SNIPTEK 2016 ISBN: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PROGRAM PEMBELIAN DAN PENJUALAN OBAT SECARA TUNAI PADA APOTEK AN NAJAH DEPOK

Transkripsi

1 SNIPTEK 2016 ISBN: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PROGRAM PEMBELIAN DAN PENJUALAN OBAT SECARA TUNAI PADA APOTEK AN NAJAH DEPOK Laela Kurniawati STMIK Nusa Mandiri ABSTRAK Di era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi melaju dengan cepatnya. Adapun komputer yang merupakan peralatan yang diciptakan untuk mempermudah pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik di dalam pembuatan perangkat keras maupun perangkat lunak. Apotek An Najah adalah sebuah badan usaha yang didirikan pada tahun 2008, bergerak dalam bidang perdagangan obat. Maka dalam setiap harinya diperlukan pencatatan data-data transaksi penjualan. Adapun sistem pengolahan data transaksi pembelian dan penjualan pada apotek An Najah saat ini masih dilakukan secara manual atau belum terkomputerisasi, baik dalam pengolahan data, pengecekan, pencatatan, maupun penyimpanan data transaksi, serta sering terjadinya keterlambatan dalam pembuatan laporan dan terjadi kesalahan perhitungan data maupun dalam transaksi penjualan. Apotek An Najah membutuhkan suatu perancangan program yang dapat menunjang kegiatan apotek. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan suatu sistem yang telah terkomputerisasi sesuai dengan kebutuhan apotek untuk mendukung kelancaran pemasaran dan apotek. Sistem tersebut diusulkan agar dapat mengatasi permasalahan atau kendala pada sistem yang berjalan. Dengan memanfaatkan sistem yang diusulkan ini secara benar, kemungkinan pengawasan atau kontrol terhadap pemrosesan pembelian dan penjualan obat menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien, serta dapat meningkatkan keuntungan maksimal bagi apotek. Kata Kunci : Perancangan Program, Pembelian dan Penjualan Obat. Ervina Prisanti STMIK Nusa Mandiri Ervina.prisanti@yahoo.com PENDAHULUAN Apotek An Najah merupakan suatu badan usaha yang bergerak di bidang kesehatan berupa apotek yang menyediakan berbagai macam obatobatan. Sistem pengolahan data dan transaksi yang ada pada apotek An Najah masih menggunakan sistem manual dimana dalam pencatatan data maupun transaksi masih dilakukan dengan menggunakan kertas dan ditulis langsung yang rentang terhadap kesalahan dan kerangkapan data. Adanya kerangkapan data akan berpengaruh pada penghitungan jumlah barang dimana data yang dicatat tidak sesuai dengan jumlah fisik barang, dan pada akhirnya akan mempengaruhi penjualan dan laba atau rugi perusahaan. Dengan adanya program yang telah terkomputerisasi dapat memperkecil kemungkinan kesalahan kerja yang timbul dari penggunaan sistem yang masih manual. Berdasarkan hal tersebut maka penulis melakukan analisa dan merumuskan masalah dengan jalan membuat suatu perancangan program yang berorientasi pada aplikasi bisnis dengan judul: Perancangan Program Pembelian dan Penjualan Obat Secara Tunai Pada Apotek An Najah Depok. BAHAN DAN METODE Program Menurut Sugiyono (2005:21) Program dapat diartikan sebagai suatu rangkaian instruksiinstruksi dalam bahasa komputer yang disusun secara logis dan sistematis Visual Basic 6.0 Dalam membuat perancangan program pembelian dan penjualan apotek, penulis menggunakan program Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai bahan programnya. Menurut Kurniadi (2006:3) Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa INF-645

2 ISBN: SNIPTEK 2016 pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tetentu. Menurut Winarno(2013:1) Microsoft Visual Basic merupakan sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows menggunakan model pemrograman (COM). Database Menurut Winarno (2013:117) Database adalah sebuah wadah yang akan menyimpan datadata dalam bentuk record. Terdapat beberapa aspek penting dari pemrograman database menurut Winarno (2013:117), yaitu: a. Pemodelan Sistem b. Perancangan Database c. Pengkodean (coding) d. Perancangan Sistem Report e. Pembuatan File Instalasi Pembelian dan Penjualan Menurut Bodnar dalam Puspitawati dan Anggadini (2011:175) mengemukakan bahwa Pembelian merupakan suatu proses bisnis yang diawali dengan pemilihan sumber daya, aktivitas pembuatan order, dan perolehan barang dan jasa dari pemasok yang dilakukan oleh perusahaan. Pembelian merupakan kegiatan utama untuk menjamin kelancaran transaksi penjualan yang terjadi dalam suatu perusahaan. Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:165) Penjualan merupakan aktivitas memperjualbelikan barang dan jasa kepada konsumen. Aktivitas penjualan dalam perusahaan dapat dilakukan baik secara tunai maupun secara kredit. Penjualan tunai merupakan penjualan yang dilakukan dengan cara menerima uang tunai (cash) pada saat barang diserahkan kepada pembeli. Normalisasi Menurut soleh (2007:14) Normalisasi merupakan proses pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Menurut Winarno (2013:121) Normalisasi adalah suatu teknik mengorganisasi data ke dalam tabeltabel untuk memenuhi kebutuhan pembuat database. a. Bentuk Normal (Unnormalized Form) Merupakan bentuk data yang akan direkam. ada keharusan untuk mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data masih teredudansi. Digunakan untuk menghilangkan perulangan grup. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat input. b. Bentuk Normal Pertama (1NF atau First Normal Form ) Bentuk ini mempunyai ciri-ciri: setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam sutu record demi satu record, nilai dari field berupa atomic value, tidak ada satu atribut yang berulang atau bernilai ganda, serta tiap field hanya memiliki satu pengertian. Digunakan untuk menghilangkan ketergantungan sebagian. c. Bentuk Normal Kedua (2NF atau Second Normal Form) Mempunyai syarat bahwa bentuk data telah memenuhi kriteria dari bentuk Normal Kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama, sehingga untuk membentuk Normal Kedua harus sudah ditentukan kunci field-nya yang bersifat unik. Field kunci harus unik dan dapat mewakili atribut yang menjadi anggotanya. Bertugas untuk menghilangkan ketergantungan transitif. d. Bentuk Normal Ketiga (3NF atau Third Normal Form) Untuk menjadi bentuk Normal Ketiga, maka relasi harus dalam bentuk Normal Kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang transitif. Dengan kata lain, semua atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada Primary Key secara menyeluruh. Bertugas menghilangkan anomali-anomali hasil ketergantungan fungsional. e. Boyce-Codd Normal Form (BCNF) Merupakan versi 3NF yang lebih teliti dan berhubungan dengan tabel relasional yang mempunyai banyak kunci kandidat, kunci kandidat gabungan dan kunci kandidat yan saling tumpang tindih. Sebuah tabel relasioanl berada pada BCNF jika dan hanya jika sebuah penentu adalah kunci kandidat. Bertugas untuk menghilangkan ketergantugan multivalue. f. Bentuk Normal Keempat (4NF atau Fourth Normal Form) Jika relasi dalam BCNF dan semua ketergantungan multivalue merupakan ketergantungan fungsional. Bertugas menghilangkan anomali-anomali yang tersisa. INF-646

3 SNIPTEK 2016 ISBN: g. Bentuk Normal Kelima (5NF atau Fifth Normal Form) Sebuah tabel berada pada 5NF jika dia tidak mempunyai dekomposisi lossless menjadi sejumlah tabel lebih kecil. Bentuk Normal Kelima berdasarkan pada konsep ketergantungan gabungan (join dependence). Bentuk paling normal yang bisa dibuat. HIPO Menurut Hartono (2005:787) HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program. Akan tetapi sekarang, HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program dan penggunaan HIPO mempunyai sasaran utama, yaitu sebagai berikut: a. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem. b. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program. c. Untuk menyediakan penjelasan yang lebih jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masingmasing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO. d. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai. Fungsi-fungsi dari sistem digambarkan oleh HIPO dalam tiga tindakan. Untuk masing-masing tindakan digambarkan dalam bentuk diagram tersendiri, yaitu sebagai berikut: a. Visual Table of Contents (VTOC) Diagram ini menggambarkan hubungan dari fungsi-fungsi dari program secara berjenjang. b. Overview Diagrams Overview Diagrams menunjukkan secara garis besar hubungan dari input, process dan output. Bagian input menunjukkan item-item data yang akan digunakan oleh bagian proses. Bagian proses berisi sejumlah langkahlangkah yang menggambarkan kerja dari fungsi. Bagian output berisi dengan item-item data yang dihasilkan atau dimodifikasi oleh langkah-langkah proses. c. Detail Diagrams Detail diagrams merupakan diagram tingkatan yang paling rendah di diagram HIPO, diagram ini berisi elemen-elemen dasar dari paket yang menggambarkan secara rinci kerja dari fungsi. Bagan Alir (Flowchart) Menurut Hartono (2005:795) Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Menurut Soleh (2007:141) Bagan alir atau flowchart adalah simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan urutan proses yang terjadi di dalam suatu program komputer atau suatu alat yang dipakai untuk membuat algoritma. 1. Metode Penelitian Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini dengan menggunakan metode sebagai berikut: a. Metode Observasi Metode observasi yaitu suatu metode pengumpulan data dengan cara mengamati secara langsung kegiatan atau prosedur kerja, disertai dengan pencatatan data yang diperlukan yang berhubungan dengan permasalahan yang diteliti. Dalam Penulisan Tugas Akhir ini, untuk memperoleh data secara akurat dan memperoleh gambaran sistem berjalan secara tepat, penulis melakukan pengamatan langsung kegiatan yang berjalan di Apotek An Najah Depok. b. Metode Wawancara Metode wawancara yaitu suatu metode pengumpulan data dengan cara berinteraksi atau bertatap muka secara langsung dan melakukan tanya jawab dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan permasalahan yang diteliti. Metode wawancara ini penulis tujukan kepada pemilik serta karyawan apotek An Najah. c. Studi Pustaka Studi pustaka merupakan suatu metode pengumpulan data dengan cara mencari informasi dari beberapa sumber literatur seperti buku-buku, catatan kuliah, modul mata kuliah dan sumber lainnya yang berhubungan dengan permasalahan yang di bahas. INF-647

4 ISBN: SNIPTEK 2016 HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam persaingan dunia bisnis seperti sekarang ini apotek-apotek lain telah mengubah pola dan sistem managemennya dari manual menjadi terkomputerisasi, sehingga lebih tertata rapi dan terkonsep. dapat dipungkiri bahwa perlu diadakan perubahan dalam memasuki persaingan yang lebih ketat pada bidang penjualan obat saat ini agar dapat memberikan pelayanan terbaik bagi para konsumen. Untuk itu penulis membuat perancangan program pembelian dan penjualan yang bersifat mudah, cepat, dan aman dalam proses penyimpanan data serta penyajian laporan sehingga permasalahan yang sedang dihadapi dapat terbantu dengan sistem yang sudah terkomputerisasi agar kerapihan dan keakuratan data lebih terjaga dari kesalahaan-kesalahan. Proses penjualan obat pada apotek An Najah masih dilakukan secara manual. Begitu pula dengan pembuatan dokumen yang berkaitan dengan data obat, data pemasok, data pengguna dan laporan masih dilakukan secara manual yaitu ditulis pada buku, dimana dokumen-dokumen tersebut akan disimpan berdasarkan pada kategori masing-masing. Hal tersebut sangat tidak efektif dan efisien karena akan memakan banyak waktu. Sering terjadi juga kesalahan dalam perhitungan. Oleh karena itu, penulis merancang program aplikasi untuk proses pembelian dan penjualan obat menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemrograman dimana proses transaksi tersebut melalui tahapan sebagai berikut: a. Prosedur pembelian Pada tahap ini bagian adminitrasi membeli obat sesuai kebutuhan apotek, obat-obat yang stoknya sudah habis atau tinggal sedikit akan dicacat dan diberitahukan kepada pemilik toko bahwa stok obat telah habis, jika sudah mendapat persetujuan dari pemilik toko kemudian bagian administrsi akan menelfon pemasok untuk mengirimkan permintaan obat tersebut ke apotek. Beberapa hari kemudian obat dikirimkan ke toko, setelah sampai obat akan dicek keadaan dan kesesuaiannya. Obat yang sesuai permintaan akan langsung di bayarkan melalui kurir sejumlah harga obat yang dibeli. Obat yang telah dibeli akan menambah jumlah obat dalam apotek. Obat yang telah dicek akan di display untuk memudahkan transaksi penjualan dan selebihnya dimasukkan kedalam gudang penyimpanan obat sebagai persediaan. b. Prosedur penjualan Proses penjualan dimulai dengan mencari obat yang diminta oleh konsumen dari display atau dari gudang persediaan obat, setelah semua obat yang diminta konsumen ada kemudian dibayar oleh konsumen sejumlah total harga obat yang dibeli. c. Pembuatan laporan Berdasarkan pembelian obat maka akan dilaporkan kepada pemilik toko setiap terjadinya pembelian obat dan penjualan obat akan dibuatkan laporan yang akan diserahkan kepada pemilik apotek setiap satu hari sekali atau setiap ada permintaan dari pemilik apotek. a. Bentuk Normal Ketiga (3NF atau Third Normalized Form) INF-648

5 SNIPTEK 2016 ISBN: pembelian no_beli * tgl_beli total_jmlbeli total_hrgbeli kd_pgn ** kd_pms ** pemasok kd_pms * nm_pms alamat_pms tlp_pms detail_beli jml_beli subtotal_beli pengguna kd_pgn * nm_pgn kunci_pgn status obat kd_obt * nm_obt jns_obt satuan hrg_beli hrg_jual jml_obt penjualan no_jual * tgl_jual jam_jual total_jmljual total_hrgjual bayar kembali kd_pgn ** detail_jual jml_jual subtotal_jual no_jual ** kd_obt ** no_beli ** kd_obt ** Gambar 4.1 Bentuk Normal Ketiga (3NF atau Third Normalized Form) 1. Spesifikasi File Penjualan Nama Tabel : Penjualan Akronim : penjualan Tipe File : Transaksi Fungsi : Untuk menyimpan transaksi penjualan obat Organisasi File : Index Sequential Access File : Random Media File : Hardisk Record Size : 16 Byte Field Key : no_jual Software : Microsoft access 2003 Tabel 4.1 Spesifikasi Tabel Penjualan No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. No Penjualan no_jual Text 10 Primary Key 2. Tanggal Penjualan tgl_jual Date/Time 3. Jam Penjualan jam_jual Date/Time 4. Jumlah Penjualan total_jmljual Number 5. Total Penjualan total_hrgjual Currency 6. Kode Pengguna kd_pgn Text 6 7. Bayar Bayar Currency 8. Kembali Kembali Currency 1. Struktur Kode Penjualan Kode penjualan terdiri atas karakter dan numerik yang berjumlah 10 digit yang digunakan untuk menunjukkan nomor transaksi penjualan, adapun struktur kodenya sebagai berikut: INF-649

6 ISBN: SNIPTEK 2016 X X No Urut Penjualan Bulan Penjualan Tahun Penjualan Inisial Kode Penjualan Contoh: P J Artinya: PJ penjualan Penjualan = Inisial kode transaksi penjualan 15 = Tahun transaksi 06 = Bulan transaksi 0001 = No urut penjualan HIPO Diagram HIPO diatas menggambarkan hierarchy dari keseluruhan program, untuk menjelaskan lebih detail dari spesifikasi masing-masing program, akan penulis uraikan dibawah ini: INF-650

7 SNIPTEK 2016 ISBN: Login 0.0 Menu Utama Data Transaksi Tambahan Keluar Obat Pembelian Obat 4.1 Back Up Tutup Pemasok Penjualan Pemasok 4.2 Ganti Password Selesai Pengguna Pengguna 3.4 Pembelian 3.5 Penjualan Gambar 4.2 Bentuk Diagram Hipo Spesifikasi Program Spesifikasi program merupakan pembahasan mengenai cara penggunaan program yang penulis sediakan guna memproses data. Dengan adanya spesifikasi program ini diharapkan agar pemakai mengetahui cara kerja dari program aplikasi ini, adapun spesifikasi program tersebut adalah sebagai berikut: 1. Spesifikasi Form Penjualan Nama Program : Frm_penjualan Akronim Program : Frm_penjualan.frm Fungsi program : Merupakan tampilan form yang digunakan untuk mengolah transaksi penjualan. Index : no_jual Bentuk Tampilan : Lampiran C.8 Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Proses : INF-651

8 ISBN: SNIPTEK 2016 a. Jalankan program menu utama, lalu pilih menu transaksi kemudian pilih penjualan maka akan tampil form penjualan. Di dalam form penjualan terdapat dua tombol yaitu tombol tambah, tombol cari dan tombol tutup. b. Saat form telah aktif maka secara otomatis akan tampil nomor penjualan, tanggal penjualan dan waktu penjualan. Sebagai data penjualan isikan kode obat, jika kode tidak ditemukan maka akan tampil pesan Kode tidak ditemukan dan kembali memasukkan kode obat. Jika kode obat sudah benar maka nama obat, satuan dan harga jual akan tampil. Isikan jumlah jual kemudian tekan enter maka subtotal akan tampil. Jika ingin menambahkan data penjualan, isikan kode obat kembali. Jumlah obat akan tampil secara otomatis sesuai dengan total jumlah penjualan obat dan total harga akan tampil dihitung dari total subtotal penjualan. Jika telah selesai memasukkan data penjualan maka masukkan jumlah bayar sesuai total harga bayar. Ketika menampilkan uang kembali, jika jumlah bayar kurang dari total harga bayar maka akan tampil pesan Jumlah bayar kurang, isikan kembali jumlah bayar sesuai total harga yang harus dibayar. Jika jumlah bayar sudah sesuai maka akan tampil uang kembali. Uang kembali dihitung dari jumlah bayar dikurangi total harga. Setelah selesai memasukkan data penjualan, klik simpan untuk menyimpan data transaksi penjualan. Ketika menyimpan jika data transaksi penjualan belum lengkap maka akan tampil pesan Data belum lengkap dan kembali memasukkan data penjualan, jika data sudah lengkap maka akan tersimpan dan akan tampil struk penjualan atau klik tombol batal untuk membatalkan transaksi penjualan dan kembali ke kondisi awal. c. Tombol cari digunakan untuk mencari data obat. ng bersisi informasi tentang kode obat, nama obat, harga jual obat dan stok obat. Klik tombol cari maka akan tampil form cari data. Pencarian data obat berdasarkan kode obat atau jenis. Jika berdasarkan kode maka pilih option berdasarkan kode. Kemudian masukkan kode obat yang ingin dicari lalu tekan enter maka data obat akan tampil. Jika berdasarkan jenis maka pilih option berdasarkan jenis, kemudian pilih jenis obat yang ingin dicari datanya, setelah dipilih maka data obat akan tampil. Klik tombol tutup untuk keluar dari form pencarian data dan akan kembali ke form penjualan. d. Jika klik tombol tutup maka form akan d tutup dan kembali ke menu utama. Fowchart Penjualan Mulai Pilihan : 1. Masukkan data 2. Tutup Masukkan data? Cari? Tutup? Selesai Tampil otomatis nomor penjualan Form Cari Data Masukkan kode obat Kode benar? Tampil data obat Masukkan jumlah penjualan Tambah jual lagi? Masukkan jumlah bayar Tampil uang kembali Kembali benar? Simpan? Kode tidak ditemukan Jumlah bayar kurang Data lengkap? Simpan transaksi penjualan Gambar 4.3 Flowchart Penjualan KESIMPULAN Data belum lengkap Tampil struk penjualan Demikian pembahasan perancangan program pembelian dan penjualan obat secara tunai pada Apotek An Najah dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. Dari tugas akhir ini penulis menyimpulkan bahwa : a. Pengolahan data pembelian dan penjualan obat di Apotek An Najah masih menggunakan sistem manual sehingga masih rentan adanya INF-652

9 SNIPTEK 2016 ISBN: kerangkapan data dan dalam pembuatan laporan tidak efisien. b. Penerapan sistem komputerisasi dapat meminimalkan kesalahan proses administrasi atau terjadinya human error dan mempermudah pekerjaan. c. Penyimpanan data dalam database yang terkomputerisasi akan meminimalkan akses kepada data fisik atau arsip. Ini berarti penyajian data atau informasi akan lebih cepat dan aman. d. Dengan dibuatnya program pembelian dan penjulalan pada apotek An NaJah diharapkan dapat membantu meningkatkan kualitas pemasaran dan apotek serta dapat memberikan informasi yang tepat dan akurat. e. Dengan menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi laporan dapat disajikan dengan dengan cepat dan tepat sehingga dapat membantu dalam pembuatan keputusan. Sugiyono Pemrograman Terstruktur. Kuningan: Panji Gumilang Press. Sutabri, Tata Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta:Andi Offset. Winarno, Edy, Ali Zaki dan SmitDev Community Belajar Pemrograman VB6 dalam Sekejap. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih kepada semua pihak khususnya orang tua yang selalu mendoakan dan mendukung atas kelancaran penyusunan penelitian ini. REFERENSI Hartono, Jogiyanto Analisis dan Disain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: C.V Andi Offset. Kurniadi, Adi Pemrograman Miscrosoft Visual Basic 6. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Madcoms Program Aplikasi Terintegrasi Inventory dan Hutang Piutang dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Yogyakarta: C.V Andi Offset. Marlinda, Linda. Sistem Informasi pemanfaatan Apotek Hidup dengan menggunakan metode forward chaining. ISSN okt 2010, hal 277. Proceding National - STT Telkom Bandung. Puspitawati, Dewi dan Sri Dewi Anggadini Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Soleh, Redi Taofik Aplikasi Penjualan Menggunakan VB 6.0 dan Navicat Mysql. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. INF-653

10 ISBN: SNIPTEK