LAPORAN SISTEM INFORMASI VIRTUAL OFFICE KOMPUTASI NUMERIK

Transkripsi

1 LAPORAN SISTEM INFORMASI VIRTUAL OFFICE KOMPUTASI NUMERIK ANNISA NUR FITRIANA 13/344685/SV/03200 ASNAIN HARI PRAMUKAMTO 13/350949/SV/04019 YUSUF ARBAIN 13/350960/SV/04028 TESNA APINDO 13/351003/SV/04658 NUR HILDAYANTI 13/354692/SV/04776 KOMSI C KOMPUTER SISTEM INFORMASI SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS GADJAH MADA 2015 BAB I 1

2 Pendahuluan Latar Belakang Teknologi sangat berkembang pesat belakangan ini. Hal ini menyebabkan ketergantungan teknologi di semua bidang pekerjaan. Tidak terkecuali bidang pendidikan. Perkembangan teknologi yang kian pesat menuntut para pelaku di bidang pendidikan, dalam hal ini di bangku kuliah, ikut serta untuk menyesesuaikan diri pula. Karena itu, kini tidak sulit lagi menemukan perkuliahan yang menggunakan komputer untuk kegiatan opersi sehari-hari, seperti presensi, presentasi dan proses belajar mengajar. Pesatnya perkembangan teknologi yang ada memperngaruhi cepatnya persebaran informasi. Informasi merupakan kunci penting sebuah instansi, tak terkecuali dalam perkuliahan. Dengan adanya informasi, pihak kampus bisa mengetahui kelemahan, kekuatan, peluang, serta ancaman yang ada, sehingga mampu menentukan stategi yang tempat untuk berkembang lebih baik lagi. Mengingat pentingnya informasi bagi pihak kampus, maka kualitas informasi harus diperhatikan. Hal ini bisa diatasi dengan penggunaan sistem informasi. Dengan menggunakan sistem informasi yang baik, maka kualitas informasi juga terjamin. Penggunaan sistem informasi di perkuliahan, selain untuk menjaga kualitas informasi, juga akan memudahkan bidang administrasi dalam mengelola datadata yang ada, seperti data mahasiswa, data dosen, serta data mata kuliah. Pengelolaan data-data ini akan lebih mudah dilakukan dengan menggunakan sistem informasi akademik. Selain itu, sistem informasi akademik ini terintegrasi dalam sistem virtual office dalam pelaksanaannya. Oleh karena itu, akan membantu dalam proses belajar mengajar nantinya. Tuntutan akan kebutuhan dimana proses belajar mengajar tersebut tidak lagi harus bertatapan langsung. Maka sistem informasi ini dimanfaatkan untuk virtual office ataupun virtual organization. Universitas Gadjah Mada adalah salah satu kampus yang mengandalkan teknologi komputer dalam proses belajar mengajar yang dilakukan, tetapi selama ini masih menggunakan sistem bertatap langsung dalam suatu ruangan yang disediakan. Hal ini tentu sangat menyulitkan saat warga kampus yang memiliki beberapa pekerjaan dalam waktu bersamaan dengan proses perkuliahan itu sendiri. Dari masalah yang ada Sistem Virtual Office Universitas Gadjah Mada sangat diperlukan dan akan menjadi solusi yang tepat untuk kedepannya. Rumusan Masalah Berdasarkan pemaparan latar belakang maslaah di atas, maka dapat diidentifikasi permasalahan-permasalahan yang dihadapi dalam pembangunan sistem nantinya : 1. Bagaimana mengidentifikasi permasalahan operasional proses belajar mengajar pada Universitas Gadjah Mada? 2 pada bagian

3 2. Bagaimana mengidentifikasi kebutuhan pengguna dan sistem untuk bagian penilaian mahasiswa oleh dosen yang bersangkutan? 3. Bagaimana menganalisis sistem informasi berbasis virtual office yang sesuai dengan kebutuhan dan mampu diimplementasikan pada Universitas Gadjah Mada? Batasan Masalah Tujuan Penulisan Maksud dan tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan ini adalah : 1. Memenuhi salah satu tugas dari mata kuliah Sistem Informasi untuk syarat menyelesaikan studi semester 5 jurusan Sistem Informasi dan Ilmu Komputer di Universitas Gadjah Mada. 2. Menerapkan teori-teori yang telah didapatkan selama dibangku kuliah dan membandingkan dengan kenyataan di lingkungan masyarakat. 3. Menghasilkan analisis sistem informasi berbasis virtual office untuk menunjang proses belajar mengajar pada Universitas Gadjah Mada nantinya. Manfaat Penulisan Adapun manfaat dari penulisan ini adalah : 1. Bagi penulis, penganalisaan sistem ini dapat dijadikan tantangan untuk menjadi pribadi yang lebih berkompeten di bidang sistem informasi. 2. Bagi Universitas Gadjah Mada, hasil penganalisaan ini dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk membangun serta mengembangkan sistem virtual office yang nantinya akan berjalan. 3. Untuk universitas lainnya, hasil dari penganalisaan ini dapat dijadikan acuan apabila ingin memiliki sistem informasi berbasis virtual office yang serupa untuk mendukung kinerjanya. 4. Hasil penganalisaan ini dapat dikembangkan dengan permasalahan yang lebih kompleks dan sesuai dengan kebutuhan di unicersitas lainnya. 3

4 BAB II Landasan Teori Data Informasi Sistem Sistem Informasi Internet Virtual Office 4

5 BAB III ANALISIS SISTEM A. Deskripsi Sistem Virtual Office Praktikum Komputasi Numerik ditujukan untuk mahasiswa KOMSI semester 4. Virtual office Praktikum Komnum ini berbasis Web sehingga lebih mudah untuk diakses. Untuk menunjang Virtual Office dalam praktikum Komnum ini, pengguna diharuskan memiliki PC atau Laptop yang terhubung dengan jaringan internet dan memiliki fasilitas webcam. B. Rancangan Sistem 1. Pengguna dari virtual office komputasi numerik ini adalah mahasiswa dan dosen. Dimana mahasiswa dan dosen memiliki tampilan halaman utama berbeda. Tampilan dan fitur dibedakan berdasarkan role-nya masing-masing. 2. Untuk menggunakan sistem mahasiswa harus terdaftar sebagai anggota atau peserta dalam kelas. Mahasiswa harus menginputkan NIM sebagai username dan password sebagai syarat masuk kedalam VO untuk menyatakan bahwa mahasiswa yang masuk ke dalam sistem bukan mahasiswa dari universitas yang berbeda. 3. Setelah melakukan login maka sistem akan menampilkan halaman utama virtual office praktikum komputasi numerik. Halaman utama tersebut menampilkan fitur-fitur sesuai dengan role-nya masingmasing. 4. Untuk halaman utama dosen dilengkapi dengan fitur blackboard/presentation, desktop (milik setiap peserta kelas), group chat, audio, webcam (wajah mahasiswa), daftar status peserta kelas (online dan offline). 5. Untuk hamalan utama mahasiswa dilengkapi dengan fitur blackboard/presentation (milik dosen), dekstop (milik dosen), group chat, audio, webcam (wajah mahasiswa lain), daftar status peserta peserta kelas (online dan offline). 6. Jendela fitur pada halaman utama milik dosen ataupun milik mahasiswa dapat di minimize atau di maximize sesuai dengan keinginan user hal ini dapat memudahkan mahasiswa jika mahasiswa tersebut merasa halaman utama pada VO terlalu penuh dengan fitur-fitur lainnya. 7. Jendela status menampilkan pasrtisipan yang dikelompokan berdasarkan status online maupun offline. Dengan pengelompokan maka dosen akan dengan mudah melihat siapa saja yang online dan offline. 8. Jendela blackboard/ presentasi menampilkan blackboard tempat dosen menerangkan ataupun materi presentasi yang sedang di presentasikan oleh dosen ataupun mahasiswa. Dengan adanya fitur seperti ini mahasiswa dapat dengan mudah memahami materi yang diterangkan oleh dosen karena mahasiswa dapat melihat dengan jelas melalui layar PC-nya masing-masing tanpa adanya halangan dari mahasiswa seperti yang ada di kelas. 5

6 9. Audio support untuk mendukung blackboard / presentasi yang diterangkan oleh dosen / mahasiswa supaya user lain memahami materi tidak hanya melalui gambar melainkan suara.dengan adanya audio support mahasiswa tidak hanya melihat materi yang dipresentasikan oleh dosen melainkan juha mendengan apa yang diterangkan oleh dosen. 10.Jendela group chat berfungsi untuk melakukan interaksi tanya jawab antara sesama mahasiswa, dosen-mahasiswa ataupun sebaliknya. Pada group chat ini mahasiswa dan dosen dapat beriteraksi satu sama lain tanpa penghalang karna mahasiswa tidak dapat membuat chat personal dengan mahasiswa lain sehingga jika mahasiswa mengobrol melalui group chat dosen akan mengetahui obrolan mahasiswa tersebut. 11.Jendela webcam untuk menampilkan gambar yang ditangkap oleh webcam mahasiswa yang berpartisipasi dalam kelas. Gambar yang ditangkap ditampilkan secara thumbnail dan tampilan thumbnail tersebut dapat dibesarkan ataupun dikecilkan. Webcam ini berfungsi untuk mengontrol apakah mahasiswa tidak pergi dari tempatnya / masih mengikuti kelas dan tidak meninggalkan kelas. 12.Pada jendela desktop di halaman utama milik mahasiswa berfungsi untuk menampilkan desktop milik dosen. Desktop ini digunakan untuk melihat hal-hal yang diterangkan oleh dosen melalui PC milik dosen misalnya coding-an dosen. 13.Pada jendela desktop halaman utama milik dosen berfungsi untuk menampilkan desktop milik mahasiswa dan ditampilkan secara thumbnail. Jendela ini berfungsi untuk menampilkan desktop milik mahasiswa sehingga dosen dapat mengontrol mahasiswa melalui dekstop mahasiswa yang terekam dalam sistem untuk mengontrol apakah mahasiswa membuka halaman yang tidak sesuai dengan pelajaran atau tidak. C. Proses bisnis 1. Sistem dapat digunakan oleh mahasiswa dan dosen. 2. Untuk masuk kedalam sistem mahasiswa harus terdaftar sebagai anggota atau peserta kelas. Mahasiswa harus memasukan NIM sebagai username dan password. 3. Kemudian sistem akan menampilkan halaman utama virtual office praktikum komnum. 4. Jendela profile untuk profil mahasiswa / dosen. 5. Dalam halaman utama terdapat beberapa jendela fitur seperti status, jumlah partisipan, tampilan web cam mahasiswa yang menggunakan sistem, audio support, blackboard / presentasi yang sedang diterangkan oleh dosen dan group chat. 6. Jendela fitur dapat di minimize dan maximize sesuai dengan keinginan pengguna. 7. Jendela status menampilkan partisipan yang di kelompokan berdasarkan status online maupun offline. 8. Jendela blackboad / presentasi menampilkan blackboard tempat dosen menerangkan ataupun materi presentasi yang sedang di presentasikan oleh dosen ataupun mahasiswa. 6

7 9. Audio support untuk mendukung blackboard / presentasi yang diterangkan oleh dosen / mahasiswa supaya user lain memahami materi tidak hanya melalui gambar tapi juga suara. 10.Jendela interaksi berfungsi untuk melakukan interaksi tanya jawab antara dosen-mahasiswa ataupun sebaliknya. 11.Jendela webcam untuk menampilkan gambar yang ditangkap oleh webcam mahasiswa yang berpartisipasi dalam kelas. Ditampilkan secara thumbnail. Tampilan thumbnail dapat di besarkan. 12.Jendela desktop untuk menampilkan desktop milik dosen pada tampilan mahasiswa dan pada tampilan dosen akan menampilkan desktop milik mahasiswa. 13.Jendela group chat dapat di gunakan oleh semua mahasiswa dan dosen. D. Kebutuhan Fungsional Sistem dapat menghitung jumlah partisipan yang berpartisipasi dan tidak berpartisipasi Sistem dapat merekam melalui webcam dan merekam aktifitas milik partisipan. Sistem dapat menampilkan secara video maupun audio materi untuk user (mahasiswa) Sistem dapat melakukan interaksi komunikasi berwujud chatting untuk interaksi Tanya jawab. E. Kebutuhan Non Fungsional Sistem dapat diakses langsung oleh 30 partisipan. Sistem berbasis web. Sistem harus terhubung dengan jaringan internet dengan kecepatan tinggi. Sistem membutuhkan komponen tambahan seperti webcam dan microphone serta headphone ataupun speaker. F. Fitur No Nama fitur 1. Halaman login Mahasiswa/ Dosen Halaman Status Whiteboard / presentation 5. Group Chat 6. Audio support Fungsi Syarat masuk kedalam sistem harus melalui halaman login dan memasukan NIM untuk mahasiswa / NIP untuk dosen / ID admin untuk pengelolanya dan password. Menampilkan interaksi proses belajar mengajar yang sedang berlangsung. Menampilkan status online atau offline peserta kelas. Menampilkan whiteboard milik dosen ataupun presentasi. Berinteraksi dengan peserta kelas ataupun dengan dosen secara berkelompok (satu kelas) bukan personal. Audio yang diterangkan oleh dosen sebagai penyemputna presentasi dosen agar materi lebih mudah dipahami. 7

8 7. Webcam 8. Desktop 9. Properties 10. Materi Halaman Profile Halaman Archives Dari sisi dosen webcam digunakan untuk mengontrol mahasiswa yang aktif (online) apakah mahasiswa tersebut masih berada di depan PC dan memperhatikan dosen atau tidak. Dari sisi dosen desktop digunakan untuk mengontrol mahasiswa yang aktif (online) apakah desktop mahasiswa tersebut membuka aplikasi yang tidak diperlukan saat praktikum atau tidak. Karna segala aktifitas dekstop milik mahasiswa akan terekam. Untuk memudahkan mahasiswa atau dosen dalam menambahkan data baru sesuai format yang telah disediakan oleh sistem. Menampilkan beberapa materi yang sudah berhasil diunggah oleh dosen. Sehingga Mahasiswa dapat mengunduhnya untuk proses belajar selanjutnya. Menampilkan identitas pribadi dari seorang mahasiswa atau dosen. Untuk menyimpanan data bersisfat could. 8

9 G. Desain Gambar 1. Home Page Vitual Office Universitas Gadjah Mada Gambar 2. Lecture Page Vitual Office Universitas Gadjah Mada 9

10 Gambar 3. Student Page Vitual Office Universitas Gadjah Mada Gambar 4. Profile Page Vitual Office Universitas Gadjah Mada 10

11 Gambar 5. Archives Page Vitual Office Universitas Gadjah Mada H. Kelebihan 1. Dosen dapat mengontrol mahasiswa lebih mudah dengan adanya fitur desktop dan webcam yang akan merekam aktifitas desktop dan wajah mahasiswa. 2. Kegiatan belajar untuk mahasiswa bersifat fleksibel (lokasi dan waktu) 3. Mempermudah mahasiswa dalam memahami materi karena adanya virtual office komputasi numerik. 4. Mahasiswa yang biasanya malas untuk datang ke kampus akan lebih mudah berpartisipasi melalui virtual office. 5. Meminimalisir adanya tindakan curang (menitip absensi) karena dapat terdeteksi melalui webcam saat pembelajaran melalu virtual office. 6. Tidak membutuhkan proses instalasi karna sistem berbasis web. 7. Dosen dapat memberi tugas maupun quiz dengan tenggang waktu yang absolut. 8. Mahasiswa lebih dapat terstruktur dalam mempelajari materi yang diberikan. I. Kekurangan 1. Membutuhkan kecepatan koneksi yang tinggi karna virtual office memiliki banyak fitur. 2. Jika terjadi gangguan jaringan atau koneksi maka kelas tidak efektif / ada pihak yang dirugikan. 3. Moral rendah. 4. Berkurangnya kegiatan sosial karna dengan adanya virtual office ini mahasiswa dan dosen tidak berinteraksi dengan langsung. 11

12 5. Jika terjadi kesalahan dalam coding, diindikasikan sedikit mengalami kesusahan dalam membantu permasalahan dan penyelesaiannya. 6. Jika praktikum membutuhkan suatu aplikasi maka akan sedikit rumit karna spesifikasi PC setiap mahasiswa berbeda. 7. Resiko keamana lebih sulit dikendalikan. 8. Resiko kesehatan. 12