INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA UNIVERSITAS MURIA KUDUS

Transkripsi

1 UNIVERSITAS MURIA KUDUS IK PBP UMK PERPUS - TEK 2 7 Revisi : - Tanggal : Dikaji ulang oleh : Ka. UPT Peran Dikendalikan oleh : Badan Penjaminan Mutu Disetujui oleh : Universitas Muria Kudus, 2015 All Right Reserved Universitas Muria Kudus Revisi ke Tanggal - Instruksi Kerja Pembelian Bahan Pustaka No. IK.PBP.UMK.PERPUS- TEK.2.7 Disetujui oleh:

2 Halaman 2 dari 5 No. PENGANTAR UPT Peran UMK menerapkan sistem penjaminan mutu yang dijelaskan dalam Manual Mutu BPM-UMK (MM) dan Manual Prosedur Penjaminan Mutu BPM-UMK. Manual mutu tersebut memuat kebijakan, mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik serta organisasi, tanggung jawab dan wewenang. Sedangkan dalam manual prosedur penjaminan mutu akademik ini ditunjukkan tata cara penerapan sistem penjaminan mutu akademik. Instruksi Kerja UPT Peran ini merupakan acuan bagi pelaksana UPT Peran dan pihak lain yang berkaitan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Instruksi Kerja UPT ini hendaknya dapat dijalankan dengan penuh tanggung jawab. Kudus, Kepala UPT Peran Noor Athiyah, S. S., M. Hum. NIS

3 Halaman 3 dari 5 1 TUJUAN : 1. Menjamin bahwa proses pembelian bahan berjalan dengan baik dan lancar 2. Menjamin kelengkapan dokumen bukti pembelian bahan 3. Menjamin terbelinya bahan sesuai kebutuhan yang telah diinventarisasi sebelumnya 2 RUANG LINGKUP : Tingkat Universitas 3 DEFINISI : Instruksi Kerja Pembelian kebutuhan Bahan Pustaka merupakan instruksi kerja untuk kegiatan pembelian bahan oleh Panitia Bahan Pustaka 4 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG : 1. Tanggung jawab pelaksanaan pembelian bahan ada pada Panitia Bahan Pustaka 2. Seksi Pembelian pada Panitia Bahan Pustaka bertanggung jawab melaksanakan kegiatan teknis pembelian bahan 5 REFERENSI : 1. Manual Prosedur Bahan Pustaka (MP. PBP. UMK. PERPUS TEK. 2.1 Revisi 1 2. OTK Universitas Muriak Kudus 6 SUB PROSEDUR : 7 LAMPIRAN : 1. Daftar Permintaan Penawaran

4 Halaman 4 dari 5 Mulai Susun & kirim permintaan penawaran Barang tersedia? DIAGRAM ALIR AKTIVITAS PIC 1. Daftar inventarisasi sudah siap, pembelian siap dimulai 2. Berdasarkan hasil inventarisasi kebutuhan bahan, Panitia menyusun permintaan penawaran dan mengirimkannya pada supplier. Kirim daftar bahan yang tidak tersedia 3. Apakah supplier memiliki buku yang diminta? Jika iya, maka lanjut ke poin 4. Jika tidak, maka panitia menyusun daftar bahan yang tidak ada, dan mengajukannya pada supplier lain. Harga Terima invoice Invoice Ajukan pada supplier lain Ajukan revisi 4. Apakah harga Jika iya, maka lanjut ke poin berikutnya, Jika tidak, maka panitia mengajukan ke supplier lain dan kembali ke poin Panitia menerima invoice penawaran 6. Apakah invoice sudah Jika belum, maka panitia mengajukan revisi kemudian kembali ke poin 5. Jika sudah, lanjut ke poin 7. Terima bahan 7. Panitia menerima bahan Cek faktur pengiriman dan fisik bahan Faktur Proses revisi 8. Panitia mengecek faktur pengiriman & fisik bahan. Apakah faktur Jika belum, maka panitia mengajukan revisi lalu kembali ke poin 7. Jika sudah, maka lanjut ke poin 9 Cek fisik bahan Fisik tidak cacat? Tukar baru 9. Panitia mengecek fisik bahan yang diterima. Apakah fisik ada yang cacat, jika iya, maka panitia mengajukan tukar baru dan kembali ke poin 7. Jika tidak ada, maka lanjut ke poin 10. Bayar bahan 10. Panitia membayar bahan Cek tanda terima pembayaran Tanda terima Tanda tangan & stempel surat jalan, faktur, dan kwitansi Selesai Proses revisi 11. Panitia mengecek tanda terima pembayaran 12. Apakah tanda terima Jika tidak, maka panitia mengajukan revisi. Jika sudah, maka lanjut ke poin Panitia menandatangani dan menstempel surat jalan, faktur, dan tanda terima pembayaran. 14. Proses pembelian selesai

5 Halaman 5 dari 5 Lampiran 1. Daftar Permintaan Penawaran Daftar Permintaan Penawaran adalah daftar kebutuhan bahan yang diinformasikan kepada supplier. Daftar ini dilampirkan pada surat permohonan penawaran yang ditujukan pada supplier. Format minimal daftar permintaan penawaran sebagai berikut. PERMOHONAN PENAWARAN DAFTAR BAHAN PUSTAKA No Judul Buku Pengarang Tahun Terbit Penerbit Kudus, Panitia Bahan Pustaka..