BAB IV HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN. Pada bagian ini akan dibahas mengenai hasil analisis hasil dari wawancara

Transkripsi

1 BAB IV HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN Pada bagian ini akan dibahas mengenai hasil analisis hasil dari dengan pihak perusahaan PT KARYA ZIRANG UTAMA terkait dengan permasalahan yang ada Permasalahan 1: Permasalahan terkait reward yang menyebabkan turnover karyawan Pada permasalahan pertama adalah permasalahan terkait reward yang menyebabkan turnover karyawan. Berikut ini adalah hasil analisisnya: 57

2 Keterangan Standar di teori Praktek di perusahaan Bukti Kesimpulan Rekomendasi Pengendalian umum F. Lingkungan pengendalian 2. Integritas dan nilai 3. Adanya komitmen PT KARYA ZIRANG UTAMA Tindakan memecat etika atas integritas sebagai prinsip dasar bekerja 4. Adanya deskripsi selama ini memiliki kebijakan umum saja mengenai komitmen langsung sales yang tidak memenuhi target memang sudah bagus (kebijakan perilaku yang jujur atas integritas sebagai prinsip kuat), dan untuk dan tidak jujur tentang perilaku sales tersebut dasar bekerja. Kebijakannya adalah PT KARYA ZIRANG UTAMA tidak akan mentolerir KUAT mempertahankan dapat diberikan saran sebaiknya tiap bulan seharusnya tiap sales dievaluasi juga, tiap karyawan yang melakukan penyimpangan, pelanggaran yang sales yang kurang produktif lebih diperhatikan, contoh: mengakibatkan kerugian ditanya penyebab kenapa perusahaan. Tapi di prakteknya susah dalam menjual mobil? Kendala-kendala 58

3 masih ada yang melakukan. Dari sales yang ada hanya sebagian kecil sales yang mencapai target penjualan. Melihat dari jumlah sales yang ada dan perbandingan dengan sales yang mencapai target penjualan sangat terlihat tingkat produktivitas penjualan dari sales sangat buruk, hanya ada apa saja yang menjadi batu sandungan sales tersebut? Jadi terjalin kerjasama yang baik anatara kepala cabang, supervisor dan sales. Selain itu sebaiknya dilakukan dengan kontrak kerja sistem rekrutmen dengan sales serta adanya aturan tertulis. beberapa sales saja yang bisa menembus target. Para sales juga dituntut mengisi buku action plan di pagi hari sebelum berangkat canvas, dan sore hari setelah 59

4 canvas. Hanya beberapa sales saja yang serius mengisi buku action plan tersebut, padahal action plan sales merupakan acuan untuk memulai canvas. Tidak ada sanksi bagi sales yang tidak melakukannya. Pernah dilakukan rapat untuk membahas tentang reward kemudian masalah reward yang kurang ini sampai kepada Kacab tetapi sayangnya tidak ada respon dari pimpinan pusat dan reward tetap saja tidak dinaikkan. 60

5 3. Komitmen terhadap 1. Adanya kualifikasi PT KARYA ZIRANG UTAMA Kualifikasi dalam kompetensi tertentu dalam penerimaan karyawan sesuai jabatan memiliki kualifikasi dalam penerimaan karyawan yaitu: penerimaan karyawan khususnya sales bisa a. Berpengalaman dibilang sudah sangat baik, b. Jujur dalam bekerja melalui dan c. Persyaratan- persyaratan psikotes. Kualifikasi tertentu. Contohnya : Sales = ada jaminan BPKB. Sales harus jujur karena hal ini berhubungan dengan adanya posisi jabatannya. Oleh karena itu saat prekutan karyawan bagian personalia PT KARYA ZIRANG KUAT diperjelas misalnya kriteria dalam hal pengalaman dan kemampuan sales dalam berbicara, kompetensi sales, kejujuran sales. 61

6 UTAMA melihat mereka jujur dari, test psikologi kalau sangat penting sekali dan PT KARYA ZIRANG UTAMA juga mengkonfirmasikan ke perusahaan sebelumnya karyawan tersebut bekerja. 3.Struktur organisasi Adanya pembagian tugas Struktur organisasi sudah Job desk harus dibuat yang jelas atas masingmasing fungsi dan tugas dalam perusahaan, yaitu untuk sales dan atasannya diberikan secara jelas dan tertulis, sehingga jelas fungsi dan tugasnya tetapi deskripsi & struktur organisasi LEMAH tertulis dan ditempel di dinding tiap meja karyawan, agar para pekerjaan masih secara lisan. karyawan tau dengan jelas tugas dan tanggung 62

7 jawabnya masing-masing. 6. Pembagian 3. Adanya tanggung jawab Tentu telah diberikan job desk Job desk yang ada selama wewenang dan pembagian tanggung jawab dari masing-masing individu terkait pencapaian tujuan kepada para karyawan tetapi hanya secara lisan dan belum ini hanyalah secara lisan dan belum dibuat secara tertulis, maka dari itu PT perusahaan, yaitu dalam ada yang tertulis. Selama ini KARYA ZIRANG hal ini salesman perusahaan memiliki wewenang apa saja 4. Adanya job description, pelatihan pegawai untuk salesman salesman memiliki tanggung jawab dan wewenang sebatas sebagai sales saja dan tidak ada tugas lain, yaitu: a. Mengorder barang kepada LEMAH (karena masih lisan) UTAMA seharusnya membuat job desk secara tertulis agar para karyawannya dapat membaca dan mengerti dengan jelas tugas dan tanggung jawabnya serta konsumen sebagai alat ukur kinerja. b. Membuat OP (permintaan order) c. Melakukan repeat 63

8 kekonsumen. Adanya deskripsi pekerjaan yang mengacu kepada tindakan training atau pelatihan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui skill mereka 7. Kebijakan dan Adanya kebijakan dan a. PT KARYA ZIRANG Seharusnya Kepala cabang praktik SDM praktik mengenai pengevaluasi, pelatihan, dan promosi pegawai, UTAMA mengevaluasi kinerja setiap karyawannya setiap 3 LEMAH sering melakukan sidak mendadak di lapangan, serta sanksi untuk sales bulan sampai 6 bulan sekali. agar bisa memonitori yang melanggar Tahapannya adalah dari mulai kinerja supervisor, sales dilakukan pelatihan ketika dan sopir secara langsung. bulan pertama masuk, atau training, kemudian promosi 64

9 sesuai kinerja sales, jika ada pelanggaran diberlakukan sanksi teguran atau SP (Surat Peringatan). b. Jika diketahui adanya pelanggaran untuk sales yang melanggar peraturan perusahaan, maka akan LEMAH (karena evaluasi jarang dilakukan) diberikan sanksi yaitu dengan memberikan teguran. Kalau masih melanggarnya akan di beri surat peringatan. c. Peraturan yang ditegaskan oleh pemilik kepada setiap 65

10 karyawannya adalah bahwa pemilik tidak akan mentolerir karyawan yang melakukan penyimpangan, pelanggaran yang mengakibatkan kerugian perusahaan. perusahaan akan memberikan sangsi kepada karyawan jika ada yang melakukan pelanggaran. d. Sanksi yang diberikan berdasarkan pelanggaran yang dilakukan. Biasanya akan diberikan teguran terlebih dahulu, namun jika kesalahan 66

11 yang dilakukan terus berulang dan berakibat fatal, dapat diambil tindakan pemecatan. e. Bagi sales yang memenuhi target, maka perusahaan memberikan reward atau bonus sebesar Rp setiap 6 bulan sekali. Nilai ini relatif kecil jika dibandingkan perusahaan lain seperti di Astra dan Nasmoco (Rp ). f. Untuk punishment sudah tegas yaitu jika setelah 6 bulan tidak memenuhi target 80% maka 67

12 akan dikeluarkan. Tetapi reward yang terlalu kecil ini menjadikan sales kurang termotivasi dalam bekerja. Buruknya kinerja sales ini membuat kinerja perusahaan menjadi buruk dan mengalami penurunan profit G. Aktivitas pengendalian 3. Otorisasi yang tepat 2. Adanya kebijakan yang Kebijakan perusahaan yang di - terhadap transaksi dan aktivitas harus diikuti oleh karyawan (untuk sales) dalam hal order dan prosedurnya berikan kepada sales dalam hal order, sistem yang dipakai adalah sistem taking order yaitu sales KUAT datang ke pelanggan, 68

13 menanyakan apakah ada pesanan atau tidak. Apabila ada, maka mencatat OP (order pesanan) dan dilaporkan sebagai pesanan barang. 4. Pemisahan tugas 3. Adanya pemisahan Pemisahan tugas dan tanggung Seharusnya tugas yang jelas 4. Tidak ada penipuan dan penyembunyian jawab untuk setiap karyawan telah diberikan tetapi hanya dipertimbangkan lagi untuk membuat job desk secara tertulis dan dibuat kesalahan yang tidak disengaja secara lisan dan tidak tertulis. Dalam prakteknya sales tidak menjalankan job description LEMAH sistem yang mampu membudayakan untuk dilaksanakan bukan hanya ditulis yang sebenarnya karena masih ada yang belum mencapai target. 4. Perancangan dan penggunaan 3. Adanya pencatatan yang akurat dan lengkap atas PT KZU melakukan pencatatan 69

14 dokumen dan seluruh aktivitas yang yang akurat dan sederhana dalam catatan memadai yang berkaitan 4. Pencatatan harus sederhana mungkin hal order penjualan. Prosedurnya adalah Mulai dari sales KUAT untuk mendukung memberikan OP secara tertulis pencatatan yang efisien, meminimalkan kesalahan dengan menggunakan tulisan tangan ke supervisor menyeleksi EDP untuk cetak faktur penjualan gudang untuk menyiapkan barang yang akan di antarkan. H. Penaksiran resiko 4. Ada tidaknya identifikasi masalah, dan estimasi kerugian 5. Ada tidaknya Perusahaan sudah mengantisipasi adanya kerugian karena sales tidak dapat mencapai taget. dan dokumentasi LEMAH (karena Meningkatkan reward sehingga sales lama tidak keluar dan silakukan identifikasi pengendalian, estimasi Yaitu perusahaan akan merekrut kurangnya perbaikan sistem 70

15 manfaat dan sales baru, tetapi ada risiko lain reward) pengorbanan 6. Menentukan efektivitas manfaat pengorbanan yaitu masih belum terampilnya sales yang baru. Hal ini adalah akibat dari kurangnya reward sehingga sales lama keluar dan perusahaan mengalami tingkat turnover yang tinggi (lihat data pada tabel ). Dari data perkembangan profit Keseluruhan dan Penjualan PT Karya Zirang Utama tahun secara rata-rata mengalami penurunan atau negatif. I. Informasi dan komunikasi 5. Informasi relevan, dapat dipercaya, lengkap, Adanya informasi yang relevan, Memberikan reward 71

16 tepat waktu, mudah dapat dipercaya, lengkap dan LEMAH berupa barang kepada dipahami, dan dapat diuji kebenarannya. 6. Komunikasi yang baik mengenai kinerja sales yang tidak mencapai target dari bulan ke dokumentasi sales yang memenuhi target tiap 6 bulan sekali antara atasan dan bulan. seperti sebuah kulkas, bawahan, antar divisi, dan antar bawahan. Antara atasan dan bawahan ada komunikasi tetapi tidak efektif handphone android atau TV LED, jika reward tidak dimana sales mengeluh kepada boleh dinaikan ini bisa jadi atasan reward masih kurang tetapi opsi yang baik bagi tidak sampai ke pusat terkadang, perusahaan. Jika dihitung meskipun sampai tetapi dari pusat juga perusahaan tidak akan tidak ada tindak lanjut seperti rugi dikarenakan menaikkan reward sehingga pengeluaran untuk reward membuat kebijakan tidak berubah ini hanya dilakukan tiap 2 reward tetapi membuat sales tidak kali dalam setahun 72

17 merasa puas J. Pemantauan Resiko Ada tidaknya evaluasi atas kinerja salesman dari perusahaan Evaluasi kinerja salesman dilakukan selama 3 bulan sampai 6 bulan sekali.tetapi pemantauan resiko dalam hal kerugian jelas sekali dilakukan. LEMAH (karena evaluasi terlalu lama) Evaluasi kerja salesman seharusnya dipantau tiap bulan agar salesman yang memiliki produktivitas buruk dapat lebih dipantau dan diperhatikan. Kesimpulan: Kuat Integritas dan nilai etika, PT KZU memiliki kebijakan umum mengenai komitmen seperti tidak mentolerir karyawan yang melakuakn pelanggaran meskipun dalam prakteknya masih kurang adanya sanksi yang tegas Komitmen terhadap kompetensi, PT KZU memiliki kualifikasi dalam penerimaan karyawan Aktivitas pengendalian (otorisasi tepat terhadap transaksi dan aktivitas, perancangan dokumen dan catatan yang memadai). PT KZU menggunakan sistem taking order dari salesman melalui order pesanan Lemah Struktur organisasi, pembagian wewenang dan tanggung jawab. Struktur organisasi sudah diberikan secara jelas dan tertulis tetapi deskripsi pekerjaan masih secara lisan Kebijakan dan praktik SDM masih lemah karena PT KZU mengevaluasi kinerja karyawan setiap 3 sampai 6 bulan sekali Pemisahan tugas, penaksiran resiko, informasi dan komunikasi, pemantauan resiko. Pemisahan tugas dan tanggung jawan diberikan setiap karyawan secara lisan dan tidak tertulis. Komunikasi antara atasan dan bawahan tidak efektif dimana 73

18 sales mengeluh kepada atasan reward masih kurang tetapi tidak sampai pada pusat. Pemantauan resiko masih kurang karena adanya kerugian perusahaan. Jadi karena adanya kelemahan kebijakan dalam hal struktur organisasi, kebijakan dan praktik SDM, pemisahan tugas, penaksiran resiko, informasi dan komunikasi, pemantauan resiko, komunikasi maka menjadikan munculnya masalah terkait reward yang menyebabkan turnover karyawan yang tinggi. 74

19 4.2. Permasalahan 2: Kecurangan melalui manipulasi nota bensin Pada permasalahan kedua adalah permasalahan terkait Kecurangan melalui manipulasi nota bensin. Berikut ini adalah hasil analisisnya: 75

20 Keterangan Standar di teori Praktek di perusahaan Bukti Kesimpulan Rekomendasi Pengendalian umum F. Lingkungan pengendalian 2. Integritas dan nilai 1.Adanya komitmen atas PT Karya Zirang Utama selama ini etika integritas sebagai prinsip memiliki kebijakan khusus mengenai dasar bekerja etika dan kejujuran dalam bekerja. 2.Adanya deskripsi perilaku Kebijakannya adalah PT Karya Zirang yang jujur dan tidak jujur tentang perilaku sales tersebut yaitu apakah etis Utama tidak akan mentolerir karyawan yang melakukan penyimpangan, pelanggaran yang mengakibatkan KUAT melakukan kecurangan kerugian perusahaan. Tapi di manipulasi nota bensin prakteknya masih ada yang melakukan kecurangan nota bensin jadi melanggar etika dan aturan tidak dianggap oleh 76

21 para sales, sehingga dikatakan lemah. PT KARYA ZIRANG UTAMA memiliki prosedur pengiriman unit mobil atau yang sering disebut dengan DO (Delivery Order) dengan cara memakai sopir yang akan ditemani dengan sales. a. Dalam prosedurnya, unit mobil yang akan diantar ke customer wajib diisi bensin sebesar Rp dengan memakai uang sopir terlebih dahulu. Kemudian bensin yang telah dibeli menggunakan uang sopir tersebut akan diganti oleh perusahaan 77

22 dengan menggunakan bukti nota bensin. b. Tetapi di lapangan prosedur tersebut tidak berjalan dengan sesuai, para sopir tersebut lebih memilih estimasi jarak dalam pengisian bensin, misalkan saja xenia yang memiliki perbandingan 1 : 10 artinya 1 liter bensin untuk 10 km. c. Sopir akan menghitung jarak dari kantor menuju rumah customer yang dituju, jika jarak kantor ke rumah customer hanya 20 km, maka sopir hanya akan mengisi bensin sejumlah 78

23 3 liter, lalu si sopir akan membeli nota 10 liter pengisian premium di pom bensin yang kemudian dipakai untuk mengganti uangnya sendiri yang dipakai di lapangan sejumlah 3 liter bensin. Dalam 1 hari sehingga dalam setahun total kerugian adalah Rp ( x 1 bulan x 26 hari kerja). Solusinya: mempertegas sanksi (dengan memberikan SP/Surat Peringatan 1, 2, 3 kemudian dipecat) 2.Komitmen terhadap 1. Adanya kualifikasi PT Karya Zirang Utama memiliki kompetensi tertentu dalam penerimaan kualifikasi dalam penerimaan KUAT 79

24 karyawan sesuai jabatan karyawan yaitu: berpengalaman, jujur dalam bekerja, dan persyaratan- persyaratan tertentu. Contohnya : Sales = ada jaminan BPKB. Sales harus jujur karena hal ini berhubungan dengan adanya posisi jabatannya. Oleh karena itu saat prekutan karyawan bagian personalia PT KZU melihat mereka jujur dari, test psikologi kalau sangat penting sekali dan PT KZU juga mengkonfirmasikan ke perusahaan sebelumnya karyawan tersebut bekerja. 80

25 3.Struktur organisasi Adanya pembagian tugas Pemisahan tugas dan tanggung jawab Seharusnya yang jelas atas masing- untuk setiap karyawan telah diberikan dipertimbangkan masing fungsi dan tugas tetapi hanya secara lisan dan tidak dan struktur lagi untuk dalam perusahaan, yaitu tertulis. organisasi membuat job untuk sales dan atasannya Dalam prakteknya sales telah menjalankan deskripsi pekerjaan yang sebenarnya tetapi masih belum optimal LEMAH desk secara tertulis karena masih ada yang belum mencapai target. Hal ini disebabkan akrena tanggung jawab dan job desc hanya ada secara lisan sehingga tidak dipatuhi. 4.Pembagian wewenang 1.Adanya tanggung jawab Tentu telah ada dan jelas. Dalam job dan pembagian dari masing-masing individu desk yang telah diberikan secara lisan, KUAT 81

26 tanggung jawab terkait pencapaian tujuan perusahaan, yaitu dalam hal ini salesman perusahaan tertera tanggung jawab setiap karyawan. Selama ini sopir memiliki tanggung jawab dan wewenang memiliki wewenang apa saja sebatas sebagai sopir saja, yaitu 2.Adanya job description, mengantar barang kepada konsumen, pelatihan pegawai untuk membeli bensin salesman 5.Kebijakan dan praktik Adanya kebijakan dan a. PT Karya Zirang Utama SDM praktik mengenai mengevaluasi kinerja setiap pengevaluasi, pelatihan, karyawannya setiap 3 bulan sampai dan promosi pegawai, serta sanksi untuk karyawan yang melanggar termasuk manipulasi nota 6 bulan sekali. b. Jika diketahui adanya pelanggaran untuk sopir yang melanggar peraturan perusahaan, maka akan KUAT 82

27 bensin diberikan sanksi yaitu dengan memberikan teguran. c. Kalau masih melanggarnya akan di beri surat peringatan. d. Peraturan yang ditegaskan oleh pemilik kepada setiap karyawannya. tetapi dalam prakteknya sanksi tegas jarang dilakukan, hanya teguran semata sehingga membuat karyawan tidak takut untuk mengulang tindakan kecurangan nota bensin tersebut. G. Aktivitas pengendalian 83

28 1.Otorisasi yang tepat Adanya kebijakan yang Kebijakan perusahaan dalam praktek Untuk terhadap transaksi dan harus diikuti oleh karyawan yang diberikan kepada sales dalam hal mengendalikan aktivitas (untuk sales) dalam hal order kecurangan nota bensin. dan nota kecurangan dan prosedurnya Dalam prosedurnya, unit mobil yang bensin sebagai yang dilakukan akan diantar ke customer wajib diisi bukti sopir, PT bensin sebesar Rp dengan KARYA memakai uang sopir terlebih dahulu, dan kemudian bensin yang telah dibeli menggunakan uang sopir tersebut akan diganti oleh perusahaan dengan menggunakan bukti nota bensin. Tetapi di lapangan prosedur tersebut tidak berjalan dengan sesuai, para sopir tersebut lebih memilih LEMAH ZIRANG UTAMA sebaiknya menggunakan sistem kartu (GTO). 84

29 estimasi jarak dalam pengisian bensin, sehingga pengisian premium di pom bensin yang kemudian dipakai untuk mengganti uangnya sendiri yang dipakai di lapangan sejumlah 3 liter bensin saja. Dalam 1 hari sehingga dalam setahun total kerugian adalah Rp ( x 1 bulan x 26 hari kerja). 2.Pemisahan tugas 1.Adanya pemisahan tugas Pemisahan tugas dan tanggung jawab Untuk yang jelas untuk setiap karyawan sudah LEMAH kedepannya PT 2.Tidak ada penipuan dan dijelaskan, tetapi hanya secara lisan dan (karena KARYA penyembunyian kesalahan dan tidak ada yang tertulis. hanya lisan ZIRANG yang tidak disengaja Dampaknya karyawan tidak menaati nota fiktif dan tidak UTAMA harus 85

30 (manipulasi nota bensin) dengan baik sehingga membuat tugas tertulis) membuat job tidak jelas dilakukan dalam desk secara prakteknya karena hanya lisan. tertulis agar mudah dibaca oleh para karyawan, agar karyawan selalu ingat akan tugas dan tanggung jawabnya. 3.Perancangan dan 3. Adanya pencatatan yang Pencatatan yang dilakukan sudah Pencatatan penggunaan dokumen akurat dan lengkap atas akurat, hanya saja dalam hal otorisasi sudah bagus dan dan catatan yang seluruh aktivitas yang sangat lemah karena mudah harus memadai berkaitan dimanipulasi dan tidak ada monitoring LEMAH dipertahankan, 86

31 4. Pencatatan harus sederhana mungkin untuk berkala, sehingga sopir dan sales dapat melakukan kerjasama untuk melakukan kecurangan. Contohnya: sales bekerja sama dengan sopr untuk manipulasi nota bensin tetapi otorisasi haruslah diperhatikan, kepala cabanga dan supervisor mendukung yang pencatatan efisien, harus sering berkomunkasi meminimalkan kesalahan untuk mengatasi kecurangan yang ada di lapangan. H. Penaksiran resiko 4. Ada tidaknya identifikasi Perusahaan belum mengantisipasi Meningkatkan masalah, dan estimasi adanya pelanggaran yang dilakukan reward sehingga kerugian oleh sales dalam hal kecurangan nota LEMAH sales lama tidak 87

32 5. Ada tidaknya identifikasi bensin karena masalah nota bensin keluar pengendalian, manfaat pengorbanan estimasi dan membuat perusahaan rugi. Sales harus bertanggung jawab atas semua yang dilakukannya dan diberi teguran 6. Menentukan efektivitas kepada sales tersebut. manfaat pengorbanan I. Informasi dan 7. Informasi relevan, dapat Komunikasi yang terjalin antara Harus ada komunikasi dipercaya, lengkap, tepat kepala cabang, supervisor dan sales ketegasan yang waktu, mudah dipahami, belum lah terjalin dengan baik. Ketika dilakukan oleh dan dapat diuji sales dan sopir melakukan kecurangan, supervisor untuk kebenarannya. supervisor mengetahuinya, tetapi LEMAH mengatasi 8. Komunikasi yang baik supervisor tidak melaporkannya ke kecurangan antara atasan dan kepala cabang. Sehingga tidak ada manipulasi nota bawahan, antar divisi, pihak yang bisa memberi sanksi ke bensin. 88

33 dan antar bawahan. sopir tersebut. J. Pemantauan Resiko Ada tidaknya evaluasi atas Pemantauan resiko dalam hal Seharusnya kinerja salesman dari kecurangan nota bensin cukup sulit Kepala cabang perusahaan dilakukan karena perusahaan baru sering bisa mengetahui sales tersebut melanggarnya setelah ada crosscheck dengan pihak lain. Ini tidak dilakukan secara tersistem karena tidak ada monitoring secara komputerisasi yang dilakukan perusahaan. LEMAH (karena evaluasi terlalu lama) melakukan sidak mendadak di lapangan, agar bisa memonitori kinerja supervisor, sales dan sopir secara langsung. Kesimpulan: Kuat Lingkungan pengendalian Lemah Struktur organisasi. PT KZU memiliki struktur organisasi 89

34 Integritas dan nilai etika. PT KZU selama ini ada kebijakan khusus mengenai etika dan kejujuran dalam bekerja. Komitmen terhadpa kompetensi. PT KZU memiliki kualifikasi dalam penerimaan karyawan baru. Pembagian wewenang dan tanggung jawab. PT KZU melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab kepada setiap karyawannya. Kebijakan dan praktik SDM tetapi untuk deskripsi pekerjaan belum ada sehingga menjadi tidak optimal karena masih ada yang belum mencapai target. Aktivitas pengendalian (otorisasi yang tepat terhadap transasksi dan aktivitas, pemisahan tugas, perancagnan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai). PT KZU tidak dapat memantau sales dalam melakukan kecurangan nota bensin. Penaksiran resiko. PT KZU belum mengantisipasi adanya pelanggaran yang dilakukan oleh sales dalam hal kecurangan nota bensin karena masalah ini membuat perusahaan rugi. Informasi dan komunikasi. Komunikasi yang terjalin antara kepala cabang, supervisor, dan sales tidak terjalin dengan baik. Pemantauan resiko. Dalam hal kecurangan nota bensin cukup sulit dilakukan karena hanya dapat diketahui setelah melakukan crosscheck dengan pihak lain. Jadi karena adanya kelemahan kebijakan dalam hal Struktur organisasi,aktivitas pengendalian, Penaksiran resiko, Informasi dan komunikasi, Pemantauan resiko maka menjadikan munculnya masalah kecurangan melalui manipulasi nota bensin. 90

35 4.3. Permasalahan 3: Seringnya complain dari customer mengenai servis body repair Pada permasalahan ketiga adalah permasalahan terkait seringnya complain dari customer mengenai servis body repair. Berikut ini adalah hasil analisisnya: 91

36 Keterangan Standar di teori Praktek di perusahaan Bukti Kesimpulan Rekomendasi Pengendalian umum A. Lingkungan pengendalian 1.Otorisasi yang tepat Adanya kebijakan yang harus Selama ini telah ada order Sebaiknya terhadap transaksi dan diikuti oleh karyawan (untuk dan prosedur baku dalam dilakuka aktivitas sales) dalam hal order dan penanganan komplain. pengecekan lagi prosedurnya serta prosedur Tetapi meskipun demikian oleh bagian penanganan komplain dalam prakteknya masih banyak konsumen tidak puas dengan pelayanan yang LEMAH admin, tidak hanya pengecekan secara tertulis saja, dilakukan. tapi juga Dalam menjalankan pengecekan ulang usahanya PT Karya Zirang secara fisik. Utama juga menyediakan 92

37 jasa servis body repair, dalam pengerjaannya bagian servis body repair ini sering mendapatkan complain dari customer. Mulai dari janji palsu seperti menjajikan selesai servis selama 3 hari, tapi dalam kenyaataannya baru selesai lebih dari 3 hari, padahal customer tersebut sangat membutuhkan mobil untuk kebutuhan sehari-hari, lalu pengerjaan cat yang tidak sempurna masih ada 93

38 bekas goresan, pengerjaan yang tidak teliti. 2.Pemisahan tugas 1.Adanya pemisahan tugas Ada pemisahan tugas yang yang jelas jelas antara bagian body 2.Tidak ada penipuan dan penyembunyian kesalahan yang tidak disengaja repair dengan bagian lain sesuai dengan job desc. Tidak ada penipuan dan KUAT penyembunyian kesalahan yang tidak disengaja. 3.Perancangan dan 3. Adanya pencatatan Hal ini sudah jelas karena penggunaan dokumen yang akurat dan lengkap telah dibuat secara lengkap (job dan catatan yang atas seluruh aktivitas yang dan bawahannya description) & KUAT memadai berkaitan bertanggung jawab langsung struktur 4. Pencatatan harus kepada atasannya. organisasi 94

39 sederhana mungkin untuk Pencatatan mendukung tetapi mendukung yang pencatatan efisien, dalam praktek memang banyak komplain dari meminimalkan kesalahan konsumen. B. Penaksiran 4. Ada tidaknya identifikasi Perusahaan selama ini tidak Sebaiknya ada resiko masalah, dan estimasi melakukan estimasi kerugian (, estimasi kerugian kerugian yang terjadi karena komplain job dari bagian body di bagian body repair. description) repair. 5. Ada tidaknya identifikasi Tidak adanya pengendalian pengendalian, estimasi dan hal yang mengacu LEMAH manfaat dan pengorbanan kepada tindakan estimasi manfaat dan pengorbanan 6. Menentukan efektivitas manfaat pengorbanan yang ada. Perusahaan juga tidak 95

40 melakukan efektivitas manfaat pengorbanan yang ada. C. Pemantauan Ada tidaknya evaluasi atas PT KARYA ZIRANG Sebaiknya Resiko kinerja bagian body repair UTAMA mengevaluasi dilakukan evaluasi dari perusahaan kinerja setiap sebulan sekali karyawannya setiap 3 bulan sampai 6 bulan LEMAH sekali. Tetapi tidak ada (karena hasil yang signifikan yang diperoleh masih saja evaluasi dilakukan banyak komplain. konsumen Nilai terlalu lama) kerugiannya tidak selalu 96

41 sema tetapi berbeda-beda tergantung order di lapangan. Semakin tinggi nilai kerugian berarti risiko yang dihadapi perusahaan semakin besar. Kesimpulan: Kuat Lingkungan pengendalian (otorisasi yang tepat terhadap transaksi dan aktivitas, pemisahan tugas, perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai). PT KZU memiliki prosedur baku dalam menangani komplain, adanya pemisahan tugas yang jelas antara bagian body repair dengan bagian lain sesuai job desc, adanya perancangan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai. Lemah Penaksiran resiko. PT KZU selama ini tidak melakukan estimasi kerugian yang terjadi karena komplain di bagian body repair. Pemantauan resiko. PT KZU melakukan evaluasi kinerja setiap 3 bulan hingga 6 bulan sekali tetapi tidak ada hasil 97

42 yang signifikan karena banya konsumen yang masih komplain. Jadi karena adanya kelemahan kebijakan dalam hal penaksiran resiko dan pemantauan resiko maka menjadikan munculnya masalah ketiga yaitu seringnya komplain dari customer mengenai servis body repair. 98