KAJIAN PENGENDALIAN INTERNAL LAYANAN AKADEMIK DI UNIVERSITAS UDAYANA

Transkripsi

1 KAJIAN PENGENDALIAN INTERNAL LAYANAN AKADEMIK DI UNIVERSITAS UDAYANA TUGAS AKHIR Diajukan guna memenuhi sebagian persyaratan dalam rangka menyelesaikan Pendidikan Sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Teknologi Informasi DESAK NYOMAN HARIWINDATY PURWA NIM: JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA 2016 i

2 PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam Tugas Akhir ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu perguruan tinggi dan sepanjang pengetahuan saya tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan pada daftar pustaka. Jimbaran, Juni 2016 Desak Nyoman Hariwindaty Purwa ii

3 iii

4 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS UDAYANA FAKULTAS TEKNIK JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI Gedung Teknologi Informasi, Kampus Bukit Jimbaran Bali Telepon: laman: LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR JUDUL : KAJIAN PENGENDALIAN INTERNAL LAYANAN AKADEMIK DI UNIVESITAS UDAYANA NAMA : DESAK NYOMAN HARIWINDATY PURWA NIM : JURUSAN : TEKNOLOGI INFORMASI FAKULTAS : TEKNIK TANGGAL UJIAN : 28 JUNI 2016 Menyetujui, Bukit Jimbaran, 11 Juli 2016 Pembimbing I, Pembimbing II, I Made Sukarsa, S.T., M.T. NIDN I Putu Agus Eka Pratama, S.T.,M.T. NIDN Mengetahui, Ketua Jurusan Teknologi Informasi Fakultas Teknik Universitas Udayana Dr.Eng I Putu Agung Bayupati, S.T., M.T. NIP

5 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS UDAYANA FAKULTAS TEKNIK JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI Gedung Teknologi Informasi, Kampus Bukit Jimbaran Bali Telepon: laman: BERITA ACARA TUGAS AKHIR JUDUL : KAJIAN PENGENDALIAN INTERNAL LAYANAN AKADEMIK DI UNIVERSITAS UDAYANA NAMA : DESAK NYOMAN HARIWINDATY PURWA NIM : JURUSAN : TEKNOLOGI INFORMASI FAKULTAS : TEKNIK TANGGAL UJIAN : 28 JUNI 2016 Telah dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Sarjana Teknologi Informasi pada Program Studi Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Udayana dengan nilai A. DEWAN PENGUJI Bukit Jimbaran, 4 Juli 2016 Ketua, Penguji I, I Made Sukarsa, ST.MT NIDN Sekretaris, Dr.Eng I Putu Agung Bayupati,ST.MT NIDN Penguji II, I Putu Agus Eka Pratama, S.T., M.T. NIDN Ni Kadek Ayu Wirdiani,ST.MT NIDN Penguji III, I Ketut Adi Purnawan,ST.M.Eng 5 NIDN

6 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadapan Ida Sang Hyang Widhi Wasa atau Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-nya penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir yang berjudul Kajian Pengendalian Internal Layanan Akademik di Universitas Udayana dengan tepat waktu. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai syarat untuk memenuhi sebagian persyaratan menyelesaikan Pendidikan Sarjana Strata Satu (S1) pada Program Studi Teknologi Informasi. Meskipun dalam penyusunan laporan ini penulis banyak menemui berbagai hambatan, namun berkat bimbingan, bantuan, dan dukungan dari berbagai pihak, laporan Tugas Akhir ini pun dapat terselesaikan. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Prof. Ir. Ngakan Putu Gede Suardana, M.T., Ph.D. selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Udayana. 2. Bapak Dr.Eng I Putu Agung Bayupati, S.T.,M.T. selaku Ketua Jurusan Teknologi Informasi Universitas Udayana. 3. Bapak I Made Sukarsa, S.T., M.T. selaku Dosen Pembimbing I yang telah banyak memberikan bantuan, petunjuk, dan bimbingan kepada penulis di dalam penyelesaian Tugas Akhir. 4. Bapak I Putu Agus Eka Pratama, S.T., M.T. selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak memberikan bantuan, petunjuk, dan bimbingan kepada penulis di dalam penyelesaian Tugas Akhir. 5. Bapak Prof. Dr. I Ketut Gede Darma Putra, S.Kom., M.T. selaku Kepala Unit Sumber Daya Informasi Universitas Udayana yang telah memberikan kesempatan dan bantuan informasi berupa dokumen dan data yang dibutuhkan penulis dalam penyusunan laporan Tugas Akhir. 6. Bapak Drs. Ketut Amoga Sidi selaku Kepala Biro Administrasi Akademik Universitas Udayana yang telah memberikan kesempatan dan bantuan 6

7 informasi berupa dokumen dan data yang dibutuhkan penulis dalam penyusunan laporan Tugas Akhir. 7. Kedua orang tua I Dewa Gede Sayang, S.E. dan Desak Ketut Hartani, S.Pd. dan saudara/i Desak Gede Dharayanti Purwa, S.Tr.Par dan I Dewa Made Adiyoga Pramana Purwa, S.T. yang telah memberikan banyak dukungan melalui doa dan material. 8. Rekan-rekan di Jurusan Teknologi Informasi yang telah memberikan sumbangan ide, pemikiran, tenaga, dan pengetahuan sehingga membantu penulis dalam proses pembuatan tugas akhir ini. 9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu yang telah membantu memperlancar penyusunan laporan ini. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, segala bentuk kritik dan saran yang konstruktif dari berbagai pihak sangat penulis hargai dan harapkan. Akhir kata, semoga laporan ini dapat bermanfaat dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kepada khalayak luas serta mohon maaf atas segala kekurangan yang terdapat dalam tugas akhir ini. Denpasar, Juni 2016 Penulis 7

8 ABSTRAK Pengendalian internal merupakan suatu proses yang dilakukan oleh manajemen yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai akan pencapaian tujuan yang berkaitan dengan operasional dan pencapaian bisnis proses. Pengendalian internal diperlukan organisasi dan perusahaan termasuk sebuah Perguruan Tinggi. Layanan Akademik pada SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Administrasi Akademik) dan Wisuda Online dirasa sangat penting untuk memiliki pengendalian internal dimana sering terjadi kesalahan seperti tidak adanya validasi pada sistem atau bahkan kebijakan yang mempengaruhi sistem tidak diterapkan sebagaimana mestinya. Metodologi yang digunakan untuk melakukan kajian pengendalian internal layanan akademik di Universitas Udayana adalah metodologi DSRM (Design Science Research Method) dan penilaiannya menggunakan berbagai standar best practice seperti COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), COBIT 5, NIST Revision 4, dan ISO/IEC 27002:2005. COBIT 5 digunakan dalam pemilihan domain atau lingkup audit, COSO digunakan untuk menilai pengendalian internal serta rekomendasi, sedangkan NIST dan ISO/IEC 27002:2005 digunakan untuk memberikan rekomendasi perbaikan. Selain itu, CMMI digunakan untuk menilai tingkat kematangan pada layanan akademik. Hasil penelitian menunjukkan pengendalian internal yang tercermin baik dari prosedur dan penerapan pada sistem layanan akademik masih kurang, hal ini sesuai dengan tingkat kematangan yang dianalisa menggunakan standar CMMI yang menunjukkan layanan akademik memiliki tingkat kematangan pada level 3. Level 3 artinya layanan akademik telah memiliki standar prosedur yang terstandarisasi serta terdokumentasi dengan baik, namun tidak semua prosedur dibuat secara tersistem. Kata Kunci : Pengendalian Internal, COSO, NIST , ISO/IEC 27002:2005, CMMI. 8

9 ABSTRACT Internal control is a process conducted by management designed to provide reasonable assurance for the achievement of objectives, related to the achievement of operational and business processes. Internal controls are required by the organizations and companies, include a university. Academic Services such a SIMAK (Academic Administration Management Information System) and Graduation Online System are very important to have internal control where frequent errors such as there is no validation in the system or even a policy which affects the system is not applied as it should. The methodology that used to conduct a review of internal controls academic services in Udayana University is methodology DSRM (Design Science Research Method) and the assessment is using various of best practice standards such as COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), COBIT 5, NIST Revision 4, and ISO / IEC 27002:2005. COBIT 5 is used in the selection of the domain or scope of the audit, COSO is used to assess the internal controls and recommendation, however NIST and ISO / IEC 27002: 2005 are using to provide recommendation for improvement. In addition, CMMI is used to assess the maturity level in the academic services. The results showed that internal control is reflected from the procedure and the application of the system the academic services is still lacking, this is consistent with the level of maturity which are analyzed using CMMI standard show that academic service has a level of maturity at level 3. Maturity Level 3 means that academic service has a standard procedure that standardized and well documented, but not all procedures made as a system. Keywords: Control Internal; COSO 2013; COBIT 5; ISO 27005: 2005; NIST Revision 4; 9

10 DAFTAR ISI COVER.i PERNYATAAN... ii LEMBAR PENGESAHAN... Error! Bookmark not BERITA ACARA TUGAS AKHIR... Error! Bookmark not KATA PENGANTAR... 6 ABSTRAK... 8 ABSTRACT... 9 DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL BAB I PENDAHULUAN... Error! Bookmark not 1.1. Latar Belakang... Error! Bookmark not 1.2. Rumusan Masalah... Error! Bookmark not 1.3. Tujuan... Error! Bookmark not 1.4. Manfaat Penelitian... Error! Bookmark not 1.5. Batasan Masalah... Error! Bookmark not 1.6. Sistematika Penulisan... Error! Bookmark not BAB II TINJAUAN PUSTAKA... Error! Bookmark not 2.1 State of the Art... Error! Bookmark not 2.2 Latar Belakang Universitas Udayana. Error! Bookmark not Sejarah Universitas Udayana... Error! Bookmark not Visi dan Misi... Error! Bookmark not Struktur Organisasi Universitas UdayanaError! Bookmark not Tujuan dan Sasaran Bisnis Universitas UdayanaError! Bookmark not Unit Sumber Daya Informasi... Error! Bookmark not 2.3 Layanan Akademik... Error! Bookmark not Sistem SIMAK... Error! Bookmark not Wisuda Online... Error! Bookmark not 2.4 Dasar Teori... Error! Bookmark not 10

11 2.4.1 Metode Penelitian Kualitatif dan DeskriptifError! Bookmark not Pengendalian Internal (Internal Control)Error! Bookmark not Control Framework... Error! Bookmark not Capability Maturity Model IntegratedError! Bookmark not BAB III METODELOGI PENELITIAN... Error! Bookmark not 3.1 Metodelogi Penelitian... Error! Bookmark not 3.2 Pendekatan Studi Berbasis Tujuan (Studi Literatur)Error! Bookmark not 3.3 Perancangan dan Pengembangan SolusiError! Bookmark not Pemilihan Domain... Error! Bookmark not Pemetaan Terhadap COBIT 5... Error! Bookmark not Pemetaan COBIT 5 dan COSO 2013Error! Bookmark not Pengumpulan Data... Error! Bookmark not Jadwal Penelitian... Error! Bookmark not 3.4 Pengujian Data... Error! Bookmark not Rancangan Kuesioner Tingkat KepentinganError! Bookmark not Penentuan Tingkat Kematangan. Error! Bookmark not Rancangan Kuesioner Pengendalian InternalError! Bookmark not Rekomendasi Perbaikan... Error! Bookmark not BAB IV PEMBAHASAN DAN ANALISA HASILError! Bookmark not 4.1 Proses Pemilihan Domain... Error! Bookmark not Proses Identifikasi Business GoalsError! Bookmark not Proses Identifikasi IT Goals... Error! Bookmark not Proses Identifikasi IT Process... Error! Bookmark not 11

12 4.1.4 Proses Pemetaan Terhadap Domain Pada COBIT 5... Error! Bookmark not 4.2 Hasil Pengumpulan Data... Error! Bookmark not Tingkat Kritis... Error! Bookmark not Hasil Kuesioner Tingkat KepentinganError! Bookmark not Hasil Tingkat Kematangan CMMIError! Bookmark not Hasil Kuesioner Pengendalian InternalError! Bookmark not Perbaikan Standar Operating ProcedureError! Bookmark not BAB V PENUTUP... Error! Bookmark not 5.1 Kesimpulan... Error! Bookmark not 5.2 Saran... Error! Bookmark not DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Struktur Organisasi Universitas Udayana Gambar 2.2 Struktur Organisasi USDI Gambar 2.3 Alur Pendaftaran Mahasiswa Lama Gambar 2.4 Alur Penggunaan SIMAK Gambar 2.5 Alur Pendaftaran Wisuda secara Online Gambar 2.6 Domain Proses COBIT Gambar 3.1 Langkah-langkah Penelitian Gambar 3.2 Mapping COBIT 5 Business Goals dan IT Goals Gambar 3.3 Mapping IT Goals dan Domain Proses COBIT Gambar 3.4 Mapping IT Goals dan Domain Proses COBIT 5 Lanjutan Gambar 3.5 Pemetaan COSO dan COBIT Gambar 4.1 Penyelarasan Sasaran Universitas Udayana ke Business Goals berdasarkan COBIT Gambar 4.2 Prosedur Pengajuan Wisuda Saat ini Gambar 4.3 Alur Pengajuan Wisuda Online Tahap Pertama

13 Gambar 4.5 Alur Pengajuan Wisuda Online Tahap Pengajuan Surat Keterangan Bebas Akademik Gambar 4.5 Alur Pengajuan Wisuda Online Verifikasi Operator BAA

14 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Tujuan, Sasaran, dan Arah Kebijakan Universitas Udayana Tabel 2.2 Poin Fokus pada Komponen COSO Tabel 2.3 Domain dan Proses TI pada COBIT Tabel 2.3 Security Family dan Identifier NIST Revision Tabel 2.4 Perbedaan Maturity Level dan Capability Level Tabel 3.1 Business Goals Tabel 3.2 Metrics Business Goals Tabel 3.3 IT Goals Tabel 3.4 Hubungan Business Goals dan IT Goals Tabel 3.5 Hubungan IT Goals dan IT Process Tabel 3.6 Responden Kuesioner Tingkat Kepentingan Tabel 3.7 Populasi Responden Kuesioner Pengendalian Internal Tabel 3.8 Responden Kuesioner Pengendalian Internal Tabel 3.9 Jadwal Penelitian Tabel 3.10 Contoh Kuesioner Tingkat Kepentingan Proses APO Tabel 3.11 Nilai Tingkat Kematangan Tabel 3.12 Pernyataan COSO dan Pernyataan Kuesioner Tabel 3.13 Contoh Kuesioner Pengendalian Interna Tabel 4.1 Pemetaan Balances Score Card dan Sasaran Universitas Udayana Tabel 4.2 Hasil Penyelarasan Business Goals ke IT Goals COBIT Tabel 4.3 IT Goals yang sesuai dengan tujuan dan sasaran bisnis Universitas Udayana Tabel 4.4 Hasil Identifikasi IT Process Tabel 4.5 Hasil Pemetaan IT Process dan Domain COBIT Tabel 4.6 Tingkat Kritis Tabel 4.7 Hasil Kuesioner Tingkat Kepentingan Tabel 4.8 Proses TI yang digunakan dalam Kajian

15 Tabel 4.9 Hubungan Proses TI COBIT 5 dan COSO Tabel 4.10 Hasil Kuesioner Pengendalian Internal