Tugas S2 MMSI System Analysis and Design

Transkripsi

1 Tugas S2 MMSI System Analysis and Design (Analisa dan Perancangan Sistem) Lecturer: Aji Wigena, Ir., M.Sc. By: Lucky Koryanto James Sriyanto (Desember 2009)

2 Daftar Isi A. Problem Definition: Background (latar belakang) Subject Problem (masalah) Scope (Ruang Lingkup) B. Understanding Existing System: FOD (sistem sebelumnya) Diagram Context & DFD (sistem sebelumnya) C. Define New System Requirement: FOD (sistem yang diusulkan) Diagram Context & DFD (sistem yang diusulkan) Input & Output Design (sistem yang diusulkan) A. Problem Definition: Background (Latar Belakang): Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Dipanegara Makassar adalah salah satu perguruan tinggi swasta terbesar di wilayah Indonesia Timur yang menyelenggarakan 3 program studi yaitu S1 Teknik Informatika, S1 Sistem Informasi dan D3 Manajemen Informatika dengan jumlah mahasiswa keseluruhan sekitar 3000 mahasiswa. Sistem pengelolaan administrasi akademik sebelumnya menggunakan sistem paket sebagian telah menggunakan komputer tetapi memakai program aplikasi paket seperti Ms Word dan Ms Excel dan sebagian masih semi manual dengan menggunakan mesin ketik. Dengan jumlah mahasiswa yang cukup banyak tersebut maka manajemen kelas dan dosen yang dikerjakan oleh bagian jurusan sering tidak efektif dan efisien, misalnya: penetapan kelas sering tidak sesuai dengan jumlah mahasiswa yang memprogram, banyak jadwal kelas paket yang saling bentrok terutama untuk mahasiswa mengulang sehingga sering penetapan kelas yang telah dibuat harus dirombak kembali. Daftar hadir perkuliahan yang menggunakan form kosong dan tidak terkontrol dengan baik. Dibagian pengolahan data (EDP), pengimputan KRS dan pengimputan nilai memerlukan waktu yang lama (tidak adanya standar inputan yang seragam), pencetakan KHS juga memerlukan waktu lama dan sering terjadi ketidak akuratan nilai, adanya nama mahasiswa yang terdaftar dilebih dari 1 kelas, dll.

3 Membutuhkan waktu yang lama dan kadang sulit untuk menyajikan data dan informasi yang diperlukan pihak pengelola dalam pengambilan keputusan, misalnya: jumlah mahasiswa yang belum membayar, yang belum mengisi KRS, yang aktif atau belum terdaftar, yang cuti, nilai rerata mahasiswa untuk akumulasi maupun per matakuliah, penyebaran kelas, informasi aktif seorang mahasiswa, dll. Permasalahan yang disebutkan diatas pada dasarnya disebabkan karena data yang tidak saling terinterasi antar bagian dan tidak adanya standarisasi data dan pemrosesannya. Subject: Sistem administrasi dan manajemen akademik lambat dan sering tidak akurat. Problem (Masalah): 1. Sistem pengelolaan dan manajemen akademik masih dilakukan sebagian dengan semi manual (menggunakan mesin ketik) dan sebagian dengan komputerisasi yang tidak optimal (menggunakan paket aplikasi excel) yang memilki fasilitas terbatas dalam pengolahan data kususnya yang memerlukan kustomisasi. 2. Data data yang ada tidak saling terintegrasi secara langsung antar bagian dan tidak ada standarisasi sehingga data tidak link dan sulit untuk proses kompilasi untuk menghasilkan beragam informasi. 3. Butuhkan waktu yang lama untuk proses kompilasi untuk menghasilkan beragam informasi dan beberapa informasi sulit dihasilkan. 4. Jumlah mahasiswa yang bertambah banyak berdampak pada penambahan kelas dan dosen yang menambah beban kerja yang tidak efisien terhadap bagian bagian yang berkepentingan dan berdampak pada produksi informasi yang kurang efektif dan pelaksanaan kegiatan administrasi dan manajemen akademik menjadi tidak efisien. Scope (Ruang Lingkup): Bagian Jurusan dan pengolahan data (EDP)

4 B. Understanding Existing System:

5 DATA FLOW DIAGRAM ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM CONTEXT DIAGRAM PREVIOUS SYSTEM a. Calon Mahasiswa (Pendaftar) b. Mahasiswa (Baru & Lama) Biodata (no.tes, nama, dll) KRS (no.pokok, mtk.kuliah, dll) Kelas & Jadwal, KUAS, DNS, Transkrip d. Jurusan Data Mahasiswa, Matakuliah, Kelas & Jadwal, Alumni Sistem Informasi Akademik Data Mahasiswa, KRS, Nilai Report yang diperlukan e. UPT EDP Report Pembayaran (tgl, jenis, no.pokok, dll) Pembayaran (Daftar Nilai) f. BPH/Yayasan c. Dosen

6

7

8 C. Define New System Requirement: FLOW OF DOCUMENT (IN GENERAL) ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM SUGGESTION SYSTEM Student Candidate Registration Commitee UPT EDP Faculty Lecturer Student BPH/ Yayasan Registration Fill & attach required docs Docs Reg.Frm Test Id Test Registration Validating & Register for test Test Id Docs Reg.Frm A1 Test scoring & Acceptance Announcement A1 A2 Master Entry Docs Reg.Frm Study Fee Receipt * A3 Scoring Score Entry Report (semester) A8 Class & Schedule Management (based on student entry class) Scoring Class Attendance Scoring Class Attendance Check List Study Plan Lecture Scoring Class Attendance A6 A5 Direction Study Plan A7 A3 Study Fee Receipt Payment Study Fee Receipt * A4 Study Plan Study Plan (semester) Print Study Fee Receipt Study Fee Receipt A3 Entry Payment Study Fee Receipt * Accepted registration Acceptance Confirmation& Print Study Recpt Study Plan A4 Study Plan Study Fee Receipt Payment Study Fee Receipt Study Fee Receipt * Entry Study Plan (check payment) Study Plan A6 Study Plan A5 A8 A7 Report (semester) Study Plan Study Fee Receipt * A2 Go to student (4) Entry Class & Schedule (check study plan form)

9 DATA FLOW DIAGRAM ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM CONTEXT DIAGRAM SUGGESTION SYSTEM a. Calon Mahasiswa (Pendaftar) b. Mahasiswa (Baru & Lama) Biodata (no.tes, nama, dll) KRS (no.pokok, mtk.kuliah, dll) Kelas & Jadwal, KUAS, DNS, Transkrip d. Jurusan Data Mahasiswa, Matakuliah, Kelas & Jadwal, Alumni Sistem Informasi Akademik Data Mahasiswa, KRS, Nilai Report yang diperlukan e. UPT EDP f. BPH/Yayasan Report Pembayaran (tgl, jenis, no.pokok, dll) Pembayaran Kapasitas Matakuliah/Kelas, Nilai Mahasiswa & Alumni (Daftar Nilai) c. Dosen g. Pengambil Kebijakan

10

11 Mahasiswa Alumni Pembayaran (No.Pokok) Report Pembayaran (tgl, jenis, no.pokok, dll) Report Yang Diperlukan DNS, Transkrip & KUAS

12 DATA FLOW DIAGRAM ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM DFD Level 1 (PROCESS 10 12) SUGGESTION SYSTEM d. Jurusan Kelas,Jadwal & Setting Pengaturan Matakuliah (kode, nama, status, dll) 10 Entry & Setting Kelas&Jadwal (Transfer) 11 Jadwal Kelas Peserta Kelas & Kapasitas ( Nama Matakuliah & Kode Kelas) Pengaturan Matakuliah (kode, nama, status, dll) 1 Jxx9999 Lxx9999S MSTMTK e. UPT EDP c. Dosen Pengaturan Matakuliah (kode, nama, status, dll) (Daftar Nilai) Entry & Manajemen Matakuliah 12 Entry Nilai ( Nama Matakuliah & KodeKelas) (Nilai) (Nama) Rxx9999 MSTMHS99 Notes: File-file yang saling terintegrasi secara langsung sehingga proses hanya bermain dengan key

13 DATA FLOW DIAGRAM ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM DFD Level 2 (PROCESS 6) PRINT REPORT, FORM & OTHER INFORMATION e. UPT EDP SUGGESTION SYSTEM (Matakuliah/Kelas) 6.1 Cetak Daftar Hadir Perkuliahan Jadwal Kelas Peserta Kelas ( Nama Matakuliah) 1 Jxx9999 Lxx9999 No.Pokok Mahasiswa 6.2 (NIRM & Nama) ( Nama Matakuliah) Cetak KUAS (NIRM & Nama) (Kelas) 1 MSTMHS99 MSTMTK KUAS No.Pokok Mahasiswa 6.3 Cetak DNS 2 Lxx9999 (NIRM & Nama) ( Nama Matakuliah) (Matakuliah&Nilai) DNS No.Pokok Mahasiswa 6.4 Cetak Transkrip (Matakuliah&Nilai) ( Nama Matakuliah) (NIRM & Nama) Rxx MSTMHS99 Transkrip 6.5 Cetak Laporan Penerimaan Pembayaran (Nama) Pembayaran Bxx9999 Periode f. BPH/Yayasan b. Mahasiswa (Baru & Lama) Notes: File-file yang saling terintegrasi secara langsung sehingga proses hanya bermain dengan key

14 DATA FLOW DIAGRAM ACADEMIC INFORMATION & MANAGEMENT SYSTEM DFD Level 2 (PROCESS 10) MANAJEMEN & ENTRY MASTER and OTHER ENTRY SUGGESTION SYSTEM d. Jurusan Kelas&Jadwal 10.1 Entry Kelas&Jadwal (Transfer) Jadwal Kelas Peserta Kelas ( Nama Matakuliah) Jxx9999 Lxx9999S 10.2 Pengaturan Setting Kapasitas Kelas (Kapasitas) ( Nama Matakuliah & KodeKelas) MSTMTK Notes: File-file yang saling terintegrasi secara langsung sehingga proses hanya bermain dengan key

15 Input and Output Design: Manajemen Matakuliah: Manajemen Kelas:

16 Manajemen Mahasiswa: Manajemen Dosen:

17 Transaksi KRS (Study Plan): Informasi Nilai:

18 Informasi Jadwal Kuliah dan Kelas: Manajemen Skripsi: