DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI POST CLEARANCE AUDIT. Disusun Oleh: Ir. Agung Budilaksono, S.E., M.M. (Widyaiswara Muda)

Transkripsi

1 DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI POST CLEARANCE AUDIT Disusun Oleh: Ir. Agung Budilaksono, S.E., M.M. (Widyaiswara Muda) KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI 2011

2 DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI POST CLEARANCE AUDIT Disusun Oleh: Ir. Agung Budilaksono, S.E., M.M. (Widyaiswara Muda) KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI 2011

3 DTSS Post Clearance Audit i

4 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL... PETA KONSEP MODUL.. Halaman MODUL TEORI EDP DAN EDP AUDIT A. Pendahuluan 1 1. Deskripsi Singkat Prasyarat Kompetensi Standar Kompetensi (SK) Kompetensi Dasar (KD) B. KEGIATAN BELAJAR Kegiatan Belajar (KB) Pengertian Umum Database Indikator Uraian dan contoh... 3 A. Pendahuluan... B. Struktur Database C. Pengembangan dan Pemanfaatan Database... D. File non Database Latihan Rangkuman Tes Formatif Umpan Balik dan Tindak Lanjut Kegiatan Belajar (KB) Organisasi File Non Database Indikator Uraian dan contoh A. Pendahuluan i Ii vi vii viii ix DTSS Post Clearance Audit ii

5 B. File Urut... C. Random File... D. File Urut Berindeksi Latihan Rangkuman Tes Formatif Umpan Balik dan Tindak Lanjut Kegiatan Belajar (KB) Survei Pendahuluan untuk EDP Indikator Uraian dan contoh A. Hubungan antara sistem akuntansi dengan sistem aplikasi komputer... B. Pemahaman atas sistem pengolahan data elektronik... C. Identifikasi risiko penerapan pengolahan data elektronik... D. Proses Penilaian risiko (Risk Assessment) Latihan Rangkuman Tes Formatif Umpan Balik dan Tindak Lanjut Kegiatan Belajar (KB) Pengendalian Dalam Lingkungan EDP Indikator Uraian dan contoh A. Tanggungjawab, Tujuan dan Hal-hal yang dibutuhkan dalam pengendalian B. Klarifikasi pengendalian... C. Pengendalian dalam Lingkungan EDP... D. Pengaruh otomasi terhadap pengendalian Latihan Rangkuman Tes Formatif Umpan Balik dan Tindak Lanjut DTSS Post Clearance Audit iii

6 5. Kegiatan Belajar (KB) Pengendalian Umum Indikator Uraian dan contoh A. Pengendalian atas sistem dan pemrograman... B. Pengendalian atas operasi Latihan Rangkuman Tes Formatif Umpan Balik dan Tindak Lanjut Kegiatan Belajar (KB) Perencanaan Pengendalian Sistem Operasi Indikator Uraian dan contoh A. Tujuan pengendalian aplikasi B. Siklus pengendalian aplikasi Latihan Rangkuman Tes Formatif Umpan Balik dan Tindak Lanjut Kegiatan Belajar (KB) Review Atas Pengendalian Aplikasi Indikator Uraian dan contoh A. Review pengendalian transaksi dasar... B. Review pemrosesan dasar transaksi C. Review pengendalian komunikasi data D. Review pengendalian penyimpanan data E. Review pengendalian hasil pemrosesan Latihan Rangkuman Tes Formatif Umpan Balik dan Tindak Lanjut DTSS Post Clearance Audit iv

7 8. Kegiatan Belajar (KB) Proses EDP Audit Indikator Uraian dan contoh A. Pengaruh EDP dalam proses Audit B. Aplikasi pemeriksaan EDP C. Evaluasi catatan yang dihasilkan oleh sistem EDP D. Penggunaan program komputer dalam audit Latihan Rangkuman Tes Formatif Umpan Balik dan Tindak Lanjut PENUTUP. 142 TES SUMATIF KUNCI JAWABAN ( TES FORMATIF DAN TES SUMATIF ) DAFTAR ISTILAH DAFTAR PUSTAKA 157 DTSS Post Clearance Audit v

8 DAFTAR TABEL Nomor Judul Tabel Halaman 3.1 Perbandingan Untung Rugi penggunaan Batch dan On Line Processing Kejadian (Events) yang mengganggu Pencapaian Objektif Organisasi Tingkatan Besarnya Dampak Risiko dan Frekuensi Terjadinya Risiko DTSS Post Clearance Audit vi

9 DAFTAR GAMBAR Nomor Judul Gambar Halaman 2.1 Metode Akses Berurutan Berindeks Penghubung Antar Variabel File Berurutan Berindeks Proses Pengolahan Data Kategori Aktivitas Pengendalian Daftar Transaksi untuk Memelihara Jejak Audit Mode Basis Data DTSS Post Clearance Audit vii

10 PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Untuk dapat memahami modul ini secara benar, maka peserta diklat diharapkan mempelajari modul ini secara urut mulai dari Kegiatan Belajar 1 sampai dengan Kegiatan Belajar 8. Cara mempelajari setiap kegiatan belajar adalah mengikuti tahap-tahap berikut ini: 1. Lihat apa yang menjadi target indikator dari kegiatan belajar tersebut; 2. Pelajari materi yang menjadi isi dari setiap kegiatan belajar (dengan cara membaca materi minimal 3 kali membaca isi materi kegiatan belajar tersebut); 3. Lakukan review materi secara umum, dengan cara membaca kembali ringkasan materi untuk mendapatkan hal-hal penting yang menjadi fokus perhatian pada kegiatan belajar ini; 4. Kerjakanlah Tes Formatif pada kegiatan belajar yang sedang dipelajari; 5. Lihat kunci jawaban Tes Formatif dari kegiatan belajar tersebut yang terletak pada bagian akhir modul ini. 6. Cocokkan hasil tes formatif dengan kunci jawaban tersebut, apabila ternyata hasil Tes Formatif peserta diklat memperoleh nilai minimal 67 (jumlah yang benar x 100/15), maka kegiatan belajar dapat dilanjutkan pada kegiatan belajar berikutnya, namun apabila diperoleh angka di bawah 67, maka peserta diklat diharuskan mempelajari kembali kegiatan belajar tersebut agar selanjutnya dapat diperoleh angka minimal Kerjakan Tes Sumatif apabila semua Tes Formatif dari seluruh kegiatan belajar telah dilakukan. 8. Lihat kunci jawaban Tes Sumatif yang terletak pada bagian akhir modul ini 9. Cocokkan hasil tes sumatif dengan kunci jawaban tes sumatif, apabila ternyata hasil tes sumatif peserta diklat memperoleh nilai minimal 67 (jumlah yang benar x 100/25), maka peserta diklat dapat dinyatakan lulus dari kegiatan belajar DTSS Post Clearance Audit viii

11 PETA KONSEP Dalam mempelajari modul ini, agar lebih mudah dipahami maka disarankan kepada peserta diklat untuk mempelajari peta konsep modul. Dengan demikian pola pikir yang sistematik dalam mempelajari modul dapat terjaga secara berkesinambungan selama mempelajari modul. Kegiatan Belajar 1 Pengertian Umum Database Materi: Struktur database, File non database Kegiatan Belajar 2 Organisasi File Non Database Materi: File urut, Random file, File urut berindeksi Kegiatan Belajar 3 Survei Pendahuluan Untuk EDP Audit Materi: Hubungan antara sistem akuntansi dengan sistem aplikasi komputer, Pemahaman atas sistem pengolahan data elektronik, Identifikasi risiko penerapan pengolahan data elektronik, Proses penilaian risiko (risk assesment) Kegiatan Belajar 4 Pengendalian Dalam Lingkungan EDP Materi: Tanggungjawab, tujuan, dan hal-hal yang dibutuhkan dalam pengendalin, Klasifikasi pengendalian, Pengendalian dalam lingkungan EDP, Pengaruh otomasi terhadap pengendalian Kegiatan Belajar 5 Pengendalian Umum Materi: Pengendalian atas sistem dan pemrograman, Pengendalian atas operasi Kegiatan Belajar 6 Perencanaan Pengendalian Sistem Operasi Materi: Tujuan pengendalian aplikasi, Siklus pengendalian aplikasi Kegiatan Belajar 7 Review atas Pengendalian Aplikasi Materi: Review pengendalian transaksi dasar, Review pemrosesan dasar transaksi, Review pengendalian komunikasi data, Review pengendalian penyimpanan data, Review pengendalian hasil pemrosesan Kegiatan Belajar 8 Proses EDP DTSS Post Pengaruh Clearance EDP dalam Audit proses Audit, Aplikasi pemeriksaan EDP, Evaluasi catatan yang dihasilkan oleh sistem EDP, Penggunaan program komputer dalam audit ix

12 A PENDAHULUAN MODUL TEORI EDP DAN EDP AUDIT 1. Deskripsi Singkat Modul ini dimaksudkan untuk mengenalkan kepada para peserta pelatihan hal-hal yang berkaitan dengan audit pengolahan data elektronik (Electronic Data Processing - EDP), baik tinjauan dari sudut teori maupun dari sudut implementasi audit EDP. Pembahasan diarahkan mulai dari kegiatan (i) memasukkan input (inputting) data, (ii) menyimpan (storing) data, (iii) mengolah (processing) data, (iv) menghasilkan output (outputting), dan (vi) pengendalian (controlling). Dilanjutkan dengan kegiatan audit pengolahan data elektronik yang dimulai dari (i) perencanaan audit, (ii) memahami lingkungan komputer (computer environment), (iii) mengevaluasi pengendalian intern, (iv) melakukan pengujian ketaatan dan pengujian substantif, dan (v) menyelesaikan pemeriksaan. 2. Prasyarat Kompetensi Diklat ini dapat diikuti oleh peserta dengan prasyarat kompetensi adalah telah mengikuti Diklat Teknis Substantif Dasar (DTSD) Pengantar Audit Kepabeanan dan Cukai; DTSS Post Clearance Audit 1

13 2.1. Standar Kompetensi Setelah mengikuti mata pelajaran diklat ini diharapkan para peserta dapat melakukan audit pengolahan data elektronik/sistem informasi dengan baik Kompetensi Dasar Setelah mempelajari mata pelajaran ini diharapkan peserta dapat: a. Menjelaskan konsep survei pendahuluan untuk EDP Audit dengan baik b. Mengidentifikasi pengendalian dalam lingkungan EDP dengan baik c. Mengidentifikasi pengendalian umum (general control) dengan baik d. Menjelaskan perencanaan pengendalian operasi dengan baik e. Menjelaskan review atas pengendalian operasi dengan baik f. Menerapkan proses EDP audit dengan baik g. Menjelaskan pengertian umum database dengan baik, dan h. Mengidentifikasi organisasi file non database dengan baik. DTSS Post Clearance Audit 2

14 B KEGIATAN BELAJAR 1. Kegiatan Belajar (KB) 1 PENGERTIAN UMUM DATABASE Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi diharapkan siswa mampu : 1. Menjelaskan konsep struktur database dengan baik; dan 2. Menjelaskan konsep file non database dengan baik 1.1. Uraian dan Contoh A. Pendahuluan Database merupakan sekelompok file yang disimpan bersama untuk digunakan oleh beberapa aplikasi. Sekelompok file ini biasanya merupakan file induk yang diintegrasikan ke dalam data base untuk mengurangi duplikasi data dan untuk dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi. DTSS Post Clearance Audit 3

15 Hal ini dimungkinkan karena data di dalam database itu sendiri terpisah dari program-program aplikasinya. Sebagai contoh, nama, nomor pokok mahasiswa dan alamat mahasiswa tersebut cukup dihubungkan ke data lain yang berhubungan seperti pembayaran uang kuliah, beasiswa, daftar nilai, dan sebagainya. Terdapat dua jenis database, yaitu transactional database dan analytical database. Transactional database digunakan untuk menyimpan data yang sifatnya dinamis (mudah berubah), sedangkan analytical database digunakan untuk menyimpan data yang sifatnya statis. Database juga merupakan kumpulan data yang dapat dibagi (shared) dan digunakan oleh sejumlah pemakai yang berbeda-beda, untuk tujuan yang berbeda-beda pula. Dalam sebuah sistem Database terdapat dua komponen pokok, yaitu database itu sendiri dan system manajemen database. Sistem Database dapat digunakan dalam sistem komputer apa saja, termasuk sistem komputer mikro. Bahkan dalam beberapa lingkungan komputer mikro, sistem database juga dapat digunakan oleh pemakai tunggal. Dalam lingkungan database sangat diperlukan adanya suatu pengendalian. Hal ini diperlukan untuk mengurangi terjadinya risiko pengulangan kesalahan dan untuk memastikan bahwa data yang dihasilkan benar-benar akurat. Perubahan dalam metode pengendalian dan pengolahan ini menimbulkan metode baru dalam auditing. Pengendalian yang dilakukan atas suatu database akan sangat bergantung pada hal-hal berikut ini: 1. Luasnya database digunakan untuk aplikasi akuntansi; 2. Tipe dan signifikannya transaksi keuangan yang diolah; 3. Sifat database, system manajemen database dari tugas pengelolaan database dan aplikasi; dan 4. Pengendalian umum Sistem Informasi dan Komunikasi (SIK) yang sangat penting dalam lingkungan database. Prosedur audit di dalam lingkungan database secara prinsip akan dipengaruhi oleh luasnya data di dalam database yang digunakan untuk sistem akuntansi. DTSS Post Clearance Audit 4

16 Auditor dapat melakukan pengujian pengendalian atau pengujian substantif atas sistem database khususnya terkait dengan aktivitas berikut ini: 1. Menghasilkan data penguji. 2. Menyediakan jejak audit. 3. Mengecek integritas database. 4. Menyediakan akses ke database atau suatu copy bagian database relevan untuk tujuan penggunaan perangkat lunak audit. 5. Mendapatkan informasi yang diperlukan. Dalam rangka pemanfaatan suatu database melalui sistem manajemen database, maka perlu diperhatikan faktor-faktor terkait seperti faktor: Teknik, Ekonomi, dan Politik Organisasi B. Struktur Database Watne dan Turney (1990) dalam Bassalamah (2001) mengatakan bahwa dalam lingkungan pengolahan data elektronik, struktur data pada umumnya meliputi empat unsur sebagai berikut: 1. Unsur data (field). Suatu file bisnis biasanya terdiri dari beberapa unsur data atau field, yaitu beberapa karakter yang menggambarkan mengenai satu atribut dari suatu data. Suatu faktur penjualan dapat terdiri dari beberapa field seperti jumlah satuan, kode barang, harga diskon, total, uang muka dan sebagainya; 2. Record Merupakan pengelompokkan secara logis dari beberapa unsur data yang berkaitan. Contoh dalam field di atas apabila digabungkan akan membentuk satu record, misalnya record mengenai penjualan. 3. File Merupakan beberapa record yang berkaitan. Seluruh record mengenai setiap jenis persediaan dikelompokkan menjadi satu file persediaan. Dua jenis file yang biasa dijumpai dalam aplikasi akuntansi adalah file induk (master file) dan file transaksi (transaction file). File induk adalah file yang berisi catatan yang mutakhir mengenai satu kelas atau kelompok data tertentu seperti saldo masing-masing pos persediaan atau piutang dagang. DTSS Post Clearance Audit 5

17 File dapat diorganisasi dengan menggunakan beberapa metoda penyimpanan. Pengorganisasian file sering disebut dengan istilah struktur file (file structure) merupakan cara yang digunakan untuk menyimpan record di dalam media penyimpanan. Metode-metode yang dapat digunakan dalam mengorganisasi file dapat diuraikan di bawah ini, yaitu: 1. Struktur file sekuensial (sequential file structure) Dalam struktur file sekuensial, record diatur dalam urut-urutan sesuai dengan petunjuk utamanya (primary key), yaitu satu unsur data di dalam satu record. 2. Struktur file acak (random) atau langsung (random file structure atau direct file structure), adalah pengelolaan file secara langsung atau acak (random) dengan menyimpan record-rekord tersebut kapan saja, sehingga hal tersebut dapat mempermudah penyimpanan dan melihat kembali (retrieval) tanpa menyimpannya dalam urut-urutan lojik maupun fisik. Untuk dapat menggunakan metode ini maka media penyimpanan yang digunakan harus dapat digunakan untuk mengakses record secara acak seperti misalnya dengan menggunakan piringan magnetis (magnetic disk atau disket). 3. Struktur file sekuensial berindeks (indexed sequential file structure) Metode sekuensial berindeks merupakan organisasi file sekuensial yang digabungkan dengan indeks sehingga memungkinkan untuk pengolahan langsung maupun melihat kembali masing-masing record. Dalam metode ini record disimpan secara sekuensial dalam media penyimpanan seperti hard disk, yang dapat diakses secara random. Dalam media ini dibuatkan indeks yang menunjukkan alamat piringan yang bersangkutan. Metode ini merupakan metode gabungan antara metode pertama (sekuensial) dan metode kedua (random), dan merupakan metode yang paling menguntungkan untuk aplikasi yang diproses dengan menggunakan organisasi sekuensial. Namun record-rekord dalam metode ini masih dapat dilihat kembali sesuai dengan satu atau lebih kata utamanya. DTSS Post Clearance Audit 6

18 4. Struktur file organisasi daftar (list organization file structure) Organisasi daftar menggunakan penunjuk (pointers) untuk memisahkan urutan fisik dari urutan lojik suatu file. Urutan lojik dari file adalah sekuensial, sedangkan organisasi (urutan) fisiknya acak. Masing-masing record dalam organisasi memiliki satu petunjuk ke identifikasi posisi (alamat) record lojik berikutnya. Tujuan dari pengorganisasi file tersebut adalah untuk melokalisir record guna pemrosesan atau pembuatan keluaran (output), disamping untuk memfasilitasi pembuatan file. C. Pengembangan dan Pemanfaatan Database Dalam memanfaatkan struktur database untuk keperluan lebih lanjut menjadi suatu database yang siap pakai, terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu 1. Integrasi yang logis dari catatan-catatan file yang ada; 2. Dapat meminimumkan terjadinya pengulangan dan tercapai independensi data. a. Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. b. Independensi data dicapai dgn menempatkan spesifikasi dalam tabel & kamus yg terpisah secara fisik dari program. 3. Program yang dibuat mengacu pada tabel untuk mengakses data. Setelah mengetahui struktur data, maka pengembangan selanjutnya adalah memanfaatkan data melalui manajemen data. Manajemen data sendiri terdiri dari beberapa aktivitas berikut ini: 1. Mengumpulkan data, maksudnya data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat pada sebuah form yang disebut dokumen sumber yang berfungsi sebagai input. 2. Menguji data, maksudnya data diperiksa untuk meyakinkan konsistensi dan akurasi data tersebut. 3. Menyimpan dan memelihara data, maksudnya agar data dapat dijaga konsistensinya, dan dapat digunakan seperti kondisi aslinya. DTSS Post Clearance Audit 7

19 4. Menjaga keamanan data, maksudnya data dijaga dari akses pihak yang tidak diotorisasikan. 5. Mengorganisasi data, maksudnya data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan pengguna. 6. Menyiapkan data, maksudnya data dibuat agar siap digunakan oleh user yang berhak. Cara Mengolah Data : Dalam memanfaatkan data untuk dapat diolah sesuai dengan keperluan pengguna, dapat dilakukan dengan beberapa cara 1. Pengolahan Batch ; Mengumpulkan data terlebih dahulu kemudian diproses sekaligus. 2. Pengolahan On Line ; Setiap data yang diinput langsung didapat output atau hasilnya. 3. Pengolahan Real Time ; Sama seperti pengolahan On Line, hanya saja data yang ada di update sesuai dengan perubahan waktu. Sistem Manajemen Database : Sistem manajemen database merupakan suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi dan memperoleh data/informasi dengan praktis dan efisien. Suatu system manajemen database dapat terdiri dari beberapa komponen berikut: 1. Perangkat keras; yang melakukan pemrosesan dan menyimpan database. 2. Data; bahan baku pengolahan menjadi informasi. 3. Pengguna, dapat diklasifikasikan menjadi : Pengguna akhir; Pengguna aplikasi, yang mengoperasikan program aplikasi. Pengguna interaktif, yang memberikan perintah-perintah beraras tinggi (sintak-sintak query). Pemrogram aplikasi, yang membuat program aplikasi. Pengadministrasi Database (Database Administrator), yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan database. 4. Software, sebagai media perantara antara pengguna dan database. Keuntungan Sistem Manajemen Database: 1. Mengurangi pengulangan data. DTSS Post Clearance Audit 8

20 2. Independensi data. 3. Memadukan data dari beberapa file. 4. Memanggil data dan informasi secara tepat. 5. Meningkatkan keamanan. Kerugian Sistem Manajemen Database: 1. Menggunakan software yang mahal. 2. Menggunakan konfiguarsi hardware yang besar. 3. Memperkerjakan dan menggaji staf administrasi database yang relatif mahal. Di dalam suatu organisasi yang besar, sistem database merupakan bagian penting pada sistem informasi, karena di perlukan untuk mengelola sumber informasi pada organisasi tersebut. Untuk mengelola sumber informasi tersebut yang pertama kali di lakukan adalah merancang suatu sistem database agar informasi yang ada pada organisasi tersebut dapat digunakan secara maksimal. Tujuan Perancangan Database Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari pengguna dan aplikasi; Menyediakan struktur informasi yang natural dan mudah di mengerti oleh pengguna; dan Mendukung kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek kinerja dari suatu sistem database D. File non database Sistem operasi membutuhkan struktur file tertentu untuk menjalankan/ mengakses suatu file. Semua sistem operasi diharuskan mampu mengenal sedikitnya satu jenis struktur file. Jika sistem operasi mengenal semakin banyak struktur file, maka semakin luas aplikasi yang dapat dijalankan, namun ukuran sistem operasi semakin membesar. Sebaliknya, jika semakin sedikit struktur file, maka sistem operasi hanya dapat menjalankan aplikasi dalam jumlah yang sedikit pula. Cara pengaksesan data dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu (i) Direct Access dan (ii) Sequential Access 1. Direct Access, adalah suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record yang ada. DTSS Post Clearance Audit 9

21 2. Sequential Access, adalah suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record di depannya. Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi file : 1. Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan 2. Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses 3. Respontime yang diperlukan Cara memilih organisasi file tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu : 1. Model Penggunaannya 2. Model Operasi File Menurut penggunaannya ada 2 cara : 1. Batch, yaitu suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok. 2. Interactive, yaitu suatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record demi record. Menurut cara operasinya, file dibagi menjadi 4 jenis : 1. Creation; Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyak record baru, kemudian record-record dimuat ke dalam file tersebut. Membuat file dengan cara merekam record demi record. 2. Update; Untuk menjaga agar file tetap up to date. Dapat dilakukan dengan cara melakukan: Insert/Add, Modification, Deletion. 3. Retrieval; Pengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkan informasi. File Retrieval terbagi menjadi 2 kelompok, yaitu : Comprehensive Retrieval, yaitu mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah file. Contoh : * Display all, * List nama, alamat Selective Retrieval, yaitu mendapatkan informasi dari record-record tertentu berdasarkan persyaratan tertentu. Contoh : * List for gaji = Maintenance; Perubahan yang dibuat terhadap file dengan tujuan memperbaiki penampilan program dalam mengakses file tersebut. Restructuring, merupakan perubahan struktur file. DTSS Post Clearance Audit 10

22 Misalnya: panjang field diubah, penambahan field baru, panjang record diubah. Reorganization, merupakan perubahan organisasi file dari organisasi yang satu, menjadi organisasi file yang lain. Misalnya : * Dari organisasi file sequential menjadi indeks sequential Latihan 1 1. Jelaskan pengertian dan tujuan perancangan database! 2. Sebutkan dan jelaskan unsur data! 3. Jelaskan keuntungan dan kerugian sistem manajemen database!. 4. Sebutkan dan jelaskan macam cara mengakses file! 5. Sebutkan dan jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi dalam melakukan organisasi file! 1.3. Rangkuman 1. Database adalah sekumpulan data yang disimpan dengan tujuan tertentu dan susun sedemikian rupa sehingga dapat diakses, dikelola dan diperbaharui secara mudah. 2. Terdapat dua jenis utama database, yaitu transactional database dan analytical database. Transactional database digunakan untuk menyimpan data yang dinamis (mudah berubah), sedangkan analytical database digunakan untuk menyimpan data yang statis. 3. Dampak Database terhadap Sistem Komputerisasi Akuntansi dan Pengendalian yang berkaitan secara global tergantung pada: a. Luasnya database digunakan untuk aplikasi akuntansi. b. Tipe dan signifikannya transaksi keuangan yang diolah. c. Sifat database, DBMS (termasuk kamus data) tugas pengelolaan database dan aplikasi. d. Pengendalian umum SIK yang sangat penting dalam lingkungan database. 4. Pemilihan sistem manajemen database ditentukan oleh beberapa faktor a.l : Teknik, Ekonomi, dan Politik Organisasi DTSS Post Clearance Audit 11

23 5. Konsep Database a. Yaitu integrasi logis dari catatan-catatan file. b. Tujuan dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. c. Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. d. Independensi data dicapai dgn menempatkan spesifikasi dalam tabel & kamus yg terpisah secara fisik dari program. e. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data. 6. Struktur data pada umumnya meliputi empat unsur sebagai berikut: a. Unsur data (field), merupakan suatu file bisnis biasanya terdiri dari beberapa unsur data atau field, yaitu beberapa karakter yang menggambarkan mengenai satu atribut dari suatu data. Suatu faktur penjualan dapat terdiri dari beberapa field seperti jumlah satuan, kode barang, harga diskon, total, uang muka dan sebagainya; b. Record, merupakan pengelompokkan secara logis dai beberapa unsur data yang berkaitan. Contoh dalam field di atas apabila digabungkan akan membentuk satu record, yaitu record mengenai penjualan. c. File, merupakan beberapa record yang berkaitan. Seluruh record mengenai setiap jenis persediaan dikelompokkan menjadi satu file persediaan. Dua jenis file yang biasa dijumpai dalam aplikasi akuntansi adalah file induk (master file) dan file transaksi (transaction file). File induk adalah file yang berisi catatan yang mutakhir mengenai satu kelas atau kelompok data tertentu seperti saldo masing-masing pos persediaan atau piutang dagang. 7. Terdapat empat cara pengorganisasian file yang akan berpengaruh pada pemakai computer dalam mengakses record-record yang ada. a. Struktur file sekuensial (sequential file structure), record diatur dalam urut-urutan sesuai dengan petunjuk utamanya (primary key), yaitu satu unsur data di dalam satu record. b. Struktur file acak (random) atau langsung (random file structure atau direct file structure), menyimpan record-rekord tersebut kapan saja hal DTSS Post Clearance Audit 12

24 tersebut mempermudah penyimpanan dan melihat kembali (retrieval) tanpa menyimpannya dalam urut-urutan lojik maupun fisik. c. Struktur file sekuensial berindeks (indexed sequential file structure), merupakan organisasi file sekuensial yang digabungkan dengan indeks sehingga memungkinkan untuk pengolahan langsung maupun melhat kembali masing-masing record. d. Struktur file organisasi daftar (list organization file structure), untuk memisahkan urutan fisik dari urutan lojik suatu file. Urutan lojik dari file adalah sekuensial, sedangkan organisasi (urutan) fisiknya random. Dalam hal ini masing-masing record berisi satu petunjuk ke identifikasi posisi (alamat atau address) record lojik berikutnya. 8. Sistem Manajemen Database (DBMS), merupakan suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi dan memperoleh data / informasi dengan praktis dan efisien. Komponen Utama DBMS, terdiri dari: Hardware ; yang melakukan pemrosesan dan menyimpan database. Data. User, dapat diklasifikasikan menjadi : End User ; Pengguna aplikasi, yang mengoperasikan program aplikasi. Pengguna interaktif, yang memberikan perintah-perintah beraras tinggi (sintak-sintak query). Programmer aplikasi, yang membuat program aplikasi. Database Administrator (DBA), bertanggung jawab terhadap pengelolaan database. Software, sebagai interface antara user dan database. 9. Keuntungan Sistem Manajemen Database: a. Mengurangi pengulangan data. b. Independensi data. c. Memadukan data dari beberapa file. d. Memanggil data dan informasi secara tepat. e. Meningkatkan keamanan. 10. Kerugian Sistem Manajemen Database: a. Menggunakan software yang mahal. DTSS Post Clearance Audit 13

25 b. Menggunakan konfiguarsi hardware yang besar. c. Memperkerjakan dan menggaji staf DBA yang relatif mahal. 11. Tujuan Perancangan Database a. Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari pengguna dan aplikasi b. Menyediakan struktur informasi yang natural dan mudah di mengerti oleh pengguna c. Mendukung kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek kinerja dari suatu sistem database 12. Ada 6 tahap untuk proses perancangan suatu database : a. Pengumpulan data dan analisis b. Perancangan database secara konseptual b. Pemilihan sistem manajemen database c. Perancangan database secara logika d. Perancangan database secara fisik e. Implementasi sistem database 13. Siklus kehidupan aplikasi database yaitu : a. Pendefinisian Sistem, yaitu pendefinisian ruang lingkup dari sistem database, pengguna dan aplikasinya. b. Perancangan Database, secara logika dan fisik pada suatu sistem database sesuai dengan sistem manajemen database yang diinginkan. c. Implementasi Database, pendefinisian database secara konseptual, eksternal dan internal, pembuatan file file database yang kosong serta implementasi aplikasi software. d. Pengambilan dan Konversi Data, database ditempatkan dengan baik, sehingga jika ingin memanggil data secara langsung ataupun merubah file file yang ada dapat di tempatkan kembali sesuai dengan format sistem databasenya. e. Konversi Aplikasi, software-software aplikasi dari sistem database sebelumnya di konversikan ke dalam sistem database yang baru f. Pengujian dan Validasi, sistem yang baru telah di test dan di uji kinerja nya g. Pengoperasian database sistem dan aplikasinya DTSS Post Clearance Audit 14

26 h. Pengawasan dan Pemeliharaan sistem database dan aplikasi software 14. Cara pengaksesan file terdiri dari, yaitu (i) Direct Access dan (ii) Sequential Access. a. Direct Access, adalah suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record yang ada. b. Sequential Access, adalah suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record di depannya. 15. Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi file: a. Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan b. Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses c. Respontime yang diperlukan 16. Cara mengorganisasi file tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu (i) Model Penggunaannya, dan (ii) Model Operasi File a. Menurut penggunaannya ada 2 cara : Batch, yaitu suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok. Interactive, yaitu suatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record demi record. b. Menurut operasi file ada 4 cara : 1. Creation; Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyak record baru, kemudian record-record dimuat ke dalam file tersebut. Membuat file dengan cara merekam record demi record. 2. Update; Untuk menjaga agar file tetap up to date. 3. Retrieval; Pengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkan informasi. File Retrieval terbagi 2, yaitu : Comprehensive Retrieval, yaitu mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah file. Selective Retrieval, yaitu mendapatkan informasi dari recordrecord tertentu berdasarkan persyaratan tertentu. DTSS Post Clearance Audit 15

27 4. Maintenance; Perubahan yang dibuat terhadap file dengan tujuan memperbaiki penampilan program dalam mengakses file tersebut. Restructuring, merupakan perubahan struktur file. Reorganization, merupakan perubahan organisasi file dari organisasi yang satu, menjadi organisasi file yang lain Tes Formatif Soal Benar (B)/Salah(S) 1. Database adalah sekumpulan data yang disimpan dengan tujuan tertentu dan susun sedemikian rupa sehingga dapat diakses, dikelola dan diperbaharui secara mudah. 2. Transactional database digunakan untuk menyimpan data yang statis 3. Analytical database digunakan untuk menyimpan data yang dinamis. 4. Pemilihan sistem manajemen database ditentukan oleh beberapa faktor seperti: Teknik, Ekonomi, dan Politik Organisasi 5. Salah satu konsep Database adalah integrasi logis dari catatan-catatan file. 6. Tujuan dari konsep database adalah mencapai pengulangan dan independensi data. 7. Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam struktur data dengan membuat perubahan pada program yang memproses data. 8. Independensi data dicapai dgn menempatkan spesifikasi dalam tabel & kamus yg terpisah secara fisik dari program. 9. Unsur data (field), merupakan suatu file bisnis biasanya terdiri dari beberapa unsur data atau field, yaitu beberapa karakter yang menggambarkan mengenai satu atribut dari suatu data. Suatu faktur penjualan dapat terdiri dari beberapa field seperti jumlah satuan, kode barang, harga diskon, total, uang muka dan sebagainya; 10. Record, merupakan pengelompokkan secara logis dari beberapa field yang berkaitan. DTSS Post Clearance Audit 16

28 Soal Pilihan Ganda 11. Dampak Database terhadap Sistem Komputerisasi Akuntansi dan Pengendalian yang berkaitan secara global tergantung pada hal-hal di bawah ini, kecuali: a. Luasnya database digunakan untuk aplikasi akuntansi. b. Tipe dan signifikannya transaksi keuangan yang diolah. c. Sifat database, DBMS (termasuk kamus data) tugas pengelolaan database dan aplikasi. d. Pengendalian aplikasi yang sangat penting dalam lingkungan database. 19. Di bawah ini adalah keuntungan Sistem Manajemen Database, kecuali: a. Mengurangi pengulangan data. b. Dependensi data. c. Memadukan data dari beberapa file. d. Meningkatkan keamanan. 20. Di bawah ini kerugian Sistem Manajemen Database, kecuali: a. Menggunakan software yang mahal. b. Memperkerjakan dan menggaji staf DBA yang relatif mahal. c. Menggunakan konfigurasi file yang besar. d. Menggunakan konfiguarsi hardware yang besar. 14. Di bawah ini merupakan tujuan Perancangan Database, kecuali: a. Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari pengguna dan aplikasi b. Menyediakan informasi yang efisien. c. Menyediakan struktur informasi yang natural dan mudah di mengerti oleh pengguna d. Mendukung kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek kinerja dari suatu sistem database 15. Di bawah ini tahapan proses perancangan suatu database, kecuali : a. Pengumpulan data dan analisis b. Perancangan database secara konseptual c. Pemilihan hardware sistem manajemen database d. Perancangan database secara logika DTSS Post Clearance Audit 17

29 1.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut Untuk mengetahui pencapaian hasil belajar pada kegiatan belajar ini, maka peserta perlu mengerjakan soal tes formatif. Setelah mengerjakan tes formatif kemudian hasil tes dievaluasi. Kriteria evaluasi kelulusan mempelajari kegiatan belajar ini adalah sebagai berikut: B = Jumlah jawaban yang benar Nilai evaluasi (N) = (100 x B)/15 B Nilai Keterangan Lulus Lulus Lulus Lulus Lulus Lulus Kurang dari 67 dinyatakan Tidak Lulus sehingga peserta diharapkan dapat membaca kembali uraian materi pada Kegiatan Belajar ini. Kemudian kerjakan kembali tes formatif ini, apabila minimum memperoleh 10 (sepuluh) jumlah soal yang dikerjakan dengan benar dari 15 soal yang tersedia, maka peserta dinyatakan lulus, dan dapat melanjutkan pelajarannya ke Kegiatan Belajar berikutnya. DTSS Post Clearance Audit 18

30 2. Kegiatan Belajar (KB) 2 ORGANISASI FILE NON DATABASE Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi peserta diklat mampu : 1. Menjelaskan konsep file urut dengan baik; dan 2. Menjelaskan konsep file urut berindeksi dengan baik 2.1. Uraian dan Contoh A. Pendahuluan Akses file adalah suatu metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer membaca record-record dari suatu file. File dapat diakses dengan dua cara yaitu secara urut (sequential access) atau secara langsung (direct access atau random access). Metode akses secara urut (sequential access method) dilakukan dengan membaca atau menulis suatu record di file dengan membaca terlebih dahulu mulai dari record pertama, urut sampai dengan record yang diinginkan. Metode akses langsung (direct access method) dilakukan dengan cara langung membaca record pada posisinya di file tanpa membaca dari record pertama terlebih dahulu. Organisasi file adalah pengaturan dari record secara logika di dalam file yang dihubungkan satu dengan yang lainnya. File dapat diorganisasikan secara urut (sequential organization) atau secara acak (random organization). Walaupun organisasi file dan pengaksesan file dapat dipandang secara terpisah, tetapi biasanya pembahasan mengenai organisasi file menyangkut keduanya, yaitu: 1. File urut (sequential file) merupakan file dengan organisasi urut (sequential organization) dengan pengaksesan secara urut (sequential access). DTSS Post Clearance Audit 19

31 2. File urut berindeks (indexed sequential file) atau sering disebut dengan ISAM (indexed sequential access method) yang merupakan file dengan organisasi urut (sequential organization) dengan pengaksesan secara langsung (direct access). 3. File akses langsung (direct access file) atau disebut dengan file alamat langsung (direct address file) yang merupakan file dengan organisasi acak (random organization) dengan pengaksesan langsung (direct access). Organisasi file seperti ini disebut dengan organisasi file tradisional atau konvensional, karena telah ada sebelum struktur database dikembangkan. Organisasi file database dapat berbentuk struktur data berjenjang (hierarchical data structure), struktur data jaringa (network data structure) dan struktur data hubungan (relational data structure). Struktur data hubungan merupakan organisasi file database yang terbaru dan mudah dipahami. Struktur data hubungan mempunyai karakteristik sebagai berikut : 1. File dalam bentuk tabel yang persis dengan file urut. 2. Hubungan antara record didasarkan pada nilai dari field kunci, bukan berdasarkan alamat atau pointer. B. File Urut Sequential file (file urut) merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara berurutan. Dalam hal ini, data yang ada akan disimpan sesuai dengan urutan masuknya. Data pertama dengan nomor berapapun, akan disimpan ditempat pertama, demikian pula dengan data berikutnya yang juga akan disimpan ditempat berikutnya. Dalam melakukan pembacaan data, juga dilakukan secara berurutan, artinya, pembacaan dimulai dari data yang paling awal dan dilanjutkan dengan data berikutnya, sehingga data yang dimaksud bisa diketemukan. Struktur data memiliki dua komponen dasar, yaitu organisasi dan metode akses. Organisasi mengacu pada cara record disusun secara fisik pada peralatan penyimpanan sekuder. Hal ini bersifat berurutan atau acak. Record dalam file berurutan disimpan di lokasi yang berdekatan, yang menempati area tertentu pada disk. Record dalam file acak disimpan tanpa DTSS Post Clearance Audit 20

32 mempertimbangkan hubungan fisiknya dengan record lainnya dari file yang sama. File acak bisa memiliki record yang terdistribusi ke seluruh bagian disk. Metode akses yang digunakan merupakan teknik yang digunakan untuk menemukan lokasi record dan bernavigasi di basis data atau file. Secara umum untuk menemukan suatu lokasi record dapat diklasifikasikan ke dalam metode akses langsung atau metode akses berurutan. Struktur berurutan yang biasanya disebut dengan metode akses berurutan, dapat diberikan contoh misalnya record dengan nilai kunci 1875 di tempatkan dalam lokasi penyimpanan fisik setelah record dengan nilai kunci Jadi semua record dalam file berada dalam lokasi penyimpanan yang berdekatan dengan urutan tertentu (menaik atau menurun) berdasarkan kunci primernya. Karena tidak ada satu struktur tertentu yang paling baik untuk semua tugas pemrosesan, maka berbagai struktur digunakan untuk menyimpan data akuntansi yang jenisnya berbeda-beda. Oleh sebab itu, pemilihan struktur melibatkan pertukaran antara fitur-fitur yang diinginkan. C. Random File Random file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara random atau langsung. Dengan demikian, random file juga disebut sebagai Direct Access File. Dalam hal ini, tempat penyimpanan data sudah diatur sedemikian rupa, sehingga setiap data akan tersimpan didalam tempat-tempat yang telah ditentukan sesuai dengan nomor data yang dimiliki-nya. D. File Urut Berindeksi File urut berindeks merupakan perpaduan terbaik dari teknik sequential dan random file. Teknik penyimpanan yang dilakukannya, menggunakan suatu index yang isinya berupa bagian dari data yang sudah tersortir. Index ini diakhiri dengan suatu pointer (penunjuk) yang bisa menunjukkan secara jelas posisi data yang selengkapnya. Index yang ada juga merupakan record-key (kunci record), DTSS Post Clearance Audit 21

33 sehingga kalau record key ini dipanggil, maka seluruh data juga akan ikut terpanggil. Untuk membayangkan penyimpanan dan pembacaan data secara sequential, kita bisa melihat rekaman lagu yang tersimpan pada kaset. Untuk mendengarkan lagu kelima, maka harus melalui lagu kesatu, dua, tiga dan empat terlebih dahulu. Pembacaan seperti inilah yang disebut sebagai sequential atau berurutan. Apabila lagu-lagu yang ada kemudian disimpan di dalam compack-disk, maka untuk mendengarkan lagu yang ke lima bisa langsung dilakukan. Disamping itu, dengan compack-disk juga bisa dilakukan pembacaan secara berurutan atau sequential. Compackdisk menyimpan lagu secara random. Untuk membayangkan penyimpanan data dengan menggunakan teknik index sequential ini, kita bisa melihat daftar isi pada sebuah buku. Pada bagian disebelah kiri disebut sebagai index data yang berisi bagian dari data yang ada. Index data kemudian diakhiri dengan pointer yang menunjukkan posisi keseluruhan isi data. Hall dan Singleton (2007) mendefinisikan file urut berindeksi (indexed sequential file) adalah struktur data yang mendasari model penggunaan kunci melekat untuk menyediakan hubungan antara tabel-tabel berkaitan. Struktur file berurutan berindeks menggunakan satu indeks berkaitan dengan organisasi file berurutan. Suatu struktur disebut struktur berindeks karena selain file data aktual, terdapat indeks terpisah yang juga merupakan file alamat record. Indeks ini berisi nilai numerik dari lokasi penyimpanan disk fisik (silinder, permukaan, dan blok record) untuk setiap record dalam file data terakhir. File data itu sendiri bisa diatur secara berurutan atau acak. Struktur data seperti tersebut di atas memungkinkan akses langsung ke masing-masing record dan pemrosesan batch dari seluruh file. Indeks ganda bisa digunakan untuk menciptakan referensi silang yang disebut daftar terbalik (inverted list) yang memungkinkan akses ke data secara lebih fleksibel. Metode akses berurutan berindeks digunakan untuk file yang sangat besar yang memerlukan pemrosesan batch secara rutin dan tingkat pemrosesan record individual yang tidak terlalu tinggi. DTSS Post Clearance Audit 22

34 Metode Akses Berurutan Berindeks Mencari kunci 2546 Cari jejak 99 pada permukaan 3 dari silinder 99 secara berurutan. Kita tidak memiliki alamat record (kunci) 2546 Indeks Silinder Indeks Permukaan Silinder 99 Jangkauan Kunci Nomor Silinder Jangkauan Kunci Nomor Silinder Gambar. 2.2 PENGHUBUNG ANTAR VARIABEL Pelanggan Kunci Melekat KUNCI Nomor Pelanggan (Kunci) Nama Alamat Saldo Terakhir 1875 Joni Jl. Yudhistira No Nurul Jl. Nakula No Johnson Jl. Arabika No Kunci asing yang Nomor Faktur (Kunci) Nomor Pelanggan Jumlah Rp Tanggal Pengiriman /02/2007 Kunci Melekat Nomor Faktur (Kunci) Nomor Barang Jumlah Harga Satuan Harga Total Nomor Pembayaran (Kunci) Nomor Pelanggan Jumlah Yang Diterima Tanggal Diterima /2/2007 Nomor Karyawan Nilai Kunci Indeks Gambar.2.3 File Berurutan Berindeks Tabel Karyawan Penghasilan hingga saat ini Alamat Nomor Kode Penghasilan Nama Alamat Record Karyawan Keahlian hingga saat ini Nilai Kunci Alamat Ai Jl. Kawi No Adi Jl. Surabaya No Joni Jl. Bandung No Dudung Jl. Aceh No indeks DTSS Post Clearance Audit 23

35 2.2. Latihan 2 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan akses file (access file)! 2. Sebutkan dan jelaskan metode akses file! 3. Apa yang dimaksud dengan mengorganisasi file? 4. Sebutkan dan jelaskan bagaimana metode file diorganisasi! 5. Apa persyaratan kondisi bagi penggunaan metode akses berurutan indeks? 2.3. Rangkuman 1. Akses file (access file) adalah suatu metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record-record dari suatu file. 2. File dapat diakses dengan dua cara yaitu secara urut (sequential access) atau secara langsung (direct access atau random access). Metode akses urut (sequential access method) dilakukan dengan membaca atau menulis suatu record di file dengan membaca terlebih dahulu mulai dari record pertama, urut sampai dengan record yang diinginkan. Metode akses langsung (direct access method) dilakukan dengan cara langung membaca record pada posisinya di file tanpa membaca dari record pertama terlebih dahulu. 3. Organisasi file adalah pengaturan dari record secara logika di dalam file yang dihubungkan satu dengan yang lainnya. File dapat diorganisasikan secara urut (sequential organization) atau secara acak (random organization). 4. File urut (sequential file) merupakan file dengan organisasi urut (sequential organization) dengan pengaksesan secara urut (sequential access). 5. File urut berindeks (indexed sequential file) atau sering disebut dengan ISAM (indexed sequential access method) merupakan file dengan organisasi urut (sequential organization) dengan pengaksesan secara langsung (direct access). 6. File akses langsung (direct access file) atau disebut dengan file alamat langsung (direct address file) merupakan file dengan organisasi acak (random organization) dengan pengaksesan langsung (direct access). DTSS Post Clearance Audit 24

36 7. Organisasi file database dapat berbentuk struktur data berjenjang (hierarchical data structure), struktur data jaringan (network data structure) dan struktur data hubungan (relational data structure). 8. Struktur data hubungan merupakan organisasi file database yang terbaru dan mudah dipahami. 9. Struktur data hubungan mempunyai karakteristik sebagai berikut : a. File dalam bentuk tabel yang persis dengan file urut. b. Hubungan antara record didasarkan pada nilai dari field kunci, bukan berdasarkan alamat atau pointer. 10. Sequential file (file urut) merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara berurutan. Dalam hal ini, data yang ada akan disimpan sesuai dengan urutan masuknya. Data pertama dengan nomor berapapun, akan disimpan ditempat pertama, demikian pula dengan data berikutnya yang juga akan disimpan ditempat berikutnya. 11. Struktur data memiliki dua komponen dasar, yaitu organisasi dan metode akses. Organisasi mengacu pada cara record disusun secara fisik pada peralatan penyimpanan sekunder. Hal ini bersifat berurutan atau acak. Record dalam file berurutan disimpan di lokasi yang berdekatan yang menempati area tertentu pada disk. Record dalam file acak disimpan tanpa mempertimbangkan hubungan fisiknya dengan record lainnya dari file yang sama. File acak bisa memiliki record yang terdistribusi di seluruh bagian disk. Metode akses adalah teknik yang digunakan untuk menemukan lokasi record dan bernavigasi di basis data atau file. Ada beberapa teknik khusus yang bisa digunakan, namun secara umum, bisa diklasifikasikan sebagai metode akses langsung atau metode akses berurutan. 12. Random file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara random atau langsung. Dengan demikian, random file juga disebut sebagai Direct Access File (Bisa dibaca secara langsung). 13. Index Sequential File (File urut Berindeks) merupakan perpaduan terbaik dari teknik sequential dan random file. Teknik penyimpanan yang dilakukan, menggunakan suatu index yang isinya berupa bagian dari data yang sudah tersortir. Index ini diakhiri denga adanya suatu pointer (penunjuk) yang bisa DTSS Post Clearance Audit 25

37 menunjukkan secara jelas posisi data yang selengkapnya. Index yang ada juga merupakan record-key (kunci record), sehingga kalau record key ini dipanggil, maka seluruh data juga akan ikut terpanggil Tes Formatif Soal Benar (B)/Salah(S) 1. Akses file (access file) adalah suatu metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record-record dari suatu file. 2. Metode akses urut (sequential access method) dilakukan dengan membaca atau menulis suatu record di file dengan membaca terlebih dahulu mulai dari record akhir, sampai dengan record yang diinginkan. 3. Metode akses langsung (direct access method) dilakukan dengan cara langung membaca record pada posisinya di file tanpa membaca dari record pertama terlebih dahulu. 4. Organisasi file adalah pengaturan dari file secara logika ke dalam record yang dihubungkan satu dengan yang lainnya. 5. File urut (sequential file) merupakan file dengan organisasi urut (sequential organization) dengan pengaksesan secara urut (sequential access). 6. File urut berindeks (indexed sequential file) sering disebut file dengan pengaksesan secara langsung (direct access). 7. File akses langsung (direct access file) merupakan file dengan organisasi acak (random organization) dengan pengaksesan langsung (direct access). 8. Organisasi file database hanya dapat berbentuk struktur data berjenjang (hierarchical data structure) dan struktur data jaringan (network data structure). 9. Random file merupakan Direct Access File. 10. Index Sequential File (File urut Berindeks) merupakan perpaduan terbaik dari teknik sequential dan random file. Soal pilihan ganda: 11. Hubungan struktur data mempunyai karakteristik sebagai berikut, kecuali : a. File dalam bentuk tabel yang persis dengan file urut. b. File dalam bentuk tabel yang persis dengan file random DTSS Post Clearance Audit 26