PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK PENJUALAN, PERSEDIAAN, DAN PEMBELIAN PADA TB. SAMUDRA

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK PENJUALAN, PERSEDIAAN, DAN PEMBELIAN PADA TB. SAMUDRA Mayzumi Herlyana Jl. Lapangan Tembak No. 2A, RT09/01, Cibubur, , ABSTRACT Research Objective is to analyze and design of information system of sales, inventory, and purchasing on TB. SAMUDRA as an alternative to companies in managing their inventories of goods. Research Methods used is descriptive, with quantitative data gathering that will researched, analyzed and proceed so as to give the results to solve the problem. Analysis of EOQ is used (Economic Order Quantity), Min-Max, EOI (Economic Order Interval), as well as analysis based on the OOAD (Object Orientation Analysis and Design) John W. Satzinger. Result Obtained from analysis of processed results to solve the problem is to use the data linear regression forecasting models and by using EOQ method suitable for the company because it produces the lowest total cost. So that the company can manage and control inventory at a cost as efesien as possible. Conclusion is a method of forecasting stock up on goods is Linear Regression and inventory EOQ model to model as well, because both provide the lowest total cost of the goods in comparison with other methods used. Keyword : EOQ, Min-Max, EOI ABSTRAK Tujuan adalah untuk menganalisis dan merancang sistem informasi penjualan, persediaan, dan pembelian pada TB. SAMUDRA sebagai alternatif perusahaan dalam mengelola persediaan barang. Metode deskriptif, dengan mengumpulkan data kuantitif dan kuantitatif yang akan diteliti, dianalisis dan diolah sehingga memberikan hasil untuk memecahkan masalah. Analisis yang digunakan adalah EOQ (Economic Order Quantity), Min- Max, EOI (Economic Order Interval), serta analisis berdasarkan OOAD (Orientasi Obyek Analysis and Design) John W. Satzinger. Hasil yang dicapai dari analisa yang diolah memberikan hasil untuk memecahkan masalah adalah dengan menggunakan data forecasting dengan model linear

2 regression dan dengan menggunakan metode EOQ yang cocok untuk perusahaan karena menghasilkan total biaya yang paling rendah. Sehingga perusahaan dapat mengelola dan mengendalikan persediaannya dengan biaya seefesien mungkin. Simpulan adalah metode peramalan persediaan pada barang adalah Linear Regression dan model EOQ untuk model persediaannya juga, karena keduanya memberikan total biaya yang paling rendah pada barang dibandingkan dengan metode lain yang digunakan. Kata kunci : EOQ, Min-Max, EOI PENDAHULUAN Di era globalisasi seperti saat ini, teknologi sangat berpengaruh besar dan menjadi kebutuhan pokok bagi masyarakat, hingga kesegala aspek, termasuk dalam dunia bisnis. Pengaruh perubahan teknologi berdasarkan peningkatan ekonomi pasar dan globalisasi yang meningkat, membuat dampak besar di dunia bisnis yang sangat bergantung sekali pada teknologi hal ini menyebabkan banyak perusahaan saling berkompetisi dengan ketat untuk menerapkan teknologi untuk mendukung proses binis agar dapat mencapai tujuan dan sasaran bisnis. Gambar 1. 1 Jumlah Penduduk dan Laju Pertumbuhan Penduduk Indonesia Sumber : Statistik Indonesia (BPS) tahun 2014 Berdasarkan hasil Sensus Penduduk tahun 2010 menunjukkan bahwa jumlah penduduk Indonesia telah mencapai jiwa. Sebesar 49,79% merupakan penduduk yang menempati daerah perkotaan, sementara sisanya, yakni 50,21% merupakan penduduk perdesaan. Dari data resmi yang dilansir Badan Pusat Statistik (BPS) juga menyebutkan bahwa kepadatan penduduk per wilayah (Kilometer persegi) tahun 2010 mencapai 131,00. Artinya setiap satu area seluas 1 kilometer persegi dihuni oleh sebanyak 131 penduduk. Angka tersebut ternyata mengalami pada tahun 2012 menjadi 135. Berdasarkan hasil survei di atas membuktikan akan adanya pertumbuhan penduduk di Indonesia yang semkain meningkat setiap tahunnya dan ini pun memengaruhi pula pada peningkatan akan bahan bangunan untuk pembangunan property, baik rumah, atau sarana pra sarana pribadi atau untuk industri.

3 TB. SAMUDRA adalah sebuah distributor yang bergerak di bidang bahan bangunan, yang menyediakan segala macam alat dan bahan dari berbagai merek terkenal untuk membangun rumah. Contoh merek dari barang yang diperdagangkan oleh TB. SAMUDRA antara lain barang dagang, pasir, besi, cat dan peralatan listrik serta untuk saran dan prasarana yang berfungsi untuk perorangan dan industri. TB. SAMUDRA telah berdiri selama dua puluh tahun lebih, yang juga salah satu toko bangunan yang telah lama berdiri di wilayah Cibubur. TB. SAMUDRA perusahaan keluarga yang didirikan oleh Herman yang memulai usahanya dari nol hingga menjadi sangat maju dan merupakan sebuah toko yang berkembang, tetapi pengelolaan datanya masih dilakukan secara manual, seperti pengecekan barang, lalu penjadwalan barang, penyusunan barang masuk dan barang keluar. Kegiatan penghitungan dan pencatatan persediaan barang masih dicatat secara tulis tangan di buku catatan yang telah disiapkan. Pekerjaan memakan waktu lebih lama dan persediaan tidak terkontrol pun akan mengakibatkan hilangnya kesempatan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Kondisi ini diperparah dengan adanya jumlah transaksi yang banyak. Oleh karena itu dibutuhkan sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan pengolahan dan penyimpanan data sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat. Beberapa perusahaan memiliki proses bisnis yang berbeda, tergantung dari jenis usaha, sistem yang digunakan, dan kebijakan perusahaan tersebut. Tiap perusahaan memiliki proses bisnis yang mendukung kinerja perusahaan itu. Bagi perusahaan yang bergerak di bidang jual-beli serta persediaan barang merupakan aktivitas penting. Kegiatan penjualan perusahaan merupakan terdepan dalam menghasilkan suatu proses pertukaran yang ada di pasar. Untuk memperlancar proses penjualan tersebut, perusahaan perlu mengetahui persediaan barang yang ada. Persediaan (Heizer & Render, 2014) adalah unsur penting dari perusahaan yang bergerak dibidang penjualan barang dagang, karena pentingnya persediaan, maka perusahaan harus merencanakan dan menerapkan suatu metode. Persediaan juga merupakan salah satu aset termahal dari perusahaan, mewakili sebanyak 50% dari keseluruhan modal yang diinvestasikan. Investasi besar-besaran yang dilakukan perusahaan terhadap persediaan akan mempengaruhi biaya yang akan dikeluarkan untuk pengolahannya, khususnya di biaya penyimpanannya. Sebaliknya, jika investasi terlalu kecil, maka akan menimbulkan biaya stock out karena perusahaan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan disebabkan tidak mampu memenuhi permintaan pelanggan. Dengan keadaan demikian, dari penelitian perancangan sistem informasi ini diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan yang dihadapi serta dapat memberikan manfaat berarti bagi toko. Oleh karena itu dalam skripsi ini akan membahas PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK PENJUALAN, PERSEDIAAN, DAN PEMBELIAN PADA TB. SAMUDRA. Permasalahan yang dihadapi oleh TB. SAMUDRA adalah : 1. Pengelolaan datanya masih dilakukan secara manual, seperti pengecekan barang, lalu penjadwalan barang, penyusunan barang masuk dan barang keluar. Kegiatan penghitungan dan pencatatan persediaan barang masih dicatat secara tulis tangan di buku catatan yang telah disiapkan. 2. Perancangan sistem informasi yang sesuai untuk mendukung penjualan, persediaan, dan pembelian pada TB. SAMUDRA. Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dalam proses penjualan, persediaan dan pembelian pada TB. SAMUDRA. 2. Merancang sistem informasi untuk mengefektifkan arus informasi demi kelancaran proses bisnis perusahaan. METODE PERANCANGAN Dalam penulisan metode ini terdapat langkah-langkah yang dilakukan untuk mendapatkan data yang diperlukan dari perusahaan untuk penelitian, di antaranya adalah sebagai berikut : 1. Metodologi Pengumpulan Data a. Observasi Metode ini dilakukan dengan mengunjungi ke perusahaan untuk pengumpulan data yang diperlukan untuk mengamati proses bisnis yang sedang berjalan. b. Wawancara Pengumpulan data perusahaan yang dilakukan dengan wawancara ke pihak perusahaan untuk mengetahui proses bisnis yang sedang berjalan dan kebutuhan akan sistem. c. Studi dokumen

4 Metode untuk meninjau dokumen yang digunakan oleh perusahaan untuk mengetahui proses bisnis perusahaan. d. Kepustakaan Metode yang dilakukan dengan mengumpulkan informasi dari buku-buku yang terdapat di perpustakaan, dari internet dan jurnal-jurnal. Selain itu, diperoleh juga dari skripsi penelitian terdahulu sebagai referensi. 2. Metode Analisis a. Peramalan Permintaan : Time Series Models. b. Model Persediaan : EOQ, EOI, Min-Max. c. Perancangan OOAD (Object-Oriented Analysis and Design) dengan pendekatan UML. HASIL DAN BAHASAN 1. Perbandingan Antar Tiap Metode Persediaan Berikut ini merupakan perbandingan antara metode EOQ, Min-Max, EOI untuk bulan Juli 2014 : Tabel 3. 1 Perbandingan ketiga metode bulan Juli 2014 EOQ Min-Max EOI Q * ,78 sak 945 sak 428,4 sak Safety stock 304,95 sak 20,32 sak 324,31 sak Reorder point 335,43 sak 965,32 sak Frekuensi pemesanan 1,624 kali 0,67 kali 1,470 kali Total biaya Rp ,49 Rp ,9 Rp ,5 Berdasarkan dari hasil perhitungan persediaan menggunakan data forecasting dengan model linear regression, dapat disimpulkan bahwa metode EOQ adalah metode yang paling cocok digunakan oleh TB. SAMUDRA karena menghasilkan total biaya yang paling rendah dibandingkan metode min-max dan EOI. Sehingga perusahaan dapat mengelola dan mengendalikan persediaannya dengan biaya seefesien mungkin. 2. Perbandingan Total Biaya Sebelum dan Setelah Menggunakan Metode Persediaan Setelah mengetahui total biaya yang peling rendah diantara ketiga metode persediaan adalah EOQ. Selanjutnya akan dilakukan perbandingan antara total biaya sesudah menggunakan metode persediaan dengan total biaya persediaan aktual yang terjadi di perusahaan. Berikut merupakan perbandingannya untuk semen pada bulan Juli 2014 : Tabel 3. 2 Perbandingan total biaya sebelum dan sesuadah menggunakan model persediaan Ttal Biaya Persediaan Tanpa Metode EOQ Dengan Metode EOQ Semen 1 sak bulan Juli 2014 Rp Rp ,49 Berdasarkan tabel di atas, diketahui bahwa total biaya setelah menggunakan metode persediaan EOQ lebih rendah dibandingkan dengan total biaya sebelum menggunakan metode persediaan EOQ. Untuk itulah metode ini disarankan untuk diterapkan di dalam perusahaan. 3. Solusi Sistem Informasi yang Diusulkan Sehubungan dengan masalah persediaan yang diahadapi perusahaan dan berdasarkan hasil perbandingan model persediaan, diketahui bahwa EOQ merupakan model yang cocok untuk perusahaan dalam merencanakan pemesanannya karena memiliki total biaya yang paling rendah dibandingkan dengan model-model lainnya. Untuk itu, solusi sistem informasi yang diusulkan untuk perusahaan adalah membangun sebuah sistem yang mampu : 1. Membantu melakukan pengolahan persediaan melalui perencanaan dan pengendalian pemesanan secara matematis dengan menggunakan model persediaan yang paling tepat bagi perusahaan, yaitu EOQ. 2. Membantu melakukan aktivitas yang berkaitan dengan persediaan seperti memonitor tingkat persediaan, mengintegrasi seluruh bagian perusahaan yang terlibat dengan persediaan dan melakukan pencatatan dan penyimpanan dokumen yang berkaitan dengan persediaan.

5 SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil perancangan sistem informasi penjualan, persediaan, dan pembelian ini, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Berdasarkan analisa yang ada, dilakukan perancangan sistem yang diharapkan dapat membantu dan mengoptimalkan proses bisnis berjalan. 2. Dengan penerapan sistem informasi ini diharapkan dapat memberikan informasi mengenal penjualan, persediaan, dan pembelian secara tepat dan akurat sehingga membantu dalam pelaksanaan pengambilan keputusan di perusahaan. 3. Dengan adanya analisa kredit pada tiap pelanggan diharapkan perusahaan dapat terhindar dari masalah piutang yang tak tertagih yang dapat merugikan perusahaan. 4. Dengan penerapan mengenai EOQ diharapkan dapat membantu perusahaan untuk meminimalisasi biaya-biaya pemesanan, biaya penyimpanan barang, dan tingkat pemesanan (reorder point) untuk membantu perusahaan menghindari kelebihan atau kekurangan stok barang. 5. Dengan penerapan sistem informasi in diharapkan pencatatan persediaan yang lebih akurat karena data persediaan langsung ter-update berkurang atau bertambah secara real-time jika ada barang masuk dan keluar, sehingga tidak ada lagi masalah ketidakakuratan stok persediaan. Saran-saran yang diberikan agar sistem daapt berjalan sesuai dengan harapan perusahaan adalah : 1. Dukungan dari pemilik perusahaan untuk penggunaan teknologi informasi di dalam operasional bisnis perusahaan. 2. Perlunya melakukan pelatihan sebelum sistem diterapkan kepada karyawan, agar penerapan sistem dapat maksimal. 3. Perlunya pengembangan OAS (Office Automation System) untuk membantu dan memudahkan untuk berkomunikasi dalam satu perusahaan dengan tujuan meningkatkan produktivitas kerja. 4. Perlunya pengembangan DSS (Decision Support System) untuk mendukung proses seleksi dalam penjualan, persediaan, dan pembelian barang secara proporsional dan akuntabel. REFERENSI Candra, S., & Sarjono, H. (2012). Forecasting for Inventory Control. Journal of Supply Chain Management, 14. David, F. R. (2013). Strategic Management Concepts and Cases A Competitive Advantage Approach 14th. New York: Pearson Education, Inc. Djokopranoto, R., & R. D. (2006). Manajemen Perguruan Tinggi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Gelinas, U., & Richard, B. D. (2008). Accounting Information System. Canada: Thomson South- Western. Ghiani, Gianpaolo, Laporte, Gilbert, Musmanno, & Roberto. (2013). Introduction to Logistics Systems Planning and Control. John Wiley & Sons. Gonzalez, J. L., & Gonzalez, D. (2010). Analysis of an Economic Order Quantity and Reorder Point Inventory Control Model for Company XYZ. EOQ Journal, 41. Heizer, J., & Render, B. (2014). Operation Management Sustaincbility and Supply Chain Management 11th. New York: Pearson. HM, J. (2010). Analisis & Disain. Yogyakarta: Andi. Jacobs, F. R., & Chase, R. B. (2011). Operations and Supply Chain Management. New York: McGraw Hill Education. Kotler, P., & Keller, K. L. (2012). Marketing Management, 14th Edition. New Jersey: Prentice Hall. Laudon, K. C., Laudon, J. P., & Elragal, A. (2014). Management Information Systems: Managing The Digital Firm. United State of America: Pearson Education. O'Brien, J., & Marakas, G. (2014). Management Information Systems. New York: McGraw-Hill Irwin. Puspitawati, L., & Anggadini, S. D. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Rahadi, A., Musadieq, M. A., & Susilo, H. (2014). Analisis dan Desain Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Komputer (Studi Kasus Pada Tko Arta Boga). Jurnal Administrasi Bisnis (JAB), 8.

6 Russell, R. S., & TaylorIII, B. W. (2011). Operations Managements Creating Value Along The Supply Chain 7th. United States of America: John Wiley & Sons, Inc. Sanwlani, M., & Vijayalakshmi, M. (2013). Forecasting Sales Through Time Series Clustering. International Journal of Data Mining & Knowledge Management Process, 18. Sarjono, H., & Aryanto, R. (2014). Comparison od Optimal Calculation of Inventories. International Symposium on Technology Management and Emerging Technologies, 4. Sarjono, H., & Aryanto, R. (2014). Comparison of Optimal Calculation of Inventories. ISTMET (International Sympoium on Technology Management and Emerging Technologies). Jakarta. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2012). Systems Analysis and Design in a Changing World. Boston: Course Technology. Wanke, P. (2014). A Conceptual Framework for Inventory Management. Production and Inventory Management Journal, 49. Widaningsih, Rizal, & Samsul. (2012). Melakukan Pemasaran Barang dan Jasa. Jakarta: Erlangga. RIWAYAT PENULIS Mayzumi Herlyana lahir di DKI Jakarta pada 3 Juni Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara jurusan Sistem Informasi dan Manajemen pada tahun 2015.