Pengurusan dan Pengendalian Surat

Transkripsi

1 Pengurusan dan Pengendalian Surat EVADA EL UMMAH KHOIRO, M.AB. APLIKASI KESEKRETARIATAN PERTEMUAN 7

2 Pengertian pengurusan dan pengendalian surat Adalah kegiatan bagaimana dalam menangani baik surat masuk maupun keluar jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. 1. Surat dan informasinya bisa hilang 2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata 3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur 1. Surat akan tercatat dengan baik 2. Prosedur penanganan surat jelas 3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan 4. Rahasia akan terjaga

3 Sifatnya Jangkauannya Prosedur Pengurusannya Urgensi Pengirimannya Jenis jenis surat Pribadi Niaga Dinas Intern Ekstern masuk keluar sangat segera/kil at segera biasa

4 Keamanan Isinya Jumlah Penerimaannya Tujuannya Wujudnya Cont... sangat rahasia (SR) rahasia (R) terbatas/konfid ensial (K) biasa (B) Biasa Edaran Pengumuman Pemberitahuan Perintah Peringatan Permintaan Panggilan Susulan Keputusan Perjan jian Izin Laporan Kartu pos Warkat pos bersampul Nota Memorandum Telegram Telex pengantar

5 Penggunaan buku agenda dan kartu kendali Sistem pengurusan surat masuk dan keluar) dapat dilakukan dengan cara: 1. Sistem buku agenda (sistem tradisional) 2. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern) 3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara)

6 Perbedaan buku agenda dan kartu kendali BUKU AGENDA Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun 1. Buku agenda tunggal/campuran 2. Buku agenda berpasangan 3. Buku agenda kembar KARTU KENDALI Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan surat Ciri-ciri kartu kendali 1. Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa 2. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

7 PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK Classifying First Sorting Opening Removing & Inspecting Contents Handling Other Mail Presenting Mail Date-Time Stamping Reading, Sorting, Underlining, & Annotating Distributing Mail

8 Classifying Surat dikategorikan sebagai berikut: Nota Keuangan (tagihan, rek.bank) Iklan/brosur Bahan penerbitan/surat kabar/majalah Paket Klasifikasi surat pribadi/personal dinas/bisnis

9 First Sorting Surat Biasa Surat Penting Surat Rahasia

10 Opening Menangani surat Rahasia Private & Confidential Personal/Confidential Atur alatalat

11 Removing & Inspecting Contents Bila tidak ada alamat di dalam surat Bila tidak ada tanggal surat Bila tidak ada nama jelas

12 Sorting Reading, Sorting, Underlinng, & Annotating Yang ditujukan & harus di-ttd pimpinan Yang ditujukan pada pimpinan, tapi tanggung jawab bagian lain Yang ditujukan ke pimpinan tapi ditangani sekretaris Underlining Annotating

13 Date Time Stamping (Agenda Masuk) Tanggal Pengiri m Tgl/Ref Tipe Transmis i Deskrips i Dikirim ke Yg harus dilakuka n Deadlin e Tanggal Followup Berkas

14 Presenting Mail Susun ke dalam map, sesuai kepentingan Surat penting diletakkan di atas Dalam map-map yang berbeda bila pimpinan menangani banyak perusahaan

15 Handling Other Mail Surat yang ditangani bagian lain Surat yang ditangani sekretaris Majalah Brosur/Iklan Paket

16 Routing Slip

17 Distributing Mail Langsung diarsip Ditunda & ditindaklanjuti sendiri oleh pimpinan Ditindaklanjuti sesuai disposisi pimpinan Surat diedarkan ke pejabat yg telah ditentukan Surat di-copy/aslinya diberikan Surat ke bawahan untuk ditindaklanjuti

18 Circulation Slip Circulation Slip Perihal: Harap disirkulasikan kepada nama-nama berikut: No Nama Paraf Setelah selesai kembali ke

19 Lembar Disposisi

20 Catatan sekretaris URAIAN ISI SURAT DIBERIKAN TINDAK LANJUT KEPADA TGL UNTUK

21 SEMENTARA PIMPINAN TIDAK DI TEMPAT Surat ke pejabat pengganti Surat dikirim ke tmp pimpinan berada Surat dilaporkan melalui telepon Surat dibiarkan menunggu pimpinan kembali

22 PROSEDUR PENGURUSAN SURAT KELUAR Membuat Surat Mengirimkan Surat

23 Membuat Surat Siapkan surat (konsep) Draft konsep dicek pimpinan Catat perihal surat ke Agenda Surat Keluar Cetak surat (Kop Surat) Di-ttd pimpinan Surat di-copy

24 Agenda Surat Keluar Tgl No. Surat Tujuan Kepada Perihal Keterangan

25 Mengirimkan Surat Secara Elektronik Melalui Pos Private Delivery Service Pengantar Surat Perusahaan

26 Contoh Buku Ekspedisi TGL TUJUAN PERIHAL PARAF PENERIMA NAMA JELAS

27 Melipat Surat CARA MELIPAT SURAT Surat-surat yang telah ditandangani dan diberi stempel harus dipisahkan. Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi kedalam bentuk tertentu. Ada 8 cara melipat surat, yaitu : 1. Lipatan Tunggal (Single Fold), 2. Lipatan Ganda Sejajar (Paralel Double Fold), 3. lipatan baku (standard fold), 4. Lipatan Baku Rendah (low standard fold), 5. Lipatan Akordion (accordion fold), 6. Lipatan akordion rendah (low accordion fold), 7. Lipatan model baron (baronial fold) 8. Lipatan model prancis (French fold)

28 THANK YOU ANY QUESTIONS??