PERANCANGAN SISTEM PEMBUKUAN DAN LAPORAN KEUANGAN BENDAHARA UKM AMIKOM COMPUTER CLUB STMIK AMIKOM YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM PEMBUKUAN DAN LAPORAN KEUANGAN BENDAHARA UKM AMIKOM COMPUTER CLUB STMIK AMIKOM YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Alvhinia Meinda Amitaba kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2017

2

3 PERANCANGAN SISTEM PEMBUKUAN DAN LAPORAN KEUANGAN BENDAHARA UKM AMIKOM COMPUTER CLUB STMIK AMIKOM YOGYAKARTA Alvhinia Meinda Amitaba 1), Ahlihi Masruro 2) 1) Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia alvhinia8849@students.amikom.ac.id 1), ahlihi.m@amikom.ac.id 2) Abstract - Amikom Computer Club as a student activity units engaged in the fields of science, data and important information that must be managed well, should be maintained accuracy of financial information is not accessible to people who are not interested or can not be changed by a person not entitled. Information should be accurate, up to date and available when required. Often the data is not accurate and the process of making a long and wasteful in the books, as well as transparancy and neatness in financial reporting. Data collection techniques, thorough analysis, observation and evaluation of security management information system existing organization with the standard theories, methods, analysis and evaluation, implementation of security policies, risk assessment which may arise, minimizing the risk of turmoil organizations due to negligence of performance and implementation errors systems or system failure, the study of literature to search and find the right reference and documentation work and reports. The results of the analysis of the problem is found a lot of things that are still ignored in the application of accounting cause inconvenience board due to several factors, including the minus funds that brought treasurer, money is lost, the difference in remaining funds were supposed to be there with the money that currently exists is brought treasurer and uncertainties that demands require a system of how the accounting process can be arranged according to schedule, detailed and detail. The current system has been computerized using Microsoft Excel and Microsoft Word, but the implementation in the Amikom Computer Club is still far from expectations. Keywords:System, Data, Information, Bookkeeping. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Aktivitas organisasi bagian keuangan sering mengalami kesulitan dalam melakukan pencatatan keuangan terhadap apa yang terjadi di organisasi. Kesulitan itu menyangkut aktivitas dan proses pendataan atas pemasukan dan pengeluaran pada kegiatan suatu organisasi. Apalagi kalau harus dilakukan pembukuan dan laporan periodik atas aktivitas yang terjadi dalam kegiatan organisasi. Pencatatan dilakukan hanya dengan melihat berapa uang yang masuk diselisihkan dengan uang yang keluar, tanpa melihat pengeluaran uang itu untuk apa saja atau alokasi dana untuk kegiatannya seperti apa. Seringkali dalam skala unit kegiatan mahasiswa dikatakan bagus jika pemasukan sama dengan pengeluaran seimbang. Padahal indikator dari keberhasilan tidak hanya diukur dari keseimbangan saja. Perlu adanya pembukuan dan pelaporan atas transaksi / kegiatan yang terjadi, perlu pengelompokan serta perlu pengihtisaran transaksi-transaksi tersebut. Dengan demikian setiap aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan organisasi dapat dicatat dan dilaporkan dengan benar. [1] Perkembangan teknologi informasi yang cukup pesat beberapa tahun terakhir ini diikuti juga dengan perubahan konsep pengolahan data menjadi informasi, yaitu dengan penerapan sistem informasi berbasis komputer. Perkembangan teknologi komputer yang cukup pesat ini dapat dilihat dari beberapa aspek seperti instansi pemerintahan, ekonomi, pendidikan, maupun organisasi. Keberadaan teknologi komputer merupakan salah satu faktor penunjang yang sangat penting bagi kelancaran proses kerja dari instansi dan lembaga yang ada. Sistem pengolahan data yang baik senantiasa dapat mengatasi masalah-masalah yang terjadi dan dapat menghasilkan informasi secara tepat, cepat dan akurat. Keuangan pada sebuah organisasi merupakan bagian yang sangat penting dan riskan apabila sampai terjadi kesalahan, karena setiap kegiatan yang ada pada organisasi pasti membutuhkan dana demi kelancaran program kerja yang telah disusun. Proses pengolahan data AMCC AMIKOM Yogyakata khususnya bagian keuangan sudah terkomputerisasi namun masih menggunakan software umum yaitu Microsoft Excel kemudian dipindahkan ke Microsoft Word, dirasa kurang efektif. Pengolahan data menggunakan Microsoft Excel masih kurang efisien dan sering terjadi kesalahan sehingga harus di revisi. Kesalahan bisa dari segi user ataupun dari segi software. Setelah mempelajari dan mengamati permasalahan yang telah dikemukakan di atas, maka diambil judul penelitian yaitu PERANCANGAN SISTEM PEMBUKUAN DAN LAPORAN KEUANGAN BENDAHARA UKM AMIKOM COMPUTER CLUB STMIK AMIKOM YOGYAKARTA. Diharapkan dengan dibuatnya rancangan ini akan mempermudah dan 1

4 membantu kelancaran kerja pengurus dalam pengolahan pembukuan dan pembuatan laporan keuangan AMCC. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan, maka penulis mengasumsikan bahwa rumusan masalah yang diambil adalah : a. Bagaimana membangun sebuah Sistem Informasi Pembukuan dan Laporan Keuangan untuk bendahara UKM Amikom Computer Club Stmik Amikom Yogyakarta? b. Bagaimana agar data transaksi dapat tersimpan dengan baik, sehingga memudahkan AMCC dalam memonitoring transaksi keuangan? 1.3 Batasan Masalah Ruang lingkup pembahasan perancangan sistem dari permasalahan tersebut diatas, di batasi pada : 1. Pembuatan pembukuan transaksi dan laporan keuangan untuk kepengurusan AMCC setiap Laporan Keuangan kegiatan maupun Laporan Keuangan kas AMCC per periode masa jabatan yang masih menggunakan Microsoft Excel dengan banyak sheet dalam pengolahannya, sekarang diganti menggunakan sistem terkomputerisasi yang lebih praktis dan efisien. 2. Sistem ini mengolah data pemasukan dana, penggunaan dana, transaksi, dan laporan keluar masuk dana secara offline, laporan pertanggungjawaban keuangan pada AMCC dan Lembaga, dan agenda kegiatan AMCC. 3. Aplikasi berbasis desktop dan berjalan di sistem operasi Microsoft Windows. 4. Data contoh keuangan yang digunakan merupakan data yang berasal dari proses keuangan AMCC STMIK AMIKOM Yogyakarta periode 2015/ Aplikasi ini menghasilkan laporan estimasi, laporan realisasi dan laporan transaksi umum. 6. Terkait dengan data pada transaksi keuangan yaitu transaksi tidak dapat dilakukan perubahan dan penghapusan seperti menu lainnya, maka teknisnya dilakukan dengan cara mengurangi langsung dari transaksi. 7. Pada aplikasi ini sebagai admin yaitu bendahara umum, ketua yaitu ketua AMCC dan user yaitu bendahara kegiatan yang memiliki hak akses yang berbeda. 2. Landasan Teori 2.1 Tinjauan Pustaka Penelitian Atik Nurmasari tahun 2013 dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Keuangan Senat Mahasiswa Stmik Amikom Yogyakarta, menganalisis sistem SENAT MAHASISWA STMIK AMIKOM Yogyakarta sebagai Badan Legislatif yang menaungi beberapa ORMA (Organisasi Mahasiswa) di STMIK AMIKOM Yogyakarta melakukan pengarsipan keuangan untuk keperluan pelaporan dana. Untuk membantu keefektifan dan kinerja yang efisien maka diperlukan sistem keuangan yang baik, kemudian merancang suatu sistem keuangan berbasis desktop menggunakan Netbeans IDE. Penelitian dilakukan untuk meningkatkan kinerja Senat Mahasiswa dalam hal pelaporan keuangan dan keakuratan data. Dan juga untuk memudahkan backup laporan keuangan selama kepengurusan Senat Mahasiswa. Sehingga data keuangan pada periode sebelumnya tidak hilang dan bisa dipertanggungjawabkan. [2] Penelitian Untari dan Roma Dwi tahun 2011 dalam skripsinya yang merancang dan membangun aplikasi administari keuangan dengan judul Sistem Informasi Administrasi Keuangan Pada Sekolah Menengah Atas (Studi Kasus SMA Muhammadiyah 1 Sragen). Sistem informasi administrasi keuangan sekolah ini merupakan perancangan yang dibuat dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 yang dirancang berdasarkan pada sifat dan karakteristik asli dari sistem informasi sekolah yang sudah ada, dimana sistem informasi administrasi keuangan sebelumya masih bersifat manual diadaptasikan dalam sistem informasi administrasi keuangan secara komputerisasi. Hasil penelitian menunjukan bahwa pembuatan program menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan database MySQL dapat diaplikasikan dalam perancangan sebuah sistem yang mempercepat alur informasi yang ada, yaitu sistem informasi administrasi keuangan sekolah yang dirancang dapat memudahkan kegiatan administrasi secara efektif dan efisien. Sehingga dapat diambil kesimpulan sistem yang dibuat dapat membantu jalannya proses administrasi keuangan sekolah lebih efektif dan efisisen selain itu juga mempunyai kekurangan yaitu sistem yang dihasilkan bersifat statis. [3] Penelitian Sunardi beserta Umi Fadlilah dan Endah Sudarmilah tahun 2013 dengan judul Sistem Informasi Pembukuan Administrasi Dan Keuangan Pada Organisasi Foshrema, organisasi gerakan Islam yang menjadi wadah remaja masjid se Kecamatan. Dalam pengolahan kegiatan operasionalnya Organisasi Foshrema masih mengerjakannya secara manual, mulai dari struktural organisasi, laporan kegiatan untuk perkembangan umat Islam khususnya santriwan-santriwati TPA serta pembukuan dalam memanajemen keuangan ataupun infaq dari mulai input maupun output data. dibuat untuk membantu pengurus dalam mengatur dan mengolah data organisasi secara lebih tersruktur, mudah dan cepat. Sistem informasi pada Organisasi Foshrema ini dibuat dengan menggunakan Aplikasi Pemrogaman Lazarus dengan database My SQL karena sistem yang dibuat berbasis desktop. [4] Perbedaan dengan penelitian yang dilakukan penulis terletak pada aplikasi yang digunakan berbasis Netbeans IDE dan database php My SQL. Penelitian ini dilakukan pada Unit Kegiatan Mahasiswa Amikom Computer Club Stmik Amikom Yogyakarta. Membantu bagian keuangan AMCC agar dapat memanajemen pembukuan dan keuangan dengan mudah, tepat, dan akurat ialah dengan 2

5 pengadaan fasilitas aplikasi keuangan ini yang dapat memudahkan pengurus untuk menginput dan menyimpan data keuangan. 2.2 Pengertian Sistem Menurut McLeod (2008) yang dikutip oleh Yakub (2012) sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan. Sistem juga merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu. [5] 2.3 Konsep Dasar Pembukuan Pembukuan adalah proses pencatatan lengkap dan sistematis dari berbagai transaksi moneter suatu organisasi. Pembukuan adalah kegiatan entitas untuk membentuk suatu acuan dasar proses akuntansi. [8] 2.4 Pengertian Laporan Keuangan Laporan keuangan adalah laporan yang menunjukkan kondisi keuangan perusahaan pada saat ini atau dalam suatu periode tertentu. Dalam hal laporan keuangan, sudah merupakan kewajiban setiap perusahaan untuk membuat dan melaporkan keuangan perusahaannya pada suatu periode tertentu. Hal yang dilaporkan kemudian dianalisis sehingga dapat diketahui kondisi dan posisi perusahaan terkini. Kemudian laporan keuangan juga akan menentukan langkah apa yang dilakukan perusahaan sekarang dan ke depan, dengan melihat berbagai persoalan yang ada baik kelemahan maupun kekuatan yang dimilikinya (Kasmir, 2012:7). 2.5 Pengertian Basis Data Menurut Indrajani (2009) basis data merupakan suatu kumpulan data yang berhubungan secara logis dan deskripsi data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. 3. Tinjauan Umum 3.1 Deskripsi Singkat Perusahaan AMCC (Amikom Computer Club) merupakan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dibidang keilmuan dan teknologi komputer tertua di STMIK AMIKOM Yogyakarta yakni berdiri pada tanggal 6 Mei UKM AMCC STMIK AMIKOM Yogyakarta beralamat di STMIK AMIKOM Yogyakarta Jalan Ringroad Utara, Condong Catur, Depok, Sleman, Yogyakarta. AMCC yang berfungsi sebagai wadah bakat mahasiswa untuk sharing ilmu dan mencari solusi yang berkaitan dengan bidang IT mempunyai empat divisi yaitu Web Programing, Dekstop Programing, Networking dan Hardware. Seluruh Pembukuan dan Laporan Keuangan di UKM AMCC ini sudah terkomputerisasi dengan Microsoft Excel, disini sering terjadi kesalahan dengan faktor manusia yang sangat riskan mengenai salah pengetikan angka atau nominal pada transaksi yang terkait pada transaksi lain, sehingga menyebabkan revisi dan menghalangi pengajuan proposal event lain untuk masuk ke lembaga. Karena tidak memungkinkan diadakannya penggantian bendahara kegiatan karena acara suatu event selesai sebelum pembuatan Laporan Pertanggungjawaban, sehingga diperlukannya suatu sistem pembukuan dan laporan keuangan bendahara. 3.2 Sistem yang sedang berjalan Gambar 1. Flowchart sistem yang sedang berjalan 3.3 Kelemahan Sistem yang sedang Berjalan Kelemahan dari sistem komputerisasi Microsoft Excel yang selama ini berjalan di AMCC antara lain : 1. Pengelolaan data kurang efisien, data sering hilang dan kemungkinan terjadi kesalahan sangat besar. 2. Dalam pembuatan laporan terhambat / kurang efisien karena harus diolah 2 kali datanya, yaitu di Microsoft Excel dan Microsoft Word. 3. Dalam penginputan transaksi sering terjadi kesalahan input sehingga selalu ada revisi dari senat. 4. Dalam proses Pertanggungjawaban Bendahara Umum ke Ketua AMCC maupun untuk LPJ Tahunan kurang efisien waktu karena harus mengumpulkan data dari Bendahara Kegiatan yang kemugkinan ada data hilang. 5. Dalam Pencetakan laporan juga sering terjadi kesalahan, sehingga boros kertas untuk cetak laporan. 4. Pembahasan 4.1 Kebutuhan Sistem AMCC STMIK AMIKOM Yogyakarta membutuhkan sebuah Sistem Pembukuan dan Laporan Keuangan yang dapat menyelesaikan masalah yang ada. Berikut ini adalah rancangan kebutuhan fungsional yang harus dimiliki oleh sistem yang baru : 3

6 1. Bendahara umum AMCC (Admin) a. Sistem harus dapat memastikan pengguna dengan level admin dapat mengakses Sistem Pembukuan dan Laporan Keuangan ini (login, logout) b. Sistem harus dapat mengelola transaksi umum AMCC (create, read) c. Sistem harus dapat menampilkan laporan estimasi, realisasi, cetak nota baru, dan transaksi umum(read) d. Sistem harus dapat mengelola semua data kegiatan dan pengguna (create, read, update, delete) 2. Ketua AMCC (Ketua) a. Sistem harus dapat memastikan pengguna dengan level ketua dapat mengakses Sistem Pembukuan dan Laporan Keuangan ini (login, logout) b. Sistem harus dapat mengelola laporan estimasi, realisasi, cetak nota baru, dan transaksi umum(read) c. Sistem harus dapat mengelola data kegiatan (create, read, update, delete) 3. Bendahara kegiatan (User) a. Sistem harus dapat memastikan pengguna dengan level user dapat mengakses Sistem Pembukuan dan Laporan Keuangan ini (login, logout) b. Sistem harus dapat mengelola data pembukuan estimasi, realisasi, nota, nota baru (create, read) c. Sistem harus dapat mengelola dan menampilkan laporan estimasi, realisasi, cetak nota baru, dan transaksi umum(create, read, update, delete) 4.2 Flowchart Sistem yang Diusulkan a. Form Login digunakan untuk Masuk kedalam menu utama sistem. b. Admin dan petugas bisa login dengan Kode User, Password, dan Level Jabatan masing-masing. 2. Menu Utama Admin Gambar 4. Form Menu Utama Admin Penjelasan dari gambar diatas adalah : a. Merupakan menu utama untuk admin. b. Didalam menu utama admin, admin mempunyai akses untuk mengelola data pengguna, transaksi umum dan kegiatan. c. Admin juga bisa mengecek dan mencetak laporan estimasi, realisasi, cetak nota baru dan laporan transaksi umum. 3. Form Data Realisasi 4.3 Interface Gambar 2. Flowchart Sistem yang Diusulkan 1. Form Login Gambar 3. Form Login Penjelasan dari gambar diatas adalah : Gambar 5. Form Realisasi Penjelasan dari gambar diatas adalah : a. Form Realisasi digunakan untuk mengelola data realisasi, yang hanya bisa dilakukan oleh user. b. User bisa menambah realisasi dan mencetak data realisasi. c. User menekan button add maka id realisasi, id estimasi dan id kegiatan dipilih, jenis dan nama sie akan otomastis terisi dan setelah itu menginputkan nama transaksi, banyak, harga satuan, untuk jumlah akan secara otomatis terisi jika kita meginputkan harga satuan dan banyak, nota dipilih, apabila nota tidak ada bisa buat nota dahulu dengan klik pada button buat nota. d. Untuk rekapitulasi pilih salah satu nama sie di combobox di bawah table maka akan otomatis total per sie terisi. e. Untuk total masuk, total keluar, dan sisa dana/balance secara otomatis terisi ketika kita menjalankan program. 4

7 5. Laporan Realisasi atau fungsionalitas pada Sistem Pembukuan dan Laporan Keuangan AMCC. Daftar Pustaka 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Gambar 6. Laporan Realisasi Dari hasil penelitian yang penulis lakukan di AMCC STMIK AMIKOM Yogyakarta, dengan adanya sistem pembkuan dan laporan keuangan ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Pembangunan aplikasi berbasis desktop ini melalui beberapa tahapan pembangunan meliputi perancangan kebutuhan sistem, flowchart sistem, desain sistem, database, interface serta melalui pengujian sistem yang membantu dalam proses pembangunan aplikasi sehingga terwujudlah aplikasi yang mempermudah dan membantu kelancaran kerja pengurus khususnya bendahara dalam melakukan pembukuan dengan menghasilkan laporan estimasi, laporan realisasi dan laporan transaksi umum. 2. Pendataan transaksi dibedakan menjadi transaksi umum untuk keluar masuk kas AMCC, estimasi dan realisasi untuk keluar masuk dana kegiatan atau event. Adanya tindakan preventif apabila adanya proposal estimasi atau LPJ realisasi dana kegiatan yang hilang, kita mempunyai backup data nota yang akurat, karena di proses melalui scan nota. Pengefektifan format tabel laporan transaksi umum, laporan estimasi, maupun laporan realisasi dengan format yang lebih sederhana, dengan tidak banyak tabel yang digunakan dapat meminimalisir kertas yang digunakan. Berdasarkan hasil pengujian sistem, program dan perbandingan sistem dinyatakan bahwa aplikasi ini akurat dan efektif dalam proses implementasi. 3.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dibuat, penulis memberikan saran-saran untuk pengembangan dari sistem yang telah dibuat antara lain : 1. Perlu adanya pengembangan aplikasi dengan basis web, agar dapat digunakan semua UKM di Stmik Amikom Yogyakarta. 2. Perlu adanya pengembangan-pengembangan pembukuan dan pelaporan untuk meningkatkan daya guna [1] Iman PH Akuntansi Untuk UKM September [2] Atik Nurmasani, Analisis dan Perancangan Sistem Keuangan Senat Mahasiswa Stmik Amikom Yogyakarta [3] Untari, Dwi Roma, Sistem Informasi Administrasi Keuangan Pada Sekolah Menengah Atas (Studi Kasus SMA Muhammadiyah 1 Sragen) [4] Sunardi.Umi Fadlilah. Endah Sudarmilah, Sistem Informasi Pembukuan Administrasi Dan Keuangan Pada Organisasi Foshrema [5] R. J. McLeod, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Salemba Empat, [6] Belajar Akuntansi Online Perbedaan Akuntansi &Pembukuan. edaan-akuntansi-dan-pembukuan/.02 Oktober Biodata Penulis Alvhinia Meinda Amitaba, memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md), Program Studi Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Ahlihi Masruro, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, Lulus tahun Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta, pada Program Studi D3-Teknik Informatika dan S1-Teknik Informatika. 5