SISTEM INFORMASI DAN ORGANISASI PUBLIK

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI DAN ORGANISASI PUBLIK A. Latar Belakang Masalah Munculnya Sistem Informasi Publik Seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang efektifitas, produktifitas, dan efisiensi mereka. Perkembangan teknologi informasi dalam hal ini teknologi komputer dapat menunjang pengambilan keputusan di dalam organisasi-organisasi modern yang memungkinkan pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dapat diselasaikan secara tepat, akurat, dan efisien. Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis. Para manajer sekarang ini dituntut kemampuan mereka untuk dapat memanfaatkan informasi organisasi dan membuat keputusan secara tepat berdasarkan informasi tersebut. Termasuk juga dalam organisasi publik, permasalahan utama dalam organisasi publik adalah masalah pelayanan publik. Pelayanan publik menurut Thaha (1994:14) merupakan suatu kegiatan yang harus mendahulukan kepentingan umum, mempermudah urusan publik, mempersingkat waktu pelayanan, dan memberikan kepuasan kepada publik. Seiring dengan diberlakukannnya otonomi daerah sejak dikeluarkannya UU No. 22 Tahun 1999 UU No. 32 Tahun 2004 yang memberi 2 hak dan kewenangan pada pemerintah daerah untuk mengukur dan mengurus sendiri urusan pemerintahan dan kepentingan masyarakatnya serta dalam menghadapi era perdagangan bebas, peranan administrasi pemerintahan dan perijinan perkotaan menjadi sangat penting. Keberhasilan pelaksanaan otonomi daerah sangat ditentukan oleh kinerja administrasi pemerintahan dan perizinan, karena masyarakat menilai baik buruknya otonomi daerah berdasarkan baik buruknya administrasi dan

2 perijinan. Sementara itu era perdagangan bebas dan globalisasi juga menuntut tingkat kinerja administrasi pemerintahan dan perijinan yang tinggi, karena administrasi pemeritahan dan perijinan akan sangat mempengaruhi tingkat daya saing daerah dan juga produk-produk daerah yang pada gilirannya akan sangat menentukan kinerja keuangan daerah atau Negara (Ratminto, 2003). Beberapa studi menunjukkan bahwa akar permasalahan administrasi pemerintahan dan perijinan kota adalah prosedur yang berbelit-belit dan tidak transparan. Sehingga konsep birokrasi lebih dikenal dan diartikan sebagai suatu yang menyusahkan karena rumit, tidak efisien dan korup. Oleh karena itu prosedur pemerintahan dan perijinan perkotaan merupakan salah satu hal yang harus dikelola secara lebih baik demi untuk meningkatkan keberhasilan pelaksanaan otonomi daerah dan memenangkan persaingan di era globalisasi ini (Ratminto, 2003). Pemenuhan hak orang lain (masyarakat) yang merupakan tujuan dari fungsi pelayanan publik harus terus ditingkatkan, baik dari sisi kualitas maupun dari sisi kuantitas. Sisi kuantitas dapat dilakukan dengan memperbanyak jumlah masyarakat yang dapat dilayani dan menambah waktu pelayanan, sedangkan sisi kualitas dapat dikurangi dengan mengurangi kesalahan pelayanan, mempercepat pelayanan, dan kemudahan pelayanan. B. Perbedaan Sistem Informasi Antara Organisasi Publik dan Organisasi Bisnis perbedaan organisasi publik dan organisasi bisnis ditinjau dari pendekatan sistem informasi, 1. Organisasi Publik a. Pengertian Istilah publik berasal dari bahasa Latin of people (yang berkenaan dengan masyarakat). Sasaran organisasi publik ditujukan kepada masyarakat umum. Organisasi publik adalah tipe organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya. b. Lingkungan Organisasi Lingkungan dalam organisasi publik : - Lingkungan otorisasi, artinya untuk melakukan sesuatu, organisasi publik terlebih dahulu harus mendapat izin atau legalitas. - Sumber pendanaan dan wewenang diperoleh melalui lingkungan otorisasi tersebut. Misal, dalam pengajuan anggaran kepada DPR, untuk mendapat pengabsahan atas suatu rencana kegiatan pemerintah. Ini merupakan dasar bagi organisasi publik untuk membangun kapasitas organisasi dan kemampuan operasionalnya.

3 - Proses penciptaan nilai dalam organisasi publik, bukan didasarkan pada hukum penawaran dan permintaan pasar, melainkan melalui proses birokratis, yaitu izin dari lingkungan otorisasi 2. Organisasi Privat a. Pengertian Istilah privat berasal dari bahasa Latin set apart (yang terpisah). Sasaran organisasi publik ditujukan pada hal hal yang terpisah dari masyarakat secara umum.organisasi privat atau bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar. b. Lingkungan Organisasi Lingkungan dalam organisasi privat: - Lingkungan otorisasi, misal dewan komisaris atau rapat umum pemegang saham yang menentukan pendanaan dan batas batas wewenang perusahaan. Akan tetapi, tentu saja lingkungan otorisasi pada organisasi privat tidak sekompleks organisasi publik. - Proses penciptaan nilai dalam organisasi privat, menitikberatkan proses pengambilan keputusan pada naik-turunya permintaan pasar, sehingga pengambilan keputusan biasanya berlangsung lebih cepat. Tabel perbandingan organisasi publik dan privat secara umum: No Organisasi publik Organisasi privat 1 Tujuan Laba Non laba 2 Produk yang dihasilkan Public goods Privat goods 3 Cara pengambilan keputusan Demokratis Strategis bisnis 4 Ukuran kinerja Social welfare Efisiensi 5 Misi organisasi Melakukan kebaikan untung rugi Perbedaan Organisasi Publik dan Organisasi bisnis ditinjau dari pendekatan sistem infornasi terletak pada tujuan dan departemen/fungsi-fungsinya. Berikut perbedaan organisasi Publik dan Organisasi Bisnis ditinjau dari pendekatan sistem informasi. a. Organisasi Bisnis 1. Tujuan yang dilayani adalah pelanggan 2. Memiliki fungsi / departemen Bisnis

4 Seperti : Departemen Produksi, Departemen Pemasaran, dll b. Organisasi Publik 1. Tujuan yang dilayani adalah citizen 2. Memiliki fungsi / departemen Publik Seperti : Bagian Kependudukan (SIMDUK), Bagian Keuangan Negara (SIAPUDA), Bagian Sistem Informasi Pusat Pelayanan Publik Bagian Sistem Informasi Kepegawaian C. Kerangka Sistem Informasi Pada Organisasi Publik Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output). INPUT(data-data) Proses Output (informasi) Menyediakan informasi bagi manajemen (karena itu dinamakan sisteminformasi manajemen). Ternyata dalam praktiknya SIM pada suatu organisasi menyediakan juga informasi bagi orangorang selain paramanajer. Ketika suatu organisasi semakin memiliki pengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencakup kebutuhan seluruh organisasi, paramanajer di wilayah-wilayah tertentu, baik ditingkat pusat maupun daerah, mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan yang mereka perlukan. Sistem informasi mulai akan memasuki wilayah yang sudah tersegmentasi, yang dapat disebut sebagai sub-sub sistem SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagai contoh pada tataran organisasi pemerintah pusat sudah mengimplementasikan beberapa aplikasi sistem informasi antara lain: Sistem akuntansi keuangan negara (SKAN), Sistem akuntansi barang milik negara (SABMN),

5 Sistem akuntansi keuangan daerah (SAKD), Sistem Informasi Kependudukan, Sistem Informasi Kepegawaian dan pengembangan-pengembangan subsub sistem tata kelola pemerintahan lainnya D. Hubungan Antara Organisasi dan Manajemen Sistem Informasi Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelolapara pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan. Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi lain. Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya. Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Sebagai contoh, peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan kualitas dari sistem informasi organisasi. Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi yaitu semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan system dewasa ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periodeperiode yang lalu. Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir. Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan komputer telah

6 menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi, menciptakan fondasi untuk memasuki era digital. Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet. Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains, pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet menciptakan platform teknologi baru yang universal. Teknologi internet ini mampu mempertajam cara bagaimana sistem informasi digunakandalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. Berbagai manfaat yang dapat diperoleh dengan penggunaan internet, di antaranya adalah untuk : Komunikasi dan kolaborasi. Akses data dan informasi. Partisipasi dalam diskusi. Supply informasi. Hobi atau bersenang-senang (entertainment). Pertukaran transaksi bisnis Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang memungkinkan secara instan informasi didistribusi di dalam dan di luar organisasi. Kemampuan ini dapat digunakan untuk mendesain ulang dan mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, melaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Pada akhirnya, proses bisnis yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola secara digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut: - Organisasi semakin ramping. Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat kompetitif. Oleh karenanya, banyak model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan tingkatan hirarkis manajemennya. - Pemisahan pekerjaan dari lokasi. Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu faktor yang harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.

7 E.Bagaimana organisasi mempengaruhi system informasi. Organisasi akan berpengaruh terhadap sistem informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dan karyawan. Manajer membuat keputusan tentang desain sistem. Manajer juga akan memutuskan siapa yang akan membuat dan mengoperasikan sistem, dan pada akhirnya memberikan pertimbangan rasional dalam pembuatan sistem. Pada bagian berikut ini akan dijelaskan : 1.Keputusan-Keputusan Tentang Peran Sistem Informasi Organisasi mempunyai dampak langsung terhadap teknologi informasi melalui keputusannya tentang bagaimana teknologi akan digunakan dan peran apa yang akan dimainkan dalam organisasi. Dukungan terhadap perubahan peran telah merubah secara teknikal serta sistem konfigurasi organisasi yang secara nyata telah memberikan computing power dan data, sehingga menjadi lebih dekat dengan pemakai akhir. Mesin hitung elektronik dengan fungsi-fungsi yang terbatas dalam tahun 1950-an telah memberikan cara baru. Mainframe yang tersentralisasi dapat melayani kantor pusat dengan kantor cabang di beberapa lokasi yang terpencil pada tahun 1960-an. Pada tahun 1970-an komputer mikro yang ditempatkan di sebuah departemen atau divisi dihubungkan dengan komputer pusat. Tahun 1980-an, komputer mikro desktop pertama kali digunakan secara independen, kemudian dihubungkan dengan minicomputer dan komputer yang berukuran besar. Dalam tahun 1990-an, rancangan jaringan organisasi secara penuh dikembangkan. Dalam rancangan baru ini, central mainframe computer menyimpan dan mengkoordinasi informasi dan mengalirkannya ke desktop-desktop dan bahkan ke ratusan jaringan lokal yang lebih kecil. Sistem operasinya menyerupai sistem telepon. Sistem informasi telah menjadi bagian integral, on-line, dan interactive tools yang secara mendalam berfungsi dalam operasi dari menit ke menit serta pengambilan keputusan organisasi. Dengan demikian organisasi menjadi sangat tergantung pada sistem dan tidak akan mampu bertahan ketika sistem ini runtuh. 2. Keputusan Tentang Siapa Yang Menyediakan Pelayanan Teknologi lnformasi.

8 Cara kedua dimana organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah melalui keputusan tentang siapa yang akan mendesain, membangun, dan mengoperasikan teknologi di dalam organisasi. Teknologi komputer mirip dengan teknologi yang lain, termasuk didalamnya teknologi otomotif. Disamping mobil, masyarakat membutuhkan jalan bebas hambatan, bengkel, pompa bensin, insinyur mesin, polisi, dan produsen spare-part. Automobile adalah sebuah paket pelayanan, organisasi dan manusia/orang. Demikian pula sistem informasi mensyaratkan sub-unit organisasi khusus, spesialis informasi, serta kelompok pendukung yang lain. Manajer membuat keputusan penting tentang paket komputer: keputusan tentang apa yang dilakukan oleh teknologi informasi. Paket-paket itu terdiri dari tiga entitas. Pertama, fungsi atau unit organisasi formal yang biasa disebut departemen sistem informasi. Kedua, ahli-ahli atau spesialis sistem informasi seperti programer, sistem analis, project leader, manajer sistem informasi. Demikian pula spesialis eksternal seperti supplier hardware dan manufaktur, perusahaan software, dan konsultan yang berpartisipasi pada operasi harian dan perencanaan sistem informasi jangka panjang. Ketiga, paket sistem informasi adalah teknologinya itu sendiri, baik software maupun hardware. Saat ini kelompok sistem informasi menjadi agen perubah yang sangat kuat dalam organisasi, mendesak strategi baru dalam bisnis dan memaksa produk-produk dihasilkan dengan berbasis informasi serta memerlukan koordinasi antara pengembangan teknologi dan perencanaan perubahan organisasi. Ukuran dan departemen sistem informasi sangat bervariasi dan sangat tergantung pada peran dan sistem informasi dalam organisasi serta ukuran organisasi. Pada perusahaan dengan ukuran menengah sampai besar kelompok sistem informasi terdiri dan 100 sampai 400 orang. Ukuran kelompok sistem informasi dan total pengeluaran untuk komputer sistem informasi (khususnya organisasi yang menjual produk informasi) dapat menghabiskan sampai 40 persen dari gross revenues. Pada tahun-tahun pertama penggunaan komputer, ketika peran sistem informasi dibatasi, kelompok sistem informasi umumnya terdiri dari programer dan ahli teknik. Saat ini kebanyakan kelompok sistem informasi dan analis sistem tumbuh atau bertambah secara proporsional. Sistem analis biasanya merupakan pihak yang menghubungkan antara kelompok sistem informasi dengan fihak lain dalam organisasi. Hal lain yang menjadi tugas analis adalah menterjemahkan masalah-masalah bisnis dan kebutuhannya ke dalam

9 persyaratan sistem dan informasi. Manajer sistem informasi adalah pimpinan tim programer dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, kepala kantor dan kelompok automation, dan manajer operasi komputer dan staf data entry. End user adalah representatif dan departemen diluar kelompok sistem informasi dimana aplikasi di kembangkan. Pemakai (users) ini mempunyai peran penting dalam desain dan pengembangan sistem informasi. 3. Keputusan Tentang Mengapa Membangun Sistem Informasi Untuk membangun sistem informasi, manajer mempunyai beberapa alasan rasional baik menyangkut umum ataupun khusus. Alasan yang paling pokok bagi manajer untuk memilih menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan ekonomi, menyediakan pelayanan yang lebih baik, atau menyediakan tempat kerja yang lebih baik. Dampak komputer terhadap organisasi tergantung dari bagian dan bagaimana manajer membuat keputusan. Mengapa organisasi mengadopsi sistem informasi tampaknya sangat sederhana. Namun secara jelas organisasi mengadopsi sistem informasi adalah untuk menjadi lebih efisien, menghemat uang, dan mengurangi jumlah tenaga kerja. Meskipun respon-respon yang demikian secara umum benar untuk masa-masa yang lalu, namun alasan-alasan itu bukanlah alasan-alasan pokok untuk mengadopsi sistem. Sistem yang ada saat sekarang dibangun dengan tujuan efisiensi untuk hal- hal yang menyangkut pekerjaan pikiran. Namun alasan lain yang lebih mendasar dan mudah diterima, sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat penting jika ingin tetap bertahan dalam bisnis. Sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat vital sebagaimana peningkatan modal seperti bangunan-bangunan modern atau corporate headquarter. Peningkatan dalam pengambilan keputusan (kecepatan, akurasi, keterpaduan), pelayanan yang lebih baik kepada customer dan harapan klien, koordinasi kelompok-kelompok yang terpencar, serta menguji kekuatan kontrol terhadap personal maupun pengeluaran menjadi alasan penting untuk membangun sistem (Huff dan Munro, Husein, M.F. dan Wibowo, A. 2002). Alasan terkini, organisasi mengadopsi sistem karena ingin mendapatkan competitive benefit (manfaat kompetitif). Dengan demikian, pertanyaan yang tampaknya jawabnya sangat

10 mudah Mengapa organisasi mengadopsi sistem adalah sangat kompleks. Beberapa organisasi sekedar ingin menjadi lebih inovatif untuk mendapatkan benefit ekonomi secara langsung. Untuk beberapa kasus, sistem informasi dibangun karena ambisi dari beberapa kelompok dalam organisasi dan antisipasi dampak dan konflik yang tengah berlangsung dalam organisasi. Faktor-faktor lingkungan eksternal adalah faktor eksternal organisasi yang mempengaruhi adopsi dan desain sistem, Beberapa faktor lingkungan eksternal adalah peningkatan biaya tenaga kerja atau sumber daya yang lain, persaingan dan perusahaan lain, dan perubahan regulasi pemerintah (Undang-undang). Secara umum faktor-faktor lingkungan eksternal ini dapat dianggap sebagai batasan-batasan lingkungan. Namun pada saat yang sama, lingkungan juga menyediakan beberapa kesempatan kepada organisasi, seperti teknologi baru, sumber modal baru, pengembangan proses produksi baru, memaksa kompetitor untuk keluar, program-program baru pemerintah yang dapat meningkatkan permintaan produkproduk tertentu. F. Bagaimana system informasi mempengaruhi organisasi Sistem informasi dan organisasi mempengaruhi satu sama lain. Sistem informasi dibangun oleh manajer untuk melayani kepentingan perusahaan. Pada saat yang bersamaan, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi untuk mendapatkan manfaat dari teknologi baru. Hubungan dua arah yang kompleks ini ditengahi oleh banyak faktor, bukan keputusan yang dibuat atau tidak dibuat manajer. Faktor lain yang menengahi hubungan mencakup budaya, struktur, politik, proses bisnis dan lingkungan bisnis. Organisasi adalah struktur formal yang stabil dan formal yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menciptakan output. Definisi teknis ini berfokus kepada tiga elemen dalam organisasi. Modal dan tenaga kerja adalah faktor produksi utama yang disediakan oleh lingkungan. Organisasi (perusahaan) dapat mengubah masukan ini menjadi produk dan jasa pada fungsi produksi. Produk dan jasa dikonsumsi oleh lingkungan untuk pengembalian persediaan input. Sistem informasi telah menjadi alat yang integral, online dan interaktif yang sangat terlibat pada operasi menit ke menit dan pembuatan keputusan pada organisasi besar. Teori dan konsep dari ekonomi dan sosiologi membantu kita memahami peubahan yang dibawa Teknologi Informasi.

11 Dalam dampak ekonomi teknologi informasi mempengaruhi biaya dan kualitas informasi dan mengubah ekonomi informasi. Teknologi Informasi membantu perusahaan melakukan kontrak dalam ukuran karena TI dapat mengurangi biaya transaksi yaitu biaya yang terjadi ketika perusahaan membeli apa yang tidak dapat dibuat sendiri di pasar. Menurut Teori Biaya Transaksi, perusahan dan individu mencar nilai ekonomi dari biaya transaksi, seperti yang mereka lakukan pada biaya produksi (Coase, 1937: Williamson, 1985). Teknologi Informasi juga dapat mengurangi biaya manajemen internal. Menurut Teori Keagenan, perusahaan dilihat sebagai neksus kontrak diantara individu yang memiliki kepentingan sendiri dibandingkan sebagai entitas yang bersatu dan ingin memaksimalkan keuntungan (Jensen dan Meckling, 1976). Berbicara tentang bagaimana system informasi mempengaruhi organisasi, seperti beberapa bagian sebelumnya, berikut penjelasan tentang satu sisi dari dua hubungan antara teknologi informasi dan organisasi berdasarkan teori-teori para ahli. 1. Teori Ekonomi Ekonomi adalah studi tentang alokasi sumberdaya langka dalam pasar yang dihuni oleh ribuan perusahaan yang saling berkompetisi. Ekonomi juga mempelajari tentang ekonomi nasional dan global. Ekonomi mikro memfokuskan pada perusahaan dan memberikan beberapa model untuk menggambarkan dampak teknologi informasi pada organisasi. 2. Teori Ekonomi Mikro Teori yang menjelaskan bagaimana teknologi informasi mempengaruhi ribuan perusahaan adalah model ekonomi mikro. 3. Teori Biaya Transaksi Teori biaya transaksi didasarkan pad aide bahwa perusahaan harus membayar sejumlah biaya ketika perusahaan tersebut tidak dapat membuat sendiri. 4. Teori Agensi Dalam teori agensi perusahaan dilihat sebagai nexus of contract (kontrak berkelanjutan) diantara keinginan individu dari pada gabungan beberapa individu, dalam rangka memaksimalkan profit. 5. Teori Perilaku Teknologi informasi belumlah merubah semua organisasi besar menjadi manufaktur yang mudah berubah (fleksibel), dan belum pula secara otomatis memberikan kekuatan

12 sepenuhnya kepada usaha bisnis kecil sebagaimana kepada usaha bisnis kecil sebagaimana dalam perusahaan besar. 6. Teori Keputusan dan Pengawasan Menurut teori keputusan dan pengawasan fungsi organisasi adalah untuk membuat keputusan dibawah kondisi yang tidak pasti dan beresiko dan tetap berada dibawah batasan rasionalitas. Gambaran tentang struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Sebelum teknologi informasi, organisasi mempunyai bentuk segitiga dengan pengambilan keputusan terpusat pada titik atas. b. Setelah dikenal sistem komputer bagan organisasi mulai kelihatan seperti huruf T terbalik. c. Seiring berjalannya waktu bentuk struktur organisasi tampak seperti segi empat permata. 7. Teori Sosiologi : Oligarchi Dan Rutin Teori sosiologi memfokuskan pada pertumbuhan hirarkhi, struktur birokrasi dan prosedur operasi standar sebagai alat utama bagi organisasi dalam rangka mengahadapi lingkungan yang tidak stabil. 8. Teori Post-Industrial : Bentuk dan Struktur yang Bermuatan Pengetahuan Menurut para teoritisi masyarakat paska industri, negara-negara industri memasuki era baru, yaitu ekonomi paska industri pada tahun 1960-an. Dalam sebuah masyarakat paska industri, sektor pelayanan mendominasi aktifitas perekonomian. Sektor pelayanan itu sendiri sangat mengutamakan knowledge worker (ilmuan, ahli teknik, dan bahkan manajer) dan data worker seperti sekretaris, akuntan atau sales people. Dalam masyarakat paska ekonomi industri global, industri manufaktur dipindahkan ke negara-negara berupah rendah dan high skill, sementara pekerjaan berbasisi pengetahuan (knowledgebased) tumbuh dengan cepat di negara-negara maju dengan upah yang tinggi. 9. Teori Budaya : Teknologi Informasi Dan Asumsi Dasar Teori budaya (dikemukakan oleh ahli antropology) berargumen bahwa teknologi informasi harus cocok dengan budaya organisasi. Asumsi dasar yang dipakai dalam perusahaan Mobil Ford adalah bahwa aktifitas pokok perusahaan adalah membuat mobil. Asumsi dasar pada IBM adalah tujuan pokok organisasi yakni membuat mainframe

13 computer. Asumsi-asumsi ini jarang bertentangan bagi orang-orang yang terlibat di dalamnya, jika karyawan menentang, karyawan cenderung untuk menghindar (Schein, 1985). 10. Teori Politik : Teknologi Informasi Sebagai Sumberdaya Politik Organisasi dibagi ke dalam sub-sub kelompok fungsional seperti pemasaran, akuntansi, dan produksi. Kelompok-kelompok ini mempunyai nilai (value) yang berbeda dan mereka bersaing untuk mendapatkan resources, membuat kompetisi dan konflik. Teori politik menggambarkan sistem informasi sebagai outcome dari persaingan politik antar sub-sub kelompok untuk mempengaruhi kebijakan, prosedur, dan resources organisasi. Resistensi Perubahan dalam Organisasi Karena sistem informasi secara potensial merubah struktur organisasi, budaya, politik, dan pekerjaan maka sistem informasi sering dipertimbangkan sebagai sauatu hal yang membuat resisten ketika dikenalkan. Dalam teori ekonomi mikro tidak mempunyai penjelasan resistensi organisasi terhadap perubahan. Secara umum teori perilaku adalah teori yang paling pas untuk menjelaskan fenomena ini. Ada beberapa cara untuk menggambarkan resistensi organisasi. Leavitt (1965) menggunakan bentuk diamond untuk menggambarkan hubungan dan karakter saling menyesuaikan dari teknologi dan organisasi. Karena sulitnya mengenalkan sistem informasi baru, para pengamat sistem mendekati melalui perubahan sosial terhadap sistem dengan sangat hati-hati. Secara ringkasnya adalah sebagai berikut : Oganisasi tidak melakukan inovasi jika tidak ada tuntutan perubahan lingkungan yang substansial. Organisasi mengadopsi inovasi ketika terdapat keharusan. Kekuatan penting yang menyebabkan resistensi terhadap perubahan berakar pada struktur organisasi, nilai, dan kelompok kepentingan. Inovasi organisasi sulit dan kompleks untuk dicapai, dan bukan hanya sekedar pembelian teknologi. Fungsi dari pemimpin adalah mengambil keunggulan dari lingkungan eksternal untuk meningkatkan kekuatan.

14 Referensi