ORGANIZATION THEORY AND DESIGN

Transkripsi

1 Modul ke: ORGANIZATION THEORY AND DESIGN DECISION MAKING PROCESS Fakultas Pasca Sarjana DANIEL A.W PATTIPAWAE, MSi, DR Program Studi MAGISTER MANAGEMENT

2 Rapem Kuliah Ke-11 1 Decision Making Process 1 Rational approach 2 Bounded rationality perspective 3 Organizational Decision Makin 4 The Learning Organization 5 Contingency decision making perspective 6 Special decision circumstances

3 ORGANIZATIONAL DECISION MAKING ORGANIZATIONAL DECISION MAKING IS FORMALLY DEFINED AS A PROCESS OF IDENTIFYING AND SOLVING PROBLEM ( SECARA UMUM DIDEFINISIKAN SEBAGAI SUATU PROSES IDENTIFIKASI MASALAH DAN PEMECAHAN MASALAH. PROSESNYA MELALUI 2 TAHAP YAITU PROBLEM IDENTIFICATION DAN PROBLEM SOLVING. PROBLEM IDINTIFICATION YAITU IDENTIFIKASI TENTANG ENVIRONMENTAL, DAN INTERNAL ORGANISASI. SEDANGKAN TAHAP PROBLEM SOLVING SELEKSI TERHADAP SEJUMLAH ALTERNATIF DECISION MAKING YANG AKAN DIIMPLEMENTASIKAN. ORGANIZATIONAL DECISION SANGAT KOMPLEKS DAN TERDIRI ATAS PROGRAMMED DECISION (KEPUTUSAN YANG DIPROGRAMKAN) DAN NON PROGRAMMED DECISON (KEPUTUSAN YANG TIDAK DIPROGRAMKAN. CONTOH UNTUK PROGRAMMED DECISION YAITU DECISON RULES. SEDANGKAN NON PROGRAMMED DECISON YAITU STRATEGIC PLANNING HARUS MENGIKUTI PERUBAHAN ENVIRONMENT, UNCERTAINTY, COMPLEXITY.

4 DECISION MAKING ENVIRONMENT TODAY S BUSINESS ENVIRONMENT 1. DEMANDS MORE LARGE-SCALE CHANGE VIA NEW STRATEGIES, REENGINEERING, RESTRUCTURING, MERGERS, ACQUISITIONS, DOWNSIZING, NEW PRODUCT, OR MARKET DEVELOPMENT, AND SO ON. (Permintaan perubahan dalam skala yang lebih kuas melalui strategi baru, reengineering, restructuring, merger, akuisisi, perampimngan, produk baru dan pengembangan market, dll) DECISON MADE INSIDE THE ORGANIZATION 1. ARE BASED ON BIGGER ON, MORE COMPLEX, MORE EMOTIONALLY CHARGED ISSUED. (BERDASARKAN PADA ISU YANG BESAR, YANG KOMPLEKS DAN YANG EMOSIONAL) 2. ARE MADE MORE QUICKLY ( KEPUTUSAN DIBUAT LEBIH CEPAT) 3. ARE MADE IN A LESS CERTAIN ENVIRONMENT, WITH LESS CLARIRITY ABOUT MEANS AND OUTCOMES ( KEPUTUSAN DIBUAT DALAM KONDISI ENVIRONMENT YANG KURANG PASTI DAN KURANG JELAS TENTANG PERALATAN DAN OUTCOMES. 4. REQUIRE MORE COOPORATION FROM MORE PEOPLE INVOLVED IN MAKING AND IMPLEMENTATION DECISION ( PERSYARATAN keterlibatkan MASYARAKAT DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN IMPLEMENTASINYA. A NEW DECISION MAKING PROCESS 1. I S REQUIRED BECAUSE NO ONE INDIVIUAL HAS THE INFORMATION NEEDED TO MAKE ALL MAJOR DECISIONS. (TIDAK ADA SEORANGPUN SECARA INDIVIDUAL MEMPUNYAI KEBUTUHAN INFORMASI YANG MENYELURUH UNTUK MEMBUAT SUATU KEPUTUSAN YANG PENTING) 2. IS REQUIRED BECAUSE NO ONE INDIVIDUAL HAS THE TIME DAN CREDIBILITY NEEDED TO CONVINCE LOTS OF PEOPLE TO IMPLEMENT THE DECISION (PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN BARU DI SYARATKAN KARENA TIDAK ADA SEORANGPUN SECARA NDIVIDUAL MEMPUNYAI WAKTU DAN CREDIBILITAS YANG CUKUP UNTUK MEMBUAT BANYAK ORANG TERLIBAT DALAM MENGIMPELENTASIKAN KEPUTUSAN TERSEBUT DENGAN SUANA YANG MENYENANGKAN ). 3. RELIES LESS ON HARD DATA AS A BASIC FOR GOOG DECISION ( KURANG BERGANTUNG PADA (HARD DATA) DALAM KEPUTUSAN YANG BAIK. 4. PERMITS DECISIONS TO EVOLVE THROUGH TRIAL AND ERROR AND INCREMENTAL STEPS AS NEEDED. (KEPUTUSAN YANG DIAMBIL MELALUI TRIAL END ERROR.)

5 DECISION MAKING PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN PADA ORGANISASI UMUMNYA TERDIRI ATAS : 1. PENGAMBILAN KEPUTUSAN PADA LEVEL INDIVIDU (INDIVIDUAL DECISION MAKING) 2. PENGAMBILAN KEPUTUSAN PADA LEVEL ORGANISASI (ORGANIZATIONAL DECISION MAKING). 3. LERANING ORGANIZATION (ORGANISASI PEMBELAJARAN) INDIVIDUAL DECISION MAKING TERBAGI DUA : 1. RATIONAL APPROACH 2. BOUNDED RATIONALITY PERSPECTIVE ORGANIZATIONAL DECISION MAKING TERDIRI ATAS: 1. MANAGEMENT SCIENCE APPROACH 2. CARNIGIE MODEL 3. INCREMENTAL DECISION PROCESS MODEL LEARNING ORGANIZATION TERDIRI ATAS : 1. COMBINING THE INCREMENTAL PROCESS AND CARNIGIE MODELS 2. CARBAGE CAN MODEL

6 INDIVIDUAL DECISION MAKING (RATIONAL APPROCAH) PROBLEM SOLUTION ChOICE THE BEST ALTERNATIVE IMPLEMENT THECHOSEN ALTERNATIVE M MONITOR THE DECISION ENVIRONMENT DEFINE THE DECISION PROBLEM 6 3 EVALUATE ALTERNATIVE 5 4 SPECIFY DECISION OBJECTIVE DEVELOP ALTERNATIVE SOLUTION DIAGNOSE THE PROBLEM PROBLEM IDENTIFICATION

7 BOUNDED RATIONALITY PERSPECTIVE (Contraints and Tradeoffs during Non Programmed Decision Making) BOUNDED RATIONALITY (Limited time, information,resouces to deal with complex, multidimensional issue Trade off ORGANIZATIONAL CONTRAINTS (Level of agreement, share perspective, cooperation, or support corporate culture and structure, ethical value Trade off PERSONAL CONTRAINTS (Personal desire for pretsige, success, personal decision style and desire to satisfy emotional needs, cope, with pressure, maintain self-consept Trade Off DECISION CHOICE : Search for a high quality decision alternative

8 Definisi : Pembuatan keputusan organisasional secara formal didefinisikan sebagai proses pengidentifikasian dan pemecahan masalah. Proses tersebut terbagi atas 2 tahapan utama ; 1. Tahap identifikasi masalah Informasi mengenai lingkungan dan kondisi organisasional diawasi dan dikendalikan, jika kinerja memuaskan diarahkan untuk mendiagnosa penyebab penetapan pilihan-pilihan. 2. Tahap solusi masalah Ketika pilihan tindakan alternatif dianggap sesuai dan salah satu alternatif dipilih, kemudian diimplementasikan. Daft, 2007

9 Pembuatan Keputusan Organisasional Keputusan Organisasional disusun oleh para manajer yang membuat keputusan dengan menggunakan proses intuisi dan rasional. Tingkat keputusan organisasional tidak hanya dibuat oleh seorang manajer. Tetapi juga melibatkan/koordinasi beberapa manajer. Identifikasi masalah dan solusi masalah melibatkan banyak departemen, sudut pandang yang berlapis, dan bahkan organisasi lainnya yang diluar lingkup seorang manajer. Proses dimana keputusan dibuat dalam organisasi dipengaruhi oleh sejumlah faktor, khususnya struktur internal organisasi itu sendiri dan tingkat stabilitas atau instabilitas lingkungan eksternal Daft, 2007

10 Models of Organizational Decision Making a) Management Science Approach Merupakan analog terhadap pendekatan rasional oleh para manajer perseorangan. Merupakan alat yang tepat bagi pembuatan keputusan organisasional ketika masalah dianalisa dan ketika variabel dapat diidentifikasi dan diukur. Dapat secara akurat dan cepat memecahkan masalah yang memiliki banyak variabel eksplisit bagi perjalanan manusia. Daft, 2007

11 b) Carnegie Model Didasarkan pada kerja dari Richard Cyert, James March, dan Herbert Simon, yang semuanya berhubungan dengan Carnegie-Mellon University. Penelitian oleh kelompok Carnegie mengindikasikan bahwa keputusan tingkat organisasi melibatkan banyak manajer dan bahwa pilihan akhir didasarkan pada koalisi diantara para manajer. Koalisi : adalah persekutuan diantara beberapa manajer yang sepaham mengenai prioritas masalah dan tujuan organisasional. c) Incremental Decision Process Model Menempatkan sedikit penekanan pada faktor-faktor politik dan sosial, menjelaskan lebih jauh tentang rangkaian aktivitas terstruktur yang diambil dari penemuan sebuah masalah terhadap solusinya. Daft, 2007

12 Tahap-Tahap Pola Keputusan menurut Mintzberg : 1) Identification Phase (Tahap Identifikasi) Tahap identifinasi dimulai dengan pengenalan. Pengenalan berarti satu atau lebih manajer menyadari sebuah masalah dan kebutuhan untuk membuat sebuah keputusan. 2) Development Phase (Tahap Pengembangan) Pada tahap ini sebuah solusi dibentuk untuk memecahkan masalah yang ditegaskan dalam tahap identifikasi. 3) Selection Phase (Tahap Seleksi) Tahap ini berlangsung ketika solusi ditentukan. Pada tahap ini tidak selalu sebuah masalah dari pembuatan pilihan yang jelas diantara alternatif. Daft, 2007

13 Organizational Learning Perubahan lingkungan bisnis dengan cepat menciptakan ketidakpastian yang lebih besar bagi para pembuat keputusan. Beberapa organisasi yang secara khusus terpengaruh oleh kecenderungan tersebut bergerak kepada konsep pembelajaran organisasi. Dua pendekatan terhadap pembuatan keputusan telah disusun untuk membantu para manajer mengatasi ketidakpastian dan kompleksitas tersebut. Pendekatan tersebut adalah pertama, mengkombinasikan Model Carnegie dengan Incremental Process. kedua, adalah garbage can model. Daft, 2007

14 Organizational Learning a. Mengkombinasikan Carnegie Model dan Incremental Process Model Carnegie: tentang membangun koalisi berkaitan dengan tahap identifikasi masalah. Ketika isu bermakna ganda, atau jika manajer tidak sepakat mengenai beratnya masalah, diskusi, negosiasi, dan pembangunan koalisi yang dibutuhkan. Model incremental process: cenderung untuk menekankan tahapan yang digunakan untuk meraih sebuah solusi. Daft, 2007

15 CHOICE PROCESS IN THE CARNIGIE MODEL UNCERTAINTY Information is limited manager have many constraints CONFLICT Manager have diserve goals opinions, values, experience COALITION FORMATION Hold joint discussion and interpret goals and problem. Share opinion Establish problem priorities Obtain social support for problem, solution SEARCH Conduct a simple,local search. Use establish producers if appropriate Create a solution if need SATISFICING DECISION BEHAVIOR Adopt the first alternative that is acceptable to coalition

16 THE INCREMENTAL DECISION PROCESS MODEL IDENTIFICATION PHASE DEVELOPMENT PHASE SELECTION PHASE Search Screen Diagnosis RECOG NITION Design Judment Evaluation Choice Analysis Evaluation AUTHORIZATION Bargaining Evaluation Choice INTERNAL INTERURUPT NEW OPTION INTERRUPT EXTERNAL INTERRUPT

17 GARBAGE CAN MODEL OF DECISION MAKI NG Ps = Problem Ss = Solution COs = Choice Opportunities PARs = Perticipant Problem Midle Management PS Ss COs Solution Participants PARs Perticipants Departement A Solution Participants COs PS Ss COs PARs Problem Ss COs Ps PARs COs PS Ss COs PARs Problem Departement B Solution Participants

18 Bagan : Proses Keputusan Ketika Tidak ada Kepastian dalam Identifikasi Masalah & Solusi Masalah Identifikasi Masalah Solusi Masalah Ketika identifikasi masalah tidak pasti, model Carnegie diaplikasikan Ketika solusi masalah tidak pasti, model incremental process diterapkan. Proses sosial & politik dibutuhkan Membangun koalisi, mencari kesepakatan, dan menyelesaikan konflik mengenai prioritas tujuan dan masalah. Incremental, proses trial dan eror dibutuhkan. Menyelesaikan masalah besar dalam langkah-langkah kecil. Mendaur ulang dan berusaha lagi ketika mendapat rintangan. Daft, 2007

19 b. Model Garbage Can Merupakan salah satu pola yang paling terkini dan menarik dari proses-proses keputusan organisasional. Model ini dapat membantu anda berpikir tentang keseluruhan organisasi dan frekuensi keputusan yang dibuat oleh seluruh manajer. Model ini dikembangkan untuk menjelaskan pola-pola pembuatan keputusan organisasi yang mengalami ketidakpastian yang ekstrim, seperti pertumbuhan dan perubahan yang diinginkan dalam pembelajaran organisasi. Daft, 2007

20 Konsekuensi dari Model Garbage Can Terdapat empat konsekuensi khusus dari proses keputusan garbage can bagi pembuatan keputusan organisasional : 1. Solusi dapat diajukan bahkan ketika masalah tidak ada. 2. Pilihan-pilihan dibuat tanpa menyelesaikan masalah-masalah. 3. Masalah-masalah akan bertahan tanpa diberikan solusinya. 4. Sedikit masalah yang dapat diselesaikan. Daft, 2007

21 Karakteristik Penggunaan Pendekatan Keputusan Dua karakteristik dari organisasi yang menentukan penggunaan pendekatan keputusan adalah (1) konsensus masalah, dan (2) pengetahuan teknis mengenai cara untuk menyelesaikan masalah (1) Konsensus masalah mengacu pada kesepakatan antara para manajer mengenai sifat dari sebuah masalah atau kesempatan dan tentang tujuan dan hasil-hasil untuk dicapai. (2) Pengetahuan teknik mengacu pada pemahaman dan kesepakatan mengenai bagaimana memecahkan masalah dan mencapai tujuan-tujuan organisasional. Daft, 2007

22 Pasti Bagan : Kerangka Kontingensi untuk Penggunaan Model-Model Keputusan Konsensus Masalah Tidak Pasti Tidak Pasti Pasti Pengetahuan Solusi Individual: Pendekatan Rasional, Perhitungan Organisasi Manajemen Ilmu Pengetahuan Individual: Penilaian, trial & eror Organisasi Model Pembuatan Keputusan Incremental Individual: Tawar menawar, Koalisi, Formasi Organisasi Carnegie Model Individual: Bargaining dan Penilaian, Inspirasi dan Imitasi Organisasi Model Pembuatan Keputusan Carnegie & Incemental, Menyusun Model Garbage Can 4 Daft, 2007

23 INDIVIDUAL DECISION MAKING RATIONAL APPROACH Berdasarkan pendekatan rasional (rational approach) pembuatan keputusan dapat dibagi ke dalam 8 langkah sebagai berikut: 1. Memonitor lingkungan keputusan 2. Menegaskan masalah keputusan 3. Mengkhususkan tujuan keputusan 4. Mendiagnosa masalah 5. Mengembangkan solusi-solusi alternatif 6. Mengevaluasi alternatif-alternatif 7. Memilih alternatif terbaik 8. Mengimplentasikan alternatif pilihan Daft, 2007

24 ORGANIZATIONAL DECISION MAKING Management Science Approach Menggunakan teknik-teknik matematika dan statistik dalam pengambilan keputusan Carnegie Model Pengambilan keputusan pada tingkat organisasi melibatkan banyak manajer dan pilihan akhir didasarkan pada koalisi diantara manajer-manajer tersebut. Incremental Decision Process Model Daft, 2007 Terdapat tiga pase/tahap dalam proses pengambilan keputusan yakni tahap identifikasi, tahap pengembangan, dan tahap seleksi.

25 K E S I M P U L A N 1. Pembuatan keputusan merupakan proses pengidentifikasian dan pemecahan masalah. 2. Model-model pembuatan keputusan organisasi terdiri atas management science approach, carniege model, dan incremental decision process. 3. Tahap-tahap pola keputusan menurut Mintzberg terdiri atas tahap identifikasi, tahap pengembangan dan tahap seleksi. 4. Dua pendekatan terhadap pembuatan keputusan adalah pertama, mengkombinasikan Model Carnegie dengan Incremental Process. Kedua, adalah garbage can model. 5. Dua karakteristik dari organisasi yang menentukan penggunaan pendekatan keputusan adalah (1) konsensus masalah, dan (2) pengetahuan teknis mengenai cara untuk menyelesaikan masalah

26 STUDI KASUS: THE DILEMMA OF ALIESHA STATE COLLEGE: COMPETENCE VERSUS NEED ( DAFT, 2007, BAB 9 ) Sampai dengan decade 1980an, Aliesha memiliki reputasi yang baik, sebagai akademi guru (milik pemerintah) yang berlokasi di pinggiran wilayah kota metropolitan. Dengan semakin banyaknya pertumbuhan siswa, maka pemerintah mengubah Aliesha menjadi akademi D4 (dan merencanakannya untuk menjadi universitas negeri dengan lulusan siap kerja dan kemungkinan sekolah kedokteran pada akhir decade 1990an. Dalam kurun waktu 10 tahun, perkembangan Aliesha dari 1500 menjadi 9000 mahasiswa. Anggarannya meningkat begitu cepat.

27 Bidang yang tidak berkembang di Aliesha adalah bidang utamanya, yaitu akademi guru. Peminatnya bidang studi tersebut semakin menurun. Aliesha kemudian mengembangkan banyak program-program layanan masyarakat. Dalam bidang pendidikan dikembangkan satu bidang, dimana hasil dari demonstrasi bidang pendidikan tersebut menarik minat guru-guru SMA yang senior untuk kuliah lagi. Meskipun demikian pihak SMA hanya mendaftarkan 300 siswa.

28 Pada tahun 1992, anggaran tiba-tiba dikurangi secara besarbesaran oleh DPRD. Pada saat yang sama terdapat tuntutan kenaikan gaji. Ketika komite staf pengajar berdialog dengan pimpinan dan wali amanah, dua program diajukan yakni program speech therapy dan pengenalan ke SMA. Kedua program tersebut memiliki beban biaya yang sama dan sangat mahal.

29 Terima Kasih DANIEL A.W PATTIPAWAE, MSi, DR