PERTANYAAN MENGENAI TRANSPARANSI DAN AKUNTABILITAS.

Transkripsi

1 LAMPIRAN 32

2 LAMPIRAN 1 33

3 LAMPIRAN 2 34

4 LAMPIRAN 3 PERTANYAAN MENGENAI TRANSPARANSI DAN AKUNTABILITAS. PROFIL ORGANISASI Gambaran secara umum tentang organisasi (5W+1H)? - Kapan masjid dibangun? Masjid didirikan sejak tahun 1990, namun pada tahun 2010 masjid telah direnovasi. 1 - Apa alasan merenovasi masjid? Karena jumah jamaah yang semakin banyak dan kapasitas masjid tidak mencukupi,maka pemkot salatiga memutuskan untuk merenovasi masjid. tanah untuk pembangunan masjid merupakan tanah milik pemerintah kota Salatiga. - Siapa saja yang terlibat dalam kepengurusan masjid? Ta mir masjid, karyawan, dan penjaga 1 - Apakah pengurus masjid digaji? Ta mir tidak digaji, yang digaji hanyalah karyawan yang diangkat ta mir. Kalau penjaga masih, mereka hanya diberikan fasilitas tempat saja. 1 - Bagaimana pembentukan anggota ta mir masjid? ta mir diangkat berdasarkan SK Walikota. Anggota ta mir yang diangkat oleh Walikota berdasarkan musyawarah OTAMDA. 1 - Mengapa perlu membentuk OTAMDA? Karena waktu masjid yang lama masih dalam kepengurusan kementrian agama,, namun ketika jumatan sering tidak datang. Oleh karena itu dibentuklah OTAMDA agar pengelolaan masjid dapat dikendalikan dengan baik. Karena yang dekat itu stain maka pengurus kebanyakan dari stain, terlebih pada kepengurusan harian Apakah selama ini organisasi mempunyai supermasi hukum secara resmi? Jawab: Hanya berupa SK Adakah peraturan secara tertulis dalam penyelenggaraan untuk setiap kegiatan yang dilakukan? Jawab: untuk sementara ini belum ada peraturan untuk setiap kegiatan yang diselenggarakan. Bentuk peraturan yang ada di masjid hanya berupa peraturan tata tertib penggunaan fasilitas Bagaimana mekanisme/proses dalam pembuatan peraturan tata tertib penggunaan fasilitas tersebut? Jawab: melalui musyawarah 1 4. Adakah pedoman peraturan sebagai ketentuan dalam penyelenggaraan kegiatan? Jawab: Ya selama ini pedoman aturan merujuk pada kebiasaan dalam organisasi. jadi kegiatan yang kami selenggarakan mengacu pada tradisi yang sering dilakukan oleh umat Islam, seperti sholat berjamaah, pengajian-pengajian, dan berbagai peringatan hari besar umat Islam Adakah peraturan mengenai sistem punishment bagi petugas yang melakukan pelanggaran? Jawab: Belum ada. 1 35

5 6. Kalau di organisasi ini belum ada peraturan mengenai sistem punishment, Bagaimana cara/langkah yang dilakukan organisasi untuk menjamin sebuah praktik yang sehat (terhindar dari KKN) dalam melaksanakan segala aktifitas dalam organisasi? Jawab: kalau kita menemukan pelanggaran ya tinggal kita rapatkan saja. Selama ini Kita mengadakan pertemuan rutin seperti kultum penasehatan untuk membangun jiwa yang bersih Apakah dengan cara demikian dapat menjamin praktek yang sehat dalam pengelolaan masjid? Jawab:kita berangkat dari unsur kepercayaan antara satu dengan yang lain. 8. Bagaimana bentuk pengawasan dan pemeriksaan untuk menghindari terjadinya kasus penyimpangan? Pernahkah organisasi melakukan proses audit? Jawab: Belum pernah. Namun, apabila ada pihak luar yang akan melakukan audit laporan keuangan ya silahkan, kami selalu terbuka jika akan dilakukannya proses audit, kalau pengawasan menggunakan cctv Pernahkah terjadi kasus penyimpangan yang terjadi di masjid? Jawab: Selama ini belum pernah dijumpai adanya kasus penyalahgunaan wewenang, terlebih penyelewengan yang dilakukan oleh ta mir masjid Adakah ketentuan organisasi mengenai larangan rangkap jabatan? Jawab:ketentuan secara tertulis belum ada, tetapi semua struktur jabatan telah tersusun dari SK Walikota 1 (KOMITMEN) 11. Adakah VMT dalam pengelolaan masjid? Jawab: ada, hal tersebut tercantum dalam draft anggaran dasar masjid Mengapa anggaran dasar tersebut tidak diresmikan dan masih dalam bentuk draft? Jawab: Karena peresmian masjid baru, pemikiran ke arah sanapun telah ada, namun belum sempat dilaksanakan. Untuk sementara waktu kami menggunakan itu untuk pedoman pengelolaan masjid Bagaimanakah proses perumusan VMT organisasi Masjid yang ada dalam draft tersebut? Jawab: dirumuskan dalam musyawarah ta mir Bagaimana komitmen dari organisasi untuk pembuatan program yang dijalankan organisasi? Contohnya seperti apa? Jawab: komitmen bagi kita untuk membuat suasana masjid menjadi semarak dengan kegiatan-kegiatan yang kami adakan, misalnya pengajian, dan Peringatan Hari Besar Islam, serta kegiatan yang bersifat mengalir seperti sholat trawih dll Apakah VMT organisasi diseminasi kepada publik? Jawab: sementara ini kan baru draft, jadi itu untuk ta mir Adakah dokumentasi perencanaan program tersusun sistematis? Bagaimana wujudnya? Jawab: ya kami telah membuat rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dalam periode satu tahun. (wujud tercantum pada lampiran 7) Adakah SOP dalam penggunaan sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan? Jawab: Belum ada. 2 36

6 18. Bagaimanakah cara pengidentifikasian dan pengaksesan terhadap sumberdaya yang diperlukan/digunakan terkait dengan program? Jawab: penggunaan sumberdaya tergantung pada kebutuhan, karena semua kegiatan sifatnya mengalir, jadi kebutuhannyapun juga mengalir. Dalam pelaksanaan penggunaan sumberdaya butuhnya apa tinggal mengutarakan kepada bendahara kemudian bendahara memberikan sejumlah kas yang diperlukan Bagaimana cara yang dilakukan untuk menjamin penggunaan sumberdaya untuk menghindari penyalahgunaan sumberdaya? Jawab: Untuk menghindari penyalahgunaan sumberdaya pihak yang berkepentingan merumuskannya melalui musyawarah ta mir, sehingga anggota ta mir juga memantau penggunaan sumberdaya tersebut. Jaminannya anggota yang menggunakan sumberdaya tersebut, misal menggunakan kas masjid nanti harus menyerahkan kwitansi ke bendahara Apakah perencanaan dengan proses pelaksanaan program dan hasil (output) tercapai sesuai dengan yang diharapkan diawal? Bagaimana suatu bentuk pertanggungjawaban atas kondisi tersebut? Jawab: kadang pihak masjid telah merencanakan suatu bentu kegiatan, namun ada yang tidak terlaksana. Bentuk pertanggungjawabannya ya dilakukan secara lisan. Kemarin ada perencanaan kegiatan lomba adzan, namun sepertinya kegiatan tersebut batal dilaksanakan karena tidak ada informasi lebih lanjut Apa penyebab kegagalan dalam pelaksanaan rencana kegiatan tersebut? Jawab: ya karena anggarannya masih kurang Bagaimana cara organisasi untuk dapat mengukur bahwa program yang dilakukan dapat berjalan dengan sukses sesuai dengan yang diharapkan diawal? Manfaat apa saja yang diharapkan? Jawab: standar sukses bagi kami untuk menilai kesuksesan kegiatan yaitu 2 1. Acara berjalan lancar 2. Jamaah yang datang banyak 3. Kyiainyamenarik 4. Memberikan kesan yang baik 23. Apakah ada mekanisme monitoring secara berkala yang dilakukan organisasi dalam perencanaan maupun pelaksanaan program? Jawab: lebih pada unsur kepercayaan Adakah alat bantu dalam pelaksanaan monitoring? Jika ada, Contohnya seperti apa? Jawab: kita menggunakan CCTV Bagaimana proses evaluasi atas kegiatan yang telah terlaksana? Didokumentasikan/ lisan? Jawab: Proses pelaporan dan evaluasi dilakukan secara lisan pada saat rapat ta mir Siapa saja pihak yang terlibat dalam pelaksanaan evaluasi dan monitoring? Jawab: dari panitia kegiatan dan anggota ta mir lainnya yang nanti juga sama-sama memberikan masukan atas kegiatan yang telah terlaksana. Anggota ta mir di masjid ini banyak, namun yang aktif dan menekuni hanyalah pengurus harian. 2 37

7 -Administrasi- 27. Adakah prosedur atau mekanisme (SOP) didalam organisasi dalam pelaksanaan kegiatan? Jawab: belum ada, pelaksanaan kegiatan ya sifatnya mengalir Adakah laporan lapangan secara terstruktur dan terjadwal (tidak hanya hal yang baik saja, tetapi juga mengungkapkan kendala di lapangan)? Jawab: Budaya yang digunakan masih budaya lisan, budaya tulisnya masih belum kuat, namun mulai dibenahii, dalam laporan-laporan kecil. Hal yang masih direncanakan Bagaimana proses pembentukan panitia untuk kegiatan yang dilakukan di masjid? Jawab: Pembentukan panitia kegiatan dilakukan melalui rapat ta mir. Di masjid ketika akan mengadakan suatu kegiatan maka akan mengundang semua anggota ta mir. Namun tidak semua bisa hadir dengan kesibukan yang dimilikinya. Misal yang hadir 10 orang maka dibentuklah yang datang itu. Pembagian dan pengarahan kerja seperti uraian tugas-pun dilakukan secara lisan Adakah pendelegasian wewenang dan uraian tugas? Jawab: ada, namun hanya dilakukan secara lisan dalam rapat Adakah rapat pimpinan dan staf secara periodik untuk memantau segala proses kerja? Kapan jangka waktu pelaksanaannya? Jawab: Rapat yang kita laksanakan berdasarkan Sk 35 hari sekali sambil pengajian. Kalau rapat yang berkenaan dengan kegiatan bergantung pada kegiatan Adakah pendokumentasian data organisasi terkait data internal, data program, data kegiatan, maupun keuangan? Jawab: ada (tercantum pada lampiran 7,14,16) Bagaimanakah cara pengaksesan informasi yang selama ini dijalankan atau diterapkan organisasi dalam hasil kegiatan, data lapangan,dll? Jawab: mendatangi kantor masjid untuk menemui penjaga masjid, kemudian penjaga masjid mencarikan dokumen yang diperlukan Siapa saja yang berhak untuk dapat mengakses info tersebut? Jawab: siapa saja boleh mengakses asal ada otoritas dari ketua Adakah sistem reward bagi karyawan yang rajin? Jawab: sementara kita belum ada sistem tersebut Adakah kebijakan untuk melaporkan pertanggungjawaban atas proses pengelolaan masjid? Jawab: Ada, hal tersebut telah dirumuskan dalam SK walikota Bagaimana wujud dari pelaporan atas pertanggungjawaban tersebut? Jawab: selama ini bentuk pertanggungjawaban dilakukan secara lisan Bagaimana struktur/mekanisme/proses dalam pengambilan keputusan yang selama ini dijalankan oleh organisasi? Jawab: Melalui rapat ta mir Adakah dokumentasi setiap mengenai kebijakan yang telah ditetapkan organisasi? kebijakan tentang hal apa? Jawab: Ada, dalam bentuk draft anggaran dasar 2 38

8 40. Jika terjadi suatu konflik yang ada dalam organisasi bagaimana cara penyelesaiannya? Adakah kebijakan baku tentang penyelesaian konflik yang ada dalam organisasi? seperti apa wujudnya? Jawab: Belum ada kebijakan baku untuk penyelesaian konflik, selama ini juga belum pernah terjadi konflik antara para pengurus Apakah ada Standard Operation Procedure (SOP) dalam pengelolaan keuangan?bagaimana desainnya? Jawab: Belum ada Jika tidak, bagaimana wujud atau desain Laporan keuangan yang diterapkan organisasi? Jawab: Kita melakukan pencatatan secara sederhana yang dilakukan oleh bendahara masjid. Laporan keuangan masjid terdiri atas pencatatan pemasukan dan pengeluaran kas, kalau membuat laporan keuangan yang rinci, kami belum memahami proses pencatatannya. Kami melakukan pencatatan laporan keuangan serta pencatatan inventaris yang masjid miliki secara sederhana sehingga pembaca dapat memahami dengan mudah Adakah pemisahan fungsi mengenai penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran keuangan yang tegas dalam pengelolaan keuangan? Contohnya seperti apa? Jawab: penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran kas dipegang oleh bendahara umum. Namun, proses penerimaan kas melalui beberapa tahap contohnya kotak amal dekat kamar mandi diambil tiap hari dan dilakukan perhitungan per bulan oleh penjaga masjid. kemudian, setelah 1 bulan dibawa kepada saya dan saya hitung ulang dan diserahkan kepada bendahara umum Bagaimana cara yang dilakukan oleh organisasi agar laporan keuangan yang disajikan terhindar dari manipulasi? Jawab: ya kita saling percaya satu dengan yang lain Selama ini adakah proses audit lap.keuangan organisasi? siapa yang melakukan? Jawab: Belum pernah. Namun, apabila ada pihak luar yang akan melakukan audit laporan keuangan ya silahkan, kami selalu terbuka jika akan dilakukannya proses audit Bagaimana bentuk keterbukaan laporan keuangan kepada donatur? Jawab: keterbukaan kita yaitu dengan mengumumkan laporan keuangan secara lisan sebelum sholat jumat dimulai. 47. Adakah publikasi dan media mengenai proses kegiatan dan detail keuangan (termasuk jumlah sumbangan dan nama pemberi sumbangan) yang dapat diakses oleh umum dan khususnya masyarakat yang memberi sumbangan serta pemangku kepentingan yang lain? Seperti apa wujudnya? Jawab: media seperti papan pengumuman telah ada,namun publikasi mengenai hal seperti itu belum ada Adakah laporan berkala mengenai pendayagunaan sumberdaya dalam menjalankan suatu program yang dapat diakses oleh umum dan khususnya masyarakat yang memberi sumbangan serta pemangku kepentingan yang lain? Seperti apa wujudnya? Jawab: belum ada Apakah ada kebijakan mengenai periode/jangka waktu tertentu mengenai kejelasan dalam mendapatkan informasi yang terkait dengan pengungkapan aktifitas organisasi? 39

9 Jawab: belum ada Adakah jaminan mengenai kemudahan dalam mendapatkan informasi tersebut? Jawab: kami pihak masjid selalu terbuka mengenai aktifitas yang telah kami jalankan, jika ada yang mencari informasi kami melayani dengan senang hati Bagaimana prosedur pengaduan, apabila informasi tidak sampai pada masyarakat? Jawab: kami menyediakan buku saran Bagaimana tindak lanjut terkait dengan pelaporan, kritik, saran dan tanggapan tersebut? Jawab: pengaduan dan masukan nanti kita akan musyawarahkan pada rapat ta mir 2 Keterangan: 1. Merupakan jawaban yang diberikan oleh Ketua Ta mir Prof.Muh Zuhri 2. Merupakan jawaban yang diberikan oleh petugas harian Bapak Yahya, S.Ag Acuan yang digunakan dalam penyusunan pertanyaan wawancara, dan dokumen review : diambil dari - Buku kerja Instrumen Transparasi dan Akuntabilitas LSM, dengan judul Menilai Transparasi dan Akuntabilitas LSM. - Diambil dari buku Pedoman Akuntabilitas Pengelolaan Bantuan Kemanusiaan di Indonesia - Serta menyesuaikan dan mengembangkan dengan teori yang digunakan. 40

10 LAMPIRAN 4 CHECK LIST DOCUMENT REVIEW NO DOCUMENT tersedia Catatan 1 Legal hukum SK Walikota 2 Visi Misi Tujuan Tercantum dalam draft AD/ART 3 Peraturan Organisasi Tatatertib penggunaan fasilitas 4 Peraturan Kepegawaian - 5 Job-desk - 6 Struktur kepegawaian Struktur pengurus harian 7 Perencanaan Program Rencana kegiatan 8 Laporan berkala (proses yang terjadi dilapangan) - 9 Hasil Kegiatan - 10 SOP Pelaksanaan program - 11 Penyusunan Sumber Daya Daftar inventaris penyusunan dilakukan berdasarkan tataletak 12 Monitoring & Evaluasi - 13 Lap. Keuangan -buku laporan keuangan, - laporan keuangan bulan maret Hasil koreksi Lap. Keuangan Notulen pertemuan rapat Tertulis pada Buku rapat 16 Laporan Pengaduan & masukan Tertulis pada Buku saran 17 Dokumen pendukung kwitansi pembayaran, daftar hadir dalam rapat ta mir Document Review mengacu pada: Tim Penyusun PAPBK,2011,Panduan Akuntabilitas Pengelolaan Bantuan Kemanusiaan,Pirameda,Depok. 41

11 LAMPIRAN 5 SK WALIKOTA 42

12 43

13 LAMPIRAN 6 44

14 DRAFT ANGGARAN DASAR 45

15 46

16 47

17 48

18 49

19 LAMPIRAN 7 Rencana Kegiatan 50

20 51

21 LAMPIRAN 8 Daftar Inventaris 52

22 LAMPIRAN 9 Tatatertib Penggunaan Fasilitas Masjid 53