Tugas Praktik Pengelolaan Sistem Rekam Medis V Semester Ganjil Tahun Akademik 2009/2010

Transkripsi

1 Tugas Praktik Pengelolaan Sistem Rekam Medis V Semester Ganjil Tahun Akademik 2009/2010 IDENTIFIKASI KEBUTUHAN UKRM, ALUR, PROSEDUR TETAP DAN PENGHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA Disusun Oleh: Dian Budi Santoso (2622) Mayliza Da Nerra CJ ( 2630 ) Dilla Nurilla ( 2654 ) Nungky Swandari ( 2656 ) PROGRAM DIPLOMA III REKAM MEDIS FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA 2009

2 Identifikasi Kebutuhan UKRM 1. TPP Fungsi : Sebagai tempat penerimaan dan registrasi untuk pasien rawat inap, rawat jalan, dan rawat darurat. Peralatan: ( ATK ) Alat Tulis Kantor Untuk keperluan pendaftaran pasien. Mebeuler: meja, kursi Meja untuk front office, kursi untuk duduk petugas TPP. Kartu Antrian Nomor antrian poli bagi pasien yang sudah mendaftar. Logistik Berkas RM: lembar UGD, kartu periksa, dll Untuk pasien baru, berkas rekam medis langsung disiapkan di TPP. Kartu periksa juga diberikan pada pasien baru. Pesawat Telephone Untuk hubungan / komunikasi antar sub unit rekam medis maupun untuk komunikasi antar unit di rumah sakit. Seperangkat Komputer + printer + UPS Komputer untuk menyimpan data Indeks Utama Pasien. Printer untuk keperluan mencetak kartu periksa, lembar UGD, lembar poli rajal, dll. UPS untuk menjaga agar computer tetap hidup saat listrik tiba-tiba mati untuk menghindari kehilangan data. Barcode Reader Untuk membaca barcode di kartu pasien saat pendaftaran pasien lama. Fingerprint reader Untuk membaca sidik jari pasien saat pendaftaran. SOP Standart Operasional Procedure terhadap penerimaan pasien lama maupun pasien baru.

3 2. Filling Fungsi: Sebagai tempat penyimpanan dan pemeliharaan berkas rekam medis serta pengambilan kembali berkas jika dibutuhkan. Peralatan: ( Pack Rak penyimpanan tertutup (Roll o' Untuk menyimpan berkas rekam medis. Meja,dan kursi Untuk operasional petugas filling. Tracer Sebagai pengganti berkas rekam medis yang diambil dari rak file, sekaligus sebagai petunjuk lokasi berkas. Buku peminjaman berkas RM Mendata berkas rekam media yang dipinjam untuk kepentingan non-pelayanan medis, misal SKM dan penelitian. Seperangkat komputer dan printer Komputer untuk menyimpan sistem informasi rekam medis, mendata berkas rekam medis keluar dan yang kembali ke ruang filling. Printer untuk mencetak label yang nantinya ditempel di tracer. ATK Untuk operasional petugas filling. Trolly Untuk pendistribusian berkas rekam medis. Rak Sortir Mensortir berkas rekam medis yang akan dikembalikan ke rak berdasarkan digit akhir untuk memudahkan penyimpanan kembali ke rak. Pesawat Telephone Untuk komunikasi antar sub unit rekam medis maupun untuk komunikasi antar unit di rumah sakit. SOP Standart Operasional Procedure terhadap penyimpanan berkas maupun pengeluaran berkas rekam medis.

4 3. Assembling Fungsi: Penyusunan urutan lembar berkas rekam medis sehingga mempermudah dalam melihat informasi terakhir pasien dan lebih sistematis dalam pencarian lembar tertentu di berkas rekam medis. Peralatan: Stapples dan penjepit kertas Untuk menggabungkan berbagai macam lembaran formulir. Alat pelubang kertas/perforator Untuk melubangi lembaran-lembaran formulir yang akan disusun. Meja dan kursi Berkas rekam medis ATK Untuk operasional petugas assembling. Blanko surat permohonan untuk melengkapi pengisian berkas rekam medis. SOP Standart Operasional Procedure terhadap penyusunan lembar/formulir pada berkas rekam medis. 4. Coding Fungsi: Mengkode berbagai macam jenis penyakit dan tindakan yang diterima oleh pasien. Peralatan: Meja dan kursi Berkas rekam medis ICD-10 Buku yang digunakan untuk mengkode jenis penyakit pada pasien.

5 ICD-9 CM Buku yang digunakan untuk mengkode jenis tindakan yang diterima pasien. Kamus kedokteran Seperangkat komputer Meng-entry kode berbagai jenis penyakit maupun kode tindakan pada pasien. ATK Untuk operasional petugas coding. SOP Standart Operasional Procedure terhadap pemberian kode penyakit maupun kode jenis tindakan. 5. Statistik dan Pelaporan Fungsi: Pengumpulan, pengolahan dan penyajian data/informasi seperti laporan 10 besar penyakit, grafik Barber Johnson, jumlah pasien meninggal, dll. Peralatan: Seperangkat komputer dan printer Komputer digunakan untuk membantu petugas dalam pengolahan maupun penyusunan laporan. Printer digunakan untuk mencetak laporan yang sudah jadi. Meja dan kursi ATK dan kertas SOP Standart Operasional Procedure terhadap pembuatan maupun penyajian laporan. Kalkulator Pesawat Telephone Untuk hubungan / komunikasi antar sub unit rekam medis maupun untuk komunikasi antar unit di rumah sakit. Lembar laporan (jumlah pasien) dari bangsal.

6 6. SKM Fungsi: Membuat surat keterangan medis untuk kepentingan pengadilan & non pengadilan serta surat jawaban rujukan. Peralatan: Komputer dan printer atau mesin ketik Meja dan kursi Form permohonan pembuatan SKM ATK Buku register permintaan SKM SOP Standart Operasional Procedure terhadap pembuatan surat keterangan medis. Berkas rekam medis Pesawat Telephone Untuk hubungan / komunikasi antar sub unit rekam medis maupun untuk komunikasi antar unit di rumah sakit.

7 1. Alur Berkas Rawat Jalan Pasien Baru Alur mulai TPP RJ Dibuat RM Baru Klinik Assembling Y Coding Indeks T Pelaporan Filling Selesai 2. Alur Berkas Rawat Inap Pasien Baru Mulai TPP RJ T IGD T Pasien Rujukan RM Baru Y Y Surat Pengantar TPP Ranap Bangsal Pemeriksaan T T Y Klinik Assembling pelaporan Indeks Coding Y Filling Selesai

8 3. Alur Pasien IGD Mulai Kondisi Baik/Tidak Y Pendaftaran Pelayanan Dirawat inap Pel Rujukan Farmasi Bangsal Lab.Penunjang T RS. Lain Apotek Bayar Y selesai 4. Alur pasien rawat jalan Mulai Pasien datang TPP Rajal Klinik Pemeriksaan Pel Rujukan Farmasi Lab.Penunjang RS. Lain Apotek Bayar selesai

9 Prosedur Tetap Judul Prosedur : Assembling Penanggung Jawab No. Kode : Disiapkan Diperiksa Disahkan No.Revisi : Tanggal mulai berlaku: Halaman : 1. TUJUAN 1.1 Terlaksananya kelengkapan dan ketidaklengakapan dalam pengisian berkas rekam medis. 1.2 Terlaksananya pengurutan berkas rekam medis yang sesuai dengan urutan nomor yang tertera di formulir rekam medis. 2. RUANG LINGKUP Prosedur Kerja ini berlaku di Unit rekam medis bagian assembling 3. PENANGGUNG JAWAB 3.1 Koordinator Unit Rekam Medis bertanggung jawab terhadap pelaksannya Prosedur Assembling. 3.2 Petugas assembling bertanggung jawab dalam melakukan kelengkapan dan ketidak lengkapan, mengidentifiksi dan autentifikasi terhadap berkas rekam medis. 4. DEFINISI Assembling adalah penataan berkas rekam medis yang akan dilakukan setelah berkas rekam medis diterima dari perawat rawat inap. Penataan berkas rekam medis rawat jalan dilakukan setelah berkas tersebut dibaca oleh petugas rekam medis untuk dimasukkan kode penyakit serta dilakukan diagnose ke dalam komputer.

10 5. DOKUMEN TERKAIT 5.1 Formulir rekam medis rawat inap 5.2 Ringkasan Masuk dan Keluar 5.3 Lembar Masuk Darurat 5.4 Catatan Perkembangan 5.5 Catatan poloklinik 5.6 Catatan Asuhan Keperawatan/ Bidan 5.7 Grafik 5.8 Hasil Pemeriksaan Laboratorium 5.9 Konsultasi dan Jawaban Konsultasi 5.10 Pernyataan Pulang 6. PROSEDUR 6.1 Petugas menerima berkas rekam medis yang selesai dirawat inap perbangsal 6.2 Petugas melakukan penataan berkas rekam medis setelah berkas rekam medis yang diguankan oleh perawat yang sudah selesai di bangsal rawat inap. 6.3 Petugas mulai mengurutkan setiap lembar berkas rekam medis yang harus sesuai dengan nomor urutan yang ada di lembar formulir rekam medis atau yang sesuai dengan aturan yang berlaku. 6.4 Petugas harus melengkapi dan mengisi lembar formulir yang masih belum lengkap. 6.5 Petugas meminta dokter unutk mengisi diagnaosa, nama terang dan tanda tangan yang masih belum lengkap atau belum diisi oleh dokter. 6.6 Setelah diurutkan, dilengkapi dan diisi, dan di cek, petugas assembling memberikan berkas rekam medis kepada petugas indeks. 6.7 Petugas indeximg akan mengindeks berkas rekam medis, selesai mengindeks petugas indexing akan memberikan berkas rekam medis kepada coder yang sebagaimana untuk melakukan coding berkas rekam medis yang sudah selesai dirawat inap. 6.8 Selesai di assembling, indeks, dan coding berkas rekam medis akan dikembalikan ka bagian penyimpanan atau filling.

11 7. DIAGRAM ALUR Mulai Berkas RM Rawat Inap perbangsal Assembling Lengkap t Dokter y Indeks Coding Disimpan

12 Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Bagian Filing Langkah-langkah dalam menghitung jumlah kebutuhan tenaga kerja: 1. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari. 2. Melakukan pengambilan data atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang dilakukan tiap bagian. 3. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian 4. Melakukan perhitungan dengan rumus: a. Menetapkan waktu kerja tersedia b. Menyusun standar beban kerja c. Penyusunan standar kelonggaran d. Penghitungan kebutuhan tenaga kerja a. Menetapkan waktu kerja tersedia dengan terlebih dahulu menghitung: 1) Jumlah hari kerja Hari kerja yaitu 6 hari dalam 1 minggu sehingga jumlah hari kerja dalam 1 tahun adalah 6 hari x 4 x 12 = 288 hari 2) Cuti tahunan Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari. 3) Pendidikan dan pelatihan Ditetapkan untuk pendidikan dan pelatihan adalah 5 hari kerja. 4) Hari libur nasional Dimisalkan hari libur nasional 14 hari. 5) Ketidakhadiran kerja Dimisalkan rata-rata ketidakhadiran kerja dalam 1 tahin adalah 4 hari. 6) Waktu kerja Dimisalkan waktu kerja dalam 1 hari adalah b. Menyusun standar beban kerja c. Penyusunan standar kelonggaran d. Penghitungan kebutuhan tenaga kerja

13 Faktor-yang mempengaruhi Kebutuhan Staff 1. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari 2. Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam satu tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional) 3. Jumlah jam kerja per hari=7 jam 4. Jumlah hari kerja efektif=279 hari 5. Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin 6. Jumlah Jam kerja efektif (e)=5,3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per hari dibagi 365 hari) Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja : (axh) / (bxe) h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu pasien dikali dengan jumlah beban kerja. a, b, dan e sudah dijelaskan diatas. Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!! Kasus I di bagian TPP Rawat Inap Diketahui : Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.Inap 60. Bagaimanakah menghitung Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab: 1. Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut: Wawancara pasien butuh waktu=3 menit Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit Penjelasan Lembar informed consent=1 menit Entry data pasien=1,5 menit

14 Pengambilan berkas RM=1 menit Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0,5 menit SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana di soal diatas adalah 60. Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10 Jam Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah : (a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5,3)= 2,3 dibulatkan menjadi= 2 orang Kasus II di bagian Assembling Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas. Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya? Jawab: Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0,25 menit Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit Cek Kelengkapan RM=2 menit Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0,5 menit Total perkejaan satu berkas=6,75 menit Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6,75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6,75 jam Dihitung dengan rumus menjadi (a x h) / (b x e) =(365 x 6,75)/ (303 x 5,3)= 1,5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan RS anda