BAB II TINJAUAN PUSTAKA. A. Pengertian dan Klasifikasi Biaya Operasional. berbagai jenis biaya diantaranya adalah biaya bahan, upah langsung dan biaya

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian dan Klasifikasi Biaya Operasional 1. Pengertian Biaya Operasional Dalam menjalankan aktifitasnya, suatu perusahaan akan mengeluarkan berbagai jenis biaya diantaranya adalah biaya bahan, upah langsung dan biaya overhead dimana ketiga biaya ini disebut biaya produksi. Biaya lainnya untuk kelancaran penjualan atau pemasaran dan administrasi biaya operasional. Biaya dapat diartikan sebagai biaya perolehan, harga pokok atau juga dapat diartikan sebagai semua pengorbanan mulai dari bahan baku kemudian barang dalam proses sampai barang tersebut bisa dijual. Pengertian biaya ini akan kabur bila dibandingkan dengan ongkos (expense), dimana kedua pengertian ini sering digunakan secara rancu. Biaya operasional menurut Nafarin (2000:76) Biaya operasional adalah biaya usaha pokok perusahaan selain harga pokok penjualan. Biaya usaha terdiri dari biaya penjualan, biaya administrasi dan umum. Menurut Erlina (2002:1) pengertian biaya adalah sebagai berikut: Biaya adalah keseluruhan pengorbanan ekonomis yang dikeluarkan untuk memperoleh atau menghasilkan barang dan jasa sedangkan pengertian ongkos (expense) merupakan keseluruhan pengorbanan yang diperlukan atau dikeluarkan untuk

2 merealisasi hasil, diluar menghasilkan barang dan jasa atau proses produksi. Beban ini dikaitkan dengan revenue pada periode yang berjalan. Jadi sebagai kesimpulan penulis mengambil pengertian yang menyebutkan bahwa menurut Warren, Reeve dan Fess (2005:45) Ongkos (expense) adalah jumlah aktiva yang terpakai atau jasa yang digunakan dalam proses menghasilkan pendapatan sedangkan biaya adalah pengeluaran kas (komitmen membayar kas dimana depan) dengan tujuan menghasilkan pendapatan. Jumlah yang terpakai itu maksudnya adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk memperoleh penghasilan selain dari biaya untuk memperoleh barang dan jasa (produksi), misalnya: biaya penjualan, biaya gaji dan penyusutan. Penggolongan biaya dapat dibedakan atas berdasarkan item, tingkah laku, hubungannya dengan produksi, periode akuntansi, biaya untuk perencanaan dan pengawasan, dan pengambilan keputusan. 1. Berdasarkan item, biaya ini dibedakan atas dua, yaitu: a. Manufacturing Cost (Biaya Pabrikasi) b. Commercial Expenses (Biaya Operasional) 2. Berdasarkan tingkah lakunya, biaya ini dibedakan atas dua yaitu: a. Variabel Cost (Biaya Variabel) b. Fixed Cost (Biaya Tetap) 3. Berdasarkan hubungannya dengan produksi, biaya ini dibedakan atas: a. Direct Material Cost b. Direct Labour Cost

3 c. Overhead 4. Berdasarkan periode akuntansi, biaya ini dibedakan atas dua, yaitu a. Capital Expenditure b. Revenue Expenditure 5. Berdasarkan biaya untuk perencanaan dan pengawasan, yang dibedakan atas: a. Standart Cost b. Historical Cost 6. Berdasarkan pengambilan keputusan, terbagi atas: a. Marginal Cost b. Opportunity Cost c. Relevant Cost Dalam hal ini yang dibatasi hanyalah klasifikasi biaya berdasarkan itemnya supaya ruang lingkupnya dapat dibatasi. Berdasarkan itemnya biaya terbagi atas Manufacturing cost dan Commercial expense. Manufacturing cost (Biaya Pabrikasi) adalah keseluruhan biaya yang bertujuan untuk merubah bahan baku menjadi barang jadi. Biaya disini terbagi atas 3 jenis yaitu: a. Direct Material Cost b. Direct Labour Cost c. Overhead

4 Adapun yang dimaksud dengan Commercial expense (biaya operasional) adalah keseluruhan biaya sehubungan dengan operasional diluar kegiatan proses produksi termasuk didalamnya adalah: a. Biaya penjualan b. Biaya administrasi dan umum 2. Klasifikasi Biaya Operasional Telah diuraikan sebelumnya bahwa biaya operasional digolongkan dalam dua golongan besar, yaitu biaya penjualan dan biaya umum. Adapun jenisjenis dari masing-masing biaya tersebut adalah sebagai berikut: 1. Biaya Penjualan Termasuk dalam kelompok biaya penjualan adalah: a. Gaji karyawan penjualan b. Biaya pemeliharaan bagian penjualan c. Biaya perbaikan biaya penjualan d. Biaya penyusutan peralatan bagian penjualan e. Biaya penyusutan gedung bagian penjualan f. Biaya listrik bagian penjualan g. Biaya telepon bagian penjualan h. Biaya asuransi bagian penjualan i. Biaya perlengkapan bagian penjualan j. Biaya iklan

5 k. Biaya lain-lain 2. Biaya administrasi dan umum Termasuk dalam kelompok biaya administrasi dan umum adalah: a. Gaji karyawan kantor b. Biaya pemeliharaan kantor c. Biaya perbaikan kantor d. Biaya penyusutan peralatan kantor e. Biaya penyusutan gedung kantor f. Biaya listrik kantor g. Biaya telepon kantor h. Biaya asuransi kantor i. Biaya perlengkapan kantor j. Biaya lain-lain Supriono mengelompokkan biaya operasional ke dalam biaya pemasaran dan biaya administrasi: (1) Biaya pemasaran adalah meliputi semua biaya dalam rangka menyelenggarakan kegiatan pemasaran (2) Biaya administrasi dan umum adalah semua biaya yang terjadi dan berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum. Biaya pemasaran ini meliputi semua biaya yang terjadi untuk mencari atau menimbulkan pesanan dari pembeli kepada perusahaan, terdiri atas: Biaya promosi iklan

6 Biaya penjualan meliputi: gaji penjual, komisi, bonus, biaya perjalanan dinas, gaji kantor penjualan, perlengkapan kantor penjualan, biaya telepon penjualan, dan lain-lain. Biaya untuk memenuhi atau melayani pesanan yaitu semua biaya yang terjadi dalam rangka memenuhi pesanan atau melayani pesanan yang diterima dari pembeli. Gaji dan upah, meliputi: gaji, insentif dan bonus, premi, lembur pajak pendapatan, upah borongan dan lain-lain Kesejahteraan karyawan meliputi: perobatan karyawan, rekreasi olahraga, dan lain-lain Biaya reperasi dan pemeliharaan meliputi dan pemeliharaan untuk kendaraan bermotor, taman dan halaman kantor, bangunan kantor, dan lain-lain. Biaya penyusutan aktiva tetap meliputi biaya penyusutan untuk kendaraan kantor, bangunan kantor dan lain-lain. Biaya administrasi dan umum lainnya seperti: biaya cetak, alat tulis, perlengkapan kantor, biaya listrik dan air, biaya telepon dan fax kantor dan lain-lain. B. Pengertian Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional 1. Pengertian Perencanaan Setiap perusahaan yang ingin bertahan, tumbuh ataupun menginginkan bekerjanya perusahaan secara lancar memerlukan adanya perencanaan.

7 Perencanaan merupkan suatu proses yang akan membuat perusahaan peka dalam pengertian mampu menyesuaikan diri terhadap ancaman-ancaman dan kesempatan-kesempatan yang ada. Fungsi manajemen yang pokok adalah perencanaan, pengorganisasian dan fungsi pengawasan. Perencanaan pada dasarnya adalah memilih alternatif-alternatif yang mungkin dilaksanakan dengan mempertimbangkan tujuan perusahaan serta sumber-sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan dan kendala-kendala yang dihadapi, menentukan program dan memberikan gambaran kepada pihak manajemen mengenai teknik-teknik yang digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Untuk mencapainya manajemen harus mengetahui data yang relevan terutama yang menyangkut penghasilan dan biaya dimasa yang akan datang. Perencanaan merupakan fungsi yang menempati urutan pertama dan sebagai landasan bagi fungsi-fungsi manajemen lainnya. Menurut Carter dan Usry (2004:87) Perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan organisasi yang akan dicapai perusahaan dan mengatur srategi yang akan dilaksanakan dengan menggunakan sumber daya yang ada, perencanaan ini dapat disusun untuk jangka pendek dan jangka panjang dan akan dipakai sebagai dasar untuk mengendalikan kegiatan perusahaan. Sedangkan pengertian perencanaan menurut Nafarin (2000:3) adalah: Perencanaan merupakan tindakan yang dibuat berdasarkan fakta dan asumsi mengenai gambaran kegiatan yang dilakukan pada waktu yang akan datang dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

8 Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa perencanaan merupakan suatu proses penentuan kegiatan atau aktivitas yang dilakukan dimasa yang akan datang untuk menghadapi berbagai ketidakpastian dan alternatif yang mungkin terjadi. Perencanaan dianggap sebagai suatu kumpulan keputusankeputusan dan mencakup hal-hal yang berhubungan dengan keadaan dimasa yang akan datang. Oleh karena itu, perencanaan harus mempunyai kemampuan untuk melakukan pilihan-pilihan terbaik yang dilaksanakan untuk menghindari kegagalan. Ada dua jenis perencanaan yaitu: a. Perencanaan Jangka Pendek Perencanaan jangka pendek dibagi dalam dua kategori yaitu berdasarkan frekuensi dan jenis keputusan. Beberapa keputusan mempunyai kaitan dengan kegiatan-kegiatan sekarang dan dapat dibuat harian atau mingguan. Keputusan-keputusan seperti ini ditandai oleh keteraturan dari frekuensinya dan disebut keputusan-keputusan operasi jangka pendek. Kategori kedua berkaitan dengan keputusan-keputusan non rutin jangka pendek, keputusan-keputusan ini membutuhkan lebih banyak analisis jika dibandingkan keputusan-keputusan operasi jangka pendek. b. Perencanaan Jangka Panjang

9 Perencanaan jangka panjang melibatkan pengambilan keputusan yang pengaruhnya menjangkau beberapa tahun kedepan. Biasanya tiga sampai lima tahun bahkan bisa pula lebih lama. Keseluruhan perencanaan jangka panjang kadangkala disebut perencanaan strategi. 2. Pengertian Pengawasan Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya. Pengawasan mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan rencana yang ditetapkan, perintah yang dikeluarkan dan prinsip yang dianut. Juga dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan dan kesalahan agar dapat dihindari kejadiannya di kemudian hari. Menurut Harahap (2001:10) Pengawasan adalah segala usaha dan kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui dan menilai apakah pelaksanaan tugas sesuai dengan yang sebenarnya. Pengawasan menurut Carter dan Usry (2004:12) usaha sistematis perusahaan untuk mencapai tujuan dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana membuat tindakan yang tepat untuk mengkoreksi perbedaanperbedaan yang penting. Dari pengertian tersebut disimpulkan bahwa pengawasan dapat dianggap sebagai aktivitas untuk menentukan, mengkoreksi penyimpangan-

10 penyimpangan penting dalam hasil yang dicapai dari aktivitas-aktivitas yang direncanakan. Apabila dalam pelaksanaan ditemukan penyimpangan maka diadakan tindakan perbaikan agar rencana sejalan dengan pelaksanaan. Pengawasan perlu dilakukan agar tercapainya kegiatan yang efektif dan efisien. Untuk mendukung pengawasan yang baik maka perlu mengetahui suatu pengukur dari kegiatan yang efektif dan efisien tersebut. Menurut Hansen dan Mowen (2002:483) Ukuran efisien merupakan ukuran keuangan yang mencakup laporan biaya aktifitas, anggaran, fleksibel, laporan realisasi. Ukuran keuangan ini dirancang untuk menilai seberapa baik penggunaan sumber daya. Sedangkan ukuran efektif yang merupakan ukuran non keuangan mencakup kinerja aktivitas yang dilakukan, pekerja yang terlibat dan ukuran ini harus mendukung tujuan umum yaitu perbaikan berkelanjutan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengawasan terdiri dari suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah yang bersifat umum, yaitu: a. Menetapkan alat pengukur (standart) b. Mengadakan penilaian (evaluasi) c. Mengadakan tindakan perbaikan (koreksi) 3. Tujuan serta manfaat perencanaan dan pengawasan Tujuan utama perencanaan adalah untuk menentukan program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan diwaktu yang akan datang. Manfaat dari perencanaan menurut Hasibuan (2001: 10) antara lain adalah: a. Perencanaan menimbulkan aktivitas yang teratur b. Perencanaan membantu kita memvisualisasikan kemungkinan pada masa yang akan datang

11 c. Perencanaan memberikan dasar untuk pengawasan d. Perencanaan meransang prestasi kerja e. Perencanaan membantu seorang manajer mencapai status Sedangkan tujuan utama pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan sesuai dengan interuksi-interuksi yang ditetapkan. Tahap berikutnya untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan perencanaan. Berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan-tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu maupun pada waktu yang akan datang. perusahaan adalah: Adapun manfaat dari pengawasan menurut Hasibuan (2001:14) bagi a. Mempersatukan pengertian-pengertian tentang kebijaksanaan dan prosedur-prosedur. b. Menemukan penilaian apakah perencanaan telah dilaksanakan secara efektif c. Menentukan dan mengukur penyimpangan yang terjadi d. Mengantisipasi penyimpangan-penyimpangan dari standard. e. Menyegerakan tindakan koreksi yang perlu untuk pencapaian tujuan. C. Perencanaan dan Penyusunan Biaya Operasional 1. Pengertian Anggaran Anggaran merupakan penjabaran dari fungsi perencanaan. Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan. Anggaran memberikan proyeksi yang dapat dipercaya mengenai

12 hasil-hasil dari rencana sebelum rencana dilaksanakan karena pada waktu mempersiapkan anggaran kita dipaksa untuk memperhatikan dan menyelidiki semua faktor-faktor yang mempengaruhi rencana dan memaksa membuat analisis yang teliti berdasarkan kenyataan-kenyataan yang ada. Menurut Munandar (2001:11) dalam penyusunan anggaran perlu dipertimbangkan faktor-faktor berikut: a. Pengetahuan tentang tujuan dan kebijakan umum perusahaan b. Data tahun-tahun sebelumnya c. Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi d. Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing, dan gerak-gerik pesaing. e. Kemungkinan adalanya perubahan kebijakan pemerintah f. Penelitian untuk pengembangan perusahaan. Anggaran adalah salah satu bentuk dari berbagai rencana yang mungkin disusun meskipun tidak setiap rencana dapat disebut sebagai anggaran. Untuk mendapatkan pengertian dari anggaran maka berikut dikemukakan beberapa pendapat dari para ahli diantaranya Sukanto (2000:144) Anggaran merupakan rencana yang terorganisasi dan menyeluruh dinyatakan dalam unit moneter untuk operasi dan sumber daya suatu perusahaan selama periode tertentu dimasa yang akan datang. Sedangkan pengertian anggaran menurut Munandar (2001:1) sebagai berikut: Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) yang akan datang.

13 Pada dasarnya anggaran merupakan gambaran dimasa yang akan datang, jadi anggaran tersebut setiap saat harus dihadapkan dengan kenyataan yang ada pada waktu pelaksanaan. Oleh karena itu, anggaran harus bersifat fleksibel agar dapat dimungkinkan untuk melakukan penyesuaian akibat timbulnya situasi dan kondisi yang berbeda yang telah dibayangkan sebelumnya. 2. Jenis-jenis Anggaran Anggaran terdiri dari berbagai jenis sesuai dengan pengelompokkannya. Menurut Nafarin (2000:17) mengatakan anggaran dapat dikelompokkan dari beberapa sudut pandang sebagai berikut: 1. Menurut dasar penyusunan, anggaran terdiri dari: a. Anggaran variabel yaitu disusun berdasarkan interval (kisar) kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan sutau seri anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat-tingkat aktivitas yang berbeda. b. Anggaran tetap yaitu anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu. 2. Menurut cara penyusunan anggaran terdiri dari: a. Anggaran periodik adalah anggaran yang disusun untuk satu periode tertentu dan umumnya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran. b. Anggaran konitu adalah anggaran yang dibuat untuk memperbaiki anggaran yang telah dibuat misalnya tiap bulan diadakan perbaikan, sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun mengalami perubahan. 3. Menurut jangka waktu. Anggaran terdiri dari,

14 a. Anggaran jangka pendek (anggaran taktis) adalah anggaran yang dibuat dengan jangka waktu paling lama sampai satu tahun. Anggaran untuk keperluan modal kerja merupakan anggaran jangka pendek b. Anggaran jangka panjang (anggaran strategis) adalah anggaran yang dibuat untuk jangka waktu lebih dari setahun. Anggaran untuk keperluan investasi barang modal merupak an anggaran jangka panjang yang disebut anggaran modal (capital budget) anggaran jangka panjang tidak harus berupa anggaran modal. Anggaran jangka panjang diperlukan sebagai dasar penyusunan anggaran jangka pendek. 4. Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari anggaran operasional dan anggaran keuangan. Kedua anggaran ini bila dipadukan disebut anggaran induk (master budget) anggaran induk merupakan konsolidasi rencana keseluruhan perusahaan untuk jangka pendek. Biasanya disusun atas dasar tahunan. Anggaran tahunan dapat dipecah lagi menjadi anggaran triwulan, caturwulan, semester kemudian dipecah menjadi anggaran bulanan. a. Anggaran operasional adalah anggaran untuk menyusun anggaran laporan laba rugi. Anggaran operasional antara lain: - Anggaran penjualan - Anggaran biaya pabrik yang terdiri dari anggaran biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung, anggaran biaya overhead pabrik. - Anggaran biaya usaha - Anggaran laporan laba rugi

15 b. Anggaran keuangan adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca. Anggaran keuangan antara lain terdiri dari: - Anggaran kas - Anggaran utang - Anggaran piutang - Anggaran neraca - Anggaran persediaan 5. Menurut kemampuan menyusun, anggaran terdiri dari: a. Anggaran komprehensif merupakan rangkaian dari berbagai macam anggaran yang disusun secara lengkap. Anggaran ini merupakan perpaduan dari anggaran operasional dan anggaran keuangan secara lengkap. b. Anggaran parsial merupakan anggaran yang disusun tidak lengkap, anggaran yang hanya menyusun bagian anggaran tertentu saja. 6. Menurut fungsinya, anggaran terdiri dari: a. Appropriation budget adalah anggaran yang diperuntukkan bagi tujuan tertentu dan tidak boleh digunakan untuk manfaat lain. b. Performance budget adalah anggaran yang disusun berdasarkan fungsi aktivitas yang dilakukan dalam perusahaaan untuk menilai apakah biaya yang dikeluarkan oleh masing-masing aktivitas tidak melampaui batas. 3. Kegunaan dan Kelemahan Anggaran Anggaran yang lengkap meliputi perencanaan untuk seluruh aktifitas perusahaan. Anggaran menginformasikan kepada manajemen tentang proyeksi kinerja, sebelum hingga sesudah rencana diimplementasikan. Di saat

16 mempersiapkan anggaran, manajemen dimintai mencermati faktor-faktor yang mempengaruhi anggaran, manajemen dimintai mencermati faktor-faktor yang mempengaruhi rencana perusahaan dan mengharuskan manajemen untuk menganalisis secara baik berbagai realitas yang ada. Oleh karena itu anggaran cenderung menempati posisi yang lebih kritis. pokok yaitu: Menurut Munandar (2001:13). Anggaran mempunyai tiga kegunaan 1. Sebagai pedoman kerja Anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta sekaligus memberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatan perusahaan di waktu yang akan datang 2. Sebagai alat pengkoordinasian kerja Anggaran berfungsi sebagai alat untuk pengkoordinasian kerja agar semua bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan dapat saling menunjang, saling bekerjasama dengan baik untuk menuju sasaran yang telah ditetapkan. 3. Sebagai alat pengawas kerja Anggaran berfungsi sebagai tolok ukur, sebagai alat pembanding untuk menilai realisasi kegiatan perusahaan. Sementara kelemahan-kelemahan yang membatasi anggaran menurut Adisaputra dan Asri (2003:53) : 1. Karena anggaran disusun berdasarkan estimasi maka terlaksananya dengan baik kegiatan-kegiatan bergantung kepada ketetapan estimasi tersebut. 2. Anggaran hanya merupakan rencana, dan rencana tersebut baru berhasil apabila dilaksanakan dengan sungguh-sungguh. 3. Anggaran hanya merupakan suatu alat yang dipergunakan untuk membantu manajer dalam melakukan melakukan tugasnya, bukan menggantikannya. 4. Kondisi yang terjadi tidak selalu seratus persen sama dengan yang diramalkan sebelumnya, karena itu perlu memiliki sifat fleksibel.

17 Anggaran mempunyai kegunaan yang pada dasarnya sama, yakni dalam hal perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan. 1. Dalam bidang perencanaan a. Mendasarkan kegiatan-kegiatan penyelidikan studi dan penelitian b. Mengerahkan seluruh tenaga dalam perusahaan dalam penentuan arah atau kegiatan yang paling menguntungkan. c. Untuk membantu atau menunjang kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan. d. Menentukan tujuan-tujuan perusahaan e. Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia f. Mengakibatkan pemakaian alat-alat fisika secara lebih efektif 2. Dalam bidang pengkoordinasian faktor manusia dengan perusahaan a. Membantu mengkoordinasikan faktor manusia dengan perusahaan b. Menghubungkan aktivitas perusahaan dengan tren dalam dunia usaha c. Menetapkan penggunaan modal pacda saluran-saluran yang menguntungkan dalam arti seimbang dengan program-program perusahaan. d. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasi 3. Dalam bidang pengawasan a. Untuk mengawasi kegiatan dan pengamanan-pengamanan b. Untuk pencegahan secara umum pemborosan-pemborosan, sebetulnya ini adalah tujuan yang paling umum daripada penyusunan anggaran. 4. Prosedur Penyusunan Anggaran Penyusunan anggaran berhubungan erat dengan peran departemen anggaran dan komite anggaran. Departemen anggaran adalah departemen yang bertugas mengadministrasikan aliran informasi sistem pengendalian melalui anggaran. Fungsi departemen menurut Supriyono (2000:50) adalah: 1. Menerbitkan prosedur dan formulir-formulir untuk penyusunan anggaran. 2. Mengkoordinasikan dan menerbitkan setiap asumsi-asumsi dasar yang dikeluarkan kantor pusat untuk digunakan dalam menyusun anggaran. 3. Menjamin bahwa informasi dikomunikasikan secara wajar diantara unitunit organisasi yang saling berhubungan. 4. Membantu pusat-pusat pertanggungjawaban di dalam menyusun anggaran.

18 5. Menganalisis usulan anggaran dan membantu rekomendasi, pertama pada penyusunan anggaran dan selanjutnya kepada manajemen puncak 6. Mengadministrasikan proses pengubahan atau penyesuaian anggaran selama tahun yang bersangkutan. 7. Mengkoordinasikan dan secara fungsional mengendalikan pekerjaan departemen anggaran di eselon bawah. Jika dilihat dari pihak-pihak yang menyusun anggaran, maka penyusunan anggaran menurut Harahap (2001:83) dapat dilakukan dengan cara: 1. Otoriter atau Top Down Dalam penyusunan anggaran ini, manajemen senior menetapkan anggaran bagi tingkat yang lebih rendah. Anggaran disusun dan ditetapkan sendiri oleh pimpinan dan anggaran inilah yang harus dilaksanakan bawahan tanpa ada keterlibatan bawahan dalam penyusunannya. Metode ini baik jika karyawan tidak mampu menyusun anggaran atau membutuhkan waktu yang terlalu lama untuk menyusun anggarannya. 2. Demokrasi atau Bottom Up Dalam metode ini, anggaran disusun berdasarkan hasil keputusan karyawan, manajer di tingkat yang lebih rendah berpartisipasi dalam menentukan besarnya anggaran. Anggaran disusun mulai bawahan sampai ke atasan. Bawahan diserahkan sepenuhnya menyusun anggaran yang akan dicapainya dimasa yang akan datang. Metode ini tepat jika digunakan pada perusahaan yang karyawannya memiliki keahlian dalam penyusunan anggaran dan tidak dikhawatirkan membutuhkan proses yang lama dan berlarut. 3. Campuran atau Top Down dan Bottom Up Metode ini adalah yang paling efektif dengan menggabungkan kedua pendekatan tersebut. Pembuat anggaran mempersiapkan draft pertama anggaran untuk bidang tanggung jawab mereka yang merupakan pendekatan dari bawah ke atas. Tetapi mereka melakukan tersebut berdasarkan pedoman yang ditetapkan tingkat yang lebih tinggi, yang merupakan pendekatan dari atas ke bawah. Manajer senior meninjau dan memberikan kritik dan saran atas anggaran yang diusulkan. Proses peninjauan ini sebaiknya dipandang adil, jika atasan mengubah jumlah anggaran, dia harus mencoba dan meyakinkan pembuat anggaran bahwa perubahan itu wajar. Anggaran disusun pihak manajemen untuk jangka waktu satu tahun dan membawa perusahaan ke kondisi tertentu yang diinginkan dengan sumber daya

19 tertentu yang diharapkan. Proses penyusunan anggaran merupakan proses rencana kerja jangka pendek. Adapun proses penyusunan anggaran menurut Gudono (2000:190) adalah sebagai berikut: 1. Manajemen puncak mengirim prinsip-prinsip penyusunan anggaran (termasuk tujuan umum perusahaan) ke masing-masing bagian serta membentuk komite anggaran, jika belum memiliki komite. 2. Masing-masing bagian menyusun anggaran operasional (rencana laba) dimulai dengan membuat ramalan penjualan dan anggaran penjualan. Masing-masing manajer terlibat menerima anggaran penjualan untuk dijadikan dasar penyusunan anggaran atau manajemen yang lebih tinggi sering dilakukan pada tahap ini. 3. Negosiasi antar bagian dan komunikasi dengan pihak atasan. 4. Koordinasi dan pembahasan kembali terhadap rancangan anggaran yang diajukan masing-masing departemen oleh komite anggaran. Beberapa revisi mungkin dilakukan supaya terjadi keharmonisan antara anggaran dari departemen yang satu dengan anggaran dari departemen yang lain. Konsultasi dengan pihak-pihak yang terlibat dilakukan untuk membahas revisi itu. 5. Persetujuan akhir dari manajemen puncak. Anggaran induk kemudian dibagi-bagikan ke setiap departemen. Dasar-dasar penetapan anggaran menurut Nafarin (2000: 136) adalah: 1. Harus ada komitmen dari manajemen puncak terhadap konsep perencanaan dan pengendalian anggaran dan perlunya pengertian yang baik dari manajemen puncak tentang akibat pelaksanaan perencanaan dan pelaksanaan perencanaan pengendalian anggaran. 2. Karakteristik atau ciri khas perusahaan dan lingkungan dimana perusahaan beroperasi, termasuk variabel yang dapat dikendalikan dan yang tidak dapat dikendalikan, harus diidentifikasi dan di evaluasi sehingga keputusan yang relevan yang berkaitan dengan karakteristik program perencanaan dan pengendalian laba yang efektif dan praktis yang dapat dibuat. 3. Harus ada evaluasi terhadap struktur organisasi dan pembagian tanggung jawab manajerial dan penerapan perubahan adalah perlu untuk menjamin terlaksananya perencanaan dan pengendalian yang efektif. 4. Harus ada evaluasi dan pengorganisasian sistem akuntansi untuk menjamin bahwa sistem tersebut sesuai dengan pertanggung jawaban di perusahaan (akuntansi Pertanggungjawaban /responsibility accounting). Sehingga sistem ini dapat memberikan data yang berguna untuk perencanaan dan pengendalian.

20 5. Kebijakan tentang dimensi waktu atau periode yang dipergunakan dalam perencanaan dan pengendalian anggaran harus dibuat. 6. Program pelatihan anggaran harus dikembangkan untuk memberikan informasi kepada manajemen di semua tingkatan tergantung oleh tujuan perusahaan. D. Pengawasan Biaya Operasional Pengawasan adalah fungsi manajemen yang ditujukan supaya keputusan yang telah dibuat dalam bentuk rencana benar-benar dijalankan sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan. Setiap perusahaan didirikan dengan maksud untuk mencapai beberapa tujuan pokok. Tercapainya tujuan bukanlah sesuatu yang terjadi secara kebetulan karena lazimnya sukses mencapai tujuan hanya dapat dicapai jika semua tahap dari kegiatan yang akan dilakukan telah dipikirkan dengan seksama dan teliti sampai detailnya oleh mereka yang bertanggung jawab akan kegiatan tadi. Berdasarkan pemikiran ini maka manajemen harus mengetahui jurusan yang hendak dituju, hal-hal yang dilakukan untuk mencapai tujuan, cara-cara bagaimana ini akan dilakukan, dan pengawasan yang terus menerus atas pelaksanaan rencana tersebut. Menurut Harahap (2001 : 10), Pengawasan adalah segala usaha dan kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui dan menilai apakah pelaksanaan tugas sesuai dengan yang sebenarnya. Sebagaimana telah diketahui bahwa perencanaan itu adalah suatu proses penentuan lebih dahulu aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan, sedangkan pengawasan itu sendiri adalah

21 semua aktivitas yang dilakukan untuk mengetahui hasil kerja seseorang apakah sesuai dengan rencana. Jadi, jelaslah bahwa antara perencanaan dan pengawasan sangat erat hubungannya karena pengawasan hanya dapat dilakukan apabila telah ada suatu ukuran tertentu, dalam hal ini perencanaan merupakan tolok ukur. Sistem pengawasan yang paling efektif dipergunakan oleh suatu perusahaan adalah melalui sistem pengawas intern atau yang lebih dikenal dengan nama struktur pengendalian intern. Dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan perlu adanya struktur organisasi yang menggambarkan dengan jelas tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian sehingga kemungkinan yang merugikan perusahaan dapat dielakkan ataupun dibatasi seminimal mungkin. Pengawasan terhadap biaya operasional tidak akan dapat berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan terlebih dahulu. Untuk mendapatkan pengawasan yang baik terhadap biaya operasional perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Pengeluaran atau biaya harus hanya diperkenankan atas dasar persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, dan sebelumnya pengeluaran tersebut memang benar-benar diperlukan. 2. Pengeluaran atau biaya yang terjadi merupakan tugas pengawasan kepada mereka yang diberikan wewenang.

22 Tahap-tahap pengawasan dan pengukuran hasil kerja dapat dilakukan melalui pencatatan kejadian atau transaksi yang dilakukan melalui prosedurnya sampai akhirnya diperlukan melalui laporan keuangan. Tujuan Anggaran Pengukuran Umpan balik Analisis varians dalam menyusun Perbandingan anggaran dan fakta tujuan Tindakan koreksi Sumber: (Harahap, 2001 : 9) Gambar 1.1 Proses anggaran sebagai alat pengawasan Di dalam Standart Profesional Akuntan Publik ( IAI, 2001 ; SA ) struktur pengendalian intern didefinisikan antara lain sebagai berikut: Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian 3 golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan (b) efektifitas dan efisiensi operasional dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Tujuan dilakukannya struktur pengendalian intern adalah:

23 1. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi 2. Mencek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Unsur struktur pengendalian intern ini terdiri dari tiga unsur pokok yaitu: 1. Lingkungan pengendalian 2. Sistem akuntansi 3. Pengendalian Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan pengaruh gabungan dari beberapa faktor dalam membentuk, memperkuat atau merupakan efektifitas kebijakan dan prosedur tertentu. Contohnya: di dalam pengeluaran biaya operasional, pelaksanaan pekerjaannya harus sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian suatu perusahaan. Efektifitas sistem akuntansi dan prosedur pengendalian sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian. Sistem Akuntansi

24 Dalam hal ini sistem dianggap sebagai suatu jaringan prosedur yang saling berrkaitan yang dapat dilambangkan sesuai dengan kerangka yang saling berinteraksi untuk melaksanakan kegiatan perusahaan seluruhnya. Sistem akuntansi diciptakan untuk mengindentifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu kesatuan usaha tersebut. Sistem akuntansi dapat dipakai sebagai suatu alat untuk menyusun informasi dan data sehingga dapat mengawasi harta kekayaan perusahaan. Sistem akuntansi yang baik dapat mengarahkan pencatatan sistematis, terinci dan sekaligus sangat berguna di dalam penyusunan anggaran dimasa yang akan datang dengan melihat data tahun sebelumnya. Pengendalian Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan perlu adanya struktur organisasi yang menggambarkan dengan jelas tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian sehingga kemungkinan yang merugikan perusahaan dalam dielakkan ataupun dibatasi seminimal mungkin.

25 Pengawasan terhadap biaya operasional tidak akan dapat berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan terlebih dahulu. Untuk mendapatkan pengawasan yang baik terhadap biaya operasional perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Pengeluaran atau biaya hanya di perkenankan atas dasar persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, dan sebelumnya pengeluaran tersebut memang benar-benar diperlukan. b. Pengeluaran atau biaya yang terjadi merupakan tugas pengawasan kepada mereka yang diberikan wewenang. 1. Tekhnik Pengawasan Biaya Operasional Dalam melaksanakan pengawasan biaya operasional dapat digunakan teknik pengawasan sebagai berikut: a. Pengawasan menggunakan anggaran. Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya operasional maka pada awal periode ditentukan anggaran biaya untuk setiap jenis biaya yang didistribusikan untuk setiap bagian dari departemen yang merupakan kegiatan fungsional. Pengawasan menbutuhkan suatu alat pengukur untuk keseluruhan organisasi, dalam hal ini anggaran mempunyai peranan sebagai alat pengukur atas pelaksanaan yang sesungguhnya. Informasi yang diberikan melalui anggaran ditujukan kepada pimpinan dalam bentuk laporan yang disusun sedemikian rupa

26 sehingga akan jelas terlihat apabila terdapat hal-hal yang memerlukan perbaikan dengan segera. Penyimpangan yang bersifat merugikan serta dapat dikendalikan harus segera dilakukan tindakan perbaikan sedangkan yang bersifat menguntungkan jika mungkin ditingkatkan atau setidaknya dapat dipertahankan sehingga dapat dijadikan dasar untuk perencanaan dan pengawasan yang lebih baik dimasa yang akan datang. Analisis yang dilakukan terhadap penyimpangan perlu dilakukan karena tidak ada gunanya mengetahui adanya suatu keadaan yang kurang baik tanpa melakukan tindakan perbaikan terhadap keadaan tersebut. Namun demikian, hal ini tidak berarti bahwa hal-hal yang telah sesuai dengan anggaran dapat diabaikan oleh pimpinan tetapi harus waspada terhadap adanya kemungkinan kesesuaian yang disengaja untuk menutupi kesalahan atau kekurangan yang sebenarnya ada. Dengan demikian jelaslah bahwa anggaran perusahaan merupakan alat yang penting bagi pimpinan untuk melaksanakan pengawasan atau pelaksanaan agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Anggaran merupakan suatu rencana untuk masa yang akan datang sedangkan keadaan dimasa yang akan datang diliputi oleh ketidakpastian, selalu terjadi perubahan baik yang disebabkan oleh faktor intern maupun faktor eksternal perusahaan. Agar anggaran sebagai alat pengawasan dapat lebih berhasil guna maka sebaiknya dilakukan perbandingan antara realisasi dengan realisasi dengan

27 anggaran secara teratur dan terus-menerus yang dicatat didalam laporan pelaksanaan atau laporan realisasi anggaran. Anggaran mempunyai peranan penting untuk fungsi pengawasan biaya operasional yaitu sebagai alat pengukur bagi pelaksanaan dan rencana yang telah disusun agar dapat dicegah adanya pemborosan biaya. Terhadap laporan-laporan realisasi anggaran dilakukan analisis untuk mengetahui sebab-sebabnya dan menjadi dasar untuk melakukan tindakan-tindakan perbaikan yang perlu. Jelaslah anggaran merupakan salah satu teknik yang penting di dalam melakukan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan yang tlah direncanakan agar tidak terjadi penyimpangan yang merugikan perusahaan. b. Pengawasan menggunakan standar Teknik lain untuk mengawasi biaya operasional adalah dengan menggunakan standar. Tujuan pemakaian standar disini adalah untuk lebih meningkatkan efisiensi kegiatan dengan cara mengaitkan antara prestasi dari kegiatan dengan biaya yang terjadi. Melakukan pengawasan berarti tindakan untuk menetapkan apakah semua rencana telah dilaksanakan sebagaimana mestinya. Untuk mengetahui apakah semua rencana telah dilaksanakan sebagaimana mestinya dan apakah ada penyimpangan maka dibutuhkan suatu tolok ukur. Yang menjadi tolok ukur biaya operasional dalam standar ini adalah membandingkan biaya standar dengan biaya aktual. Biaya standar mencerminkan biaya yang seharusnya terjadi yang ditentukan untuk setiap elemen biaya dan pada setiap departemen. Biaya standar

28 tersebut akan dapat dipakai sebagai alat pengawasan biaya dan menilai prestasi pelaksanaan dengan baik. Biaya standar adalah biaya yang ditentukan terlebih dahulu besarnya berdasarkan penelitian yang seksama. Biaya standar menunjukkan berapa besar biaya yang seharusnya terjadi dalam operasional yang normal dan berdaya guna sehingga dapat dipakai sebagai patokan untuk mengukur daya guna. Biaya standar ini merupakan target yang dituju dan juga merupakan patokan yang dapat dipakai untuk mengukur dan menilai biaya sesungguhnya. Pada setiap periode akuntansi, biaya sesungguhnya dibandingkan dengan biaya standar sehingga dapat dilakukan pengendalian biaya dan penilaian prestasi dengan jalan menentukan efisiensi setiap elemen biaya pada setiap departemen. Penentuan besarnya selisih biaya yang timbul akan menunjukkan elemen biaya apa pada departemen mana dan tanggung jawab siapa selisih biaya tersebut. Saldo debet dalam rekening berarti biaya aktual lebih besar dari biaya standar. Hal ini disebut dengan selisih yang merugikan. Sebaliknya bila rekening selisih bersaldo kredit berarti biaya aktual lebih kecil dari biaya standar. Hal ini disebut dengan selisih yang menguntungkan. Cara penyusunan anggaran yang paling baik adalah penyusunan anggaran berdasarkan biaya standar karena seperti yang telah diuraikan sebelumnya bahwa biaya standar ditetapkan melalui pendekatan secara ilmiah yang didahului dengan analisis dan penelitian sehingga dimungkinkan untuk mengadakan perencanaan dan pengawasan dengan sebaik-baiknya.

29 Dengan menggunakan anggaran dan biaya standar secara bersamaan maka biaya standar akan menjadi kerangka pendukung yang akurat bagi tersusunnya suatu anggaran. E. Prosedur Pengeluaran Biaya Operasional Walaupun anggaran biaya operasional telah disusun dengan baik namun tanpa adanya suatu prosedur terhadap penggunaan biaya operasi yang baik maka anggaran tersebut tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Anggaran yang digunakan sebagai pedoman dalam pengeluaran biaya operasional dalam pelaksanaannya harus menempuh suatu prosedur tertentu yang sesuai dengan perusahaan. Pengawasan operasional dan transaksi dapat dilakukan melalui jalur-jalur yang telah ditetapkan lebih dahulu untuk setiap kegiatan perusahaan. Dalam setiap prosedur digunakan dokumen yang merupakan bukti terjadinya transaksi yang telah diotorisasikan oleh yang berwenang untuk selanjutnya digunakan sebagai dasar pencatatan. Setelah membuat rencana berdasarkan anggaran dan biaya standar maka semua penyimpangan biaya dari rencana yang kiranya penting bagi manajemen harus dicatat dan dicantumkan dalam laporan realisasinya. Laporan ini harus disusun sedemikian rupa sehingga dengan demikian manajemen dapat menangkap persoalannya dan segera membuat keputusan mengenai tindakan koreksi yang harus diambil.

30 Oleh karena itu, laporan harus memperlihatkan dengan jelas apa yang menjadi sebab dari penyimpangan dan siapa yang bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut dan juga siapa yang harus melakukan tindakan untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi. Laporan realisasi anggaran adalah suatu laporan yang memuat angkaangka realisasi atau menurut catatan akuntansi. Tujuan laporan tersebut adalah untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan bak yang bersifat positif maupun yang bersifat negatif sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil tindakan koreksi yang perlu. 1. Bentuk Anggaran Biaya Penjualan Tidak ada bentuk standar yang harus digunakan oleh suatu perusahaan, jika akan menyusun suatu anggaran. Ini berarti perusahaan mempunyai kebebasan untuk menentukan bentuk suatu format yang sesuai dengan keadaan perusahaan masing-masing. Demikian pula halnya dengan biaya penjualan. Sebagai ilustrasi berikut merupakan contoh anggaran biaya penjualan. Tabel 1.1 Anggaran Biaya Penjualan Untuk Tahun yang Berakhir pada 31 Desember 1999 Kuartal Uraian Tahun Rencana penjualan dalam

31 unit Biaya pemasaran per unit X$ 0,05 X$ 0,05 X$ 0,05 X$ 0,05 X$ 0,05 Total Biaya Variabel $100 $300 $300 $100 $100 Biaya penjualan tetap: Gaji $10 $10 $10 $10 $40 Iklan $10 $10 $10 $10 $40 Depresiasi $5 $5 $5 $5 $20 Travel $3 $3 $3 $3 $12 Total Biaya Tetap $28 $28 $28 $28 $112 Total Biaya Penjualan $128 $328 $328 $128 $912 Sumber : (Hansen dan Mowen, 2002 : 726) Dalam bidang perencanaan, dengan disusunnya anggaran biaya penjualan, maka perusahaan dihadapkan pada keharusan untuk merencanakan secara terperinci biaya-biaya yang akan dikeluarkan yang nantinya akan dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaanya. Biaya penjualan ini disebut juga dengan biaya variable, yakni biaya-biaya yang selalu berubah secara proporsional (sebanding) sesuai dengan penjualan. Biaya variable ini dibebankan pada pendapatan yang dihasilkan selama periode tersebut. Di lain pihak anggaran biaya dipakai sebagai alat koordinasi biaya penjualan. Semua petugas, baik pengawas penjualan maupun tenaga salesman dapat bekerjasama untuk merencanakan kegiatan pemasaran. 2. Bentuk Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Penyediaan anggaran tidak mempunyai bentuk standar tertentu, karena kegunaan anggaran adalah kepentingan intern perusahaan, jadi penyediaan dan bentuk anggaran setiap perusahaan akan berbeda. Hal ini dipengaruhi besar kecilnya perusahaan, kondisi ekonomi, aspek teknis terhadap pembiayaan dan

32 sebagainya. Sebagaimana halnya dengan anggaran-anggaran yang lain, anggaran biaya administrasi dan umum ini juga tidak mempunyai bentuk standar. Sebagai ilustrasi pada halaman berikut ini merupakan contoh anggaran biaya administrasi dan umum. Tabel 1.2 Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Untuk Tahun yang Berakhir pada 31 Desember 1999 Uraian Kuartal Tahun Gaji $25 $25 $25 $25 $100 Asuransi - - $15 - $15 Depresiasi $10 $10 $10 $10 $40 Travel $2 $2 $2 $2 $8 Total biaya administrasi dan umum $37 $37 $52 $37 $163 Sumber : (Hansen dan Mowen, 2002 : 726) Anggaran biaya administrasi dan umum merupakan rencana biayabiaya yang relatif tetap selama periode yang akan datang. Biaya ini disebut juga dengan biaya tetap yaitu biaya yang besar kecilnya tidak dipengaruhi oleh besar kecilnya volume kegiatan perusahaan. Biaya administrasi dan umum ini menunjukkan biaya tetap perusahaan selama suatu periode tertentu. Biaya-biaya ini berhubungan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk membiayai organisasi perusahaan. Oleh karena itu biaya ini akan terus terjadi sejak perusahaan memulai operasionalnya sampainya perusahaan berdiri.

33 Untuk menyusun anggaran biaya ini perlu ditabulasi jenis-jenis biaya administrasi dan umum yang terjadi pada periode sebelumnya, berupa jumlahnya dan dicek kembali adakah pengurangan atau penambahannya. 3. Analisis Penyimpangan Biaya Operasional Analisis yang dilakukan terhadap penyimpangan perlu dilakukan, karena tidak ada gunanya mengetahui adanya suatu keadaan yang kurang baik tanpa melakukan tindakan perbaikan terhadap keadaan tersebut. Namun demikian, hal ini tidak berarti bahwa hal-hal yang sesuai dengan anggaran dapat diabaikan oleh pimpinan, tetapi harus waspada terhadap adanya kemungkinan kesesuaian yang disengaja untuk menutupi kesalahan atau kekurangan yang sebenarnya ada. Dengan demikian jelaslah bahwa anggaran perusahaan merupakan alat yang penting bagi pimpinan untuk melakukan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan perusahaan agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Jika dibandingkan anggaran yang disusun berdasarkan dengan biaya yang sesungguhnya terjadi, maka biasanya akan terdapat perbedaan-perbedaan. Perbedaan tersebut merupakan penyimpangan dari anggaran dinamakan varians dan untuk maksud pengawasan dapat dianalisis lebih lanjut. Telah dikemukakan sebelumnya bahwa cara menggunakan biaya standar sebagai alat pengawasan adalah dengan jalan membandingkannya dengan biaya aktual (biaya sebenarnya). Selisih antara keduanya itu yang disebut dengan penyimpangan biaya.

34 Penyimpangan biaya tersebut dapat dibedakan menjadi dua yaitu: a. Favorable Variance yaitu penyimpangan atau selisih yang menguntungkan. Hal ini terjadi karena biaya standar lebih besar dari biaya sesungguhnya terjadi. b. Unfavorable Variance yaitu penyimpangan atau selisih yang tidak menguntungkan atau disebut dengan penyimpangan yang merugikan. Keadaan ini terjadi seandainya biaya standar lebih kecil dari biaya sesungguhnya terjadi. Manajemen tidak hanya ingin mengetahui jumlah selisih antara hasil yang direncanakan dengan hasil yang sebenarnya, namun yang paling penting juga mengetahui mengapa selisih tersebut terjadi. Dalam rangka tindakan perbaikan pada masa yang akan datang, penyimpangan biaya tersebut perlu dianalisis untuk dapat menentukan apa yang menyebabkan penyimpangan tersebut. Dengan mengetahui penyebabnya, akan dapat pula diputuskan apa yang harus diperbaiki di masa datang. Mengetahui dapat diartikan memisah-misahkan atau membeda-bedakan menurut jenis atau unsur-unsurnya. Dalam menganalisis penyimpangan, kadangkadang ditemukan ada pendapat yang salah tentang pentingnya penyelidikan atau penyimpangan biaya atau selisih biaya tersebut. Pendapat itu mengatakan bahwa penyimpangan yang perlu diselidiki adalah penyimpangan yang sifatnya tidak menguntungkan. Sementara penyimpangan yang menguntungkan tidak perlu diselidiki. Pendapat ini sama sekali tidak benar, karena terjadinya penyimpangan yang menguntungkan mungkin saja disebabkan karena harga standar yang terlalu

35 tinggi, bukan karena perusahaan berhasil menekan pemborosan. Demikian pulsa sebaliknya, penyimpangan biaya yang merugikan tidak selamanya karena ketidakefisienan perusahaan dalam aktivitasnya, tetapi mungkin juga terjadi karena biaya standar terlalu rendah. Analisi varians melibatkan penggunaan hubungan antara dua variable yang masing-masing terdiri dari rangkaian data untuk dapat memantau sebabsebab terjadinya penyimpangan. Menurut Nafarin (2000 : 18) Analisis varians digunakan secara luas dalam pelaporan keuangan dan sering diaplikasikan menurut keadaan berikut dibawah ini: a. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual tahun berjalan dengan hasil aktual tahun lalu, dimana tahun lalu dianggap sebagai dasar. b. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual dengan biaya standar, dimana biaya standar diperlukan sebagai dasar pembanding. c. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual dengan sasaran anggaran dimana sasaran diperlukan sebagai dasar pembanding. Unsur mengembangkan analisis penyimpangan, maka para analisis mengemukakan beberapa kegunaannya sebagai berikut: a. Dapat meneliti perbedaan dan permasalahan penyimpangan anggaran, efisiensi, dan kapasitas yang menganggur b. Mudah mengerti bagi pihak yang memperoleh kebaikan penggunaannya. c. Dapat mengukur ketelitian dan ketepatan yang seksama terhadap semua aspek-aspek yang menimbulkan penyimpangan tersebut.

36 d. Dapat memberikan penjelasan dan penyajian data suatu laporan realisasi bulanan maupun dalam suatu laporan khusus, dengan sekaligus memberikan komentar yang diperlukan. Dengan demikian penyimpangan biaya, baik yang menguntungkan ataupun penyimpangan yang merugikan perlu dianalisis dalam rangka tindakan perbaikan pada kurun waktu yang akan datang.