BAB I PENDAHULUAN. Kementerian Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia atau biasa

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Kementerian Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia atau biasa disingkat KKP merupakan salah satu kementerian yang memiliki peran strategis bagi Indonesia. Indonesia memiliki luas lautan yang lebih besar daripada daratan. Sepertiga luas Indonesia terdiri dari daratan dan dua pertiga luas Indonesia merupakan lautan. Hal ini menunjukan bahwa luas Indonesia memiliki luas lautan yang lebih besar daripada daratan. Potensi tersebut menempatkan Indonesia sebagai negara yang dikaruniai sumber daya kelautan yang besar termasuk keanekaragaman hayati dan non hayati di sektor kelautan. Kenyataannya, potensi perikanan dan kelautan yang dimiliki Indonesia saat ini lebih banyak di eksplorasi oleh pihak asing daripada Indonesia sendiri. KKP memiliki peran strategis bagi Indonesia untuk meningkatkan perekonomian serta menjaga potensi tersebut dari bahaya eksplorasi pihak asing. Organisasi KKP harus melihat peran strategis yang sangat berpengaruh bagi kemajuan NKRI. Maka dibutuhkan dukungan manajemen informasi yang baik dan benar untuk mengelola aset-aset kelautan dan perikanan Indonesia. Manajemen informasi sangat penting bagi KKP sebagai salah satu komponen pendukung dalam pengendalian dan pengambilan kebijakan-kebijakan KKP sehingga keputusan yang diambil dapat dilakukan secara cepat dan tepat.

2 2 Manajemen informasi yang dilakukan oleh KKP berupa pengumpulan data, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi. Salah satu komponen manajemen informasi yang paling penting, yaitu penyimpanan informasi. Informasi merupakan bagian dari arsip yang harus dikelola dengan baik dan benar agar suatu kegiatan organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien. Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu organisasi. Arsip yang tercipta di organisasi pemerintah ataupun swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Pengelolaan arsip sangat penting dilakukan oleh suatu organisasi untuk menghindari penumpukan arsip dan hilangnya arsip. Tahap pengelolaan arsip dimulai dari penciptaan arsip, penggunaan dan pemiliharaan arsip serta penyusutan arsip. Pemberkasan merupakan salah satu tahapan penggunaan dan pemeliharaan arsip. Pemberkasan sangat penting untuk diterapkan oleh setiap instansi, baik itu intansi pemerintah ataupun swasta. Menyadari akan bertambahnya volume arsip yang tercipta di masing-masing unit kerja di lingkungan KKP, maka KKP mengadakan tindakan pemberkasan untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip. Arsip yang diberkaskan merupakan arsip dinamis aktif yang terdiri dari berbagai jenis, diantaranya arsip korespondensi, surat perjanjian kerjasama, memorandum, dan nota dinas. KKP memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dan diharapkan dapat memudahkan dalam pencapaian visi organisasi, mulai dari perencanaan, pelaksanaan kegiatan serta pengawasan.

3 3 Berdasarkan latar belakang tersebut maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana pemberkasan arsip dinamis aktif yang ada di Biro Umum, Sekretariat Jendral, KKP? 2. Apa sajakah sarana dan prasarana yang digunakan dalam pemberkasan arsip dinamis aktif di Biro Umum, Sekretariat Jendral, KKP? 3. Bagaimanakah proses penemuan kembali arsip di Biro Umum, Sekretariat Jendral, KKP? 4. Kendala apa saja yang dihadapi dalam proses pemberkasan arsip dinamis aktif di Biro Umum, Sekretariat Jendral, KKP? B. Keaslian Tugas Akhir Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, sejauh ini belum ada mahasiswa Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada yang melakukan penelitian bidang kearsipan di KKP khususnya Biro Umum. Selama dua tahun terakhir sudah banyak penelitian Laporan Tugas Akhir dengan tema pemberkasan dengan fokus penelitian yang berbeda-beda. Hal ini merupakan obyek penelitian dengan studi kasus baru yang terkait dengan tema tersebut. Pada tahun 2015, penelitian Laporan Tugas Akhir dengan tema pemberkasan sudah pernah ditulis oleh Diah Ayu Permatasari. Laporan Tugas Akhir tersebut berfokus pada proses pemberkasan arsip dinamis aktif yang

4 4 tercipta dari hasil kegiatan instansi pemerintah daerah. Pembahasan Laporan Tugas Akhir dimulai dari pengurusan surat, penataan berkas, cara penemuan kembali hingga tata cara penanganan arsip. Penelitian tersebut menyimpulkan bahwa sistem pemberkasan yang digunakan oleh instansi belum sesuai dengan prosedur penyimpanan arsip dinamis aktif yang baik dan benar. 1 Pada tahun 2017 penulis memfokuskan tulisan dengan tema yang sama, yaitu pemberkasan. Namun, terdapat perbedaaan penulisan yang terletak pada tempat penelitian serta jenis arsip yang tercipta dari kegiatan organisasi yang dijadikan objek penelitian. Tema pemberkasan diangkat kembali oleh Ayu Ajeng Anggraini sebagai tema penelitian Laporan Tugas Akhir pada tahun Laporan Tugas Akhir tersebut berfokus pada penataan berkas di Bidang Perikanan Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi DIY. Persamaan antara Laporan Tugas Akhir Ayu Ajeng Anggraini dengan penulis, yaitu mengangkat tema yang sama dan tempat penelitian yang berorientasi pada bidang perikanan. Meskipun sama-sama berorientasi pada bidang perikanan, jenis arsip yang diberkaskan berbeda karena penulis akan memfokuskan pada jenis arsip yang tercipta dari fungsi fasilitatif sedangkan Ayu Ajeng memfokuskan pada jenis arsip bidang kelautan. Laporan tugas akhir tersebut menjelaskan tentang penataan berkas bidang perikanan yang belum sesuai dengan prosedur penyimpanan arsip. Penelitian bertujuan untuk mengetahui sistem penataan berkas, sarana dan prasarana yang digunakan, dan 1 Diah Ayu Permatasari, Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif di Sub Bagian Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY, Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2015.

5 5 kendala dalam penataan berkas di Bidang Perikanan Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi DIY. 2 Muhammad Roisa Fahmi Fahlefi mengangkat tema arsip Dinamis Aktif sebagai tema penelitian Laporan Tugas Akhir dengan judul Manajemen Arsip Dinamis Aktif di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia. Laporan Tugas Akhir tersebut berfokus pada manajemen arsip dinamis aktif. Pembahasan yang ditulis dalam Laporan Tugas Akhir tersebut di mulai dari kegiatan Penciptaan arsip, penyimpanan arsip, digitalisasi arsip, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip. 3 Persamaan Laporan Tugas Akhir Muhammad Roisa Fahmi Fahlefi dengan Laporan Tugas Akhir penulis terdapat pada jenis tempat penelitian, yaitu instansi pemerintah pusat atau kementerian. Namun secara objek kajian berbeda karena tulisan sebelumnya membahas lebih luas tentang manajemen arsip dinamis aktif. Sedangkan penulis membahas pada bagian penataan arsip dinamis aktif atau pemberkasan. Pada tahun 2016 masih dengan tema yang sama, yaitu pemberkasan diangkat sebagai tema Laporan Tugas Akhir yang di tulis oleh Ikqwah Afriska Purna Dewi. Laporan Tugas Akhir dengan judul Pemberkasan Arsip Dinamis 2 Ayu Ajeng Anggraini, Penataan Berkas di Bidang Perikanan Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, Muhammad Roisa Fahmi Fahlefi, Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia, Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2016.

6 6 Aktif Di Bagian Umum Direktorat Jenderal Bea Dan Cukai Jakarta berisi tentang pelaksanaan pemberkasan arsip dinamis aktif dimulai dari kondisi arsip, prosedur pemberkasan, sarana dan prasarana yang digunakan dalam pemberkasan arsip dinamis aktif, penemuan kembali arsip dinamis, dan kendala-kendala yang dihadapi dalam pemberkasan arsip dinamis aktif. 4 Meskipun kajian objek penelitian sama dengan yang penulis teliti, namun secara tempat pelaksanaan dan prosedur pemberkasan arsip dinamis aktif berbeda. C. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan tugas akhir yang berjudul Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif di Biro Umum Sekretariat Jenderal KKP sebagai berikut: 1. Mengetahui proses pemberkasan arsip dinamis aktif yang ada di Biro Umum, Sekretariat Jendral, KKP. 2. Mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam pemberkasan arsip dinamis aktif di Biro Umum, Sekretariat Jendral, KKP. 3. Mengetahui proses penemuan kembali arsip dinamis aktif di Biro Umum, Sekretariat Jendral, KKP. 4. Mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam proses pemberkasan arsip dinamis aktif di Biro Umum, Sekretariat Jendral, KKP. Berdasarkan tujuan yang telah dikemukakan di atas, maka diharapkan manfaat yang diperoleh dari penelitian ini sebagai berikut : 4 Ikqwah Afriska Purna Dewi, Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif Di Bagian Umum Direktorat Jenderal Bea Dan Cukai Jakarta, Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2016.

7 7 1. Bagi Peneliti : a. Menambah pengetahuan dan pengalaman tentang pengelolaan arsip dinamis aktif di Biro Umum Sekretariat Jenderal KKP sebagai bekal ilmu terapan untuk persiapan persaingan dunia kerja; b. Menerapkan ilmu dan teori khususnya yang diperoleh dari perkuliahan terutama mata kuliah Manajemen Pemberkasan, Pengurusan Surat, dan Tata Naskah Dinas. 2. Bagi Instansi : a. Membantu pengembangan kearsipan di Biro Umum Sekretariat Jenderal KKP; b. Menjadi bahan masukan bagi Biro Umum Sekretariat Jenderal KKP terutama di sub bagian Kearsipan dalam upaya meningkatkan pengelolaan pengembangan arsip dinamis aktif. 3. Bagi Program Studi Kearsipan: Memberikan referensi dan kajian mengenai pemberkasan arsip dinamis aktif bagi Program Diploma III Kearsipan Universitas Gadjah Mada. D. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif di Biro Umum Sekretariat Jendral Kementerian Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia terdiri dari 4 bab. Penulis menggunakan sistematika sebagai berikut:

8 8 Bab I pada tugas akhir menguraikan tentang pendahuluan yang terdiri dari latar belakang dan permasalahan, keaslian tugas akhir, tujuan dan manfaat serta sistematika penulisan. Pada bagian latar belakang dan permasalahan menjelaskan mengenai pentingnya penataan berkas atau pemberkasan pada suatu instansi atau organisasi. Pada bab ini juga membahas keaslian tugas akhir yang membedakan laporan ini dengan laporan angkatan sebelumnya serta tujuan dan manfaat yang diperoleh dari penelitian yang dilakukan. Tujuan dan manfaat menguraikan tentang tujuan dan manfaat yang ingin dicapai dan didapatkan dalam penulisan tugas akhir ini. Sistematika penulisan berisi penjelasan singkat tentang isi dari keseluruhan tugas akhir. Bab II membahas tentang tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Tinjauan pustaka ini menjelaskan relevansi landasan teori dengan studi kasus yang ditemukan dalam objek penelitian tugas akhir. Bab ini juga menjelaskan metode pengumpulan data yang diterapkan, yaitu berupa observasi partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Bab III tugas akhir berisi pembahasan yang menjelaskan tentang gambaran umum organisasi dan pemberkasan arsip dinamis aktif. Gambaran umum organisasi menguraikan tentang sejarah instansi, struktur organisasi, dan visi misi instansi. Bab ini juga menjelaskan jenis arsip, volume arsip, dan pengelolaan arsip serta kondisi di bagian Biro umum, Sekretariat Jendral, KKP. Kemudian pembahasan lebih spesifik ke proses pemberkasan arsip dinamis aktif, sistem pemberkasan yang digunakan, sarana dan prasana pemberkasan, dan penemuan

9 9 kembali arsip dinamis aktif serta kendala yang dihadapi dalam proses pemberkasan. Bab IV merupakan bab penutup dalam tugas akhir. Bab empat berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah jawaban atas pertanyaan yang dirumuskan pada permasalahan yang terdapat pada bab pendahuluan. Saran yang diberikan berasal dari pendapat penulis untuk memberikan masukan kepada instansi terkait pemberkasan arsip dinamis aktif demi meningkatkan efektivitas kinerja pegawai dan kelancaran organisasi.