BAUK b. Yth. Ketua Program Studi.. c. Yth. Dosen Wali *).coret yang tidak perlu 34

35 Lampiran II Contoh surat persetujuan bebas studi sementara Nomor :./UIM/VI/2016 Lampiran : - Perihal : Bebas Studi Sementara Kepada : Yth. Sdr... NIM.. Jl.. Menjawab surat Saudara perihal seperti tersebut pada pokok surat, dengan ini diberitahukan bahwa kami dapat menyetujui permohonan Saudara : N a m a : N I M :.. Fakultas / Jurusan :.../... Untuk berhenti kuliah sementara selama... (...) semester pada semester... Dengan ketentuan : 1. SPP pada Semester.. tetap/tidak perlu* dibayarkan 2. Surat ijin bebas studi sementara ini tidak dapat dibatalkan. 3. Registrasi pada semester Saudara dapat melakukan pada waktu dan tempat yang ditentukan. Demikian, untuk mendapat perhatian. Pamekasan, An. Pembantu Rektor I Kepala BAAK, Moh. Subhan, MA Tembusan Kepada Yth. : 1. Dekan Fakultas UIM 2. Ketua Prodi. 3. Sdr. Kasubag Akademik Fakultas.UIM *).coret yang tidak perlu 35

36 PROSEDUR PERENCANAAN ADMINISTRASI PERKULIAHAN A. DESKRIPSI SINGKAT Perencanaan administrasi perkuliahan adalah proses administrasi yang dilaksanakan sebelum perkuliahan dimulai setiap semester. B. ISTILAH 1. Perencanaan administrasi perkuliahan adalah persiapan administratif untuk memperoleh layanan perkuliahan; 2. Administrasi perkuliahan meliputi pembayaran keuangan mahasiswa, pemilihan mata kuliah, penjadwalan mata kuliah, KRS, jurnal dan absensi; C. REFERENSI 1. Undang-undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Islam Madura 8. SK rektor tentang Pedoman Akademik Universitas Islam Madura. 9. SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas Islam Madura D. PERSIAPAN 1. BAAK menentukan tahun akademik di SIAKAD. 2. Fakultas/Program Studi menyiapkan sebaran mata kuliah, dosen pengampu dan jadwal. 3. BAUK menyiapkan jenis tagihan mahasiswa di SIAKAD. E. PELAKSANAAN 1. Fakultas/Program Studi menawarkan sebaran mata kuliah, dosen pengampu dan jadwal perkuliahan. 2. BAAK melakukan updating status mahasiswa, aprouve tahun ajar di SIAKAD. 3. Mahasiswa melakukan pembayaran di bank yang ditunjuk. 4. BAUK melakukan validasi pembayaran mahasiswa dan aktivasi KRS di SIAKAD jika dianggap lunas. 5. Mahasiswa melakukan KRS di SIAKAD. 6. Dosen wali melakukan persetujuan KRS mahasiswa. 7. BAAK mencetak jurnal dosen dan absensi di SIAKAD. Jika terjadi updating data maka dapat mencetak jurnal dan absensi satu kali. 8. BAAK mendistribusikan jurnal dan absensi ke BAUK dan Fakultas/Program Studi. 9. BAAK mengirim data ke feeder. Tujuan Ukuran Keberhasilan Pihak yang terlibat Penjelasan prosedur perencanaan administrasi perkuliahan Terbitnya jurnal dan absensi 1. BAAK 2. BAUK 36

37 Tujuan Acuan Penanggung jawab utama Dokumen yang digunakan Penjelasan prosedur perencanaan administrasi perkuliahan 3. Tenaga Administrasi Fakultas/Program Studi 4. Dosen 5. Mahasiswa 1. Undang-undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Islam Madura 8. SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya. 9. SK REKTOR tentang Evaluasi Keberhasilan Studi Mahasiswa Universitas Islam Madura 10. SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas Islam Madura Kepala BAAK Buku Pedoman Akademik No Penjelasan Output 1 Fakultas/Program Studi menawarkan sebaran Rencana jadwal perkuliahan mata kuliah, dosen pengampu dan jadwal perkuliahan. 2 BAAK melakukan updating status mahasiswa, Data mahasiswa aktif aprouve tahun ajar di SIAKAD. 3 Mahasiswa melakukan pembayaran di bank yang ditunjuk. Slip pembayaran dari bank 4 BAUK melakukan validasi pembayaran Validasi keuangan di BKM dan mahasiswa dan aktivasi KRS di SIAKAD jika Aktivasi KRS dianggap lunas. 5 Mahasiswa melakukan KRS di SIAKAD. KRS online 6 Dosen wali melakukan persetujuan KRS Persetujuan KRS online mahasiswa. 7 BAAK mencetak jurnal dosen dan absensi di Jurnal dosen dan absensi SIAKAD. Jika terjadi updating data maka dapat mencetak jurnal dan absensi ulang. 8 BAAK mendistribusikan jurnal dan absensi ke Jurnal dosen dan absensi BAUK dan Fakultas/Program Studi. 9 BAAK mengirim data ke feeder. Data feeder 37

38 F. DIAGRAM ALIR Mulai Assing MK ke Tahun Ajaran sesuai jumlah Kelas yg ditawarkan di SIAKAD Assign Mahasiswa Ke Tahun Ajaran (Update Status) di SIAKAD Membayar Keuangan di Bank Assign Dosen Ke MK di SIAKAD Approve Assign Tahun Ajaran di SIAKAD Validasi Pembayaran Mahasiswa di SIAKAD Assign Jadwal Ke Tahun Ajaran di SIAKAD Lunas Tidak Ya Melakukan KRS di SIAKAD Aktivasi Form KRS di SIAKAD Perwalian di SIAKAD Cetak Jurnal Dosen dan Absensi 1 di SIAKAD Perbaikan/ Pembatalan MK di SIAKAD Cetak Jurnal Dosen dan Absensi 2 di SIAKAD Jurnal Dosen dan Absensi Mahasiswa Mendistribusikan Jurnal Dosen dan Absensi Menyiapkan Data Feeder Jurnal Dosen dan Absensi Mahasiswa Selesai G. PENJELASAN 1. Fakultas/Program Studi menawarkan sebaran mata kuliah, dosen pengampu dan jadwal perkuliahan maksimal 30 hari sebelum perkuliahan sesuai kalender akademik. 2. Fakultas/program studi menyetorkan SK dosen wali ke BAAK dan BAUK maksimal 30 hari sebelum perkuliahan sesuai kalender akademik. 3. BAAK melakukan updating status mahasiswa, aprouve tahun ajar di SIAKAD maksimal 30 hari sebelum perkuliahan sesuai kalender akademik. 4. Mahasiswa melakukan pembayaran di bank yang ditunjuk sesuai kalender akademik. 5. BAUK melakukan validasi pembayaran mahasiswa dan aktivasi KRS di SIAKAD jika dianggap lunas sesuai kalender akademik. 6. Mahasiswa melakukan KRS di SIAKAD sesuai kalender akademik. 7. Dosen wali melakukan persetujuan KRS mahasiswa di SIAKAD. 8. BAAK mencetak jurnal dosen dan absensi di SIAKAD maksimal tujuh hari sebelum perkuliahan dimulai. Jika terjadi updating data maka dapat mencetak jurnal dan absensi ulang maksimal 14 hari setelah perkuliahan dimulai. 38

39 9. BAAK mendistribusikan jurnal dan absensi ke BAUK dan Fakultas/Program Studi maksimal lima hari sebelum perkuliahan dimulai. 10. BAAK mengirim data ke feeder maksimal 15 hari setelah perkuliahan dimulai. 39

40 PROSEDUR PROSES PEMBELAJARAN A. DESKRIPSI SINGKAT Pelaksanaan proses pembelajaran adalah seperangkat kegiatan yang berlangsung dalam bentuk interaksi antara dosen, mahasiswa dan sumber belajar dalam lingkungan belajar tertentu. Proses pembelajaran berbentuk kuliah tatap muka, response, tutorial, seminar dan praktikum (studio, bengkel, lapangan) B. ISTILAH 1. Perkuliahan tatap muka adalah penyampaian materi secara langsung dalam kelas antara dosen dengan mahasiswa. 2. Responsi adalah semacam ujian untuk mata kuliah yang melakukan praktek dan membuat laporan. 3. Tutorial adalah penyampaian materi secara langsung antara tutor dengan mahasiswa. 4. Seminar adalah sebuah pertemuan khusus yang memiliki teknis dan akademis yang tujuannya untuk melakukan studi menyeluruh tentang suatu topik tertentu dengan pemecahan suatu permasalahan yang memerlukan interaksi di antara para peserta seminar yang dibantu oleh pakar ataupun cendikiawan. 5. Praktikum subsistem dari perkuliahan yang merupakan kegiatan terstruktur dan terjadwal yang memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk mendapatkan pengalaman yang nyata dalam rangka meningkatkan pemahaman mahasiswa tentang teori atau agar mahasiswa menguasai keterampilan tertentu yang berkaitan dengan suatu pengetahuan atau suatu mata kuliah. C. REFERENSI 1. Undang-undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Islam Madura 8. SK rektor tentang Pedoman Akademik Universitas Islam Madura. 9. SK Rektor tentang Registrasi Mahasiswa Universitas Islam Madura D. PERSIAPAN 1. Program studi menyiapkan surat tugas, jadwal perkuliahan, jurnal dan absesi. 2. BAAK menyiapkan seting formasi ruangan dan tata tertib perkuliahan. 3. BAUK melalui bagian kerumah tanggaan menyiapkan sarana perkuliahan. 4. LPMI menyiapkan instrumen monitoring dan evaluasi perkuliahan. E. PELAKSANAAN 1. Mendistribusikan surat tugas dan jadwal perkuliahan pada masing-masing dosen pengampu. 2. Mengambil jurnal dan absensi di fakultas/program studi dan mengambalikannya 3. Mengisi absen kehadiran dosen saat datang dan pulang di BAUK. 40

41 4. Mengambil sarana perkuliahan di BAUK melalui bagian kerumah tanggaan. 5. Menyerahkan RPS dan RPP ke program studi. 6. Melaksanakan proses perkuliahan. a) Mahasiswa hadir pada waktu dan tempat yang telah dijadwalkan. b) Dosen hadir pada waktu dan di tempat yang telah dijadwalkan dengan membawa presensi kuliah. c) Dosen memberikan kuliah sesuai dengan alokasi waktu yang ditentukan. d) Mahasiswa mengisi presensi kuliah. e) Dosen mengisi presensi kuliah dan topik yang diajarkan serta memantau presensi mahasiswa. 7. Merekap kehadiran dosen tiap akhir bulan dan dilampiri absen tatap muka mahasiswa. 8. Melaporkan rekap kehadiran dosen ke BAUK. 9. Melakukan evaluasi berupa UTS dan UAS. 10. Mengisi instrument monitoring dan evaluasi perkuliahan. 11. Melakukan penilaian hasil perkuliahan 12. Menyetor nilai hasil perkuliahan serta meninput di SIAKAD dan laporan beban kerja dosen (BKD) pada program studi 13. Mendistribusikan nilai hasil perkuliahan pada BAAK dan BAUK 14. Mengirim data ke feeder. Tujuan Ukuran Keberhasilan Pihak yang terlibat Acuan Penanggung jawab utama Dokumen yang digunakan Penjelasan prosedur proses pembelajaran Terbitnya nilai hasil perkuliahan dan BKD 1. BAAK 2. BAUK 3. Bagian kerumah tanggaan 4. Tenaga Administrasi Fakultas/Program Studi 5. Dosen 6. Mahasiswa 1. Undang-undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 32 tahun 2013 perubahan atas peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan 4. Permenristekdikti Nomor 44 tahun 2015 tentang standar nasional perguruan tinggi 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Statuta Universitas Islam Madura tahun SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Islam Madura 8. SK rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya. 9. SK REKTOR tentang Evaluasi Keberhasilan Studi Mahasiswa Universitas Islam Madura Pembantu Rektor I Buku Pedoman Akademik 41

42 No Penjelasan Output 1 Mendistribusikan surat tugas dan jadwal Surat tugas dan jadwal perkuliahan pada masing-masing dosen perkuliahan pengampu. 2 Mengambil jurnal dan absensi di fakultas/program Jurnal dan absensi studi dan mengambalikannya 3 Mengisi absen kehadiran dosen saat datang dan pulang di BAUK. Absensi kehadiran dosen 4 Mengambil sarana perkuliahan di BAUK melalui Sarana perkuliahan bagian kerumah tanggaan. 5 Menyerahkan RPS dan RPP ke program studi. RPS dan RPP 6 Melaksanakan proses perkuliahan. Absensi mahasiswa dan dosen 7 Merekap kehadiran dosen tiap akhir bulan dan Rekapitulasi kehadiran dosen dilampiri absen tatap muka mahasiswa. 8 Melaporkan rekap kehadiran dosen ke BAUK. Laporan rekapitulasi 9 Melakukan evaluasi berupa UTS dan UAS. Soal UTS dan UAS 10 Mengisi instrumen monitoring dan evaluasi instrumen perkuliahan. 11 Melakukan penilaian hasil perkuliahan Rekap nilai 12 Menyetor nilai hasil perkuliahan serta meninput di KHS dan BKD SIAKAD dan laporan beban kerja dosen (BKD) pada program studi 13 Mendistribusikan nilai hasil perkuliahan pada KHS BAAK dan BAUK 14 Mengirim data ke feeder Data nilai 42

43 F. DIAGRAM ALIR Mulai Surat Tugas Dosen Membuat surat tugas mengajar dosen Surat Tugas Dosen Mendistribusikan Surat Tugas ke Dosen Dosen Menyerahkan RPS dan RPP ke Fakultas Dosen Mengambil Absensi Mahasiswa dan Jurnal di Fakultas Dosen Melakukan Absensi di BAUK Dosen Mengambil Perlengkapan Perkuliahan di BAUK Melakukan Proses KBM Merekap Kehadiran Setiap Bulan Menyerahkan Kembali Absensi Mahasiswa dan Jurnal Dosen ke Fakultas/Prodi Rekapitulasi Absensi Dosen Evaluasi (UTS dan UAS) Daftar Nilai Mahasiswa dan dokumen monitoring mahasiswa Melakukan Penilaian Hasil Evaluasi Menyetor Nilai Ke Fakultas/Prodi Rekapitulasi Absensi Dosen Mengisi Instrument Monitoring Perkuliahan Rekapitulasi Nilai Mahasiswa Mendistribusikan Nilai mahasiswa ke BAUK dan BAAK Rekapitulasi Nilai Mahasiswa Baak Mengirim data Rekap Nilai ke BAPSI (Tim Feeder) Selesai G. PENJELASAN 1. Fakultas/Program Studi Mendistribusikan surat tugas dan jadwal perkuliahan pada masing-masing dosen pengampu maksimal 15 hari sebelum perkuliahan dimulai. 2. Dosen membuat BKD dan menyetorkan ke fakultas/prodi maksimal tujuh Hari sebelum perkuliahan dimulai 3. fakultas/prodi menyetorkan BKD ke BAUK maksimal tiga hari sebelum perkuliahan dimulai 4. Dosen mengambil jurnal dan absensi di fakultas/program studi sesuai jadwal perkuliahan dan mengambalikannya setelah memberikan kuliah. 5. Dosen mengisi absen kehadiran dosen saat datang dan pulang di BAUK sesuai jadwal perkuliahan. 6. Dosen mengambil sarana perkuliahan di BAUK melalui bagian kerumah tanggaan maksimal satu hari sebelum perkuliahan dimulai. 43

44 7. Dosen menyerahkan RPS dan RPP ke program studi maksimal tiga hari sebelum perkuliahan dimulai. 8. Dosen dan mahasiswa melaksanakan proses perkuliahan sesuai jadwal. a) Mahasiswa hadir pada waktu dan tempat yang telah dijadwalkan. b) Dosen hadir pada waktu dan di tempat yang telah dijadwalkan dengan membawa presensi kuliah. c) Dosen memberikan kuliah sesuai dengan alokasi waktu yang ditentukan. d) Mahasiswa mengisi presensi kuliah. e) Dosen mengisi presensi kuliah dan topik yang diajarkan serta memantau presensi mahasiswa. 9. Program studi merekap kehadiran dosen tiap akhir bulan dan dilampiri absen tatap muka mahasiswa maksimal tanggal 28 tiap bulan. 10. Program studi melaporkan rekap kehadiran dosen ke BAUK maksimal tanggal 28 tiap bulan. 11. Dosen melakukan evaluasi berupa UTS dan UAS sesuai kalender akademik. 12. Mahasiswa mengisi instrument monitoring dan evaluasi perkuliahan maksimal 15 hari sebelum jadwal UAS. 13. Dosen melakukan penilaian hasil perkuliahan maksimal tujuh hari setelah UAS. 14. Dosen menyetor nilai hasil perkuliahan pada program studi serta menginput di SIAKAD maksimal 10 hari setelah UAS dan menyetor laporan kerja dosen (LKD) maksimal 30 hari setelah UAS. 15. Fakultas/program studi mendistribusikan nilai hasil perkuliahan pada BAAK dan BAUK maksimal 15 hari setelah UAS. 16. BAAK mengirim data ke feeder maksimal 30 hari sebelum batas akhir input di feeder. 44