KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN (CPD)

Transkripsi

1 KLULUS CDG PID/MBH DOKUM () Peneraju : Pengurusan JKJK Mencadangkan Borang Permohonan Cadangan/ambahan Dokumen () untuk mendapatkan kelulusan pada Mesyuarat Jawatankuasa ISO (JK ISO) Kali ke-17 yang diadakan pada tarikh 07 Februari Cadangan tarikh kuatkuasa pada 20 Februari 2014 (* arikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain) o. MS 1/2014 BJK UPM ama Dokumen: Manual Sistem Pengurusan lam Kod Dokumen: UPM/ISO/MS/MK o. Semakan: 00 o. Isu: 01 arikh Kuatkuasa: 15/07/2013 ama Dokumen: Manual Sistem Pengurusan lam Kod Dokumen: UPM/ISO/MS/MK o. Semakan: 00 o. Isu: 01 arikh Kuatkuasa: 20/02/ OBJKIF D SKOP Objektif Manual Sistem Pengurusan lam ini adalah untuk membantu UPM dalam pengenalan, pelaksanaan dan penyelenggaraan MS MS ISO 14001:2004 dengan cara yang praktikal, konsisten dan berkesan. Skop MS ini merangkumi proses pengajaran dan pembelajaran. 3.0 OBJKIF D SKOP Objektif Manual Sistem Pengurusan lam ini adalah untuk membantu UPM dalam pengenalan, pelaksanaan dan penyelenggaraan MS MS ISO 14001:2004 dengan cara yang praktikal, konsisten dan berkesan. Skop MS ini merangkumi proses pengajaran dan pembelajaran di semua fakulti dan Pusat sasi sains pertanian serta aman pertanian Universiti sahaja tidak termasuk aktiviti perkhidmatan yang tidak terlibat secara langsung dalam proses pengajaran dan pembelajaran (contoh: Kafetaria dan kolej penginapan). Pemetaan proses bagi skop Pembelajaran dan pengajaran adalah seperti pada Lampiran 2. 1 drp. 8

2 3.3.1 Sumber, Peranan, anggungjawab dan Kuasa Sumber, Peranan, anggungjawab dan Kuasa Pendaftar adalah Wakil Pengurusan lam yang ditetapkan manakala pegawai berkepakaran iaitu Pensyarah Fakulti Kejuruteraan adalah imbalan Wakil Pengurusan MS. Jawatankuasa Pepandu MS telah ditubuhkan untuk mengkaji dan memantau pelaksanaan dan penyelenggaraan MS MS ISO serta memastikan Dasar MS boleh dipatuhi serta objektif dan sasaran yang ditetapkan dapat dicapai. JWKUS PPDU MS Pendaftar adalah Wakil Pengurusan yang ditetapkan manakala pegawai berkepakaran iaitu Pensyarah Fakulti Kejuruteraan adalah imbalan Wakil Pengurusan MS. Jawatankuasa Pepandu MS telah ditubuhkan untuk mengkaji dan memantau pelaksanaan dan penyelenggaraan MS MS ISO serta memastikan Dasar MS boleh dipatuhi serta objektif dan sasaran yang ditetapkan dapat dicapai JWKUS PPDU MS P/ Bahagian Jaminan Kualiti UPM JWKUS JMI KULII MS Juruaudit Dalaman UPM Bahagian Jaminan Kualiti UPM JWKUS ISO UPM (JKISO) Juruaudit Dalaman UPM JWKUS KRJ MS JWKUS KRJ MS spek dan Impak Persekitaran Perundangan Objektif, Sasaran dan Program Persekitaran Dokumentasi spek dan Impak Persekitaran Perundangan Objektif, Sasaran dan Program Persekitaran Dokumentasi Rajah 1: Struktur Organisasi Sistem Pengurusan lam UPM Rajah 1: Struktur Organisasi Sistem Pengurusan lam UPM 2 drp. 8

3 Wakil Pengurusan (WP) Wakil Pengurusan (WP) P/ b) Punca keperluan sumber (kewangan, pekerja dan lain-lain) untuk mempastikan kelancaran pelaksanaan dan penyelenggaraan MS; b) Punca keperluan sumber (kewangan, sumber manusia dan lainlain) untuk mempastikan kelancaran pelaksanaan dan penyelenggaraan MS; Peneraju MS c) Memantau dan mengkaji semula prestasi alam sekitar syarikat UPM secara berkala; Kompetensi, Latihan dan Kesedaran UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk mendidik semua pegawai berhubung: UPM akan memastikan bahawa semua pegawai adalah cekap dalam menjalankan tugas mereka. Untuk mencapai matlamat ini, latihan yang mencukupi atau kursus-kursus yang berkaitan MS perlu dijalankan. Dalam hal ini, keperluan latihan MS hendaklah dikenal pasti melalui fungsi kerja. Individu yang bekerja mengikut fungsi, yang boleh memberi kesan yang besar terhadap alam sekitar akan menerima latihan yang sesuai untuk mencapai kecekapan dalam melaksanakan fungsi kerja. Keberkesanan latihan itu hendaklah dinilai selepas latihan. Peneraju MS c) Memantau dan mengkaji semula prestasi alam sekitar syarikat UPM secara berkala; Kompetensi, Latihan dan Kesedaran UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk mendidik semua staf berhubung: UPM akan memastikan bahawa semua staf adalah cekap dalam menjalankan tugas mereka. Untuk mencapai matlamat ini, latihan yang mencukupi atau kursus-kursus yang berkaitan MS perlu dijalankan. Dalam hal ini, keperluan latihan MS hendaklah dikenal pasti melalui fungsi kerja. Individu yang bekerja mengikut fungsi, yang boleh memberi kesan yang besar terhadap alam sekitar akan menerima latihan yang sesuai untuk mencapai kecekapan dalam melaksanakan fungsi kerja. Keberkesanan latihan itu hendaklah dinilai selepas latihan. P/ 3 drp. 8

4 3.3.3 Komunikasi Komunikasi d) Memaklumkan tentang pemantauan MS, audit dan pengurusan semakan semula kepada pegawai berkaitan yang bertanggungjawab dalam urusan prestasi alam sekitar Universiti. d) Memaklumkan tentang pemantauan MS, audit dan kajian semula pengurusan kepada staf berkaitan yang bertanggungjawab dalam urusan prestasi alam sekitar Universiti. ahap 1 Manual Sistem Pengurusan lam ahap 1 Manual Sistem Pengurusan lam P/ ahap 2 Prosedur Pengurusan lam (MSP) ahap 2 Prosedur Pengurusan lam ahap 3 rahan Kerja, Garis Panduan, Kaedah Ujian dan lain-lain ahap 3 rahan Kerja, Garis Panduan, Kaedah Ujian dan lain-lain ahap 4 Rekod lam ahap 4 Rekod lam Rajah 2: Struktur Dokumentasi ISO Peneraju MS membantu MR dalam menyedia dan menyemak semula Manual Pengurusan lam, Prosedur, rahan Kerja, Garis Panduan dan lain-lain rekod yang berkaitan Kawalan Dokumen (d) dokumen MS yang usang/lama perlu dengan segera dikeluarkan, dan (e) Sebarang dokumen MS usang disimpan untuk tujuan pemeliharaan undang-undang dan / atau pengetahuan yang sesuai dikenal pasti dengan cara cop pada muka depan yang menunjukkan tujuan pengekalan. Rajah 2: Struktur Dokumentasi ISO Peneraju MS membantu WP dan WP MS dalam menyedia dan menyemak semula Manual Pengurusan lam, Prosedur, rahan Kerja, Garis Panduan dan lain-lain rekod yang berkaitan Kawalan Dokumen (d) dokumen MS yang usang/lama perlu dengan segera dikeluarkan atau diarkibkan dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-iso), dan (e) Sebarang dokumen MS usang yang disimpan dalam bentuk salinan keras, untuk tujuan pemeliharaan undang-undang dan / atau pengetahuan yang sesuai dikenal pasti dengan cara cop pada muka depan yang menunjukkan tujuan pengekalan. 4 drp. 8

5 3.4.1 Pemantauan dan Pengukuran Pemantauan dan Pengukuran UPM hendaklah mengekalkan prosedur untuk memantau dan mengukur ciri-ciri utama operasi dan aktiviti-aktiviti yang boleh mempunyai kesan alam sekitar yang ketara, termasuk kawalan operasi yang berkaitan dengan objektif dan sasaran yang ditetapkan. Pemantauan dan pengukuran alam sekitar hendaklah dilaksanakan berdasarkan data yang direkodkan melalui persampelan, analisis dan ringkasan dalam log alam sekitar. UPM hendaklah mengekalkan prosedur untuk memantau dan mengukur ciri-ciri utama operasi dan aktiviti-aktiviti yang boleh mempunyai kesan alam sekitar yang ketara, termasuk kawalan operasi yang berkaitan dengan objektif dan sasaran yang ditetapkan. Pemantauan dan pengukuran alam sekitar hendaklah dilaksanakan berdasarkan data yang direkodkan melalui persampelan, analisis dan ringkasan dalam log alam sekitar, dan dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa ISO UPM. 5 drp. 8

6 LMPIR 1 Model Sistem Pengurusan lam LMPIR 1 Model Sistem Pengurusan lam P/ PMBHBIK BRRUS 4.6 Semakan Pengurusan 4.2 Dasar lam 4.2 Perancangan spek Persekitaran Keperluan Perundangan dan Lain-lain Objektif lam dan Sasaran Program lam BL 4.5 Semakan dan indakan Pembetulan Pemantauan dan Pengukuran Ketakakuran, indakan Pembetulan, dan indakan Pencegahan Rekod udit MS 4.4 Pelaksanaan dan Operasi Struktur dan anggungjawab Kompetensi, Latihan dan Kesedaran Komunikasi Dokumentasi MS Kawalan Dokumen Kawalan Operasi Kesediaan Kecemasan dan indak Balas 6 drp. 8

7 LMPIR 2 Pemetaan Skop Pembelajaran dan Pengajaran UPM Perancangan Pelaksanaan dan Operasi Penilaian K P R L U U D G U D G Dasar lam spek alam sekitar Keperluan Perundangan dan Lain-lain Objektif lam dan Sasaran Program lam ota: liran maklumat ktiviti tambah nilai indakan menyeluruh Rujuk Prosedur Kawalan Operasi (Signifikan) Penilaian Kepatuhan Mematuhi Undangundang? idak Pematuhan Undang- Undang Kawalan Ketakakuran Produk/ perkhidmatan Ya K L S R I L M S K I R Semakan pengurusan dan udit indakan pembetulan dan pencegahan Pengukuran dan Pemantauan Maklum balas pelanggan sokongan: Kawalan dokumen, kawalan rekod, latihan dan kompetensi, Kesediaan kecemasan dan tindak balas, komunikasi 7 drp. 8

8 MS 2/2014 BJK UPM ama Dokumen: Prosedur udit (MS ISO 14001:2004) Kod Dokumen: UPM/ISO-MS/P004 o. Semakan: 00, o. Isu: 01, arikh Kuatkuasa: 15/07/2013 GUGUR - Prosedur udit Dalaman Sistem Pengurusan lam (MS) digugurkan dan merujuk Prosedur udit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) MS ISO 9001:2008 P Prosedur udit Dalam Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) menggunapakai prosedur udit Dalam Sistem Pengurusan lam (MS) yang telah diseragankan untuk digunapakai semua ISO 8 drp. 8