PENGAMBILAN KEPUTUSAN SECARA BERKELOMPOK

Transkripsi

1 PENGAMBILAN KEPUTUSAN SECARA BERKELOMPOK MODUL 5 Bagian ini membahas tentang beberapa teknik pengambilan keputusan secara berkelompok yang dilakukan dalam organisasi. Teknik yang disajikan merupakan teknik pengambilan keputusan kualitatif yang jarang, dan bukan tidak, menggunakan pendekatan matematis-statistik dalam penentuan satu alternatif solusi. Sebelum membahas mengenai teknik-teknik tersebut, landasan konsep pengambilan keputusan secara berkelompok dan bahaya yang dapat muncul dari pengambilan keputusan secara berkelompok disampaikan terlebih dahulu. Tujuannya adalah memberikan gambaran kebaikan dan keburukan dari model pengambilan keputusan ini. A. Group-Aided-Decision-Making Pengambilan keputusan secara berkelompok (group-aided decision making) pada hakekatnya tidak jauh berbeda dengan pengambilan keputusan yang dilakukan individu. Hal ini dikarenakan hakekat dari keputusan adalah jelas, yaitu: penentuan satu langkah strategis guna menghadapi ketidakpastian, untuk menyelesaikan masalah. Perbedaan utama antara keputusan individual dan kelompok dalam konteks organisasi terletak pada proses pengambilan 68

2 keputusan dan penentuan keputusan akhir. Beberapa pandangan mengatakan bahwa pengambilan keputusan secara berkelompok dianggap lebih baik dibandingkan pengambilan keputusan secara individual. Ketika para manajer bekerja dalam sebuah tim untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan, pilihan alternatif yang diajukan tidak akan memiliki bias subyektifitas. Hal ini dapat terjadi karen a pengajuan alternatif merupakan totalitas kombinasi dari kernampuan, kompetensi dan akumulasi dari seluruh pengetahuan yang dimiliki oleh setiap anggota tim. Totalitas dan akumulasi ini meningkatkan kemampuan mereka untuk menghasilkan alternatif yang memungkinkan. Pengambilan keputusan secara berkelompok juga mern permudah proses pengolahan informasi dan dapat setiap pengambil keputusan dapat sal ing mengoreksi kelakuan anggota lainnya. Selain itu, karena proses pengambilan keputusan dilakukan secara berkelompok, maka keputusan final dan implementasi atas keputusan akan lebih mudah didukung. Keputusan yang telah dibuat secara kolektif memiliki peluang lebih besar untuk disetujui untuk dilaksanakan, dan setiap orang akan berusaha untuk mewujudkan keputusan tersebut. Dengan kata lain, pengambilan keputusan secara berkelompok cenderung lebih mening-katkan peluang keberhasilan penerapan solusi terpilih. Artinya, keputusan yang diambil secara bersama telah menyiratkan adanya kesepakatan untuk saling bekerja sarna melaksanakan dan mewujudkan keputusan. Bagaimanapun juga, terdapat kelemahan dari pengambilan keputusan secara berkelompok. Pada umumnya, proses pengambilan keputusan secara berkelompok lebih memakan waktu, prosesnya lama dan panjang, dibandingkan proses pengambilan keputusan yang dilakukan individu. Bila dalam organisasi terdapat konflik antar kelompok dan manuver politik dalam organisasi yang dilakukan oleh setiap kelompok atas dorongan tingkat preferensi dan vested interest masing-masing kelompok, maka akan sulit untuk menyatukan setiap manajer guna menghasilkan kesepakatan atas satu alternatif, 69

3 pada satu keputusan akhir. Kelemahan dari pengambilan keputusan secara berkelompok terletak pada bias yang timbul sebagai akibat adanya keterikatan pada pemikiran kelompok, yang lebih dikenal sebagai groupthink. B. Bahaya Dari Groupthink Ketika para manajer terikat pada kelompok, maka mereka pada umumnya akan terikat pada pemikiran kelompok. Keterikatan ini sering kali menyebabkan bias pada pengambilan keputusan, karena manajer secara kolektif terikat pad a sebuah tindakan yang tidak didukung atau dibangun atas dasar kriteria yang benar dalam hal penentuan alternatif tindakan atau solusi. Pemikiran kelompok merupakan sebuah pola khas dari kegagalan dan bias pengambilan keputusan yang muncul dalam kelompok karena para anggotanya berusaha keras untuk meraih kesepakatan di antara mereka sendiri dengan mengabaikan nilai informasi yang akurat tentang penentuan alternatif solusi terbaik. Pada umumnya, perilaku dan tindakan yang ditunjukkan para anggota kelompok akan ditujukan untuk mendorong keberhasilan tujuan kelompok dan kesuksesan ketua kelompok. Ketua kelompok dalam organisasi merupakan orang-orang yang memegang posisi strategis tertentu. Semenjak seluruh tindakan dipusatkan untuk mendukung dua tujuan tersebut, maka para anggota kejompok terikat buta (blindly committed) terhadap satu tindakan tertentu tanpa menilai tindakan secara obyektif atas dasar kepentingan organisasi. Penilaian alternatif solusi dan tindakan dilakukan atas dasar emosi pada kelompok dan tidak lagi pada prinsip obyektifitas. Pemikiran kelompok juga menghasilkan bahaya lain, yaitu peluang munculnya kelompok kuat menekan kelompok lemah. Pada bag ian pertimbangan etika dalam pengambilan keputusan, tindakan untuk menekan pihak minoritas oleh mayoritas dalam organisasi merupakan salah satu penyebab timbulnya eskalasi keterikatan atas kegagalan berkelanjutan. Pemikiran kelompok yang kuat, tanpa diikuti oleh 70

4 pertimbangan etika yang baik, merupakan alat untuk melegitimasi kekuasaan, wewenang dan posisi seseorang dan kelompok dalam organisasi. Semenjak setiap kelompok memiliki minat dan preferensi yang berbeda-beda, maka tidak aneh bila muncul manuver politik untuk menyukseskan tujuan kelompok. Kasus meledaknya ChalJenger merupakan contoh dari kehadiran groupthink dalam pengambilan keputusan, dimana para manajer di NASA dan Morton Thiokol (tim suksesi penerbangan) meyakinkan setiap orang di organisasi bahwa segala sesuatu berjalan dengan baik dan tidak periu menunda keberangkatan pesawat. Sedang kenyataan menunjukkan bahwa terdapat sejum lah sinyal informasi yang menunjukkan bahwa pesawat menga]ami rnasalah dan sebaiknya ditunda keberangkatannya. Pemikiran kelompok berpeluang besar untuk mendorong kemunculan perilaku pengabaian atas sinyal kegagalan, dan berpeluang menghasilkan eskalasi keterikatan atas kegagalan berkelanjutan. C. Teknik-Teknik Pengambilan Keputusan Secara Berkelompok Kehadiran dari pemikiran kelompok ini memberikan pertanyaan tentang bagaimana cara untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan secara berkelompok, sehingga para manajer dapat membuat keputusan yang realistis dan didasarkan atas evaluasi menye)uruh atas seluruh proses pengambilan keputusan. Para ahli pengambijan keputusan telah mengembangkan tiga teknik pengambilan keputusan yang digunakan untuk mengurangi (sulit untuk menghijangkan) cacat-cacat di atas, yaitu: brainstorming technique, the nominal group technique dan Delphi technique. 1. Brainstorming Technique Teknik ini digunakan untuk membantu setiap kelompok menghasilkan beragam ide dan alternatif untuk menyelesaikan masalah. Teknik ini efektif dalam mernbantu mengurangi gangguan (noise) dan campur tangan (interference) dalam proses pengambilan keputusan yang dihasilkan oleh kritik atau reaksi 71

5 penilaian atas ide satu orang/satu kelompok oleh kelompok lain. Ketika melakukan teknik ini, setiap manajer dikumpulkan, dan masalah dikajiulang kembali. Setiap orang kemudian diminta untuk mengemukakan pandangan, ide atau alternatif solusi bagi penyelesaian masalah secara diam-diam/ tertulis. Pengajuan secara diam-diarn ini direkomendasikan untuk menutupi kelemahan praktik pencarian ide yang berlaku umum, rapat dan saling debat. Ide ini pada umumnya menghasilkan lebih banyak pandangan dan ide unik bagi penyelesaian sebuah masalah dibandingkan cara konvensional. Langkah selanjutnya adalah seluruh ide yang diajukan ditulis pada papan tulis, dan kemudian para manajer diajak untuk melakukan kritik dan evaluasi terhadap seluruh ide. Langkah..langkah dalam melakukan teknik ini adalah: a. Perwakilan kelompok menjelaskan dalam garis besar pandangan tentang masalah sebenarnya yang dihadapi menurut kelompok mereka. b. Kemudian perwakilan kelompok juga mengernukakan ide dan alternatif solusi yang memungkinkan untuk menyelesaikan masalah. c. Ketika setiap kelompok mengajukan pandangannya, kelompok lain atau anggota lain dilarang keras untuk melakukan kritik atau menilai alternatif sampai seluruh presentasi yang dilakukan kelompok telah selesai dilakukan. d. Setiap anggota kelompok didorong untuk bersikap "seradikal dan seliar" mungkin dalam mengajukan ide dan alternatif solusi. Pandangan inovatif merupakan keharusan yang membantu proses pengambilan keputusan. Lebih banyak ide yang muncul, akan lebih baik alternatif solusi terbangun. e. Lebih lanjut, setiap kelompok diminta untuk mengakumulasikan seluruh ide melalui teknik saling sumbang saran. Dalam hal ini, penilaian ide atas dasar kuantitatif 72

6 menjadi prioritas utama. f. Ketika seluruh ide dan alternatif telah selesai dipaparkan, maka setiap kelornpok diminta untuk melakukan debat yang sehat dan terarah, menilai pro dan kontra dari beberapa alternatif yang menarik, menetapkan daftar alternatif terbaik serta mereduksi alternatif menjadi beberapa alternatif yang memungkinkan. Teknik ini berlaku efektif dalam menghasilkan ide, namun tidak tepat untuk menentukan satu alternatif terbaik. Karena bagairnanapun juga, keputusan final akan berada pada pimpinan tertinggi dalam struktur organisasi. Kebaikan dari teknik ini adalah mereduksi keinginan terselubung dalam proses pengambilan keputusan. Semenjak setiap orang yang hadir memiliki suara yang sama untuk menghasilkan sejumlah ide alternatif solusi, maka alternatif terbaik yang akan dipilih dapat dikatakan sebagai alternatif yang bebas bias, dan setiap orang memiliki kewajiban untuk mewujudkan altematifterpilih. 2. The Nominal Group Technique Teknik ini membantu kelompok dalam menghasilkan sejumlah ide, meng evaluasi dan memilih solusi secara lebih terstruktur dan sistematis. Dalam teknik ini, setiap anggota kelompok menulis ide dan solusi, membacakan ide dan solusinya kepada anggota lain, mendiskusikan dan merangking seluruh alternatif. Teknik ini juga sangat berguna terutama sekali bila sebuah isu merupakan isu yang kontroversial. Format dasar dari teknik ini dijabarkan sebagai berikut: a. Sebuah kelompok dibentuk untuk mendiskusikan topik atau masalah yang spesial. b. Setelah masalah dipahami dengan baik, setiap individu diminta untuk menuliskan ide-idenya. Untuk menuliskan ide-ide diberikan waktu selama kurang lebih 30 atau 40 men it. Setiap orang diminta untuk inovatif dalam menghasilkan ide. 73

7 c. Kemudian, seluruh ide dituliskan pada papan tulis agar kelompok dapat mengetahui pandangan setiap individu. Pada tahap ini, sesi diskusi, kritik, saran dan evaluasi belurn dibuka. d. Seketika seluruh alternatif solusi telah dijabarkan, sesi diskusi mulai dibuka. Setiap orang boleh mengajukan kritik dan saran, evaluasi serta perbaikan membangun untuk setiap ide. Pada tahap ini, diskusi tentang alternatif solusi dimulai dari alternatif atau ide yang pertama kali diajukan/ ditulis di papan, dimana pengajuan dilakukan secara acak. Setiap anggota kelompok dapat meminta klarifikasi informasi dan kritik untuk setiap alternatif guna mengidentifikasi pandangan pro dan kontranya. e. Setiap anggota individu yang terlibat diskusi diberikan waktu 30 detik untuk berargumentasi, mempertahankan kebaikan idenya, atau mendukung ide tertentu yang dianggap baik. f. Bila seluruh alternatif telah didiskusikan, setiap anggota kelompok merangking seluruh alternatif yang menurut pandangan mereka terbaik dan paling memungkinkan untuk diterapkan. Contoh: pilihan 1, alternatif 5, skor 3, pilihan 2, alternatif 3, skor 2, pilihan 3, alternatif 6, skor 1. dimana dalam hal ini pilihan akan mengikuti jumlah ide terbaik yang ditetapkan. Misalnya jumlah alternatif terbaik yang dipilih adalah 7 dari 20 alternatif. Jurnlah pilihan yang kecil berguna untuk memangkas waktu pengambilan keputusan. g. Pemimpinkelompok kernudian menentukan pilihan akhir berdasarkan pilihan alternatif tertinggi, atau alternatif pilihan yang paling banyak dipilih. Teknik ini mengikuti teknik penentuan keputusan dengan suara terbanyak (voting). Sebelum keputusan akhir diambil. kelompok dapat mendiskusikan kembali pilihan alternatif terbaik pada urutan teratas (misal 3 atau 5 besar), dan kemudian melakukan teknik voting ronde kedua. Teknik ini dapat mengurangi hambatan terhadap pengambilan 74

8 keputusan secara berkelompok dengan: memisahkan brainstorming dari tahap evaluasi, mempromosikan keseimbangan partisipasi diantara anggota kelompok dan memadukan teknik voting secara matematis untuk rneraih kesepakatan bersama. Hal yang perlu diingat dalam penggunaan teknik ini adalah, pemimpin diskusi harus bertindak sebagai moderator yang baik agar pandangan obyektif dapat muncul, se,hingga setiap anggota dapat memilih dan merangking alternatif tanpa terikat pada bias pemikiran kelompok. 3. Delphi Technique Teknik Delphi dianggap sebagai teknik pengambilan keputusan yang masuk pada wilayah tesis bounded rationality, atau kondisi pengambilan keputusan dalam kondisi konflik. Teknik ini merupakan pendekatan proses pengumpulan ide alternatif solusi berdasarkan atas input dari para ahli di bidang tertentu, baik dalam organisasi, maupun luar organisasi. Konsep dasar dari teknik ini berhubungan dengan gaya pemikiran persons atau method of authority (lihat bagian gaya pemikiran dan persepsi). Oleh keterbatasan informasi dan pengetahuan yang dimiliki organisasi, maka dalam proses pengambilan keputusan mereka berpegang pada kompetensi, keahlian, pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki para ahli. Teknik pengambilan keputusan secara berkelompok ini tidak menandakan kehadiran fisik dari para ahli yang berkumpul dalam satu ruang untuk membahas satu masalah. Tidak seperti teknik lain yang mengharuskan pertemuan tatap muka untuk mendiskusikan alternatif solusi, maka teknik ini mendapatkan ide masukkan dari para ahli yang dilakukan melalui kuesioner. Kuesioner, ide tertulis, itulah satu-satunya persamaan teknik ini dengan teknik lainnya. Langkah-Iangkah yang dilakukan dalam tekn ik ini adalah: a. Para pembuat keputusan memulai proses Delphi dengan 75

9 mengidentifikasikan isu dan masalah pokok yang hendak diselesaikan. b. Kemudian kuesioner dibuat dan para peserta teknik Delphi, para ahli, mulai dipilih. c. Kuesioner yang telah dibuat dikirim kepada para ahli, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi, yang dianggap mengetahui dan menguasai dengan baik permasalahan yang dihadapi. d. Para ahli diminta untuk mengisi kuesioner yang dikirim, menghasilkan ide dan alternatif solusi penyelesaian masalah, serta mengirimkan kembali kuesioner kepada pemimpin kelompok, para pembuat keputusan akhir. e. Sebuah tim khusus dibentuk untuk merangkum seluruh respon yang muneul dan mengirimkan kembali hasil rangkuman kepada partisipan teknik ini. f. Pada tahap ini, partisipan diminta untuk: menelaah ulang hasil rangkuman, menetapkan skala prioritas atau memeringkat alternatif solusi yang dianggap terbaik dan mengembalikan seluruh hasil rangkuman beserta masukkan terakhir dalam periode waktu tertentu. g. Proses ini kembali diulang sampai para pembuat keputusan telah mendapatkan informasi yang dibutuhkan guna meneapai kesepakatan untuk menentukan satu alternatif solusi atau tindakan terbaik. Teknik ini menjadi teknik yang efektif dalam kondisi ketidakpraktisan teknik diskusi tatap muka dilaksanakan., ketika ketidaksetujuan dan konflik menghalangi komunikasi, ketika muneul dominasi mayoritasl yang kuat (seeara kekuasaan, wewenang dan posisi) terhadap minoritas sehingga mayoritas akan mendominasi diskusi dan ketika pemikiran kelompok muneul dalam proses pengambilan 76

10 keputusan seeara kelompok. Agar teknik ini berlaku dengan efektif, pihak manajemen harus dapat menentukan para partisipan yang dianggap dapat berlaku obyektif dalam menilai sesuatu dan memberi masukkan. Selain itu, teknik ini memerlukan bantuan sistem informasi, teknologi informasi.yang baik agar proses pengiriman kuesioner dan penerimaan berlangsung dengan eepat. Teknik Delphi merupakan teknik yang sangat bergantung pada kecepatan waktu pengolahan informasi dibandingkan teknik lainnya. 77