BAB II URAIAN TEORITIS. penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem pendelegasian wewenang

Transkripsi

1 BAB II URAIAN TEORITIS A. PENELITIAN TERDAHULU Arief (2007) melakukan penelitian yang berjudul Pengaruh Sistem Pendelegasian Wewenang Terhadap Prestasi Kerja Karyawan Pada PT. Satuan Harapan (Samudra Indonesia Group) Belawan. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem pendelegasian wewenang yang dilaksanakan perusahaan berpengaruh dalam meningkatkan prestasi kerja karyawan PT. Satuan Harapan (Samudra Indonesia Group). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem pendelegasian wewenang mempunyai pengaruh yang positif dan signifikan terhadap prestasi kerja karyawan pada PT. Satuan Harapan (Samudra Indonesia Gruop) Belawan. Prestasi kerja karyawan dipengaruhi oleh sistem pendelegasian wewenang sebesar 66,5 % sedangkan sisanya 33,5 % dipengaruhi oleh faktor lain. Prianatama (2009) melakukan penelitian yang berjudul Pengaruh Koordinasi Terhadap Peningkatan Efektivitas Kerja Karyawan Pada PTPN IV (Persero) Medan. Tujuan yang ingin dicapai adalah untuk mengetahui dan menganalisis pengaruh koordinasi terhadap peningkatan efektivitas kerja karyawan PTPN IV Medan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa koordinasi mempunyai pengaruh signifikan terhadap efektivitas kerja karyawan, di mana salah satu variabelnya adalah pendelegasian wewenang. Koordinasi mampu

2 menjelaskan variabel terikat yaitu efektivitas kerja sebesar 51,9 % dan sisanya 48,1 % dijelaskan oleh faktor lain di luar penelitian. B. PENGERTIAN DAN PRINSIP PENDELEGASIAN WEWENANG 1. Pengertian Pendelegasian Wewenang Organisasi besar maupun kecil, swasta maupun pemerintahan, tidak mungkin dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya sistem wewenang. Mengenai pengertian wewenang itu sendiri banyak sekali pendapat para ahli manajemen yang saling berbeda, namun pengertiannya secara garis besar tetap sama. Menurut Handoko (2003 : 212) wewenang adalah hak untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Daft ( 2002 : 397 ) Wewenang (authority) adalah hak formal dan legitimasi dari seorang manajer untuk membuat keputusan, mengeluarkan perintah, dan mengalokasikan sumber daya untuk mencapai hasil yang diinginkan organisasi. Pendelegasian wewenang diperlukan untuk memperlancar kegiatan manajemen perusahaan. Delegasi (delegation) merupakan proses bagi para manajer untuk mentransfer wewenang dan tanggung jawab kepada bawahanbawahannya dalam hirarki organisasi (Daft, 2002 : 397). Menurut Hasibuan (2001 : 72) pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator (pemberi wewenang) kepada delegate (penerima wewenang) untuk dikerjakannya atas nama delegator. Handoko (2003 : 224) menyatakan delegasi wewenang adalah

3 proses di mana para manajer mengalokasikan wewenang kebawah kepada orangorang yang melapor kepadanya. Terdapat dua pandangan mengenai sumber wewenang (Handoko, 2003 : 212) yaitu : a. Pandangan Klasik atau Teori Formal Pandangan wewenang formal menyebutkan bahwa wewenang adalah dianugerahkan, wewenang ada karena seseorang diberi atau dilimpahi atau diwarisi hal tersebut. Pandangan ini menganggap bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan kemudian hukum dari tingkat ke tingkat. Jadi, pandangan ini menelusuri sumber tertinggi dari wewenang keatas sampai sumber terakhir, di mana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham. b. Teori Penerimaan Teori penerimaan berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang ada dalam yang dipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer). Jadi wewenang itu ada atau tidak tergantung pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak. Persyaratan agar seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan. Persyaratan tersebut sebagaimana dikemukakan oleh Barnard dalam Handoko (2003 : 213)terdiri dari empat hal, yaitu :

4 1. Bawahan dapat memahami apa yang diinginkan atau dikomunikasikan oleh pimpinan atau atasan. 2. Bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan oleh atasannya, dia meyakini bahwa apa yang diperintahkan konsisten atau tidak bertentangan dengan rencana pencapaian tujuan organisasi. 3. Bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan oleh atasannya, dia meyakini bahwa apa yang diperintahkan konsisten mendukung nilai, misi, maupun motif pribadi atau kelompoknya. 4. Bawahan mampu secara mental maupun fisik menjalankan apa yang diperintahkan. 2. Prinsip Pendelegasian Wewenang Stoner dalam Handoko (2003 : 225) memberikan prinsip klasik mengenai dasar agar pelimpahan wewenang efektif, yaitu : a. Prinsip Skalar (Skalar Principle) Prinsip Skalar merujuk kepada pedoman bahwa dalam sebuah proses pendelegasian wewenang harus ada garis wewenang yang jelas dari hierarki yang tertinggi hingga hierarki yang terendah. Garis wewenang yang jelas akan memberikan kemudahan mengenai kepada siapa delegasi harus diberikan, siapa yang akan memberikan delegasi, dan kepada siapa pertanggungjawaban harus dilakukan. Garis wewenang ini juga dimaksudkan agar :

5 1. Kesenjangan (gap) yaitu tugas-tugas tidak ada penanggungjawabnya. 2. Tumpang-tindih (overlaps) yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang individu. 3. Perintah berganda (split of command) di mana tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu satuan organisasi. Bila hal-hal ini terjadi akan menimbulkan kebalauan wewenang dan akuntabilitas. b. Prinsip Kesatuan Perintah (unity of command) Prinsip kesatuan perintah menyatakan bahwa setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melaporkan kepada seorang atasan. Pelaporan kepada lebih dari satu atasan membuat individu mengalami kesulitan untuk mengetahui kepada siapa pertanggungjawaban diberikan dan instruksi mana yang harus diikuti. Disamping itu, bawahan dapat menghindari tanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alassan banyaknya tugas dari atasan lain. c. Tanggung jawab, Wewenang, dan Akuntabilitas Prinsip ini menyatakan bahwa : 1. Organisasi dapat menggunakan sumber daya-sumber dayanya dengan lebih efisien, tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ke tingkatan organisasi yang pali bawah di mana ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

6 2. Konsekuensi wajar peranan tersebut adalah bahwa setiap individu dalam organisasi untuk melaksanakan tugas yang dilimpahkan kepadanya dengan efektif, dia harus diberi wewenang secukupnya. 3. Bagian penting dari delegasi tanggung jawab dan wewenang adalah akuntabilitas penerimaan tanggung jawab dan wewenang berarti individu juga setuju untuk menerima tuntutan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. Bagi manajer, selain harus mempertanggungjawabkan tugas-tugasnya sendiri, juga harus mempertanggungjawabkan pelasanaan tugas bawahannya. C. MANFAAT DAN KENDALA PENDELEGASIAN WEWENANG 1. Manfaat Pendelegasian Wewenang Manfaat dari pendelegasian atau pelimpahan wewenang (Sule dan Saefullah, 2005 : 180), antara lain : a. Pendelegasian wewenang memungkinkan sub bagian atau bawahan mempelajari suatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru tersebut. b. Pendelegasian wewenang mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal. Adanya pendelegasian wewenang kepada bawahan, misalnya dalam hal di mana bawahan mengetahui keadaanya, maka akan mendorong hasil yang lebih baik. Karena dilimpahkan kepada orang yang mengetahui keadaan sebenarnya di lapangan.

7 c. Penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat sekiranya pendelegasian wewenang tersebut berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab. 2. Kendala Dalam Pendelegasian Wewenang Sekalipun pendelegasian wewenang memiliki sisi manfaat, namun juga tidak terlepas dari kendala dalam pelaksanaannya (Sule dan Saefullah, 2005 : 180) seperti : a. Staf yang tidak memiliki kemampuan atau kapabilitas untuk menerima dan menjalankan sesuatu yang didelegasikan kepadanya justru akan menghambat pencapaian tujuan ke arah yang lebih baik. b. Pendelegasian wewenang akan berdampak pada kurang bertanggung jawabnya atasan terhadap apa yang semestinya dilakukan. c. Pendelegasian wewenang sering kali dilakukan bukan sebagai proses pembelajaran dan pemberian kepercayaan dari atasan kepada bawahan, akan tetapi lebih sebagai pelarian tanggung jaawab atasan kepada bawahan.

8 D. KUNCI POKOK DAN TINDAKAN AGAR PENDELEGASIAN WEWENANG EFEKTIF 1. Kunci Pokok agar Pendelegasian Wewenang Efektif Menurut Sule dan Saefullah (2005 : 181) agar pendelegasian wewenang dapat berjalan secara efektif, maka ada tiga kunci pokok yang perlu diperhatikan, yaitu : a. Kepercayaan manajer terhadap bawahan dalam mendelegasikan wewenang perlu diiringi dengan pemberian kebebasan kepada bawahan untuk menjalankan kewenangannya manurut caranya sendiri. Hal ini disebabkan bahwa setiap orang memiliki cara yang berbeda dalam melakukan sesuatu. b. Komunikasi yang terbuka antara manajer dengan bawahan. Keterbukaan dalam komunikasi selain akan memberikan kejelasan akan keinginan kedua belah pihak, juga akan meminimalkan persepsi-persepsi yang keliru akan berbagai hal yang terkain dengan pekerjaan. c. Kemampuan manajer dalam memahami tujuan organisasi, tuntutan dari setiap pekrjaan, dan kemampuan bawahan. Tanpa memahami dengan baik mengenai ketiga hal ini, bias jadi manajer salah dalam melakukan pendelegasian wewenang.

9 2. Tindakan agar Pendelegasian Wewenang Efektif Delegasi menjadi efektif maka ada beberapa hal yang dapat dilakukan (Manullang, 2006 : 114) seperti : a. Unsur delegasi harus lengkap dan jelas Seorang manajer yang mendelegasikan harus memperhatikan ketiga unsur delegasi dan memberi penjelasan akan masing-masing unsur tersebut. Jadi, harus diperinci apa yang menjadi tugas, demikian pula apa yang menjadi hak atau wewenang serta apa yang diharapkan untuk dihasilkannya bila ia mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tersebut dan memakai wewenang yang ada padanya. b. Manajer harus mendelegasikan kepada orang yang tepat Tepat tidaknya seseorang untuk menerima delegasi dapat diketahui bila ia sudah memenuhi kualifikasi fisik dan psikis sebagai dibutuhkan oleh jabatannya. Bila sudah terdapat orang yang tepat, maka seorang manajer harus bersedia mendeleger kepadanya, bahkan walaupun bawahan akan mengalamai kegagalan dalam mencapai hasil-hasil yang diharapkan darinya. Dengan kata lain, manajer harus memberikan kesempatan kepada bawahan. c. Manajer yang mendelegasikan harus memberikan peralatan yang cukup dan mengusahakan keadaan sekitar yang efisien Untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik, seseorang perlu mempunyai peralatan yang cukup dan keadaan sekitar yang tempat di

10 mana ia melaksanakan tugasnya mempengaruhi berhasil tidaknya dalam melaksanakan tugas tersebut. d. Manajer yang mendeleger harus memberikan insentif Agar seseorang mau melaksanakan tugas sebaik-baiknya, maka harus diberi insentif. Hal itu dapat bersifat material atau non material. Inisiatif mana yang harus diberikan agar seorang bawahan melaksanakan tugas sebaik-baiknya merupakan kewajiban manajer untuk menyelidinya. E. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI WEWENANG DALAM PERUSAHAAN Faktor dan sistem yang dapat menentukan efektivitas suatu organisasi, antara lain adalah sistem sentralisasi dan desentralisasi wewenang dalam organisasi. Menurut Handoko (2003 : 229) sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi, sedangkan desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan wewenang pembuatan keputusan kepada tingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah. Berdasarkan defenisi dapat dilihat konsep sentralisasi dan desentralisasi. Konsep sentralisasi berhubungan dengan derajat di mana wewenang dipusatkan, sedangkan desentralisasi adalah konsep yang lebih luas dan berhubungan dengan seberapa jauh manajemen puncak mendelegasikan wewenang ke bawah, ke divisidivisi, cabang atau unit-unit organisasi ditingkat yang lebih rendah.

11 Sentralisasi dan desentralisasi wewenang secara mutlak pada prakteknya jarang sekali dijumpai. Karena jika wewenang tersebut adalah sentralisasi secara mutlak berarti tidak ada pimpinan tingkat bawah. Adanya pemberian wewenang ke bawah merupakan salah satu ciri dari suatu organisasi. Sebaliknya, tidak mungkin pula dijumpai desentralisasi wewenang yang mutlak. Karena jika pimpinan memberikan seluruh wewenangnya kepada bawahan maka statusnya sebagai pimpinan dan kedudukannya dalam struktur organisasi tidak ada. Desentralisasi mempunyai nilai hanya bila dapat membantu organisasi mencapai tujuan dengan efisien (Handoko, 2003 : 229). Beberapa faktor yang mempengaruhinya, antara lain : 1. Filsafat Manajemen Banyak manajemen yang masih sangat otoratik dan menginginkan pengawasan ketat. Hal ini akan mempengaruhi kesediaanya untuk mendelegasikan wewenang. Sehingga dalam organisasi yang seperti ini cendrung digunakan sistem desentralisasi. 2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi Suatu organisasi yang tumbuh dan berkembang melalui sistem desentralisasi menyatakan bahwa tidak akan efisien bila semua wewenang berada pada suatu atau beberapa manajer puncak saja. Terlebih lagi jika pertumbuhannya semakin cepat yang mengakibatkan semakin kompleksnya kegiatan dalam organisasi, sehingga pendelegasian wewenang sangat dibutuhkan.

12 3. Strategi dan lingkungan organisasi Strategi yang dipakai dalam suatu organisasi akan mempengaruhi tipe pasar, teknologi yang digunakan, dan persaingan yang dihadapi. Oleh karena itu, perlu dipertimbangkan dengan matang apakah wewenang itu sebaiknya disentralisasi atau didesentralisasi. 4. Penyebaran geografis organisasi Umumnya semakin menyebar unit-unit organisasi secara geografis, maka organisasi akan cendrung melakukan desentralisasi wewenang. Karena pembuatan rencana ataupun keputusan akan lebih sesuai dengan kondisi lokal masing-masing. 5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif Organisasi yang kekurangan peralatan efektif untuk melaksanakan pengawasan pada unnit-unit di tingkat bawah akan cendrung melakukan sentralisasi, karena manajemen tidak dapat dengan mudah memonitor pelaksanaan kerja bawahannya. 6. Kualitas manajer Faktor ini merupakan yang penting karena jika organisasi melakukan desentralisasi maka akan diperlukan lebih banyak manajer yang berkualitas agar dapat menerima pelimpahan wewenang dari atasan. 7. Keanekaragaman produk dan jasa Semakin beragam produk dan jasa yang ditawarkan oleh suatu organisasi, semakin besar kecendrungan untuk melakukan desentralisasi. Sebaliknya,

13 semakin tidak beragam produk atau jasa yang ditawarkan maka organisasi lebih cendrung untuk melakukan sentralisasi. 8. Karakteristik organisasi lainnya Karakteristik organisasi yang lain seperti biaya dan resiko yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, kemampuan manajer tingkat bawah, dan sebagainya juga perlu diperhatikan untuk menentukan penggunaan sentralisasi atau desentralisasi wewenang. Berdasarkan uraian ini dapat dinyatakan bahwa konsep sentralisasi dan desentralisasi erat dengan wewenang pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Sejauh mana wewenang pengambilan keputusan disentralisasi atau didesentralisasi bergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi organisasi dalam mencapai tujuan. F. EFEKTIVITAS KERJA Organisasi mempunyai tujuan baik organisasi besar maupun kecil. Kendati tujuan organisasi yang satu dengan yang lain berbeda. Oleh sebab itu, dalam dunia penelitian hal ini menimbulkan banyak kriteria dalam mencapai tujuan organisasi tersebut. Untuk memberikan gambaran lebih luas tentang pengertian efektivitas kerja berikut ini ada beberapa pengertian dari para ahli : a. Tika (2006 : 129) berpendapat bahwa efektivitas kerja adalah suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan manajemen.

14 b. Yuli (2005 : 67) menyatakan bahwa efektivitas menunjukkan kemampuan suatu perusahaan dalam mencapai sasaran-sasaran (hasil akhir) yang telah ditetapkan secara tepat. c. Siswanto (2006 : 55) menyatakan bahwa efektivitas berarti menjalankan pekerjaan yang benar. Efektivitas berarti kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat. Berdasarkan defenisi yang dikemukakan para ahli dalam uraian terdahulu dapat disimpulkan bahwa efektivitas adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan baik dan benar, sehingga pencapaian tujuan perusahaan berjalan sesuai yang direncanakan. Indikator dari efektivitas kerja (Hasibuan, 2003 : 105) yaitu : 1. Kualitas Kerja Kualitas kerja adalah ketelitian, kerapian, dan keterkaitan hasil kerja yang dilakukan dengan baik agar dapat menghindari kesalahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. 2. Kuantitas Kerja Kuantitas kerja adalah volume kerja yang dihasilkan di bawah kondisi normal. Kuantitas juga menunjukkan banyaknya jenis pekerjaan yang dilakukan dalam satu waktu sehingga efektivitas dapat terlaksana sesuai dengan tujuan perusahaan. 3. Pemanfaatan Waktu Pemanfaatan waktu adalah pengggunaan masa kerja yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan agar pekerjaan selesai tepat pada waktu yang ditetapkan.

15 Kedisiplinan adalah kesadaran dan kesediaan seseorang manaati semua peraturan perusahaan dan norma-norma sosial yang berlaku (Hasibuan, 2003 : 193). Setiap karyawan diharapkan mampu untuk mematuhi segala aturan yang ada. Selain itu, karyawan juga harus dapat menggunakan waktu seefisien mungkin, terutama dengan cara datang tepat waktu ke kantor dan berusaha untuk menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya. Sehingga efektivitas kerja dapat tercapai. Menurut Hasibuan (2001 : 70) tanggung jawab kerja adalah keharusan untuk melakukan semua kewajiban atau tugas-tugas yang dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang yang diterima atau dimilikinya. Karena adanya tanggung jawab maka karyawan dituntut untuk mampu bekerja dengan sebaik-baiknya. Upaya dalam meningkatkan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan pembinaan karyawan serta jaminan keamanan selama bekerja maupun sesudahnya, dan yang paling penting adalah terjadinya komunikasi dalam pendelegasian wewenang dari atasan ke bawahan. Peningkatan kualitas sumber daya manusia tentunya sangat diperlukan guna mewujudkan hasil yang diharapkan oleh setiap perusahaan. Setiap karyawan sudah sepatutnya diarahkan untuk lebih meningkatkan efektivitas kerja mereka melalui berbagai tahapan usaha secara maksimal. Sehingga pemanfaatan sumber daya manusia akan lebih berpotensi dan akan lebih mendukung keberhasilan perusahaan.