BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan Sejarah Perusahaan Dirintis pertama kali oleh alm. Bapak PK. Ojong ( ) dan Bapak Jacob Oetama untuk menembus situasi keterbatasan informasi pada saat itu (sekitar 1960-an) dan untuk memberikan informasi berkualitas dan efektif dengan tetap memperhatikan nilai-nilai yang berlaku di masyarakat Pengelompokkan Bidang Usaha Dalam upaya mewujudkan visi dan misi Kompas Gramedia Group sebagai perusahaan yang mempunyai keunggulan kompetitif yang tinggi sehingga mampu bersaing di wilayah Asia Tenggara maka Kompas Gramedia perlu memiliki organisasi yang lebih efektif, baik dari sisi strategi, struktur, sistem, maupun kompetensi sumber daya manusianya. Mengantisipasi hal tersebut, terhitung sejak tahun 2008, ditetapkanlah pengelompokan unit-unit usaha di bawah manajemen Kompas Gramedia, yaitu : a. Corporate Facility Management (CFM) b. Corporate Human Resources (CHR) c. Corporate Comptoller d. Corporate Finance e. Corporate Information Technology & Information System 70

2 71 f. Corporate Circulation g. Corporate Advertising h. Group of Magazine i. Group of Books Publishing j. Group of Regional Newspaper k. Group of Printing l. Group of Retail Business m. Group of Hotel & Resort n. Kompas o. Kontan p. Warta Kota q. Surya r. Sport & Health Media s. Kompas.com t. Sonora u. Graha Kerindo Utama Corporate Value Manusia pada hakikatnya terpanggil untuk bersama dengan sesamanya, berkarya demi pengembangan diri dan lingkungannya ke arah kebaikan dan kesempurnaan yang bersumber pada Tuhan Yang Maha Esa dan disarikan menjadi Corporate Value, dengan sebutan KG 5-C (lima keutamaan Kompas Gramedia), yaitu :

3 72 1. Caring/peduli terhadap sesama manusia. Menghargai manusia, tanggung jawab sosial, cross cultural. 2. Credible/berintegritas. Jujur, berwatak baik, loyal dan bertanggung jawab, transparan, etika bersih. 3. Competent/berprestasi. Berorientasi pada kinerja terbaik dan pengembangan diri, menggunakan sumber daya secara optiomal, efisiensi, efektif, sinergi/teamwork. 4. Competitive/berdaya saing. Berani ambil resiko, open mind, berkompetisi, inovatif, ikuti perkembangan teknologi, speed, akseleratif. 5. Customer Delight/berorientasi pada kepuasan pelanggan. Berorientasi pada penyediaan layanan dan produk berkualitas sesuai dengan kebutuhan pelanggan, fleksibelitas Perkembangan Kompas Gramedia Group Diawali dengan menerbitkan Majalah Intisari, Kompas Gramedia Group juga mengembangkan usaha di luar bidang informasi dan media komunikasi (diversifikasi usaha) guna mendukung usaha inti dan memperluas lapangan kerja.

4 73 Periode 60-an 17 Agustus 1963 : Majalah Intisari edisi pertama diterbitkan 28 Juni 1965 : Harian Kompas edisi pertama diterbitkan Periode 70-an 2 Februari 1970 : Toko buku pertama kali dirintis dan sampai saat ini sudah lebih dari 50 outlet yang tersebar di seluruh Indonesia 25 November 1970 : Percetakan pertama kali didirikan di Jakarta dan sejak tahun 1997 mulai mengembangkan cetak jarak jauh, antara lain di Palembang, Bawen, Aceh, Banjarmasin, Surabaya, Kupang, dan Medan 8 Agustus 1972 : Berdirinya Radio Sonora di Jakarta dan saat ini sudah mempunyai lima cabang, yaitu Sonora Yogyakarta (d/h Radio Bikima), Sonora Surabaya (d/h Sonora Salvatore), Sonora Palembang (d/h Radio Atmajaya), Sonora Pangkal Pinang (d/h Radio Palupi), Sonora Pontianak (d/h Radio Bornera) 25 Maret 1974 : Berdirinya Gramedia Pustaka Utama sebagai salah satu penerbit utama buku fiksi dan non-fiksi

5 74 Periode 80-an 1981 : Hotel Santika pertama kali didirikan di Bandung. Selain resort, hotel yang rata-rata berbintang 3 dan 4 ini sudah mempunyai cabang antara lain di Jakarta, Bali, Cirebon, Jogjakarta, Semarang, Manado, Surabaya, Pontianak, Malang, dan Bogor 3 Maret 1984 : Tabloid Bola edisi pertama diterbitkan : Didirikannya Graha Kerindo Utama sebagai salah satu usaha manufaktur khususnya pada pembuatan tissue yang berkualitas dengan merk antara lain Tessa, Dynasti, dan Multi : Berdirinya Elex Media Komputindo sebagai salah satu penerbit dan pemegang lisensi berbagai macam komik terbitan luar negeri : Mendirikan Lembaga Pendidikan Bahasa Inggris (ELTI) dan Lembaga Pendidikan Komputer (LPKT) dan pernah mendirikan Uninet sebagai salah satu provider jasa internet dan telekomunikasi : Mendirikan Media Tour sebagai salah satu penyedia jasa tour & travel.

6 : Menerbitkan Harian Sriwijaya Post Palembang Harian Serambi Indonesia Aceh Harian Surya Surabaya Periode 90-an 1990 : Menerbitkan Harian Bernas Jogjakarta : Menerbitkan Harian Pos Maluku, Harian Pos Kupang, Harian Bangka Pos, Tribun Batam, Tribun Jabar, Tribun Kaltim, Tribun Pekanbaru, dan Tribun Timur 1993 : Menerbitkan Majalah Foto Media 1994 : Menerbitkan Permata Puri Media, salah satu usaha di bidang property/real-estate : M enerbitkan Tabloid Kontan : Menerbitkan Harian Warta Kota Periode 2000-an 29 Mei 2008 : Launching portal Kompas.com (d/h Kompas Gramedia Cyber)

7 Tujuan Perusahaan Visi dari Group of Magazine Kompas Gramedia Menjadi perusahaan penyaji informasi dan layanan edutainment yang terbesar, pilihan utama masyarakat Indonesia, dan memuaskan serta membanggakan bagi para stakeholders Misi dari Group of Magazine Kompas Gramedia Menyediakan informasi dan layanan edutainment yang beretika, dan ikut serta dalam upaya mencerdaskan bangsa Indonesia melalui pembentukan manusia yang kreatif, mandiri, dan berwawasan Kegiatan Bisnis Perusahaan Rincian kegiatan bisnis Group of Magazine Kompas Gramedia: 1. Publishing I Division: Terdiri dari: a. Children s Media Bobo Editorial Departement (sejak 14 April 1973) Mombi Editorial Departement (sejak 3 Oktober) Disney Editorial Departement (sejak 5 Juni 1975) XY Kid s Editorial Departement (sejak 4 Agustus 2003) ORI Editorial Departement (sejak 6 Juni 2001) Sanggar Kreativitas Bona Departement Bobo Club Departement

8 77 b. Women s I Media Nova Editorial Departement (sejak 25 Februari 1988) Sedap & Saji Editorial Departement o Majalah Sedap (sejak 1 Desember 1999) o Majalah Saji (sejak 28 Agustus 2003) Nakita Editorial Departement (sejak 6 April 1999) Nova Club Departement c. Women s II Media Project Kawanku Editorial Departement (sejak 5 Agustus 1970) Chic Editorial Departemen (sejak 2 Maret 2005) Prevention Editorial Departement (sejak 22 April 2008) Sekar Editorial Departement (sejak 25 Maret 2009) d. Digital Media Project

9 78 2. Publishing II Division: Terdiri dari: a. Automotive Media Otomotif Editorial Departement (sejak 10 Mei 1991) Motor Editorial Departement (sejak 13 September 1995) Motor Plus Editorial Departement (sejak 6 Maret 1999) Autobild Editorial Departement (sejak 6 Mei 2003) JIP Editorial Departement (sejak 4 November 2002) Oto Plus Editorial Departement Oto TV Project b. General Media Intisari Editorial Departement (sejak 17 Agustus 1963) Idea Editorial Departement (sejak 9 Februari 2004) Flona Editorial Departement (sejak 8 Maret 2004) What HiFi Editorial Departement (sejak 28 Maret 2004)

10 79 c. Men s Media Hai Editorial Departement (sejak 4 Januari 1977) Soccer Editorial Departement (sejak 6 Juni 2000) Hotgame Editorial Departement (sejak 18 Oktober 1999) Angkasa Editorial Departement (sejak 4 Oktober 1989) National Geographic Indonesia Editorial Departement (sejak 24 Maret 2005) d. Prima info Media Chip Editorial Departement Prima Info Editorial Departement, terdiri dari: o IT: Infokomputer Editorial Departement PC Plus Editorial Departement Sinyal Editorial Departement o Non IT: Rumah dan Serial Rumah Editorial Departement

11 80 3. Sales & Marketing Division: Terdiri dari: a. Advertising Sales Departement b. Marketing Depatement c. Research Departement 4. HR & GA Departement: Terdiri dari: a. HR (Human Resource) Departement b. GA (General Affairs) Departement 5. Budgeting Departement 6. IT (Information Technology) Departement 7. Pre Press Departement 8. Motion Radio (97,5FM) Departement (sejak 4 Juli 2005) 9. Activition Departement 10. Information Rights & Licensing Department

12 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar di bawah ini merupakan struktur organisasi dari Group of Magazine Kompas Gramedia bagian departemen Digital Media: Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Digital Media Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dari masing masing unit organisasi yang berdasarkan pada struktur organisasi Divisi Digital Media Group of Magazine Kompas Gramedia di atas, antara lain: 1. Project Owner Tugas dan tanggung jawab Project Owner: a) Mengatur dan mengawasi semua karyawan di divisi digital media. b) Bertanggung jawab penuh atas seluruh aktivitas divisi digital media. c) Mengawasi jalan kerjanya divisi digital media. d) Mengadakan pemeriksaan laporan secara berkala.

13 82 2. General Content Strategic Manager Tugas dan tanggung jawab Content Strategic Manager: Merancang, memperbaiki suatu sistem yang mengatur, dan mendukung kinerja karyawan, serta produk agar berjalan secara efektif dan maksimal. 3. Marketing Division Tugas dan tanggung jawab Marketing Division: Bertanggung jawab untuk memasarkan produk dan jasa serta berhubungan dengan pelanggan. 4. Business Manager Tugas dan tanggung jawab Business Manager: Tugas dan tanggung jawab Business Manager adalah bertanggung jawab untuk mengatur proses bisnis pada divisi digital media agar berjalan dengan baik. 5. IT M anager Tugas dan tanggung jawab IT Manager: Mengontrol, mengawasi, dan bertanggung jawab terhadap proyek IT yang dibangun oleh divisi digital media.

14 83 6. IT Division Tugas dan tanggung jawab IT Division: Membantu IT Manager dalam penanganan software, hardware dan sistem yang digunakan pada Group of Magazine Kompas Gramedia. 7. Web Programmer Tugas dan tanggung jawab Web Programmer: Bertugas untuk membangun sistem yang berjalan di dalam website-website Group of Magazine Kompas Gramedia. 8. Web Designer Tugas dan tanggung jawab Web Designer: Bertugas untuk membangun user interface pada website yang ada pada Group of Magazine Kompas Gramedia. 9. Web Creative Designer Tugas dan tanggung jawab Web Creative Designer: Bertugas untuk merancang design dan user interface pada website yang ada di Group of Magazine Kompas Gramedia. 10. Promotion Staff Tugas dan tanggung jawab Promotion Staff: Bertugas untuk mempromosikan space iklan pada website-website yang ada pada Group of Magazine Kompas Gramedia.

15 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan Setelah melakukan observasi dan wawancara akan semua proses yang sedang berjalan, dapat dijelaskan dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) yang menjelaskan bagaimana alur dari proses pemesanan banner sebelumnya Data Flow Diagram Alur yang dibuat adalah dengan menggunakan dua tipe diagram, yaitu diagram konteks dan diagram nol, adalah sebagai berikut:

16 Diagram Konteks Berikut ini adalah diagram pemesanan banner pada sistem yang sedang berjalan. Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Pemesanan Lokasi Pemasangan Iklan

17 Diagram Nol Berikut ini adalah diagram nol pemesanan banner pada sistem yang sedang berjalan. Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Pemesanan Lokasi Pemasangan Iklan

18 Prosedur di Dalam Sistem (Pemesanan) Prosedur pemesanan lokasi pemasangan iklan yang saat ini masih berjalan di Group of Magazine Kompas Gramedia adalah sebagai berikut : 1. Klien menghubungi pihak marketing Group of Magazine Kompas Gramedia, yaitu AE/Promotion/Agency untuk mendapatkan informasi mengenai pemasangan iklan di beberapa website Group of Magazine Kompas Gramedia. 2. Klien dan AE/Promotion/Agency saling menjelaskan duduk persoalan mengenai pemasangan iklan. 3. Setelah klien mendapatkan informasi dari AE/Promotion/Agency, selanjutnya klien membuat materi pokok sebagai salah satu syarat dalam proses pemasangan iklan. 4. Setelah materi selesai dibuat oleh klien, lalu klien memberikan materi tersebut kepada AE/Promotion/Agency untuk dianalisis oleh AE/Promotion/Agency. 5. AE/Promotion/Agency melakukan analisis terhadap materi yang diberikan oleh klien. Setelah melakukan analisis, AE/Promotion/Agency memberikan materi tersebut kepada admin untuk dianalisis apakah lokasi pemasangan iklan yang diminta oleh klien tersebut tersedia atau tidak. 6. Jika admin menyetujui bahwa lokasi pemasangan iklan yang diminta oleh klien tersebut tersedia, maka materi tersebut diserahkan kembali kepada AE/Promotion/Agency untuk dibuatkan proposal. Namun jika tidak, maka admin menyerahkan kembali materi tersebut kepada

19 88 AE/Promotion/Agency dan mengembalikannya kepada klien untuk dibuat ulang karena lokasi yang diminta oleh klien tidak tersedia. 7. Setelah AE/Promotion/Agency membuat proposal, lalu proposal tersebut diberikan kepada klien untuk dipelajari oleh klien sendiri. 8. Apabila klien menyatakan persetujuan terhadap proposal tersebut, maka langkah selanjutnya klien memberikan feedback kepada AE/Promotion/Agency. Namun jika tidak, selesai sudah prosedur pemesanan sampai di tahap ini atau klien ingin melakukan perubahan pada materi, maka proses kembali ke pembuatan materi lagi. 9. Setelah AE/Promotion/Agency menerima feedback dari klien, langkah selanjutnya yaitu AE/Promotion/Agency memberikan informasi dari feedback yang diberikan oleh klien kepada admin. 10. Lalu admin menerima feedback tersebut, maka langkah selanjutnya admin menganalisis feedback tersebut dan selanjutnya dilakukan proses pemasangan iklan pada website yang diinginkan oleh klien.

20 Flowchart Berikut ini adalah diagram nol pemesanan banner pada sistem yang sedang berjalan. Tabel 3.1 Flowchart Prosedur Pemesanan Lokasi Pemasangan Iklan Klien AE dan Agency Admin 89

21 90 Tabel 3.2 Flowchart Prosedur Pemesanan Lokasi Pemasangan Iklan (lanjutan) Klien Promotion Admin

22 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan analisis dan observasi yang telah dilakukan pada Group of Magazine Kompas Gramedia, data-data yang dibutuhkan pada proses pemesanan iklan online, antara lain: Tabel 3.3 Analisis Kebutuhan Informasi Entitas Kebutuhan Informasi User 1. Menyimpan segala informasi mengenai user, seperti: nama lengkap, , golongan user. 2. Menyimpan informasi mengenai user kapan account user dibuat dan diubah, serta siapa yang membuat dan mengubahnya. User_group Menyimpan informasi mengenai golongan user. Website Menyimpan URL dari website yang akan dipasang iklan. Website_banner Menyimpan informasi mengenai banner yang dapat dipesan/booking oleh user. Page_section Menyimpan section/bagian jenis page pada website. Website_channel Menyimpan jenis-jenis kanal yang ada pada suatu website. Setiap website memiliki berbagai jenis kanal yang berbeda. User_log Menyimpan record aktivitas suatu user, baik itu meng-insert, update, maupun men-delete suatu data. Client Menyimpan nama-nama client yang dimiliki oleh seorang AE/Promotion/Agency. Banner_channel M enyimpan tanggal booking suatu iklan. Data yang disimpan berupa tanggal mulai suatu iklan dipasang dan tanggal berakhirnya periode pemasangan iklan. Banner_order Menyimpan data order booking yang di-order oleh seorang AE/Promotion/Agency. Data yang disimpan berupa nama perusahaan, tanggal pembuatan order, tanggal order diubah, dan nama AE/Promotion/Agency yang memasang order. Layout Menyimpan data layout. Data yang disimpan berupa link di mana image berada. Message Menyimpan data message yang berasal dari user ataupun admin. 3.4 Permasalahan Yang Dihadapi Berikut adalah penjelasan mengenai permasalahan yang dihadapi oleh Group of Magazine Kompas Gramedia:

23 92 1. Pihak AE hanya ada 5 orang di Group of Magazine Kompas Gramedia. Sering terjadi kesalahpahaman antara AE yang satu dengan AE yang lainnya karena diantara AE tersebut tidak meng-update informasi dalam masalah ketersediaan posisi dan periode tayang iklan. 2. Terkadang ada klien yang tidak konsisten dalam melakukan pemasangan iklan pada salah satu website Group of Magazine Kompas Gramedia. Sebagai contoh klien X melakukan pemasangan iklan selama 1 bulan, tetapi dalam satu bulan tersebut klien X hanya memasang iklan pada minggu pertama dan ketiga. Hal ini membuat AE menjadi bingung karena AE lain yang tidak berhubungan langsung dengan si klien tersebut akan memberikan posisi yang kosong kepada klien lain pada periode tayang yang tidak menentu dari klien X itu sehingga terjadi kesalahan dalam pemasangan iklan yang seharusnya masih dalam periode iklan dari klien X. 3. Jika klien ingin menambah jangka waktu periode tayang, AE terkadang tidak memberi tahu kepada pihak digital media sehingga membuat pihak digital media menjadi bingung. 3.5 Solusi Pemecahan Masalah Dari analisis permasalahan dan kebutuhan data, solusi-solusi pemecahan masalah yang diajukan adalah sebagai berikut : 1. Membangun basisdata yang dapat menampung proses sistem pemesanan. 2. Membangun aplikasi untuk input data-data yang dibutuhkan disertai dengan validasi validasi sehingga kesalahan dapat diminimalisir. 3. Membangun aplikasi yang dapat mengatur proses pemesanan.

24 93 4. Membangun aplikasi yang dapat memberikan informasi pemesanan yang dibutuhkan. 5. Membangun aplikasi yang dapat memberikan pencarian data-data yang dibutuhkan secara cepat dan akurat untuk user. 6. Membangun aplikasi yang dapat memantau jumlah pengguna, pemesan, pemesanan banner secara otomatis. 7. Membangun aplikasi yang memungkinkan pemesan dan pengatur pemesanan iklan dapat berkomunikasi. 8. Membangun aplikasi yang memungkinkan bagi pengatur pemesanan iklan dapat mengaktifkan dan me-nonaktifkan user. Berdasarkan poin-poin di atas, dapat disimpulkan pemecahan masalah yang diusulkan adalah dengan membangun sebuah aplikasi yang terintegrasi dengan sistem basisdata sehingga memudahkan Group of Magazine Kompas Gramedia dalam memberikan informasi kepada calon pemasang iklan, serta memudahkan dalam proses pemesanan lokasi pemasangan iklan untuk menggantikan sistem manual yang ada. Basisdata yang akan dibuat akan menampung data pendaftaran dan pemesanan iklan, serta data user. Aplikasi tersebut dibuat untuk mengakses, memanipulasi, dan mengolah data yang terdapat pada basisdata yang telah dibuat untuk digunakan dalam sistem pemesanan. Aplikasi ini juga dapat mengolah data yang telah di-input menjadi informasi dalam bentuk laporan jumlah pemesanan lokasi pemasangan iklan. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan proses pendaftaran, pendataan, penetapan, serta pemesanan dan pengaturan dapat berjalan lebih baik sesuai dengan yang diharapkan.