Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal online [ ]

Transkripsi

1 Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal online [ ] ICT Center Universitas Negeri Makassar 2012 Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 1

2 Penyusun Nasrul Ihsan, S.Si. M.Si. Drs. Rusli, M.Si Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 2

3 Daftar Isi Panduan Workshop... 1 Penyusun... 2 Daftar Isi... 3 Jadwal Pelaksanaan Workshop... 4 Sesi 1. Registrasi User... 5 Sesi 2. Jurnal Manager... 8 Login... 8 Pengaturan ) Details ) Policies (kebijakan pengelolaan jurnal) ) Submission (Pemasukan naskah) ) Management ) The look Management User Sesi 3. Proses Pemasukan Naskah ( Author ) ) Start the submission ) Upload Submission ) Enter Metadata ) Uploading Suplementary Files ) Confirming the Submission Sesi 4. Editor Login Create Issue Submissions Referensi : Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 3

4 Jadwal Pelaksanaan Workshop Tahap Uraian Acara Waktu Target PIC Hari I Registrasi Peserta Panitia mendata peserta Panitia meliputi: nama, , No hp Pembukaan, Peserta memahami Protokol, Persiapan Sambutan pentingnya pengelolaan Rektor UNM Pelaksanaan Sesi I Pelaksanaan Sesi II Pelaksanaan Sesi III Pelaksanaan Sesi IV Pelaksanaan Sesi IV (Lanjutan) Pengantar tentang Online Jurnal jurnal secara online Peserta memahami mekanisme penggunaan OJS UNM secara umum Direktur ICT Break Panitia Registrasi User Semua peserta terdaftar sebagai pengguna di ojs sesuai jurnalnya - Admin site menempatkan masing-masing user sebagai jurnal manager di jural yang akan dikelolanya Jurnal Manager - Setting jurnal Jurnal manager melakukan 5 tahap pengaturan jurnal yang dikelolanya Narasumber, Fasilitator, Site admin Narasumber, Fasilitator Break Ishoma Author Pengelola jurnal Narasumber, - Submission mengupload artikel untuk Fasilitator jurnalnya masing-masing (minimal 8 jurnal) Break Panitia Editor Pengelola jurnal membuat Narasumber, - Create issue min 2 vol terbitan jurnal dan Fasilitator - Proses Review meriewe artikel yang masuk Section Editor - Proses Editing - Proses terbit Hari II Pengelola jurnal menyelesaikan proses editing dan menyelesaikan penerbitan jurnal Narasumber, Fasilitator Break Panitia Review dan Diskusi Mereview tampilan jurnal yang telah dinyatakan terbit Narasumber, Fasilitator Penutupan Kesimpulan dan harapan Direktur ICT keberlanjutan pengelolaan jurnal online Ishoma Panitia Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 4

5 Sesi 1. Registrasi User Proses registrasi dapat dilakukan dengan cara : 1) Pilih menu OJS pada situs atau tuliskan pada browser yang Anda gunakan. 2) Pilih salah satu jurnal yang Anda minati atau jurnal yang menjadi tanggung jawab Anda 3) Isi form registrasi dengan memperhatikan field/isian yang ditandai dengan simbol * (asterix). Bagian tersebut harus diisi. Gambar 1.1 form registrasi Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 5

6 4) Pastikan Anda memilih salah satu peran atau level pengguna. Gambar 1.2 memilih peran/level pengguna Catatan : Untuk penugasan sebagai jurnal manager, Anda akan ditempatkan oleh site administrator sesuai dengan nama jurnal yang akan dikelola. 5) Unt uk mendaftar pada jurnal lain dalam situs ojs.unm.ac.id, Pengguna tidak perlu melakukan registrasi dengan mengisi ulang form melainkan mendaftar pada jurnal lain dengan tetap login dengan user sebelumnya. Gambar 1.3 registrasi untuk jurnal yang lain Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 6

7 6) Menampilkan dan mengganti profil dapat dilakukan kapan saja dengan memilih menu atau klik pada My Profile. 7) Perubahan password juga dapat dilakukan oleh masing-masing pengguna Gambar 1.4 Melakukan perubahan password Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 7

8 Sesi 2. Jurnal Manager Login - Login sesuai dengan nama pengguna Anda - Pilih peran Anda sebagai Journal Manager Gambar 2.1 Tampilan pengguna dengan peran Journal Manager - Tampilan ketika memilih peran sebagai Journal Manager Gambar 2.2 Tampilan pengguna sebagai Journal Manager Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 8

9 Pengaturan Pilih bagian Management Pages lalu pilih setup dan ikuti 5 langkah pengaturan jurnal. Isi dengan informasi selengap mungkin. Beberapa hal mungkin perlu didiskusikan dengan anggota tim pengelola dan penanggung jawab jurnal masing-masing. 1) Details General information (Isikan dengan informasi umum tentang jurnal, antara lain: nama, singkatan, alamat ISSN online (jika ada) dan print out dan alamat. Principal contact (Isikan dengan data kontak utama, data ini akan nampak pada halaman depan situs jurnal) Technical support (Isikan dengan data staf teknis, data ini akan nampak pada halaman depan situs jurnal) identification (Isikan dengan yang merupakan resmi pengelola jurnal, sebaiknya resmi dengan Publisher (Isikan dengan lembaga penerbit jurnal, jurusan atau lembaga yang menangani jurnal tesebut) Sponsoring Organization (Jika ada, organisasi yang mensposori jurnal) Sources of Support (Lembaga yang memiliki sumber daya yang mendukung jurnal terutama berkaitan dengan review jurnal) Search engine indexing (Isikan dengan deskripsi tentang jurnal dan kata atau istilah kunci yang menjadi index untuk memudahkan seseorang mencari jurnal ini melalui search engine di internet seperti google, yahoo. Dan lainlain. 2) Policies (kebijakan pengelolaan jurnal) Focus and scope (Isikan dengan fokus dan cakupan topik yang akan dimuat dalam jurnal) Peer review (Isikan dengan garis besar kebijakan dalam penilaian jurnal, misalnya jumlah reviewer dan kriteria penilaian. Pada bagian ini juga dapat diisi metode penilaian termasuk batasan waktu penilaian sebuah jurnal) Privacy Statement (Isikan dengan pernyataan bahwa pengelola menjaga privasi data setiap pengguna jurnal) Editor decision (Berikan centang untuk mengakomodir penyampaian notifikasi kepada anggota penulis jurnal) Add item to appear in about journal (Tambahkan informasi yang akan nampak pada menu about journal Potential reviewer database (Isikan jika ada link yang memuat tentang data reviewer yang potensial untuk menilai jurnal) Journal Archiving (Centang pada bagian ini untuk mendukung system pengarsipan secara digital) Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 9

10 3) Submission (Pemasukan naskah) Author Guidelines (Isikan bagian ini dengan informasi tentang petunjuk pemasukan naskah jurnal). Pengelola dapat membuat daftar Submission check list untuk memandu penulis naskah dalam memeriksa persyaratan yang harus dipenuhi. Copy Right Novice (Isikan dengan pernyataan hak cipta yang harus disetujui oleh penulis naskah) Competing interest (Centang pada bagian ini untuk meminta data tentang minat yang dikuasai oleh penulis atau reviewer) For Author to index their works (Isian bagi penulis naskah untuk mendeskripsikan tulisannya. Register Journal for indexing (Jika ingin mendaftarkan jurnal dalam Public Knowledge Project Metadata Harvester yang memungkinkan jurnal dan tulisan teregistrasi secara database global. Notification for author Submission (Pilhan yang ditentukan oleh pengelola untuk alamat pengiriman notifikasi pemasukan jurnal) 4) Management 5) The look Acces and Security system (Sistem keamanan da akses) Publication Scheduling (manajemen Jadwal Publikasi) Identification of Journal Content Announcements Copy Editors Layout Editors Proofreaders Journal Homepage headers (Pengaturan tampilan header untuk halaman depan homepage, termasuk logo yang spesifik untuk jurnal) Journal Homepage Content (Pengaturan informasi untuk halamn depan homepage) Journal page headers (Pengaturan tampilan header setiap halaman homepage, termasuk logo yang spesifik untuk jurnal) Journal page footers (Pengaturan tampilan footer setiap halaman homepage, termasuk logo yang spesifik untuk jurnal) Navigation Bar (Pengaturan tampilan menu dikiri dan kanan halaman) Journal Layout (layout jurnal, termasuk tampilan daftar isi) Information (Informasi yang nampak pada bagian depan homepage) Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 10

11 Management User Bagian User pada halaman jurnal manager, merupakan bagian dimana seorang jurnal manager melakukan hal-hal berikut :» Users Enrolled in this Journal, Melihat pengguna yang telah terdaftar pada jurnal yang dikelolanya» Enroll a User from this Site in this Journal Mendaftarkan pengguna di ojs UNM ke jurnal yang dikelolanya» Show users with no role Melihat pengguna yang belum memiliki peran tertentu» Create New User Mendaftarkan pengguna baru» Merge Users Menggabung 2 (dua) nama pengguna yang sebenarnya merupakan orang yang sama Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 11

12 Sesi 3. Proses Pemasukan Naskah ( Author ) Naskah atau artikel jurnal dapat dikirim atau diupload langsung oleh author/penulisnya setelah terlebih dahulu mendaftar pada suatu jurnal dan memilih setidaknya peran sebagai author. Selain itu, naskah juga dapat dimasukkan oleh orang lain yang terdaftar sebagai author, akan tetapi hal ini sebaiknya dihindari. Salah satu kekurangannya adalah yang bersangkutan tidak dapat memantau sendiri proses penerbitan jurnalnya. Gambar 3.1 Fitur New submission bagi pengguna yang memiliki peran Author Proses submission atau pemasukan jurnal dapat dilakukan dengan memilih menu new submission setelah masuk pada jurnal yang diinginkan, kemudian melakukan 5 tahap sebagai berikut: 1) Start the submission - (Centang setiap list untuk memastikan penulis memenuhi syarat-syarat penerbitan jurnal pada jurnal yang bersangkutan) - Isi komentar untuk editor jika diperlukan Gambar 3.2 Submission check list untuk memastikan penulis memenuhi syarat-syarat Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 12

13 2) Upload Submission Untuk melakukan upload naskah, lakukan langkah berikut : - Klik pilih berkas atau choose file, yang akan mengarahkan pada pencarian file yang akan diupload pada folder atau direktori dalam komputer. - Pilih file yang akan diupload - Klik upload yang berarti file dicopy dari komputer ke website jurnal dengan penamaan sesuai dengan pola yang telah ditentukan. - Klik save and continue Gambar 3.3 Langkah pengiriman naskah 3) Enter Metadata Setelah melakukan upload file, lengkapi isian metadata terutama berupa nama, , judul dan abstrak: Gambar 3.4 Isian Metadata identitas penulis Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 13

14 Gambar 3.5 Isian Metadata identitas naskah 4) Uploading Suplementary Files Suplementary file adalah file pendukung naskah utama, misalnya data, instrumen penelitian, dan lain-lain. Upload file ini jika ada dan dianggap perlu. Caranya sama seperti upload naskah utama. Gambar 3.6 Upload file pendukung naskah utama 5) Confirming the Submission Langkah terakhir, klik Finish submission. Gambar 3.7 tampilan konfirmasi akhir pengiriman naskah Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 14

15 Setelah Klik Finish submission. Konfirmasi complete submission akan ditandai dengan tampilan halaman seperti di bawah ini: Gambar 3.8 Usulan Naskah dinyatakan aktif untuk diproses lebih lanjut Link Active submission akan menujukkan satu atau beberapa status aktif naskah yang telah dikirim: Gambar 3.9 Contoh tampilan author dengan naskah yang sedang aktif. Pengiriman naskah berikutnya dapat dilanjutkan dengan klik pada click here di bawah tulisan Start a New Submission. Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 15

16 Sesi 4. Editor Tugas Utama seorang yang ditugasi oleh jurnal manager sebagai editor terbagi atas 2 yaitu Submission (Pengolahan naskah) dan Issue (terbitan). Dalam hal Submission, Editor mengarahkan jurnal kepada section editor atau dirinya sendiri, mereview atau mengarahan ke reviewer, dan melakukan proses pengeditan. Dalam hal Issue, Editor melakukan Create Issue, yaitu menyiapkan sebuah terbitan jurnal dan mengirimkan notifikasi ke pengguna tentang terbitnya sebuah jurnal. Login - Login sesuai dengan nama pengguna Anda - Pilih peran Anda sebagai Editor Gambar 4.1 Tampilan pengguna dengan peran Editor - Tampilan ketika memilih peran sebagai Editor Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 16

17 Gambar 4.2 Tampilan pengguna sebagai Editor Create Issue - Klik Create Issue - Lengkapi isian Identifikasi dengan vol, nomor, dan tahun jurnal. Jika setiap terbitan memiliki judul tertentu, isi judul dan deskripsi tentang jurnal terbitan tersebut. - Upload cover/sampul dengan file image (jpg, png dll) Gambar 4.3 Isian untuk mempersiapkan terbitan (Issue) Submissions - Proses submission setidaknya melalui 3 (tiga) tahapan:» Unassigned, Naskah yang telah masuk namun belum diarahkan untuk direview» In Review, Naskah dalam proses review» In Editing, Naskah dalam proses editing» Archives, Naskah telah diterbitkan dan tersimpan sebagai arsip - Proses Unassigned ke In Review dilakukan oleh editor. Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 17

18 Gambar 4.4 Tampilan untuk pengguna editor - klik pada link unassigned apabila didepannya terdapat angka yang bukan 0. Angka 0 menunjukkan tidak ada naskah yang harus diolah. Layar akan menampilkan gambar seperti berikut - Klik : Gambar 4.5 Tampilan proses editoting add section editor untuk menyerahkan proses selanjutnya kepada siapapun pengguna yang berperan sebagai section editor, add editor untuk menyerahkan proses selanjutnya kepada pengguna lain yang berperan sebagai editor, add self untuk berperan sebagai section editor, - Jika section editor telah dipilih, naskah akan berada dalam status In Review. - Proses In Review ke In Editing dilakukan oleh section editor. - klik pada link In Review apabila didepannya terdapat angka yang bukan 0. Angka 0 menunjukkan tidak ada naskah yang harus direview. Layar akan menampilkan gambar seperti berikut Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 18

19 Gambar 4.6 Submission In Review - Klik pada judul naskah untuk memulai proses review. Halaman yang nampak adalah Gambar 4.7 Tampilan proses review - Jika disyaratkan, naskah dapat diarahkan ke pengguna yang memiliki peran reviewer (select reviewer). - Keputasan akhir naskah terdiri atas :Accept Submission (diterima), Revised Required (direvisi), Resubmit for review (diminta utuk untuk usulan ulang) dan decline (ditolak). - Proses In Editing dilakukan oleh section editor atau editor. Proses ini berkaitan dengan format penulisan. - klik pada link In Editing apabila didepannya terdapat angka yang bukan 0. Angka 0 menunjukkan tidak ada naskah yang harus direview. Layar akan menampilkan gambar seperti berikut Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 19

20 Gambar 4.8 Submission In Editing - Klik pada judul naskah untuk memulai proses editing. Halaman yang nampak adalah Gambar 4.9 Tampilan proses editing - Jika dinyatakan complete, naskah dapat dijadwal untuk terbit dengan memilih salah satu issued yang telah dipersiapkan. Referensi : 1. Open journal System : A Complete Guide to Online Pubishing 2. OJS in an Haour, An Introdcution to Open journal System ver Panduan Workshop Pengelolaan Jurnal Online Halaman 20