Audit Tata Kelola Pengadaan Aplikasi di Universitas Udayana menggunakan Framework COBIT TUGAS AKHIR

Transkripsi

1 Audit Tata Kelola Pengadaan Aplikasi di Universitas Udayana menggunakan Framework COBIT TUGAS AKHIR Diajukan Guna Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Rangka menyelesaikan Pendidikan Sarjana Strata Satu (S1) Jurusan Teknologi Informasi GUSTI AYU THERESIA KRISANTHI NIM JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA 2013

2 PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam skripsi (tugas akhir) ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu perguruan tinggi dan sepanjang pengetahuan saya, juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar pustaka. Jimbaran, 10 Desember 2013 Gusti Ayu Theresia Krisanthi ii

3 KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS UDAYANA FAKULTAS TEKNIK JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI GedungTeknologiInformasi, Kampus Bukit Jimbaran Bali Telepon: laman: LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR JUDUL : AUDIT TATA KELOLA PENGADAAN APLIKASI DI UNIVERSITAS UDAYANA MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT NAMA : GUSTI AYU THERESIA KRISANTHI NIM : FAKULTAS : TEKNIK PROGRAM STUDI : TEKNOLOGI INFORMASI DIUJI TANGGAL : 13 DESEMBER 2013 Menyetujui, Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II I Made Sukarsa, ST., M.T. NIP Dr. Eng. I Putu Agung Bayupati, ST., M.T. NIP Mengetahui, Mengetahui Ketua Jurusan Teknologi Informasi Fakultas Teknik Universitas Udayana Dr. I Ketut Gede Darma Putra, S.Kom., MT. NIP iii

4 JUDUL NAMA KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS UDAYANA FAKULTAS TEKNIK JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI GedungTeknologiInformasi, Kampus Bukit Jimbaran Bali Telepon: laman: BERITA ACARA TUGAS AKHIR : AUDIT TATA KELOLA PENGADAAN APLIKASI DI UNIVERSITAS UDAYANA MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT : GUSTI AYU THERESIA KRISANTHI NIM : JURUSAN : TEKNOLOGI INFORMASI FAKULTAS : TEKNIK TANGGAL SEMINAR : 13 DESEMBER 2013 Telah dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Sarjana Teknologi Informasi pada Program Studi Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Udayana dengan nilai A. Ketua, DEWAN PENGUJI Penguji I, I Made Sukarsa S.T., M.T. NIDN Sekretaris, Dr. I Kt. Gd. Darma Putra, S.Kom., M.T. NIDN Penguji II, Dr. Eng. I Putu Agung Bayupati, ST., M.T. NIDN Ni Kadek Ayu Wirdiani, ST., M.T. NIDN Penguji III, Ni Made Ika Marini Mandenni, ST., M.Kom NIDN iv

5 ABSTRAK Tata kelola dalam suatu perusahaan merupakan suatu subjek yang terdiri dari banyak aspek, yang salah satu didalamnya yaitu masalah akuntabilitas dan tanggung jawab, khususnya implementasi pedoman dan mekanisme untuk memastikan perilaku yang baik dan melindungi kepentingan stakeholder. Audit sistem informasi perlu dilakukan untuk memeriksa tingkat kematangan atau kesiapan organisasi dalam melakukan pengelolaan TI. COBIT dan ITIL menyediakan cara yang efektif dalam memahami kebutuhan dan prioritas dalam tata kelola TI dengan saling melengkapi jika diterapkan. COBIT berperan dalam pengukuran kinerja proses melalui pengukuran kematangan proses TI di Universitas, dengan pengukuran terhadap kematangan saat ini dan perbaikan proses kedepan dengan penetapan target pencapaian kematangan dalam arah perbaikan. ITIL mendeskripsikan apa saja yang menjadi faktor kunci keberhasilan kinerja layanan dalam meningkatkan kepuasan pengguna. Penelitian yang dilaksanakan ini yaitu tentang audit tata kelola pengadaan aplikasi di Universitas Udayana. Penelitian ini menilai bagaimana tingkat kematangan tata kelola pengadaan aplikasi di Universitas Udayana saat ini dengan proses audit. Hasil penelitian disampaikan dalam bentuk deskripsi yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif. Tahapan penelitian dimulai dari survey studi kasus dengan wawancara, pemilihan domain COBIT 4.1, pengumpulan data melalui kuisioner terhadap 75 responden dan hasil kuisioner yang didapat sebagai representasi tingkat kematangan saat ini. Perbandingan dari kondisi tingkat kematangan saat ini dan tingkat kematangan yang diharapkan membuat adanya gap kematangan, sehingga perlu adanya langkah-langkah perbaikan. Langkahlangkah perbaikan yang diberikan bedasarkan framework COBIT 4.1 dan ITIL V3 yang didapat dari hasil pemetaan COBIT 4.1 terhadap ITIL V3 berdasarkan COBIT Mapping; Mapping ITIL V3 with COBIT 4.1. yang dipublikasikan oleh ITGI. Hasil dari penelitian yang telah dilakukan menunjukkan kondisi tingkat kematangan saat ini pada tata kelola pengadaan aplikasi di Universitas Udayana berada pada tingkat kematangan 3-defined. Sedangkan tingkat kematangan yang diharapkan mengacu pada standar kematangan maksimum yaitu tingkat kematangan 5-optimised. Dari adanya gap kematangan tersebut, sehingga perlu diberikan strategi perbaikan yang berisi langkah-langkah untuk mencapai tingkat kematangan yang diharapkan. Penentuan CSF, KPI, PKGI, ITKGI diberikan terhadap proses-proses TI yang dianggap memiliki tingkat resiko tinggi. Pengukuran CSF, KPI dan KGI berisikan arahan yang akan diberikan kepada pihak manajemen, dalam bentuk tujuan dan pengukurannya. Kata Kunci : Audit TI, Tata Kelola TI, COBIT 4.1, Maturity Models, ITIL V3 v

6 ABSTRACT Governance in a company is a subject that has many aspects, one of the aspects is about accountability and responsibility, especially the implementation of the guidance and mechanism to ensure the good behavior and protect the interest of the stakeholder. System information audit need to be done to check the maturity level or the organization readiness in IT management. COBIT and ITIL provides an effective way to understand the need and priority in IT governance by complement each other if implemented. COBIT has a role in process performance measurement through IT process maturity measurement in a university, by measuring the current maturity and future improvement by assigning maturity attainment targets for improvements. ITIL describes the success of the service performance key factor in improving the user satisfaction. The research conducted is a research about the governance of the application procurement audit in Udayana University. The assessment of this research is about how s the current maturity level of the application procurement governance in Udayana University by audit process. The result of the research is documented in a description that is both qualitative and quantitative. The research steps start from case study survey by interviewing, COBIT 4.1 domain selection, data collecting by spreading questionnaire towards 75 respondents and the result represent the current maturity level. The comparison of the current maturity level and the expected maturity level makes a maturity gap, therefore corrective measure is needed. Corrective measures that given based on COBIT 4.1 and ITIL V3 framework obtained from the mapping of the COBIT 4.1 towards ITIL V3 based on COBIT mapping; Mapping ITIL V3 with COIT 4.1 that published by ITGI. The result of the research conducted shows the current maturity level in application procurement governance in Udayana University is at the 3-defined maturity level. While the expected maturity level refer to a standard maximum maturity, 5-optimised maturity level. Because of the maturity gap, improvement strategy that contains the steps to achieve the expected level of maturity is needed. The determination of CSF, KPI, PKGI, ITKGI given to the IT processes that are considered to have a high level of risk. CSF, KPI, and KGI measurement contain referrals that will be given to the management, in the form of objectives and measurement. Keywords : IT Audit, IT Governance, COBIT 4.1, Maturity Models, ITIL V3 vi

7 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat dan rahmat-nyalah akhirnya laporan Tugas Akhir dengan judul Audit Tata Kelola Pengadaan Aplikasi di Universitas Udayana menggunakan Framework COBIT dapat terselesaikan tepat pada waktu yang telah ditentukan. Laporan ini dapat diselesaikan dengan baik tentu tidak lepas dari dukungan, bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada : 1. Bapak Prof. Ir. I wayan Redana, MA.Sc., Ph.D. sebagai Dekan Fakultas Teknik Universitas Udyana. 2. Bapak Dr. I Kt. Gede Darma Putra, S.Kom., MT. sebagai Ketua Jurusan Teknologi Informasi Univesitas Udayana. 3. Bapak I Made Sukarsa, ST., M.T. selaku pembimbing I dan Bapak Dr. Eng. I Putu Agung Bayupati, ST., MT. selaku pembimbing II yang sudah membimbing penulis hingga terselesaikannya tugas akhir ini. 4. Ibu Ir. Linawati, MEng.Sc., PhD. selaku ketua Divinkom Universitas Udayana yang telah memberikan ijin melakukan penelitian dan membantu banyak dalam penelitian ini. 5. Seluruh pegawai di lingkungan Universitas Udayana yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya untuk kelancaran penelitian di Universitas Udayana. 6. Kedua orang tua yang telah banyak memberikan perhatian dan dukungan melalui doa dan materiil. 7. Kakak dan adik-adik yang telah memberikan semangat dan bantuan kepada penulis selama mengerjakan tugas akhir. 8. I Made Robert Latamaosadi yang sudah banyak membantu untuk kelancaran penelitian, serta selalu memberikan semangat dan penghiburan selama penyelesaian tugas akhir ini. vii

8 9. Dwi Ade Riandayani dan Pratiwi Kusuma Putri, serta teman-teman di Jurusan Teknologi Informasi yang sudah berjuang bersama-sama dan memberikan dukungan satu sama lain dalam penyelesaian tugas akhir. 10. Seluruh pengajar, staf serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu atas bantuan dan saran yang diberikan sehingga laporan ini dapat terselesaikan. Penulis menyadari dalam penyusunan laporan ini masih banyak terdapat kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun untuk kesempurnaan laporan ini. Akhir kata penulis mohon maaf apabila ada penulisan kata-kata ataupun penulisan nama yang tidak benar dan semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Jimbaran, 10 Desember 2013 Penulis viii

9 DAFTAR ISI PERNYATAAN... ii LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR... iii BERITA ACARA TUGAS AKHIR... iv ABSTRAK... v ABSTRACT... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR TABEL... xv BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Tujuan Manfaat Batasan Masalah Sistematika Penulisan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Latar Belakang Perusahaan Sejarah Universitas Udayana Profil Divinkom (Divisi Teknologi Informasi dan Komunikasi) Visi dan Misi Divinkom Struktur Organisasi Divinkom Definisi Pengadaan Aplikasi di Universitas Udayana Prosedur Pengadaan Aplikasi Tatakelola TI ix

10 Definisi Tatakelola TI Konsep Sistem Tatakelola TI Area Fokus Tata Kelola TI Model Tata Kelola TI Audit Sistem Informasi Definisi Audit Definisi Audit Sistem Informasi Metode Audit Sistem Informasi Perlunya Audit TI COBIT Definisi COBIT Overview COBIT Maturity Models Critical Success Factors Pengukuran Kinerja Keunggulan dan Kekurangan COBIT ITIL (Information Technology Infrastructure Library) Definisi ITIL (Information Technology Infrastructure Library) Bagian-bagian ITIL (Information Technology Infrastructure Library) Hubungan COBIT dan ITIL Peran COBIT dan ITIL Ukuran Pemusatan (Central Tendency) BAB III METODOLOGI DAN PERANCANGAN Metodologi Penelitian Studi Kepustakaan Proses Pemilihan Domain Identifikasi Business goals Identifikasi IT goals Identifikasi IT Process x

11 Pemetaan terhadap Kerangka Kerja COBIT Metodelogi Pengumpulan Data Wawancara Kuisioner Data Komposisi Responden Rancangan Pembuatan Kuisioner Pengolahan Data Pengolahan Data Tingkat Kepentingan Pengolahan Data Tingkat Kematangan Pengujian Data Uji Validitas data Uji Reliabilitas Data Analisis Data Analisis Tingkat Kematangan Analisis Tingkat Target Tingkat Kematangan Analisis Kesenjangan Strategi Perbaikan BAB IV PEMBAHASAN Identifikasi Business goals Identifikasi IT goals Identifikasi IT Process Pengolahan Data Hasil Kuisioner Tingkat Kepentingan Proses TI Hasil Kuisioner Tingkat Kematangan Saat Ini Pengujian Data Uji Validitas Uji Reliabilitas Analisis Tingkat Kepentingan Analisis Tingkat Kematangan Saat Ini PO 2 Menetapkan Arsitektur Informasi xi

12 PO 3 Menentukan Arahan Teknologi AI 2 Memperoleh dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi AI 5 Memenuhi sumber daya TI AI 7 Instalasi dan Akreditasi Solusi serta Perubahannya DS 4 Memastikan Layanan yang Berkelanjutan DS 7 Mendidik dan Melatih Pengguna Aplikasi DS 11 Mengelola Data Menentukan Target Kematangan Proses TI Analisis Gap Kematangan Proses-Proses TI Langkah-Langkah Mengatasi Gap Kematangan Proses TI Penetapan CSF, KPI dan KGI PO2 Menetapkan Arsitektur Informasi PO3 Menentukan Arahan Teknologi AI2 Memperoleh dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi AI5 Memenuhi Sumber Daya TI AI7 Instalasi dan Mengakui Solusi serta Perubahannya DS4 Memastikan Layanan yang Berkelanjutan DS7 Mendidik dan Melatih Pengguna Aplikasi DS11 Mengelola Data BAB V PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xii

13 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Struktur Organisasi Universitas Udayana... 7 Gambar 2.2. Struktur Organisasi Divinkom Universitas Udayana Gambar 2.3. Prosedur Pengadaan Aplikasi di Universitas Udayana Gambar 2.4. Proses Tatakelola TI Gambar 2.5. Area Fokus Tata Kelola TI Gambar 2.6. Keterkaitan Domain dalam COBIT Gambar 2.7. Kerangka Kerja COBIT Gambar 2.8. Maturity Level COBIT Gambar 3.1. Gambaran Umum Proses Audit Gambar 3.2. Tahapan-tahapan Proses Penelitian Gambar 3.3. Contoh Grafik Tingkat Kematangaan Saat Ini PO Gambar 4.1. Grafik Rekapitulasi Hasil Kuisioner Tingkat Kepentingan Gambar 4.2. Hasil Pengolahan Kuisioner Tingkat Kematangan semua Responden Gambar 4.3. Grafik Tingkat Kematangaan Saat Ini PO Gambar 4.4. Grafik Tingkat Kematangaan Saat Ini PO Gambar 4.5. Grafik Tingkat Kematangaan Saat Ini AI Gambar 4.6. Grafik Tingkat Kematangaan Saat Ini AI Gambar 4.7. Grafik Tingkat Kematangaan Saat Ini AI Gambar 4.8. Grafik Tingkat Kematangaan Saat Ini DS Gambar 4.9. Grafik Tingkat Kematangaan Saat Ini DS Gambar Grafik Tingkat Kematangaan Saat Ini DS Gambar Grafik Maturity Level Gambar Klasifikasi Tipe Layanan Gambar Integrated Business-Driven Technology Management Gambar Pencapaian Kematangan dalam Manajemen Teknologi Gambar Menyelaraskan Layanan baru ke dalam Kebutuhan Bisnis Gambar Proses Manajemen Supplier Gambar Layanan Model V untuk Tingkat Konfigurasi dan Pengujian xiii

14 Gambar Siklus Hidup Manajemen Layanan yang Berkelanjutan Gambar Pengendalian Goals dan Metrics PO Gambar Pengendalian Goals dan Metrics PO Gambar Pengendalian Goals dan Metrics AI Gambar Pengendalian Goals dan Metrics AI Gambar Pengendalian Goals dan Metrics AI Gambar Pengendalian Goals dan Metrics DS Gambar Pengendalian Goals dan Metrics DS Gambar Pengendalian Goals dan Metrics DS xiv

15 DAFTAR TABEL Tabel 2.1. Kriteria Ukuran Informasi berdasarkan COBIT Tabel 3.1. Business Goals pada COBIT Tabel 3.2. Identifikasi Business goals Pengadaaan Aplikasi Universitas Udayana Tabel 3.3. IT goals COBIT Tabel 3.4. Pemetaan IT goals dan Business goals Tabel 3.5. Identifikasi IT goals Pengadaan Aplikasi Universitas Udayana Tabel 3.6. Pemetaan Tujuan TI dan Proses TI COBIT Tabel 3.7. Keterkaitan Proses TI dan Tujuan TI Pengadaan Aplikasi Universitas Udayana Tabel 3.8. Proses TI Pengadaan Aplikasi Universitas Udayana Tabel 3.9. Pemetaan terhadap Framework COBIT Tabel Data Komposisi Responden Kuisioner Tingkat Kepentingan Proses TI Tabel Data Komposisi Responden Kuisioner Tingkat Kematangan Proses TI Tabel RACI Chart PO2 Menetapkan Arsitektur Informasi Tabel Contoh Kuisioner Tingkat Kepentingan Proses TI Acquire and Implement Tabel Tingkat Kematangan PO 2 Level Tabel Hasil Kuisioner Tingkat Kematangan PO2 Level Tabel Contoh Kuisioner Tingkat Kematangan Level 1 PO Tabel Skore Jawaban Kuisioner Tabel Kriteria Penilaia Tabel Contoh Hasil Kuisioner Maturity Level PO 2 Level Tabel Perhitungan Nilai Kepatutan PO Tabel Contoh Perhitungan Tingkat Kepatutan Tabel Contoh Normalisasi Tingkat Kepatutan Tabel Contoh Perhitungan Tingkat Kematangan xv

16 Tabel 4.1. Pemetaan Business goals Perusahaan dan Business goals COBIT Tabel 4.2. IT goals yang Teridentifikasi pada Pengadaan Aplikasi Universitas Udayana Tabel 4.3. Keterkaitan Proses TI dan Tujuan TI Pengadaan Aplikasi Universitas Udayana Tabel 4.4. Hasil Proses TI setelah Pemetaan Tabel 4.5. Rekapitulasi Hasil Kuisioner Tingkat Kepentingan Tabel 4.6. Hasil Perhitungan Tingkat Kematangan PO2 dari Satu Responden.. 98 Tabel 4.7. Hasil Perhitungan Tingkat Kematangan PO3 dari Satu Responden.. 98 Tabel 4.8. Hasil Perhitungan Tingkat Kematangan AI2 dari Satu Responden Tabel 4.9. Hasil Perhitungan Tingkat Kematangan AI5 dari Satu Responden Tabel Hasil Perhitungan Tingkat Kematangan AI7 dari Satu Responden Tabel Hasil Perhitungan Tingkat Kematangan DS4 dari Satu Responden 100 Tabel Hasil Perhitungan Tingkat Kematangan DS7 dari Satu Responden 100 Tabel Hasil Perhitungan Tingkat Kematangan DS11 dari Satu Responden Tabel Hasil Akhir Pengolahan Kuisioner Tingkat Kematangan Tabel Perhitungan Uji Validitaas DS Tabel Hasil Uji Validitas Tabel Nilai Varian Item Tabel Hasil Pengolahan Kuisioner Tingkat Kepentingan Tabel Gap Kematangan Proses-Proses TI Tabel Pemetaan Proses TI COBIT 4.1 dan ITI V Tabel Strategi Perbaikan berdasarkan ITIL V Tabel Pendekatan Manajemen Arsitektur Teknologi Tabel Deskripsi Pencapaian Kematangan dalam Manajemen Teknologi Tabel Aktivitas Perancangan Solusi Layanan Tabel Aktivitas Proses Manajemen Supplier Tabel Tingkat Konfigurasi Pengembangan dan Pengujian Aplikasi Tabel Tahapan Siklus Hidup Manajemen Layanan yang Berkelanjutan Tabel Aktivitas pada SO 5.14 Peningkatan Kegiatan Operasional xvi

17 Tabel Aktivitas Manajemen Data dan Informasi Tabel Strategi Backup berdasarkan ITIL V Tabel Strategi Restore berdasarkan ITIL V Tabel Kondisi Kematangan Saat Ini dan Kematangan Harapan Proses TI 146 xvii