ANALISA LANGKAH LANGKAH PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN UNTUK MEMPEROLEH SERTIFIKASI ISO DI PT TRAKINDO UTAMA SURABAYA

Transkripsi

1 LAPORAN KHUSUS ANALISA LANGKAH LANGKAH PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN UNTUK MEMPEROLEH SERTIFIKASI ISO DI PT TRAKINDO UTAMA SURABAYA Meike Nur Hidayat R PROGRAM DIPLOMA III HIPERKES DAN KESELAMATAN KERJA FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET Surakarta 2011

2 PENGESAHAN Tugas Akhir dengan judul : Analisa Langkah-Langkah Pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan untuk Memperoleh Sertifikasi ISO di PT Trakindo Utama Surabaya Meike Nur Hidayat, NIM : R , Tahun : 2011 Telah diuji dan sudah disahkan di hadapan Penguji Tugas Akhir Program D.III Hiperkes dan Keselamatan Kerja Fakultas Kedokteran UNS Surakarta Pada Hari.Tanggal Pembimbing I Pembimbing II Putu Suriyasa, dr., MS, PKK, Sp.Ok NIP Tutug Bolet Atmojo, SKM Ketua Program D.III Hiperkes dan Keselamatan Kerja FK UNS Sumardiyono, SKM., M.Kes NIP ii

3 PENGESAHAN PERUSAHAAN Magang dengan judul : Magang Tentang Keselamatan dan Kesehatan Kerja di PT Trakindo Utama Surabaya Jawa Timur Meike Nur Hidayat, NIM : R , Tahun : 2011 Telah diuji dan sudah disahkan di hadapan Pembimbing Perusahaan PT Trakindo Utama Surabaya Jawa Timur Pada Hari.Tanggal Pembimbing I Pembimbing II Suwono SHE Supervisor Mega Slino HRD - SPDS iii

4 ABSTRAK ANALISA LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN UNTUKMEMPEROLEH SERTIFIKASI ISO DI PT TRAKINDO UTAMA SURABAYA Meike Nur Hidayat¹, Putu Suriyasa², Tutug Bolet Atmojo³ Tujuan: Kegiatan operasional di PT Trakindo Utama Surabaya menimbulkan dampak terhadap lingkungan seperti debu, gas, kebisingan, getaran, air limbah, limbah bahan berbahaya dan beracun (B3), pemakaian air tanah dan sumber daya yang berlebihan. Untuk itu PT Trakindo Utama Surabaya bertekad untuk menerapkan sistem manajemen lingkungan untuk mengelola lingkungan serta untuk memperoleh Sertifikasi ISO Tujuan penelitian ini adalah mengetahui langkah-langkah yang ditempuh PT Trakindo Utama Surabaya dalam melaksanakan sistem manajemen lingkungan untuk memperoleh sertifikasi ISO Metode: Kerangka pemikiran penelitian ini adalah tempat kerja dimana di dalamnya terdapat kegiatan operasional, akan menghasilkan hasil samping berupa limbah. Limbah yang tidak dikelola dengan baik akan menimbulkan dampak terhadap lingkungan. Oleh karena itu perlu adanya tindakan pencegahan dan pengendalian dengan pengelolaan lingkungan melalui penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO Langkah penerapan ini perlu dianalisa sehingga siap untuk melakukan sertifikasi ISO dan kerugian atau biaya tambahan akibat dampak lingkungan dapat dikendalikan. Hasil: Penelitian ini dilaksanakan dengan menggunakan metode deskriptif yang memberikan gambaran tentang langkah-langkah persiapan penerapan sistem manajemen lingkungan. Pengambilan data dilakukan melalui observasi langsung ke lapangan, wawancara kepada pihak terkait serta studi kepustakaan. Data yang diperoleh kemudian dibahas dengan membandingkannya dengan ISO Sistem Manajemen Lingkungan. Simpulan: Langkah-langkah pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan yang diterapkan PT Trakindo Utama Surabaya meliputi: melakukan penilaian awal, penetapan kebijakan, tujuan, sasaran dan program lingkungan, identifikasi peraturan perundangan dan aspek lingkungan serta proses pengelolaan lingkungan yang sesuai dengan persyaratan ISO Sistem Manajemen Lingkungan. Saran yang diberikan adalah supaya ditanamkan rasa cinta dan peduli terhadap lingkungan di tempat kerja kepada seluruh karyawan karena pengelolaan manajemen lingkungan merupakan tanggung jawab bersama. Kata kunci : Pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan, ISO Kepustakaan : 9, iv

5 KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr.Wb. Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas berkah, rahmat, karunia, kesehatan dan kemudahan dalam pelaksanaan magang serta penyusunan laporan tugas akhir dengan judul Analisa Langkah-Langkah Pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan untuk Memperoleh Sertifikasi ISO di PT Trakindo Utama Surabaya. Laporan penelitian ini disusun dan diajukan sebagai salah satu persyaratan untuk menyelesaikan pendidikan Program Diploma III Hiperkes dan Keselamatan Kerja, Fakultas Kedokteran, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Di samping itu praktek kerja lapangan ini dilaksanakan untuk membina dan menambah wawasan guna mengenal, mengetahui dan memahami mekanisme serta mencoba mengaplikasikan pengetahuan penulis dan mengamati permasalahan dan hambatan yang ada mengenai pelaksanaan sistem manajemen lingkungan ISO Dalam pelaksanaan magang dan penyusunan laporan ini, penulis telah dibantu dan dibimbing oleh berbagai pihak. Keberhasilan seseorang tidak terlepas dari budi baik dan bimbingan orang lain. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati perkenankan penulis menyampaikan terima kasih atas terselesaikannya laporan ini kepada: 1. Allah SWT yang telah memberikan kemudahan, kelancaran dan ridho-nya, memberikan kesehatan dan keselamatan hingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. 2. Bapak Prof. Dr. Zainal Arifin Adnan, dr., Sp. PD-KR-FINASIM selaku Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Sumardiyono, SKM., M.Kes selaku Ketua Program Diploma III Hiperkes dan Keselamatan Kerja Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Putu Suriyasa, dr. MS, PKK, Sp.OK selaku Pembimbing I. 5. Bapak Tutug Bolet Atmojo, SKM, selaku Pembimbing II. 6. Bapak Basuki T Widodo, Bapak Rinaldi Sjukbar, Bapak Mega Slino yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan praktek kerja lapangan di PT Trakindo Utama Surabaya. 7. Bapak Suwono selaku SHE Supervisor dan Bapak Andri Riswanto selaku SHE officer yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menimba ilmu mengenai kesehatan, keselamatan kerja dan lingkungan. 8. Bapak Sarwono, Bapak Ahmad Khotib, Ibu Prastuti, Mbak agustina, Mbak Ida, Bapak Roso, Bapak Dwi Suhartanto, Bapak Eko, Bapak Yogi, Bapak Ma ruf, Bapak Hendro Kelono yang telah membantu dan memberikan saran-saran selama kegiatan magang di PT Trakindo Utama Surabaya. 9. Seluruh karyawan PT Trakindo Utama Surabaya yang banyak membantu dan memberikan motivasi selama penulis menjalankan praktek kerja lapangan atau magang. v

6 10. Bapak, Ibu, adikku, serta seluruh keluarga tercinta yang selalu mendoakan dan memberikan dukungan selama pelaksanaan magang. 11. Teman-teman Diploma III Hiperkes dan Keselamatan Kerja Angkatan 2008 yang selalu memberikan masukan, saran dan semangat bagi saya sebelum, selama dan setelah saya magang. 12. Dan semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini. Atas segala bantuan yang telah diberikan dari semua pihak, saya ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya, semoga Allah SWT memberi ridho dan balasan yang lebih baik. Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan ini masih banyak kekurangan, maka dari itu untuk mencapai hasil yang lebih baik penulis sangat mengharapkan kritik, saran, dan masukan yang bersifat membangun kemajuan kita bersama, dan semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Surabaya, April 2011 Penulis Meike Nur Hidayat vi

7 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... HALAMAN PENGESAHAN... HALAMAN PENGESAHAN PERUSAHAAN... ABSTRAK... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... i ii iii iv v vii ix x xi BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 5 C. Tujuan Penelitian... 5 D. Manfaat Penelitian... 6 BAB II LANDASAN TEORI... 8 A. Tinjauan Pustaka... 6 B. Kerangka Pemikiran BAB III METODE PENELITIAN A. Metode Penelitian B. Lokasi Penelitian C. Objek Penelitian vii

8 D. Sumber Data E. Teknik Pengumpulan Data F. Pelaksanaan Penelitian G. Analisa Data BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian B. Pembahasan BAB V SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN viii

9 DAFTAR TABEL Tabel 1. Identifikasi Aspek Lingkungan Tabel 2. Pemenuhan Peraturan dan Persyaratan Lingkungan Tabel 3. Emisi Gas di Lingkungan Kerja PT Trakindo Utama Surabaya Tabel 4. Kadar Debu di Lingkungan Kerja PT Trakindo Utama Surabaya Tabel 5. Intensitas Kebisingan di PT Trakindo Utama Surabaya Tabel 6. Hasil Uji Kualitas Air Limbah Tabel 7. Analisa Kualitas Air Limbah ix

10 DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Model Sistem Manajemen Lingkungan Gambar 2. Bagan Kerangka Pemikiran Gambar 3. Mekanisme Organisasi Manajemen Lingkungan Gambar 4. Dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan x

11 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Lampiran 2. Lampiran 3. Lampiran 4. Surat Keterangan Magang Jadwal Kegiatan Magang Kebijakan K3L PT Trakindo Utama Surabaya Tujuan, Sasaran dan Program Manajemen Lingkungan PT Trakindo Utama Surabaya Lampiran 5. Lampiran 6. Lampiran 7. Lampiran 8. Lampiran 9. Prosedur Pengelolaan dan Pengendalian Bahan Kimia Berbahaya Form Daftar Bahan Berbahaya dan Beracun (B3) Form Inspeksi Bahan Berbahaya dan Beracun (B3) Emergency Muster Point PT Trakindo Utama Surabaya Emergency Response Plan Layout PT Trakindo Utama Surabaya xi

12 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Semenjak revolusi industri di Eropa tahun 1800an, perkembangan industrialisasi saat ini begitu pesat dan merupakan syarat mutlak dalam pembangunan di setiap negara. Saat ini perkembangan industri selalu diikuti dengan perkembangan teknologi yang semakin hari semakin berkembang. Pergeseran teknologi dari tenaga manusia ke tenaga mesin sudah cukup dirasakan dampak positifnya yaitu kemudahan-kemudahannya dalam upaya pencapaian produktifitas yang setinggi-tingginya akan tetapi apabila dalam penggunaan teknologi tersebut tidak memperhatikan aspek lingkungan maka akan timbul dampak negatif yaitu adanya pencemaran lingkungan. Namun dewasa ini semua perusahaan sudah mulai sadar pentingnya masalah lingkungan dan mereka berusaha untuk mencapai dan menunjukkan kinerja lingkungan yang baik dengan mengendalikan dampak dari kegiatan produk atau jasanya pada lingkungan, dengan memperhitungkan kebijakan dan tujuan lingkungannya. Sementara pertumbuhan industri yang cepat sangat menguntungkan untuk perluasan lapangan kerja dan export, pola dan kecepatan pertumbuhan sektor industri telah meningkatkan kekhawatiran akan masa depan penggunaan sumber daya alam serta biaya sosial dan ekonomi akibat kecenderungan meningkatnya pencemaran dari kegiatan ini. Tidak efisiennya 1

13 2 penggunaan dan alokasi sumber daya utama, serta berlanjutnya degradasi dari ekosistem telah menimbulkan pertanyaan akan kesinambungan ataupun tingkat kegiatan ekonomi pada beberapa sektor kegiatan ekonomi. Industri besar merupakan sumber yang penting bagi pencemaran lokal dan merupakan sumber yang harus diperhitungkan bagi pencemaran udara regional. Pencemaran industri ini dikombinasikan dengan pencemaran sumber di perkotaan, merupakan ancaman terhadap kesehatan dan kesejahteraan manusia. Penggunaan bahan kimia yang terus meningkat dan tersebar luas di semua sektor telah diikuti oleh akumulasi efek negatifnya, termasuk pencemaran pada tanah, air dan udara yang pada akhirnya bahan-bahan tersebut dapat masuk ke dalam rantai makanan yang dapat mengancam kesehatan manusia dan lingkungan. Untuk menjamin pengelolaan bahan kimia agar ramah lingkungan dan dicapainya derajat keamanan yang tinggi, dengan berpijak pada prinsip-prinsip pembangunan yang berwawasan lingkungan dan peningkatan kualitas hidup manusia, maka diperlukan peningkatan upaya pengelolaan baik di tingkat nasional, regional, maupun internasional. Apabila pengelolaan dan penggunaan bahan kimia berbahaya dan beracun tidak benar atau terjadi penyalahgunaan maka zat-zat tersebut dapat mengakibatkan dampak yang merugikan kesehatan manusia dan kerusakan lingkungan. Yang paling penting dalam pembangunan industri adalah bagaimana meningkatkan dampak positif dan menekan dampak negatif. Dampak positif pembangunan industri adalah kesejahteraan rakyat dan dampak negatifnya terjadi pencemaran dan kerusakan lingkungan dimana-mana. Hal ini disebabkan industri sangat berpotensi merusak lingkungan. Dampak negatif pembangunan

14 3 industri dapat ditekan dengan berbagai macam peraturan perundangan yang sifatnya memaksa. Untuk memaksa kegiatan industri memperhatikan lingkungan, perlu pengawasan yang ketat setiap waktu. Oleh karena itu yang paling baik adalah dengan menyadarkan pihak industri bahwa fungsi lingkungan sangat penting bagi kesejahteraan manusia. Dengan pelaksanaan sistem manajemen lingkungan ISO industri dapat menjamin konsumennya dan masyarakat luas bahwa mereka benar-benar melindungi lingkungan. Standar ISO merupakan dokumen spesifikasi atau dokumen persyaratan sistem manajemen lingkungan. Dokumen ini berisi unsur-unsur yang harus dipenuhi perusahaan bila ingin menetapkan sistem manajemen lingkungan menurut ISO Unsur-unsur yang dirinci dalam ISO harus diterapkan, didokumentasikan dan dilaksanakan sehingga lembaga sertifikasi sistem manajemen lingkungan, selaku pihak ketiga nantinya akan memberikan sertifikat SML kepada perusahaan berdasarkan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan, bahwa perusahaan tersebut telah menetapkan sistem manajemen lingkungan dengan baik. ISO didesain pula untuk perusahaan yang ingin memberikan pernyataan diri yang diberikan kepada pihak kedua tanpa keterlibatan pihak ketiga, yang menyatakan bahwa perusahaan telah menjalankan dengan baik ketentuan-ketentuan di dalam standard ISO Tantangan utama bagi perusahaan yang menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan ISO adalah dalam melaksanakan kegiatan agar berkelanjutan, antara lain bagaimana menetapkan aspek lingkungan menjadi bagian integral dari kegiatan dunia usaha

15 4 sehingga masalah tersebut bukan sebagai bagian yang terpisah dari kegiatan bisnis yang menimbulkan biaya tambahan. PT Trakindo Utama Surabaya adalah salah satu perusahaan besar yang berkembang dan bergerak di bidang industri penjualan, penyewaan dan service alat berat. Dalam kegiatan operasionalnya digunakan teknologi tinggi berupa mesin-mesin yang menimbulkan suara bising yang berpotensi menghasilkan pencemaran suara. Alat-alat transportasi yang digunakannya dapat berpotensi menghasilkan pencemaran getaran & debu. Pemakaian air tanah yang berlebihan, air buangan yang belum memenuhi baku mutu, rembesan minyak/oli, tumpahan bahan kimia berbahaya dan beracun (B3), kebocoran bahan bakar berpotensi menghasilkan pencemaran air dan pencemaran tanah. Lalu gas-gas yang dihasilkan dapat mengakibatkan pencemaran udara bila tidak diperhatikan. Berdasarkan kondisi ini, maka PT Trakindo Utama Surabaya bertekad untuk melaksanakan sistem pengelolaan lingkungan dalam segala kegiatan operasionalnya seperti yang tercantum dalam kebijakan K3L (Keselamatan, Kesehatan Kerja dan lingkungan Hidup). PT Trakindo Utama Surabaya saat ini sedang mempersiapkan segala perencanaan untuk memenuhi peraturan Sistem Manajemen Lingkungan seperti yang tercantum dalam ISO Langkah awal yang di tempuh antara lain dengan melakukan penilaian awal, menetapkan kebijakan lingkungan, mengidentifikasi aspek lingkungan, merumuskan tujuan, sasaran dan program lingkungan, mengidentifikasi dan mengimplementasikan peraturan perundangan. Oleh karena itu penulis merasa tertarik untuk melakukan penelitian dan peninjauan di PT Trakindo Utama Surabaya, tentang langkah-

16 5 langkah yang ditempuh dalam mempersiapkan pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan untuk memperoleh sertifikasi ISO dan hasilnya akan ditulis dalam bentuk laporan. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka didapatkan rumusan masalah yaitu Apakah langkah-langkah yang ditempuh PT Trakindo Utama Surabaya dalam melaksanakan Sistem Manajemen Lingkungan untuk memperoleh sertifikasi ISO 14001? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui pelaksanaan penilaian awal terhadap Sistem Manajemen Lingkungan di PT Trakindo Utama Surabaya. 2. Menganalisa kebijakan K3L (Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan) PT Trakindo Utama Surabaya dan membandingkannya dengan standard ISO Mengetahui sumber daya yang dipersiapkan PT Trakindo Utama Surabaya. 4. Mengidentifikasi aspek, dan dampak lingkungan dari kegiatan operasional di PT Trakindo Utama Surabaya. 5. Menganalisa pemenuhan persyaratan dan peraturan perundangan di PT Trakindo Utama Surabaya 6. Mengetahui tujuan, sasaran dan program lingkungan di PT Trakindo Utama Surabaya dan membandingkannya dengan standard ISO

17 6 7. Mengetahui pemanfaatan dokumen dan sumber daya yang telah tersedia di PT Trakindo Utama Surabaya. 8. Menganalisa prosedur operasi dan rencana tindakan yang dilaksanakan PT Trakindo Utama Surabaya dan membandingkannya dengan standard ISO Menganalisa implementasi program manajemen lingkungan di PT Trakindo Utama Surabaya dan membandingkannya dengan standard ISO serta peraturan perundangan. 10. Menganalisa hasil pemantauan dan pengukuran lingkungan di PT Trakindo Utama Surabaya dan membandingkannya dengan standard ISO serta peraturan perundangan. 11. Mengetahui pelaksanaan audit berkelanjutan, tinjauan manajemen, perbaikan dan tindak lanjut di PT Trakindo Utama Surabaya. 12. Mengetahui pelaksanaan audit eksternal untuk mendapatkan sertifikasi ISO di PT Trakindo Utama Surabaya. D. Manfaat Penelitian Penelitian yang dilaksanakan di PT Trakindo Utama Surabaya ini diharapkan dapat bermanfaat bagi : 1. Bagi Perusahaan a. Sebagai masukan berupa analisa pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan yang dipersiapkan di PT Trakindo Utama Surabaya, sehingga

18 7 dapat menjadi acuan pertimbangan untuk melaksanakan Audit atau Sertifikasi ISO b. Mendapatkan Informasi analisa program pengelolaan lingkungan dan prosedur pengawasan operasional yang dijalankan di PT Trakindo Utama Surabaya, sehingga dapat melakukan tindakan pengendalian dan tindakan perbaikan. c. Menciptakan kerja sama yang saling bermanfaat antara PT Trakindo Utama Surabaya dengan program D.III Hiperkes dan Keselamatan Kerja. 2. Bagi Mahasiswa Meningkatkan wawasan, pengetahuan serta pengalaman mahasiswa tentang langkah-langkah awal dalam mempersiapkan pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan untuk memperoleh sertifikasi ISO 14001, serta dapat menentukan tindakan pencegahan dan pengendalian terhadap dampak lingkungan yang efektif. 3. Bagi Program D.III Hiperkes dan Keselamatan Kerja Dapat menambah kepustakaan tentang langkah-langkah pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan di tempat kerja untuk untuk mengelola lingkungan serta memperoleh sertifikasi ISO 14001, sehingga dapat diambil manfaatnya untuk perkembangan kurikulum dan keilmuan manajemen lingkungan.

19 BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka 1. Sistem Manajemen Lingkungan ISO Pengertian sistem manajemen lingkungan menurut ISO 14001:2004 adalah suatu sistem manajemen pengelolaan lingkungan yang telah diakui secara internasional dengan sertifikat yang dikeluarkan oleh Badan Sertifikat di bawah koordinasi Organisasi Standar Internasional (ISO : International Organization For Standardization). Sistem Manajemen Lingkungan atau Environment Management System (EMS) merupakan bagian dari keseluruhan sistem manajemen yang meliputi struktur organisasi, rencana kegiatan, tanggung jawab, latihan atau praktek, prosedur, proses dan sumber daya untuk pengembangan, penerapan, evaluasi dan pemeliharaan kebijakan lingkungan. (ISO 14001, 1996) Pada prinsipnya, ISO berisi syarat atau aturan komprehensif bagi suatu organisasi dalam mengembangkan sistem pengelolaan dampak lingkungan yang baik dan menyeimbangkan dengan kepentingan bisnis, sehingga upaya perbaikan kinerja yang dilakukan akan disesuaikan dengan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Dalam penerapannya ISO bersifat sukarela (voluntary), tidak ada hukum yang mengikat yang mengharuskan dalam penerapannya. (ISO 14001, 2004) 8

20 9 2. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Lingkungan dan Sertifikasi ISO Berbagai manfaat dapat diperoleh bila menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001, yang sekaligus dapat dianggap sebagai keuntungan dari pengelolaan lingkungan. Manfaat yang paling besar adalah perlindungan terhadap lingkungan. Dengan mengikuti persyaratan yang ada akan membantu pula dalam mematuhi peraturan perundang-undangan dan sistem manajemen yang efektif. Perbaikan lingkungan yang berkesinambungan mempunyai kesamaan konsep dengan manajemen lingkungan total. Hal tersebut menyajikan konsep bahwa sistem selalu bisa dikendalikan dan selalu ada cara yang lebih efektif dari segi biaya untuk mengurangi dampak terhadap lingkungan lebih jauh selama ada indikator-indikator yang kreatif dalam perusahaan yang diperbolehkan menyatakan ide-ide mereka. (Kuhre, 1996) a. Perlindungan terhadap lingkungan Tujuan utama sertifikasi ISO adalah untuk menjaga kelangsungan hidup tumbuhan dan binatang dalam kondisi terbaik yang paling memungkinkan. Pengelolaan lingkungan mungkin hanya merupakan satu langkah kecil, namun proses ini akan akan berkembang dan meningkat sejalan dengan bertambahnya pengalaman, penciptaan, pencatatan, dan pemeliharaan dari sitem yang diperlukan untuk sertifikasi yang diharapkan dapat membantu kondisi lingkungan. Dampak positif terbesar terhadap lingkungan adalah pengurangan limbah berbahaya. ISO mensyaratkan program-program yang akan menurunkan penggunaan bahan-bahan kimia berbahaya dan limbah

21 10 berbahaya yang selanjutnya akan berdampak pada berkurangnya polusi air tanah dan tanah. Minimalisasi limbah juga akan berdampak positif terhadap lingkungan yaitu pengurangan, penggunaan ulang atau daur ulang yang kesemuanya akan memaksimalkan penggunaan sumber daya alami. Program pengelolaan lingkungan yang baik akan membantu mengurangi kebutuhan akan energi liatrik, gas, ruang, dan air yang selanjutnya akan dapat melindungi sumber daya yang berharga ini. b. Menunjukkan kesesuaian dengan peraturan Dengan memiliki sertifikasi ISO untuk pengelolaan lingkungan, besar kesempatannya untuk memperoleh dokumen tertulis yang diperlukan untuk menunjukkan bahwa organisasi tersebut telah bertindak sesuai peraturan yang berlaku. c. Pembentukan sistem pengelolaan yang efektif Pengelolaan yang efektif adalah bisnis yang baik, demikian juga dengan perencanaan, dokumentasi, dan pelaksanaan dari sistem pengelolaan lingkungan. Dengan begitu banyaknya variabel yang harus dijaga untuk menjamin kelangsungan hidup organisasi, mutu dan kini standard pengelolaan lingkungan akan memaksa pihak manajemen untuk lebih efektif. Standar yang harus dicapai agar bisa memperoleh sertifikasi ISO dalam pengelolaan lingkungan berisi teknik-teknik pengelolaan yang baik. Pengelolaan personil lingkungan, akutansi, pengawasan penjualan,

22 11 pengawasan dokumen, dan banyak sistem lainnya sebenarnya adalah sistem pengelolaan umum dengan suatu arahan ke bidang lingkungan. d. Penurunan biaya Setelah sejumlah biaya dikeluarkan untuk membuat dan menerapkan program-program yang belum ada dalam rangka memperoleh sertifikasi, akan terjadi suatu penghematan biaya dalam jangka panjang terutama dalam hal pembersihan dan pengawasan lingkungan. Sertifikasi tidak akan menghilangkan biaya untuk pembersihan polusi, namun hal itu akan mengurangi jumlah dan skala pembersihan yang harus dilakukan di masa datang. Apabila biaya awal dan pemeliharaan sertifikasi dikelola secara baik, maka seharusnya akan terjadi penurunan biaya lingkungan dalam jangka penjang dan peningkatan kemampuan bersaing. Biaya yang dikeluarkan akan dapat ditutupi oleh peningkatan kepuasan pelanggan, kepercayaan pada organisasi dan meningkatnya moral organisasi. Setelah sertifikat diperoleh, waktu dan uang yang dikeluarkan yang dikeluarkan untuk menjawab pertanyaan yang dilontarkan konsumen akan berkurang. Pada awalnya sebagian besar konsumen memiliki daftar pertanyaan yang panjang dan berbeda-beda mengenai lingkungan. Penunujukan sertifikat ISO yang dimiliki leh organisasi mungkin telah menjawab dan memuaskan sebagian konsumen. Dasar utama dalam penghematan biaya adalah lebih sedikitnya bahan kimia dan limbah yang perlu ditangani atau dibersihkan. Berkurangnya

23 12 bahan kimia berarti berkurang pula penggunaan penggunaan bahan kimia yang bernutu randah, berkurang pula tumpahan bahan kimia, dan berarti mengurangi limbah berbahaya yang harus dilacak dan dibuang. Pembersihan air tanah pun akan dapat diminimumkan. (Wortham, 1993) e. Penurunan kecelakaan kerja Sejalan dengan berkurangnya bahan kimia dan limbah berbahaya yang ada di lokasi dengan diberlakukannya sistem ini, jumlah karyawan yang cidera karena bahan-bahan ini juga akan menurun. Jelas terlihat bahwa pencegahan dan kematian akan membawa manfaat yang besar. Biaya yang berkaitan dengan kecelakaan kerja juga akan menurun. Ketika sistem pengellaan diterapkan, tidak hanya membantu mengurangi tingkat kematian, tetapi juga menurunkan biaya yang berkaitan dengan hilangnya produktivitas dan semangat kerja, biaya penggantian peralatan kerja yang rusak dan waktu yang hilang untuk memperbaiki dan mencegah hal yang sama. Karena pengelolaan lingkungan dan kesehatan serta keselamatan pekerja sangat berkaitan, maka ketika yang satu memperoleh manfaat dari perubahan yang ada, hal-hal lainnya juga akan memperoleh keuntungan yang sama. Sistem yang melindungi atau meminimalisasi dampak terhadap lingkungan pada kebanyakan kasus juga akan meminimalisasi dampak terhadap pekerja. Hal ini terlihat pada penurunan tingkat kecelakaan kerja dan jumlah pekerja yang sakit. Pada dasarnya, pekerja adalah bagian dari lingkungan secara keseluruhan. Penurunan dalam kecelakaan dan penyakit

24 13 akibat kerja akan terjadi bila organisasi memasukkan unsur kesehatan dan keselamatan kerja dalam rangkaian usaha untuk memperoleh sertifikasi ISO sebagai pelengkap dari usaha pengelolaan lingkungan. f. Peningkatan hubungan masyarakat Sebagian besar masyarakat peduli terhadap lingkungan saat ini. Bila suatu organisasi meningkatkan program pengelolaan lingkungan, organisasi itu pasti memperoleh peningkatan dalam hubungan dengan masyarakat, dengan atau tanpa memperoleh sertifikasi ISO Ada beberapa kegiatan yang berkaitan dengan lingkungan yang dapat dilakukan untuk mempertahankan atau meningkatkan kredibilitas dan hubungan dengan masyarakat, contohnya dengan tidak membuang limbah dalam jumlah besar, meminimalisasi limbah. g. Peningkatan kepercayaan dan kepuasan konsumen Hal yang erat kaitannya dengan usaha meningkatkan hubungan baik dengan masyarakat adalah kepercayaan da kepuasan konsumen. Dengan melihat bahwa perusahaan memiliki sertifikat ISO 14001, knsumen akan merasa bahwa lingkungan mereaka taelah terlindungi. Hal ini menunjukan bahwa pihak produsen benar-benar peduli pada lingkungan. Perlindungan dan keamanan lingkungan akan didasarkan pada sertifikasi ISO yang lebih dapat diukur dibanndingkan dengan janji-janji muluk yang diberikan organisasi pada sebagian besar kasus selama ini. Dengan ISO 14001, suatu organisasi dapat meyakinkan para konsumen mereka dan masyarakat luas bahwa mereka benar-benar melakukan

25 14 kegiatan perlindungan terhadap lingkungan dan mempunyai dokumendokumen yang cukup untuk mendukung pernyataan tersebut. (Kuhre, 1996) 3. Langkah-langkah Umum untuk Memperoleh Sertifikasi ISO Banyak organisasi telah memulai proses pengelolaan lingkungan karena itu titik awal dari proses sertifikasi. Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan organisasi untuk memperoleh sertifikasi ISO 14001: a. Penilaian awal dan definisi kegunaan Sebelum organisasi memulai usaha desain dan implementasi secara besar-besaran, suatu penilaian awal terlebih dahulu harus dilakukan. Hal ini akan membantu menentukan hal mana yang sebenarnya membutuhkan sistem pengelolaan lingkungan yang baru. Penilaian harus mengidentifikasi dokumen-dokumen, tindakan-tindakan dan prosedur yang diperlukan untuk memperoleh sertifikasi seperti pernyataan kebijakan, sistem pengelolaan, perencanaan, kegiatan operasional, personil, pelatihan, dan tujuan yang ingin dicapai. Suatu definisi kegunaan harus dibuat sehubungan dengan penilaian awal tersebut. Kegunaan dapat berupa menjaga lingkungan dengan lebih baik, memperoleh sertifikasi ISO 14001, untuk lebih efektif dalam segi biaya, untuk memperbaiki hubungan baik dengan masyarakat, dan lainnya. Agar berhasil, keseluruhan usaha memperoleh sertifikasi harus diringkas dan disajikan dalam penilaian awal dan disetujui oleh manajemen puncak dari organisasi. (Kuhre, 1996)

26 15 b. Persiapan kebijakan Persiapan kebijakan perlu dilakukan sejak awal dalam suatu proses karena persetujuan manajemen puncak adalah kunci menuju sukses, walaupun kebijakan yang disiapkan tersebut masih sangat kasar, hal ini sekurangnya akan memberi arahan yang menyeluruh bagi suatu proses pada saat sangat dibutuhkan. c. Mendapatkan sumber daya sejak awal Sumber daya tertentu perlu didapatkan sejak awal proses agar keseluruhan usaha dapat dilakukan dengan tuntas. Sumber daya keuangan adalah sumber daya yang harus ada, sumber daya organisasi seperti personil, sumber daya pelatihan dapat diidentifikasi dan diberikan, pembelian pasokan dan dukungan lainnya juga harus diusahakan. d. Prosedur untuk identifikasi dampak dan persyaratan lainnya Prosedur dan kebijakan untuk mengidentifikasi, menyusun, dan menganalisis dampak ke dalam suatu sistem organisasi sangat diperlukan untuk memperoleh peraturan-peraturan dan dampak-dampak serta menyusunnya dalam satu atau dua bundel dokumen. Langkah ini sangat penting dan memudahkan pembuatan suatu desain dari prosedur dan pengawasan pengelolaan lingkungan yang sangat berarti. e. Tujuan dan sasaran Tujuan dan sasaran adalah hal berikutnya yang harus dipersiapkan. Tujuan yang ditetapkan akan mencakup pernyataan-pernyataan seperti

27 16 penetapan program minimisasi limbah. Sasaran akan ditentukan secara khusus untuk setiap tujuan dan disajikan secara kuantitatif. f. Pemanfaatan dokumen dan sumber daya yang tersedia Bila sudah ada dokumen yang berkaitan dengan program ISO 14001, maka hal tersebut harus dimanfaatkan. Hal ini dapat mencakup sebagian besar prosedur pengelolaan lingkungan yang baik dan sistem kualitas yang sudah digunakan. g. Persiapan dari prosedur operasi dan recana tindakan Setelah langkah-langkah diatas diselesaikan tiba saatnya untuk mempersiapkan prosedur-prosedur baru yang belum lengkap. Sering kali banyak sistem pengelolaan lingkungan terdiri dari prosedur dan standard yang tidak tertulis yang akan menyebabkan kebingungan, kurangnya petunjuk dari dampak lingkungan yang negatif. Petunjuk pengelolaan lingkungan harus disusun bila belum ada, untuk mencakup keseluruhan prosedur dan standard yang berbeda. h. Implementasi program Setelah kertas kerja dibuat, sistem pengelolaan lingkungan perlu diimplementasikan untuk dapat secara nyata membantu lingkungan karena sertifikasi memerlukan implementasi di samping persiapan prosedur dan dokumen.

28 17 i. Pelaksanaan audit yang berkelanjutan, tinjuan manajemen, perbaikan dan tindak lanjut Dengan melaksanakan audit atau meninjau kemajuan organisasi dalam pengelolaan lingkungan terus menerus, dimungkinkan untuk mengusulkan suatu tindakan perbaikan dan tindak lanjutnya. Segera setelah proses audit selesai, tindakan perbaikan harus dilakukan secepat mungkin. Upaya untuk memperbaiki kualitas dan pengawasan lingkungan dengan dampak yang positif bagi organisasi dan makhluk hidup di dalam dan di sekitarnya, selalu mungkin dilakukan. j. Audit internal untuk standard ISO Bila suatu organisasi merasa sudah hampir menyelesaikan hal-hal yang disebut diatas perlu sekiranya mengadakan suatu audit internal. Jenis audit seperti ini membantu mengidentifikasi perbaikan-perbaikan akhir yang perlu dilakukan. k. Audit yang dilakukan auditor luar Audit yang dilakukan untuk memperoleh sertifikasi biasanya dilakukan oleh auditor independen. Auditor dari pihak ketiga biasanya mendapat kredibilitas lebih karena dianggap lebih obyektif. Namun di sisi lain pihak auditor mungkin idak mengenal industri yang diauditnya dengan baik. Maka perlu memberikan beberapa penjelasan tentang teknologi utama yang digunakan. Secara keseluruhan, auditor harus cakap melakukan audit atas pengelolaan lingkungan dan disetujui oleh ISO sebelum mereka dapat memberi sertifikasi.

29 18 l. Sertifikasi Apabila organisasi dapat lulus sebagian besar komponen yang diaudit maka sertifikasi akan diberikan. Sertifikasi dapat diperoleh dengan tiga cara. Bila hal ini dilakukan oleh konsultan audit independen yang telah disetujui oleh ISO, maka sertifikasi yang diperoleh akan paling berbobot. Sertifikasi dengan bobot kedua didapat ketika organisasi melibatkan pemasok dibawah kontrak. Dalam hal ini audit dapat dilakukan oleh organisasi yang menggunakan pemasok. Sertifikasi yang dilakukan sendiri memiliki bobot yang paling rendah, namun hal ini masih lebih baik dari tidak memiliki sertifikasi sama sekali. m. Perbaikan berkelanjutan Dengan melakukan audit internal dan pemantauan rutin, akan jelas terlihat bahwa kebijakan, tujuan, target dan perencanaan harus dapat dimodifikasi. Perbaikan keseluruhan sistem secara berkelanjutan akan membuatnya efektif dari segi biaya dan akan menurunkan dampak sebesar mungkin. Perbaikan berkelanjutan bukanlah langkah terakhir, hal ini adalah langkah yang terpadu dari setiap langkah pengelolaan lingkungan. (Kuhre, 1996) 4. Unsur-unsur di Dalam Standar ISO Standar ISO merupakan dokumen spesifikasi sistem manajemen lingkungan. Standard ini memuat unsur-unsur yang harus dipenuhi oleh perusahaan yang ingin memperoleh sertifikasi atas pelaksanaan standar ISO Unsur-unsur yang dirinci dalam ISO harus diterapkan,

30 19 didokumentasikan dan dilaksanakan sehingga lembaga sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan, selaku pihak ketiga dapat memberikan sertifikat Sistem Manajemen Lingkungan kepada perusahaan berdasarkan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan bahwa perusahaan tersebut telah menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan dengan baik. (ISO 14001, 2004) Berikut penjabaran dari masing-masing unsur Sistem Manajemen Lingkungan : a. Kebijakan Lingkungan Pernyataan kebijakan adalah suatu deklarasi yang ditandatangani oleh pemimpin organisasi yang menyatakan bahwa perlindungan lingkungan menjadi prioritas utama. Sekurangnya presiden dari perusahaan harus menandatangani karena hubungan mereka yang penting. Tanpa penunjukan komitmen dari manajemen puncak ini, aparat perusahaan lainnya tidak akan peduli pada usaha pengelolaan lingkungan yang dilakukan. Manajemen puncak perlu memeperlihatkan dukungan sepenuhnya atas kebijakan yang dibuat dengan beberapa cara. Disamping menandatangani kebijakan menunjukan dukungan dengan menyediakan dana yang cukup juga sangat penting. Bila kekurangan dana perusahaan makaa pengelolaan lingkungan akan terhenti. Dukungan terhadap kebijakan yang dibuat dapat ditunjukan oleh tindakan-tindakan. Misalnya jika direktur ingin mencatat sesuatu menggunakan kertas yang sudah terpakai tetapi halaman belakangnya masih kosong, itu berarti dia peduli lingkungan. (Kuhre, 1996)

31 20 Selain itu untuk dapat menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan dengan baik bukan saja diperlukan adanya komitmen manajemen puncak namun diperlukan pula adanya komitmen dari seluruh karyawan, meskipun komitmen manajemen puncak merupakan unsur yang paling penting. Selanjutnya, tentang kebijakan lingkungan di dalam standar ISO menyebutkan : 1) Sesuai dengan sifat, skala dan dampak lingkungan dari kegiatan, produk atau jasanya. 2) Mencakup suatu komitmen untuk penyempurnaan berkelanjutan dan pencegahan pencemaran. 3) Mencakup suatu komitmen untuk mematuhi perundang-undangan dan peraturan lingkungan yang relevan dan dengan persyaratan lain yang bisa dilakukan oleh organisasi. 4) Memberikan suatu kerangka untuk menyusun dan mengkaji tujuan dan sasaran lingkungan. 5) Didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara serta dikomunikasikan ke semua karyawan. 6) Tersedia untuk umum. (ISO 14001, 2004) b. Perencanaan Tujuan dari perencanaan atau rencana tindakan adalah menciptakan kondisi sedemikian sehingga perusahaan dapat melaksanakan kegiatannya sesuai dengan kebijakan lingkungan.

32 21 1) Aspek Lingkungan Aspek lingkungan adalah unsur dari suatu kegiatan, produk atau jasa dari organisasi yang dapat berinteraksi dengan lingkungan. Dalam pengertian ini aspek lingkungan yang penting adalah aspek lingkungan yang mempunyai atau dapat mempunyai dampak penting terhadap lingkungan bagi operasi di perusahaan di sekeliling perusahaan. Dengan kata lain, suatu perusahaan mengidentifikasi dampak lingkungannya bila perusahaan tersebut mengakses apa yang dapat menyebabkan perubahan pada lingkungan untuk setiap kegiatan, tugas atau langkah dari prosesnya. 2) Persyaratan Perundangan dan Persyaratan Lainnya Perusahaan harus mengidentifikasi dan mengerti semua persyaratan yang diminta oleh perundang-undangan bila aspek lingkungan telah diidentifikasi, maupun persyaratan lainnya yang relevan dengan kegiatan perusahaan. Setiap peraturan yang diterapka pada kegiatan operasional perusahaan harus diiidentifikasi. Hal ini mencakup peraturan-peraturan di tingkat internasioal, federal, negara bagian, regional dan lokal. Pada setiap tingkat pemerintahan ada beberapa peraturan yang berbeda sehingga tambahan dari peraturanperaturan yag ada, pasal-pasal legislatif dan hukum juga harus diidentifikasi. Selain peraturanperaturan yang ada, ada beberapa persyaratan lainnya yang dituntut dari suatu perusahaan. Ini dapat mencakup standar sertifikasi, kebijakan, koorporasi, persetujuan

33 22 konsumen, keputusan pengadilan, perizinan dan hal-hal lainnya. Persyaratan-persyaratan ini juga penting dan harus dituliskan dalam suatu standar. (Kuhre, 1996) 3) Tujuan dan Sasaran Menurut standar ISO 14001, tujuan lingkungan adalah cita-cita lingkungan secara menyeluruh, yang timbul dari kebijakan lingkungan yang telah ditentukan oleh perusahaan itu sendiri untuk mencapainya, dan yang dikuantifikasi bila memungkinkan. Sedangkan tentang sasaran lingkungan, standar ISO mendefinisikan sasaran lingkungan sebagai persyaratan kinerja secara rinci, dikuantifikasikan bila dimungkinkan, berlaku untuk perusahaan atau bagian yang diturunkan dari tujuan lingkungan dan yang perlu ditentukan dan dipenuhi untuk mencapai tujuan lingkungan. Tujuan dan sasaran lingkungan harus konsisten dan dimasukkan dalam rencana strategis perusahaan. Keduanya harus sejalan dengan rencana strategis perusahaan secara keseluruhan atau bila tidak akan timbul konflik. Tujuan dan sasaran harus konsisten satu sama lain dan tidak bertentangan. Tujuan dan sasaran juga harus mendukung kesesuaian dengan peraturan yang berlaku, persyaratan bisnis, penurunan dampak dan pandangan dari pihak-pihak berkepentingan. Tujuan dan sasaran harus terintegrasi dengan keseluruhan organisasi. Kedua hal tersebut tidak dapat saling silang atau keduanya tidak akan tercapai sama sekali. (Kuhre, 1996)

34 23 4) Program Manajemen Lingkungan Program Manajemen Lingkungan harus dinamis dan secara berkala disempurnakan sesuai dengan perubahan tujuan dan sasaran perusahaan. Pembuatan dan penggunaan satu program atau lebih merupakan unsur kunci untuk penerapan sistem manajemen lingkungan yang berhasil. Program tersebut sebaiknya menjelaskan bagaimana tujuan dan sasaran perusahaan akan dicapai, termasuk jangka waktu dan personil yang bertanggung jawab untuk menerapkan kebijakan lingkungan perusahaan. (ISO 14001, 2004) c. Penerapan dan Operasi Suatu perusahaan dapat saja telah memiliki kebijakan lingkungan yang sangat tepat dan telah memiliki pula tujuan dan sasaran lingkungan, serta memiliki perencanaan sistem manajemen lingkungannya yang sangat bagus dan rinci tanpa mereka menghadapi masalah lingkungan yang disebabkan masalah penerapan dan operasi sistem manajemen lingkungan belum memadai. 1) Struktur dan tanggung jawab Unsur yang paling penting dalam menjalankan sistem manajemen lingkungan adalah dukungan manajemen puncak, manajemen garis dan karyawan perusahaan. Penerapan sistem manajemen lingkungan yang berhasil memerlukan komitmen dari semua karyawan perusahaan. Oleh sebab itu tanggung jawab lingkungan tidak dilihat sebatas fungsi lingkungan saja. Komitmen ini dimulai pada tingkat manajemen

35 24 tertinggi. Perlu pula diperhatikan bahwa tanggung jawab kunci sistem manajemen lingkungan yang telah ditentukan dan dikominikasikan dengan baik ke personil yang relevan. (ISO 14001, 2004) 2) Pelatihan, kepedulian dan kompetensi Pelatihan adalah hal yang sangat penting bagi pengelolaan ligkungan karena kompleksnya bidang tersebut. Pelatihan diperlukan tidak hanya bagi staf di bidang lingkungan tetapi juga di seluruh bidang pekerjaan lainnya dalam perusahaan dan beberapa kontraktor dan seluruh pekerja harus dibuat sadar akan dampak yang mereka timbulkan terhadap lingkungan melalui pekerjaan yang mereka lakukan dan cara-cara meminimasi dampak tersebut. (Kuhre, 1996) Dalam ISO 14001, dokumentasi pelatihan merupakan salah satu kunci penting dalam penerapan sistem manajemen lingkungan. Pemeliharaan dokumentasi pelatihan yang baik termasuk siapa yang sudah dilatih, isi pelatihan dan tanggal pelatihan. (ISO 14001, 2004) 3) Komunikasi Aspek kunci lainnya dari manajemen lingkungan adalah komunikasi dengan karyawan, perusahaan atau masyarakat sekitar dan dengan pihak lainnya dari masyarakat yang terkait dan dengan pelanggan. Sistem Manajemen Lingkungan ISO menentukan perlu adanya prosedur untuk: a) Mempertahankan komunikasi internal diantara berbagai bagian dan tingkatan di dalam perusahaan.

36 25 b) Menerima, mendokumentasikan dan menanggapi komunikasi yang relevan dari pihak terkait dari luar sehubungan dengan aspek-aspek lingkungan dan sistem manajemen lingkungan. (ISO 14001, 2004) 4) Dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan Organisasi harus membuat dan memelihara informasi dalam media cetak atau elektronik, untuk: a) Menerangkan unsur-unsur inti sistem manajemen dan interaksinya. b) Memberikan petunjuk dokumentasi yang terkait. Dokumentasi sistem manajemen lingkungan dapat berupa: a) Informasi tentang proses. b) Bagan organisasi atau organisasi. c) Standar internal dan prosedur operasional. Bagan lokasi keadaan darurat. (ISO 14001, 2004) 5) Pengendalian Dokumen Maksud pengendalian dokumen adalah untuk menjamin bahwa perusahaan menyusun dan memelihara dokumen dengan cara yang memadai untuk menerapkan sistem manajemen lingkungan. Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang diperlukan oleh standar internasional ini untuk menjamin bahwa: a) Adanya persetujuan dokumen sebelum diterbitkan. b) Dokumen secara berkala dikaji, direvisi bila diperlukan dan disetujui atas kecukupannya oleh personel yang diberi wewenang.

37 26 c) Perubahan dan status revisi dokumen harus diidentifikasi terlebih dahulu. d) Dokumen harus dipastikan sah dan mudah diidentifikasi. e) Dokumen mutakhir yang relevan tersedia di seluruh lokasi operasi yang sangat penting bagi berfungsinya sistem manajemen lingkungan yang efektif. f) Dokumen kadaluarsa segera dimusnahkan dari semua titik penerbitan dan penggunaan atau sebaliknya dijamin terhadap penggunaan yang tidak sesuai dengan yang dimaksudkan. g) Setiap dokumen kadaluarsa disimpan untuk keperluan perundangundangan dan atau keperluan pemeliharaan pengetahuan yang didefinisikan secara tepat. Dokumentasi harus dapat dibaca, diberi tanggal (tanggal revisi) dan mudah diidentifikasi, dipelihara dengaan teratur dan disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan. Prosedur dan tanggung jawab atas pembuatan dan modifikasi berbagai jenis dokumen harus dibuat dan dipelihara. (ISO 14001, 2004 ) 6) Pengendalian Operasional Perusahaan harus mengidentifikasi operasi dan kegiatan yang berkaitan dengan aspek lingkungan penting yang telah diidentifikasi sejalan dengan kebijakan, tujuan dan sasarannya. Perusahaan harus merencanakan kegiatan ini, termasuk pemeliharaannya untuk

38 27 menjamin bahwa kegiatan ini dilaksanakan pada kondisi tertentu dengan : a) Membuat dan memelihara prosedur yang terdokumentasi untuk mengatasi situasi ketiadaan prosedur yang dapat menyebabkan penyimpangan dari kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan. b) Menetapkan kriteria operasi di dalam prosedur. c) Membuat dan memelihara prosedur yang berkaitan dengan aspek lingkungan penting yang dapat diidentifikasi dari barang dan jasa yang digunakan oleh perusahaan dan mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan yang releva kepada pemasok dan kontraktor. (ISO 14001, 2004) 7) Kesiagaan dan Tanggap Darurat Berapapun pengawasan yang diimplementasikan, tidak mungkin untuk menghilangkan segala masalah atau keadaan darurat sama sekali. Hal ini meliputi kecelakaan kerja, tumpahan baha kimia, cidera akibat kerja dan rencana persiapan untuk menghadapi kejadian-kejadian yang tidak dapat diduga ini. Prosedur gawat darurat yang terperinci harus dituliskan sebelum keadaan gawat darurat terjadi. Rencana yang dipersiapkan untuk mengatasi keadaan ini mempunyai beberapa nama, namun demikian yang paling umum digunakan adalah rencana respon gawat darurat dan rencana pemulihan bencana. (Kuhre, 1996) Bila terjadi keadaan darurat, satu tanggapan yang terorganisir dengan baik dan dapat dipertanggung jawabkan akan membantu

39 28 meminimumkan kerusakan terhadap kesehatan dan keselamatan manusia atau lingkungan. d. Pemeriksaan dan Tindakan Koreksi Kinerja lingkungan harus dipantau dan diperiksa sedemikian sehingga bila terjadi ketidaksesuaian dapat segera diketahui, dan diambil langkahlangkah perbaikan untuk mengkoreksinya. 1) Pemantauan dan Pengukuran Program pemantauan dan pengukuran merupakan proses yang kontinyu yang mencakup pengumpulan data mutakhir dan penelusuran parameter tertentu secara kontinyu. Dengan menggunakan teknik pemantauan dan pengukuran perusahaan dapat menilai kemajuannya dalam memenuhi tujuan dan sasaran lingkungan yang sudah digariskan. (ISO 14001, 2004) 2) Ketidaksesuaian dan tindakan koreksi dan pencegahan ISO mensyaratkan perusahaan untuk membuat dan memelihara prosedur untuk menangani, menyelidiki dan memulai tindakan koreksi dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian. Selain itu, tanggung jawab dan wewenang untuk semua kegiatan yang berkaitan dengan ketidaksesuaian harus ditentukan. Ketidaksesuaian meliputi segala sesuatu yang tidak sesuai dengan persyaratan, seperti yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen lingkungan. Hal ini dapat meliputi ketidaksesuaian pada kebijakan lingkungan, tujuan dan sasaran, struktur dan tanggung jawab, rencana pelatihan, persyaratan

40 29 operasional, jadwal kalibrasi alat, perekaman dan pengarsiban, pengendalian dokumen, kesiapsiagaan dan tanggap darurat dan prosedur tanggapan dan jadwal pelatihannya, rencana pemantauan dan pengukuran, audit sistem manajemen lingkungan dan dokumentasi pengkajian manajemen dan penerapan penyempurnaan sistem manajemen lingkungan. Dalam membuat dan mempertahankan prosedur untuk penyelidikan dan mengoreksi ketidaksesuaian, perusahaan sebaiknya memasukkan unsur-unsur dasar : a) Identifikasi penyebab ketidaksesuaian. b) Identifikasi pilihan tindakan koreksi dan pencegahan serta pengendalian yang diperlukan. c) Pelatihan personal. d) Penerapan rencana untuk tindakan koreksi yang dipilih. e) Merekam setiap perubahan pada prosedur tertulis yang dihasilkan dari tindakan koreksi. (ISO 14001, 2004) 3) Evaluasi dari Tingkat Kesesuaian Di dalam sistem manajemen lingkungan ISO perusahaan harus bersikap konsisten dengan komitmen untuk mencapai kesesuaian. Selain itu suatu organisasi juga harus menetapkan prosedur untuk mengevaluasi secara periodik kesesuaian terhadap peraturan perundangan dan peraturan lainnya yang terkait. Perusahaan harus membuat catatan hasil evaluasi periodik. Evaluasi tingkat kesesuaian

41 30 bisa dilakukan bersamaan dengan evaluasi kesesuaian peraturan perundangan atau dengan prosedur yang terpisah. (ISO 14001, 2004) 4) Rekaman Sistem manajemen lingkungan menghendaki adanya rekaman lingkungan yang cukup dan dipelihara sehingga dapat memperlihatkan bahwa sistem dapat berfungsi dengan efektif. Bila tidak ada rekaman lingkungan, maka hal ini memberikan petunjuk bahwa sistem manajemen lingkungan perusahaan harus diperbaiki. Rekaman lingkungan harus dipersiapkan, disimpan dan dipelihara oleh perusahaan serta mudah ditelusur bila diperlukan. Rekaman ini meliputi informasi antara lain tentang pembelian, audit, pengkajian dan pelatihan. (ISO 14001, 2004) 5) Audit Sistem Manajemen Lingkungan Di dalam ISO 14001, audit sistem manajemen lingkungan didefinisikan sebagai suatu proses verifikasi tersistemasi dan terdokumentasi untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif untuk menentukan apakah sistem manajemen lingkungan dari organisasi sesuai dengan kriteria audit sistem manajemen lingkungan yang dibuat organisasi, dan untuk mengkomunikasikan hasil proses ini kepada manajemen. Sistem manajemen lingkungan terintegrasi dengan sistem manajemen lainnya. Dengan demikian diharapkan, bahwa Sistem manajemen yang akan diaudit akan sesuai (compatible) dan saling mendukung dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, seperti;

42 31 penerapan sistem manajemen K3 dan penerapan sistem manajemen kualitas produk ISO Untuk membantu memudahkan dan membantu pemahaman, bahwa audit sistem manajemen lingkungan merupakan suatu sistem manajemen yang terintegrasi dengan fungsi manajemen lainnya, maka dapat diidentifikasi terhadap masing-masing kriteria audit. e. Tinjauan Manajemen Manajemen puncak organisasi atau perusahaan harus mengkaji sistem manajemen lingkungan sesuai jadwal yang ditentukan, untuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya secara berkelanjutan. Proses pengkajian manajemen harus menjamin bahwa informasi penting dikumpulkan untuk memungkinkan manajemen melakukan evaluasi. Pengkajian ini harus didokumentasi. Pengkajian manajemen harus membahas kemungkinan perlunya perubahan kebijakan tujuan dan unsurunsur lainnya dari sistem manajemen lingkungan, perubahan keadaan dan komitmen untuk penyempurnaan berkelanjutan. (ISO 14001, 2004) f. Perbaikan Lanjutan Dengan melakukan audit internal dan pemantauan rutin, akan jelas terlihat bahwa kebijakan, tujuan, target dan perencanaan harus dapat dimodifikasi. Perbaikan keseluruhan sistem secara berkelanjutan akan membuatnya efektif dari segi biaya dan akan menurunkan dampak sebesar mungkin. Perbaikan yang berkelanjutan bukanlah langkah terakhir. Hal ini