SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT. JASARAHARJA PUTERA MEDAN BONA TUA SAMOSIR

Transkripsi

1 SKRIPSI MINOR SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT. JASARAHARJA PUTERA MEDAN O l e h : BONA TUA SAMOSIR PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009

2 LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI MINOR NAMA : BONA TUA SAMOSIR NIM : PROGRAM STUDI JUDUL : AKUNTANSI : SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT. JASARAHARJA PUTERA MEDAN Tanggal : 2009 Ketua Program Studi D-III Akuntansi (Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak ) NIP Tanggal : 2009 D E K A N (Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP

3 PENANGGUNG JAWAB SKRIPSI MINOR NAMA : BONA TUA SAMOSIR NIM : PROGRAM STUDI JUDUL : AKUNTANSI : SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT. JASARAHARJA PUTERA MEDAN Medan, Menyetujui Pembimbing (Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak) NIP

4 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus atas segala kasih dan anugerah-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi minor ini, guna melengkapi salah satu syarat dalam mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III, Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi minor ini masih jauh dari sempurna, hal ini disebabkan oleh keterbatasan kemampuan, pengetahuan maupun pengalaman yang penulis miliki. Namun demikian penulis mengharapkan kiranya tulisan ini bermanfaat bagi orang-orang yang membutuhkannya. Selama perkuliahan hingga selesainya Penulisan skripsi minor ini, penulis telah banyak menerima bantuan moril dan materil dari berbagai pihak. Maka dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara, 2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara, sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang telah banyak membantu, menyediakan waktu serta memberi bimbingan, saran dan petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi Minor ini, 3. Kedua orang tuaku tercinta: B.Samosir (Ayah) dan L.Sihotang, Spd (Ibu), yang telah memberikan cinta, kasih sayang, perhatian dalam segala hal, baik

5 dalam bentuk moril dan materil. Terima kasih yang tak terhingga penulis ucapkan, 4. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, Selaku Dosen Wali yang selalu membimbing dan juga mengarahkan penulis selama studi, 5. Bapak Pimpinan dan seluruh staf PT. Jasaraharja Putera Medan, khususnya Bapak P. Sihotang, SE yang telah berkenan membantu penulis dalam menyediakan waktu dan informasi yang diperlukan dalam penyelesaian skripsi minor ini. Akhir kata, penulis menyadari sepenuhnya bahwa Penulisan skripsi minor ini masih jauh dari sempurna, karena itu penulis terbuka untuk menerima kritik dan saran yang membangun demi penyempurnaan skripsi minor ini. Penulis berharap skripsi minor ini bermanfaat bagi kita semua. Medan, Juli 2009 Penulis Bona Tua Samosir

6 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... i ii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 4 E. Metode Analisis... 4 F. Sistematika Pembahasan... 5 BAB II PT.JASARAHARJA PUTERA MEDAN A. Gambaran Umum Perusahaan... 6 A.1 Sejarah Singkat Perusahaan... 6 A.2 Struktur Organisasi Perusahaan... 8 B.. Pengertian Kas dan Pengawasan Intern B.1 Pengertian Kas B.2 Pengertian Pengawasan Intern C. Pengawasan Intern Kas Perusahaan C.1 Unsur-unsur Pengawasan Intern Kas Perusahaan... 14

7 C.2 Sistem Pengawasan Intern Kas Perusahaan D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Perusahaan D.1 Prosedur Penerimaan Kas Perusahaan D.2 Prosedur Pengeluaran Kas Perusahaan BAB III ANALISA DAN EVALUASI A. Analisa dan Evaluasi Unsur-unsur Pengawasan Intern Kas B. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Penerimaan Kas C. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Pengeluaran Kas BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

8 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Perkembangan ekonomi yang sangat pesat di Indonesia mempunyai peran yang berarti bagi perkembangan dunia usaha. Perkembangan ini mengarah pada kompleksitas dari dunia usaha itu sendiri, oleh karena timbulnya sistem perdagangan yang lebih kompetetif itu, mengharuskan setiap pelaku bisnis mampu melihat dengan jeli setiap peluang, sehingga peluang itu tidak lepas begitu saja, namun dimanfaatkan untuk dapat menjadikan perusahaan yang dikelolanya semakin berkembang maju dan berhasil dalam mencapai tujuan yang sudah direncanakan. Kemajuan dan keberhasilan yang dicapai oleh suatu perusahaan dapat dilihat dari kemampuan perusahaan tersebut untuk menciptakan laba dalam suatu periode. Penciptaan laba usaha harus dengan suatu teknik pengukuran yang tepat dan rasional karena data laba tersebut merupakan informasi yang penting bagi berbagai pihak yang berkepentingan baik pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Secara umum, laba merupakan selisih antara pendapatan dan beban suatu perusahaan dalam periode tertentu, yang dimuat dalam suatu perhitungan laba rugi, dan digunakan sebagai sumber informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi tersebut. Perusahaan dalam merealisasi tujuan tersebut harus mengorganisir dan mengkordinasikan seluruh fungsi manajemen yang ada

9 dalam perusahaan. Kegiatan pokok manajemen adalah pengambilan keputusan dalam penilaian berbagai macam alternatif dan perumusan kebijakan. Ukuran yang sering digunakan untuk mengukur sukses tidaknya manajemen suatu perusahaan adalah laba yang diperoleh perusahaan yang disajikan dalam perhitungan laba rugi secara periodik yang digunakan oleh pihak yang berkepentingan seperti kreditur dan pemegang saham. Dalam penyusunan laporan keuangan, informasi keuangan harus berisikan data-data akuntansi yang dapat dipercaya dan bersifat rahasia karena merupakan bahan untuk mengambil keputusan bagi pimpinan perusahaan. Untuk mendukung maksud diatas perusahaan perlu menerapkan sistem pengawasan intern untuk menghasilkan data akuntansi yang akurat terhadap unit yang berhubungan dengan kegiatan usaha terutama mengenai pengawasan kas. Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan aktivitasaktivitas perusahaan agar sesuai dengan rencana semula. Pengawasan atas penerimaan dan pengeluaran kas merupakan salah satu unsure pokok internal perusahaan yang perlu mendapat perhatian serius. Salah satu cara untuk melaksanakan pengawasan adalah melalui penyusunan sistem pengawasan intern kas pada perusahaan tersebut. Apabila perusahaan dapat menerapkan sistem pengawasan intern yang efektif, maka perusahaan dapat mengurangi peluang terjadinya kerugian, penyelewengan, atau kesalahan yang tidak sengaja dalam akuntansi dan pengendalian kas.

10 Kehadiran perusahaan asuransi merupakan hal yang rasional dan tidak terelakan pada situasi mana sebagian besar pengusaha dan anggota masyarakat memiliki kecenderungan umum untuk menghindari atau mengalihkan risiko kerugian keuangan dan asuransi yang mngambil alih atau menanggung sebagian risiko tersebut, untuk itu pengusaha atau pihak tertanggung harus membayar premi asuransi. Perusahaan yang bergerak dalam bidang asuransi kerugian merupakan jenis perusahaan jasa. Sebagai suatu perusahaan jasa, maka pendapatan yang diperoleh perusahaan dalam suatu periode akuntansi tertentu berasal dari penjualan produkproduk jasa yang dikelolanya itu. yang menjadi sumber pendapatan dari perusahaan jasa asuransi kerugian adalah pendapatan underwriting, pendapatan investasi dan pendapatan lain-lain, sedangkan yang menjadi pos-pos pengeluaran sebagai beban pada perusahaan jenis asuransi kerugian adalah beban underwriting dan beban non underwriting. Atas dasar Uraian-uraian diatas, penulis memilih PT.Jasaraharja putera medan, menjadi objek penelitian penulis dengan judul : Sistem Pengawasan Intern Kas pada PT.Jasa Raharja Putera Medan. B. Perumusan Masalah Berdasarkan penjelasan dan uraian mengenai latar belakang masalah tersebut dapat disimpulkan bahwa penentuan laba pada perusahaan asuransi kerugian juga harus memperhatikan unsur pengawasan kas. Berdasarkan hal tersebut, penulis merumuskan masalah dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut: Apakah Sistem

11 Pengawasan Intern Kas pada PT.Jasa Raharja Putera Medan telah diterapkan secara efektif C. Tujuan Penelitian 1. Untuk penulisan skripsi minor guna menyelesaikan pendidikan pada Jurusan Akuntansi Program Diploma III di Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara, 2. untuk mengetahui apakah sistem pengawasan intern kas telah diterapkan secara efektif oleh perusahaan. D. Manfaat Penelitian 1. Menyempurnaan penulisan dan penelitian sistem pengawasan intern kas dari peneliti sebelumnya, 2. memperbaiki penulisan dan penelitian sistem pengawasan intern kas dari peneliti sebelumnya. E. Metode Analisis 1. Metode Deskriptif Metode dimana data dikumpulkan, disusun dan diinterpretasikan, dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi. 2. Metode Deduktif

12 Metode yang membandingkan antara teori-teori yang telah diterima sebagai suatu kebenaran umum dengan data yang diperoleh selama penelitian agar mudah dalam menarik kesimpulan dari hasil-hasil perbandingan tersebut, dan memeberikan saran-saran yang berguna sehingga dapat permasalahan yang ada. F. Sistematika Pelaporan Untuk mempermudah menganalisis setiap masalah, penulis akan menguraikan sistematika pembahasan yang merupakan suatu gambaran mengenai pembahasan, penyusunan dan perincian isi dari paper ini. Secara garis besar pembahasan dan penyusunan paper ini dibagi dalam empat bab, yaitu sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Pada Bab I ini diuraikan apa yang menjadi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika pelaporan. BAB II : PT.JASARAHARJA PUTERA MEDAN Pada Bab II ini diuraikan mengenai sejarah singkat organisasi,struktur organisasi, sumber penerimaan dan sumber pengeluaran kas, sistem pengawasan intern kas, unsure pengawasan intern kas dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.

13 BAB III : ANALISA DAN EVALUASI Pada Bab III ini diuraikan mengenai Analisa dan Evaluasi Unsurunsur pengawasan intern, Analisa dan Evaluasi pengawasan intern penerimaan kas, Analisa dan Evaluasi pengawasan intern pengeluaran kas. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Pada Bab IV ini diuraikan mengenai kesimpulan yang telah dirangkum dari hasil penelitian terhadap PT.JASARAHARJA PUTERA MEDAN dan saran yang ditujukan kepada perusahaan yang dianggap perlu bagi perusahaan.

14 BAB II PT. JASARAHARJA PUTERA MEDAN A. Gambaran Umum Perusahaan A.1. Sejarah Singkat Perusahaan Berdirinya PT. Jasaraharja Putera, tidak terlepas dari perusahaan induknya yaitu PT. Jasa Raharja (Persero). Perubahan Jasa Raharja dari perusahaan Negara (PN) menjadi perusahaan umum (Perum) dilakukan sejak tanggal 18 Nopember 1970, sesuai dengan SK Menkeu RI No.Kep.750\MK\IV\II\1976. Langkah tersebut sebagai tindak lanjut dari dikeluarkannya UU No.9 tahun 1969 tentang bentuk-bentuk badan usaha negara. Berdasarkan peraturan pemerintah No.39 tanggal 6 Nopember 1980, status Jasa Raharja dialihkan dari Perum menjadi Persero. Pendirian PT. Jasa Raharja adalah berdasarkan akte notaris Imas Fatimah, S.H, No.219 tanggal 28 Pebruari 1981 juncto No.214 tahun 1984 dan juncto No.36 tahun Dengan dikeluarkannya UU No.2 tahun 1992 tentang perasuransian, maka Jasa Raharja sebagai pelaksana UU No.33 dan UU No.34 tahun 1964 tidak diperbolehkan lagi mengeluarkan produk yang sifatnya komersil. Untuk menjaga supaya produk komersil yang dikelola sebelumnya tidak lepas begitu saja, maka didirikanlah anak perusahaan yang disebut PT. Jasaraharja Putera.

15 Lahir dan tumbuh berkembang sejak tanggal 27 Nopember 1993, bergerak di bidang asuransi umum yang termasuk di dalam kegiatan usaha budaya perusahaan: Jujur, Disiplin, Tanggap, Cermat dan Santun. PT. Jasaraharja Putera Medan terus mengembangkan diri memanfaatkan setiap berpeluang yang ada dengan tetap berpedoman pada peraturan maupun regulasi yang berlaku dalam industri asuransi di Indonesia. Sesuai dengan anggaran dasar perusahaan, perusahaan Jasaraharja Putera memberikan layanan asuransi kerugian dalam arti yang seluas-luasnya, termasuk di dalamnya kegiatan usaha Surety Bond. Perusahaan Asuransi Jasaraharja Putera merupakan salah satu di antara sedikit perusahaan asuransi di Indonesia yang aktif dalam pengembangan layanan Surety Bond sebagai salah satu jenis produk baru di Indonesia dengan prospek yang sangat cerah. Dengan pengalaman operasional lebih dari 10 tahun tersebut Perusahaan Asuransi Jasaraharja Putera mampu memanfaatkan setiap peluang yang ada dengan tetap berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan didukung oleh 489 karyawan, 24 jaringan cabang serta 53 kantor cabang unit layanan di seluruh Indonesia, Perusahaan Asuransi Jasaraharja Putera bertekad untuk senantiasa memberikan pelayanan dan perlindungan optimal bagi seluruh nasabah. Kepercayaan nasabah dan mitra usaha semakin mengukuhkan tekad untuk dapat bertumbuh pesat serta menempatkan diri sebagai salah satu pemain utama di pasar asuransi kerugian di Indonesia.

16 PT. Jasaraharja Putera Medan merupakan kantor cabang Type B dari PT. Jasaraharja Putera. Perusahaan ini berada di Jln. Gatot Subroto No.142 Medan. PT. Jasaraharja Putera Medan memiliki kantor cabang unit layanan yang berada di Pematang Siantar, Toba Samosir / Tapanuli Utara, Kisaran, Rantau Parapat, Kabanjahe, Dairi, Padang Sidempuan, Madina, Sibolga, dan Nias. A.2. Struktur Organisasi Perusahaan Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang suatu struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisiensi. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannnya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi. Untuk menjalankan organisasinya, PT. Jasaraharja Putera Medan membuat struktur yang merupakan landasan kerja bagi seluruh karyawan yang ada dalam perusahaan. Struktur organisasi PT. Jasaraharja Putera (Persero) terdiri dari Struktur Organisasi Kantor Pusat, Kantor Cabang type A, Kantor Cabang type B.

17 KEPALA CABANG Tugas-tugas pokok dan Wewenang Kepala Cabang : a. memimpin penyusunan rencana/program kerja dan anggaran untuk kerja yang dipimpinnya, b. membuat jadwal pelaksanaan (action plan) atas rencana/program kerja yang disusunnya, c. memimpin, memotivasi dan membina karyawan bawahannya, d. merencanakan dan mengembangkan sumber daya manusia, mengamankan alat/sarana fisik dan uang di dalam unit kerja yang dipimpinnya, e. melakukan kerjasama dengan unit-unit kerja yang lain di dalam perusahaan, f. membina hubungan baik dengan instansi / pihak ekstern prusahaan, yang berhubungan dengan bidang kegiatan unit kerjanya, g. memberikan saran-saran kepada Direksi mengenai penyempurnaan sistem dan prosedur kerja di dalam bidangnya, h. memanfaatkan sumber daya manusia, alat dan sarana fisik yang berada di bawah pimpinannya sejauh dalam usaha memenuhi tanggung jawabnya, i. menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan bidangnya, sesuai dengan ketentuan yang dibuat oleh direksi, j. menentukan disetujui atau tidaknya penutupan dari berbagai jenis asuransi, baik yang tergolong asuransi kerugian maupun asuransi aneka, sesuai dengan ketentuan yang dibuat direksi,

18 k.menentukan disetujui tidaknya permohonan menjadi nasabah dan penerbitan bond, sebatas ketentuan yang dibuat oleh direksi. KASIE KEUANGAN / ADMINISTRASI Tugas Pokok dan Wewenang Kasie Keuangan dan Administrasi : a. meneliti keabsahan / kelengkapan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran kas / bank, b.mengkoordinir dan memeriksa kebenaran pelaksanaan pembukuan, c. mencatat dan melaporkan kegiatan keuangan di Cabang Medan, d.memimpin pengambilan dan penyetoran uang dari / ke bank dan mencatat saldo keuangan di bank setiap minggu, e. mengendalikan kelancaran penerimaan dan pengeluaran uang di perusahaan, f.membuat buku pendapatan premi dan pengembalian premi sekali dalam seminggu yang dikirimkan ke kantor pusat. KASIE KORPORASI Tugas Pokok dan Wewenang Kasie korporasi : a. mengarahkan pelaksanaan penelitian pasar untuk meningkatkan pendapatan kantorcabang, b.mengendalikan kegiatan dan anggaran biaya pemasaran Asuransi Kerugian, Asuransi Aneka dan Surety Bond, c. mengadakan penelitian risiko ke objek pertanggungan,

19 d.membina hubungan baik dengan mitra kerja/relasi/nasabah/pemilik proyek dan Co- Asuradur, e. mengatur kerjasama lokal dengan partner usaha, f. mencatat kebenaran pembayaran klaim / dana santunan di bidang Asuransi Kerugian, Asuransi Aneka dan Surety Bond. KASIE KLAIM Tugas Pokok dan Wewenang Kasie Klaim : a. mencatat setiap pengajuan klaim/dana santunan yang memenuhi syarat administrative, b.meminta kelengkapan dokumen klaim /dana santunan kepada tertanggung, sesuai dengan persyaratan yang ditentukan.menyerahkan berkas klaim kepada yang telah dicatat dan diteliti, termasuk rekomendasinya kepada sebagai bahan bagi kepala cabang dan atau kantor pusat dalam mengambil langkah-langkah penyelesaian lebih lanjut, c. melakukan Survey on the spot atas objek pertanggungan dan atau klaim yang diajukan, sesuai petunjuk kepala cabang, d.mengendalikan kegiatan penyelesaian klaim Surety Bond, seauai dengan petunjuk kepala cabang dan kantor pusat. KASIE RITEL Tugas Pokok dan Wewenang Kasie Underwriting:

20 a. mengendalikan tertib administrasi hasil pemasaran dan underwriting dalam penutupan asuransi aneka, b.menyusun laporan kegiatan di bidang pemasaran dan underwriting / akseptasi Surety Bond, termasuk anggaran pendapatan dan anggaran biayanya. KEPALA UNIT LAYANAN Tugas Pokok dan Wewenang Kepala Unit Layanan : a. menyusun laporan kegiatan seluruh unit kerja yang dipimpinnya, b.membantu kelancaran kerja atasan dan melakukan kerjasama yang baik dengan unit-unit yang lain di lingkungan Kepala Cabang, c. menyusun rencana dan mengendalikan penyelenggaraan dan kelancaran pemasaran asuransi kerugian, asuransi aneka dan Surety Bond untuk wilayah kerja perwakilan, d.menerbitkan polis Asuransi Kerugian, Asuransi Aneka dan Surety Bond sesuai ketentuan Kepala Cabang, e. melaksanakan penyelesaian/pembayaran klaim, setelah mendapat petunjuk dari Kepala Cabang, f. melaksanakan pemungutan/penerimaan premi Asuransi Kerugian dan Asuransi Aneka serta service charge Surety Bond, sebatas yang ditentukan kepala cabang, g.menyusun laporan secara periodik dari kantor perwakilan yang terdiri dari: bidang produksi, keuangan, umum dan kepegawaian. B. PENGERTIAN KAS DAN PENGAWASAN INTERN B.1. Pengertian Kas

21 Kas adalah Semua uang kertas dan logam, baik mata uang dalam negeri maupun luar negeri serta surat-surat yang mempunyai sifat-sifat yang seperti mata uang yaitu sifat yang dapat segera digunakan untuk melakukan pembayaranpembayaran pada saat dikehendaki. Kas sebagai alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan dan sisa rekening giro yang dapat dipergunakan secara bebasuntuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Dari segi Akuntansi, yang dimaksud dengan Kas : Kas adalah segala sesuatu yang berbentuk uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. (Soemarso,2004:296). Pengertian Kas yang lain adalah: Kas merupakan aktiva perusahaan yang paling tinggi likuiditasnya. Kas adalah seluruh uang tunai yang ada ditangan (cash on hand ) dan dana yang disimpan di bank dalam berbagai bentuk, seperti deposito dan rekening Koran. (Syahyunan,2004:49) Dari pengertian yang dikemukakan diatas bahwa ka situ bukan hanya berupa uang tunai yang ada dan dimiliki perusahaan, melainkan juga mencakup simpanan perusahaan yang ada di bank yang dapat ditarik dan dipergunakan setiap saat untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas merupakan harta perusahaan yang paling likuid dan oleh kerenanya ia diletakkan pada posisi yang paling atas dikelompokkan harta lancar, dimana banyak transaksi di perusahaan baik langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. Semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan pada akhirnya akan berkaitan dengan kas, baik berupa kas masuk maupun kas keluar. Oleh karena itu perencanaan dan pengendalian dalam

22 penggunaan yang benar atas kas dapat dianggap sebagai fungsi manajemen yang paling penting. B.2. Pengertian Pengawasan Intern Dalam arti sempat, pengawasan intern berarti pengecekan baik penjumlahan secara mendatar maupun penjumlahan secara ke bawah. Sedangkan dalam arti luas, pengawasan intern berarti pengecekan yang meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk melaksanakan pengawasan.pengawasan intern mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan kekayaan, memelihara kecermatan dan sampai seberapa jauh dapat dipercayanya data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong dipatuhunya kebijakan perusahaan. Pengertian pengawasan intern kas menurut standart akuntansi keuangan: Pengawasan intern meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam sebuah perusahaan, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah digariskan. (IAI,2002;29). Pengertian pengawasan intern yang lain adalah : Sistem pengawasan intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi,2001:163). Dari dua defenisi diatas dapat didefenisikan bahwa pengawasan intern adalah kegiatan

23 perusahaan dalam mengadakan pengawasan terhadap struktur organisasi, prosedurprosedur keuangan dan pencatatan-pencatatan guna mendapatkan kecermatan dan ketelitian pada data akuntansi, tindak yang efesien dan efektif serta dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. C. Pengawasan Intern Kas Perusahaan C.1. Unsur-unsur Pengawasan Intern Kas Perusahaan Untuk mencapai tujuan pengawasan intern, maka pihak manajemen perusahaan perlu merancang dan menerapkan unsure-unsur pengawasan intern disebutkan sebagai berikut : 1.Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan. Perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. (Mulyadi,2001:164) 1. Struktur Organisasi Yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas. Strutur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini berdasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini : harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi

24 dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan, suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan Yang Memberikan Perlindungan yang cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan, dan Biaya. Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuik mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksitransaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data akuntansi yang tepat. Klasifikasi data akuntansiii dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar. Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut : Membantu mempermudah penysunan laporan-laporan lainnya dengan ekonomis, meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti harta-harta milik, utang-utang, pendapatan-pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan operasi, menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat didalam setiap rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, pendapatan, dan biaya-biaya, membuat rekening-rekeningdan biaya-biaya. 3. Praktek Yang Sehat Harus Dijalankan didalam Melaksanakan Tugas dalam Fungsi Setiap Unit Organisasi.

25 Adapun cara-cara umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah : penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, pemeriksaan mendadak, setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya, keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak, pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsure-unsur system pengawasan intern atau staf pemeriksaan intern. 4. Karyawan Yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggung jawabnya. Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu system pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedurprosedur yang baik tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa diharapkan bahwa system pengawasan intern tidak akan berhasil dengan baik. Jika perusahaan memiliki kekayaan yang kompeten yang dipercaya, berbagai cara dapat ditempuh : seleksi calon karyawan sesuai dengan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, yang dilakukan dengan mengadakan analisa jabatan yang ada dalam peruasahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut, pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. C.2. Sistem Pengawasan Intern Kas Perusahaan

26 1. Sistem pengawasan Intern Kas. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu depertemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Dapat disimpulkan bahwa suatu sistemterdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Sistem pengawasan yang baik haruslah mengandung prosedur-prosedur untuk melindungi kas dan juga penanganan atas transaksi penerimaan maupun pengeluaran kas. Ada tiga elemen penting dalam suatu kerangka pengawasan intern yang baik atas kas, yaitu : a. pemisahan fungsi dan tanggung jawab atas penanganan dan penyimpanan kas dari petugas yang bertanggungjawab untuk melakukan pencatatan atas transaksi kas, b.menyetorkan atau menyimpankan semua kas yang diterima setiap hari ke rekening perusahaan di bank, c. Semua pembayaran harus dilakukan dengan mempergunakan cek, sehingga apabila hal ini dikombinasikan dengan kedua elemen diatas, maka memungkinan perusahaan untuk menggunakan catatan bank sebagai alat pengontrol catatan kas perusahaan. Berdasarkan pengertian sistem pengawasan intern kas yang telah diuraikan, maka dapat diketahui bahwa pengawasan intern merupakan yang ditekankan pada penggunaan cara dan prosedur yang berfungsi :

27 a. menjaga aktiva atau harta kekayaan dan catatan perusahaan, b.memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, c. memajukan efisiensi dan efektifitas dalam operasi, d.membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemenyang telah ditetapkan lebih dulu. Jadi fungsi pengawasan intern kas adalah untuk menjaga agar rencana yang telah ditetapkan dapat berjalan secara menguntungkan efektif dan ekonomis. Selain memiliki fungsi, system pengawasan intern kas mempunyai tujuan, yaitu : a. untuk menyediakan data yang dapat dipercaya dan menjamin kebenaran data akuntansi, b.untuk melindungi dan mengamankan harta kekayaan perusahaan, c. untuk meningkatkan efisiensi usaha, d.untuk mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digariskan. 2. Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT.Jasaraharja Putera Medan Penyajian laporan laba rugi pada PT. Jasaraharja Putera Medan adalah bentuk multiple steps, dimana unsur-unsur kegiatan operasi dan kegiatan di luar operasi perusahaan dikelompokan sesuai dengan keterkaitan unsur-unsur yang disajikan. Pendapatan pada kegiatan di luar operasi dilaporkan secara terpisah dari pendapatan dari hasil operasi utama perusahaan. Sedangkan beban dikelompokan sesuai dengan keterkaitannya dengan pos pendapatan.

28 Pendapatan operasional perusahaan disajikan pada bagian awal laporan laba rugi yaitu pendapatan premi (underwriting). Penyajian secara terpisah antara pendapatan premi dan pendapatan lain-lain dimaksudkan untuk menonjolkan aktivitas utama perusahaan sebagai perusahaan asuransi kerugian. Penyajian pendapatan yang diterapkan perusahaan telah sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan yang menyatakan bahwa laporan laba rugi perusahaan harus disajikan sedemikian rupa dengan memisahkan berbagai unsur kinerja keuangan yang diperlukan bagi penyajian yang wajar. Dasar pengakuan pendapatan premi pada PT. Jasaraharja Putera Medan adalah dengan accrual basis yaitu premi diakui selama periode polis (kontrak) berdasarkan proteksi yang diberikan. Pendapatan lain-lain merupakan pendapatan yang diterima perusahaan yang berasal dari luar pendapatan premi, yaitu yang dikenal dengan hasil non-operasional perusahaan. Pendapatan ini berupa pendapatan komisi dan pendapatan jasa giro bank. Pendapatan non operasional ini diakui dan dicatat pada saat terjadinya transaksi. D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Perusahaan D.1. Prosedur penerimaan kas perusahaan Pengakuan pendapatan merupakan penentuan yang sangat penting, mengingat kesalahan dalam penentuan ini akan berakibat fatal pada kelayakan laba periodik yang nantinya akan mempengaruhi mutu informasi keuangan yang diperoleh dalam mengambil suatu keputusan oleh pimpinan perusahaan. Jadi apabila terjadi kesalahan

29 dalam pengakuan pendapatan, maka hal ini akan turut mempengaruhi kelayakan jumlah laba yang seharusnya diakui perusahaan. Pendapatan yang diperoleh PT.Jasaraharja Putera Medan dibedakan atas: a. Pendapatan Premi (underwriting), b. pendapatan lain-lain. Pendapatan premi (underwriting) yang merupakan pendapatan utama perusahaan berasal dari kegiatan yang berkaitan dengan seleksi resiko yang ditawarkan oleh perusahaan, termasuk juga dengan menetapkan tingkat premi dan ketentuan-ketentuan lain yang akan dikenakan kepada calon tertanggung. Dari setiap penutupan polis, pihak perusahaan akan memperoleh premi dari pihak tertanggung. Besarnya premi sangat bervariasi tergantung pada jenis asuransi yang dipertanggungkan, besarnya jumlah yang dipertanggungkan dan kemungkinan besarnya resiko kerugian. Pendapatan premi mencerminkan pendapatan yang dapat diakui pada suatu tahun berjalan, karena telah memperhitungkan penyisihan cadangan premi. Cadangan premi (premi yang belum merupakan pendapatan) sebenarnya merupakan nilai pendapatan yang yang sudah diterima di muka, namun bukan untuk realisasi kewajiban tahun yang bersangkutan. Premi yang belum merupakan pendapatan muncul karena pada umumnya sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan, premi dibayar sekaligus di muka oleh tertanggung. Setiap akhir periode akuntansi (tutup buku), perusahaan akan melakukan penyesuaian terhadap premi yang belum

30 merupakan pendapatan ini untuk menentukan besarnya jumlah yang dapat diakui sebagai pendapatan premi pada tahun berjalan. PT. Jasaraharja Putera Medan dalam hal kebijaksanaan pengakuan pendapatan premi sebagai hasil penjualan jasa menggunakan basis akrual yaitu pendapatan premi diakui pada saat telah terjadinya transaksi. Pendapatan premi (underwriting) dapat dikelompokan sebagai berikut: Premi langsung (direct premium), yaitu pendapatan yang diperoleh dari hasil penutupan polis produk asuransi, baik yang dilakukan oleh perusahaan maupun agen ataupun pialang. Premi langsung ini juga termasuk premi yang diperoleh dari penutupan polis bersama atau sering disebut koasuaransi. Premi tidak langsung (indirect premium), yaitu pendapatan premi yang berasal dari kegiatan reasuransi. Premi ini merupakan hak reasuradur berdasarkan kontrak reasuransi, yang disebut premi reasuransi. Untuk pendapatan premi dan komisi atas pertanggungan yang lebih dari satu tahun diakui pada saat akseptasi sebesar premi dan komisi yang telah ditetapkan. Sedangkan untuk pendapatan premi dan komisi atas pertanggungan untuk masa dua belas bulan dihitung secara prorata sesuai dengan masa pertanggungan. Premi pertanggungan langsung, dapat berasal dari perusahaan sendiri, artinya klien membeli langsung polis asuransi ke perusahaan. Jadi perusahaan berhubungan secara langsung dengan tertanggung. Tetapi ada juga premi yang berasal dari hasil penjualan polis

31 asuransi oleh agen atau pialang kepada tertanggung. Premi yang diperoleh baik dari perusahaan maupun agen dan pialang diakui pada saat polis diterbitkan. Contoh Pendapatan Premi: Pada tanggal 5 Januari 2005, harga pertanggungan Toyota Kijang atas nama Tuan Richard sebesar Rp ,-, dengan jangka waktu asuransi sampai dengan 3 tahun. Premi dasar asuransi yang disepakati 2,22%/tahun, premi tambahan atas perluasan asuransi Toyota Kijang tersebut 0,10 % atas Jaminan TJH III (Tanggung Jawab Hukum terhadap pihak ketiga, yaitu bila ada pihak ketiga yang menderita kerugian yang disebabkan oleh kendaraan bermotor yang diasuransikan dalam suatu kecelakaan). Kerugian pihak ketiga tersebut ditanggung oleh polis untuk maksimum pelayanan Rp ,-. Maka Perhitungan Premi untuk Jaminan Pertanggungan selama satu tahun: Premi Dasar: 2,22% x Rp ,- = Rp ,- Premi TJH: 0,10% x Rp ,- = Rp ,- Bea Materai = Rp12.000,- Biaya Polis = Rp10.000,- Premi selama satu tahun = Rp ,- Jurnal Pada Saat Terjadinya Piutang Premi ( 5 Januari 2005): Piutang Premi Rp ,- Pendapatan Premi Rp ,- Jurnal Pada Saat Premi dibayar (dengan ketentuan yang telah disepakati dalam polis, pembayaran dilakukan 10 hari dari tanggal polis terbit):

32 16 Januari 2005 : Kas Rp ,- Piutang Premi Rp ,- Premi yang berasal dari kegiatan reasuransi (premi tidak langsung) yang disebut premi reasuransi diakui pada saat dikeluarkannya slip reasuransi berdasarkan nota asuransi yaitu selama periode kontrak reasuransi secara proporsional dengan proteksi yang diberikan. Kegiatan ini dilaksanakan oleh Kantor Pusat karena jumlahnya cukup besar dan perusahaan melakukan kerjasama dengan perusahaan reasuransi lain. Pada akhir periode yaitu pada saat laporan laba rugi, premi reasuransi ini akan dikurangkan dari premi bruto sehingga diketahui jumlah premi yang sebenarnya yang dimiliki perusahaan. Pendapatan lain-lain merupakan pendapatan yang diterima perusahaan yang berasal dari luar pendapatan premi, yaitu yang dikenal dengan hasil non-operasional, yang diakui dan dicatat pada saat terjadinya transaksi. Pendapatan ini berupa pendapatan komisi dan jasa giro bank. Pendapatan komisi yang diperoleh dari transaksi reasuransi dicatat sebagai pengurang beban komisi, dan diakui dalam laporan laba rugi pada saat terjadinya. Tetapi apabila jumlah komisi yang diperoleh lebih besar dibandingkan dengan beban komisi yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar jasa agen atau pialang, maka selisih tersebut yang dicatat sebagai pendapatan komisi dalam laporan laba rugi. Sedangkan pendapatan jasa giro bank diakui pada saat laporan rekening dari pihak bank diterima pada akhir bulan. Jumlah pendapatan yang diakui adalah jumlah bunga dikurangi dengan biaya administrasi. Jurnal pencatatan pendapatan jasa giro:

33 Bank xxx Pendapatan jasa giro xxx D.2. Prosedur Pengeluaran Kas Perusahaan Beban beban yang terjadi pada PT. Jasaraharja Putera Medan dapat dibagi atas : a. Beban Underwriting, terdiri dari beban klaim dan beban komisi/reduksi, b. beban Non Operasional, terdiri dari beban usaha yaitu beban pemasaran, beban umum dan beban administrasi, c. beban lain-lain. Beban klaim muncul dari kegiatan yang menyangkut penyelidikan, penilaian dan penyelesaian tuntutan ganti rugi yang diajukan oleh tertanggung, untuk menilai apakah kerugian yang terjadi memang dijamin dalam polis dan untuk menilai kerugian yang sebenarnya. Perusahaan asuransi ini sering dibantu oleh perusahaan penilai kerugian asuransi (adjuster). Klaim dapat diajukan tertanggung kapanpun sepanjang memenuhi ketentuan yang telah disepakati dalam polis. Beban klaim meliputi klaim yang disetujui, klaim dalam proses penyelesaian termasuk klaim yang terjadi namun belum dilaporkan dan beban penyelesaian klaim. Klaim tersebut diakui sebagai beban pada saat timbulnya kewajiban untuk memenuhi klaim. Ketika tertanggung melapor mengenai kerugian yang dialaminya, PT. Jasaraharja Putera Medan akan melakukan survei mengenai kelayakan dan jumlah kerugian dari tertanggung tersebut layak ditutup atau tidak. Bila ternyata layak, maka ditentukan besarnya ganti rugi yang akan diterima tertanggung, jumlah ganti rugi

34 akan dicatat di dalam Laporan Kerugian Sementara. Besarnya ganti rugi dapat lebih kecil atau sama dengan jumlah ganti rugi yang disepakati untuk ditanggung perusahaan. Akan tetapi, tertanggung hanya boleh memperoleh ganti rugi maksimal sebesar kerugian yang dideritanya yaitu sebesar pertanggungan yang tercantum di dalam polis (kontrak). Berdasarkan hasil survei akhir, perusahaan membuat Laporan Kerugian Pasti. Laporan Kerugian Pasti dikirim kantor cabang ke kantor pusat. Kantor Pusat mengeluarkan Surat Perintah Pembayaran yang telah diotorisasi salah satu direksi beserta cek. Surat Perintah Pembayaran beserta cek dikirim ke kantor cabang. Apabila tertanggung setuju dengan jumlah ganti rugi, maka kantor cabang membayar jumlah ganti rugi. Pada saat tertanggung melapor: Beban klaim sementara xxx Hutang klaim sementara xxx Pada saat perusahaan membayar klaim pada tertanggung: Hutang Klaim xxx Kas/ bank xxx Survei yang dilakukan perusahaan atas diterimanya tuntutan ganti rugi tertanggung akan menimbulkan beban penyelesaian klaim. Beban ini meliputi pembayaran atas jasa perusahaan penilai kerugian (adjuster) dan tenaga ahli lainnya sesuai dengan keperluan berdasarkan kerugian yang terjadi. Misalnya dalam klaim kebakaran, tenaga ahli berupoa kontraktor diperlukan oleh perusahaan untuk menilai besarnya kerugian selain dari adjuster. Termasuk biaya yang dikeluarkan tertanggung

35 dalam usahanya untuk menyelamatkan barang-barang dari kebakaran pada saat terjadinya peristiwa, akan diganti oleh perusahaan dan dicatat sebagai beban penyelesaian klaim. Beban penyelesaian klaim merupakan bagian dari beban klaim dan diakui pada saat munculnya kewajiban untuk memenuhi klaim tertanggung. Beban klaim juga meliputi klaim yang menjadi tanggungan reasuradur berdasarkan perjanjian reasuransi. Estimasi bagian reasuradur atas klaim dalam proses penyelesaian, termasuk klaim yang terjadi namun belum dilaporkan dan bagian reasuradur atas klaim yang telah disetujui dan dibayar, diakui sebagai pengurang beban klaim pada periode yang sama dengan periode pengakuan beban klaim. Klaim reasuransi harus dikeluarkan dari beban klaim perusahaan karena bukan merupakan beban yang ditanggung perusahaan. Dalam perjanjian reasuransi telah diatur bagian perusahaaan maupun reasurasur atas klaim yang terjadi. Bagian reasuradur tersebut akan disajikan sebagai pengurang beban klaim dalam laporan laba rugi. Karena klaim reasuransi merupakan bagian dari klaim bruto maka pengakuan terhadap klaim ini juga dilakukan pada saat timbulnya kewajiban untuk memenuhi klaim. Artinya, ketika muncul laporan keugian dari tertanggung atas objek yang ditutup dengan kontrak reasuransi, maka perusahaan akan mencatat beban klaim sebesar bagian yang menjadi tanggung jawabnya. Sedangkan bagian reasuradur atas klaim tersebut akan diakui sebagai klaim reasuransi. Beban komisi merupakan beban keperantaraan yaitu komisi yang diberikan kepada pialang asuransi dan agen sehubungan dengan penutupan pertanggungan. Beban komisi ini diakui dengan basis akrual, yaitu pada saat terjadinya dan dicatat

36 dengan pengakuan premi yang bersangkutan. Beban usaha (manajemen) meliputi beban pemasaran, beban umum dan beban administrasi. Beban ini diakui sesuai dengan manfaatnya pada tahun yang bersangkutan dimana kas dikeluarkan atau kewajiban terjadi (accrual basis). Beban lain-lain merupakan beban yang digunakan untuk mengelola usaha yang berasal dari luar beban klaim, beban komisi dan beban usaha (manajemen). Misalnya beban pajak. Beban ini diakui pada periode pembayaran atau periode terjadinya beban. Perusahaan melakukan transaksi asuransi yang tidak sedikit jumlahnya yang menimbulkan beban klaim bila terjadi peristiwa yang menyebabkan kerugian bagi tertanggung. Peristiwa itu sendiri haruslah memenuhi syarat perjanjian yang dicantumkan dalam kontrak asuransi (polis). Perhitungan premi dan periode penutupan polis untuk JP ASTOR yaitu asuransi kebakaran, kendaraan bermotor, pengangkutan, dan lain-lain pada umumnya dilakukan per tahun (annual basis) sedangkan untuk JP- ASPRI berdasarkan periode jangka pendek (short period) kurang dari satu tahun, dan untuk asuransi Surety Bond berdasarkan jangka waktu kontrak pekerjaan Surety Bond dan pemeliharaan. Oleh karena itu, klaim bisa terjadi pada akhir tahun sehingga beban klaim mencakup periode berjalan. Kebijakan pengakuan beban klaim pada PT. Jasaraharja Putera Medan adalah beban klaim diakui pada saat Laporan Kerugian Pasti Terbit. Akan tetapi, khusus untuk asuransi kebakaran (fire) beban klaim diakui pada saat Surat Perintah pembayaran diterima kantor cabang dari kantor pusat. Kebijakan ini akan

37 mempengaruhi pengakuan beban klaim pada periode berjalan dan akn mempengaruhi laba yang dilaporkan pada periode berjalan tersebut. Contoh transaksi beban klaim asuransi kebakaran (fire) yang terjadi di perusahaan untuk periode berjalan: PT. PSM sebagai tertanggung mengajukan klaim untuk asuransi kebakaran (fire) kepada PT. Jasaraharja Putera Medan tanggal 10 Nopember Perusahaan melakukan estimasi kerugian (survei) kelayakan dan jumlah kerugian dari tertanggung tersebut. Selanjutnya perusahaan mengeluarkan Laporan Kerugian Sementara tanggal 10 Desember 2005 dengan jumlah estimasi kerugian sebesar Rp ,-. Perusahaan telah menetapkan bahwa kerugian dari PT. PSM layak ditutup dari hasil survei akhir, perusahaan mengeluarkan Laporan Kerugian Pasti tanggal 20 Desember 2005 dengan jumlah ganti rugi kepada PT.PSM sebesar Rp ,- Perusahaan (PT. Jasaraharja Putera Medan) mengirimkan Laporan Kerugian Pasti ke Kantor Pusat tanggal 26 Desember Berdasarkan Bukti Laporan Kerugian Pasti dari Kantor Cabang, Kantor Pusat membuat Surat Perintah Pembayaran yang diotorisasi salah satu direksi di Kantor Pusat beserta cek. Kantor Pusat mengirimkan Surat Perintah Pembayaran ke kantor cabang. Surat Perintah Pembayaran dan cek diterima oleh Kantor Cabang pada tanggal 6 Januari Perusahaan mengakui dan mencatat beban klaim pada saat Surat Perintah Pembayaran dan Cek diterima yaitu tanggal 6 Januari 2006, dengan jurnal:

38 Beban Klaim PT. PSM Rp ,- Hutang Klaim PT. PSM Rp ,- Pada saat perusahaan membayar klaim pada tetanggung, perusahaan mencatat: Hutang Klaim PT. PSM Rp ,- Kas/Bank Rp ,- Survei yang dilakukan perusahaan atas diterimanya tuntutan ganti rugi tertanggung akan menimbulkan beban penyelesaian klaim. Beban ini meliputi pembayaran atas jasa perusahaan penilai kerugian (adjuster) dan tenaga ahli lainnya sesuai keperluan berdasarkan kerugian yang terjadi. Misalnya dalam klaim kebakaran, tenaga ahli berupa kontraktor diperlukan oleh perusahaan untuk menilai besarnya kerugian selain adjuster. Termasuk biaya yang dikeluarkan oleh tertanggung dalam usahanya untuk menyelamatkan barang-barang dari kebakaran pada saat terjadinya peristiwa kerugian, akan diganti oleh perusahaan dan dicatat sebagai beban penyelesaian klaim. Beban penyelesaian beban klaim merupakan bagian dari beban klaim dan diakui pada saat munculnya kewajiban untuk memenuhi klaim tertanggung. Beban Komisi merupakan komisi yang diberikan kepada pialang asuransi dan agen sehubungan dengan pertanggungan. Beban komisi ini diakui dengan metode akrual basis, yaitu pada saat terjadinya dan dicatat sesuai dengan pengakuan dan pencatatan premi bersangkutan. Beban Non Operasional atau beban usaha meliputi beban pemasaran, beban umum, beban admnistrasi. Beban ini diakui sesuai dengan manfaatnya pada tahun yang bersangkutan dimana kas dikeluarkan atau kewajiban

39 terjadi (accrual basis). Beban lain-lain merupakan beban yang digunakan untuk mengelola usaha yang berasal dari selain beban klaim, beban komisi, dan beban operasional. Beban iini diakui pada periode pembayaran atau periode terjadinya beban. Contoh transaksi beban klaim Asuransi kebakaran (Fire) pada perusahaan untuk periode satu tahun : PT. Varia sebagai tertanggung mengajukan klaim untuk asuransi kebakaran kepada PT. Jasaraharja Putera Medan tanggal 10 Mei Perusahaan melakukan estimasi kerugian (survei) kelayakan dan jumlah kerugian dari tertangggung tersebut. Selanjutnya, perusahaan mengeluarkan Laporan Kerugian Sementara tanggal 10 Juni 2006 dengan jumlah estimasi kerugian sebesar Rp ,-. Perusahaan telah menetapkan bahwa kerugian dari PT. Varia layak ditutup dari hasil survei akhir, dan kemudian perusahaan mengeluarkan Laporan Kerugian Pasti Terbit tanggal 20 juni 2006 dengan jumlah ganti rugi kepada PT. Varia sebesar Rp ,-. Perusahaan (PT.Jasaraharja Putera Medan) mengirimkan Laporan Kerugian Pasti ke kantor pusat tanggal 25 Juni Berdasarkan bukti laporan kerugian pasti dari kantor cabang, kantor pusat membuat surat perintah pembayaran yang diotorisasi oleh satu direksi di kantor pusat beserta cek. Kantor pusat mengirimkan surat perintah pembayaran ke kantor cabang pada tanggal 5 Juli Perusahaan mengakui dan mencatat beban klaim pada saat Surat Perintah Pembayaran dan Cek diterima yaitu pada tanggal 5 Juli 2006, dengan jurnal; Beban Klaim PT. Varia Rp ,- Hutang Klaim PT. Varia Rp ,-

40 Pada saat perusahaan membayar klaim pada tertanggung, perusahaan mencatat: Hutang Klaim PT. Varia Rp ,- Kas / Bank Rp ,-

41 BAB III ANALISA DAN EVALUASI Pada bab ini penulis akan melakukan analisa dan evaluasi bagaimana relavansi antara praktek yang telah dilakukan dengan teori-teori yang telah dikemukakan sebelumnya pada PT.JASARAHARJA PUTERA Cabang Medan. Untuk memperoleh sitem pengawasan yang sifatnya preventif, maka perlu dilakukan suatu cara tertentu. Cara pengawasan yang bersifat preventif adalah seperti yang terdapat dalam ilmu akuntansi yang disebut system pengawasan intern. Suatu system pengawasan intern yang efektif diharapkan dapat memperkecil kesalahan maupun penyelewengan perusahaan. Salah satu fungsi manajemen yang penting adalah fungsi pengawasan, pengawasan dapat dilakukan secara efektif melalui pemeriksaan dan laporan. A. Analisa dan Evaluasi Unsur-unsur Pengawasan Intern Kas Penerapan unsure-unsur pengawasan intern kas pada PT.JASARAHARJA PUTERA Cabang Medan sepenuhnya dilakukan dengan baik. Struktur organisasi melakukan pemisahan fungsi-fungsi penyimpanan dan pencatatan kas. Hal ini dilakukan agar kas tidak diselewengkan dan dalam pengeluaran dan penerimaan kasnya perusahaan menggunakan kwitansisebagai bukti dan mencatatnya dalam buku kas.

42 Dengan merancang unsure-unsur pengawasan intern tersebut, setiap transaksi baik itu penjualan jasa, pembayaran biaya-biaya akan dicatat dan disajikan dengan ketelitian dan keandalan yang tinggi, karena dilaksanakan olehberbagai fungsi yang saling mengadakan pengecekan intern atas dokumen-dokumen yang dihasilkan melalui system otorisasi yang baik.pengawasan intern dikatakan baik jika perusahaan telah melaksanakan unsur- unsur pengawasan intern tersebut, maka apa yang diharapkan dari pengawasan intern akan tercapai seperti : a. Data akuntansi yang diperoleh akan akurat dan dapat diandalkan, b. kekayaan perusahaan akan terlindungi dari orang-orang yang ingin melakukan penyelewengan atau penggelapan, c. pelaksanaan operasi perusahaan akan efektif, d. tidak terdapat penyimpangan atas kebijaksanaan yang telah ditetapkan manajemen. PT.JASARAHARJA PUTERA Cabang Medan juga melakukan inspeksi mendadak terhadap aktivitas perusahaan terutama terhadap laporan keuangan perusahaan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah terdapat kecurangan yang dilakukan karyawan dalam menyusun laporan keuangan perusahaan. Dengan adanya inspeksi mendadak karyawan tersebut tidak memiliki waktu untuk melakukan perbaikan.

43 B. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Penerimaan Kas Prosedur penerimaan kas dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat atau tidak diterimanya kas yang seharusnya diterima dapat diminimalkan. Prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan halhalsebagai berikut : a. terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, yang menerima dan yang mencatat penerimaan uang, b. setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebagaimana adanya (Soemarso, 2004:297) Prosedur penerimaan kas yang dilakukan perusahaan menurut penulis sudah baik,karena : a. sistem pencatatan penerimaan kas yang dilakukan oleh asisten manajer anggaran yaitu mencatat penerimaan pada saat uang tersebut diterima, kemudian asisten akuntansi dan pelaporan mencatat penerimaan kas tersebut serta memberikan pertanggungjawaban yang efektif terhadap jumlah uang yang diterima dan membuat laporan keuangan, b. pencatatan bukti dengan segera sepanjang penerimaan kas tersebut telah dibuktikan dengan bukti-bukti, maka pencatatannya kedalam pembukuan dilakukan dengan segera oleh bendahara sampai proses selanjutnya diserahkan kepada bagian akuntansi untuk diproses lebih lanjut, c. penggunaan bukti-bukti yang telah dirancang dengan baik, dimana bukti-bukti tersebut berguna untuk membuktikan terjadinya transaksi atau penerimaan kas