SISTEM INFORMASI SUBBAGRENMIN BID TI POLRI POLDA SUMSEL MENGGUNAKAN BORLAND DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI SUBBAGRENMIN BID TI POLRI POLDA SUMSEL MENGGUNAKAN BORLAND DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Sandy Septiano Program Studi Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Administrasi secara eksistensialisme adalah pengaturan dan keteraturan yang dilakukan oleh individu-individu. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, seni mengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan rutin maupun insidental. Telah dilaksanakan penelitian di Subbagrenmin Bid TI Polri Polda Sumsel yang bertujuan memecahkan masalah administrasi perkantoran sehari-hari. penelitian yang dilakukan bertujuan untuk memecahkan masalah yang terjadi dengan merancang suatu Sistem Informasi. Rancangan Sistem Informasi Subbagrenmin ini dibuat dengan menggunakan alat bantu pengembangan Data Flow Diagram yang merupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem secara terstruktur, Entity Relationship Diagram yang menggambarkan beberapa file yang digunakan dalam sistem tersebut. Penulis membuat sistem informasi menggunakan Borland Delphi 2007 dan SQL Server Metode Penelitian yang digunakan berupa Metode Waterfall, teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara dan dokumentasi untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian ini. Dari hasil analisis skripsi ini diperoleh bahwa Perancangan Sistem Informasi Subbagrenmin adalah hal yang sangat diperlukan dengan memperhitungakan efisiensi biaya dan efektifitas dari sistem itu sendiri. Keyword : Polda Sumsel, Subbagrnmin, Bid TI Polri, Administrasi. PENDAHULUAN Administrasi merupakan hal yang erat sekali kaitannya dengan kegiatan perkantoran. Administrasi ditujukan untuk menciptakan keteraturan. Dengan adanya administrasi hal-hal yang rumit dapat dikerjakan secara terstruktur dan dilakukan secara bersama-sama oleh pihak organisasi yang terkait. Administrasi dapat diartikan mengurus dan pengurusan atau pengaturan yang diarahkan pada penciptaan keteraturan. BID TI Polri Polda Sumsel adalah singkatan dari Bidang Teknologi Informasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan, adalah unsur pengawas dan pembantu pimpinan yang berada di bawah Kapolda yang memiliki subbagian yang tidak kalah penting peranannya yaitu subbagrenmin sebagai badan perencana dan administrasi di lingkungan Polda Sumsel. Subbagrenmin adalah singkatan dari subbagian perencanaan dan administrasi, unsur pelaksana pada Bid TI Polri yang berada di bawah Kabid TI Polri yang dikepalai oleh seorang Kasubbagrenmin. Subbagrenmin bertugas mengatur segala hal yang berkaitan dengan administrasi di lingkungan bid TI Polri Polda Sumsel. Mengingat fungsinya sebagai pelaksana kegiatan administrasi di lingkungan BID TI Polda Sumsel, Subbagrenmin dituntut untuk dapat menyajikan informasi secara cepat dan tepat sebagai penunjang kinerja BID TI Polri Polda Sumsel. Subbagrenmin memiliki tangggung jawab yang besar dalam hal ketertiban administrasi di lingkungan bid TI Polri Polda Sumsel. Semua kegiatan administrasi di lingkungan bid TI Polri dilaksanakan di satuan kerja ini, mulai dari data inventaris, data surat menyurat, data keuangan, data rencana kerja. Sistem yang berjalan saat ini masih berupa pencatatan di buku-buku. Tidak ada yang salah dari pencatatan di buku-buku hanya saja penulis tertarik untuk meningkatkan kelancaran

2 dalam hal mekanismenya yang selama ini sudah lancar menjadi lebih lancar dengan bantuan sistem yang akan dibuat. Penulis dapat menarik kesimpulan bahwa subbagrenmin BID TI Polri Polda Sumsel memiliki pendataan yang baik, dan mekanisme yang berjalan saat ini sudah lancar dan tidak banyak memiliki kendala, hanya saja akan lebih baik untuk lebih memperlancar mekanisme yang sudah berjalan dengan mempersingkat waktu yang digunakan untuk mengolah data secara manual dikonversikan menjadi terkomputerisasi. LANDASAN TEORI Sistem Informasi Menurut Hendrayudi (2008:94), sistem informasi adalah sekumpulan elemen (orang, data, procedure, mesin dan pemproses data) yang bekerja sama untuk menghasilkan informasi yang berguna dan berarti (relevan), tepat waktu, akurat, lengkap dan memenuhi aturan-aturan tertentu). Administrasi Definisi Administrasi menurut Pasolong (200:3) adalah pekerjaan terencana yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerjasama untuk mencapai tujuan atas dasar efektif, efisien, dan rasional. Dari definisi di atas dapat dipahami bahwa administrasi mempunyai dua dimensi yaitu dimensi karakteristik, dan dimensi unsur-unsur yang melekat pada administrasi. Delphi Menurut Wahana Komputer (2009:2), Delphi adalah salah satu software aplikasi pemrograman yang menduduki peringkat 50 besar dunia dikarenakan Delphi mempunyai banyak fasilitas dan relative mudah dipelajari dan digunakan. Program Codegear Delphi adalah sebuah program untuk membuat aplikasi-aplikasi berbasis Windows. Aplikasi berbasis Windows merupakan aplikasi yang dijalankan pada sistem operasi Microsoft Windows, contohnya program Calculator, Winamp, PowerDVD, Microsoft Word, aplikasi-aplikasi database dan lain sebagainya. Secara umum lingkungan kerja Delphi terdiri dari 4 buah window (jendela), yaitu:. Main Window Main Window adalah window utama Delphi, dari senilai pusat pengaturan program Delphi. Di dalam main window terdapat tiga buah elemen penting, yakni Menu Bar, SpeedBar dan Component Pallete. 2. Form Window Form Window adalah jendela untuk aplikasi yang akan dibuat. 3. Code Editor Code Editor adalah sebuah tempat untuk mengetikan perintah-perintah aplikasi yang sedang kita buat. Di bagian atas jendela Code Editor terdapat halaman-halaman untuk anda bernavigasi dari satu unit ke unit lainnya, juga untuk navigasi antar project. 4. Object Inspector Object Inspector digunakan untuk mengatur property dan event dari komponen terpilih. Object inspector memiliki dua halaman, yaitu hamalan Property (untuk mengatur property komponen terpilih) dan halaman event (untuk mengatur event komponen terpilih). dibagian paling atas terdapat nama komponen yang sedang terpilih di object inspector. di 2

3 bagian bawah object inspektor ada dua bagian yang dipisah oleh garis pertikal abu-abu, yaitu nama property (di sebelah kiri garis) dan nilai property yang bersangkutan (di sebelah kanan garis). SQL Server 2008 Menurut Nugroho dan SmitDev Community (2009:) SQL Server 2008 adalah sebuah RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat powerful dan telah terbukti kekuatannya dalam mengolah data. Dalam versi terbarunya ini, SQL Server 2008 memiliki banyak fitur yang bisa dihandalkan untuk meningkatkan performa database. HASIL DAN PEMBAHASAN. Context Diagram Context Diagram atau Diagram konteks adalah lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan lingkungan. Lingkup ini ditentukan dari besarnya pengaruh data yang diterima dan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas-entitas luar, dimana digambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem. Gambar. Diagram Konteks 2. Data Flow Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. 3

4 Rec. Data Ekspedisi Ekspedisi PaminII Data Surat Masuk Data Surat Keluar Data Disposisi Data Ekspedisi.0 Proses Pengolahan Data Surat Menyurat Rec. Data Surat Keluar Rec. Data Surat Masuk Surat Keluar Surat Masuk Rec. Data Disposisi Disposisi PaminII Data Barang Data Inventaris Data Mutasi Inventaris Data Pemeliharaan Data Permintaan Data Barang Masuk 2.0 Data Penghapusan Proses Pengolahan Data Inventaris Rec. Data Barang Rec. Data Inventaris Rec. Data Mutasi Inventaris Barang Inventaris Mutasi Inventaris Rec. Data Permintaan Permintaan Rec. Data Barang Masuk Barang Masuk Rec. Data Pemeliharaan Pemeliharaan Rec. Data Penghapusan Penghapusan Data Inventaris Data Penghapusan Data Mutasi Inventaris Data Pemeliharaan PaminII Data Arsip 3.0 Proses Pengolahan Data Arsip Data Barang Masuk Rec. Data Arsip Arsip Data Permintaan Data Surat Masuk Data Disposisi Data Surat Keluar Data Surat Keluar Data Surat Masuk Data Disposisi Data Barang Data Inventaris KabidTI Laporan 4.0 Data Mutasi Inventaris Data Inventaris Data Permintaan Data Barang Masuk Data Pemeliharaan Data Penghapusan Gambar 2. DFD Level 0 Proses Utama yang Diusulkan 3. Data Flow Diagram (DFD) Level Data Flow Diagram (DFD) Level diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses proses internal yang menyusun setiap proses proses utama dalam level 0. DFD Level Proses Surat Menyurat DFD Level Proses Surat Menyurat menunjukkan proses internal yang menyusun pengolahan data surat menyurat. Proses Surat Menyurat ini terdiri dari data surat masuk, data disposisi, data surat keluar, data ekspedisi. 4

5 Gambar 3. DFD Level Proses Surat Menyurat Yang Diusulkan DFD Level Proses Inventaris DFD Level Proses Inventaris menunjukkan proses internal yang menyusun pengolahan data inventaris. Gambar 4. DFD Level Proses Inventaris Yang Diusulkan 5

6 DFD Level Proses Arsip DFD Level Proses Arsip menunjukkan proses internal yang menyusun pengolahan data arsip. Gambar 5. DFD Level Proses Arsip Yang Diusulkan Data Flow Diagram (DFD) Level DFD menunjukkan proses internal yang mengolah laporan. Proses laporan terdiri dari data-data masukan yang telah diproses sebelumnya. 6

7 Surat Masuk Data Surat Masuk 4..P Surat Masuk LaporanSurat Masuk Disposisi Data Disposisi 4.2.P Disposisi Surat Laporan Disposisi Surat Surat Keluar Data Surat Keluar 4.3.P Surat Keluar Laporan Surat Keluar Inventaris Data Inventaris 4.4.P Inventaris Laporan Inventaris Kabid TI Mutasi Inventaris Data Mutasi Inventaris 4.5.P Mutasi Inventaris Laporan Mutasi Inventaris Barang Masuk Data Barang Masuk 4.6.P Barang Masuk Laporan Barang Masuk Permintaan Barang Data Permintaan Barang 4.7.P Laporan Permintaan Barang Permintaan Barang Pemusnahan Barang Data Pemusnahan Barang 4.8.P Laporan Pemusnahan Barang Pemusnahan Barang Gambar 6. DFD Level Yang Diusulkan 4. Entity Relationship Diagram ( ERD) Entity Relationship Diagram berfungsi sebagai prasyarat. Desain database digambarkan sebagai model khusus yang disebut skema database. Skema database adalah cetak biru untuk sebuah database. Skema ini menggambarkan implementasi teknis dari sebuah model data. 7

8 No_masuk no_permintaan No_suratpermintaan no_permintaan Tanggal_surat satker_peminta Tanggal_masuk kode_barang nama_barang Taksiran_harga nama_barang Barang Id_detilpermintaan merk nama_barang asal_perolehan Jumlah_barang harga_barang M Barang Masuk M Menghasilkan Permintaan Barang asal_permintaan jumlah_barang no_suratpermintaan kondisi tanggal_surat Id_detilmasuk perihal Mempengaruhi Satuan_kerja no_mutasi no_inventaris no_inventaris kode_barangmasuk nama_ruangan No_urut pendaftaran nama_barang penanggungjawab Inventaris Mengalami Mengalami Id_detilpenghapusan Detil_keterangan tanggal_surat keterangan Mutasi no_suratmutasi tanggal_surat perihal Id_detilmutasi jenis_mutasi merk no_suratpenghapusan nama_ruangan ruang_asal tahun_perolehan no_penghapusan no_inventaris ruang_baru asal_perolehan Penghapusan kondisi jumlah_barang kondisi harga no_dokumen perihal tanggal_dokumen no_pemeliharaan Pemeliharaan lokasi jenis_arsip tanggal_pemeliharaan No_suratpemeliharaan arsip Tanggal_surat no_keluar perihal Id_detilpemeliharaan no_inventaris no_masuk no_surat tanggal_surat nama_ruangan no_suratmasuk klasifikasi nama_barang merk tahun_perolehan perbaikan biaya_perbaikan tanggal_surat tanggal_masuksurat pengirim alamat_pengirim perihal surat_masuk Melanjutkan surat_keluar kode_ekspedisi lampiran tujuan alamat_tujuan nomor_rujukansurat Tanggal_suratrujukan perihal disposisi ekspedisi nama_ekspedisi nama_kurir tembusan nama_ekspedisi no_disposisi perihal tanggal_kirim no_suratmasuk pengirim tanggal_masuksurat Distribusi_disposisi Tanggal_surat Isi_disposisi Gambar 7. Entity Relationship Diagram Implementasi. Menu Utama Desain form menu utama adalah desain yang digunakan untuk menghubungkan form menu utama dengan form-form yang ada pada form menu utama yang terdiri dari form barang, form barang masuk, form surat masuk, form surat keluar, form disposisi, 8

9 form ekspedisi, form master detil permintaan, form input detil permintaan, form pemeliharaan, form mutasi inventaris, form penghapusan, dan form inventaris. Gambar desain menu utama bisa dilihat pada gambar 8. Gambar 8. Tampilan Menu Utama 2. Form Surat Masuk Tampilan form data surat masuk berfungsi untuk menginput data surat masuk ke dalam database Administrasi di tabel_suratmasuk. Gambar form data surat masuk dapat dilihat pada gambar 9 Gambar 9. Tampilan Form Surat Masuk 3. Form Disposisi Tampilan form data disposisi surat berfungsi untuk menginput data disposisi surat ke dalam database Administrasi di tabel_disposisi. Gambar form data disposisi masuk dapat dilihat pada gambar 0 9

10 Gambar 0. Tampilan Form Disposisi Surat 4. Form Surat Keluar Tampilan form data surat keluar berfungsi untuk menginput data surat keluar ke dalam database Administrasi di tabel_suratkeluar. Gambar form data surat keluar dapat dilihat pada gambar Gambar. Tampilan Form Surat Keluar 5. Form Master Detil Permintaan Barang Form master detil permintaan barang berfungsi untuk menginput data master detil permintaan barang ke dalam database Administrasi di tabel_permintaan dan tabel_detilpermintaan. Gambar form master detil permintaan dapat dilihat pada gambar 2 0

11 Gambar 2. Tampilan Form Detil Permintaan Barang 6. Form Master Detil Barang Masuk Form master detil barang masuk berfungsi untuk menginput data master dan data detil barang masuk ke dalam database Administrasi di tabel_barangmasuk dan tabel_detilbarangmasuk. Gambar form input data master detil barang masuk dapat dilihat pada gambar 3 Gambar 3. Tampilan Form Master Detil Barang Masuk 7. Form Master Detil Mutasi Inventaris Form master detil mutasi inventaris berfungsi untuk menginput data master dan data detil mutasi inventaris ke dalam database Administrasi di tabel_mutasi dan tabel_detilmutasi. Gambar form master detil mutasi inventaris dapat dilihat pada gambar 4

12 Gambar 4. Tampilan Form Master Detil Mutasi Inventaris 8. Form Master Detil Penghapusan Form master detil penghapusan berfungsi untuk menginput data master dan data detil penghapusan inventaris ke dalam database Administrasi di tabel_penghapusan dan tabel_detilpenghapusan. Gambar form master detil penghapusan dapat dilihat pada gambar 5 Gambar 5. Tampilan Form Master Detil Penghapusan 9. Form Master Detil Pemeliharaan Form master detil pemeliharaan berfungsi untuk menginput data master dan data detil pemeliharaan inventaris ke dalam database Administrasi di tabel_pemeliharaan dan tabel_detilpemeliharaan. Gambar form master detil pemeliharaan dapat dilihat pada gambar 6 2

13 Gambar 6. Tampilan Form Master Detil Pemeliharaan 0. Form Data Barang Form data barang berfungsi untuk menginput data barang ke dalam database Administrasi di tabel_barang. Gambar form data barang dapat dilihat pada gambar 7 Gambar 7. Tampilan Form Data Barang. Form Inventaris Form inventaris berfungsi untuk menyimpan data inventaris ke dalam database Administrasi di tabel inventaris. Gambar form inventaris dapat dilihat pada gambar 8 3

14 Gambar 8. Tampilan Form Inventaris 2. Form Pencarian Arsip Form pencarian arsip berfungsi untuk mencari data arsip dari database Administrasi dengan tujuan memudahkan proses administrasi. Gambar form data barang dapat dilihat pada gambar 9. Gambar 9. Tampilan Form Pencarian Arsip PENUTUP Berdasarkan hasil penelitian dan dan pembahasan dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem yang dirancang dapat membantu proses administrasi perkantoran di lingkungan Bid TI Polri Polda Sumsel. Proses pengarsipan yang disimpan ke dalam database sangat penting, selain dapat lebih mengamankan data yang ada, juga lebih memudahkan dalam proses pencarian data. Dari laporan-laporan yang dihasilkan yang berhubungan dengan kegiatan administrasi 4

15 perkantoran, sudah dapat memenuhi kebutuhan informasi terutama untuk pelayanan ke dalam lingkungan Bid TI Polri itu sendiri. Pemodelan yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga setiap pengguna yang memiliki hak akses mendapatkan kemudahan dalam mengkses kebutuhan informasi yang dibutuhkan. DAFTAR PUSTAKA Hendrayudi Pemrograman Delphi 8.0. Bandung : CV. Yrama Widya. Nugroho, Aryo SQL Server Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Pasolong, Harbani. 20. Teori Administrasi Publik. Bandung : ALFABET. Tim Wahana Komputer Delphi 200 Programming Konsep dan Implementasi: Semarang : CV. ANDI OFFSET 5