PERANCANGAN BASISDATA SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN OBAT STUDI KASUS PADA INSTALASI FARMASI RSUD Dr. H. SOEWONDO KENDAL

Transkripsi

1 PERANCANGAN BASISDATA SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN OBAT STUDI KASUS PADA INSTALASI FARMASI RSUD Dr. H. SOEWONDO KENDAL Sudaryanto Abstract: a data management is often became a problems in the Pharmaceuticals Installation RSUD Dr. H. Soewondo Kendal, its necessary to design good database system so it can provide accurate and relevant information including input, storage, data search, and ease to create a report of drug supplies, drugs expenditure, drugs incoming, drugs orders, and drugs distribution, so there are no drugs that expired stored in the warehouse, and the uniformity to create a report. Keywords: installation, pharmacy, ordering, inventory PENDAHULUAN Instalasi Farmasi RSUD Dr. H. SOEWONDO merupakan salah satu usaha pelayanan masyarakat yang bergerak dalam bidang penunjang dan penjualan obat-obatan, untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam hal penyediaan obat, instalasi Farmasi RSUD Dr. H. SOEWONDO Kendal pada pelaksanaan tugasnya harus bisa mengelola persediaan obat yang ada, sehingga bisa mengontrol persediaan obat, sehingga jika stock obat sudah mencapai batas limit dapat segera dilakukan order agar tidak terjadi kehabisan obat, pada saat terjadi pemesanan obat oleh pelanggan. Ketersediaan basis data yang baik mutlak diperlukan untuk mendukung kinerja instalasi Farmasi RSUD Dr. H. SOEWONDO Kendal, sehingga dapat membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan, dan menentukan arah kebijakan sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik. LANDASAN TEORI Basis Data 1

2 Sekumpulan berkas (tabel) yang saling berhubungan, (mencakup hubungan antar tabel, view dan bahkan kode (prosedur tersimpan) Normalisasi Normalisasi adalah proses pembentukan tabel yang masih mempunyai anomali menjadi tabel yang normal (tidak ada anomali) Anomali adalah efek samping dari suatu tabel yang tidak diharapkan. Beberapa jenis anomali : anomali penyisipan, anomali penghapusan dan anomali peremajaan (update) Normalisasi dengan Tahap-Tahap Normalisasi a) Bentuk Tidak Normal (Unnormalized form) Merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan Mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi b) Bentuk Normal Kesatu ( 1NF / First Normal Form) Ciri Bentuk normal kesatu adalah : o Setiap data dibentuk dalam flat file (file datar/rata) o Data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai field Adalah atomic value o Tidak ada set atribut yg berulang-ulang / bernilai ganda (multivalue) c) Bentuk Normal Kedua ( 2NF / Second Normal Form) Syarat : o Telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu o Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada primary key d) Bentuk Normal Ketiga ( 3NF / Third Normal Form) o Telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua o Semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan / ketergantungan transitif Ketergantungan Transitif Definisi : Atribut Z mempunyai ketergantungan transitif terhadap X bila : Y memiliki ketergantungan funsgional terhadap X 2

3 Z memiliki ketergantungan funsgional terhadap Y Notasi : X Y Z Narasi Sistem Pemasukkan Obat 1. Bagian Pengadaan membuat daftar pembelian obat ( DPO ) untuk stok obat yang telah habis ( kosong ) ke supplier. 2. Supplier dapat memasok lebih dari satu jenis obat untuk satu atau lebih nota pemesanan obat. Sebaliknya satu jenis obat bisa dipesan oleh satu atau suplier 3. Bagian Pengadaan Mengecek obat sesuai dengan surat penawaran obat. Memberikan DOM ( rangkap 1 ) dan DOM ( rangkap 2 ) ke kepala farmasi untuk di acc, sedangkan DOM ( rangkap 3 ) diarsip sendiri. 4. Kepala Farmasi Memberikan acc untuk DOM ( rangkap 1 ) dan SPO ( rangkap 2 ). DOM Acc ( rangkap 1 ) diarsip sendiri sedangkan DOM ( rangkap 2 ) diserahkan ke bagian pengadaan. 5. Bagian pengadaanmenerima DOM Acc ( rangkap 2 ) dari kepala farmasi untuk diberikan ke supplier dan membuat laporan obat masuk ( LOM ) untuk diserahkan ke kepala farmasi. 6. Supplier Menerima DOM Acc ( rangkap 2 ) dari bagian pengadaan untuk diarsip sendiri. 7. Kepala Farmasi Menerima dan memberi acc laporan obat masuk (LOM) untuk diarsip sendiri. Narasi Sistem Pengeluaran Obat 1. Pasien memberikan resep obat yang telah ditulis oleh dokter ke bagian pelayanan 2. Bagian Pelayanan Menerima dan mengecek resep obat dari pasien, kemudian resep tersebut diberikan ke bagian pengadaan. 3. Bagian Pengadaan mempersiapkan obat yang dipesan dan membuat data obat keluar ( DOK ) sebanyak 2 rangkap beserta resep ke kepala farmasi untuk di acc. 3

4 4. Kepala Farmasi Mengecek dan memberikan acc untuk DOK sebanyak 2 rangkap beserta resepnya, kemudian DOK Acc ( rangkap 1 ) diarsip sendiri sedangkan DOK Acc ( rangkap 2 ) dan resep yang telah diacc diserahkan kembali ke bagian pengadaan. 5. Bagian Pengadaan memeriksa kelengkapan dokumen obat ( KDO ) yaitu terdiri dari DOK Acc ( rangkap 2 ) dan resep yang diterima dari kepala farmasi, kemudian DOK Acc ( rangkap 2 ), resep dan juga obat yang dipesan diberikan ke bagian pelayanan. Membuat laporan obat keluar ( LOK ) untuk diserahkan ke kepala farmasi 6. Bagian Pelayanan memanggil pasien yang bersangkutan dengan memberikan DOK Acc ( rangkap 2 ), resep dan obatnya ke pasien tersebut. 7. Pasien membayar biaya obat beserta mengambil DOK Acc ( rangkap 2 ), resep dan obatnya untuk diarsip ( disimpan ) sendiri.. 8. Kepala Farmasi memberi acc untuk laporan obat keluar ( LOK ) dari bagian pengadaan, kemudian disimpan ( diarsip ) sendiri. ERD ( Entity Relationship Diagram ) Berdasarkan yang telah diuraikan, maka terbentuk diagram keterkaitan antar entitras berikut : 4

5 Kd_msk Kd_splr Jns_klmn Kd_splr Kd_obat Kd_obat Jns_obat Nm_splr Telp_splr Jml_msk Tgl_msk Nm_obat Tgl_kad Obat N Masuk N Supplier Almt_splr Kota Harga Stock_limit N Kd_psn Kd_obat Tgl_klr Jml_klr Keluar N Kd_psn Umur Nm_psn Jns_klmn Pasien Alamat Kota Gambar 1 : ERD Persediaan obat Transformasi Erd Kedalam Basis Data Fisik Tabel Suplier Kd_splr Nm_splr Jns_klmn Telp_splr Almt_splr Kota Tabel Obat Kd_obat Nm_obat Jns_obat Tgl_kad Harga Stock_limit Tabel Masuk Kd_msk Kd_splr Kd_obat Tgl_msk Jml_msk 5

6 Tabel Keluar Kd_obat Kd_psn Tgl_klr Jml_klr Tabel Pasien Kd_psn Nm_psn Umur Jns_klmn Alamat Kota Normalisasi 1. Tabel Supplier Tabel supplier telah memenuhi 1NF dan 2NF dan tiap atribut bukan kunci ( Nm_splr, Jns_klmn, Telp_splr, Almt_splr, Kota ) tidak bergantung secara fungsional terhadap atribut bukan kunci yang lain. Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama ( Kd_splr ) secara menyeluruh. Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Supplier : Kd_splr Nm_splr, Jns_klmn, Telp_splr, Almt_splr, Kota. Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Supplier : Nm_splr Jns_klmn,Telp_splr, Almt_splr, Kota. Jns_kmnl Telp_splr, Almt_splr, Kota. Telp_splr Almt_splr, Kota. Almt_splr Kota. 2. Tabel Obat Tabel obat telah memenuhi 1NF dan 2NF karena tiap atribut bukan kunci (Nm_obat, Jns_obat, Tgl_kad, Harga, Stock_limit ) bergantung secara fungsional terhadap atribut kunci utama ( Kd_obat ). Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama ( Kd_obat) secara menyeluruh. Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Obat : Kd_obat Nm_obat, Jns_obat, Tgl_kad, Harga, Stock_limit. Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Obat : Nm_obat Jns_obat, Tgl_kad, Harga, Stock_limit. Jns_obat Tgl_kad, Harga, Stock_limit. Tgl_kad Harga, Stock_limit. 6

7 Harga Stock_limit. 3. Tabel Masuk Tabel masuk telah memenuhi 1NF dan 2NF( Kd_msk, Kd_splr, Kd_obat, Tgl_msk, Jml_msk ) kerena setiap atribut bukan kunci utama ( Kd_msk, Kd_splr, Kd_obat, Tgl_msk, Jml_msk ) bergantung secara fungsional terhadap atribut kunci utama ( Kd_msk ). Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Masuk : Kd_msk Kd_splr, Kd_obat, Tgl_msk, Jml_msk. Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Musik : Kd_splr Kd_obat, Tgl_msk, Jml_msk. Kd_obat Tgl_msk, Jml_msk. Tgl_msk Jml_msk. Oleh karena masih memiliki field yang bergantung secara fungsional, maka tabel masuk harus dibagi menjadi 2 yaitu : Tabel Masuk Kd_msk Kd_splr Tgl_msk Setiap atribut dalam tabel masuk bukan kunci utama, tidak bergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian kunci, dimana kunci utamanya adalah Kd_msk. Kd_msk Kd_splr, Tgl_msk. Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Masuk : Kd_msk Kd_splr, Tgl_msk Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Masuk : Kd_splr Tgl_msk. Tabel Detail Masuk Kd_msk Kd_obat Jml_msk Setiap atribut dalam tabel detail masuk bukan kunci utama, tidak bergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian kunci, dimana kunci utamanya adalah Kd_msk. 7

8 Kd_msk K d_obat, Jml_msk. Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Detail Masuk : Kd_msk Kd_obat, Jml_msk. Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Detail Masuk : Kd_obat Jml_msk. 4. Tabel Pasien Tabel pasien telah memenuhi 1 NF dan 2 NF tiap atribut bukan kunci utama ( Kd_psn, Nm_psn, Umur, Jns_klmn, Alamat, Kota ) bergantung secara fungsional terhadap atribut kunci utama ( Kd_psn ). Kd_psn Nm_psn, Umur, Jns_klmn, Alamat, Kota. Semua atribut bukan kunci tidak mempunyai hubungan yang transitif. Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama ( Kd_psn ) secara menyeluruh. Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Pasien : Kd_psn Nm_psn, Umur, Jns_klmn, Alamat, Kota. Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Pasien : Nm_psn Umur, Jns_klmn, Alamat, Kota. Umur Jns_klmn, Alamat, Kota. Jns_klmn Alamat, Kota. Alamat Kota. 5. Tabel Keluar Tabel keluar telah memenuhi 1 NF dan tiap atribut bukan kunci utama (, Kd_obat, Kd_psn, Tgl_klr, Jml_klr ) bergantung secara fungsional terhadap atribut kunci utama ( ). Kd_obat, Kd_psn, Tgl_klr, Jml_klr. Semua atribut bukan kunci tidak mempunyai hubungan yang transitif. Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama ( ) secara menyeluruh. Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Keluar : Kd_obat, Kd_psn, Tgl_klr, Jml_klr. Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Keluar : Kd_obat Kd_psn, Tgl_klr, Jml_klr. 8

9 Kd_psn Tgl_klr, Jml_klr. Tgl_klr Jml_klr. karena masih memiliki field yang bergantung secara fungsional, maka tabel keluar harus dibagi menjadi 2 yaitu : Tabel Keluar Kd_psn Tgl_klr Setiap atribut dalam table keluar bukan kunci utama, tidak bergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian kunci, dimana kunci utamanya adalah. Kd_psn, Tgl_klr. Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Keluar : Kd_psn, Tgl_klr. Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Keluar : Kd_psn Tgl_klr. Tabel Detail Keluar Kd_obat Jml_klr Setiap atribut dalam table detail keluar bukan kunci utama, tidak bergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian kunci, dimana kunci utamanya adalah. Kd_obat, Jml_klr. Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Detail Keluar : Kd_obat, Jml_klr. Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Detail Keluar : Kd_obat Jml_klr. TABEL RELASI 9

10 Supplier Kd_splr Nm_splr Jns_klmn Telp_splr Almt_splr Kota * Masuk Kd_msk Kd_splr Tgl_msk * ** Obat Kd_obat * Nm_obat Jns_obat Tgl_kad Harga Stock_limit Detail Masuk Kd_msk * Kd_obat ** Jml_msk Pasien Keluar Kd_psn * Nm_psn Umur Jns_klmn Alamat Kota Kd_psn Tgl_klr * ** Detail Keluar Keterangan : * = Kunci Utama ** = Kunci Tamu Kd_obat Jml_klr * ** Gambar 2 : Tabel Relasi 1. Data Base 1. Tabel = Data Supplier Fungsi = Mendata supplier 1. Kd_splr C 5 * Kode Supplier 2. Nm_splr C 25 Nama Supplier 3. Jns_klmn C 6 Jenis Kelamin 4. Telp_splr C 15 Telepon Supplier 5. Almt_splr C 40 Alamat Supplier 6. Kota C 10 Kota 2. Tabel = Data Obat 10

11 Fungsi = Mendata obat 1. Kd_obat C 5 * Kode Obat 2. Nm_obat C 15 Nama Obat 3. Jns_obat C 8 Jenis Obat 4. Tgl_kad D 8 Tgl Kadaluarsa 5. Harga C 8 Harga 6. Stock_limit N 3 Stock Limit 3. Tabel = Data Masuk Fungsi = Mendata pemasukkan obat 1. Kd_msk C 5 * Kode Masuk 2. Kd_splr C 5 Kode Supplier 3. Tgl_msk D 8 Tanggal Masuk 4. Tabel = Data Detail Masuk Fungsi = Mendata detail pemasukkan obat 1. Kd_msk C 5 * Kode Masuk 2. Kd_obat C 5 Kode Obat 3. Jml_msk N 4 Jumlah Obat 5. Tabel = Data Pasien Fungsi = Mendata pasien 1. Kd_psn C 5 * Kode Pasien 2. Nm_psn C 25 Nama Pasien 3. Umur C 2 Umur 4. Jns_klmn C 6 Jenis Kelamin 5. Alamat C 40 Alamat 6. Kota C 15 Kota 6. Tabel = Data Keluar 11

12 Fungsi = Mendata pengeluaran obat 1. C 5 * Kode Keluar 2. Kd_psn C 5 Kode Pasien 3. Tgl_klr D 8 Tanggal Keluar 7. Tabel = Data Detail Keluar Fungsi = Mendata detail pengeluaran obat 1. C 5 * Kode Keluar 2. Kd_obat C 5 Kode Obat 3. Jml_klr N 4 Jumlah Keluar KESIMPULAN Berdasarkan uraian yang telah disampaikan penulis dan setelah proses pengembangan sistem dilaksanakan dan dilanjutkan dengan pengujian sistem. Berikut ini akan diambil kesimpulan serta diusulkan beberapa saran untuk kesempurnaan sistem untuk masa yang akan datang Perancangan basis data pada bagian pengadaan di Instalasi Farmasi RSUD Dr. H. SOEWONDO Kendal dapat memberikan kemudahan dalam penyimpanan data, dan manupulasi data seperti insert, edit, delete, dan kemampuan penyediaan keseragaman dalam pembuatan laporan sehingga kinerja instalasi farmasi akan semakin baik. Kelebihan yang lain adalah kemudahan dalam hal pengembangan database untuk mendukung tersedianya sistem informasi yang handal. SARAN Perancangan Basis Data masih perlu dikembangkan lagi, sehingga keberadaan basisdata benar-benar dapat menunjang keberadaan instalasi Farmasi RSUD Dr. H. SOEWONDO Kendal sehingga basis data yang ada dapat menunjang ketersediaan informasi yang dibutuhkan. DAFTAR PUSTAKA 12

13 [1] Fathansyah, Ir., Basis Data, Informatika Bandung, Bandung, [2] Ratminah, Apt, Dra., Agus Mulyanto, SH, dkk, Undang-undang Kesehatan Jilid 1, Departemen Kesehatan, Jakarta, [3] Jogiyanto, HM., Analisis & Desain, Andi Yogyakarta, Yogyakarta, [4] Jusup, Al Haryono, Dasar-dasar Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN Yogyakarta, Yogyakarta, [5] Nugroho, Bunafit., Database Relasional dengan MySQL, Andi Yogyakarta, Yogyakarta, [6] pengertian-sistem-dan.ppt, di update bulan Maret [7] html, di update tanggal 29 April [8] Sistem+&+Analisis+Sistem.pdf, diakses tanggal 15 November [9] di update tahun [10] di akses tanggal 15 November [11] Yogyakarta.ac.id/2002/sistem-basis-data/, di update tahun [12] diakses tanggal 3 September [13] diakses tanggal 3 September [14] diakses tanggal 3 September [15] diakses tanggal 3 September