PERANCANGAN PROGRAM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA TOKO SAPPHIRE NS PONTIANAK

Transkripsi

1 PERANCANGAN PROGRAM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA TOKO SAPPHIRE NS PONTIANAK Nurfia Oktaviani Syamsiah AMIK BSI Pontianak ABSTRAK Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi yang semakin canggih, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan, dan pendayagunaan. Banyak perusahan milik pemerintah, swasta, ataupun badan instansi lainya sudah menggunakan komputer. Peranan komputer sangat membantu dan memberikan kemudahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Sapphire NS adalah sebuah toko pelayanan yang bergerak dibidang perdagangan yang menyediakan barang dagang seperti K-Stuff dan Marchandise. Objek yang diambil dalam penelitian ini adalah sistem penggajian karyawan pada toko Sapphire NS. Pada sistem penggajian toko tersebut masih menggunakan sistem pembukuan atau manual. Masalah yang terjadi pada toko tersebut sistem pendataannya membutuhkan waktu yang lama.sistem yang terkomputerisasi lebih baik dari sistem yang manual agar berjalan lebih efektif dan efisien serta lebih kondusif dibandingkan dengan sistem yang terdahulu. Berdasarkan permasalahan tersebut maka dibutuhkan program penggajian karyawan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 yang penyimpanan datanya menggunakandatabase yang bertujuan untuk mempermudah dalam pendataan dan penggajian karyawan. Program penggajian ini mengolah data karyawan, absensi, tunjangan, potongan, sistem penggajian, laporan data karyawan, dan laporan penggajian. Kata Kunci: Program Penggajian Karyawan, Toko Sapphire NS, Perancangan Program PENDAHULUAN Sapphire NS yang beralamat di Jalan Sultan Syarif Abdurahman No. 66 E Pontianak merupakan sebuah toko pelayanan yang bergerak dibidang perdagangan, yang menyediakan barang dagang seperti K-stuff dan Marchandise. Penggajian pada Toko Sapphire NS masih menggunakan sistem pembukuan. Toko Sapphire NS membutuhkan sumber daya manusia yang handal guna meningkatkan kegiatan operasional Toko Sapphire NS secara efisien dan efektif. Gaji merupakan salah satu motivasi dari kebanyakan karyawan dari sebuah Toko Sapphire NS. Tanpa adanya gaji karyawan mungkin tidak akan melaksanakan pekerjaannya dengan maksimal. Toko Sapphire NS dimana seorang karyawan itu bekerja adalah pihak yang bertanggung jawab dalam memberikan gaji kepada para karyawannya. Gaji bisa diberikan kepada karyawan secara bulanan. Faktor dan kendala yang mempengaruhi sistem kerja admin yaitu dalam perhitungan absensi karyawan maupun dalam perhitungan penggajian. Penulis menyarankan kepada pemilik toko agar membuat suatu aplikasi yang dapat mempermudah admin dalam perhitungan absensi maupun perhitungan penggajian serta mempermudah admin dalam pembuatan laporan kepada pemilik Toko Sapphire NS. Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Apakah Program Aplikasi Penggajian pada Toko Saphire NS Pontianak dapat mengurangi kesalahan, meningkatkan ketelitian, efisiensi dan efektifitas? Ruang lingkup dari pembahasan dalam penelitian ini adalah penginputan karyawan, absensi, tunjangan, potongan gaji, dan penggajian sampai dengan pembuatan laporan data karyawan, laporan absensi, dan laporan penggajian. BAHAN DAN METODE Konsep Dasar Program Menurut Yuswanto (2009:7), mendefinisikan bahwa Konsep pemrograman terstruktur merupakan peranan terpenting dalam merancang, menyusun, memelihara, dan mengembangkan suatu program, khususnya program aplikasi yang besar dan kompleks. Menurut Yuswanto (2009:7), mendefinisikan bahwa Program merupakan kata, ekspresi, pernyataan atau kombinasi yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur, yang berupa urutan langkah untuk penyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. Sedangkan pemrograman merupakan proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dengan menggunakan suatu bahasa pemrograman. INF-932

2 Menurut Hengky (2011:1), mendefinisikan bahwa Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu bahasa pemrograman visual yang menawarkan tentang Integrated DevelopmentEnvironment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows. Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan untuk menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek dalam sebuah form. Peralatan Pendukung (Tools Program) Dalam pembuatan aplikasi program, ada beberapa peralatan pendukung yang digunakan. Normalisasi 1. Pengertian Normalisasi Menurut Frieyadie (2010:1), mendefinisikan bahwa Normalisasi merupakan rancangan tabel yang redundansi atau memiliki struktur atau nilai ganda. 2. Field Kunci Fieldkey yang digunakan: a. Candidate Key (Kunci Calon) Sebuah attribute atau lebih yang secara unit mengidentifikasi sebuah record. Attribute mempunyai nilai yang unik pada hampir setiap recordnya. b. Primary Key (Kunci Utama) Primary Key merupakan candidate key yang telah dipilih untuk mengidentifikasi setiap record secara unik. Primary Key harus merupakan field yang benar-benar unik dan tidak boleh ada nilai NULL. c. Alternate Key (Kunci Alternatif) Alternate Key adalah candidate key yang tidak terpilih d. Foreign Key (Kunci Tamu) Primary Key terhubung ke table/entity lain 3. Tahapan Normalisasi a. Bentuk Tidak Normal (UnNormalize) Bentuk tidak normal merupakan bentuk data yang direkam, tetapi tidak memiliki format tertentu. b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF atau First Normal Form) Bentuk normal kesatu merupakan atribut-atribut yang tepat dan memiliki nilai atomik membentuk suatu tabel yang flat dan disebut flat Table atau flat file. c. Bentuk Normal Kedua (2 NF atau Second Normal Form) Bentuk normalisai kedua adalah bahwa setiap field yang tidak bergantung sepenuhnya pada kunci primer harus dipindahkan ketabel lain. Sebuah tabel yang dinormalisasi berdasarkan pada aturan kedua disebut dengan istilah 2 nd normal form (2 NF). d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF atau Third Normal Form) Sebuah tabel yg dinormalisasi berdasarkan pada ketiga disebut dengan istilah 3ST norma form (3 NF). Bentuk normalisasi ketiga adalah bahwa tidak boleh ada ketergantungan antara field-field yang bukan field kunci. Flowchart 1. Pengertian Menurut Soeherman dan Pinontoan (2008:133), mendefinisikan bahwa Flowchart atau bagian alur merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap penyelesaian masalah (prosedur) beserta aliran data dengan simbol-simbol standar yang mudah dipahami. 2. Bentuk Flowchart Beberapa bentuk flowchart, diantaranya: a. Program Flowchart Program Flowchart menggambarkan urutanurutan intruksi dari suatu program komputer b. Sistem Flowchart Sistem Flowchart menggambarkan tahapan proses dari suatu sistem, termasuk sistem multimedia. 3. Teknik Pembuatan Flowchart memiliki teknik pembuatan, yaitu: a. GeneralWay Teknik pembuatan flowchart dengan cara ini, lazim digunakan dalam menyusun logika suatu program yang menggunakan perulangan proses secara tidak langsung (non direct loop). b. IterationWay Teknik pembuatan flowchart dengan cara ini biasa dipakai untuk logika program yang cepat serta bentuk permasalahan yang kompleks, dimana proses secara langsung (direct loop). HIPO (Hierarky Input Proses Output) 1. Pengertian Menurut Al Fatta (2007:147) HIPO merupakan teknik untuk mendokumentasikan perkembangan suatu sistem yang dikembangkan oleh IBM. Menurut Al Fatta (2007:150) HIPO adalah teknik penggambaran modul-modul yang nantinya akan dikembangkan oleh programmer menjadi prosedurprosedur dalam program sistem informasi. Hipo dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan beberapa pengguna untuk kepentingan berbeda-beda, antara lain: a. Seorang manajer dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk memperoleh gambaran umum sistem. b. Seseorang programmer menggunakan HIPO untuk menentukan fungsi-fungsi dalam program yang dibuatnya. c. Programmer juga dapat menggunakan HIPO untuk mencari fungsi-fungsi yang dimodifikasi dengan cepat. Teknik ini mempunyai beberapa tujuan utama. Pertama dapat dibuat sebuah struktur yang INF-933

3 menggambarkan hubungan antar fungsi dalam program secara hierarkis. 2. Jenis Diagram HIPO Paket HIPO terdiri dari 3 jenis diagram, yaitu diagram daftar isi (visual table of content). Diagram ringkas (overview diagram), dan diagram rinci (detail diagram). a. Daftar Isi Visual (DIV) Diagram ini memuat semua modul yang ada dalam sistem berikut nama dan nomornya, yang nantinya akan diperinci dalam diagram ringkas dan diagram rinci. Dalam DIV juga bisa dilihat fungsifungsi utama yang menyusun sebuah sistem dan hubungan antar fungsi tersebut. b. Diagram Ringkas Diagram ringkas menerapkan input, proses, dan output dari sistem. Diagram ringkas menggambarkan input dan output dari fungsifungsi yang telah didefinisikan dalam daftar isi visual. c. Diagram Rinci Diagram rinci HIPO digunakan untuk memperinci input, proses, dan output yang telah digambarkan dalam diagram ringkas. Dalam input data dijelaskan field-field datanya secara detail. Pengkodean Digunakan untuk mengklasifikasi data, yang dimasukkan ke dalam komputer ataupun untuk mengambil bermacam-macam informasi. Kode dapat terbentuk dari kumpulan angka, huruf atau simbol lainnya. HASIL DAN PEMBAHASAN Sapphire NS merupakan sebuah toko pelayanan yang bergerak dibidang perdagangan, yang menyediakan barang dagang seperti K-Stuff dan Marchandise. Sapphire NS berdiri pada bulan Januari 2013 yang berlokasikan di Jalan Sultan Syarif Abdurahman No. 66 E Pontianak, Kalimantan Barat. Sapphire NS didirikan oleh Natasha Harun, seorang siswi SMA kelas 2, berawal dari hobbinya berbelanja merchandise secara online, Natasha tergerak untuk membuka toko sendiri yang menyediakan barang-barang K-Stuff dan merchandise. Visi dan Misi Toko Sapphire NS yaitu memperbanyak cabang-cabang baru, menarik banyak peminat aksesoris, mempermudah seseorang dalam pembelian aksesoris karena banyak tempat terdekat dalam pembeliannya. Kasir Pemilik Pengelo Gambar 1. Struktur Organisasi Karyaw an Kasus yang ditinjau pada Toko Sapphire NS adalah sistem penggajian karyawan pada Toko Sapphire NS. Pengolahan data karyawan dan penggajian pada Toko Sapphire NS masih menggunakan sistem pembukuan atau manual. Hal ini menyulitkan sistem penggajian karyawan, karena dalam sistem penggajian yang masih manual. Pemilik harus mendata karyawan yang sudah menerima gaji agar tidak terjadinya penggajian yang ganda, dan juga perhitungan penggajiannya terhadap gaji lembur dan tunjangan yang diberikan. Didalam toko Sapphire NS pemilik juga bertugas untuk menggaji para karyawan. Program penggajian karyawan yang ditunjukan pada Toko Sapphire NS berupaya dapat melakukan pengelolahan data karyawan, absensi, tunjangan, potongan, dan penggajian karyawan dapat lebih efektif dan efisien. Dalam hal ini, pendataan karyawan, dan penggajian karyawan dengan sistem pembukuan diubah menjadi pengolahan data dengan menggunakan database. Sehingga proses pendataan karyawan dan penggajiannya dapat di manajemen dengan baik, serta pengolahan laporannya dapat lebih relevan. Rancangan Dokumen Masukan (Input) Pada penggajian diperlukan data-data informasi atau masukan sebagai pendukung dalam melakukan transaksi bentuk masukan dari program yang akan dibuat, diantaranya: 1. Nama dokumen : Data Karyawan : Memasukan Data Karyawan Frekuensi : Setiap ada karyawan baru 2. Nama dokumen : Agama : Mengetahui kelompok agama : Karyawan Frekuensi : - 3. Nama dokumen : Tunjangan INF-934

4 : Mengetahui jumlah tunjangan yang didapat Frekuensi : Setiap tunjangan hari raya 4. Nama dokumen : Potongan : Mengetahui jumlah potongan tidak masuk kerja Frekuensi : Setiap tidak masuk karyawan 5. Nama dokumen : Gaji :Mengetahui Gaji Pokok Karyawan 6. Nama dokumen : Penggajian : Mengetahui jumlah gaji yang di dapat setiap bulannya 7. Nama dokumen : Absensi : Mengetahui jumlah absensi Rancangan Dokumen Keluaran (Output) Dokumen keluaran (output) dapat berupa media kertas laporan maupun hasil nedia lunak berupa tampilan pada monitor. Selain itu keluaran dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di dalam folder. Bentuk keluaran disini adalah keluaran untuk mendukung kegiatan manajemen. Pada saat terjadi perhitungan gaji digunakan suatu media kartas seperti slip gaji, kertas laporan slip gaji. 1. Nama Dokumen : Laporan Karyawan : Mengetahui Data Karyawan : Pengelolah : Kertas : Satu Form Frekuensi : Setiap ada karyawan baru Bentuk : Lihat Lampiran B.1 2. Nama Dokumen : Laporan Absensi : Mengetahui Absensi Karyawan : Pengelolah : Kertas : Satu Form 3. Nama Dokumen : Laporan Pengajian : Mengetahui Rincian Gaji : Pengelolah : Kertas : Satu Form Frekuensi : 1 Bulan Normalisasi INF-935

5 Gambar 2. Bentuk Normal Ketiga (3 rd Normal Form) Program Flowchart Gambar 3. Flowchart Login INF-936

6 4. Laporan Pendapatan Belanja Operasi 5. Laporan Pendapatan Belanja Modal 6. Laporan Pendapatan Belanja Tidak Terduga 7. Laporan Transfer 8. Laporan Penerimaan Laporan Pengeluaran REFERENSI Frieyadie Mudah Belajar Pemrograman Database MySQL dengan Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta: Andi. Hanif Al Fatta Analisa & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi. Kadir Abdul Belajar DATABASE menggunakan MySQL. Yogyakarta: PT. Andi. Marlinda. Linda, Sistem Basis Data. Andi Offset Yogyakarta. Riana Deny HARDWARE DAM SOFTWARE. Jakarta: Citraunggul Laksana. KESIMPULAN Gambar 4. Flowchart Menu Utama Program aplikasi laporan keuangan ini dibuat agar dapat merubah laporan keuangan Pemerintah Daerah yang asli dan detail menjadi laporan yang berisikan data-data dan jumlah yang digariskan secara umum karena sifat yang sangat rahasia dari laporan itu sendiri. Laporan tersebut nantinya diperuntukkan bagi pihak-pihak luar selain yang berkepentingan yang ingin mengetahui arus keuangan Pemerintah Daerah Kabupaten Pontianak. Program ini akan menghasilkan sejumlah laporan diantaranya: 1. Laporan Pendapatan Asli Daerah 2. Laporan Pendapatan Transfer 3. Laporan Pendapatan Lain-lain Supardi Yuniar Analis dan Desain Objek dengan Visual FoxPro 8.0. Jakarta: PT. Alex Elex Komputindo. Suryanto Muhammad MULTIMEDIA Alat untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing. Yogyakarta: C.V. ANDI OFFSET. Sutana Edhy SISTEM BASIS DATA. Yogyakarta: Graha Ilmu. Yuswanto ALGORITMA & PEMROGRAMAN dengan Visual Basic.Net Jakarta: Cerdas Pustaka Publisher. INF-937