Oleh: Titus Permadi.

Transkripsi

1 Raha s i a Su k s e s M e n g e l o l a S D M den g a n O r a n g e H R M Oleh: Titus Permadi tituspermadi@gmail.com dari 31

2 Kunjungi: Diterjemahkan dan dipublikasikan dengan ijin dari 2 dari 31

3 Da f t a r I s i Kata Pengantar...5 Sekilas Pandang...6 Bab 1: Pendahuluan...8 Bab 2: Informasi Login Mengubah Sandi anda Keluar (Logging out)...12 Bab 3: Selamat Datang...13 Bab 4: Modul Admin Informasi Perusahaan General Company Structure Locations Job Job Title Pay Grade Employment Statuses EEO Job Categories Qualification Education Licences Skills Skills Languages Membership Membership Types Memberships Nationality and Race Nationalities Race Users HR Admin Users ESS Users User Groups dari 31

4 4.8. Notifications Configuration Subscribe...49 Bab 5: Modul PIM Modul PIM Employee Information Menambah Karyawan ke dalam Modul PIM Modul PIM Layar Interaksi Utama Personal Contact Emergency contact(s) Dependents Immigration Job Payments Report-to Work experience Education Skills Languages Licences Memberships Attachments...78 Bab 6: Modul ESS...80 Bab 7: Modul Leave Leave Summary Sudut Administator Leave Summary Sudut Supervisor Leave Summary Sudut ESS User Leave Summary Menetapkan Days Off Weekend Specific Holidays Mendefinisikan Leave Types Leave List, Taken / Scheduled Leave Daftar Leave Daftar Taken Leave Scheduled Leave List Assign Leave Mendaftar Leave Approve Leave dari 31

5 Bab 8: Modul Time Mendefinisikan Periode Timesheets Mencetak Timesheets Employee Timesheets Akses Administator ke Employee Timesheets Akses Supervisor ke Employee Timesheets Terima/Tolak dan Edit Employee Timesheets lainnya Employee Reports Project Reports Personal Timesheets Mengedit Timesheets Mengirimkan Timesheets Punch In/Out Project Time Menetapkan Work Shift Bab 9: Modul Reports Mendefinisikan Reports Menetapkan User Groups Mengedit reports Melihat reports Bab 10: Modul Bug Tracker Bab 11: Modul Recruitment dari 31

6 Kata Pengantar Pengelolaan data karyawan merupakan salah satu hal yang penting dalam era teknologi informasi saat ini. Dengan berkembangnya aplikasi opensource berbasis web, maka manajemen pengolahan informasi telah bergeser menuju aplikasi yang murah, mudah dan user friendly. OrangeHRM merupakan sebuah solusi opensource yang penulis temukan, dimana solusi ini sangat relavan dengan pekerjaan penulis sebagai HR Manager di sebuah perusahaan. Untuk berbagi informasi dan pengalaman ini, maka penulis menulis buku ini bagi para pembaca, khususnya para praktisi HR Manager yang sedang mencari solusi aplikasi untuk mengelola Human Resource di Perusahaannya. Salam Sejahtera Titus Permadi 6 dari 31

7 Sekilas Pandang Tujuan dari buku ini adalah untuk menyediakan informasi tentang fitur-fitur Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia OrangeHRM. Buku ini dibuat untuk memberikan panduan bagi administrator sistem OrangeHRM. Buku ini disusun dalam bab-bab berikut ini: Bab Pendahuluan OrangeHRM Penjelasan Bab ini memberikan penjelasan ringkas tentang OrangeHRM dan fungsi-fungsi utamanya. Informasi Login Modul Admin Modul PIM (Personal Identity Management) Modul ESS (Employee Self Service) Dalam bab ini, pembaca akan memperoleh penjelasan tentang selukbeluk rinci login dalam sistem ini. Memasuki bab ini, pembaca akan memperoleh tuntunan langkah demi langkah tentang bagaimana cara menggunakan fitur-fitur dalam modul Admin pada sistem OrangeHRM. Bab ini akan memandu pembaca dengan petunjuk-petunjuk bertahap tentang bagaimana menggunakan fitur Modul PIM dalam Sistem OrangeHRM. Berikutnya, pembaca akan memperoleh panduan tentang bagaimana menggunakan fitur modul ESS dalam Sistem OrangeHRM. Modul Leaves (C u t i) Modul Time (Waktu Kerja) Modul Report (Laporan) Modul Bug Tracker (Pelacak Bug) Modul Recruitment (Rekrutmen) Penjelasan terinci mengenai bagaimana menggunakan modul Cuti dalam Sistem OrangeHRM akan dijelaskan dalam bab ini. Dalam bab ini, akan disajikan arahan bertahap tentang bagaimana menggunakan fitur dalam modul pelacak Waktu kerja pada sistem OrangeHRM. Bab ini akan memandu pembaca untuk mempelajari bagaimana cara menggunakan modul Laporan dalam Sistem OrangeHRM Dalam bab ini dijelaskan bagaimana pembaca dapat melaporkan berbagai kekurangan atau masalah dalam sistem kepada developer sistem OrangeHRM. Dalam bab ini pembaca akan dipandu untuk menggunakan fitur Rekrutmen, yaitu tentang bagaimana memasang lowongan kerja di Internet dan bagaimana memproses lamaran tersebut hingga tuntas. 7 dari 31

8 Aturan penulisan dalam buku ini Format penulisan yang digunakan dalam buku ini adalah sebagai berikut: Bold Digunakan untuk memberi penekanan pada opsi perintah yang anda pilih serta untuk menegaskan bahwa kata tersebut ada di dalam sistem dan tidak diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, agar tidak rancu antara kata dalam buku panduan dan kata dalam sistem. Untuk saat ini belum ada OrangeHRM berbahasa Indonesia. 8 dari 31

9 Bab 8 8 Modul Time Modul ini menyediakan fungsi otomatisasi proses yang terkait dengan penelusuran / pencatatan waktu kerja. Fungsionalitas modul ini memungkinkan karyawan perusahaan untuk membuat dan memasukkan jadwal kerja mingguan (weekly timesheets) dan supervisor dapat memodifikasi, menyetujui atau menolak jadwal kerja mingguan tersebut yang diajukan oleh bawahannya. Modul ini mempunyai fungsionalitas untuk menelusur kehadiran karyawan, sejauh karyawan memasukkan waktu hadir dan waktu pulang ke dalam sistem (punch in and punch out times). Melalui modul ini karyawan dapat mengisikan waktu kegiatan (time events) yang terkait dengan suatu proyek yang mereka kerjakan dan administrator proyek dapat mengelola proyek dengan mudah melalui fungsionalitas yang ditawarkan melalui item menu laporan proyek (project reports) Modul Time memungkinkan penelusuran yang lebih baik terhadap kehadiran karyawan dan tugas-tugas yang dikerjakan oleh karyawan. Strategi penugasan kerja (task assignment) dan pengelolaan yang efektif dapat diterapkan berbasis pada informasi yang diterima dari jadwal kerja karyawan. HR Admin dapat: Mendefinisikan periode Jadwal kerja (Timesheets) Mencetak Jadwal kerja Melihat / Mengedit / Menyetujui / Menolak Jadwal kerja yang diajukan oleh karyawan Melihat laporan waktu kerja setiap karyawan (employee's time reports) Melihat laporan proyek (project report) untuk setiap proyek yang ditangani oleh perusahaan Mendefinisikan Waktu Kerja Shift (Work Shift) untuk seorang atau sekelompok karyawan 9 dari 31

10 ESS User Supervisor dapat: Memasukkan, memodifikasi, dan mengirimkan jadwal kerja perorangan (personal timesheets) Melihat / Mengedit / Menyetujui / Menolak Jadwal kerja yang diajukan oleh anak buahnya Memasukkan absen masuk dan absen pulang (punch in/out time) Memasukkan jam kerja (time events) yang digunakan karyawan dalam menjalankan aktifitas proyek. Melihat laporan waktu kerja karyawan yang menjadi bawahannya ESS User - Project Administrator dapat: Memasukkan, memodifikasi, dan mengirimkan jadwal kerja perorangan (personal timesheets) Memasukkan absen masuk dan absen pulang (punch in/out time) Memasukkan jam kerja (time events) yang digunakan karyawan dalam menjalankan aktifitas proyek. Melihat laporan proyek yang pengelolaannya ditangani seorang karyawan 10 dari 31

11 ESS User dapat: Memasukkan, memodifikasi dan mengirimkan jadwal kerja pribadi (personal timesheets) Memasukkan absen masuk dan absen pulang (punch in/out time) Memasukkan waktu kerja untuk kegiatan-kegiatan proyek yang ia tangani. 8.1 Mendefinisikan Periode Timesheets Administrator (HR Admin) OrangeHRM dapat mendefinisikan periode mingguan waktu kerja untuk suatu jadwal kerja. Administrator dapat mendefinisikan awal minggu kerja dengan memilihnya dari daftar drop-down seperti pada Gambar 8.1 Gambar 8.1 Dalam satu minggu diasumsikan ada 7 hari dan semua jadwal kerja akan memiliki satu set Hari Pertama dalam satu minggu, pada saat memulai hari kerja. Ini tidak akan mempengaruhi jadwal kerja yang telah dimasukkan sebelumnya ke dalam sistem. 11 dari 31

12 Dalam satu minggu diasumsikan ada 7 hari dan semua jadwal kerja akan memiliki satu set Hari Pertama dalam satu minggu, pada saat memulai hari kerja. Ini tidak akan mempengaruhi jadwal kerja yang telah dimasukkan sebelumnya ke dalam sistem. 8.2 Mencetak Timesheets Administrator sistem mempunyai kemungkinan untuk melihat tampilan pra-cetak (preview) dan mencetak jadwal kerja untuk periode waktu tertentu. Hal ini dapat dilakukan dengan memilih item Print Timesheets dari sub-menu Timesheets. Layar tampilan akan nampak seperti Gambar 8.2 Gambar dari 31

13 Division - Dengan mengklik tombol Browse ("...") daftar Stuktur Perusahaan (Company Structure) akan ditampilkan. User dapat memilih Department, Division, Team, sesuai kebutuhan dari grafik Company Structure. Supervisor - Administrator dapat memfilter jadwal kerja bawahan dari supervisor tertentu yang dia pilih dari daftar. Employment Status - Status dapat dipilih dari daftar status yang tersedia dalam sistem. From Date harus dipilih agar dapat mencetak jadwal kerja To Date harus dipilih agar dapat mencetak jadwal kerja Setelah filter informasi telah dimasukkan, tekan tombol View, untuk melihat tampilan pra-cetak jadwal kerja. Layar akan tampil seperti Gambar 8.3. Ini merupakan tampilan pra-cetak (Print Preview) dari serangkaian jadwal kerja sesuai dengan kriteria filter yang dipilih sebelumnya. Gambar 8.3 Untuk memodifikasi kriteria filter, klik tombol Back. Untuk mencetak jadwal kerja, klik tombol Print. 13 dari 31

14 Untuk memodifikasi kriteria filter, klik tombol Back. Untuk mencetak jadwal kerja, klik tombol Print. 8.3 Employee Timesheets HR Administrator dan ESS Users Supervisors, yang memiliki bawahan di bawahnya, dapat melihat jadwal kerja karyawan lainnya. Klik sub-menu Employee Timesheets dari item menu Timesheets di sebelah kiri Akses Administrator ke Employee Timesheets Jika HR administrator melihat jadwal kerja Karyawan, layar akan tampil seperti Gambar 8.4 berikut. Gambar 8.4 Administrator dapat melihat informasi jadwal kerja yang dimasukkan oleh setiap karyawan. Pilihan untuk melihat jadwal kerja dari karyawan yang diinginkan dapat dilakukan dengan mengklik tombol Browse (...). Karyawan yang telah memasukkan informasinya ke dalam sistem akan nampak seperti Gambar 8.5. Selain itu dimungkinkan juga untuk mencari karyawan berdasarkan Employee ID atau Employee Name. 14 dari 31

15 Gambar 8.5 Administrator harus memilih karyawan dari daftar dengan mengklik link Employee ID dilanjutkan dengan menekan tombol View (lihat Gambar 8.4). Informasi jadwal kerja mingguan karyawan akan ditampilkan seperti Gambar 8.6. Untuk menampilkan semua jadwal, gunakan tombol panah pada bagian atas layar. Gambar 8.6 HR Administrator dapat melihat detil jadwal kerja dengan menekan tombol Details. Tampilan 15 dari 31

16 HR Administrator dapat melihat detil jadwal kerja dengan menekan tombol Details. Tampilan seperti Gambar 8.7 akan muncul. Gambar 8.7. Tampilan detil jadwal kerja akan menampilkan informasi sehubungan dengan waktu kegiatan dan catatan yang terkait dengan pekerjaan. Dengan mengklik tombol Edit, HR Administrator dapat mengedit informasi waktu kegiatan (lihat bagian untuk penjelasan lebih lanjut). Dengan mengklik tombol Back, HR Administrator akan kembali ke tampilan Ringkasan Jadwal Kerja karyawan (Summary) HR administrator dapat mengedit atau mengirimkan jadwal kerja karyawan yang belum sempat dikirim ke sistem. Jika jadwal kerja karyawan telah terkirim, jadwal tersebut dapat diterima atau ditolak oleh Administrator. Baca bagian untuk informasi lebih lanjut. 16 dari 31

17 8.3.2 Akses Supervisor ke Employee Timesheets Seorang Supervisor bisa mengakses jadwal kerja yang dikirim oleh anak buahnya. Saat supervisor memilih Jadwal Kerja Karyawan (Employee Timesheets) dari menu di sebelah kiri, maka tampilan seperti Gambar 8.8 akan muncul. Gambar 8.8 Supervisor dapat memilih karyawan dari daftar Employee Name yang dihasilkan dari nama karyawan yang telah dimasukkan ke dalam sistem dan saat ini telah ditetapkan sebagai user oleh Supervisor mereka. Klik tombol View dan kirim / setujui / tolak (Submitted / approved / rejected) jadwal kerja dari karyawan tertentu yang akan ditampilkan. Lihat Gambar 8.7 untuk informasi lebih lanjut. Untuk meningkatkan efektifitas browsing ke semua jadwal kerja, maka jadwal kerja bawahan yang dalam status pending approval ditampilkan secara terpisah. Supervisor dapat dengan mudah memilih jadwal kerja tertentu dari daftar dengan meng-klik tombol View pada jadwal kerja tersebut. Supervisor dapat mengedit atau mengirimkan jadwal kerja yang belum dikirimkan oleh seorang bawahan. Jika jadwal kerja telah dikirimkan (submitted), jadwal tersebut dapat diterima atau ditolak (approved or rejected) oleh supervisor. Lihat bagian untuk informasi lebih lanjut. 17 dari 31

18 8.3.3 Terima/Tolak dan Edit Employee Timesheets Lainnya HR Administrator atau Supervisor dapat menerima/menolak dan mengedit jadwal kerja yang dikirimkan oleh karyawan lain atau oleh bawahannya. Cara mengedit jadwal kerja karyawan lain dapat dilakukan dengan cara yang sama seperti mengedit jadwal kerja pribadi. Lihat bagian untuk informasi lebih jauh. Catatan: Setelah jadwal kerja dikirimkan, field durasi ( duration) akan disetelah dalam mode read only Setelah perubahan yang diperlukan selesai dibuat, Supervisor atau HR Admin dapat Menerima atau Menolak jadwal kerja dari Karyawan. Jadwal kerja yang telah dikirim ke sistem namun masih dalam status pending approval akan tampil seperti Gambar 8.9 Gambar 8.9 Untuk menyetujui / menolak jadwal kerja, tekan tombol yang sesuai seperti Gambar. Catatan: Jika jadwal kerja disetujui, edisi lebih lanjut dan modikasi lainnya dimungkinkan 18 dari 31

19 8.4 Employee Reports HR Administrators dan Supervisors dapat melihat laporan aktifitas karyawan (Employee activity reports). Untuk mengakses fungsi ini, pilih item menu Employee Reports dari menu di sebelah kiri. Layar akan tampil seperti Gambar Gambar 8.10 Ketika membuat laporan dimungkinkan untuk mengisikan: Employee Name Field ini wajib diisi HR Administrator sistem dapat memilih setiap karyawan perusahaan untuk melihat laporan aktifitas (activity report) Supervisor dapat memilih hanya karyawan yang menjadi bawahannya Project - Nama pelanggan dan proyek ditampilkan dalam daftar melalui drop-down untuk memfilter laporan. Juga dimungkinkan untuk melihat laporan dari semua proyek yang ada. Activity - Setelah sebuah proyek dipilih, ada pilihan untuk memilih aktifitas proyek tertentu saja. From Date Field ini harus diisi To Date - Field ini harus diisi Setelah filter informasi disetel, tekan tombol View untuk melihat laporan. Informasi akan ditampilkan dalam laporan seperti Gambar dari 31

20 Gambar 8.11 Jumlah jam dihitung dan ditampilkan pada bagian bawah laporan. Untuk kembali ke layar penyetelan filter, tekan tombol Back. 20 dari 31

21 8.5 Project Reports HR Administrator dan Project Administrator dapat melihat laporan aktifitas proyek (Project Report) Layar seperti Gambar 8.12 akan ditampilkan. Untuk mengakses fungsionalitas ini, pilih item menu Project Reports pada menu di sebelah kiri. Gambar 8.12 Pada saat membuat laporan, dapat dilakukan pengisian hal-hal berikut: Project - Nama pelanggan dan proyek yang terdaftar di dalam drop-down untuk memfilter laporan. HR Administrator dapat memilih setiap proyek yang ditangani oleh perusahaan Project Administrator dapat memilih hanya proyek yang ditugaskan kepadanya From Date Field ini wajib diisi To Date - Field ini wajib diisi. Setelah filter informasi disetel, tekan tombol View untuk melihat laporan. Informasi laporan akan ditampilkan seperti Gambar dari 31

22 Gambar 8.13 Laporan ini menampilkan waktu total pada setiap aktifitas proyek dan waktu total proyek dalam satuan jam. Filter informasi ditampilkan di bagian atas laporan. Jika tombol link View ditekan, sistem akan menunjukkan rincian waktu per masing-masing orang untuk setiap tugas. Lihat contoh pada Gambar 8.14 Gambar 8.14 Detil dari filter informasi dan aktifitas ditampilkan pada bagian atas laporan. Tekan tombol Back 22 dari 31

23 untuk kembali ke layar General Project Report. 8.6 Personal timesheets Jika seorang user login ke sistem dengan akun ESS, dia dapat membuat jadwal kerja. Klik pada tab Time di bagian atas halaman web dan pilih item Timesheets di menu bagian sebelah kiri. Jika ESS user mempunyai anak buah dibawahnya, ia berkesempatan untuk mengelola jadwal kerjanya sendiri, maupun jadwal kerja anak buahnya. Pada contoh ini cobalah untuk memilih Personal Timesheets Mengedit Timesheets User dapat mengedit jadwal kerja mingguan (weekly timesheet). Format jadwal kerja yang diedit ditampilkan seperti Gambar 8.15 Gambar 8.15 Dengan bantuan tombol panah pada bagian atas layar, user dapat memilih minggu, dimana jadwal kerja perlu diedit. Setelah minggu dipilih, tekan tombol Edit dan buat perubahan yang perlu terhadap jadwal kerja tersebut Menambah Time Events 23 dari 31

24 Jika karyawan menekan tombol Edit, karyawan dapat menambah waktu dan kegiatan baru ke dalam jadwal kerjanya. Tampilan layar seperti Gambar 8.16 akan muncul. Gambar 8.16 Karyawan harus memerinci proyek-proyek yang telah ia kerjakan. Nama proyek dalam daftar dan nama pelanggan ditampilkan dalam daftar drop-down Project. Setelah proyek dipilih, daftar drop-down tentang aktifitas proyek akan terisi dengan aktifitas yang telah diisikan oleh HR Administrator atau Project Administrator atas suatu proyek tertentu (lihat bagian untuk informasi lebih lanjut) Karyawan harus menyisipkan waktu dimulainya suatu kegiatan (event). Tombol Insert Time akan memasukkan waktu saat ini ke dalam field secara otomatis dan akan menyederhanakan penambahan waktu kegiatan bagi pelanggan. Catatan: Waktu mulai (start time) dan tanggal waktu kegiatan yang dirinci ke dalam jadwal kerja harus berada dalam satu minggu pada jadwal kerja. Bila tidak demikian, maka infomrasi waktu tidak akan dimasukkan. Waktu akhir (end time) suatu kegiatan DAN/ATAU durasi harus dirinci oleh karyawan. Jika salah satu field diisi, field yang lain dihitung secara otomatis. Tanggal laporan akan dihasilkan oleh sistem secara otomatis dengan waktu saat ini. Karyawan dapat menetapkan deskripsi waktu kegiatan dan mengklik Update. Langkah ini akan memperbarui lembar waktu dengan informasi waktu kegiatan. Tekan tombol Reset untuk me-reset informasi yang dimasukkan untuk waktu kegiatan tertentu. Setelah jadwal kerja diperbarui, informasi tentang kegiatan dimasukkan ke dalam jadwal Catatan: Waktu kegiatan dapat dimasukkan ke dalam jadwal kerja dengan mendaftarkan Waktu 24 dari Proyek 31 (Project Time) (lihat bagian 8.8. untuk informasi lebih jauh). Waktu absen masuk/absen keluar juga dicatat sebagai waktu kegiatan untuk waktu kerja proyek internal, activity (Lihat bagian 8.7. untuk informasi lebih lanjut)

25 mingguan, maka pemberitahuan 'Successfully Updated' akan muncul di layar Mengedit Time Events Untuk mengedit informasi tentang waktu kegiatan (time events), user harus memilih jadwal yang tepat dan dilanjutkan dengan menekan tombol Edit. Layar tampilan akan nampak seperti Gambar 8.17 untuk mengedit informasi waktu kegiatan. Gambar 8.17 Setelah modifikasi yang diperlukan atas waktu kegiatan telah dilakukan, klik tombol Update. 25 dari 31

26 Menghapus Time Events Untuk menghapus waktu kegiatan, klik kotak pilihan yang tersedia lalu tekan tombol Delete. Lihat acuan seperti Gambar Penghapusan beberapa waktu kegiatan secara serentak dapat juga dilakukan Mengirimkan Timesheets Setelah ESS user memasukkan informasi jadwal kerjanya, dia dapat mengirimkannya (submit) untuk mendapatkan persetujuan dari Supervisor. Catatan: Jadwal yang belum dikirim dan jadwal yang sudah dikirim dapat diedit oleh karyawan, Supervisornya dan HR Admin dari sistem sebelum mendapat persetujuan. Jadwal kerja yang telah dikirim dan disetujui tidak dapat diedit lagi. Untuk mengirimkan jadwal kerja (submit the timesheet), klik tombol Submit untuk jadwal kerja tertentu. Lihat Gambar Gambar dari 31

27 8.7 Punch In/Out Untuk mengakses absen masuk dan absen keluar karyawan (Employee Punch In/Out time), user harus login melalui ESS dan harus memilih item menu Punch In/Out di dalam modul Time. Layar berikut seperti Gambar 8.19 akan ditampilkan. Gambar 8.19 Tanggal dan waktu saat ini ditampilkan sebagai nilai baku. User dapat menuliskan tanggal dan waktu yang berbeda dan memasukkan catatan saat melakukan absen masuk dan absen keluar. Setelah user melakukan absen masuk, dia disediakan pilihan untuk absen pulang. Sebaliknya, saat ia absen pulang dia disediakan pilihan untuk absen masuk. Tanggal dan waktu absen masuk/pulang terakhir ditayangkan di bagian bawah layar tampilan. Semua absen masuk/absen pulang disimpan ke dalam jadwal kerja user sebagai waktu kegiatan dalam Project: Internal, activity: Work time. 27 dari 31

28 8.8 Project Time Bagian ini menyediakan kepada user kesempatan untuk mendaftarkan waktu kegiatan dengan mudah. User harus masuk ke dalam sistem melalui Employee Self Service. Untuk mengakses fungsionalitas ini, pilih item menu Project Time dari menu di sebelah kiri pada modul Time. Layar seperti contoh pada Gambar 8.20 akan ditampilkan. Gambar 8.20 Untuk mengirimkan waktu kegiatan, user harus memilih: Project Daftar proyek yang terdaftar dalam sistem akan ditampilkan dalam daftar drop-down. (Lihat bagian untuk informasi lebih jauh) Activity Setelah sebuah proyek tertentu dipilih, aktifitas yang didefinisikan untuk proyek ini akan ditampilkan (Lihat bagian untuk informasi lebih jauh) Start, end time Sistem menyediakan sebuah opsi untuk mendaftarkan waktu mulai dan waktu berakhirnya suatu aktiftas. User mempunyai opsi untuk memasukkan: Start time only Kegiatan akan disimpan sebagai belum lengkap (incomplete), dan user akan diberi tawaran untuk melengkapinya setelah dia masuk ke bagian Project Time. Lihat Gambar 8.21 untuk informasi lebih lanjut Start time and End time Durasi kegiatan akan dihitung secara otomatis Start time and Duration Waktu akhir dari kegiatan akan dihitung secara otomatis 28 dari 31

29 Date reported for disetel secara otomatis sesuai waktu saat ini. User dapat memodifikasi tanggal laporan. Setelah dikirim, waktu kegiatan akan dimasukkan dalam jadwal kerja tanggal itu, disetel sebagai Date reported for. Duration akan dihitung secara otomatis, jika user telah mengisikan waktu mulai dan waktu berakhir suatu kegiatan. Jika user mengisikan Duration maka tidak perlu mengisikan waktu akhir, itu akan dihitung secara otomatis. Setelah semua informasi dimasukkan, user harus mengirimkan kegiatan itu. Detil kegiatan akan disimpan dan ditambahkan kepada jadwal kerja karyawan yang sesuai. Jika user telah mengisikan hanya waktu mulai dari suatu kegiatan dan telah mengirimkan informasi ini, sistem akan menyimpan kegiatan ini sebagai belum-lengkap. Tampilan seperti Gambar 8.21 akan muncul di layar. Gambar 8.21 User akan mempunyai kesempatan untuk melengkapi kegiatan, setelah durasi atau waktu akhir kegiatan diketahui. 29 dari 31

30 8.9 Menetap Work Shifts Waktu kerja shift (work shift) masing-masing individu atau kelompok karyawan dapat didefinisikan hanya oleh HR Administrator. Hal ini dapat dilakukan dengan memilih "Work Shift" pada menu di sebelah kiri dalam modul Time. Tampilan layar berikut seperti Gambar 8.22 akan muncul. Gambar 8.22 Untuk menambah shift kerja baru, pilih tombol Add. Sistem akan meminta untuk memasukkan informasi berikut: Shift name Hours per day Setelah menyimpan jadwal kerja, shift kerja, sistem akan mengijinkan untuk menetapkan karyawan yang akan bekerja sesuai dengan shift kerja ini. Layar untuk menugaskan karyawan akan tampil seperti Gambar dari 31

31 Gambar 8.23 HR Admin dapat menambah dan memindahkan (Add and Remove) karyawan dari daftar Karyawan Yang Ditugaskan (Assigned Employees) dengan menggunakan tombol-tombol yang sesuai. Setelah karyawan ditugaskan, HR Admin harus menyimpan informasi shift kerja dengan menekan tombol Save. Jika karyawan tidak akan ditugaskan dalam shift kerja, nilai baku 8 jam kerja akan disetel untuk mereka. Profil Penulis Nama Lengkap : Titus Permadi tituspermadi@gmail.com Blog : Mobile phone : dari 31