Pengelolaan Arsip Elektronik. Berbasis Teknologi Informasi & Komunikasi Tasdik Eko Pramono S.Kom., M.T., CHFI.

Transkripsi

1 Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi Informasi & Komunikasi Tasdik Eko Pramono S.Kom., M.T., CHFI.

2 Awareness

3 Watch The Video

4 Video Tag Organization Cloud Computing Process Content machine Company RM Application Social media apps Gov t Agency Audit Keep tracking Easy Digital Signature Business Communication Online Timestamps Law 7d / 24h Redundant Standards Automatic Backup Regulations Access Data Compliance Manage Security Requirement Portal Protection Public One Place Services Technology Online System

5

6 t1 IT & Kearsipan Digital Forensics Computer Science EIS SIKD Arsip Arsip Elektronik Arsip Berbasi s TIK Tata Kelola Archival Science Teknologi Kearsipan Sistem Informasi Kearsipan SIKN SIKS Digitalisas i Arsip TIK Strategi Kebijakan Implementasi

7 Slide 6 t1 tasventura, 9/3/2014

8 SI Sistem Informasi Sebuah himpunan komponen komponen yang saling berkaitan yang mengumpulkan, mengeluarkan, memproses, menyimpan, mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan dalam organisasi (Kenneth C. Laudon et al, 2007).

9 K Kearsipan UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

10

11

12 SIKD Sistem Pengolahan Arsip berbasis Teknologi Informasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Web based application dan bersifat multi user.

13 D Dinamis arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

14 SIKD

15 Metode Implementasi Use Customize ERMS Model

16

17 Prasyarat Instrumen untuk Implementasi Aplikasi SIKD Pedoman Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Jadwal Retensi Arsip Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip

18 UNIT PENGOLAH Penyimpanan Arsip Konvensional Caraka / Pos (masuk) Digitalisasi komunikasi kedinasan elektronik Kontrol Operasi Registrasi Aplikasi SIKD PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA Penyimpanan Arsip Elektronik Caraka / Pos (keluar) UNIT PENGOLAH

19

20 Pengaturan Unit Kerja dan Pengguna Pengaturan Klasifikasi Arsip Pengaturan Berkas Penetapan Jadwal Retensi Arsip Registrasi Arsip (Kertas dan Elektronik) Penggunaan Melihat Metadata, Kopi Digital dan Jejak Arsip Pemberkasan Melakukan Disposisi Melakukan Kirim Arsip Pencarian Arsip dsb. Informasi Penyusutan Arsip

21 IT Kearsipan Administrator Sistem (System Administrator) Unit TI Instansi Administrator Pengguna (User Administrator) (administrator Pusat) Unit Kearsipan Instansi Admin Unit (Dept. Admin) (administrator Unit & Satuan Kerja) Pimpinan Unit Kerja Tata Usaha Unit Kerja Pengguna Biasa (End Users) Pejabat / Staf tanpa hak Administrator Organisasi

22 Administrator Administrator Sistem (System Administrator) Memelihara Sistem Mengatur account pengguna baru Mem-backup data secara rutin Helpdesk sistem aplikasi Administrator Pengguna (User Administrator) Admin Pusat Pengaturan struktur organisasi dan pengguna Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip Pengaturan berkas Kontrol untuk penggunaan arsip aktif (file tracker) Meregistrasi arsip untuk pengguna lain Mengelola penyusutan arsip Pembuat Laporan Helpdesk penggunaan aplikasi

23 Pengguna Admin Unit (Dept. Admin) & Admin Satuan Kerja Pengaturan Berkas di Unitnya beserta Unit di bawahnya. Pengguna Umum (End Users) Menindaklanjuti arsip yang diregistrasi dari Administrator Pengguna maupun Atasan yang bersangkutan. Meregistrasi arsip yang dibuat sendiri Meregistrasi arsip yang diterima dari pengguna lain Menggunakan Melihat Metadata, File Digital dan Jejak Arsip Pemberkasan Melakukan Disposisi Melakukan Kirim Arsip Pembuatan Versi Arsip Pencarian Arsip dsb. Mengirim arsip untuk pengguna lain

24

25

26

27

28 Analogi Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Jadwal Retensi Arsip Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip

29

30

31

32

33 Output

34 Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS)

35 34 Tidak mengandung komponen sistem yang berlisensi; Dapat digunakan untuk mengelola arsip arsip statis dalam format elektronik maupun non-elektronik termasuk metadatanya; Dapat dijalankan pada platform sistem operasi server berbasis Windows; Dapat diakses melalui jaringan dengan menggunakan teknologi berbasis web dan dapat dijalankan secara optimal menggunakan browser Internet Explorer versi 7.

36 Antarmuka back-office Pengolahan Antarmuka front-office 35 Penyimpanan Layanan Publik Preservasi Restorasi Reproduksi

37 36 Antarmuka Pengelolaan Arsip Statis (backoffice) Pengolahan Penyimpanan Preservasi Restorasi Reproduksi Antarmuka Layanan Publik (frontoffice) Pendaftaran pengguna Pencarian informasi arsip statis Pemesanan arsip Galeri Arsip Pameran Virtual

38 37 PERANGKAT KERAS Komputer server Switch hub Komputer klien Perlengkapan jaringan Printer UPS (Uninterrupted Scanner Power Supply) PC Client (pengolahan) Scanner UPS Server PC Client (penyimpanan/ preservasi) Switch hub Printer PC Client (layanan akses)

39 Spesifikasi Teknis Perangkat Keras SERVER Item Spesifikasi Prosessor Dual Processor Xeon 2.4 GHz cache L2/L3 8MB Memory RAM 1 GB Ruang Hard Disk 2 GHz Resolusi Layar 1024 x Spesifikasi Teknis Perangkat Lunak SERVER Item Spesifikasi Sistem Operasi MS Windows Server 2003 / 2008 Database My SQL 5.1 (dengan.net Connector) Program Pendukung.Net Framework 3.5 Acrobat Reader 9.3 MS Office 2007 Web Service IIS 6 keatas

40 Spesifikasi Teknis Perangkat Keras KLIEN Item Spesifikasi Prosessor Intel Pentium Dual Core 2.0 GHz/ Core 2 Duo Memory RAM 1 GHz Ruang Hard Disk 1GHz MB Resolusi Layar 1024 x Spesifikasi Teknis Perangkat Lunak KLIEN Item Sistem Operasi Database Spesifikasi Microsoft Windows XP/Vista/7 My SQL 5.1 (dengan.net Connector) Program Pendukung.Net Framework 3.5 Acrobat Reader 9.3 MS Office 2007 Internet Explorer 7 atau IE 8 Web Service IIS 6/7

41 Sebelum aplikasi dipergunakan perlu dilakukan pengaturan awal dalam aplikasi SIKS. Beberapa menu yang terdapat di dalam pengaturan awal ini adalah : Menu untuk pengaturan Pengguna Berfungsi untuk melakukan penambahan dan perubahan pengguna, Kata Sandi secara standar diberikan sesuai dengan nama pengguna, untuk selanjutnya dapat dirubah oleh pengguna itu sendiri. Menu untuk pengaturan Jabatan Berfungsi untuk membuat jabatan baru atau perubahan detail dari jabatan, misalnya: Petugas Depo, Petugas Restorasi, dan lain-lain. Menu untuk perubahan Sandi Berfungsi untuk mengatasi masalah jika terdapat pengguna yang lupa password. Menu untuk pengisian Identitas Lembaga Berfungsi untuk mengisi informasi identitas lembaga pengelola baru atau mengubah informasi yang telah ada. 40

42 Fungsi untuk melakukan pengolahan (pendenskripsian) arsip statis termasuk upload kopi digital arsip (jika tersedia) hingga terbentuk inventaris arsip mengenai khasanah arsip statis tertentu. 41

43 42 Membuat Rancangan Inventaris Membuat Level deskripsi level fond, sub fond, seri, sub seri, berkas, item hingga input kopi digital. Menyusun deskripsi arsip statis untuk tiap tingkat deskripsi Melihat Daftar Rancangan Inventaris Mengedit Rancangan Inventaris Menetapkan Rancangan Inventaris menjadi Inventaris

44 Struktur Penataan Arsip berdasarkan ISAD (G) 43 FOND SUB-FOND SERI SERI SERI SUB-SERI SUB-SERI BERKAS BERKAS BERKAS BERKAS ITEM ITEM

45 Elemen Data Arsip Statis berdasarkan ISAD(G) Bagian Identitas Kode Penataan Arsip Kode Referensi Judul Tanggal Pembuatan Tingkat Penataan Jumlah Fisik 44 Bagian Konteks Pencipta Konteks Administrasi Riwayat Kearsipan Riwayat Akuisisi

46 Elemen Data Arsip Statis Bagian Isi dan Struktur Isi Informasi Jadwal Retensi Arsip Penambahan Arsip Sistem Penataan Arsip 45 Bagian Pengaturan Akses dan Penggunaan Pengaturan Akses Pengaturan Reproduksi Bahasa dan Tulisan Karakteristik Fisik dan Ketentuan Teknis Sarana Temu Balik

47 Elemen Data Arsip Statis Bagian Bahan-bahan yang Terkait Keberadaan Arsip Asli Keberadaan Kopi Arsip Keberadaan Arsip Terkait Publikasi Terkait 46 Keterangan Keterangan Kontrol Deskripsi Pelaksanaan Deskripsi Aturan Deskripsi Tanggal Pendeskripsian

48 47 Berfungsi untuk menyimpan informasi yang berkaitan dengan penyimpanan fisik arsip statis di ruang penyimpanan (depo). Terdiri dari menu: Pengaturan Penyimpanan Menu untuk mengatur informasi mengenai tempat penyimpanan fisik arsip, terdiri dari: Satuan Penyimpanan, Profil Ruangan, Kantor Arsip, Tipe Ruangan Penyimpanan, Ruangan Penyimpanan. Penempatan Arsip Menu untuk mengatur penyimpanan fisik arsip statis mulai lokasi gedung hingga kontainer arsip. Pencarian Lokasi Arsip Menu untuk melakukan pencarian lokasi penyimpanan arsip Status Penggunaan Berfungsi untuk melakukan pencarian berkaitan dengan status arsip (dalam perawatan, hilang, dipinjam)

49 48 Menu untuk melihat status penggunaan Menu untuk melakukan pencarian lokasi simpan arsip Menu untuk penempatan arsip secara virtual di tempat penyimpanan Menu untuk pengaturan informasi penyimpanan

50 49 Terdiri dari beberapa menu yang berfungsi untuk: Melakukan Pemeriksaan Fisik merencanakan pemeriksaan fisik melakukan penilaian fisik menampilkan data hasil pemeriksaan fisik arsip Mengajukan Permohonan Restorasi menyiapkan data permohonan restorasi arsip hasil pemeriksaan fisik menampilkan data arsip statis yang diajukan untuk direstorasi Mengajukan Permohonan Reproduksi menyiapkan data permohonan reproduksi arsip hasil pemeriksaan fisik menampilkan data arsip statis yang diajukan untuk direproduksi

51 50 Pengelolaan Data Arsip yang Diajukan untuk Direstorasi menetapkan persetujuan arsip untuk direstorasi merencanakan urutan arsip yang akan direstorasi merekomendasi arsip yang tidak perlu direstorasi merekomendasikan arsip untuk perlu direproduksi Pengelolaan Data Arsip yang Diajukan untuk Direproduksi menetapkan persetujuan arsip untuk direproduksi merencanakan urutan arsip yang akan direproduksi

52 51 Terdiri dari beberapa menu yang berfungsi untuk: Memberikan Layanan Publik melihat galeri arsip melihat pameran virtual mencari informasi statis yang disimpan di lembaga kearsipan yang bersangkutan memesan arsip untuk dipinjam (dibaca) Memproses Pemesanan Arsip oleh Pengguna menindaklanjuti proses pemesanan arsip oleh pengguna membantu pemesanan arsip secara manual meregistrasi pengguna terdaftar memproses pemesanan arsip ke bagian penyimpanan arsip statis

53 52 1 Arsiparis Pengolahan Arsip Petugas Transit 2 Penyimpanan Petugas Depo 6 5 Petugas Ruang Baca Pencarian/ Pemesanan manual 4 3 Petugas preservasi (Restorasi/Reproduksi) Petugas Depo Pengguna di Ruang Baca

54 53 SERVER PENGOLAHAN PENGGUNA PENYIMPANAN PETUGAS RUANG BACA PRESERVASI PETUGAS DEPO ARSIP

55 Sekian dan Terima Kasih