TATA NASK AH B A G I A N O R G A N I S A S I P E M E R I N TA H K A B U PAT E N S I D O A R J O 2018

Transkripsi

1 TATA NASK AH DINAS B A G I A N O R G A N I S A S I P E M E R I N TA H K A B U PAT E N S I D O A R J O 2018

2 PERMENDAGRI NO. 54 TAHUN 2009 TTG TND DILINGK. PEMDA PERBUP NO. 29 TAHUN 2010 TTG TATA DASA R HUK UM NASKAH DINAS DILINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN SIDOARJO PERBUP NO. 28 TAHUN 2015 (TANDA TANGAN ELEKTRONIK) PERBUP NO. 52 TAHUN 2016 (STEMPEL ELEKTRONIK)

3 P E R AT U R A N B U PAT I N O M O R 2 4 TA H U N TATA N A S KA H D I N A S D I L I N G KU N G A N P E M E R I N TA H KA B U PAT E N S I D O A R J O

4 pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

5 Mewujudkan tertib administrasi Pemerintah Kab Sidoarjo Penyelengga raan tata naskah dinas di lingkungan instansi Pemerintah Kab Sidoarjo belum terpadu Mendukung kelancaran komunikasi tertulis pada Pemerintah Kabupaten Sidoarjo Ketentuan yang ada belum sepenuhnya efektif diimplementasikan

6 MAKSUD 1. Memberikan acuan umum sistem pengelolaan tata naskah dinas. 2. Acuan dlm pembuatan juknis TUJUAN Menciptakan kelancaran komunikasi tertulis sehingga berhasilguna dan berdayaguna

7 Memperoleh kesamaan pengertian, bahasa, penafsiran di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo. Mewujudkan keterpaduan Pola Tindak Tata Naskah Dinas antar komponen OPD. Menunjang kelancaran komunikasi tertulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian. Meningkatkan dayaguna dan hasilguna secara berkelanjutan dalam penyelenggaran tugas umum pemerintah.

8 1) Asas efisien dan efektif, dilakukan melalui penyederhanaan dlm penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. 2) Asas pembakuan, dilakukan melalui tatacara dan bentuk yang telah dibakukan. 3) Asas akuntabilitas, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggung jawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan dan dokumentasi. 4) Asas keterkaitan, yaitu tata naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem. 5) Asas kecepatan dan ketepatan, yaitu tata naskah dinas diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran. 6) Asas keamanan, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi.

9 1. Prinsip Ketelitian, diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan didalam pengetikan. 2. Prinsip Kejelasan, diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat. 3. Prinsip Singkat dan padat, diselenggarakan dengan menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar. 4. Prinsip Logis dan meyakinkan, diselenggarakan secara runtut dan logis dan meyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap dan efektif.

10 Pengelolaan surat masuk; Pengelolaan surat keluar; Penyelenggar aan Tata Naskah Dinas Tingkat Keamanan; Penggunaan kertas surat; Kecepatan proses; Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran; Warna dan kualitas kertas.

11 Tingkat Keamanan Surat Surat Sangat Rahasia disingkat SR, mrpakan surat yg materi & sifatnya memiliki tingkat keamanan yg tinggi, erat hubnya dgn rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara. Surat Rahasia disingkat R, mrpakan surat yg materi & sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yg berdampak kepada kerugian negara, disintegrasi bangsa. Surat Penting disingkat P, mrpakan surat yg tingkat keamanan isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat. Surat Konfidensial disingkat K, mrpkan surat yg materi & sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yg berdampak kpd terhambatnya jalannya pemerintahan & pembangunan. Surat Biasa disingkat B, mrpakan surat yg materi & sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kpd yg tidak berhak.

12 Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima; KECEPATAN PROSES SURAT Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima; Penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima; dan Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja setelah surat diterima.

13 Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gram Penyediaan surat berlambang negara berwarna hitam atau logo daerah berwarna hitam Penggunaan Kertas Surat Penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama; Ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330 mm) Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan adalah A4 (210 x 297 mm) Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165 x 215 mm).

14 Penggunaan jenis huruf pica Arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan

15 NASKAH DINAS PEMBINAAN DAN PENGAWASAN STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL PERANGKAT DAERAH PERUBAHAN DAN PENCABUTAN NASKAH DINAS KOP NASKAH DINAS Paraf SAMPUL NASKAH DINAS PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN a.n., u.b., Plt., Plh, Pj BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS PAPAN NAMA

16 NASKAH DINAS DALAM BENTUK PRODUK HUKUM Peraturan Daerah. Peraturan Bupati Peraturan Bersama Bupati Keputusan Bupati

17 ND dalam bentuk SURAT 1. Instruksi; 17. Telaahan Staf; 2. Surat Edaran; 18. Pengumuman; 3. Surat Biasa; 19. Laporan; 4. Surat Keterangan; 20. Rekomendasi; 5. Surat Perintah; 21. Surat Pengantar; 6. Surat Izin; 22. Telegram; 7. Surat Perjanjian; 23. Lembaran Daerah; 8. Surat Perintah Tugas; 24. Berita Daerah; 9. Surat Perintah Perjalanan Dinas; 25. Berita Acara; 10. Surat Kuasa; 26. Notulen; 11. Surat Undangan; 27. Memo; 12. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas; 28. Daftar Hadir; 13. Surat Panggilan; 29. Piagam; 14. Nota Dinas; 30. Sertifikat; dan 15. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 31. STTPP. 16. Lembar Disposisi;

18 Paragraf Pembuka Berfungsi sebagai pengantar inti pokok surat Paragraf Isi Pokok surat Sesuatu yang akan disampaikan/diberitakan Paragraf Penutup Paragraf penutup berisi harapan dan ucapan terima kasih kepada penerima surat

19 Hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

20 Penggunaan Atas Nama (a.n.) dan Untuk Beliau (u.b.) Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya. Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawakan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang

21 Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan kewenangan penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif belum dilantik. Plt diangkat dengan keputusan Bupati dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun. Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan kewenangan penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif berhalangan sementara. Plh diangkat dengan keputusan Bupati dan berlaku paling lama 3 (tiga) bulan. Plt dan Plh minimal sedang menduduki jabatan eselon yang setingkat

22 Paraf I. PARAF HIERARKI II. PARAF KOORDINASI sebelum ditandatangani ND harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang pejabat secara berjenjang untuk bertanggung jawab terhadap substansi, redaksi dan penulisan naskah dinas tersebut sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, penempatan paraf tersebut pada lembar terakhir naskah dinas sesuai arah jarum jam dimulai dari sebelah kiri bawah. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum/surat yang materinya menyangkut kepentingan unit lain sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh unit pengolah, unit lain yang terkait subtansi/materi naskah dinas.

23 JENIS KOP NASKAH DINAS 1. KOP ND JABATAN Untuk produk hukum, lambang negara berwarna hitam, ditempatkan di tengah atas; Untuk ND bentuk surat, lambang negara warna hitam ditempatkan di tengah atas, dan bagian tengah bawah berisi alamat, no. telp, no. faksimile, web site, e- mail, kodepos. Terkecuali utk piagam, sertifikat, STTPP 2. KOP ND PERANGKAT DAERAH Memuat lambang daerah Kab. Sidoarjo berwarna hitam ditempatkan di bagian kiri atas Kop naskah dinas bagian tengah atas memuat sebutan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo, nama OPD, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, , kode pos

24 Ω Jenis sampul ada 2, yaitu Sampul ND jabatan dan Sampul ND Perangkat Dinas Ω Jenis kertas Casing warna cokelat dan berbentuk Persegi panjang Ω Ukuran Sampul : a. Sampul kantong ukuran 41cm x 30 cm b. Sampul folio/map ukuran 35 cm x 25 cm c. Sampul setengah folio ukuran 28 cm x 18 cm d. Sampul seperempat folio ukuran 28 cm x 14 cm

25 P E R B U P NO. 2 8 TA H U N P E R U B A H A N ATA S P E R B U P N O M O R 2 9 TA H U N T E N TA N G T N D D I L I N G K.

26 Perubahan pada pasal 34, Ayat (3) : Tanda tangan ND dapat menggunakan tanda tangan elektronik apabila sudah memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku Ayat (4) : Ttd elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukun yang sah selama memiliki persyaratan yang ditentukan

27 Data pembuatan Ttd elektronik pada saat proses penandatanganan berada dalam kuasa Penanda Tangan Segala perubahan terhadap Ttd elektronik yang terkit dengan Ttd elektronik setelah waktu penandatangan dapat diketahui Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penandatanganannya Data pembuatan Ttd elektronik terkait hanya kepada Penanda tangan Persyaratan Tanda tangan elektronik : Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait

28 PERBUP NO. 52 TAHUN 2016 P E R U B A H A N K E D UA ATA S P E R B U P N O M O R 2 9 TA H U N T E N TA N G T N D D I

29 Perubahan pada pasal 44, Ayat (2) : Naskah Dinas dapat menggunakan stempel elektronik apabila sudah memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku Ayat (3) : Stempel elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukun yang sah selama memiliki persyaratan yang ditentukan

30 Data pembuatan stempel elektronik pada saat proses pembubuhan hanya berada dalam kuasa Penyetempel (Jabatan/OPD) Segala perubahan terhadap Stempel elektronik yang terjadi setelah waktu pembubuhan dapat diketahui Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi keaslian stempel elektronik Data pembuatan Stempel elektronik terkait hanya kepada jabatan atau perangkat daerah yang berwenang Persyaratan Stempel Elektronik : Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penyetempel telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait

31 Welcome To The Great Indonesia Terima Kasih... Biro Adm. Perekonomian