BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN. 1. Pelaksanaan Audit Internal Penjualan dan Piutang. auditor dilihat dari tingakat pendidikannya.

Transkripsi

1 64 BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Penyajian dan Analisis Data 1. Pelaksanaan Audit Internal Penjualan dan Piutang a. Kualifikasi Audit Internal Kualifikasi audit internal dapat dilihat dari dua segi, yaitu independensi dan kompetensi. Independensi merupakan sifat audit yang independen, sebagian bagian yang terpisah dalam perusahaan. Kompetensi merupakan kemampuan auditor dilihat dari tingakat pendidikannya. Independensi Audit Internal Departemen audit internal merupakan fungsi staf yang bertanggung jawab langsung kepada direktur utama dan tidak berada dibawah departemen lainnya. Semua anggota audit internal tidak memiliki hubungan kekeluargaan dengan direktur utama. Mereka mempunyai tugas dan wewnang yang jelas dalam melaksanakan audit, sehingga internal auditor dapat menyatakan pendapatnya dengan bebas tanpa pengaruh pihak lain. Secara garis besar, tugas audit internal atas penjualan dan penagihan piutang adalah : 1) Me-review dan menilai kelayakan penerapan pengendalian internal penjualan dan penagihan piutang

2 65 2) Menentukan sampai sejauh mana rencana, kebijakan dan prosedur atas penjualan dan penagihan piutang telah ditaati perusahaan 3) Menyampaikan laporan audit Kompetensi Audit Internal Salah satu syarat untuk menjadi audit internal di PT. Kalbe Farma adalah mempunyai pengetahuan dan kemampuan teknis dibidang akuntansi, perpajakan dan hukum Ada dua belas orang internal auditor perusahaan, termasuk seorang manajer audit internal. Manajemen audit internal berlatarbelakang pendidikan S1 akuntansi, mempunyai pengalaman kerja di perusahaan lain, pernah mengikuti pelatihan dan seminar-seminar yang berhubungan dengan audit internal yang diadakan oleh perusahaan maupun luar perusahaan. Staf lainnya sebegian besar berlatar pendidikan S1 akuntansi, namun ada juga D3 akuntansi. Bagi staf yang baru, akan dilakukan pelatihan selama tiga bulan. Dalam jangka waktu tersebut, ia akan diberi penjelasan umum mengenai bidang-bidang audit internal dan penjelasan spesifik mengenai bidang kerjanya. Dalam waktu tiga bulan ini, ia akan dilibatkan dalam pekerjaan dengan didampingi seniornya. Perusahaan memberikan pelatihan audit internal minimal satu kali setahun, dalam bentuk presentasi dan seminar.

3 66 b. Pelaksanaan Audit Ada dua hal pokok yang harus dilakukan audit internal, yaitu menyusun program audit dan membuat laporan hasil audit. Penyusunan program audit dilakukan agar audit dapat berjalan dengan baik dan sesuai rencana serta sasaran yang ingin dicapai, setelah itu disusun laporan hasil audit sebagai tindak lanjut dari pelaksanaan audit Program Audit Program audit dibuat secara tertulis dan sistematis, dan harus disetujui oleh direktur utama perusahaan dan manajer audit internal. Auditor harus mengungkapkan secara jelas dan lengkap mengenai sasaran audit pada objek audit Program audit disusun setiap awal tahun dan dapat di perbaharui jika tidak sesuai lagi dengan keadaan.audit dilakukan setiap tiga bulan sekali atau pada waktu tertentu jika diperlukan. Dibawah ini akan diberikan contoh program audit penjualan PT. Kalbe Farma yang terdiri dari : 1) Tujuan audit, yaitu : a) Mengaudit pelaksanaan pengendalian internal penjualan apakah telah dilaksanakan dengan baik b) Mengupayakan penyempurnaan antara sistem dan prosedur dengan praktiknya yang disebabkan oleh penyimpangan atau situasi yang tidak

4 67 memungkinkan. 2) Informasi, data dan kebijakan perusahaan yang dibutuhkan a) Sistem manual dan prosedur penjualan b) Dokumen-dokumen (Selling Order/SO, Surat Pengantar Delivery Order/SPDP, Surat Jalan/SJ, Faktur, nota retur dan Bukti Terima Retur Jual/BTRJ) dan laporan-laporan (laporan penjualan, laporan pengeluaran SJ, laporan perincian retur dan laporan daftar umur piutang). c) Data lainnya. 3) Langkah-langkah audit a) Melakukan pengamatan terhadap pelaksanaan pemisahan fungsi penjualan dan tanggung jawab perusahaan. b) Mengaudit kelengkapan isi dokumen dan laporan yang telah dibuat c) Mengaudit ketepatan pengisian harga jual dan potongan harga sesuai dengan kebijakan perusahaan d) Mengaudit keaslian tandatangan atau otorisasi pihak berwenang e) Mengaudit kelayakan stock opname atas persediaan barang jadi di gudang dan pencatatan administrasinya. f) Mengkonfirmasikan data atau informasi kepada pihak-pihak yang terkait. Jika dalam pelaksanaan ditemukan adanya ketidakwajaran, maka

5 68 akan ditelusuri ke bagian yang bersangkutan. Setelah itu akan dibuat laporan audit yang memberikan informasi semua temuan audit, saran atau rekomendasinya. Tahapan Pelaksanaan Audit dilaksanakan tiap tiga bulan sekali atau pada waktu tertentu jika diperlukan, audit dilaksanakan berdasarkan hasil survey perusahaan, program audit yang disusun, permintaan departemen yang lain dalam perusahaan dan permintaan direktur utama. Dalam melaksanakan tugas-tugasnya, departemen audit internal tidak pernah mengalami kesulitan dalam mengaudit aktivitas departemen perusahaan lainnya, karena adanya akses komputer untuk melihat catatan, mengaudit fasilitas yang akan diaudit. Selain itu, audit internal tidak pernah mengalami konflik dengan staf objek yang di audit, misalnya bagian pembelian, penjualan, penagihan piutang, gaji dan upah, dan lain-lain. Ini disebabkan oleh karena adanya kerjasama yang baik antar departemen sehingga apapun hasil audit selalu dikonfirmasi dahulu, disertai saran-saran perbaikan, sebelum dilaporkan kepada direktur utama. Dengan demikian, mereka tidak memandang auditor sebagai pencari kesalahan. Tahap pelaksanaan audit mencakup kegiatan compliance, verification dan evaluation. 1) Compliance

6 69 Audit internal melakukan evaluasi ketaatan para karyawan terhadap kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan, serta menentukan apakah aktivitas yang dilaksanakan tidak bertentangan dengan peraturan pemerintah. Selain itu, dilakukan juga evaluasi terhadap otoritas dalam penjualan kredit. Misalnya mengaudit otorisasi atau penandatanganan SO, SPDP, SJ dan faktur oleh pejabat yang berwenang, mengaudit otorisasi terhadap proses retur dan lain-lain. 2) Verification Dalam hal verifikasi, internal auditor mengaudit dokumen-dokumen, catatan-catatan, laporan-laporan. Contohnya : a) Mengaudit ketepatan pengklarifikasian seluruh dokumen dan catatan b) Mengaudit ketepatan penjumlahan, perkalian angka pada seluruh dokumen c) Mengaudit ketepatan laporan SO dengan SO manual 3) Evaluation Internal auditor melakukan secara terus menerus terhadap pelaksanaan pengendalian interal yang telah ditetapkan perusahaan atas penjualan dan penagihan piutang yang terjadi. Tujuannya untuk menilai sejauh mana pengendalian internal telah dilaksanakan dan keselarasan dengan keadaan perusahaan. Jika pengendalian internal yang diterapkan tidak lagi sesuai dengan keadaan, dapat diajukan saran atau rekomendasi perbaikan, bahkan penggantian

7 70 sistem perusahaan dengan yang baru. Dalam hal ini, internal auditor telah memberikan nilai tambah bagi perusahaan, bukan hanya sebagai watch dog saja. Laporan Audit Laporan audit disusun setelah internal auditor selesai melaksanakan audit, disajikan secara ringkas dan jelas, mengenai kegiatan audit, objek audit yang memerlukan perbaikan dan rekomendasi hasil audit. Laporan akan diarsip oleh departemen internal audit dan diserahkan kepada auditee (dengan tembusan kepada direktur utama) Langkah-langkah penyusunan laporan audit, yaitu : 1) Mengolah data yang diperoleh dari kertas kerja audit menjadi draft laporan audit (belum ditandatangani) 2) Mendiskusikan temuan audit dengan departemen yang diaudit jika ternyata masih ada hal-hal mendasar yang tidak jelas. 3) Membuat laporan audit formal yang ditandatangani oleh auditor penanggungjawab pelaksana, manajer internal audit dan auditee. Beberapa hal yang tercakup dalam laporan internal audit adalah : a) Ruang lingkup objek audit b) Metode audit yang digunakan, full check atau sampling c) Tanggal audit, yaitu waktu pelaksanaan audit

8 71 d) Hasil temuan audit e) Saran perbaikan Untuk lebih jelasnya, akan dikemukakan beberapa contoh temuan audit dan saran perbaikan terhadap penjualannya diperoleh dari laporan audit perusahaan A) Temuan audit : ada dokumen yang ditandatangannya tidak lengkap. Contoh : a) SO tidak ditandatangani oleh kepala bagian penjualan sehingga informasi yang diterima tidak lengkap b) Banyak SPDP yang tidak ditandatangani kepala gudang c) Banyak SPDP yang kode barang dan jumlah unitmya dicoret, tetapi tidak ditandatangani oleh marketing d) Kolom penerimaan pada SJ tidak ditandatangani, hanya cap toko saja Saran perbaikan : a) Marketing harus mengecek setiap SO yang diterimanya, apakah sudah ditandatangani oleh kepala bagian penjualan. b) Kepala bagian penjualan harus menandatangani SO yang akan dibagikan kepada marketing c) Administrasi penjualan harus memeriksa ada tidaknya approval dari kepala bagian penjualan atas SO yang diberikan oleh

9 72 marketing. Jika tidak ada, maka SO dikembalikan kepada marketing untuk ditandatangani oleh administrasi penjualan d) Kolom pembuat pada SPDP harus ditandatangani oleh administrasi penjualan e) Setiap perubahan pada SPDP harus ditandatangani oleh marketing. f) Kolom pembuat pada SJ harus ditandatangani oleh administrasi gudang. SJ asli harus diarsip setelah ada tandatangan penerima. g) Kepala gudang harus menandatangani SPDP jika fisik barang sesuai dengan SPDP B) Temuan audit : ada dokumen yang pengisiannya tidak lengkap. Contoh : a) SO tidak diisi batas waktu, jumlah, unit, total unit dan ukuran b) Banyak SPDP yang tidak diisi alamat toko dan nomor SO Saran Perbaikan : a) Salesman harus mengisi SO dengan lengkap b) Administrasi penjualan memeriksa kelengkapan pengisian SO. SO yang belum lengkap akan dikembalikan ke salesman c) Administrasi penjualan membuat SPDP berdasarkan SO dan mengisi SPDP secara lengkap C) Temuan Audit : Laporan SO perbulan tidak dibuat Saran perbaikan :

10 73 Administrasi penjualan harus membuat SO perbulan dan ditandatangani oleh yang membuatnya, kepala administrasi dan kepala penjualan D) Temuan audit : klasifikasi produk tidak dicatat dengan benar Contoh : Dalam satu SO ditulis berbagai macam jenis klasifikasi produk secara bersamaan Saran perbaikan : Salesman harus lebih teliti dalam mengisi SO. Sesuai dengan kebijakan perusahaan yaitu perbandingan antara SO dengan klasifikasi adalah 1 : 1 Tindak Lanjut Setelah laporan audit diberikan kepada aditee, pihak internal audit akan melakukan tindak lanjut. Jika dalam tindak lanjut internal masih menemukan kekurangan atas pemeriksaannya, maka audit internal akan melakukan tindakan lebih lanjut dengan dikonsultasikan terlebih dahulu dengan pimpinan perusahaan. Internal audit akan mengambil tindakan lebih lanjut apabila : a. Ditemukannya sejumlah penyimpangan-penyimpangan penting yang perlu untuk dilakukan perbaikannya.

11 74 b. Rekomendasi yang telah diberikan ke pihak yang diaudit tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya, sehingga audit internal mengalami kesulitan dalam mengevaluasi dan memastikan tindakan lebih lanjut yang tepat untuk dilaksanakan. Untuk kasus-kasus tertentu, direktur utama akan mengadakan rapat dengan bagian yang bersangkutan agar perbaikan yang direkomendasikan oleh audit internal dapat dilaksanakan Manajemen Audit Internal Departemen audit internal PT Kalbe Farma dipimpin oleh seorang manajer audit internal dengan latar belakang pendidikan S1 akuntansi. Manajer audit internal dibantu oleh sebelas staf auditor. Manajemen audit internal, terbagi atas : a) Seorang sekertaris manajer auditor b) Tiga orang auditor atas Rendalbang c) Tiga orang auditor atas operasional d) Tiga orang auditor atas keuangan Semua staf, mempertanggungjawabkan tugasnya kepada manajer audit internal. Manajer audit internal bersama dengan stafnya menetapkan kebijakan dan prosedur audit internal, dengan mendapatkan persetujuan direktur utama dan manajer tingkat lainnya.

12 75 Selain itu, manajer audit internal selalu melakukan review secara terus menerus terhadap aktivitas perusahaan, memeriksa setiap kertas kerja yang dipersiapkan oleh auditor dan mengeluarkan surat penugasan kepada personil yang akan melakukan audit. 2. Efektivitas Penerapan Pengendalian Internal Penjualan dan Penagihan Piutang a. Keberadaan Unsur - unsur Pengendalian Internal dalam Penjualan dan Penagihan Piutang 1) Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian terdiri atas tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap dan tindakan manajemen, direktur dan pemilik perusahaan mengenai pengendalian dan kegunaan bagi entitas. Integritas dan nilai etika Perusahaan memiliki suatu pedoman etika berupa peraturan tertulis yang telah dikomunikasikan kepada seluruh karyawan, mencakup hal-hal mengenai waktu kerja, sanksi ketidakhadiran, sikap dalam kerja, sikap terhadap perusahaan dan produk pesaing, dan lain-lain. Pimpinan perusahaan memperlakukan karyawan sebagai mitra kerja dengan tidak membeda-bedakan perlakuan berdasarkan jabatan, selalu memotivasi

13 76 karyawan, sehingga karyawan bekerja dengan baik dan tidak terpancing untuk melakukan hal-hal yang akan merugikan perusahaan. Beberapa kode etik karyawan perusahaan, antara lain : 1) Hari kerja : selama 5 hari kerja hari libur ditentukan perusahaan, mulai pukul semua karyawan harus masuk kerja tepat waktu. 2) Mengisi daftar hadir dengan menggunakan cardnetic 3) Wajib memakai seragam kerja 4) Tidak diperbolehkan melakukan kegiatan lain diluar pekerjaan kantor pada saat jam kerja 5) Ketepatan dalam menyelesaikan tugas masing-masing 6) Turut menjaga kerapihan dan kebersihan lingkungan perusahaan Perusahaan selalu melakukan tindakan pencegahan terhadap hal-hal yang tidak diinginkan dan setiap pelanggaran yang terjadi akan diselidiki serta ditindaklanjuti dengan tegas. Komitmen terhadap kompetensi Kompetensi merupakan pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan dalam memenuhi tugas dan kewajiban karyawan. Komitmen pada kompeten ini meliputi pertimbangan manajemen terhadap tingkat kompetensi untuk pekerjaan tertentu dan bagaimana tingkat ini dijabarkan dalam keahlian dan pengetahuan. Dalam merektur calon karyawan baru, tingkat pendidikan, keterampilan dan

14 77 pengalaman kerja sangat diutamakan. Proses penerimaan karyawan baru dilakukan melalui beberapa cara, tergantung pada jenis lowongan pekerjaan yang tersedia, yaitu : 1) Pengumuman dipapan pengumuman perusahaan Contoh : lowongan pekerjaan untuk bagian satpam 2) Informasi secara langsung dari karyawan lama 3) Pengumuman diperguruan tinggi Contoh : lowongan kerja untuk bagian staf akunting 4) Iklan disurat kabar, media elektronik Proses selanjutnya adalah seleksi karyawan yang meliputi psikotes, wawancara dan tes kesehatan. Bagi mereka yang memenuhi syarat akan diberlakukan masa percobaan kerja selama tiga bulan. Pada awal masa percobaan kerja ini lebih kurang seminggu, didampingi oleh supervisor bagian masing-masing Dengan adanya karyawan yang kompeten, maka aktivitas perusahaan dapat dilaksanakan dengan lebih baik. Falsafah manajemen dan gaya operasi Manajemen perusahaan cenderung bersifat demokratis. Hal ini ditunjukan dengan adanya sikap terbuka pimpinan perusahaan dalam menampung saran dari bawah sebelum mengambil keputusan.

15 78 Perusahaan memiliki visi dan misi sebagai berikut : a) Visi perusahaan, yaitu : Menjadi perusahaan produk kesehatan indonesia terbaik yang didukung oleh inovasi, merek yang kuat dan manajemen yang prima b) Misi perusahaan, yaitu : - Fokus PT Kalbe Farma akan tertuju sepenuhnya pada peningkatan kesehatan untuk kehidupan yang lebih baik Metode pembagian wewenang dan tanggung jawab Metode pembagian tugas dan tanggung jawab dalam perusahaan dilakukan dengan jelas, sehingga tiap karyawan benar-benar mengerti akan tugasnya. Hal ini terbukti dengan sistem perintah dan pertanggungjawaban yang jelas (fungsi staf). Dengan demikian, setiap karyawan mengetahui dengan pasti siapa atasan mereka dan kepada siapa harus mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya. Pelimpahan wewenang kepada karyawan dilakukan melalui surat keputusan pengangkatan karywan yang diterbitkan oleh bagian HRD. Dengan adanya pelimpahan wewenang yang baik, keryawan merasa lebih dihargai karena dapat mengambil keputusan sesuai dengan wewenangnya. Contoh dalam departemen penjualan setiap retur yang terjadi tidak perlu meminta persetujuan direktur utama, cukup hanya persetujuan manajer penjualan sesuai dengan wewenangnya.

16 79 Struktur Organisasi Perusahaan mempunyai struktur organisasi formal yang menjelaskan tugas dan wewenang setiap bagian dalam perusahaan. Struktur organisasi perusahaan berbentuk staf, dimana direktur utama mendelegasikan wewenangnya kepada direktur pemasaran, direktur operasi dan teknik, direktur administrasi dan keuangan, direktur produksi, direktur teknologi. Selanjutnya pendelegasian wewenang dilakukan sesuai dengan jabatannya dan pertanggungjawabannya terhadap masing-masing atasan. Perusahaan juga memiliki pembagian tugas yang jelas dan mudah dimengerti. Meskipun masing-masing bagian memiliki tugas yang berbeda. Namun semuanya saling menunjang pencapaian tujuan perusahaan, misalnya bagian penjualan dan bagian keuangan. Bagian penjualan memiliki tugas menjual hasil produk mulai dari menawarkannya ke konsumen, pengirimannya, retur dan administrasinya. Untuk penagihan piutang, bagian penjualan melalui salesman menagihnya ke konsumen dan hasil penagihan akan diproses oleh bagian keuangan. Dengan demikian, adanya struktur organisasi dan pembagian tugas yang jelas akan memudahkan pengawasan terhadap aktivitas perusahaan.

17 80 Partisipasi dewan komisaris dan komite audit Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia No. 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (Undang-undang Perseroan Terbatas), organ Perusahaan terdiri dari Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Dewan Komisaris, dan Direksi. RUPS melakukan pengambilan keputusan penting yang didasari pada kepentingan perusahaan, dengan memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundangan yang berlaku. Pengelolaan Perseroan dilakukan oleh Direksi, sementara Dewan Komisaris melakukan pengawasan yang memadai terhadap kinerja pengelolaan perusahaan. Namun demikian, keduanya mempunyai tanggung jawab untuk memelihara kesinambungan usaha Perseroan dalam jangka panjang. Oleh karena itu, Dewan Komisaris dan Direksi memiliki kesamaan persepsi terhadap visi, misi, dan nilai-nilai Perseroan. Untuk membantu pelaksanaan tugasnya, Dewan Komisaris dibantu oleh 5 (lima) Komite dan untuk membantu pelaksanaan tugas Direksi, telah dibentuk struktur organisasi yang efektif dan efisien. Kebijakan sumber daya manusia dan praktiknya Pelaksanaan prosedur kebijakan sumber daya manusia (karyawan) dalam perusahaan sudah memadai. Hal ini tercermin dengan adanya barbagai macam

18 81 kebijakan mengenai karyawan antara lain yang mengatur masalah penerimaan keryawan, penugasan karyawan, penilaian terhadap kinerja tenaga kerja, promosi, pemberian bonus dan penghargaan, cuti, lembur, penggajian dan berbagai macam tunjangan karyawan. Kinerja karyawan dinilai oleh atasannya masing-masing, bagi yang berprestasi akan diberikan bonus dan penghargaan, bahkan promsi jabatan. Penggajian dilakukan setiap akhir bulan dan setiap karyawab memperoleh jatah cuti dari perusahaan selama 12 hari dalam setahun. Bagi karyawan yang tidak masuk kerja atau meninggalkan tempat kerja selama jam kerja harus mengisi formulir izin yang disediakan perusahaan dan ditandatangani oleh atasannya langsung. Perusahaan memberikan berbagai macam tunjangan. Tunjangan kesehatan diberikan berdasarkan ketentuan pengobatan yang jelas. (pengobatan mata, melahirkan, rawat inap, dsb), dengan jumlah yang berbeda-beda. Selain itu, perusahaan mengizinkan karyawan yang sakit berobat diklinik perusahaan secara gratis. Tunjangan hari raya diberikan sebesar sebulan gaji. Perusahaan memberikan pensiun bagi karyawan yang telah lanjut usia. Masalah yang dihadapi karyawan biasanya masalah kejenuhan dalam bekerja. Hal ini disebabkan tidak terdapatnya kebijakan pertukaran profesi dalam pekerjaan, sehingga karyawan selalu menghadapi pekerjaan yang sama dan monoton.

19 82 Karyawan yang terlibat korupsi, kolusi dan nepotisme diberi sanksi berupa teguran baik secara lisan maupun tertulis. 2) Perkiraan Risiko Perubahan dalam lingkungan kerja Perusahaan telah mengantipasi adanya risiko perubahan dalam lingkungan kerja, antara lain : 1) Untuk mengatasi risiko bekerjasnya karyawan perusahaan di perusahaan pesaing karena diberi gaji dan bonus lebih besar, di atasi dengan cara memberikan gaji dan bonus yang sesuai dengan harapan karyawan 2) Untuk mengatasi risiko ketidamampuan karyawan melaksanakan tugasnya dengan menggunakan sistem baru, diadakan pelatihan dan pengenalan terhadap sistem baru perusahaan. 3) Untuk mengatasi keluahan karyawan terhadap upah kerja lembur yang diterimanya, peusahaan memberlakukan ketentuan upah kerja lebur dan menjelaskannya pada karyawan. Dengan demikian, setiap resiko yang merugikan perusahaan, dapat ditekan sekecil mungkin. Penempatan karyawan baru

20 83 Penempatan orang - orang baru dalam perusahaan memiliki resiko tersendiri, untuk itu perusahaan memiliki cara tertentu untuk mengantisipasinya. Untuk mengatasi risiko kemungkinan terjadinya konflik antara karyawan baru dan lama yang disebabkan oleh karyawan baru yang belum berpengalaman kerja, yang mengakibatkan terhambatnya aktivitas perusahaan, maka perusahaan menerapkan masa percobaan kerja selama tiga bulan bagi karyawan baru, dalam kurun waktu tersebut ia akan memberikan penjelasan, pelatihan khusus dalam hal pemakaian komputer dan fasilitas perusahaan lainnya, dilibatkan dalam kegiatan perusahaan dengan didampingi seniornya. Selama lebih kurang satu minggu pertama masa kerjanya, karyawan baru diberi kesempatan untuk membaca dan mempelajari berbagai kebijakan dan aktivitas perusahaan. Untuk mencegah terjadinya risiko penempatan karyawan baru yang tidak berkualitas dan produktif, maka setiap atasan karyawan baru tersebut melakukan penilaian kerja selama masa percobaan. Jika hasilnya tidak memuaskan, dapat diberikan perhatian khusus, pelatihan tambahan atau pemindahan kerja ke bagian lain, sesuai dengan kebijakan perusahaan. Perubahan sistem informasi

21 84 Perubahan sistem informasi dalam perusahaan dapat terjadi seiring dengan perkembangan jaman. Dengan semakin berkembangnya aktivitas penjualan perusahaan, dimana penjualan semakin meluas baik didalam maupun diluar negri, sistem informasi akan terus diperbaharui sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengatasi risiko biaya yang besar dalam pengembangan sistem, perusahaan telah menyediakan anggaran khusus. Teknologi baru Pengendalian internal perusahaan, khususnya atas penjualan dan penagihan piutang telah dilaksanakan secara komputerisasi. Untuk mengolah data penjualan, dapat langsung menggunakan komputer dan dokumen-dokumen yang digunakan telah diberi nomor secara otomatis. Penerapan penggunaan komputer dalam mengolah data perusahaan, berdampak positif terhadap aktivitas pengendalian internal penjualan dan penagihan piutang perusahaan. Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan, tidak menutup kemungkinan perusahaan akan menerapkan teknologi baru, misalnya sistem komputerisasi yang lebih canggih yang sesuai dengan aktivitas perusahaan, namun perusahaan telah memperhitungkan efek sampingnya, misalnya pengurangan tenaga kerja. Lingkup produk dan aktivitas baru

22 85 Untuk mengatasi risiko kegagalan penjualan produk baru, manajer penjualan dan R&D mengadakan penelitian mengenai kondisi pasar sebelum mengambil keputusan untuk membuat dan menjual produk baru. Jika kondisi pasar memungkinkan dan produk baru diperkirakan akan laku dijual, maka perusahaan mulai membuat produk baru dengan cara mempersiapkan karyawannya untuk melaksanakan aktivitas baru tersebut. 3) Aktivitas Pengendalian Review kinerja Evaluasi kinerja karyawan disetiap bagian, dilakukan oleh manajer bagian masing-masing. Untuk bagian penjualan evaluasi dilakukan melalui : a) Laporan SO dibuat setiap hari b) Laporan penjualan yang dibuat sebulan sekali, berisi realisasi penjualan rinci selama satu bulan berjalan c) Laporan penjualan tahunan yang dibuat secara global, kecuali jika dibutuhkan dapat dibuat secara rinci Adanya tinjauan ulang atas kinerja yang memadai, akan menunjang kelancaran operasi perusahaan, terutama bagian penjualan karena bagian ini merupakan bagian yang paling banyak melakukan aktivitas Otoritas yang pantas atas transaksi

23 86 Dilihat dari struktur organisasi penjualan, terdapat pemisahan fungsi antara fungsi penjualan, pencatatan piutang, penerimaan kas. Contoh pemisahan fungsi penjualan, pencatatan, penyimpanan, yaitu : a) Manajer penjualan sebagai pemegang otorisasi penuh terhadap hal-hal yang berkaitan dengan penjualan dan bertindak sebagai pengambil keputusan. b) Salesman sebagai pelaksana penjualan dengan cara memasarkan produk perusahaan c) Administrasi penjualan mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi d) Bagian gudang bertanggung jawab terhadap keberadaan barang jadi e) Ekspedisi yang mengatur masalah pengiriman barang ke konsumen Dalam penagihan piutang pun terdapat pemisahan fungsi, yaitu fungsi penagihan, penerimaan dan pencatatan. Pemisahan fungsi ini dapat diuraikan sebagai berikut : a) Salesman sebagai penagih piutang perusahaan b) Pembayaran piutang berupa uang tunai diterima oleh bagian kas dan pembayaran piutang berupa giro atau transfer bank diterima oleh bagian bank c) Pencatatan dan penghapusan piutang dilakukan oleh bagian akuntansi Dengan demikian terjadi pemisahan fungsi dalam suatu aktivitas,

24 87 sehingga risiko yang akan merugikan perusahaan (misalnya : penggelapan uang perusahaan) dapat diatasi. Proses informasi Pengendalian terhadap proses informasi dilakukan untuk memberikan jaminan bahwa : a) Transaksi yang dilakukan adalah sah b) Adanya otorisasi terhadap dokumen dan catatan c) Dokumen dan catatan diberi nomor urut Dokumen yang digunakan sudah dipranomori dan tercetak, dirancang secara sistematis dan sederhana. Dalam penjulan dan penagihan piutang, perusahaan menggunakan beberapa dokumen utama. Kegunaan dokumen ini untuk memperlancar arus informasi antar bagian perusahaan dan konsumen, sehingga transaksi penjualan dapat dinyatakan dengan jelas. Dokumen yang digunakan, menggambarkan pemisahan otorisasi antar bagian, sehingga aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Pelaksanaan proses informasi perusahaan telah memadai, hal ini dicerminkan dengan adanya pemberian informasi yang tepat, akurat dan dibutuhkan oleh setiap bagian, serta jarang terjadinya kesalahan pemberian dan penerimaan informasi. Pengendalian fisik

25 88 Pengendalian fisik dilakukan untuk menjaga persedian barang jadi, menghindari perbedaan perhitungan antara catatan dengan hasil perhitungan fisik. Pengendalian fisik yang dilakukan perusahaan, yaitu : a) Asuransi terhadap aktiva tetap perusahaan b) Setiap jangka waktu tertentu, persediaan dihitung secara fisik c) Penggunaan lemari besi tahan api untuk menyimpan uang dan surat-surat berharga perusahaan. 4) Informasi dan Komunikasi Kualitas informasi perusahaan dapat ditingkatkan dengan diperolehnya informasi eksternal dan internal mengenai aktivitas perusahaan, juga adanya pembaharuan sistem informasi sesuai dengan rencana strategis perusahaan. Perusahaan telah memiliki sistem informasi akuntansi khusus yang dirancang oleh bagian EDP dan audit internal. Informasi dan proses komunikasi dalam aktivitas penjualan dan penagihan piutang, dapat dinyatakan sebagai berikut : 1) Transaksi penjualan dan penagihan piutang telah dicatat dan dilengkapi dengan dokumen pendukung 2) Setiap penggunaan formulir telah dicetak dan dibuat rangkap untuk arsip 3) Pengambilan keputusan penjualan harus dikomunikasikan dengan manajer penjualan 5) Pemantauan

26 89 Pemantauan atas aktivitas pengendalian internal pada umumnya dan pengendalian internal atas penjualan dan penagihan piutang pada khususnya dilakukan setiap saat. Pemantauan dilakukan secara terus menerus selama aktivitas berlangsung dan pada periode waktu tertentu. Pemantauan terhadap efektivitas sistem penjualan, dilakukan oleh manajer penjualan dan audit internal. Hasilnya akan dievaluasi pada waktu tertentu untuk dilaporkan kepada direktur utama. Hasil laporan tersebut akan dibandingkan dengan hasil tahun sebelumnya. Sama halnya dengan penagihan piutang, dimana manajer keuangan yang melakukan pemantauan. b. Pencapaian Tujuan Pengendalian Internal atas Penjualan dan Penagihan Piutang Tujuan pengendalian internal perusahaan, antara lain : 1) Keandalan informasi dan laporan keuangan 2) Efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan 3) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Usaha yang dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut, antara lain: a) Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penjualan, perusahaan selalu menetapkan anggaran penjualan dan anggaran biaya penjualan.

27 90 Biaya penjualan yang dianggarkan terdiri atas biaya pengiriman barang, komisi dan bonus toko, selebaran, biaya perjalanan dinas, pos dan giro, paket, materai, fotokopi dan biaya lainnya. b) Penggunaan dokumen dan catatan yang memadai, sehingga informasi keuangan dan laporan keuangan dapat dipercaya. c) Perusahaan mematuhi peraturan dan perundang-undangan yang telah ditetapkan, antara lain : 1) Perusahaan mematuhi peraturan dari departemen tenaga kerja, yaitu: - Menetapkan jam kerja standar, yaitu selama delapan jam dari hari senin sampai dengan jumat, dan lima jam untuk hari sabtu (termasuk waktu istirahat selama satu jam) - Menetapkan upah lembur sesuai dengan peraturan yang berlaku - Menetapkan upah diatas upah minimum regional yang berlaku 2) Memiliki KKB (Kesepakatan Kerja Bersama) antara pihak perusahaan dengan SPSI (Serikat Kerja Seluruh Indonesia). 3) Semua karyawan bergabung dalam program JAMSOSTEK yang memberikan perlindungan terhadap kecelakaan kerja, kematian, hari tua, kesehatan atau pengobatan 4) Perusahaan memiliki ijin usaha dan ijin dari lingkungan sekitarnya untuk melaksanakan aktivitas perusahaan 5) Setiap enam bulan sekali, perusahaan mengadakan uji kelayakan

28 91 kendaraan dan memperpanjang ijin bongkar muat 6) Dipatuhinya peraturan perpajakan yang telah ditetapkan 3. Peranan Audit Internal dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan dan Piutang Pengendalian dan audit terhadap kegiatan penjualan dan penagihan piutang sengat penting dilakukan guna terhindar dari kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan. Auditor internal memegang peranan penting dalam memberikan pelayanan bagi kemajuan perusahaan. Aktivitas audit internal yang dilaksanakan di PT Kalbe Farma sebagai berikut : 1. Audit internal dilakukan oleh auditor internal yang memiliki kedudukan khusus dalam perusahaan, yaitu sebagai fungsi staf dan bertanggungjawab secara langsung kepada direktur. Kedudukan auditor terpisah dari kegiatan operasional perusahaan 2. Latar belakang yang dimiliki auditor sesuai dengan bidangnya yaitu akuntansi dan memiliki pengalaman di bidang audit 3. Audit internal bertanggung jawab secara langsung kepada direktur dan mendapat persetujuan dari manajemen 4. Sebagai usaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi, auditor internal juga menganalisis efisiensi dan efektivitas operasi yaitu :

29 92 a. Melakukan audit terhadap barang-barang yang telah dicatat b. Menilai pemborosan yang tidak perlu 5. Dalam melakukan audit internal dalam perusahaan, auditor internal menemukan bukti-bukti yang cukup mengenai efektivitas pengendalian internal penjualan dan penagihan piutang. Kemudian membuat laporan audit yang memuat opini mengenai efektivitas pengendalian internal penjualan dan penagihan piutang dan langsung dilaporkan kepada direktur 6. Auditor internal dalam laporan auditnya bila menemukan penyelewengan-penyelewengan terhadap pengendalian internal penjualan atau penagihan piutang selanjutnya auditor internal menuangkan ke dalam laporan temuan audit untuk dilaoprkan kepada direktur. Direktur kemudian melakukan tindak lanjut atas saran dari auditor internal dan dilakukan pemantauan apakah tindak lanjut tersebut sesuai dengan yang diharapkan. Dalam meningkatkan efektivitas pengendalian internal penjualan dan penagihan piutang, audit internal yang diterapkan perusahaan mempunyai peranan penting. Tercapainya audit internal atas pengendalian internal penjualan dan penagihan pitang PT Kalbe Farma sebagai berikut : 1. Efektivitas dan efisiensi, yaitu realisasi penjualan melebihi anggaran yang ditetapkan oleh perusahaan walaupun ada beberapa bulan, penjualan yang sesungguhnya dibawah anggaran perusahaan namun

30 93 secara keseluruhan terjadi peningkatan penjualan. 2. Laporan keuangan yang dapat diandalkan, dalam hal ini data penjualan yang digunakan oleh perusahaan merupakan data yang akurat dan benar, dalam menghasilkan informasi perusahaan serta tidak ada penjualan fiktif yang dilakukan perusahaan. 3. Perusahaan selalu mematuhi peraturan yang ditetapkan baik oleh perusahaan sendiri maupun oleh pemerintah. Perusahaan menjalankan usuhanya dengan ijin dari pemerintah dan perusahaan membayar upah dan mengikutsertakan program asuransi bagi karyawan. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan terhadap kegiatan audit internal penjualan dan penagihan piutang PT Kalbe Farma dapat menyimpulan bahwa audit internal terhadap efektivitas pengendalian internal penjualan dan penagihan piutang PT Kalbe Farma telah memadai. Adapun tujuan dilakukannya internal audit atas pengendalian internal penjualan dan penagihan piutang adalah sebagai berikut : a. Untuk memastikan bahwa kebijakan manajemen dalam pengendalian internal penjualan dan penagihan piutang dalam perusahaan telah benar-benar dilaksanakan b. Untuk memastikan bahwa pencatatan transaksi penjualan dan penagihan piutang adalah valid dan telah diotorisasikan dengan semestinya c. Manajemen telah memastikan bahwa pemeriksaan atas unsur-unsur

31 94 pengendalian internal telah dilaksanakan dengan semestinya d. Untuk memberikan laporan kepada manajemen yang berisikan sara dan rekomendasi untuk tindakan perbaikan kedepan e. Untuk memberikan pertimbangan kepada manajemen untuk mengambil keputusan. Dari uraian diatas terlihat bahwa peranan audit internal dalam meningkatkan pengendalian internal penjualan dan penagihan piutang dapat dikatakan domonan dalam rangka mencapai tujuan dari efektivitas pengendalian penjualan dan penagihan piutang. Dengan demikian pelakasanaan audit internal yang dilakukan secara efektif akan berperan dalam meningkatkan efektivitas penjualan dan penagihan piutang. Maka penulis berpendapat bahwa fungsi audit internal dapat menunjang efektivitas pengendalian internal seperti yang diuraikandibawah ini. A. Audit internal dalam meningkatkan efektivitas penjualan dan penagihan piutang Dengan adanya fungsi audit internal di PT Kalbe Farma melalui proses yang telah ditentukan mulai dari persiapan, pelaksanaan, pemeriksaan sampai pada tindak lanjut, maka jelas manajemen berupaya untuk menindak lanjuti rekomendasi yang diajukan tim pemeriksa sehingga bisa diketahui dimana letak kesalahan dan bagaimana tindakan yang seharusnya dilakukan serta bagaimana memperbaikinya sehingga aktivitas penjualan dan penagihan piutang lebih aman,

32 95 efisien dan efektif. B. Audit internal berperan dalam meningkatkan keandalan pelaporan penjualan Audit internal atas penjualan yang dilaksanakan tim pemeriksa berikut rekomendasinya kepada manajemen untuk ditindaklanjuti akan mempengaruhi pengendalian intern penjualan yang ada sehingga pelaksanaan penjualan menjadi lebih efisien dan efektif dengan didukung oleh data akuntansi yang dapat dipercaya. C. Audit intern berperan dalam menegakkan ketaatan kepada hukum Tim pemeriksa memeriksa penjualan dari segi peratiran. Kebijakan intern maupun ekstern sehingga dapat diketahui apakah prosedur penjualan dan penagihan piutang telah ditaati atau belum. Jika ditemukan adanya penyimpangan maka diberikan rekomendasi pada hukum dan peraturan yang telah ditetapkan. B. Pembahasan 1. Perbandingan penjualan tahun 2011, tahun 2012 dan tahun 2013 Analisis dari hasil penelitian menunjukan bahwa peranan audit internal dalam meningkatkan efektivitas pengendalian internal penjualan dan piutang di PT Kalbe Farma untuk meningkatkan pengendalian internal sangatlah efektif. Hal ini dapat dilihat dari tabel hasil penjualan PT Kalbe Farma dalam 3 (tiga) tahun terakhir yaitu tahun 2011, tahun 2012 dan tahun 2013, sebagai berikut : Tabel 4.1

33 96 PT. Kalbe Farma Total penjualan Tahun Bulan Unit Rupiah Unit Rupiah Unit Rupiah Januari ,015,658, ,386,010, ,837,467,447.5 Februari ,900,399, ,369,655, ,985,073,426.5 Maret ,231,962, ,432,323, ,380,447, April ,815,252, ,268,728, ,594,183, Mei ,438,187, ,476,598, ,247,628,082 Juni ,413,820, ,252,549, ,165,796,047.5 Juli ,931,762, ,446,988, ,741,005,653.4 Agustus ,461,270, ,265,422, ,757,521,769.2 September ,660,108, ,609,769, ,617,574,748 Oktober ,130,757, ,837,695, ,330,038,560 November ,976,814, ,257,101, ,279,601,942 Desember ,996,786, ,346,384, ,730,091,519 TOTAL ,972,782, ,949,226, ,666,429,537.1 Sumber : Data penjualan PT. Kalbe Farma Berikut hasil temuan audit pada PT Kalbe Farma

34 97 Tabel 4.2 Temuan Audit Tahun 2011 No Temuan audit Rekomendasi 1 Salesmen di Jakarta selain melakukan penjualan juga Memisahkan bagian salesmen dengan bagian penagihan melakukan penagihan kepada pelanggan, akibatnya rute perjalanan menjadi terganggu dan rencana kunjungan pada hari tersebut tidak dapat dilaksanakan seluruhnya. 2 Perusahaan belum membentuk tim khusus untuk pemasaran produk Membentuk tim yang solid dan kompeten baru. Akibatnya penjualan produk baru tidak berkembang sesuai rencana.

35 98 3 Terdapat kekurangan personil dibagian kredit control, sehingga statement of account untuk Menambahkan personil pada bagian kredit control agar dapat melaksanakan fungsinya dengan baik pelanggan tidak dibuat dan bagian ini belum dapat melaksanakan fungsinya secara efektif. Tabel 4.3 Temuan Audit Tahun Tingkat Pemasaran yang masih kurang (tidak merata) Memperluas wilayah pemasaran dan mengawasi jumlah barang di tempat-tempat yang memiliki permintaan yang tinggi 2. Strategi perusahaan tidak memperhitungkan perubahan pola a) Pembuatan Tujuan pemasaran yang sesuai dengan kenyataan yang terjadi penyaluran menyelenggarakan pasar yang cepat atau perubahan pada pemasaran. b) Pembuatan Strategi Pemasaran yang berdasar pada tujuan pemasaran yang lebih akurat dan sesuai keadaan pasar.

36 99 2. Evaluasi Peranan Audit Internal terhadap Efektivitas Pengendalian Internal atas Penjualan dan Penagihan Piutang Keberadaan fungsi audit internal PT Kalbe Farma, merupakan salah satu faktor penunjang efektivitas pengendalian internal atas penjualan dan penagihan piutang perusahaan. Peranan audit inernal dinilai dapat meningkatkan efektivitas pengendalian internal, hal ini didasarkan pada beberapa faktor, yaitu : A) Peranan Audit Internal secara umum 1) Independensinya sebagai fungsi yang terlepas dari aktivitas operasional perusahaan yang rutin, tidak berada dibawah departemen lain dan bertanggungjawab langsung kepada direktur utama 2) Kompetensinya di bidang pengetahuan akuntansi, perpajakan dan hukum, dan selalu meningkatkan pengetahuannya melalui pelatihan-pelatihan dan seminar-seminar 3) Adanya program audit sebagai pedoman dalam pelaksanaan audit dan pelaporan audit 4) Dibuatnya laporan audit yang memuat hasil temuan audit, rekomendasi dan saran perbaikan 5) Dilakukannya pemantauan terhadap pelaksanaan pengendalian internal yang telah diterapkan 6) Adanya tindak lanjut manajemen terhadap hasil saran dan rekomendasi audit

37 100 internal. B) Peranan audit internal terhadap efektivitas penjualan dan penagihan piutang 1) Internal audit bersama-sama dengan bagian EDP menyusun sistem pengendalian internal atas penjualan dan penagihan piutang perusahaan 2) Ausit dilakukan terhadap pelaksanaan sistem pengendalian internal penjualan dan penagihan piutang untuk menjamin : a) Penyimpanan barang, pengiriman barang, pencatatan pada penjualan dan pemisahan fungsi penagihan piutang, penerimaan pembayaran piutang dan pencatatan pada penagihan piutang b) Diterimanya informasu yang akurat, tepat dan terpecaya melalui pendistribusian dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan dan penagihan piutang c) Mengurangi risiko human error 3) Internal auditor melakukan pemantauan terhadap aktivitas penjualan dan penagihan piutang. Adanya perbaikan dan pembaharuan sistem jika diperlukan, sesuai dengan perkembangan perusahaan.