PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR POS SOLO TUGAS AKHIR

Transkripsi

1 digilib.uns.ac.id PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR POS SOLO TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : MEGANANDA CAHYA DEWI D PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

2 digilib.uns.ac.id PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR POS SOLO TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : MEGANANDA CAHYA DEWI D PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012 i

3 digilib.uns.ac.id ii

4 digilib.uns.ac.id iii

5 digilib.uns.ac.id PERNYATAAN NAMA : MEGANANDA CAHYA DEWI NIM : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR POS SOLO adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar saya tersebut. Surakarta, Juli 2012 Yang membuat pernyataan, Megananda Cahya Dewi iv

6 digilib.uns.ac.id MOTTO Belajarlah dari pengalaman dan kesalahan, karena pelajaran terbaik adalah masa lalu yang telah dilewati, dan dari kesalahan kita bisa belajar untuk menjadi benar. (Penulis) Raihlah ilmu, dan untuk meraih ilmu belajarlah untuk tenang dan sabar. (Umar bin Khathab) Hidup adalah proses untuk menjadi ; yaitu menjadi lebih baik, lebih besar, lebih kuat, dan lebih berpengaruh. (Mario Teguh) v

7 digilib.uns.ac.id PERSEMBAHAN Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada : 1. Almarhumah Mama tercinta di Surga, yang selalu memberikan kasih sayangnya sampai akhir menutup mata. 2. Bapak dan Kakak tercinta yang selalu memberikan do a dan dukungan untuk terus menjadi yang terbaik. 3. Sahabat-sahabat terbaikku. 4. Seseorang yang selalu memberikanku semangat dan motivasi. 5. Teman-teman Kelas A Manajemen Administrasi Almamater. vi

8 digilib.uns.ac.id KATA PENGANTAR Alhamdulillahirabbil alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkah, rahmat, karunia, kesehatan, dan kemudahan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi (KKMA) serta penyusunan tugas akhir dengan judul Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Pos Solo Laporan tugas akhir ini disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan studi di Program D.III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Di samping itu, kuliah kerja magang ini dilaksanakan untuk menambah wawasan guna mengenal, mengetahui dan memahami mekanisme sehingga mampu mengaplikasikan teori yang diperoleh. Dalam pelaksanaan magang dan penyusunan tugas akhir ini penulis telah dibantu dan dibimbing oleh berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program D.III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Drs. H. Sakur, M.S selaku pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan saran dalam penyusunan laporan tugas akhir. 4. Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku penguji tugas akhir. 5. Sakiman, SE selaku Supervisor SDM yang telah memberikan ijin untuk melaksanakan magang, memberikan pengarahan kepada penulis selama melakukan kegiatan kuliah kerja magang di Kantor Pos Solo Mbak Pipit Kunti H selaku Sekretaris di kantor Pos Solo yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan telah banyak memberikan bantuan serta saran kepada penulis. 7. Semua karyawan Kantor Pos Solo atas bantuan dan kerjasamanya yang baik. vii

9 digilib.uns.ac.id 8. Orangtua, Kakak dan seluruh Keluarga yang tidak henti-hentinya memberikan do a dan dorongan semangat sehingga penulis mampu menyelesaikan kewajiban dengan baik. 9. Teman-teman Manajemen Administrasi Angkatan 2009 yang selalu menjaga komunikasi dan memberi masukan untuk menyelesaikan penyusunan tugas akhir ini. 10. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Semoga semua bantuan dan perhatian dari semua pihak mendapat rahmat dari Allah SWT. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan tugas akhir ini masih terdapat kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan saran dan masukan yang bersifat membangun dari semua pihak demi kemajuan kita bersama, dan semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Surakarta, Juli 2012 Penulis viii

10 digilib.uns.ac.id DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... xi ABSTRAK... xii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Pengamatan... 4 D. Manfaat Pengamatan... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 6 A. Pengertian Prosedur... 6 B. Perihal Surat Pengertian dan Fungsi Surat Jenis Jenis Surat Tujuan Penanganan Surat Redaksi Surat Prosedur Penanganan Surat a. Prosedur Penanganan Surat Masuk b. Prosedur Penanganan Surat Keluar ix

11 digilib.uns.ac.id BAB III METODE PENGAMATAN Lokasi Pengamatan Jenis Pengamatan Sumber Data Teknik Pengumpulan Data Teknik Analisis Data BAB IV DESKRIPSI LOKASI A. Sejarah Berdirinya Kantor Pos Solo B. Visi dan Misi Kantor Pos C. Struktur Organisasi Kantor Pos Solo D. Job Description (Tugas Kerja) BAB V PEMBAHASAN A. Prosedur Penanganan Surat Prosedur Penanganan Surat Masuk Prosedur Penanganan Surat Keluar B. Sarana Pendukung Kegiatan Surat Menyurat BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN x

12 digilib.uns.ac.id DAFTAR GAMBAR Gb. 4.1 Struktur Organisasi Gb. 5.1 Buku Agenda Surat Masuk Gb. 5.2 Lembar Disposisi Gb. 5.3 Bagan Alur Prosedur Penanganan Surat Masuk Gb. 5.4 Buku Agenda Surat Masuk Gb. 5.5 Bagan Alur Prosedur Penanganan Surat Keluar xi

13 digilib.uns.ac.id ABSTRAK MEGANANDA CAHYA DEWI D , Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Pos Solo 57100, Tugas Akhir : Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2012, 43 halaman. Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis yang bertujuan untuk menyampaikan suatu maksud yang ditujukan kepada pihak lain. Meskipun pada saat ini surat sudah banyak ditinggalkan oleh masyarakat, tetapi surat masih memegang peranan penting dalam suatu organisasi atau instansi. Pengelolaan surat pada suatu organisasi atau instansi yang tepat dan cermat akan menghasilkan suatu komunikasi yang baik dalam setiap kegiatan operasional di organisasi atau instansi dengan pihak lain yang berkepentingan. Dalam kegiatan surat menyurat pada suatu organisasi atau instansi, surat dapat menunjang keberhasilan tujuan dalam kegiatan berorganisasi, maka dari itu penanganan dan pengelolaan surat yang baik, cepat, dan tepat sehingga tujuan dalam organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan berdasarkan fakta yang ada. Sumber data diperoleh dari narasumber yaitu sekretaris di Kantor Pos Solo, berdasarkan sumber tertulis, dan peristiwa atau kejadian yang diamati secara langsung. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik wawancara langsung kepada sekretaris di Kantor Pos, observasi data, dan dokumentasi data. Teknik analisis data berupa pengumpulan data, reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan dan verifikasi. Dari hasil pengamatan, dapat diketahui prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo yaitu dengan tahapan surat masuk dimulai dari penerimaan surat, penyortiran surat, pembukaan dan pengeluaran surat dari sampul, pembacaan surat, pengagendaan surat, penyampaian surat, pengarahan surat, dan penyimpanan surat. Surat keluar dimulai dari tahapan pembuatan surat, persetujuan surat, pengagendaan surat, dan pengiriman surat. xii

14 digilib.uns.ac.id 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi yang semakin maju, menimbulkan banyak dampak di berbagai bidang kehidupan manusia yang mengakibatkan semakin bertambah pula keinginan masyarakat untuk berkembang. Salah satunya mengenai adanya perkembangan teknologi informasi yang kini semakin berkembang pesat. Perkembangan teknologi informasi inipun juga turut mengubah gaya hidup di masyarakat. Masyarakat menginginkan suatu kebutuhan yang dapat terpenuhi secara cepat, efektif,efisen dan murah. Banyak produk-produk dulu yang kini telah digantikan oleh produk modern. Contohnya saja surat, yang sekarang telah banyak ditinggalkan masyarakat yang lebih memilih menggunakan handphone dengan layanan SMS (short message service)- nya untuk berkomunikasi lewat pesan singkat, karena dengan menggunakan layanan SMS (short message service), membuat pengiriman pesan menjadi lebih cepat dan dengan biaya yang lebih murah, selain itu juga tergolong praktis. Sehingga, surat dipandang sebagai suatu alat komunikasi yang telah kuno atau ketinggalan jaman. Masyarakat juga menganggap surat sebagai wakil urusan suatu organisasi, perusahaan, atau instansi dari pengirim surat. Dibandingkan dengan alat komunikasi lain yang lebih modern seperti e- mail, teleks, faximile maupun telegraf, surat tetap mempunyai kelebihan tersendiri karena merupakan salah satu sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, tetapi tetap ekonomis. Selain itu, kelebihan lain dari surat adalah bersifat aman karena dapat menyimpan rahasia, efektif karena informasi yang disampaikan tersebut asli sesuai dengan sumbernya, serta ekonomis karena biaya pembuatannya yang sangat murah. Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis ke pihak lain, atau salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Yang tersangkut dalam kegiatan surat menyurat dapat perorangan atau badan (organisasi). Di samping commit itu penulis to user dalam mengemukakan maksudnya 1

15 digilib.uns.ac.id 2 harus memperhatikan sifat surat yang dibuatnya dan kedudukan penulis sendiri dan tingkatan pembaca surat. (Thomas Wiyasa 1991 : 1) Saat ini surat memang telah banyak ditinggalkan oleh masyarakat, akan tetapi surat masih memegang peranan penting sebagai salah satu alat penyampaian informasi dalam suatu organisasi, perusahaan, atau instansi, baik pemerintahan maupun swasta. Didalam suatu organisasi tersebut, terdapat sekelompok orang yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Mereka saling berkomunikasi dan menjalin hubungan baik dengan banyak pihak luar baik secara langsung maupun tidak langsung sebagai salah satu upaya untuk tetap menjaga hubungan baik dalam suatu kerjasama melalui berbagai media yang salah satunya yaitu melalui kegiatan surat-menyurat antar organisasi, perusahaan, atau instansi terkait. Saat ini kegiatan surat-menyurat tersebut masih berlaku dan bisa ditemui di dalam suatu organisasi, perusahaan, atau instansi besar maupun kecil, disamping menggunakan surat elektronik/ maupun faximile. Surat-surat yang dikirim oleh suatu organisasi, perusahaan, atau instansi sering merupakan satu-satunya hubungan antar organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Karena itu, sangat penting bila surat dirumuskan dan ditata sedemikian rupa sehingga menciptakan kesan yang baik dan berwibawa bagi mitra kerjasama perusahaan. Pengelolaan surat pada suatu organisasi, perusahaan, atau instansi menjadi suatu kegiatan perkantoran yang penting karena surat dijadikan sebagai alat komunikasi perusahaan dengan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap berjalannya organisasi, perusahaan, atau instansi tersebut. Pengelolaan surat masuk maupun surat keluar pada suatu organisasi, perusahaan, atau instansi yang tepat dan cermat akan menghasilkan suatu komunikasi yang baik dalam menjalankan kegiatan di organisasi, perusahaan, atau instansi dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Kecermatan dan ketepatan waktu merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat dan dokumen kantor. Setiap surat masuk didalam suatu kantor harus diteliti dengan cermat dan segera disampaikan kepada pimpinan.

16 digilib.uns.ac.id 3 Didalam sebuah organisasi, surat mempunyai peranan penting karena sebagai alat komunikasi yang berupa lembaran kertas, berkas atau suatu keterangan mengenai suatu hal yang berupa surat masuk dan surat keluar. Pada setiap organisasi, perusahaan, atau instansi, penanganan mengenai surat masuk dan surat keluar berbeda-beda caranya tergantung besar kecilnya perusahaan dan prosedur yang telah ada. Misalnya di sebuah perusahaan BUMN khususnya PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100, dalam penanganan surat masuk dan surat keluarnya menggunakan satu buku agenda berpasangan/berganda. Buku agenda berpasangan/berganda adalah suatu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku dengan nomor urut sendiri. Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi, perusahaan, atau instansi mempunyai nilai yang sangat penting, karena selain sebagai alat komunikasi antar organisasi, bisa juga sebagai wakil dari penulis atau pengirim surat, dapat dijadikan sebagai bukti otentik atau bukti hitam diatas putih yang berkekuatan hukum, sebagai pusat ingatan atau arsip, juga sekaligus dapat menunjukkan kegiatan hidup organisasi, perusahaan, atau instansi tersebut. Maka dari itu, pengelolaan atau penanganan surat masuk dan surat keluar harus dilakukan dengan cepat dan tepat. Kegiatan surat menyurat memang dianggap sebagai suatu kegiatan yang mudah, meskipun begitu surat menyurat sendiri sangat berperan penting dalam menunjang keberhasilan tujuan dalam kegiatan berorganisasi. Dalam kegiatan surat menyurat di suatu organisasi, perlu adanya perhatian khusus mengenai hal penanganan surat karena isi dari setiap surat yang masuk dan surat yang keluar merupakan sarana dalam mencapai target dan tujuan dari organisasi tersebut. Pada saat ini banyak terjadi kendala dalam penanganan arus surat masuk dan surat keluar, terutama mengenai keterlambatan dalam hal pencapaian surat kepada pihak yang dituju, serta penanganan yang masih kurang memadai sehingga dapat mempengaruhi kinerja suatu organisasi, perusahaan, atau instansi. Demikian pula yang terjadi pada Kantor Pos Solo 57100, masih terdapat kendala dalam penanganan surat masuk commit dan surat to user keluar karena keterbatasan pegawai

17 digilib.uns.ac.id 4 yang bertugas dalam bagian penanganan surat. Maka dari itu, untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan Sumber Daya Manusia yang handal dan profesional serta mampu dalam hal penanganan surat masuk dan surat keluar. Berdasarkan uraian tersebut diatas, dapat diketahui bahwa penanganan surat merupakan sesuatu yang sangat penting dan menjadi urat nadi suatu organisasi, perusahaan, atau instansi, maka dari itu diperlukan penanganan dan pengelolaan surat yang baik, cepat dan tepat, sehingga tujuan dalam organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Dengan alasan tersebut penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui dengan lebih jelas lagi mengenai prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar yang dilaksanakan di Kantor Pos Solo 57100, maka dalam penyusunan Tugas Akhir penulis mengangkat judul Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Pos Solo B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan diatas, maka penulis dapat mengambil perumusan masalah sebagai berikut : Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo 57100? C. Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah : 1. Untuk mengetahui bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo Menambah wawasan dan pengetahuan serta pengalaman yang diharapkan berguna dikemudian hari. 3. Untuk mengaplikasikan ilmu yang diperoleh selama kuliah ke dalam dunia kerja. 4. Penulis melakukan pengamatan ini untuk memenuhi syarat agar memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada Jurusan Manajemen Administrasi Program Diploma III FISIP UNS.

18 digilib.uns.ac.id 5 D. Manfaat Pengamatan Manfaat dari kegiatan magang atau praktek kerja lapangan yang dilakukan di Kantor Pos Solo antara lain : 1. Untuk mendapatkan pengalaman kerja yang relevan dibidang administrasi khususnya di Kantor Pos Solo Kegiatan magang ini merupakan kesempatan yang bermanfaat untuk menerapkan teori yang diperoleh kedalam dunia kerja yang nyata. 3. Penelitian ini diharapkan berguna bagi semua pihak yang berhubungan dengan permasalahan ini.

19 digilib.uns.ac.id 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Prosedur Kata prosedur berasal dari bahasa Inggris procedure. Menurut Kamus Inggris Indonesia karangan John M. Echols dan Hassan (1995 : 448) procedure berarti cara, jalan, tata cara yang tepat, aturan, ketentuan yang dipakai, akan tetapi kata procedure sering digunakan atau diadaptasikan oleh kosa kata bahasa Indonesia yang sering dikenal dengan kata prosedur. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989 : 73) prosedur dapat diartikan sebagai berikut : 1. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. 2. Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu problem. Pengertian prosedur dalam buku Kamus Management karangan Moekijat (1984 : ) adalah sebagai berikut : 1. Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan. 2. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu (chronologis) kepada tugas-tugas yang menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas demikian dalam kebijaksanaan-kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. 3. Suatu prosedur adalah serangkaian daripada tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. 4. Urutan secara chronologis (menurut waktu) daripada tugas-tugas ini merupakan ciri daripada setiap prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus diselesaikan. 5. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan mana pekerjaan diselesaikan. 6

20 digilib.uns.ac.id 7 Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan The Liang Gie (1986 : 263), prosedur merupakan suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misalnya prosedur membuat surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetiknya pada kertas surat atau cara menakliknya yang kesemuanya telah pasti. Rangkaian prosedur menjadi suatu sistem. Prosedur menempati kedudukan penting bagi setiap kegiatan, demikian halnya untuk proyek. Suatu hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat kebijakan dan prosedur adalah dijaga agar tidak sampai menghilangkan kreativitas dan pemikiran-pemikiran baru untuk mengembangkan cara-cara pelaksanaan yang lebih efisien di luar kebijakan dan prosedur yang berlaku. Iman Soeharto (2001 : 414) Untuk itu dilakukan pengkajian berkala dan bila perlu mengubah atau mengganti dengan kebijakan dan prosedur yang lebih sesuai dengan situasi dan kondisi baru. Kegunaan prosedur secara khusus menurut Iman Soeharto (2001 : 415) antara lain: 1. Memberikan pegangan untuk melakukan suatu kegiatan secara uniform, antara lain dalam bentuk standarisasi data format. 2. Mengurangi adanya kegiatan yang tumpang-tindih dan pengulangan. 3. Mengurangi tugas-tugas pengambilan keputusan, karena prosedur itu sendiri sudah merupakan keputusan tentang bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan. Sedangkan manfaat secara langsung bagi organisasi adalah mencegah kemungkinan pelaksanaan kegiatan yang kurang sinkron antara bidang, bagian, atau individu pelaksanaan yang dapat menjurus pada timbulnya konflik dan kebingungan. Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian prosedur yaitu suatu tahapan dari rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan berdasarkan urutan waktu dan cara tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

21 digilib.uns.ac.id 8 B. Perihal Surat 1. Pengertian dan Fungsi Surat Menurut S. Hidajat dalam Ida Nuraida (2008 : 50) pengertian surat yaitu sehelai kertas atau lebih, dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan kepada orang lain. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan. Saiman (2002 : 75) Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa surat adalah suatu media komunikasi yang berisi tentang pernyataan tertulis mengenai apa yang ingin disampaikan penulis kepada orang lain atau penerima surat tersebut. Ketepatan dan kecepatan dalam proses penanganan surat merupakan suatu keharusan yang harus dilaksanakan oleh pegawai yang bertugas dalam hal tersebut, karena jika terjadi keterlambatan dalam proses penanganan surat masuk dan surat keluar maka dapat mengakibatkan tidak dapat tercapainya suatu tujuan yang ditentukan. Fungsi Surat menurut Thomas Wijasa Bratawidjaja (1991 : 1) adalah : a. Sebagai alat penghubung secara tertulis. b. Sebagai tanda bukti tertulis bila sewaktu-waktu timbul persoalan di kemudian hari yang tidak diinginkan. c. Sebagai alat pengingat bila sewaktu-waktu dibutuhkan (arsip). d. Sebagai tanda bukti sejarah (historis) sebagai bahan riset. e. Sebagai bahan dokumentasi. f. Sebagai duta (wakil) dari suatu organisasi/badan. g. Untuk menjamin keamanan/keterangan dalam segala aktivitas. 2. Jenis-jenis Surat Menurut Ida Nuraida (2008 : 51-53) dalam bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran, jenis-jenis surat dapat ditinjau dari berbagai

22 digilib.uns.ac.id 9 macam segi untuk memudahkan dalam memahami macam dan jenis surat, antara lain : a. Menurut wujud surat 1) Kartu Pos Kartu pos adalah surat yang dibuat diatas kartu/kertas karton, umumnya berukuran 1,5x10 cm, yang digunakan untuk mengirim berita yang isinya singkat dan bersifat rahasia atau dapat dibaca orang lain. 2) Warkat Pos Warkat pos merupakan surat terbuka dan tidak beramplop yang berupa lipatan-lipatan kertas. Bagian yang tertutup merupakan isi surat dan bagian luar tercantum alamat surat dan alamat pengirimnya. Jenis surat ini cukup terjamin kerahasiannya dan pengirim tidak perlu menyediakan amplop serta biaya pengiriman relatif murah. 3) Surat Bersampul Surat bersampul dapat digunakan untuk : a) Pengiriman surat dimana isi dari surat tersebut tidak boleh diketahui oleh orang yang tidak berkepentingan. b) Pengiriman berita yang cukup panjang serta memerlukan beberapa halaman kertas. c) Dipandang lebih penting dan sopan. 4) Memorandum dan nota Surat singkat yang berisi pokok-pokok masalah untuk pelaksanaan aktivitas rutin kantor, yang umumnya dibuat oleh atasan kepada bawahan. Isi memorandum atau nota dapat berupa : a) Permintaan informasi b) Pemberian informasi c) Pemberian referensi d) Penugasan e) Himbauan

23 digilib.uns.ac.id 10 f) Peringatan, dan lain sebagainya. 5) Telegram Surat yang ditulis pada blangko telegram dan berisi pokok-pokok persoalan/permasalahan. 6) Wesel Surat ini lebih dikenal dengan sebutan Pos Wesel, yaitu sejenis surat khusus untuk mengirim sejumlah uang lewat pos. b. Menurut jumlah penerima surat 1) Surat biasa Surat biasa dikirim oleh seseorang atau suatu instansi kepada orang/pejabat/instansi tertentu. 2) Surat edaran Surat edaran ditujukan kepada beberapa orang/pejabat/organisasi. 3) Surat pengumuman Surat ini ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi yang identitasnya tidak diutarakan secara langsung. Surat ini digunakan apabila pihak yang dituju tidak memungkinkan untuk dituliskan nama dan alamat satu persatu. c. Menurut Urgensi Pengiriman/Penyelesaian Surat 1) Surat Biasa Surat ini tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian yang cepat. Meskipun demikian, setiap surat yang memerlukan jawaban atau tanggapan hendaknya segera dijawab atau dibalas. 2) Surat segera Surat ini menuntut tanggapan atau penyelesaian secepatnya oleh penerima surat. 3) Surat sangat segera Surat ini harus sesegera mungkin diketahui dan ditanggapi oleh penerima surat, penyelesaian dan pengiriman surat tidak boleh ditunda-tunda dan harus dilakukan dalam waktu yang sesingkatsingkatnya.

24 digilib.uns.ac.id 11 d. Menurut tujuan surat 1) Surat pemberitahuan 2) Surat perintah 3) Surat permintaan 4) Surat peringatan 5) Surat panggilan 6) Surat susulan 7) Surat keputusan 8) Surat perjanjian 9) Surat laporan 10) Surat pesanan 11) Surat penawaran 12) Dan lain-lain e. Menurut sifat, isi, dan asal surat 1) Surat Niaga Surat yang dibuat dalam dunia bisnis, perniagaan, atau perindustrian. Surat ini bersifat resmi, namun tidak selalu menggunakan bahasa Indonesia yang baku, tergantung pada situasi. 2) Surat Dinas/surat jabatan Surat yang diselenggarakan oleh jawatan/instansi dan berisi pelaksanaan tugas dengan segala formalitasnya. Surat ini bersifat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia yang baku. 3) Surat Pribadi/keluarga Surat pribadi umumnya bersifat tidak resmi baik dalam ragam bahasa maupun struktur penyampaian. Namun, ada pula yang bersifat resmi, seperti surat lamaran kerja, surat undangan, surat ucapan selamat, surat ucapan terima kasih, bela sungkawa, surat perkenalan, dan lain sebagainya. 4) Surat yang berisi masalah sosial Surat ini bertujuan untuk masalah sosial dimana pemakaian bahasanya bersifat commit resmi to karena user tujuan dari surat ini adalah

25 digilib.uns.ac.id 12 meningkatkan citra perusahaan, atau disesuaikan dengan kondisi yang terjadi dalam perusahaan. f. Ditinjau dari keamanan isi surat 1) Surat Sangat Rahasia (SRHS) Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen yang erat hubungannya dengan keamanan negara. Surat ini ditandai dengan kata SANGAT RAHASIA atau SRHS. 2) Surat Rahasia (RHS) Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali orang yang dimaksud dalam surat itu. Surat ini biasanya ditandai dengan kata RAHASIA atau RHS. 3) Surat Biasa Surat biasa adalah surat bukan rahasia dimana jika isi dari surat tersebut terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan sesuatu yang berakibat buruk atau merugikan organisasi atau pejabat yang bersangkutan. g. Menurut prosedur pengurusan surat 1) Surat Masuk Surat masuk merupakan surat yang diterima oleh suatu bagian dalam perusahaan dari bagian lain dalam perusahaan yang sama, atau dari pihak eksternal baik dari orang/instansi/perusahaan lain diluar lingkungan intern perusahaan. 2) Surat Keluar Surat keluar merupakan surat yang dikirim oleh suatu bagian dalam perusahaan kepada bagian lain dalam perusahaan yang sama, atau kepada pihak eksternal baik orang/instansi/perusahaan lain diluar lingkungan intern perusahaan.

26 digilib.uns.ac.id Tujuan Penanganan Surat Menurut Basir Barthos (1990 : 36), tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan penanganan surat adalah untuk berkomunikasi di dalam organisasi dengan tertulis dalam rangka membantu memperlancar tujuan organisasi. Sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif kepada penulis maupun organisasinya. 4. Redaksi Surat Redaksi surat yaitu susunan kalimat secara sistematis dan kronologis menurut isinya dan tatabahasa serta bagian dari surat. Bagian-bagian surat dapat disebut juga redaksi surat. Thomas Wijasa Bratawidjaja (1991 : 14-21) a. Kepala Surat Berupa nama instansi atau badan organisasi dimana surat dibuat. Tiaptiap instansi pemerintah maupun swasta dan badan-badan organisasi lainnya pada suratnya tercantum kepala surat (kop surat). Pada umumnya kepala surat sudah dicetak, kecuali bila belum tersedia sehingga harus dibuat sendiri diketik. Kegunaan Kepala Surat : 1) Untuk mengetahui nama dan alamat dari suatu instansi/badan perusahaan atau organisasi (pengirim surat) 2) Sebagai identitas dari suatu instansi/badan 3) Sebagai lambang/simbol dari suatu organisasi/badan 4) Sebagai alat promosi Bagian-bagian Kepala Surat : 1) Nama perusahaan/organisasi atau badan 2) Alamat lengkap 3) Nomor telepon, Telex, P.O Box/Tromol Pos/Kotak Pos 4) Alamat kawat Cable Address 5) Nama kantor cabangnya bila ada 6) Nama Bankernya 7) Mencantumkan jenis/aktivitasnya

27 digilib.uns.ac.id 14 8) Gambar-gambar sebagai simbol/lambang b. Nomor Surat Nomor surat dipakai untuk surat-surat dalam hubungan dinas (resmi), nomor tersebut adalah nomor verbal. Kegunaan Nomor Surat : 1) Untuk mempermudah mencari surat itu kembali sewaktu-waktu dibutuhkan 2) Untuk mempermudah penunjukan dalam surat-menyurat 3) Untuk mempermudah penyimpanan/mengagendakan 4) Untuk mengetahui jumlah surat yang telah dibuat c. Tanggal Surat Setiap pembuatan surat sebaiknya selalu diberi tanggal, yang berguna untuk mempermudah penunjukan waktu membalas surat dan untuk pengingatan kembali dan mengagendanya bagi yang menerima surat. d. Lampiran Cara penulisan lampiran untuk surat-surat niaga akan sangat berlainan dengan surat resmi Dinas Pemerintah. Untuk mempermudah cara penulisan lampiran pada surat-surat niaga yaitu dibawah sejajar dengan nama jabatan, sedangkan untuk surat resmi Dinas Pemerintahah ditulis sesudah penulisan nomor surat. e. Perihal atau Hal Perihal atau hal adalah sebagai petunjuk mengenai pokok isi surat. Kegunaannya untuk : 1) Menyimpulkan pokok isi surat 2) Mempermudah penerima surat dalam membahas masalah f. Alamat Surat Bila disebutkan nama harus memakai sebutan Sdr., Bpk., Ny., atau Nn., tetapi bila disebutkan nama jabatannya, maka tidak perlu memakai sebutan. Alamat surat hendaklah jelas, mengikuti petunjukpetunjuk yang diberikan oleh Dinas Pos.

28 digilib.uns.ac.id 15 g. Pembuka Surat Pembuka surat atau solutation berfungsi sebagai pembuka kalimat agar dirasa tidak janggal. h. Pembuka Kata Pembuka kata berguna untuk mengantarkan ke isi surat yang sesungguhnya agar diketahui alasan membuat surat tersebut, sehingga yang membaca surat tersebut tidak merasa heran. i. Isi Surat Isi surat adalah merupakan uraian dari maksud pembuatan surat, serta hal-hal yang ingin disampaikan. j. Penutup Kata Penutup kata disebut juga penutup kalimat dan biasanya bersifat sebagai ucapan terima kasih, penghargaan, penegasan, dan pengarahan. k. Penutup Surat Penutup surat adalah sebagai tanda bahwa surat itu sudah berakhir. Untuk surat niaga sebagai penutup surat adalah biasa dipakai kata : Hormat kami, sedangkan untuk surat Resmi Dinas Pemerintah tidak dipakai penutup surat. Begitu pula tidak dipergunakan pembuka surat yaitu Dengan hormat,. l. Nama Perusahaan Nama perusahaan perlu dicantumkan, bila bentuk cap perusahaan (stempel perusahaan) berbentuk bulat tetapi bila berbentuk blok tidak perlu dicantumkan (diketik). m. Tanda Tangan Tanda tangan ini berguna untuk mengetahui siapa yang bertanggungjawab atas surat yang dibuatnya. n. Nama Terang Nama terang berguna untuk mengetahui orangnya siapa yang menandatangani surat tersebut, sebab tanda tangan tidak jelas siapa yang sebenarnya bertanggungjawab atas surat yang dibuatnya.

29 digilib.uns.ac.id 16 o. Nama Jabatan Nama jabatan perlu dicantumkan agar mengetahui siapa yang mengirimkan surat tersebut dan siapa yang berhak atas surat yang dibuatnya. p. Lampiran Untuk surat resmi dinas pemerintah cukup disebut berapa lembar/bendel yang diikutsertakan dalam surat. Untuk surat-surat niaga pada umumnya semua yang dilampirkan disebutkan satu persatu macamnya. Penulisan lampiran untuk surat niaga ada disebelah bawah kiri dan untuk surat resmi dinas pemerintah dituliskan dibawah nomor surat. q. Tembusan = Tindasan = cc = carbon copy Tembusan yaitu apabila surat tersebut dikirimkan kepada pihak lain yang ada hubungannya (secara tehnis) dengan isi surat. r. Singkatan Singkatan atau initial hanya dipakai dalam surat niaga saja, sedangkan untuk surat resmi dinas pemerintahan tidak ada initial, yang ada hanya paraf yang membuat (mengonsep) surat tersebut. Initial untuk mempermudah/mengetahui siapa yang mengonsep dan mengetik surat. 5. Prosedur Penanganan Surat Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar menurut Ida Nuraida (2008 : 76-78) adalah : a. Prosedur Penanganan Surat Masuk Surat masuk adalah surat yang masuk kedalam suatu instansi atau perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang sama.

30 digilib.uns.ac.id 17 1) Penerimaan Surat a) Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk. b) Bila menerima surat dari pos atau caraka maka harus memeriksa kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat bila alamat yang tercantum pada surat salah. c) Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju. d) Mengelompokkan surat terbuka dan tertutup. e) Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat tersebut (lampiran surat bila ada). f) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima dibelakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia. 2) Pengarahan Surat a) Mengarahkan surat kepada pimpinan instansi atau kantor atau perusahaan, bila berkaitan dengan kebijakan. b) Mengarahkan langsung kepada unit pengolah, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional. 3) Penilaian Surat Menentukan surat penting, surat rahasia, atau surat biasa. 4) Pencatatan Surat a) Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat pada lembar disposisi atau pengganti naskah dalam dua rangkap. b) Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat dalam tiga rangkap dengan warna yang berbeda, misalnya: putih (I), hijau (II), dan merah (III) atau disesuaikan dengan kebutuhan. c) Mencatat surat biasa pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap. d) Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap.

31 digilib.uns.ac.id 18 5) Penyimpanan Surat a) Surat masuk yang telah didistribusikan dan mendapatkan tanggapan dari pengolah, dikembalikan ke sekretariat dan dimasukkan kedalam takah sesuai dengan kode klasifikasi. b) Bila naskah atau surat masuk dikembalikan ke sekretariat dengan disposisi diteruskan ke pejabat lain, maka sebelum naskah atau surat tersebut dikirimkan harus dicatat dulu dalam buku agenda surat masuk untuk kemudian dikirim kepada pejabat yang bersangkutan. c) Setelah naskah atau surat tersebut ditanggapi kemudian dimasukkan kedalam tata naskah sesuai dengan kode klasifikasi arsip dan bila surat atau naskah tersebut diperlukan suatu saat maka pencarian kembali surat yang beredar bisa dilihat dalam buku agenda surat masuk. 6) Penyampaian Surat a) Surat Penting i. Menahan kartu kendali pertama sebagai pengganti buku agenda. ii. Menyampaikan surat beserta kartu kendali kedua dan ketiga kepada tata usaha atau unit pengolah. iii. Menerima kartu kendali kedua setelah diparaf, sebagai tanda terima. b) Surat Biasa i. Menyampaikan surat beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha atau unit pengolah. ii. Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf, sebagai tanda terima. c) Surat Rahasia i. Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha atau unit pengolah.

32 digilib.uns.ac.id 19 ii. Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf sebagai tanda terima. b. Prosedur Penanganan Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau perusahaan atau antar bagian dalam instansi atau perusahaan tersebut, ditujukan kepada instansi atau perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi atau perusahaan yang sama. 1) Penyiapan Konsep Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang menandatangani surat tersebut atau staf yang ditunjuk. 2) Pengelompokan Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa, atau surat rahasia. 3) Pencatatan a) Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar yang terdiri dari kolom-kolom : Nomor agenda, tanggal surat, nomor surat, perihal, keterangan, dan tujuan surat. b) Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan surat dilaksanakan dan detelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang berwenang dan surat tersebut siap untuk dikirim. c) Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi yang telah ditetapkan. d) Mencatat surat penting pada kartu kendali (tiga rangkap). e) Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar (dua rangkap). 4) Penyampaian/Pengiriman/Pendistribusian Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh bagian ekspedisi, bagian pengiriman, atau kurir. a) Penyampaian Surat Penting i. Menyampaikan surat asli, pertinggal serta kartu kendali pertama dan commit kedua kepada to user unit kearsipan.

33 digilib.uns.ac.id 20 ii. Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan. b) Menyampaikan Surat Biasa Menyampaikan surat biasa, pertinggal, dan lembar pengantar pertama dan kedua kepada unit kearsipan. i. Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengirimnya oleh unit kearsipan. ii. Menyimpan lembar pengantar pertama. c) Penyampaian Surat Rahasia i. Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan tertutup dan menyampaikan lembar pengantar pertama dan kedua kepada unit kearsipan. ii. Menyimpan lembar pengantar pertama. iii. Menyimpan kartu kendali pertama, kedua, dan lembar pengantar kedua.

34 digilib.uns.ac.id 21 BAB III METODE PENGAMATAN 1. Lokasi Pengamatan Dalam pengumpulan data ini penulis mengambil lokasi di Kantor Pos Solo yang beralamat di Jl. Jenderal Sudirman No. 8 Surakarta. Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan berikut ini : a. Dalam lokasi pengamatan terdapat permasalahan yang akan dikaji dalam pengamatan ini. b. Di lokasi ini, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati. c. Lokasi yang mudah dijangkau dan strategis. 2. Jenis Pengamatan Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendeskripsikan tentang penanganan surat masuk dan surat keluar. Maka jenis pengamatan yang digunakan adalah penelitian diskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana mestinya. 3. Sumber Data Menurut H.B Sutopo (2006 : 56), sumber data merupakan bagian yang sangat penting bagi peneliti karena ketepatan memilih dan menentukan jenis sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan data atau kedalaman informasi yang diperoleh. a. Narasumber (informan) Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data yang berupa manusia (narasumber) sangat penting commit perannya to user sebagai individu yang memiliki 21

35 digilib.uns.ac.id 22 informasinya. Peneliti dan narasumber disini memiliki posisi yang sama, oleh karena itu narasumber bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti, tetapi ia bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki. b. Sumber Tertulis Sumber tertulis biasanya merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam pengamatan ini yang dapat digunakan sebagai sumber data adalah : 1) Dokumen-dokumen yang ada di instansi terkait, mencari dokumen atau informasi tentang berbagai macam kegiatan. 2) Sumber buku : dengan cara mencari buku-buku yang berisi tentang masalah yang dihadapi, juga untuk mendukung kelengkapan data yang dibutuhkan yang bersifat teoritis. c. Peristiwa atau kejadian Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan penilitiannya. Dari pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikannya sendiri secara langsung. Penulis cenderung memilih informan yang dapat dipercaya dan dianggap mengetahui permasalahan yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data. 4. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini berpedoman pada buku dari H.B Sutopo (2006 : 66), antara lain : a. Wawancara Wawancara merupakan suatu interaksi yang didalamnya terdapat pertukaran aturan, tanggung jawab, perasaan, kepercayaan, motif dan informasi. Dalam hal ini wawancara bersifat lentur dan terbuka serta

36 digilib.uns.ac.id 23 tidak terstruktur dan ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan berulang pada informan yang sama. b. Observasi Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, tempat atau lokasi, benda, serta rekaman gambar. Dalam tulisan ini penulis melakukan pengamatan secara langsung tentang keadaan dan fenomena yang dijumpai secara sistematis di Kantor Pos Solo c. Dokumentasi Salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat dan menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek sendiri atau oleh orang lain tentang subjek. 5. Teknik Analisis Data Menurut H.B Sutopo (2006 : 115), teknik analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah teknik analisis data kualitatif yaitu secara khusus kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap unit datanya, bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data, dan memproses akhir. 4 tahapan dalam analisis data, yaitu : a. Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan sebelum pengamatan, pada saat pengamatan, dan di akhir pengamatan. b. Reduksi Data Proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi dari semua jenis informasi yang tertulis lengkap dengan catatan lapangan. c. Sajian Data Suatu rakitan organisasi informasi deskripsi dalam bentuk narasi lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan dan disusun berdasarkan pokok-pokok yang terdapat

37 digilib.uns.ac.id 24 dalam reduksi data, dan disajikan dengan menggunakan kalimat bahasa yang sistematis. d. Penarikan Kesimpulan dan Verifikasi Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan jawaban dari pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan what dan how dari pengamatan tersebut. Sedangkan verifikasi merupakan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat. Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung sehingga membantu interaksi dalam proses pengumpulan data, sehingga menjadi siklus penting dalam penyusunan laporan. Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup memuaskan.

38 digilib.uns.ac.id 25 BAB IV DESKRIPSI LOKASI A. Sejarah Berdirinya Kantor Pos Solo Berdirinya Kantor Pos Solo tidak terpisahkan dari perkembangan Kota Solo pada umumnya dan perkembangan dinas pos pada khususnya. Pada dasarnya, sejarah Kantor Pos Solo tidak terlepas dari sejarah PT. Pos Indonesia (Persero) secara utuh. Berdirinya Kantor Pos Solo sendiri tidak secara pasti diketahui kapan berdirinya. Sekitar tahun 1812 sesungguhnya telah ada perhubungan pos di Surakarta, namun masih dalam masa penjajahan Perancis, karena pada masa tersebut Surakarta masih merupakan suatu kerajaan. Diawal berdirinya, dinas pos masih berstatus sebagai jawatan dan menjadi satu dengan telegraf dan telepon sehingga disebut jawatan PTT. Pada saat terjadi agresi militer Belanda II, banyak kantor PTT yang dibumihanguskan termasuk kantor pos Surakarta didalamnya. Hal ini bertujuan untuk melindungi dan mempertahankan diri beserta telekomunikasi. Namun diperkirakan juga pada tahun 1954 kantor pos Surakarta dibangun kembali sebagai kantor pos utama (rayon). Keadaan umum jawatan PTT setelah mas berakhirnya masa perang kemerdekaan adalah pelaksanaan berbagai upaya perbaikan dan pembangunan, serta upaya menghadapi hambatan-hambatan di berbagai daerah. Keadaan yang semakin membaik mulai dirasakan, misalnya dengan diadakan seminar Rehabilitation Center di Surakarta pada tahun Pada bidang pendidikan diadakan di tingkat pendidikan menengah yang meliputi tentang pendidikan pengawas pos, dan pendidikan perakit pos. Perkembangan pos yang semakin baik dari tahun ke tahun dan dalam rangka efisiensi dan efektifitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro, utamanya dalam menjalankan perannya sebagai salah satu pelaku perekonomian nasional, sesuai dengan tujuan yang ada dalam PP No. 5 Tahun 1995, maka Perum pos commit dan to giro user Kota Surakarta berubah menjadi 25

39 digilib.uns.ac.id 26 perusahaan perseroan yakni PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo Lokasi Kantor Pos Solo kini terletak di Jalan Jenderal Soedirman No. 8 Solo. B. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia (Persero) 1. Visi PT. Pos Indonesia (Persero) Visi merupakan pandangan jauh ke depan tentang sesuatu kondisi yang ingin diwujudkan, melalui serangkaian aktivitas saat ini. Untuk mengemban tugas pokok perusahaan, PT. Pos Indonesia (Persero) menetapkan visinya yaitu Pos Indonesia senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi kelas dunia yang peduli terhadap lingkungan, dikelola SDM yang profesional, sehingga mampu memberikan layanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh berkembang sesuai dengan konsep bisnis yang sehat. 2. Misi PT. Pos Indonesia (Persero) Untuk merealisasikan visi perusahaan, PT. Pos Indonesia (Persero) menetapkan misinya yaitu: a. Menyediakan sarana komunikasi yang andal dan terpercaya bagi masyarakat, dan pemerintah guna menunjang pembangunan nasional serta memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara. b. Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayanan melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) yang tepat guna mencapai kepuasan pelanggan serta memberikan nilai tambah yang optimal bagi karyawan, pemegang saham, masyarakat, dan mitra kerja.

40 digilib.uns.ac.id 27 C. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap antara bidang-bidang kerja maupun orang, dimana kerangka ini dapat menggambarkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi di Kantor Pos Solo digambarkan dalam bentuk struktur organisasi garis, dimana struktur organisasi ini wewenang dari puncak pimpinan yaitu Kepala Kantor Pos (Post Master) Solo dan dilimpahkan kepada para Supervisor-supervisor dibawahnya. Adapun supervisor-supervisor tersebut antara lain: 1. Supervisor Counter Financial Service (Supervisor Pelayanan 1) 2. Supervisor Logistic 3. Supervisor Process Mail (SPP/Pengolahan) 4. Supervisor Account Officer (Pemasaran dan SLPK) 5. Customer Service and Care (CS dan CR) 6. Supervisor Parcel (Paket) 7. Supervisor Human Capital (Sumber Daya Manusia) 8. Supervisor Technology and Assets (Teknik dan Sarana) 9. Supervisor Finance (Keuangan) 10. Branch Supervision (Unit Pelayanan Luar) 11. Supervisor Quality Control (QC) 12. Supervisor Mail Pos Prima/Express 13. Supervisor Process Financial Services (Supervisor Pelayanan 2) 14. Supervisor Accounting (Akuntansi) 15. Supervisor Mail Delivery (Antaran Surat) Adapun gambar struktur organisasi Kantor Pos Solo adalah sebagai berikut:

41 digilib.uns.ac.id 28 STRUKTUR ORGANISASI KANTOR POS SOLO KEPALA KANTOR POS WAKIL KEPALA KANTOR POS MANAJER PELAYANAN JASA SURATPOS DAN LAYANAN PRIORITAS MANAJER SUMBER DAYA MANUSIA MANAJER PAKETPOS MANAJER SARANA DAN TEKNOLOGI MANAJER PELAYANAN JASA KEUANGAN, GIRO DAN PENYALURAN DANA MANAJER KEUANGAN DAN BPM MANAJER SENTRA LAYANAN PELANGGAN KORPORAT MANAJER AKUNTANSI MANAJER PEMASARAN DAN PELAYANAN PELANGGAN MANAJER PENGAWASAN PELAYANAN LUAR DAN AGENPOS MANAJER PROSES DAN DISTRIBUSI MANAJER ANTARAN MANAJER AUDIT, MUTU, PROGRAM KEMITRAAN, DAN BINA LINGKUNGAN DAERAH KANTOR POS CABANG

42 digilib.uns.ac.id 29 D. Job Description (Tugas Kerja) Dalam setiap organisasi, perusahaan, atau instansi, sudah pasti terdapat pembagian tugas kerja yang mengatur tentang pekerjaan yang harus dikerjakan oleh masing-masing pegawai sesuai dengan bidang pekerjaan dan jabatannya. Di Kantor Pos Solo terdapat pembagian tugas kerja yang meliputi yaitu mengenai fungsi, tugas, dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh pegawainya di bagian Sumber Daya Manusia. Bagian Sumber Daya Manusia dipimpin oleh Supervisor, yang bertanggung jawab kepada Pos Master, untuk selanjutnya disebut Supervisor SDM. Sumber Daya Manusia mempunyai fungsi mengelola administrasi dan fungsi mengendalikan kinerja serta pemanfaatan SDM. Untuk melaksanakan fungsinya, Sumber Daya Manusia mempunyai tugas dan tanggung jawab, antara lain: a. Menyusun rencana kegiatan kantor. b. Malaksanakan dan menyusun rencana kegiatan keprotokoleran Kantor Pos dan Post Master. c. Identifikasi kebutuhan atas perencanaan dan pengembangan SDM. d. Melakukan perhitungan kebutuhan karyawan tetap dan outsource untuk memenuhi pencapaian Kantorpos. e. Melakukan rekruitmen karyawan sesuai dengan persetujuan Divisi Regional VI. f. Merencanakan program pelatihan dan pembekalan kepada karyawan baru termasuk tenagan outsource. g. Bertanggung jawab secara menyeluruh dalam pembinaan terhadap kedisiplinan, ketertiban, keamanan, dan sikap kerja serta mental pegawai dengan mengoptimalkan dan memberdayakan fungsi-fungsi yang ada. h. Memelihara administrasi penggajian dan fasilitas lainnya. i. Mengelola dan memelihara administrasi data SDM. j. Memelihara administrasi data dan pelaporan hasil penilaian kerja karyawan. k. Melakukan analisis dan evaluasi commit kinerja to user karyawan Kantorpos.

43 digilib.uns.ac.id 30 BAB V PEMBAHASAN Surat merupakan suatu sarana penyampaian komunikasi atau keterangan tertulis yang diterima atau dibuat organisasi atau instansi pemerintahan maupun swasta berkenaan dengan pelaksanaan mengenai tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan. Dengan demikian, penanganan surat meliputi aktivitas organisasi untuk menjamin penyaluran informasi tertulis dari organisasi atau instansi yang satu ke organisasi atau instansi yang lain. Adapun peranan dan tujuan dari penanganan surat sebagai berikut : a. Menyampaikan surat kepada unit pengolah atau yang dituju dengan cepat, tepat, dan aman. b. Mengendalikan surat secara teratur dan tertib sesuai dengan prosedur yang berlaku. c. Membantu kelancaran pelaksanaan tugas organisasi serta dapat menunjang proses penataan atau penyusutan. A. Prosedur Penanganan Surat Di dalam bab ini penulis akan menguraikan mengenai hasil pengamatan penulis selama melaksanakan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi yang dilaksanakan pada tanggal 1 Februari 2012 sampai dengan 29 Februari 2012 di Kantor Pos Solo Dalam hal ini penulis akan membahas mengenai prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo Prosedur Penanganan Surat Masuk Surat masuk adalah surat yang diterima oleh Kantor Pos Solo, baik berupa surat dinas, surat undangan, surat edaran, surat tugas, surat pribadi, dan lain-lain. Setelah surat masuk diterima, maka langkah selanjutnya yang dilakukan menurut penjelasan dari Ibu Pipit Kunti H selaku Sekretaris adalah sebagai berikut : Urut-urutan penanganan surat masuk yang dilakukan disini yaitu surat yang telah diterima commit to dari user bagian Pengolahan, kemudian diserahkan ke bagian Sekretaris untuk melakukan penyortiran, 30

44 digilib.uns.ac.id 31 pembukaan dan pengeluaran surat dari sampul, pembacaan surat, dan pengagendaan surat pada buku agenda. Setelah diagenda, maka surat beserta lembar disposisi segera disampaikan kepada Kepala Kantor Pos atau Wakil Kepala Kantor Pos. Setelah itu, surat dikembalikan lagi kepada Sekretaris untuk dicatat isi disposisi pada buku agenda, serta nomor surat yang baru pada buku ekspedisi, dan selanjutnya diarahkan kepada masing-masing bagian. (Wawancara, tanggal 5 Februari 2012) Berdasarkan sumber yang telah didapatkan tersebut, maka dapat diuraikan mengenai penanganan surat masuk yang dilakukan di Kantor Pos Solo sebagai berikut : a. Penerimaan Surat Penerimaan surat yaitu surat-surat yang masuk diterima oleh bagian sekretaris yang diantar oleh bagian Pengolahan surat. b. Penyortiran Surat Penyortiran surat dilakukan oleh sekretaris dengan meneliti sumber atau pengirim surat yang bersifat surat dinas ataupun surat pribadi. Surat-surat dinas dapat dikelompokkan menjadi surat dinas yang bersifat rahasia, penting, atau biasa berdasarkan instansi pengirim yang berhubungan dengan kegiatan di Kantor Pos Solo. Jika bersifat rahasia maka langsung diberikan kepada Kepala Kantor Pos, dan jika bersifat pribadi langsung ditujukan kepada pihak yang dituju atau nama yang tercantum pada sampul surat. c. Pembukaan dan Pengeluaran Surat dari Sampul Setelah menyortir surat masuk yang berupa surat rahasia, surat pribadi, atau surat yang tertuju langsung pada nama pejabat dapat langsung diserahkan kepada pejabat yang bersangkutan tanpa membuka sampul surat tersebut. Sedangkan surat dinas penting atau biasa dapat langsung dibuka sampulnya dengan menggunakan alat bantuan berupa silet, dan dalam pembukaan sampulnya harus hati-hati agar isi surat tidak ikut terpotong. Setelah surat terbuka, maka dapat dikeluarkan dari sampul atau amplop yang telah dibuka tersebut.

45 digilib.uns.ac.id 32 d. Pembacaan Surat Setelah dibuka dari sampul dan diteliti, maka selanjutnya surat dibaca untuk mengetahui isinya apakah surat tersebut bersifat penting atau biasa. Dengan demikian, dapat diketahui surat tersebut bisa diserahkan kepada Kepala Kantor atau Wakil Kepala Kantor, dengan ketentuan : 1) Surat yang berhubungan dengan luar operasional Kantor Pos Solo, diserahkan kepada Kepala Kantor Pos yang kemudian ditujukan ke masing-masing bagian yang berhubungan langsung dengan pokok masalah isi surat, yaitu bagian : a) Pemasaran b) SDM c) Teknologi dan Sarana 2) Surat yang berhubungan dengan operasional dalam Kantor Pos Solo, diserahkan kepada Wakil Kepala Kantor Pos yang kemudian ditujukan ke masing-masing bagian yang berhubungan langsung dengan pokok masalah isi surat, yaitu bagian : a) Akuntansi/Keuangan b) Pelayanan I & Pelayanan II/Giro c) SPP d) Paket e) Antaran f) UPL g) Quality Control e. Pengagendaan Surat Setelah surat dibaca, maka kemudian diagendakan oleh sekretaris pada buku agenda berpasangan dimana pengagendaan surat masuk berada di lajur sebelah kiri. Buku agenda surat masuk tersebut terdiri dari beberapa kolom, yaitu: 1) Nomor urut surat 2) Tanggal terima surat 3) Jenis surat dan pengirim

46 digilib.uns.ac.id 33 4) Tanggal dan nomor surat 5) Isi singkat Berdasarkan uraian diatas, Buku Agenda Surat Masuk yang dipergunakan di Kantor Pos Solo dapat digambarkan pada gambar dibawah ini : Nomor urut dari surat yang masuk dan keluar Tanggal terima Gambar 5.1 Buku Agenda Surat Masuk SURAT YANG MASUK Jenis surat dan pengirim Tanggal dan nomor Isi Singkat Sumber : Kantor Pos Solo Pengagendaan surat sesuai dengan nomor urut surat yang masuk didalam buku agenda dan diberi index surat sesuai dengan perihal surat tersebut. Index surat berguna untuk menunjukkan jenis permasalahan disetiap bagian sampai dengan sub bagian sehingga akan lebih mudah dalam pendistribusiannya. Contoh penggunaan nomor index surat menyurat adalah sebagai berikut: 1) Bidang Produk Jasa Pos dan Operasi :... / PJPO / PS-I / 1 /... Digit : Keterangan : Digit 1 = Nomor urut agenda tahunan. Digit 2 = Menunjukkan permasalahan di bawah Senior Manager Produk Jasa Pos dan Operasi. Digit 3 = Menunjukkan permasalahan di bawah Manajer Produk Suratpos yang dikelola oleh Sub Bagian/Asman Surat Pos Dalam Negeri tentang/permasalahan Suratpos biasa. Digit 4 = Menunjukkan identitas nomor urut setiap permasalahan (masalah Suratpos Biasa) dibawah Asman Surat Pos Dalam Negeri.

47 digilib.uns.ac.id 34 Digit 5 = 2 angka Bulan dan 2 angka terakhir tahun pembuatan surat. 2) Bagian Umum :... / UM-I / 1 /... Digit : Keterangan : Digit 1 = Nomor urut agenda tahunan. Digit 2 = Menunjukkan permasalahan di bawah Manager/Bagian Umum yang dikelola oleh Asman/Sub Bagian Kesekretariatan, Administrasi Pengadaan dan Hukum. Digit 3 = Menunjukkan identitas nomor urut setiap permasalahan (masalah Kesekretariatan dan Kerumahtanggaan) yang dikelola oleh Sub Bagian/Asman Kesekretariatan, Administrasi Pengadaan dan Hukum. Digit 4 = 2 angka Bulan dan 2 angka terakhir tahun pembuatan surat. 3) Satuan Pengawasan Internal :... / SPI Reg-VI / ST /... Digit : Keterangan : Digit 1 = Nomor urut agenda tahunan. Digit 2 = Bagian / Unit Kerja yang menerbitkan surat. Digit 3 = Singkatan dari Jenis Tulisan Dinas yaitu Surat Tugas (ST), jenis tulisan dinas yang lain terdapat dilampiran surat ini. Digit 4 = 2 angka Bulan dan 2 angka terakhir tahun pembuatan surat. 4) Surat Rahasia : penomoran index surat rahasia dilakukan dengan mencantumkan tulisan Rhs sebelum digit bulan dan tahun. Contoh :... / SDMKS / SDM-I / 1 / Rhs / 0411 Setelah surat masuk dicatat pada buku agenda, kemudian dicatat lagi pada lembar disposisi yang sudah distaples menjadi satu pada surat tersebut, diberi nomor urut surat dan index surat yang baru sesuai dengan yang dicatat pada buku agenda. f. Penyampaian Surat Surat yang telah selesai diagenda kemudian disampaikan kepada Kepala Kantor Pos atau Wakil Kepala commit Kantor to user Pos sehingga dapat diketahui isi dan

48 digilib.uns.ac.id 35 maksud dari surat tersebut, bagaimanakah tindak lanjutnya, dengan mengisi pada lembar disposisi yang telah tersedia, memberi tanda tangan, dan tanda pada bagian mana surat tersebut akan diteruskan. NOTE Gambar 5.2 Lembar Disposisi No : Tanggal : KKP WKP KEUANGAN AKUNTANSI UPL SLPK/expres Pelayanan I Pelayanan II SDM IT PEMASARAN BISLOG SPP ANTARAN T.LOGISTIK SEKRETARIS CUST.SERVIS Quality Control TEKSAR KaKPC Sumber : Kantor Pos Solo g. Pengarahan Surat Surat yang sudah dibaca dan diberi tindak lanjut oleh Kepala Kantor Pos atau Wakil Kepala Kantor Pos kemudian dikembalikan lagi pada bagian sekretaris untuk diperiksa bagaimana tindak lanjut dari surat tersebut serta akan diteruskan ke bagian mana. Jika surat diteruskan kepada lebih dari satu bagian, maka surat di fotocopy dahulu, dan juga dicatat pada buku agenda pada bagian mana saja surat akan diarahkan sesuai dengan nomor surat. Setelah itu nomor surat juga dicatat pada buku ekspedisi yang disendirikan masing-masing per bagian, dan segera disampaikan ke bagian yang dituju dan ditandatangani oleh pegawai/penerima surat sebagai bukti terima.