Makalah Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Transkripsi

1 Makalah Sistem Informasi Manajemen (SIM) Mahfudz Ha-eR Semarang - PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perubahan lingkungan bisnis yang semakin tidak menentu dan situasi bisnis yang semakin kompetitif menimbulkan persaingan yang semakin tajam, ini ditandai dengan semakin banyaknya perusahaan milik pemerintah maupun swasta yang didirikan, baik itu perusahaan berskala besar, perusahaan menengah maupun bersalah kecil. Banyak perusahaan yang didirikan merupakan faktor pemicu tingkat persaingan yg semakin tajam di lingkungan dunia usaha itu sendiri. Keadaan seperti itu baik secara langsung maupun tidak langsung akan dapat menpengeruhi kelangsungan hidup usaha yang dirintis oleh para pelaku yg terlibat didalamnya, dilain pihak perusahaan didalam usahanya memasarkan suatu produk memasarkan suatu produk yang dihasilkan terkadang mengalami kesulitan di dalam menyalurkan produknya kepada konsumen, hal ini memaksa perusahaan untuk lebih pro-aktif dalam mengantisipasi situasi tersebut. Dewasa ini perekonomian Indonesia semakin berkembang, misalnya dapat dilihat dari perkembangan industri penghasil barang, salah satu industri yang perkembangannya pesat adalah industri yang bergerak pada minuman ringan. Perkembangan yang pesat ini juga diikuti dengan semakin ketatnya persaingan diantara produsen minuman ringan tersebut. Produsen saling berebut untuk mendapatkan pangsa pasar yang luas guna meningkatkan laba. B. Rumusan Masalah 1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen. 2. Klasifikasi Sistem Informasi Manajemen. 3. Pembangunan Sistem Informasi bagi Organisasi. 4. Sumber Informasi bagi Pihak Manajemen. 5. Penggunaan Sistem Informasi Manajemen. 6. Pengaruh Sistem Informasi Manajemen bagi Strategi Organisasi. C. Tujuan Penulisan 1. Mengetahui pengertian dari sistem informasi, organisasi, manajemen dan strateginya.

2 2. Mengetahui hal-hal yang perlu diketahui oleh seorang manajer tentang organisasi untung membangun dan menggunakan sistem informasi. 3. Mengetahui cara sistem informasi mempengaruhi organisasi. 4. Mengetahui cara sistem informasi dalam mendukung kegiatan manajer dalam organisasi. 5. Mengetahui perusahaan menggunakan sisterm informasi untuk keunggulan kompetitif. D. Manfaat Penulisan 1. Bagi rekan-rekan mahasiswa Makalah ini dapat menambah pengetahuan mengenai sistem informasi, organisasi, manajemen dan strategi yang merupakan salah satu mata kulaih dari jurusan Manajemen Program Studi Manajemen Perusahaan 2. Bagi Pembaca Makalah ini dapat menambah wawasan bagi pembaca mengenai sistem informasi dalam mempengaruhi suatu organisasi dalam mengembangkan kegiatan dimana sistem informasi mempermudahkan operasional organisasi. E. Sistematika Penulisan Sistematika uraian makalah ini terdiri dari tiga bagian yaitu pendahuluan yang meliputi latar belakang, masalah, tujuan, dan sistematika uraian. Kedua isi atau kajian teori dan pembahasan. Ketiga penutup yang berisi kesimpulan dan saran dilengkapi dengan daftar pustaka. PEMBAHASAN A. Definisi Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau dikenal dengan manajement information system merupakan penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi untuk mendukung segala informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM dapat didefenisikan sebagai kumpulan interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Secara teori, komputer tidak harus digunakan dalam SIM, tetapi kenyataannya SIM yang komplek tidak mungkin berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. B. Klasifikasi Sistem Informasi Manajemen Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut : 1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system), menyediakan informasi dari transaksi keuangan. 2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi penjualan, promosi, kegiatan-kegiatan pemasaran, dan kegiatan-kegiatan penelitian pasar lainnya yang berhubungan dengan pemasaran. 3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system). Menyediakan informasi tentang persiapan, persediaan, cadangan, dll.

3 4. Sistem informasi personalia (personnel information systems). Menyediakan informasi mengenai anggota, pengumuman anggota dalam organisasi, dll. 5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems). Menyediakan informasi penyaluran, pembagian, pengiriman barang ke berbagai tempat, dll. 6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems). Menyediakan informasi mengenai permintaan barang yang telah dikeluarkan, dll. 7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems). Mengenai barang atau inventaris yang dimiliki dan dipelihara oleh organisasi. 8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems). Menyediakan informasi tentang analisis permohonan kredit dari berbagai aspek dalam organisasi. 9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems). Menyediakan informasi mengenai pemeriksaan, pengumpulan analisis, dan penyajian data untuk memecahkan persoalan demi perkembangan dalam organisasi. 10. Sistem informasi teknik (engineering information systems). Menyediakan informasi tentang metode mengerjakan sistem. Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, diantaranya: a. Top level management (strategic level) terdiri dari direktur utama (president), direktur (visepresident) dan eksekutif lainnya di beberapa bidang. b. Middle level management (tactical level) dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. c. Lower level management (tehcnical level) disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas. Gambar. Informasi dan SIM untuk semua tingkat manajemen C. Sumber Informasi bagi Pihak Manajemen Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Biasanya suatu perusahan atau badan usaha menyediakan semacam informasi yang berguna bagi manajemen. Sebagai contoh: Perusahaan toko buku mempunyai sistem informasi yang menyediakan informasi penjualan buku-buku setiap harinya, serta stock buku-buku yang tersedia, dengan informasi tersebut, seorang manajer bisa membuat keputusan, stock buku apa yang harus segera mereka sediakan untuk toko buku mereka, manajer juga bisa tahu buku apa yang paling laris dibeli konsumen, sehingga mereka bisa memutuskan buku tersebut jumlah stocknya lebih banyak dari buku lainnya. D. Hubungan Sistem Informasi dengan Organisasi Sebuah organisasi adalah struktur sosial yang stabil dan formal yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan prosesnya untuk menghasilkan output sesuai maksud dan tujuan adanya organisasi. Definisi teknis ini berfokus pada tiga elemen organisasi. Modal dan tenaga kerja merupakan faktor produksi primer yang diberikan oleh lingkungan. Organisasi (perusahaan) mengubah input ini menjadi produk dan jasa dalam fungsi produksi. Pandangan teknis organisasi mendorong kita untuk fokus pada bagaimana input digabungkan untuk menciptakan output ketika perubahan teknologi diperkenalkan ke perusahaan. Sedangkan ciri-ciri dari suatu organisasi adalah:

4 Rutinitas dan proses bisnis, Semua organisasi menjadi sangat efisien dari waktu ke waktu karena masing-masing individu di perusahaan mengembangkan rutinitas untuk memproduksi barang dan jasa. Rutinitas ini disebut operasi standar prosedur, aturan yang tepat prosedur, dan praktek yang telah dikembangkan untuk mengatasi situasi dan hampir semua bisa diharapkan. Politik organisasi, Orang-orang dalam organisasi menempati posisi yang berbeda, dengan spesialisasi, kekhawatiran, dan perspektif yang berbeda. Sebagai hasilnya, mereka secara alami memiliki sudut pandang berbeda tentang bagaimana sumber daya, penghargaan, dan hukuman harus didistribusikan. Perbedaan-perbedaan ini penting bagi keduanya, manajer maupun karyawan, dan mereka menghasilkan perjuangan politik untuk sumber daya, kompetisi, dan konflik dalam organisasi. Budaya organisasi, Semua organisasi memiliki asumsi yang mendefinisikan tujuan mereka dan produknya. Mencakup serangkaian asumsi tentang apa produk organisasi, bagaimana seharusnya menghasilkannya, di mana, dan untuk siapa. Lingkungan organisasi, Organisasi berada dalam lingkungan dimana mereka menarik sumber daya yang mereka punya serta memasok barang dan jasa yang dibutuhkan. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal balik. Di satu sisi, organisasi terbuka untuk dan tergantung pada lingkungan sosial dan fisik yang mengelilingi mereka. Struktur organisasi, Dalam perusahaan kewirausahaan kecil Anda akan sering menemukan sistem buruk yang dirancang dan dikembangkan terburu-buru sehingga sering kesulitan untuk mengatasinya. Dalam perusahaan-perusahaan besar yang beroperasi ratusan dalam lokasi Anda, akan sering menemukan tidak ada sistem informasi tunggal yang mengintegrasikan, melainkan setiap lokal atau divisi masing-masing memiliki perangkat sistem informasi. Fitur lain organisasi, Beberapa organisasi melakukan tugas-tugas rutin yang terutama dapat direduksi menjadi aturan formal yang memerlukan penilaian kecil (seperti manufaktur suku cadang mobil), sedangkan yang lain (seperti perusahaan konsultan) bekerja terutama dengan tugas tidak rutin. E. Pengaruh dan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen bagi Strategi Organisasi Sistem IT telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya. IT berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini. Sistem Informasi sangat mempengaruhi suatu organisasi atau perusahaan dalam beberapa aspek, diantaranya: a. Dampak Ekonomi Dari sudut pandang ekonomi, TI mengubah baik biaya relatif dari modal dan biaya informasi. Sistem TI dapat dilihat sebagai faktor produksi yang

5 dapat menggantikan modal tradisional dan tenaga kerja. Seiring dengan penurunan biaya teknologi informasi, maka TI mengantikan tenaga kerja, yang secara historis telah meningkat biayanya. Oleh karena itu, teknologi informasi menghasilkan penurunan jumlah manajer menengah dan pekerja administrasi sebagai pengganti teknologi informasi pada kerja mereka (Laudon, 1990). b. Organisasi dan Dampak Perilaku IT mendatarkan organisasi Peneliti keperilakuan telah berteori bahwa teknologi informasi memfasilitasi perataan hierarki dengan memperluas distribusi informasi untuk memberdayakan karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen. TI mendorong pengambilan keputusan hak yang lebih rendah dalam organisasi karena karyawan tingkat rendah menerima informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tanpa pengawasan. Organisasi pascaindustri Teori pascaindusti lebih didasarkan pada sejarah dan sosiologi daripada ekonomi juga mendukung gagasan bahwa TI harus meratakan hirarki. Dalam masyarakat pascaindustri, otoritas semakin bergantung pada pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal. Memahami Resistensi organisasi terhadap perubahan Ada beberapa cara untuk memvisualisasikan resistensi organisasi. Leavitt (1965) menggunakan bentuk berlian untuk menggambarkan karakter saling terkait dan saling menyesuaikan teknologi dan organisasi. Di sini, perubahan teknologi yang diserap, dibelokkan, dan dikalahkan oleh pengaturan tugas organisasi, struktur, dan orang-orang. c. Internet dan Organisasi Internet, khususnya World Wide Web, memiliki dampak penting pada hubungan antara banyak perusahaan dan entitas eksternal, dan bahkan pada organisasi proses bisnis di dalam perusahaan. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk membangun kembali dengan cepat organizations. Perusahaan membangun kembali beberapa proses utama bisnis mereka pada teknologi internet dan membuat teknologi ini menjadi komponen utama dari infrastruktur TI mereka. d. Implikasi bagi Desain dan Pemahaman Sistem Informasi Untuk memberikan manfaat yang sesungguhnya, sistem informasi harus dibangun dengan pemahaman yang jelas tentang organisasi di mana mereka akan digunakan. Beberapa yang harus dipertimbangkan: Lingkungan di mana organisasi harus berfungsi, Struktur organisasi: hirarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis, budaya dan politik, dan lain lain. F. Penggunaan Sistem Informasi Manajemen bagi Organisasi 1. Menggunakan Sistem Informasi untuk Keunggulan Kompetitif a. Model Kekuatan Kompetitif Porter Pesaing tradisional, Semua perusahaan berbagi ruang pasar dengan kompetitor lain dan terus berinovasi untuk lebih efisien agar menghasilkan produk dan layanan baru, serta mencoba menarik

6 pelanggan dengan mengembangkan merek dan memaksakan biaya beralih pada pelanggan. Pendatang baru di pasar, Dalam perekonomian bebas dengan tenaga kerja mobile dan sumber daya keuangan, banyak perusahaan baru yang selalu memasuki pasar. Produk dan layanan pengganti, Di hampir setiap industri, ada produk pengganti yang pelanggan Anda mungkin akan menggunakan jika harga Anda menjadi terlalu tinggi. Teknologi baru menciptakan pengganti baru setiap saat. Contoh: Ethanol dapat menggantikan bensin di mobil, minyak nabati untuk bahan bakar diesel dalam truk, dan angin, batubara, dan hidro untuk pembangkit listrik industri. Pelanggan, Kekuatan pelanggan tumbuh jika mereka dengan mudah beralih ke produk pesaing, atau jika dapat memaksa bisnis dan pesaingnya untuk bersaing pada harga saja dalam pasar transparan di mana ada diferensiasi produk kecil, dan semua harga diketahui langsung (seperti di Internet). Pemasok, Kekuatan pasar pemasok dapat memiliki dampak yang signifikan terhadap keuntungan perusahaan, terutama ketika perusahaan tidak dapat menaikkan harga secepat pemasok. b. Strategi Sistem Informasi untuk Menghadapi Kekuatan Kompetitif Kepemimpinan biaya rendah, Sebuah sistem respon pelanggan yang efisien secara langsung menghubungkan perilaku konsumen untuk distribusi dan produksi. Pembedaan produk, Produsen dan pengecer menggunakan sistem informasi untuk menciptakan produk dan layanan yang disesuaikan dengan personal, agar sesuai dengan spesifikasi yang tepat dari pelanggan individu. Berfokus pada peluang pasar, Gunakan sistem informasi untuk memungkinkan fokus pasar tertentu, dan melayani target pasar yang sempit untuk lebih baik daripada pesaing. Sistem informasi mendukung strategi ini dengan memproduksi dan menganalisis data untuk penjualan tertata dan teknik pemasaran. Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk menganalisis pola pembelian konsumen, selera, dan preferensinya erat sehingga efisien untuk lapangan kampanye iklan dan pemasaran untuk target pasar yang lebih kecil dan lebih kecil. Memperkuat hubungan keakraban pelanggan dan pemasok, Gunakan sistem informasi untuk memperketat hubungan dengan pemasok dan mengembangkan keintiman dengan pelanggan. Hubungan yang kuat dengan pelanggan dan pemasok meningkatkan biaya switching (biaya beralih dari satu produk ke produk pesaing), dan loyalitas kepada perusahaan Anda. c. Dampak Internet terhadap Keunggulan Kompetitif Karena Internet, kekuatan kompetitif tradisional masih di tempat kerja, tetapi persaingan kompetitif telah menjadi jauh lebih intens (Porter, 2001). Teknologi internet didasarkan pada standar universal yang setiap perusahaan dapat menggunakannya, sehingga mudah bagi saingan untuk bersaing pada harga saja dan bagi pesaing baru untuk memasuki pasar. d. Model Rantai Nilai Bisnis

7 Menggunakan model bisnis value chain juga akan menyebabkan Anda untuk mempertimbangkan proses Benchmarking bisnis Anda terhadap pesaing Anda atau orang lain dalam industri terkait, dan mengidentifikasi praktek-praktek terbaik industri. Benchmarking melibatkan perbandingan efisiensi dan efektivitas proses bisnis Anda terhadap standar yang ketat dan kemudian mengukur kinerja terhadap standar-standar. e. Kompetensi Utama dan Strategi Berbasis Jaringan Sinergi Ide sinergi adalah bahwa ketika output dari beberapa unit dapat digunakan sebagai masukan untuk unit lain, atau baik pangsa pasar organisasi dan keahlian, hubungan biaya yang lebih rendah dan menghasilkan keuntungan. Meningkatkan kompetensi utama, Sebuah kompetensi inti adalah kegiatan yang telah dipimpin perusahaan secara mengglobal/kelas dunia. Secara umum, kompetensi inti bergantung pada pengetahuan yang diperoleh selama bertahun-tahun pengalaman praktek lapangan dengan teknologi. 2. Menggunakan Informasi untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif a. Mempertahankan Keunggulan Kompetitif Sistem yang awalnya ditujukan untuk menjadi strategis yang sering menjadi alat untuk bertahan hidup, yang diperlukan oleh setiap perusahaan untuk bertahan dalam bisnis, atau mereka dapat menghambat organisasi dari membuat perubahan strategis penting untuk kesuksesan masa depan. b. Menyelaraskan TI dengan Tujuan Bisnis Untuk menyelaraskan TI dengan bisnis dan menggunakan sistem informasi secara efektif untuk keunggulan kompetitif, manajer harus melakukan analisis sistem strategis. Untuk mengidentifikasi jenis sistem yang memberikan keuntungan strategis untuk perusahaan mereka, manajer harus mengajukan pertanyaan berikut: 1) Bagaimana struktur industri di mana perusahaan berada? 2) Apa bisnis, perusahaan, dan rantai nilai industri perusahaan tertentu? c. Mengelola Peralihan Strategis Perubahan sociotechnical, mempengaruhi elemen baik sosial maupun teknis organisasi, dapat dianggap transisi strategis gerakan antara tingkat sistem sociotechnical. PENUTUP Kesimpulan Sistem Informasi Manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi untuk mendukung segala informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Level manajemen pada system organisasi: a. Top level management (strategic level) terdiri dari direktur utama (president), direktur (visepresident) dan eksekutif lainnya di beberapa bidang.

8 b. Middle level management (tactical level) dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. c. Lower level management (tehcnical level) disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas. Dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan seorang manajemen membutuhkan system informasi sebagai penyedia informasi. Sebuah organisasi adalah struktur sosial yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan prosesnya menghasilkan output sesuai tujuan organisasi. Sistem IT telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi.