SKRIPSI. SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT KERETA API (Persero) DIVISI REGIONAL I SUMATERA UTARA.

Transkripsi

1 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN SKRIPSI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT KERETA API (Persero) DIVISI REGIONAL I SUMATERA UTARA Oleh : NAMA : TITIEN LESTARI NIM : DEPARTEMEN : AKUNTANSI Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi 2009

2 PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan Pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara, adalah benar skripsi saya. Skripsi ini adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang telah diperoleh telah dinyatakan jelas, benar, dan apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara. Medan, 17 Februari 2009 Yang membuat pernyataan, Titien Lestari NIM

3 KATA PENGANTAR Puji dan syukur dipanjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan begitu banyak kenikmatan, anugrah, kekuatan dan keberkahan yang diberikan- nya kepada penulis sehingga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. Skripsi ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Universitas Sumatera Utara guna memperoleh gelar Sarjana Ekonomi. Adapun judul skripsi yang disusun oleh penulis yaitu Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan Studi Kasus Pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara. Penulis sudah banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak dalam menyelesaikan skripsi ini, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak., selaku ketua Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara yang senantiasa memberikan dorongan dan masukan yang sangat membangun demi kesempurnaan skripsi ini. 3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, S.E., M.Acc., Ak., selaku sekretaris Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara. 4. Bapak Arifin Lubis, SE, MM., selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu pemikirannya dalam mengarahkan dan membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

4 5. Ibu Dra. Nurzaimah, MM., selaku Dosen Penguji I yang telah memberikan banyak arahan dalam penyusunan skripsi ini. 6. Bapak Sambas Ade Kesuma, SE, MSi., selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan arahan dalam penyusunan skripsi ini. 7. Pimpinan dan seluruh Staf pada PT. Kereta Api (Persero) yang telah banyak membantu dalam pengumpulan data untuk skripsi. Akhirnya dengan segala kekurangan yang dimiliki penulis, maka penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak sebagai masukan dan perbaikan bagi penulis di masa yang akan datang. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Medan, 12 Januari 2009 Penulis, Titien Lestari NIM

5 ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara dan untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan telah berjalan cukup efektif. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan data sekunder seperti struktur organisasi. Teknik pengumpulan data dilakukan menggunakan teknik observasi dan wawancara. Penelitian ini dilakukan pada kantor PT Kereta Api (Persero) yang berlokasi di Jl. Prof. HM. Yamin No.14 Medan dan waktu penelitian dimulai pada bulan Januari 2009 sampai dengan selesai skripsi ini. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara untuk menangani penggajian dan pengupahan telah cukup memadai dalam membantu manajemen perusahaan. Hal ini baik karena perusahaan mempekerjakan karyawan dari berbagai tingkatan dan dalam jumlah yang sangat besar dan memberikan imbalan atas jasa mereka berupa gaji dan upah sehingga perusahaan harus memiliki sistem pengendalian intern yang efektif. Kata kunci : Pengendalian Intern, Gaji, Upah, Sistem Akuntansi

6 ABSTRACT Goal of this research is to find out how the internal control system of salaries and wages on PT Kereta Api (Persero) Regional Division I of North Sumatera and to determine whether the internal control system of salaries and wages applied by the company have been running quite effective. This type of research is descriptive research using primary data such as the results of interviews with the company and secondary data such as the structure of the organization. Technical data is done using the observation and interview techniques. This research is done in the office of PT Kereta Api (Persero) which is located on Jl. Prof. HM. Yamin No.14 Medan and the research began in January 2009 to finish college. Results of this research show that the internal control system implemented by PT Kereta Api (Persero) Regional Division I of North Sumatra to handle salaries and wages have been sufficient in helping the management company. This is because both companies employ staff from various levels and in a very large amount of give and rewarded for their services such as salaries and wages so that the company must have a system of effective internal control. Keywords: Internal Control, Salaries, Wages, Accounting System

7 DAFTAR ISI Hal. PERNYATAAN... KATA PENGANTAR... ABSTRAK... ABSTRACT... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... i ii iv v vi viii ix x BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 5 E. Kerangka Konseptual... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 6 A. Sistem Pengendalian Intern Pengertian Pengendalian Intern Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern... 8 B. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan Pengertian Gaji dan Upah Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan... 10

8 a. Dokumen dalam Sistem Pembayaran Gaji b. Catatan dalam Sistem Pembayaran Gaji c. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Sistem Pengendalian Intern Gaji dan Upah BAB III METODE PENELITIAN A. Jadwal dan Lokasi Penelitian B. Jenis Data C. Metode Pengumpulan Data D. Teknik Analisis Data BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Gambaran umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan Struktur Organisasi dan Uraian Tugas B. Analisis Hasil Penelitian Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan a. Dokumen yang Digunakan b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan 44 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

9 DAFTAR TABEL Nomor Judul Hal. Tabel 3.2 Daftar Gaji Tabel 3.3 Jurnal pembayaran Gaji... 48

10 DAFTAR GAMBAR Nomor Judul Hal. Gambar 2.1 Prosedur pembayaran gaji dalam siklus manajemen Gambar 2.2 Bagan alir sistem akuntansi pembayaran gaji Gambar 2.3 Bagan alir lanjutan sistem akuntansi pembayaran gaji Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara... 31

11 DAFTAR LAMPIRAN Nomor Lampiran 1 Judul Alur Proses Pembayaran Gaji PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Lampiran 2 Daftar Hadir Karyawan PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Lampiran 3 Surat Izin Riset Universitas Sumatera Utara ke PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Lampiran 4 Surat Balasan Riset PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara ke Universitas Sumatera Utara

12 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Pertumbuhan ekonomi pada saat ini mengharuskan dunia usaha untuk mampu mengikuti dan mengantisipasi perkembangan yang terjadi. Khususnya bagi perusahaan yang mencari laba, dituntut untuk mengoptimalkan penggunaan seluruh sumber daya yang dimiliki agar mampu bertahan dan terus berkembang. Didalam iklim bisnis yang serba kompetitif, setiap perusahaan harus mampu bersaing, karena dalam situasi persaingan laba menjadi sesuatu yang sulit diperoleh. Perusahaan harus mampu mengelola seluruh sumber daya yang ada dengan rencana yang digariskan agar tidak kalah dalam persaingan, sehingga mampu memperoleh tingkat laba yang optimal. Seluruh sumber daya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin, dengan kata lain perusahaan harus beroperasi secara efektif dan efisien. Dalam rangka mencapai tingkat efisien yang tinggi, maka manajemen harus mengadakan pengawasan terhadap penggunaan dan pengelolaan sumber daya tersebut. Sumber daya manusia sebagai sarana untuk mencapai tujuan perusahaan, merupakan salah satu faktor penentu yang mempunyai andil besar dalam kinerja suatu perusahaan. Sumber daya manusia tersebut diartikan sebagai karyawan pengelola dan pelaksana suatu perusahaan yang dipercaya oleh perusahaan dalam melaksanakan operasional perusahaan. Perusahaan mempunyai kesempatan yang baik untuk bertahan dan maju jika memiliki karyawan yang tepat, sehingga membutuhkan usaha yang terus-menerus untuk mencari, memilih, dan melatih

13 para karyawan. Sebaliknya, karyawan membutuhkan perusahaan sebagai tempat untuk mencari nafkah. Karyawan harus bekerja untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Oleh karenanya, karyawan berhak mendapatkan gaji sesuai dengan kualitasnya. Masalah gaji mungkin merupakan masalah manajemen kepegawaian yang paling kompleks dan merupakan salah satu aspek yang paling berarti baik bagi karyawan maupun bagi perusahaan. Gaji merupakan kontra prestasi yang diberikan pemberi kerja pada karyawan berkenaan dengan penggunaan tenaga manusia pada kegiatan perusahaan. Gaji mempunyai arti penting bagi karyawan sebagai individu karena besarnya gaji mencerminkan ukuran nilai karya mereka diantara para karyawan itu sendiri. Karyawan akan merasa puas apabila besar gaji yang diterimanya sesuai dengan keahlian dan jabatannya sehingga karyawan akan terdorong untuk semaksimal mungkin bekerja sesuai dengan kemampuannya. Sebaliknya, apabila karyawan memandang gaji yang mereka terima tidak memadai, maka prestasi kerja, semangat, dan motivasi mereka bisa turun. Gaji merupakan salah satu bidang yang banyak memiliki resiko terjadinya kecurangan. Pengelolaan gaji yang tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan akan mengakibatkan kekecewaan pada karyawan. Salah satu contoh yang sering kita temui adalah demonstrasi para karyawan yang menuntut pembayaran atau kenaikan gaji. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan seharusnya mempunyai suatu sistem pengendalian didalam perusahaan yang disebut dengan sistem pengendalian intern (internal control system). Ruang lingkup sistem pengendalian intern mencakup

14 seluruh bidang dan kegiatan yang ada didalam perusahaan. Salah satunya adalah kegiatan yang berhubungan dengan penggajian. PT Kereta Api (Persero) merupakan salah satu badan usaha milik negara yang diberi wewenang untuk melaksanakan pengusahaan angkutan kereta api. Sebagai salah satu badan usaha yang bertugas mengatur angkutan kereta api seluruh masyarakat Indonesia, maka ruang lingkup perusahaan ini sangatlah luas. Sebanding dengan tanggung jawab yang besar, maka PT Kereta Api (Persero) juga harus memiliki manajemen yang baik. Salah satunya dalam hal sistem penggajian tenaga kerja. Dengan ruang lingkup yang sangat luas, maka PT Kereta Api (Persero) tentulah memiliki jumlah tenaga kerja yang tidak sedikit. Setiap hari para karyawan tersebut mengabdikan dirinya menjalankan aktivitas dalam mewujudkan tujuan perusahaan. Pengabdian ini tentulah harus diberikan imbalan berupa gaji ataupun upah. Agar pembayaran gaji dan upah karyawan berjalan sesuai dengan aturannya, maka diperlukanlah suatu sistem pengendalian intern yang akan mengawasi terjadinya pemborosan dan kecurangan dalam penggajian itu sendiri. Gaji dan upah merupakan bagian biaya yang sangat penting dan pengawasannya harus terus mendapat perhatian dari manajemen. Terjadinya suatu kesalahan dalam hal pembayaran gaji karyawan yaitu kesalahan dalam pengisian pos gaji, dimana seorang karyawan menerima gaji dua kali lipat sedangkan karyawan yang lain tidak menerima gaji, merupakan salah satu alasan bagi PT Kereta Api (Persero) untuk memiliki sistem pengendalian intern penggajian yang

15 baik.. Dengan alasan ini, maka penulis terdorong ingin mengetahui sejauh mana usaha manajemen PT Kereta Api (Persero) dalam menjalankan dan menerapkan pengendalian terhadap gaji dan upah para karyawan. Oleh karena itu, penulis mengambil judul Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan Pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara B. Perumusan Masalah Adapun masalah yang akan dibahas dalam tugas akhir ini adalah : 1. Bagaimanakah sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan? 2. Apakah sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan sudah cukup efektif? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara 2. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara sudah cukup efektif.

16 D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis mengenai sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan 2. Bagi perusahaan, untuk memberikan masukan kepada pihak perusahaan dalam memanfaatkan sepenuhnya sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan sehingga diperoleh efisiensi dalam mencapai tujuan perusahaan 3. Bagi civitas akademika, sebagai bahan informasi bagi penelitian-penelitian selanjutnya. E. Kerangka Konseptual PT Kereta Api (Persero) Pengendalian Intern Gaji Upah Karyawan Sistem Pengendalian Intern Penggajian & Pengupahan pada PT Kereta Api (Persero)

17 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Pengendalian Intern 1. Pengertian Pengendalian Intern Pengendalian intern memainkan peran penting dalam hal bagaimana manajemen memenuhi tanggung jawab pengelolaan. Manajemen memiliki tanggung jawab untuk mempertahankan pengendalian yang memberi keyakinan memadai bahwa terdapat pengendalian yang layak atas aktiva dan catatan entitas. Pengendalian intern yang tepat tidak hanya memastikan bahwa aktiva dan catatan dijaga, tetapi juga menciptakan lingkungan dimana efisiensi dan efektivitas didorong dan dimonitor. Manajemen juga membutuhkan sistem pengendalian yang menghasilkan informasi yang andal bagi pengambilan keputusan. Boynton dkk (2003:371) mendefinisikan pengendalian intern adalah Suatu proses yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut : 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3. efektivitas dan efisiensi operasi. Menurut Alvin A.Arens-James K.Loebbecke (1994:289), sistem pengendalian intern adalah Sistem pengendalian intern tersebut adalah terdiri dari beberapa kebijaksanaan dan prosedur spesifikasi yang dirancang untuk memberikan manajemen kepastian yang wajar bahwa sasaran dan tujuan penting bagi perusahaan untuk dipenuhi. Kebijaksanaan dan prosedur ini sering kali disebut pengendalian dan secara kolektif disebut pengendalian internal perusahaan.

18 Sedangkan Mulyadi (2002:171) menyebutkan bahwa sistem pengendalian intern adalah Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Kepatuhan terhadap dokumen dan peraturan yang berlaku 3. Efektifitas dan efisiensi operasi. Berdasarkan definisi yang sudah disebutkan maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern adalah alat yang digunakan untuk membantu pihak manajemen untuk mencegah terjadinya kecurangan atau penyelewengan dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen. Menurut Boynton dkk (2003:371), pentingnya pengendalian intern adalah : 1. Lingkup dan ukuran bisnis entitas telah menjadi sangat kompleks dan tersebar luas sehingga manajemen harus bergantung pada sejumlah laporan dan analisis untuk mengendalikan operasi secara efektif 2. Pengujian dan penelaahan yang melekat dalam sistem pengendalian intern yang baik menyediakan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan terjadinya kekeliruan dan ketidakberesan 3. Tidak praktis bagi auditor untuk melakukan audit atas kebanyakan perusahaan dengan pembatasan biaya ekonomi tanpa menggantungkan pada sistem pengendalian intern klien. Sedangkan Hall (2001:150), menyebutkan tujuan utama dari pengendalian intern adalah : 1. Untuk menjaga aktiva perusahaan 2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi 3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan 4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan proseduir yang telah ditetapkan oleh manajemen.

19 2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur yang dirancang dan digunakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan pengendalian dapat dipenuhi. Menurut Messier (2005:251), sistem pengendalian intern terdiri dari lima komponen, yaitu : 1. Lingkungan pengendalian 2. Proses penentuan resiko entitas 3. Sistem informasi entitas dan proses bisnis terkait yang relevan terhadap pelaporan keuangan dan komunikasi 4. Prosedur pengendalian 5. Pemantauan pengendalian. Unsur-unsur diatas akan diuraikan sebagai berikut : 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian internal yang efektif, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian termasuk tingkah laku, kewaspadaan, kebijakan, dan tindakan manajemen dan dewan komisaris mengenai pengendalian internal entitas dan kepentingannya bagi entitas. 2. Proses Penentuan Resiko Entitas Proses untuk mengidentifikasi dan menanggapi resiko bisnis dan hasilnya. Untuk tujuan pelaporan keuangan, proses penentuan resiko entitas termasuk bagaimana manajemen mengidentifikasi resiko yang relevan terhadap persiapan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan

20 prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum, memperkirakan signifikansinya, menentukan kemungkinan kejadiannya, dan memutuskan tindakan untuk mengelolanya. 3. Sistem Informasi Entitas Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangan, termasuk sistem akuntansi, terdiri atas prosedur, apakah otomatis atau manual, dan catatan yang ditetapkan untuk memulai, mencatat proses, serta melaporkan transaksi entitas dan untuk mempertahankan akuntabilitas aktiva, kewajiban, dan ekuitas terkait. Komunikasi melibatkan pemahaman atas peran dan tanggung jawab individu yang berkaitan dengan pengendalian internal atas pelaporan keuangan. 4. Prosedur Pengendalian Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan, misalnya, tindakan yang perlu dilakukan untuk menyikapi resiko terhadap pencapaian sasaran entitas. Prosedur pengendalian, apakah otomatis atau manual, memiliki berbagai tujuan dan diterapkan pada berbagai tingkat organisasional dan fungsional. 5. Pemantauan Pengendalian Suatu proses untuk menentukan kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu. Pengawasan atas pengendalian melibatkan penentuan rancangan dan operasi pengendalian secara tepat waktu dan mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

21 B. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan 1. Pengertian Gaji dan Upah Dalam praktek, istilah gaji dan upah sering digunakan secara bergantian, maka seringkali gaji dan upah dianggap memiliki pengertian yang sama oleh masyarakat. Menurut Warren, Carl S (2001:446) pengertian gaji dan upah adalah Gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan atau tahunan. Sedangkan upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar), baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara minggu atau per jam. Sedangkan Mulyadi (2001:373) mendefinisikan gaji dan upah adalah Gaji (salary) merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang pada umumnya dibayarkan secara tetap per bulan. Sedangkan upah (wages) merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah suatu produk yang dihasilkan karyawan. Berdasarkan kedua definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa definisi gaji dan upah berbeda. Gaji diberikan kepada karyawan administrasi secara tetap tiap bulannya, sedangkan upah diberikan kepada karyawan lapangan per jam, per hari atau per produk yang dihasilkan. 2. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dalam perusahaan sistem akuntansi memegang peranan penting dalam mengatur arus pengolahan data akuntansi yang diperlukan oleh setiap peusahaan

22 agar dapat menghasilkan informasi yang tepat, sehingga operasi perusahaan dapat berjalan dengan baik dan tujuan perusahaan tercapai. Sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:3) adalah, Organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Istilah penggajian sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Mulyadi (2001:12) mendefinisikan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah, Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Data-data dari karyawan harus disimpan secara akurat untuk merancang sistem penggajian dan pengupahan. Laporan periodik yang menggunakan datadata penggajian dan pengupahan harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi berjaga-jaga jika sewaktuwaktu badan-badan dimaksud melakukan inspeksi. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan harus dirancang unuk membayar gaji dan upah karyawan secara tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhankebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidakpuasan karyawan dan negosiasi menyangkut iuran dan tunjangan lainnya.

23 Dalam kenyataannya sistem penggajian dan pengupahan berbeda disetiap perusahaan, namun unsur-unsur utama yang umum terdapat dalam sebagian besar sistem ini adalah : 1. Register gaji dan upah Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan data-data yang dibutuhkan dalam setiap periode penggajian 2. Catatan pendapatan karyawan Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada setiap periode penggajian. Jumlah kumulatif ini diperlukan dalam rangka menghitung pemotongan pajak kesejahteraan sosial dan pajak kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan 3. Cek gaji dan upah Pada akhir periode penggajian, cek-cek gaji dan upah disiapkan. Setiap cek memiliki potongan yang dapat dipisahkan, yang memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Tidak perlu mencatat setiap cek gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam register gaji. a. Dokumen dalam Sistem Pembayaran Gaji Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan diperlukan juga dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses pembayaran gaji. Menurut Mulyadi (2001:374), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :

24 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu jam hadir 3. Kartu jam kerja 4. Daftar gaji dan daftar upah 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah 7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar. Dokumen-dokumen diatas dijelaskan sebagai berikut : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya 2. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu 3. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan

25 4. Daftar gaji dan daftar upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan 7. Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Dihalaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu 8. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

26 b. Catatan dalam Sistem Pembayaran Gaji Selain dokumen juga diperlukan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji. Catatan tersebut menurut Mulyadi (2001:382) adalah : 1. jurnal umum 2. kartu harga pokok produk 3. kartu biaya 4. kartu penghasilan karyawan. Catatan diatas dijelaskan sebagai berikut : 1. Jurnal umum Dalam pencatatan gaji ini, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi tenaga kerja kedalam setiap departemen atau bagian dalam perusahaan 2. Kartu harga pokok produk Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen atau bagian dalam perusahaan 3. Kartu biaya Kartu ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen atau bagian dalam perusahaan. 4. Kartu penghasilan karyawan Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan.

27 c. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari beberapa prosedur yang membentuk jaringan pembayaran gaji. Jaringan prosedur tersebut menurut Mulyadi (2001:385) adalah: Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar gaji 3. Prosedur distribusi biaya gaji 4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar 5. Prosedur pembayaran gaji Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pencatatan waktu kerja 3. Prosedur pembuatan daftar upah 4. Prosedur distribusi biaya upah 5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar 6. Prosedur pembayaran upah. Penjelasan dari setiap prosedur diatas adalah : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk. Dalam hal ini, dapat memakai daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatangani setiap hadir dan pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu 2. Prosedur pencatat waktu Bagi perusahaan manufaktur berdasar pesanan, pencatatan waktu kerja perlu bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan. Waktu kerja dipakai sebagai pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi

28 3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir 4. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk 5. Prosedur pembayaran gaji dan upah Ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang kedalam amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan juru bayar (pay master).

29 Gambar 2.1 Prosedur pembayaran gaji dalam siklus manajemen

30 3. Sistem Pengendalian Intern Gaji dan Upah Sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja dimana sistem tersebut terdiri dari prosedur-prosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya guna menetapkan secara tepat dan teliti berapa gaji dan upah yang harus diterima oleh karyawan. Hal ini perlu diperhatikan mengingat banyaknya kemungkinan terjadinya kecurangan-kecurangan terhadap gaji. Adapun jenis-jenis kecurangan yang mungkin terjadi adalah : 1. Adanya karyawan/pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja bagi perusahaan atau mengeluarkan gaji bagi orang yang sudah berhenti bekerja atau diberhentikan karena namanya tidak dihapus 2. Penyiapan buku pembayaran gaji palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali 3. Menguangkan cek gaji yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan 4. Membuat kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji yang diterima oleh karyawan lebih atau kurang dari yang semestinya 5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain 6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran 7. Mencatat jumlah total gaji yang tidak benar dalam buku gaji.

31 Menurut Hall dan Singleton (2007:300), dua bentuk umum kecurangan penggajian adalah : 1. Kelebihan pembayaran ke karyawan Biasanya melibatkan penggelembungan jumlah jam kerja dan atau pengeluaran cek gaji duplikat 2. Pembayaran untuk karyawan yang tidak ada Melibatkan pemasukan karyawan fiktif kedalam sistem penggajian. Variasi dari skema ini adalah tetap memasukkan nama karyawan yang telah keluar dari daftar penggajian. Melihat kecurangan yang mungkin timbul, maka diperlukanlah suatu sistem pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. Menurut Mulyadi (2002:391), ada beberapa unsur pengendalian intern dalam siklus penggajian dan pengupahan yaitu : Organisasi 1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan 2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi Sistem Otorisasi 3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditanda tangani oleh direktur utama 4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan 5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian 6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu 7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan 8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi keuangan 9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi Prosedur Pencatatan 10. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan 11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi Praktik yang sehat

32 12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung 13. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatatan waktu harus diawasi oleh fungsi pencatatan waktu 14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran 15. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan 16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah.

33 Gambar 2.2 Bagan alir sistem akuntansi pembayaran gaji

34 Gambar 2.3 Bagan alir lanjutan sistem akuntansi pembayaran gaji

35 BAB III METODE PENELITIAN A. Jadwal dan Lokasi penelitian Jadwal penelitian yang direncanakan adalah sebagai berikut : Keterangan Penyelesaian Proposal November Desember Januari Februari Maret Pencarian data proposal Pengajuan proposal Penyerahan proposal kepada dosen pembimbing Bimbingan dan perbaikan proposal Seminar proposal Pengumpulan data Pengolahan data Analisis data Bimbingan dan penyelesaian skripsi Penelitian ini dilakukan pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara yang beralamat di Jl. Prof.H.M.Yamin No.14 Medan.

36 B. Jenis Data a. Data Primer Merupakan data yang dikumpulkan untuk penelitian dari tempat aktual terjadinya peristiwa yang masih memerlukan pengolahan lebih lanjut dan dikembangkan dengan pemahaman sendiri oleh penulis. Data ini diperoleh dari hasil wawancara, menyebarkan kuesioner maupun observasi b. Data Sekunder Merupakan data primer yang diperoleh dalam bentuk sudah jadi, baik berupa publikasi maupun data perusahaan itu sendiri seperti struktur organisasi, dll. C. Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut : b. Teknik observasi, yaitu melakukan pengamatan langsung pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara c. Teknik wawancara, yaitu melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak terkait yang berhubungan dengan objek yang diteliti. D. Teknik Analisis Data Analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode deskriptif, yaitu metode yang mengumpulkan, menginterpretasikan dan menganalisa data untuk pemecahan masalah yang dihadapi.

37 BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Singkat Perusahaan Bertitik tolak dari penemuan lokomotif oleh George Stephenson pada tahun 1914, perkereta apian Indonesia pada waktu itu oleh masyarakat disebut dengan nama Kuda Besi. Penemuan tersebut membawa keuntungan bagi dunia transportasi karena adanya peningkatan alat transportasi mekanik. Gubernur Jenderal Sloet Van Beele pada tanggal 17 Juni 1864 melakukan pencangkolan pertama yang merupakan awal dari berdirinya perkereta apian di Indonesia dengan pemasangan lintas di Semarang (kamijen). Berdirinya perkereta apian di Indonesia tidak lain adalah untuk kepentingan negara induk/penjajah, karena pada saat itu Indonesia adalah merupakan negara jajahan sehingga motif berdirinya perkereta apian di Indonesia adalah : 1. Motif ekonomi komersial Yaitu untuk membawa hasil bumi Indonesia ke pelabuhan Semarang, seperti tembakau, gula dan nira dengan tujuan untuk dipasarkan ke pasar dunia dan negara induk 2. Motif politis (peraturan) Pertumbuhan wilayah di Indonesia semakin diperhatikan sejak pembuatan lintas kereta api dengan motif yang sama.

38 Pertumbuhan kereta api di Indonesia selain dipelopori oleh pemerintah Belanda juga dipelopori oleh perusahaan swasta yang ada di luar negeri Belanda seperti di Pulau Jawa, antara lain : 1. Semarang Cirebon Stoom Train Maatschappi (SCS) 2. Semarang Joana Stoom Train Maatschappi (SJS) 3. Oats Java Stoom Train Maatschappi (OJS) 4. Serajoe Dal Stoom Train My (SDS) 5. Kediri Stoom Train My (KSM) 6. Mojokerto Stoom Train My (MDS) 7. Malang Stoom Train My (MSM) 8. Probolinggo Stoom Train My (PbSM) 9. Pasoeruan Stoom Train My (PsSM) 10. Madura Stoom Train My (MadSM). Perusahaan swasta Belanda DSM (Deli Spoorweg Maatschappi) membuka jaringan pertama di Sumatera Utara yaitu lintas Labuhan Medan sekitarnya. Setelah perang Dunia II yaitu tanggal 1 Maret 1942 sampai 7 Agustus 1945 semua kereta api di Indonesia dibawah kependudukan Jepang : Rikuyu Kyoku dijawa, yang kemudian berubah nama dengan Testudu Kyoka yang dipusatkan di Bandung, sedangkan di Sumatera Utara pemerintah Jepang dengan nama Testu Tai yang dipusatkan di Bukit Tinggi. Status perkereta-apian di sumatera Utara mengalami proses yang agak berbeda dengan kereta api lainnya. Setelah berakhirnya pemerintahan Jepang, kereta api di

39 Sumatera Utara kembali menjadi perusahaan swasta Belanda di liwayah Republik Indonesia termasuk Eks. D.S.M. Berdasarkan surat perintah pengawasan militer tanggal 6 Desember 1958, NV DSM berada dibawah pengawasan militer dari Komando T dan TI. Kemudian berdasarkan SK panglima T dan TI penguasa Militer pada tanggal 12 Desember 1967 No. PAN/KPTS-045/12/57 juncto, radiogram Kasad 9 penguasa Militer pusat tanggal 18 Desember 1957 No /57 tantang pengambil alih wewenang Behaar dari perusahaan milik Belanda oleh Penguasa Militer Sumatera Utara maka pada tanggal 14 Desember 1957 wewenang Behaar atas NV D.S.M beralih kepada panglima T dan TI. Berdasarkan undang-undang No. 86 tahun 1958 Juncto PP. 41 tahun 1959 seluruh perusahaan Eks Belanda tersebut digabung menjadi Djawatan Kereta Api (DKA) yang berpusat di Bandung. Sejarah perkembangan perkereta-apian di Indonesia antara lain: a. Zaman Republik Indonesia (17 Agustus 1945 sampai 18 Desember 1948) Pada bulan September 1945 secara resmi lahirlah DKARI (Djawatan Kereta Api Republik Indonesia) yang berpusat di Bandung. Sementara pada waktu itu hanya meliputi pulau Jawa, karena perkereta-apian di Sumatera Utara masingmasing berdiri sendiri. b. Penyerahan Kedaulatan Pada bulan Januari 1950 terjadi penggabungan antara DKARI dengan SS/PS (Staats Spoorweg/Verenigd Spoorweg Bedrif) yang dikuasai Belanda dengan DKARIS (Djawatan Kereta Api Republik Indonesia Serikat), setelah Republik

40 Indonesia Serikat berubah menjadi Republik Indonesia maka DKARIS berubah menjadi DKA. c. Perusahaan Negara Pda bulan Mei 1963 status DKA berubah menjadi PNKA (Perusahaan Negara Kereta Api) berdasarkan Undang-undang No. 22 tahun d. Perusaan Jawatan Dengan PP No. 61/71 tanggal 15 September 1971 telah ditetapkan perubahan status PNKA menjadi perusahaan Jawatan (PERJAN). e. Perusahaan Umum Dengan PP No. 57 tahun 1990 Perusahaan Jawatan Kereta Api berubah menjadi Perusahaan umum Kereta Api. f. Perusahaan Perseroan. Dengan PP No. 19 tahun 1998, Perusahaan Umum Kereta Api berubah menjadi Perseroan dengan sebutan PT. Kereta Api (Pesero). g. Susunan PT. Kereta Api (Persero) 1) Kantor Pusat di Bandung 2) Divisi Sarana di Bandung 3) Divisi Usaha Pendukung di Bandung 4) Divisi Pelatihan di Bandung 5) Divisi Angkutan Perkotaan di Bandung 6) Divisi Regional I Sumatera Utara di Medan 7) Divisi Regional II Sumatera Barat di Padang 8) Divisi Regional III Sumatera Selatan di Palembang

41 9) Daerah Operasi a) Daerah Operasi 1 di Jakarta b) Daerah Operasi 2 di Banung c) Daerah Operasi 3 di Cirebon d) Daerah Operasi 4 di Semarang e) Daerah Operasi 5 di Purwokerto f) Daerah Operasi 6 di Jogyakarta g) Daerah Operasi 7 di Madiun h) Daerah Operasi 8 di Surabaya i) Daerah Operasi 9 di Jember 2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Organisasi adalah alat perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi perusahaan akan memungkinkan terlaksananya pembagian tugas dan wewenang yang jelas antara satu bagian dengan bagian yang lainnya.. Struktur organisasi dari suatu perusahaan dalam penerapannya selalu berbeda-beda dengan perusahaan yang lain sehingga untuk menerapkan suatu struktur organisasi harus melihat kepada kebutuhan dan jenis perusahaan yang menggunakannya. Struktur organisasi bagi suatu perusahaan sangatlah penting karena dalam struktur organisasi tercantum pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas, sehingga dapat mempermudah adanya pengarahan dan wawasan setiap individu.

42 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara

43 Divisi Regional I Sumatera Utara Mempunyai tugas pokok sebagai berikut : 1. Melaksanakan pengusahaan angkutan kereta api 2. Merumuskan dan menyusun program pembinaan dan pengendalian pelaksanaan angkutan penumpang dan barang 3. Melaksanakan pemeliharaan sarana dan prasarana di wilayah Regional I Sumatera Utara 4. Menyusun rencana kerja anggaran tahunan divisi. Dalam melaksanakan tugasnya, pimpinan PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara dibantu oleh beberapa staf yang terdiri dari : 1. Seksi Administrasi 2. Seksi Higiene Perusahaan, Kesehatan (HIPERKES) dan Keselamatan Kerja 3. Urusan Hubungan Masyarakat 4. Pemeriksaan Kas Daerah 5. Seksi Jalan Rel dan Jembatan 6. Seksi Sarana 7. Seksi Operasi dan Pemasaran 8. Seksi Sinyal, Telekomunikasi dan Listrik 9. Seksi Tanah dan Bangunan 10. Unit Pelaksana Teknis (UPT) Aceh 11. UPT Gudang Persediaan Pulo Brayan.

44 Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing seksi tersebut adalah : 1. Seksi Administrasi Seksi administrasi mempunyai tugas pokok sebagai berikut : a. Melaksanakan pengelolaan dan evaluasi kinerja SDM b. Menyusun rencana kerja anggaran tahunan divisi c. Pendayagunaan keuangan, pendanaan dan akuntansi d. Melaksanakan kerumahtanggaan/administrasi dan hokum serta kas besar. Seksi administrasi terdiri dari : a. Sub Seksi SDM b. Sub Seksi Keuangan c. Sub Seksi Anggaran dan Akuntansi d. Sub Seksi Kerumahtanggaan/Umum dan Hukum e. Sub Seksi Kas Besar. 2. Seksi HIPERKES dan Keselamatan Kerja Seksi HIPERKES dan Keselamatan Kerja mempunyai tugas pokok sebagai berikut : a. Melaksanakan pembinaan, pengujian, dan pengendalian higiene perusahaan, keselamatan kerja, dan kesehatan kerja b. Pengendalian, pembinaan dan evaluasi kinerja unit pelayanan kesehatan di wilayah Divisi Regional I Sumatera Utara. Seksi HIPERKES dan keselamatan kerja terdiri dari : a. Sub Seksi HIPERKES b. Sub Seksi Keselamatan dan Perlindungan Kerja

45 c. Unit Pelayanan Kesehatan. 3. Urusan Hubungan Masyarakat Urusan Hubungan masyarakat mempunyai tugas pokok sebagai berikut : a. Melaksanakan hubungan masyarakat b. Penyuluhan dilingkungan peusahaan (internal) c. Hubungan masyarakat diluar perusahaan (eksternal). 4. Pemeriksaan Kas Daerah (PMKD) Pemeriksaan kas daerah mempunyai tugas pokok sebagai berikut : a. Melaksanakan peraturan jadwal/mekanisme kerja para pemeriksa kas b. Memimpin pemeriksaan kas stasiun/perbendaharaan kas stasiun/perhentian, kas restorka dan kas besar c. Sewaku-waktu membantu petugas pemeriksa kereta api (PMKA) melaksanakan pemeriksaan diatas kereta api. PMKD terdiri dari : a. Sub Seksi Tata Usaha b. Pemeriksaan Kas Stasiun. 5. Seksi Jalan Rel dan Jembatan Seksi jalan rel dan jembatan mempunyai tugas pokok sebagai berikut : a. Melaksanakan penyusunan program pemeliharaan dan perbaikan jalan rel, sepur simpang, dan jembatan b. Mengevaluasi kinerja pemeliharaan dan perbaikan, rel sepur simpang, dan jembatan.

46 Seksi jalan rel dan jembatan terdiri dari : a. Pengawas Jalan Rel dan Jembatan b. Sub Seksi Program c. Sub Seksi Jalan Rel d. Sub Seksi Jembatan e. UPT Resor Jalan Rel f. UPT Resor Jembatan g. UPT Depo Mekanik Jalan Rel. 6. Seksi Sarana Seksi sarana mempunyai tugas pokok sebagai berikut : a. Melaksanakan peraturan dan pengendalian kesiapan sarana b. Penyusunan program pemeliharaan, perbaikan dan pendayagunaan sarana c. Evaluasi kinerja pemeliharaan, perbaikan, dan pendayagunaan sarana. Seksi sarana terdiri dari : a. Pengawasan Sarana b. Unit Rencana c. Unit Produksi d. Unit Quality Control e. Unit Pendayagunaan Sarana f. UPT Depo Lokomotif g. UPT Depo Kereta dan Gerbong. 7. Seksi Operasi dan Pemasaran Seksi operasi dan pemasaran mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

47 a. Melaksanakan pembinaan, pelaksanaan, pengendalian, dan evaluasi kinerja operasi b. Pemasaran angkutan penumpang dan barang. Seksi operasi dan pemasaran terdiri dari : a. Pengawas Operasi b. Sub Seksi Program Perjalanan Kereta Api (PERKA) c. Sub Seksi Pengendali Operasi Kereta Api d. Sub Seksi Pemasaran dan Bina Pelanggan e. Sub Seksi Keamanan dan Ketertiban f. UPT Pelayanan Operasi Sarana Telekomunikasi g. UPT Stasiun. 8. Seksi Sinyal Telekomunikasi dan Listrik Seksi sinyal telekomunikasi dan listrik mempunyai tugas pokok sebagai berikut : a. Merumuskan dan menyusun program pemeliharaan dan perbaikan sinyal telekomunikasi, dan listrik umum b. Mengevaluasi kinerja pemeliharaan dan perbaikan sinyal telekomunikasi dan listrik umum. Seksi sinyal telekomunikasi dan listrik terdiri dari : a. Pengawas sinyal telekomunikasi dan listrik b. Sub Seksi Program c. Sub Seksi Sinyal d. Sub Seksi Telekomunikasi dan Listrik

48 e. UPT Resor Sinyal f. UPT Resor Telekomunikasi g. UPT Resor Listrik Umum. 9. Seksi Tanah dan Bangunan Seksi tanah dan bangunan mempunyai tugas pokok merumuskan dan menyusun program dan evaluasi kinerja pemeliharaan, inventarisasi dan penyelesaian masalah tanah dan bangunan. Seksi tanah dan bangunan terdiri dari : a. Sub Program b. Sub Seksi Tanah c. Sub Seksi Bangunan d. UPT Resor Tanah dan Bangunan. 10. UPT Aceh UPT Aceh mempunyai tugas pokok melaksanakan pemeliharaan tanah dan bangunan serta aset lainya di wilayah Aceh. 11. UPT Gudang Persediaan Pulo Brayan UPT gudang persediaan Pulo Brayan mempunyai tugas pokok melaksanakan penerimaan, penjagaan, penyimpanan, dan pendistribusian barang-barang serta administrasi pergudangan.

49 B. Analisis Hasil Penelitian 1. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan a. Dokumen yang Digunakan Dokumen atau formulir yang digunakan dalam sistem pembayaran gaji pada PT Kereta Api (Persero) adalah : 1. Daftar penghasilan dan pemotongan gaji pegawai (G.218) 2. Kartu piutang/uang muka (F.15/SAB) 3. Daftar gaji (besar) (FC.IX.SAB) 4. Daftar gaji kecil (FC.IU/SAB) 5. Daftar gaji perorangan (FC.IU.a/SAB) 6. Analisa gaji/upah (B.25/SAB). b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembayaran gaji adalah : 1. Daftar gaji yang dibuat harus disesuaikan dengan peraturan-peraturan kepegawaian/keuangan yang berlaku sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam G.218 dan penjagaan piutang yang berlaku untuk setiap pegawai dalam kartu piutang (F.15/SAB). Setiap formulir yang digunakan harus disesuaikan dengan kebutuhan yakni dengan memperhatikan pusat anggaran, penggolongan pekerja dan jumlah orang untuk setiap juru bayar. Setiap daftar gaji dan upah harus dibuat dalam rangkap dua kecuali untuk bulan Januari dan Juli dibuat dalam rangkap tiga.

50 2. Setelah daftar gaji dan upah selesai dibuat, maka PP/PPP kemudian menerbitkan bukti pembayaran (A.9/SAB) yang merupakan dasar bagi fungsi pembayaran gaji dan upah untuk melaksanakan pembayaran gaji dan upah pada pegawai yang bersangkutan kepada juru bayar, kemudian mengirimkan atau menyerahkan lembar asli daftar gaji dan upah berikut bukti pembayaran kepada masing-masing juru bayar. 3. Berdasarkan arsip lembar kedua dari daftar gaji dan upah, maka petugas PP/PPP yang bersangkutan harus mencatat yaitu : a. Formulir G.218 yaitu untuk memuat jumlah penghasilan dan jumlah pemotongan setiap pegawai b. Formulir F.15/SAB yaitu untuk memuat jumlah potongan setiap piutang pegawai yang bersangkutan. 4. Berdasarkan arsip daftar gaji dan upah maka dibuat dalam rangkap tiga analisa gaji dan upah (B.25/SAB) yang nantinya analisa gaji dan upah ini digunakan untuk setiap anggaran. 5. Setelah semua daftar gaji dan upah pada bulan yang bersangkutan lengkap dicatat dalam analisa maka analisa tersebut harus ditutup. Oleh PP/PPP analisa tersebut didistribusikan sebagai berikut : a. Lembar pertama (asli) analisa gaji dan upah dikirimkan ke unit akuntansi b. Lembar kedua analisa gaji dan upah dikirimkan ke verifikasi yang nantinya akan dicocokkan dengan lembar pertama (asli) analisa gaji dan upah yang diterima dari bendaharawan yang bersangkutan

51 c. Lembar ketiga analisa gaji dan upah diterima oleh PP/PPP yang digunakan untuk arsip. 6. Uang gaji dan upah yang tidak diambil digunakan dalam bentuk G.40 yang akan disetorkan kembali dan oleh PP/PPP dilaksanakan sebagai berikut : a. Berdasarkan G.40 lembar kedua PP/PPP membuat UPP yang nantinya digunakan untuk membuat jurnal balik atas penjurnalan yang semula pada analisa gaji dan upah b. Kemudian diterbitkan kembali daftar gaji dan upah perorangan dalam bentuk FC.IU.a/SAB yang dibuat dalam rangkap dua pada saat akan dibayarkan kembali uang gaji dan upah yang tidak diambil c. Pada saat pembayaran kembali maka PP/PPP menerbitkan bukti pembayaran (A.9/SAB) yang baru d. Prosedur berikutnya berlaku seperti halnya pembayaran gaji dan upah. 7. PP/PPP selain menerbitkan UPP juga menerbitkan rekening G.215 untuk penagihan yang terlanjur dibayarkan, karena penagihan gaji dan upah ini dianggap tidak sah pembayarannya akibat dari terlanjur dibayarkan atau dengan pemotongan gaji untuk penyelesaiannya. Berikut ini adalah prosedur pelaksanaan sistem pembayaran gaji : 1. Penggolongan pegawai Penggolongan pegawai pada PT Kereta Api (Persero) disesuaikan dengan penggolongan operasi pemeliharaan dan umum dengan menggunakan formulir G.28 yaitu yang memuat daftar penghasilan pegawai berikut pemotongannya dengan cara memberikan catatan pada setiap pegawai apakah termauk