PENGELOLAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

Transkripsi

1 Company LOGO TATA NASKAH DINAS (TND) PENGELOLAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR Oleh : RACHMAD WAHYU K., M.IP. BIRO ORGANISASI SETDA PROV. JATIM

2 1. UU NOMOR 39 TAHUN 2008 TENTANG KEMENTERIAN NEGARA ; 2. UU NOMOR 23 TAHUN 2014 TENTANG PEMERINTAHAN DAERAH ; 3. PERMENDAGRI NOMOR 54 TAHUN 2009 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH ; 4. PERGUB JATIM NOMOR 113 TAHUN 2010 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR.

3 PENGERTIAN Company name Tata Naskah Dinas adalah Pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan ; Naskah Dinas adalah Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Daerah ; Kop Naskah Dinas adalah bagian teratas dari naskah dinas baik menggunakan lambang atau tidak yang memuat sebutan pimpinan pemerintah daerah atau nama SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur ; Stempel Jabatan adalah alat / cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur, Ketua / Wakil Ketua DPRD Provinsi Jawa Timur ; Stempel SKPD / Instansi adalah alat / cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

4

5 ASAS TATA NASKAH DINAS Company name Efisien dan efektif, adl penyelanggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas ; Pembakuan, adl naskah dinas diproses dan disusun menurut tatacara dan bentuk yang telah dibakukan ; Pertanggungjawaban, bahwa penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan ; Keterkaitan, bahwa kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya ; Kecepatan dan Ketepatan, bahwa kegiatan untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, serta kecepatan penyampaian dan distribusi ; Keamanan, bahwa tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.

6 PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN NASKAH DINAS Company name Ketelitian, bahwa penyelenggaraan tata naskah dinas secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan ; Kejelasan, bahwa penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang tepat dan cepat ; Singkat dan padat, bahwa penyelenggaraan tata naskah dinas dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar ; Logis dan meyakinkan, bahwa penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan secara runtut, logis dan meyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap dan efektif.

7 PENYELENGGARAAN NASKAH DINAS Company name Pengelolaan Surat Masuk ; Pengelolaan Surat Keluar ; Tingkat Keamanan ; Kecepatan Proses ; Penggunaan Kertas Surat ; Pengetikan Sarana Administrasi dan Komunikasi Perkantoran ; Warna dan Kualitas Kertas.

8 PENGELOLAAN SURAT MASUK Company name Instansi penerima menindaklanjuti dengan tahapan : 1. Diagenda dan diklasifikasikan sesuai sifat surat serta didistribusikan ke unit pengelola ; 2. Unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan pimpinan ; 3. Surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha. Copy surat masuk yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang berhak ; Alur surat menyurat diselenggarakan melalui tingkat pimpinan tertinggi hingga ke pejabat terendah yang berwenang.

9 Pengelolaan Surat Keluar Company name Konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masingmasing unit tata usaha dalam rangka pengendaliannya; Surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masingmasing SKPD; Surat keluar diarsipkan pada unit sekretariat atau tata usaha dan wajib segera dikirim.

10 Tingkat Keamanan Mencantumkan kode sampul naskah dinas; Surat Sangat Rahasia (SR), materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sangat tinggi, erat hubungannya dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara; Surat Rahasia (R), materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak pada kerugian negara dan disintegrasi bangsa; Surat Penting (P), tingkat keamanan isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat; Surat Konfidensial (K), materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan; Surat Biasa (B), materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.

11 Kecepatan Proses Company name Sangat Segera/Kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima; Segera, dengan batas waktu 2 X 24 jam setelah surat diterima; Penting, dengan batas waktu 3 X 24 jam setelah surat diterima; Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja setelah surat diterima.

12 Penggunaan Kertas Surat Company name Kertas yang digunakan HVS 80 gram atau sesuai dg kebutuhan; Penggunaan kertas HVS di atas 80 gram atau jenis lain, terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama; Penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah berwarna dicetak di atas kertas 80 gram; Ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat adalah Folio/F4 (215 X 330 mm); Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan adalah A4 (210 X 297 mm); dan Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5/Setengah Folio (165 X 215 mm).

13 Pengetikan, Warna dan Kualitas Kertas Company name Jenis huruf pica atau arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan; Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan; Warna tinta adalah hitam; Warna kertas putih dan kualitas kertas baik.

14 Jenis Naskah Dinas Company name Naskah dinas dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk hukum, terdiri dari : a. Peraturan Daerah ; b. Peraturan Gubernur ; c. Peraturan Bersama Gubernur ; d. Keputusan Gubernur.

15 Peraturan Daerah Naskah dinas yang berbentuk peraturan perundangundangan, yang mengatur urusan otonomi daerah dan tugas pembantuan untuk mewujudkan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi yang ditetapkan oleh Kepala Daerah dengan persetujuan DPRD; Ditandatangani oleh Gubernur dan diundangkan Sekretaris Daerah; Otentifikasi dilakukan oleh Kepala Biro Hukum Sekretariat Daerah Provinsi; Dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara.

16 Peraturan Gubernur Company name Naskah dinas yang berbentuk peraturan perundang-undangan, yang dibuat dan dikeluarkan untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan sifatnya mengatur; Materi bersifat pengaturan dan dituangkan dalam bab-bab dan pasal-pasal dengan menggunakan angka bulat dan ditandatangani Gubernur; Dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Keabsahan salinan Peraturan Gubernur dilakukan oleh Sekretaris Daerah Provinsi.

17 Peraturan Bersama Gubernur Company name Naskah dinas yang berbentuk peraturan perundang-undangan, yang dibuat oleh 2 (dua) atau lebih Kepala Daerah untuk mengatur suatu urusan yang menyangkut kepentingan bersama; Ditandatangani oleh Kepala Daerah yang melakukan kerjasama; Dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur pemrakarsa kerjasama dengan lambang negara.

18 Keputusan Gubernur Company name Naskah dinas berbentuk peraturan perundangundangan yang dibuat dan dikeluarkan untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi atau kebijaksanaan baru yang bersifat penetapan; Materi bersifat penetapan dituangkan dalam diktum PERTAMA, KEDUA dan seterusnya; Dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Keabsahan salinan Keputusan Gubernur dilakukan oleh Sekretaris Daerah Provinsi atau pejabat yang diberi wewenang.

19

20 Naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan Company name a. Instruksi Gubernur; b. Surat Edaran; c. Surat Biasa; d. Surat Keterangan; e. Surat Perintah; f. Surat Izin; g. Surat Perjanjian; h. Nota Kesepakatan; i. Surat Perintah Tugas; j. Surat Perintah Perjalanan Dinas; k. Surat Kuasa; l. Surat Undangan; m. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas; n. Surat Panggilan; o. Nota Dinas; p. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; q. Lembar Disposisi; bentuk surat, terdiri dari : r. Telaahan Staf; s. Pengumuman; t. Laporan; u. Rekomendasi; v. Surat Pengantar; w. Telegram; x. Lembaran Daerah; y. Berita Daerah; z. Berita Acara; aa. Notulen; ab. Memo; ac. Daftar Hadir; ad. Piagam; ae. Sertifikat; af. STTPP (Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan).

21 INSTRUKSI GUBERNUR Naskah dinas berisi perintah dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan atau untuk melaksanakan peraturan perundangundangan; Ditandatangani oleh Gubernur; Dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Keabsahan salinan Instruksi Gubernur dilakukan oleh Sekretaris Daerah Provinsi atau pejabat yang diberi kewenangan.

22 SURAT EDARAN Naskah dinas berisi pemberitahuan, penjelasan dan atau petunjuk cara melaksanakan suatu ketentuan yang telah ada dan ditujukan kepada pejabat tertentu; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

23 SURAT BIASA Alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau usul dan saran dan sebagainya; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

24 SURAT KETERANGAN Naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti kebenaran sesuatu hal; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

25 SURAT PERINTAH Naskah dinas yang berisi pemberitahuan dari pihak atasan yang ditujukan kepada pihak bawahan mengenai perintah untuk melaksanakan tugas khusus; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

26 SURAT IZIN Naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara warna; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

27 SURAT PERJANJIAN Naskah dinas yang berisi persetujuan yang mengikat antara pejabat yang berwenang dg pihak lain untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati atau disetujui bersama; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

28 NOTA KESEPAKATAN BERSAMA Naskah dinas yang berisi suatu kesepakatan yang mengikat antara pejabat yang berwenang dengan pihak lain/pihak KETIGA untuk mengadakan kerjasama sesuai dengan tugas dan fungsi dari pihak yang melakukan kerjasama; Ditandatangani oleh Gubernur/Wakil Gubernur dan pihak yang melakukan kesepakatan kerjasama serta dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

29 SURAT PERINTAH TUGAS Company name Naskah dinas yang berisi pemberitahuan dari pihak atasan yang ditujukan kepada pihak bawahan, baik pejabat struktural maupun staf mengenai perintah untuk melaksanakan tugas ke luar daerah atau Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; Setelah melaksanakan perintah tugas dimaksud, pejabat yang melaksanakan perjalanan dinas harus melaporkan hasil kegiatan selama perjalanan dinas.

30 SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS Company name Naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh Sekretaris Daerah Provinsi atas nama Gubernur atau atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas NCR ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas NCR ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; Teknis pelaksanaan dan penggunaannya berkoordinasi dengan perangkat daerah pengelola keuangan daerah.

31 SURAT KUASA Naskah dinas sebagai alat pemberitahuan dan tanda bukti yang berisi pemberian mandat atas wewenang dari pejabat yang memberikan kuasa kepada pejabat yang diberi kuasa untuk bertindak atas nama pejabat pemberi kuasa; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh Sekretaris Daerah Provinsi atas nama Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

32 SURAT UNDANGAN Naskah dinas berupa pemberitahuan kepada yang bersangkutan untuk datang pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh Sekretaris Daerah Provinsi atas nama Gubernur atau atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

33 SURAT KETERANGAN MELAKSANAKAN TUGAS Naskah dinas yang merupakan alat pemberitahuan pejabat yang berwenang kepada pejabat/pegawai lain yang menyatakan bahwa pejabat/pegawai tersebut telah mulai menjalankan tugas; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur atau atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi.

34 SURAT PANGGILAN Naskah dinas yang dipergunakan untuk memanggil pejabat Instansi Pemerintah / badan hukum / swasta / perorangan untuk dimintai keterangan mengenai suatu permasalahan / persoalan; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur atau atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

35 NOTA DINAS Alat komunikasi tertulis internal antar pejabat SKPD dalam suatu unit kerja yang memuat/berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan dan sebagainya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan proses penggarisan atau pematangan suatu kebijaksanaan atau proses penyelesaian persoalan/masalah; Apabila ditandatangani pimpinan perangkat daerah atau pejabat lainnya, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan/unit kerja pengolah tanpa menggunakan lambang daerah; Tidak perlu distempel dan tidak dapat keluar dari suatu unit kerja pengolah.

36 NOTA PENGAJUAN KONSEP NASKAH DINAS Alat komunikasi tertulis internal yang diajukan kepada pejabat atasan guna menyampaikan konsep naskah dinas untuk mendapatkan penyelesaian atau tanda tangan; Apabila ditandatangani pimpinan perangkat daerah atau pejabat lainnya, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan/unit kerja pengolah tanpa menggunakan lambang daerah; Tidak perlu distempel dan tidak dapat keluar dari suatu unit kerja pengolah.

37 LEMBAR DISPOSISI Alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah; Apabila ditandatangani/diparaf Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur; Apabila ditandatangani/diparaf Sekretaris Daerah Provinsi dan seterusnya serta pimpinan perangkat daerah dan seterusnya, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan tanpa lambang; Tidak dapat keluar dari suatu unit kerja pengolah.

38 TELAAHAN STAF Naskah dinas yang dibuat oleh staf atau bawahan yang memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saran-saran tentang suatu masalah; Apabila ditandatangani oleh pejabat perangkat daerah/unit kerja pengolah, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan dan tidak menggunakan lambang daerah.

39 PENGUMUMAN Naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yang bersifat umum; Pejabat penandatangan ditentukan oleh jenis, sifat dan organisasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

40 LAPORAN Alat pemberitahuan atau pertanggungjawaban dari pejabat bawahan kepada atasan atau dari suatu Tim Kerja yang disusun secara lengkap, sistematis dan kronologis; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan menggunakan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

41 REKOMENDASI Naskah dinas yang berisikan keterangan/ penjelasan untuk mendukung suatu hal; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan menggunakan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

42 SURAT PENGANTAR Daftar yang digunakan sebagai pengantar suatu naskah atau barang dan sebagainya yang pada umumnya tidak memerlukan penjelasan; Dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggukan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

43 TELEGRAM Naskah dinas yang berisi berita singkat yang penyelesaiannya dengan cepat, menggunakan katakata singkat dan jelas yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik; Apabila dikirim menggunakan telekomunikasi elektronik Sekretariat Daerah Provinsi dibuat dalam formulir Sekretariat Daerah Provinsi; Yang dikirim melalui kantor telegram, menggunakan kertas sesuai dengan ketentuan yang berlaku; Kertas berita telegram ditandatangani Gubernur dan pejabat eselon II di lingkungan Sekretariat Daerah; Keabsahan isi berita telegram yang dirumuskan dalam kertas berita telegram setelah ditandatangani oleh Gubernur dan pejabat eselon II di lingkungan Sekretariat Daerah; Pengiriman dilakukan oleh Sub Bagian Sandi dan Telekomunikasi.

44 LEMBARAN DAERAH dan BERITA DAERAH Naskah dinas yang diterbitkan oleh Kepala Daerah untuk mengundangkan dan menyebarluaskan produk hukum daerah berupa Peraturan Daerah Provinsi dan Peraturan Gubernur; Ditandatangani oleh Gubernur serta diundangkan dan disalin sesuai dengan aslinya melalui penandatanganan oleh pejabat yang diberi kewenangan.

45 BERITA ACARA Naskah dinas yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan, baik berupa perencanaan, pelaksanaan, maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan; Ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat di dalamnya, termasuk pejabat yang menyaksikan; Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan menggunakan lambang negara; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

46 NOTULEN Naskah dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan serta penutupan; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi; Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkungan perangkat daerah, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; Notulen ditandatangani oleh pimpinan dalam sidang atau rapat.

47 MEMO Company name Naskah dinas yang materinya mengandung pemberitahuan atas sesuatu permasalahan yang dapat digunakan oleh atasan kepada bawahan atau antar pejabat setingkat; Apabila ditandatangani/diparaf oleh Gubernur, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan menggunakan lambang negara; Apabila ditandatangani/diparaf oleh pejabat di lingkungan perangkat daerah atas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; Ditandatangani/diparaf oleh pembuat memo; Diketik/ditulis tangan.

48 DAFTAR HADIR Naskah dinas yang naskah dinas yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang dalam sidang serta masuk-pulang kerja dan keperluan kerja; Daftar hadir masuk kantor dibuat di atas kertas ukuran folio menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; Daftar hadir untuk rapat dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan; Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab dan tidak perlu dibubuhi stempel SKPD.

49 PIAGAM Company name Naskah dinas sebagai tanda penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan; Ditandatangani oleh Gubernur di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara.

50 SERTIFIKAT Naskah dinas sebagai tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan; Ditandatangani oleh Gubernur di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara.

51 STTPP Naskah dinas sebagai tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan pendidikan dan pelatihan; Ditandatangani oleh Gubernur di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara.

52 PENGGUNAAN ISTILAH Company name Atas nama (a.n.); Untuk beliau (u.b.); Pelaksana tugas (Plt.); Pelaksana harian (Plh.); Pejabat (Pj.); Penjabat (PJ.).

53 Atas nama (a.n.) Company name Jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat di bawahnya. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus bertanggung jawab kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.

54 Untuk beliau (u.b.) Company name Jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat di bawahnya. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus bertanggung jawab kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.

55 Pelaksana tugas (Plt.) Company name Pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas karena pejabat definitif belum dilantik (sebaiknya yang ditunjuk satu tingkat di atas atau sejajar dengan jabatannya). Diangkat dengan Keputusan Kepala Daerah dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun. Bertanggung jawab atas naskah dinas yang dilakukan (bersifat administratif dan bukan kebijakan).

56 Pelaksana harian (Plh.) Company name Pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas karena pejabat definitif berhalangan sementara (sebaiknya yang ditunjuk satu tingkat di atas atau sejajar dengan jabatannya). Diangkat dengan Keputusan Kepala Daerah dan berlaku paling lama 3 (tiga) bulan. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan atas naskah dinas yang dilakukannya kepada pejabat definitif.

57 Pejabat (Pj.) Company name Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagai pejabat struktural tetapi belum memenuhi pangkat yang ditentukan. Diangkat dan dilantik oleh Kepala Daerah atau pejabat yang ditunjuk. Dipergunakan sampai dengan Pegawai Negeri Sipil bersangkutan memenuhi syarat kepangkatan untuk jabatan struktural dimaksud.

58 Penjabat (PJ.) Company name Pejabat sementara yang ditunjuk untuk menggantikan jabatan Kepala Daerah yang telah berakhir masa jabatannya namun Kepala Daerah definitif belum dilantik. Melaksanakan tugas pemerintahan sampai dengan pelantikan Kepala Daerah defintif.

59 Contoh Penggunaan dalam Naskah Dinas

60 Penggunaan atas nama (a.n.) : a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR Sekretaris Daerah Nama Jelas Pangkat NIP. Penggunaan untuk beliau (u.b.) : a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR Sekretaris Daerah u.b. Asisten.. Nama Jelas Pangkat NIP.

61 Penggunaan untuk beliau (u.b.) : a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR Asisten. u.b. Kepala Biro.. Nama Jelas Pangkat NIP. Penggunaan Pejabat (Pj.) : Pj. KEPALA DINAS / BADAN Nama Jelas Pangkat NIP.

62 Penggunaan Penjabat (PJ.) : PJ. GUBERNUR JAWA TIMUR Nama Jelas

63 Penggunaan atas nama (a.n.) : a.n. KEPALA DINAS / BADAN.. Sekretaris / Ka Bid. Nama Jelas Pangkat NIP. Penggunaan Pelaksanan Tugas (Plt.) : Plt. KEPALA DINAS / BADAN.. Nama Jelas Pangkat NIP.

64 Penggunaan atas nama (a.n.) : a.n. DIREKTUR RSUD.. Wakil Direktur. Nama Jelas Pangkat NIP. Penggunaan untuk beliau (u.b.) : a.n. DIREKTUR RSUD.. Wakil Direktur. u.b. Kabag.. / Kabid.. Nama Jelas Pangkat NIP.

65 PARAF Company name Diberikan sebelum penandatanganan naskah dinas; Merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi dan pengetikan naskah dinas; Terdiri dari paraf hierarki dan paraf koordinasi.

66 PARAF HIERARKI Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal 3 (tiga) orang pejabat secara berjenjang; Untuk bertanggung jawab terhadap substansi, redaksi dan penulisan naskah dinas; Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tidak memerlukan paraf; Paraf pejabat dibubuhkan pada lembar terakhir naskah dinas tersebut, kecuali untuk Surat Perintah Perjalanan Dinas, paraf dibubuhkan pada lembar pertama.

67 Contoh pembubuhan paraf : (I) GUBERNUR JAWA TIMUR (III) NAMA JELAS (II) Keterangan : (I) Paraf pejabat satu tingkat di bawah pejabat penandatangan (Sekda) (II) Paraf pejabat dua tingkat di bawah pejabat penandatangan (Asisten) (III)Paraf pejabat tiga tingkat di bawah pejabat penandatangan (Kepala Biro)

68 Contoh pembubuhan paraf Company name (I) a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR Sekretaris Daerah (III) Nama Jelas Pangkat NIP. (II) Keterangan : (I) Paraf pejabat satu tingkat di bawah pejabat penandatangan (Asisten) (II) Paraf pejabat dua tingkat di bawah pejabat penandatangan (Kepala Biro) (III)Paraf pejabat tiga tingkat di bawah pejabat penandatangan (Kepala Bagian)

69 Contoh pembubuhan paraf : Company name (I) KEPALA DINAS / BADAN. NAMA JELAS Pangkat NIP. (II) Keterangan : (I) (II) Paraf pejabat satu tingkat di bawah pejabat penandatangan (Sekretaris/Kabid) Paraf pejabat dua tingkat di bawah pejabat penandatangan (Kasubag / Kasi / Kasubbid)

70 PARAF KOORDINASI Naskah dinas yang materinya menyangkut kepentingan unit lain sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh unit pengolah dan unit lain yang terkait pada lembar terakhir naskah dinas; Menggunakan nama dan gelar beserta pangkat dan NIP.

71 CONTOH PARAF KOORDINASI SEKDA... PARAF KOORDINASI ASISTEN... KEPALA BADAN... KEPALA BIRO...

72 KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

73 GUBERNUR Company name a. Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan peraturan perundang-undangan serta dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atau pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. b. Ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Provinsi, Bupati/Walikota, Presiden, Wakil Presiden, Menteri/Anggota Kabinet, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Kementerian, Pimpinan Organisasi Kemasyarakatan dan masyarakat. c. Apabila berhalangan, dilakukan Wakil Gubernur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. d. Gubernur dapat mendelegasikan penandatanganan naskah dinas tertentu kepada pejabat yang ditunjuk sesuai peraturan perundang-undangan.

74 Wakil Gubernur Company name a. Wakil Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produkproduk hukum sebagai petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan oleh Gubernur serta dalam bentuk dan susunan surat sesuai tugas dan tanggung jawabnya. b. Dilakukan dalam lingkup kewenangannya dan dikoordinasikan dengan Gubernur. c. Ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Kabupaten / Kota, Presiden, Wakil Presiden, Menteri / Anggota Kabinet, Pimpinan Lembaga Non Kementerian, Pimpinan Organisasi Kemasyarakatan serta pihak lain yang dianggap perlu.

75 Sekretaris Daerah a. Atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum yang bersifat penetapan dan peraturan teknis dan petunjuk pelaksanaan dari kebijaksanaan Pemerintah Daerah yang ditetapkan; b. Atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan penjelasan atau petunjuk pelaksanaan dari suatu kebijaksanaan Pemerintah Daerah yang telah ditetapkan; c. Ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Daerah, pejabat SKPD lain dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu; d. Berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat dalam rangka pengaturan dan atau koordinasi teknis administrasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Pemerintah Daerah.

76 Pimpinan Perangkat Daerah Company name a. Atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk susunan peraturan yang bersifat penetapan dan pengaturan teknis sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya dalam lingkup internal SKPD. b. Menandatangani naskah dinas yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Daerah, pejabat SKPD lain dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu sesuai tugas pokok dan fungsinya. c. Berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas yang materinya memuat petunjuk pelaksanaan teknis SKPD ybs yang ditujukan kepada pejabat internal SKPD ybs dan SKPD lain yang terkait. d. Apabila berhalangan, pejabat pada SKPD berdasarkan pemberian mandat menandatangani naskah dinas atas nama pimpinan SKPD yang bersangkutan. e. Dapat menandatangani naskah dinas terkait tugas rutin dan bukan bersifat kebijakan yang ditujukan kepada SKPD Kabupaten/Kota dengan tembusan Bupati/Walikota ybs.

77 Jika Pimpinan PD berhalangan, pejabat yang berhak menandatangani naskah dinas adalah : 1. Di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi adalah pejabat atas nama Gubernur serendah-2nya pejabat eselon II. 2. Di lingkungan Perangkat Daerah Provinsi adalah Sekretaris / Kabag. Tata Usaha atas nama Pimpinan PD atau serendah-rendahnya pejabat eselon III.

78 Pimpinan UPT Company name a. Berdasarkan kewenangan jabatannya menandatangani naskah dinas surat berdasarkan pemberian mandat Kepala SKPD. b. Materi berkaitan tugas pokok rutin dan fungsi bersifat informasi dan koordinasi kepada pejabat dan pihak-pihak tertentu di wilayah kerjanya dengan tembusan kepada Kepala SKPD yang bersangkutan. c. Tidak menandatangani naskah dinas yang substansinya bersifat pengambilan kebijakan.

79 KESIMPULAN Company name Tata Naskah Dinas dalam suatu unit kerja sangat penting karena merupakan tolak ukur dari suatu aktivitas yang dapat menghasilkan suatu kegiatan birokrasi berupa jejak rekam atau administrasi perkembangan pemerintahan dan pembangunan ; Dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan salah satu kegiatan yang paling mendasar adalah ketatalaksanaan pemerintah sebagai sarana pengaturan dalam pelaksanaan tugas serta fungsi diberbagai bidang kegiatan, oleh karena itu salah satu bagian dari ketatalaksanaan adalah naskah dinas hendaknya dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan peraturan yang berlaku ;

80 Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah ; Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat menyurat dinas yang dilaksanakan instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan ;

81 Sebagai tindaklanjut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, telah ditetapkan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 113 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur ; Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 113 Tahun 2010 tersebut, sebagai pengganti Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 9 Tahun 2006 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

82 If you think you suffer in life? Allah menjawab: Sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan. (QS Al-Insyirah 4-5)

83 If you complain about your life, like give-up? Allah menjawab: Aku tidak membebani seseorang, melainkan sesuai kemampuannya. (QS Al Baqarah 286) dan janganlah kamu berputus asa dari rahmat Allah. Sesungguhnya yang berputus asa dari rahmat Allah hanyalah orang-orang yang kafir. (QS Yusuf 12)

84 MENGAPA IMPIAN ITU Company name PENTING? ORANG BESAR MEMPUNYAI IMPIAN BESAR ORANG KECIL MEMPUNYAI IMPIAN KECIL KALAU ANDA MAU BERUBAH, MULAILAH DENGAN MENGUBAH UKURAN IMPIAN ANDA

85 Di dalam organisasi,... Company name Apapun bagian anda,... Peran anda sangatlah penting untuk kemajuan organisasi.. Semua bagian penting.. Berbanggalah menjadi bagian daripada sebuah organisasi..

86 Orang tidak akan melihat siapa anda... Orang hanya akan melihat apa yang sudah anda berikan pada orang lain Mulai sekarang, ubah mindset kita

87

88 FALSAFAH JAWA : MESEMO Company name MESEMO... NEK ORA BISO KONDHO, MESEMO. NEK ORA PATI CETHO, MESEMO. SNADYAN ATIMU RODO GELO, MESEMO. NGIRAS KANGGO TOMBO.

89 Biro Adm. Perekonomian Welcome To The Great Indonesia Company name Terima Kasih...