SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Transkripsi

1 Business Process Reengineering i (BPR) Langkah awal penerapan SIM

2 Apakah Organisasi Anda:??? Sering dikeluhkan pelayanannya oleh Ini sering terjadi di publik/kastemer? Sektor Swasta/ Sudah tidak jelas lagi apa yang menjadi tujuan private dasar adanya organisasi bagi kepentingan publik? Prosedur/birokrasi yang berbeli-belit/rumit? Banyaknya Sumber daya organisasi yang terbuang percuma? Banyaknya duplikasi kerja serta formulir? Tidak bisa mengikuti perubahan? Teknologi (informasi) tidak optimal digunakan? Proses kerja dilakukan dengan biaya tinggi? Tidak memilki daya saing dengan kompetitor? Bagaimana di sektor publik/pemerintah i????????

3 Kesemuanya itu merupakan MASALAH YANG BERKAITAN dengan:

4 Apa itu P r o s e s??...sekumpulan kegiatan yang menggunakan satu macam atau lebih Input dan menghasilkan sebuah Output yang mempunyai nilai(bernilai) bagi penggunanya/kastemer Hammer & Champy (1993)

5 MACAM- MACAM MACAM PROSES Proses Utama Proses yang menghasilkan jasa/produk yang diterima atau mempunyai dampak pada kastemer external.contoh: Promosi produk, customer service, pengembangan produk, produksi, produk. Proses pendukung Proses yg biasanya tidak tampak untuk kastemer eksternal, tetapi mendukung proses posesu utama. Contoh: Manajemen fasilitas, rekruitmen, pengembangan sistem, anggaran, HRD. Proses manajemen Proses yang mengorganisasikan, mengkoordinasikan, memonitor dan mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi Contoh: Stratejik planning, pengalokasian sumber daya organisasi, manajemen keuangan dll..

6 Apa yang biasanya dilakukan untuk menyelesaikan masalah:

7 Permasalahan dengan Continous Improvement Tidak menyelesaikan Permasalahan proses secara fundamental Proses organisasi cenderung tetap merupakan akumulasi dari aktifitas-aktifitas yang ketinggalan jaman, yang tidak lagi dibutuhkan atau tidak lagi memberikan nilai i tambah pada organisasi. i

8 Organisasi pemerintah masih cenderung menggunakan pendekatan dkt fungsi idl dalam merancang kegiatan it organisasinya (Tugas, Pokok dan Fungsi) CEO Fungsi

9 Apa itu BPR? Pemikiran ulang secara fundamental dan pendesainan ulang secara radikal dari proses kerja (kepemerintahan) untuk mencapai kemajuan secara dramatis dalam ukuran-ukuran kritis dari kinerja seperti biaya, kualitas,pelayanan, kecepatan dll Hammer & Champy (1993)

10 BEBERAPA B E A ISTILAH I KUNCI..... FUNDAMENTAL - Tanyakan pertanyaan mendasar tentang organisasi dan bagaimana itu beroperasi - Tentukan apa yang orgns. harus lakukan dan bagaimana melakukannya RADIKAL -Mendapatkan akar/sumber dari segala sesuatu dan menemukan secara komplet cara/jalan baru untuk melakukan kerja. DRAMATIK - Mencapai lompatan dalam kinerja dan tidak kemajuan sebagian-sebagian atau berkelanjutan. PROSES - Sekumpulan kegiatan yang menggunakan satu macam atau lebih Input dan menghasilkan sebuah Output yang mempunyai nilai(bernilai) bagi penggunanya/kastemer

11 Prinsip fundamental yang dituju BPR. Struktur Organisasi iyang fokus pada PROSES. CEO Internal Pelayanan Online Eksternal CEO SIMTAP/online service Pengembangan produk Sistem Pendukung Keputusan Fungsi

12 BPR dan Continous Improvement..... Proses Pengembangan C C G C: Continous Improvement B: BPR C G Waktu

13 Perbedaan antara BPR dan Continous Improvement (pengembangan berkelanjutan) Faktor BPR Countinous Improvemant Tingkat Perubahan Radikal Incremental, berkelanjutan Tujuan Pengembangan dramatis Kecil, peningkatan kumulatif Karakteristik perubahan Perubahan cepat Gradual, perubahan konstan Dampak thd organisasi Tinggi Rendah Resiko relatif Tinggi Rendah Penerapan Diarahkan, Top-down Pemberdayaan, dari bawah Filsafat Desain /pembangunan ulang Pelihara dan tingkatkan Keterlibatan Top Manajemen Intensif Hanya permulaan Pendorong TI, rancangan organisasi Manajamen kualitas Potensi penggunaan TI Sangat Tinggi Hanya kalau diperlukan

14 Motif-motif untuk menerapkan BPR? Menambah Pendapatan Mengurangi biaya Meningkatkan pelayanan Meningkatkan daya saing Memperbaiki efisiensi kerja Meningkatkan kapasitas Menyesuiakan dengan krisis Mengeksploitasi Teknologi baru Menggantikan sistem yang lama Apakah motif ini juga perlu diraih oleh sektor publik????

15 Macam-macam macam Tipe Proyek BPR 1. Relokasi pekerjaan dari/ke kastemer dan supplier 2. Mengurangi Interface (Hubungan antar Muka) 3. Integrasi dan menyatukan tugas 4. Paralelisme alamiah 5. Standarisasi dan kastemisasi 6. Mengurangi penggunaan sumber daya 7. Mempercepat proses pengambilan keputusan

16 1. Relokasi pekerjaan Business Process Reenginering (BPR) Memecahkan masalah: Dapatkah organisasi mengambil alih pekerjaan yang saat ini dipegang ke pihak lain Maukah publik/kastemer mengambil alih beberapa pekerjaan dari organisasi. Contoh: ATM VS Bank Shoping online, Pom Bensin Swalayan, Dll. Pertimbangan: Kesedian untuk membayar VS kesediaan untuk melakukan sendiri Relatifitas lebih mudah/susah untuk kastemer/organisasi untuk dilakukan

17 2. Mengurangi Interface (Hubungan antar Muka) Memecahkan masalah: Dapatkah beberapa interface terpisah antara organisasi dan kastemer dikurangi? Dapatkan solusi-solusi otomatis diperoleh untuk mengurangi kebutuhan besar dari interface Contoh: Otomatisasi information desk, (contoh dial 109 untuk menanyakan informasi tagihan telp) Pertimbangan: Kehilangan keintiman dan kontak personal Sulit mengkoordinasikan & memelihara konsistensi

18 Atau..Kasus s Busway

19 3. Intergrasi dan menyatukan tugas Memecahkan masalah: Dapatkan jalur prosedur dikurangi untuk mengurangi kesalahan dan keterlambatan Contoh IBM credit Kastemer telp. Sampaikan permintaan ProsesSebelum BPR Cheking kredit Periksa Persyaratan Persiapan pemenuhan 20 menit 30 menit 7 hari rata-rata (terburuk 2 minggu) 10 menit 30 menit effektif= Waktu sebenarnya waktu menunggu = 90 Menit 7x8X 60 menit

20 Proses setelah BPR Tenaga Ahli Kastemer telp. 90% 10% Pemeriksa Kredit 90% Pemeriksa persyaratan Waktu bernilai/waktu menunggu 90/4 jam 14 Kali lebih cepat Database& Expert sistem Pemeriksa Kesiapan

21 4. Paralelisme alamiah Apakah kegiatan dapat dilakukan secara bersamaan (dibuat secara parelel) l) dibanding secara bersambung/sekuen/ serial? Contoh: Kodak Engineering Merketing Proses sebelum BPR Desainer Pertimbangan: Proses yang panjang dengan banyak tugas yang saling ketergantungan Insinyur/teknisi Pabrik

22 Proses dengan BPR.. Desainer Merketing Insinyur/teknisi Desain terintegrasi Pabrik

23 5. Standarisasi & Kastemisasi Kastemisasi: Menyesuaikan dengan keinginan pelanggan Memecahkan masalah: Bagimana kebutuhan akan sesuatu yang saling bertentangan yaitu standarisasi dan banyak pilihan diselesaikan ik Contoh: IKEA (perusahaan Mebel) Menjual lkomponen standar tetapi ikastemer membeli produk yang unik Pertimbangan: Komponen yang standar tetapi memberikan kebebasan untuk mengkombinasikan Biaya untuk kastemisasi (banyak pilihan) VS kesediaan untuk membayar

24 6. Mengurangi Penggunaan Sumber Daya Memecahkan masalah: Bagaimana mengurangi g pengunaan sumber daya tetapi dapat lebih memuaskan pelanggan/publik Contoh: Komite Pemilihan Umum India Prosedur pemilu sama dengan di Indonesia (menggunakan kertas suara) Masalah utama: -Logistik -Kerumitan - waktu -manfaat

25

26

27

28 7. Mempercepat proses pengambilan keputusan Memecahkan masalah: Dapatkah perbaikan proses dihasilkan dari perubahan alur pengambilan keputusan Example: UNITED COLOR OF BENETTON Considerations: i Kelebihan stock VS kekurangan stocking /terlambat mengirim Seberapa cepat kastemer dapat menyebutkan kebutuhannya (dapatkah teknologi menolong)

29 Peranan TI di BPR Business Process Reenginering (BPR) The REAL power of technology is NOT To make the old process work faster BUT Enables the organisation to Break old rules and CREATE new ways of working Kekuatan sebenarnya dari teknologi BUKAN pada bagaimana membuat proses kerja lama menjadi lebih cepat TETAPI membuat mampu organisasi untuk merombak aturan lama dan MENCIPTAKAN cara kerja yang baru.

30 O + NT 2 = CO 2 OLD Organisation + New Technology = Costly Old Organisation

31 TAHAPAN PERENCANAAN BPR Review pendahuluan Analisis proses Perancangan proses Validasi Perencanaan penerapan

32 Review pendahuluan Review pendahuluan Analisis proses Perancangan proses Validasi Perencanaan penerapan Apakah pelaksanaan BPR mempunyai keuntungan yang signifikan Proses apa yang harus di reenginering Berapa besar scope dari proses reengineering Prioritas apa yang harus diberikan untuk proses yang berbeda

33 Analisis proses Review pendahuluan Analisis proses Perancangan proses Validasi Perencanaan penerapan Bagaimana kinerja proses yang sekarang? Apa permasalahan dan kekurangan dalam proses? Kebutuhan apa yang perlu dipuaskan dari kastemer, dan bagaimana memuaskannya? Apakah ada peluang untuk memperbaiki proses? Apa tujuan khusus yang harus dicapai oleh BPR

34 Perancangan Proses Review pendahuluan Analisis proses Perancangan proses Validasi Perencanaan penerapan Pengkoleksian Ide-ide yang besar untuk proses reenginering Spesifikasi detail proses reenginering, pengorganisasian dan struktur kerja, sistem manajemen dan pengukuran, budaya organisasi dll.

35 Validasi Review pendahuluan Analisis proses Perancangan proses Validasi Perencanaan penerapan Langkah-langkah yang dibutuhkan untuk merubah organisasi dari kondisi sekarang menujua kondisi yang diharapkan melalui BPR Dengan prioritas apa dan dengan urutan seperti apa perubahan akan diambil? Sumber daya apa yng dibutuhkan untuk implementasi dan bagaimana itu diperoleh dan dikoordinasikan

36 Tahap Penerapan Review pendahuluan Analisis proses Perancangan proses Validasi Penerapan Implementasikan BPR Kembangkan Sistem yang dibutuhkan Kelola proses perubahan (management change)

37 Cheklist dari Desain BPR Mengurangi Proses -Kurangi persetujuan yang multiple -Mengurangi jumlah penanganan -Mengurangi jumlah pelimpahan -Hilangkan formulir dan database duplikat -Hapuskan data yang tidak berguna -Hapuskan penggadaan Outsource -Perlakukan partner sebagai partner yang sesungguhnya -Investasi dan pengembangan bersama Pertimbangkan Ketidakmungkinan ki -Apa yang kastemer inginkan tetapi tidak mungkin untuk dimiliki? -Bagaimana juka kastemer dijadikan partner -Bagaiman jadinya lingkungan bisnis dan proses di abad mendatang? -Pertimbnagkan industri yang lain

38 Mempercepat proses -Gabungkan kegiatan sejenis -Paralelkan kegiatan-kegiatan -Rubah alur kegiatan -Kurangi gangguan -Tingkatkan ketepatan/kecepatan -Kurangi penggerakan dari hasil -Standarisasi -Otomatiskan kegiatan di jalur kritis bila memungkinkan Kejelasan Proses -Tingkatkan penggunaan data/informasi/pengetahuan Aspek geografis -Pindah ke lokasi yang lain -Kurangi gerakan fisik -Koordinasikan ik proses antara yang berjarak kjauh

39 Kastemerisasi: i -Kastemerisasi secara masal (manufakturing maupun jasa) Keunggulan bersaing Melalui sumber yang berbeda-beda: -Memperbaiki mutu dari nilai pendukung (tingkatkan hubungan dan integrasi) -Ciptakan alat yang dpat mengikat kuat pelanggan (menyediakkan pelayanan bernilai tambah)

40