SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MANAJEMEN DATABASE (Studi kasus pada Perusahaan Manufaktur PT Indofood Sukses Makmur Tbk.)

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MANAJEMEN DATABASE (Studi kasus pada Perusahaan Manufaktur PT Indofood Sukses Makmur Tbk.) Dosen Pembina Dr. Lailatul Farida S.sos M.A.B Oleh : Safira Umar ( ) Fira Dwi Pravita ( ) UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MALIKI MALANG PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI FEBRUARI 2016

2 KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SAW karena atas berkat, rahmat, taufik, dan hidayah-nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini. Tak lupa sholawat serta salam atas junjungan Nabi Besar Muhammad SAW yang telah diutus kemuka bumi ini sebagai Rahmatanlil Alamin. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah SISTEM INFORMASI MANAJEMEN dalam membahas MANAJEMEN DATABASE. Dimana dalam makalah ini diharapkan lebih membuka wawasan berpikir di bidang terkait denganya. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini dapat memberikan informasi bagi kita semua dan bermanfaat untuk pengembangan ilmu pengetahuan. Malang, 21 Februari 2016 Penulis

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR i DAFTAR ISI ii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Tujuan Penulisan 2 BAB II KAJIAN TEORI Definisi manajemen mistem database (DBMS) Database Langguage Komponen dalam lingkungan DBMS Model Data Kerugian dan Keuntungan DBMS Siklus hidup aplikasi basis data 11 BAB III PEMBAHASAN Gambaran umum perusahaan Enterprise Resource Planning (ERP) Manfaat dari penerapan ERP di PT Indofood Sukses Makmur Tbk Tantangan yang dihadapi dalam implementasi ERP system Faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dalam ERP system 17 BAB IV PENUTUP Kesimpulan Saran 19 DAFTAR PUSTAKA 20

4 1.1 Latar belakang BAB I PENDAHULUAN Teknologi Informasi dan Sistem Informasi merupakan suatu komponen yang menjadi kebutuhan utama bagi perusahaan dewasa ini. Sistem informasi dirancang untuk mendukung pekerjaan yang ada dalam perusahaan berhubungan dengan penyediaan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan dimana pengolahan data akan dilakukan oleh sistem komputer yang akan menghasilkan informasi yang akurat, up to date dan lebih efisien dalam masalah biaya. Oleh karena itu, penggunaan sistem informasi dan teknologi informasi yang baik, dipercaya mampu mendukung proses bisnis dan kegiatan perusahaan secara menyeluruh dalam pencapaian visi, misi dan tujuan perusahaan. Perusahaan yang telah menerapkan teknologi informasi dengan efektif dan efisien menjadi lebih unggul dibandingkan dengan perusahaan yang lainnya. Salah satu perusahaan yang telah menerapkan teknologi informasi dan informasi manajemen berupa Sistem Manajemen Database / Database Management System (DBMS) dalam pengelolaan bisnisnya dalah PT Indofood Sukses Makmur Tbk. Perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur di bidang makanan sejak tahun 1994 ini menerapkan sistem manajemen database yang tercangkup dalam Enterprise Resources Planning (ERP). Enterprise Resources Planning ERP merupakan sebuah sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional dalam sebuah organisasi demi mencapai titik efektifitas dan efisiensi tertinggi. Dalam pelaksanaan ERP tersebut PT indofood memilih IBM iseries sebagai platform hardware dalam pelakasanya. Untuk lebih mengenal dan memahami implementasi Enterprise Resources Planning (ERP)yang telah diterapka oleh PT Indofood Sukses Makmur Tbk berikut adalah studi kasusnya. 1.2 Rumusan Masalah 1. Bagaimana gambaran umum mengenai profil perusahaan PT Indofood Sukses Makmur Tbk? 2. Jelaskan implementasi Enterprise Resources Planning (ERP) pada PT Indofood Sukses Makmur Tbk? 3. Jelaskan apa saja manfaat dari penerapan ERP di PT Indofood Sukses Makmur Tbk? 4. meapa saja tantangan dalam implementasi ERP system? 5. Jelaskan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi kegagalan penerapan ERP System? 1.3 Tujuan

5 1. Menjelaskan gambaran umum mengenai profil perusahaan PT Indofood Sukses Makmur Tbk 2. Menjelaskan implementasi sistem manajemen database yang diterapkan pada PT Indofood Sukses Makmur Tbk. 3. Menjelaskan Jelaskan apa saja manfaat dari penerapan ERP di PT Indofood Sukses Makmur Tbk. 4. Menjelaskan faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi kegagalan penerapan ERP System

6 BAB II KAJIAN TEORI 2.1. Pengertian Manajemen Sistem Database Indrajani (2011:48) menjelaskan bahwa data merupakan fakta fakta mentah yang harus dikelola untuk menghasilkan suatu informasi yang memiliki arti bagi suatu organisasi atau perusahaan. Data terdiri atas fakta fakta dan angka angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai, atau fakta mentah yang belum diolah. Database adalah kumpulan semua data perusahaan yang berbasis computer. Lebih spesifiknya database adalah kumpulan data yang dikontrol oleh perangkat lunak system manajemen database. Dalam spesifik ini, data perusahaan yang dikontrol dan dikelola oleh system manajemen database akan dipertimbangkan sebagai database, tetatapi file computer yang ada di di computer pribadi manajer tidak dianggap sebagai database (McLeod dan Schell, 2007 : 148). Menurut Post (2002), sistem manajemen database adalah suatu program yang berfungsi untuk pendefinisian database, menyimpan data sebagai pendukung dari penggunaan bahasa permintaan data (DQL), membuat laporan, dan membuat tampilan proses pemasukan data. Sistem basis data / database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.menurut Date, sistem basis data adalah system terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan. Menurut Mcleod dan Schell (2007:153) Sistem manajemen database (DBMS) adalah suatu aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur database, data itu sendiri, hubungan antardata di dalam database, maupun formulir dan laporan yang berhubungan dengan database. Juga termasuk deskripsi field data, nama field, jenis data, jumlah bilangan decimal, jumlah karakter, nilai awal, dan semua deskripsi deskripsi field lainnya. Hoffer dkk (2009:49) menjelaskan bahwa DBMS adalah sebuah sistem perangkat lunak yang menyediakan metode sitematis untuk menciptakan, memperbaharui, menyimpan, dan mengambil data dalam basis data. Menurut Richard T. Watson (2004:571), Database Management System (DBMS) adalah alat utama untuk dapat memelihara integritas basis data dan menyediakan data kepada

7 pengguna. Menyediakan data mempunyai arti bahwa data tersebut dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkannya. 2.2 Database language Menurut Connolly dan Begg (2010 : 91), data sub-language terdiri dari dua bagian : Data Definition Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML). Kebanyakan data sub language menyediakan perintah atau command yang dapat diinput secara langsung dari suatu terminal Data definition language (DDL) Menurut Connolly dan Begg (2010 : 92), Data Definition Language (DDL) adalah bahasa yang memungkinkan DBA atau pengguna untuk mendeskripsikan dan menamai entitas, atribut, dan hubungan yang diperlukan untuk aplikasi, bersama dengan integritas terkait dan kendala keamanan data manipulation language (DML) Menurut Connolly dan Begg (2010 : 92), Data Manipulation Language (DML) adalah sebuah bahasa yang menyediakan seperangkat operasi untuk mendukung operasi manipulasi data dasar yang ada didalam basis data. Operasi untuk manipulasi data biasanya meliputi : 1. Penambahan data baru kedalam basis data. 2. Modifikasi dari data yang disimpan kedalam basis data. 3. Pengambilan data yang disimpan kedalam basis data. 4. Penghapusan data dari basis data. Salah satu fungsi utama dari DBMS untuk mendukung data manipulation language dimana pengguna bisa membuat statement yang dapat menyebabkan manipulasi data terjadi. Manipulasi data dapat diaplikasi pada tingkat eksternal, konseptual, dan internal. Akan tetapi pada tingkat internal harus mendefinisikan prosedur low level yang kompleks yang memungkinkan pengaksesan data yang efisien. Sebaliknya, pada tingkat yang lebih tinggi lebih ditekankan kepada kemudahan dalam penggunaan usaha usaha yang diarahkan pada efisiensi interaksi pengguna dengan sistem Komponen dalam Lingkungan DBMS

8 Menurut Connolly dan Begg (2010 : 68), ada lima komponen utama DBMS adalah sebagai berikut. 1) Perangkat Keras Perangkat keras digunakan oleh DBMS untuk beroperasi serta untuk menjalankan DBMS dan aplikasi. Perangkat keras dapat mencakup single personal computer, single mainframe hingga jaringan computer. 2) Perangkat Lunak Komponen perangkat lunak dalam DBMS terdiri dari perangkat lunak DBMS dan program aplikasi, bersama system operasi. Termasuk perangkat lunak jaringan jika DBMs digunakan dalam sebuah jaringan. 3) Data Data merupakan komponen perangkat lunak yang paling penting di dalam lingkungan DBMS menurut sudut pandang pengguna akhir. Data berperan sebagai penghubung antara komponen mesin dan manusia. 4) Prosedur Prosedur mencakup instruksi dan aturan yang menetukan rancangan dan kegunaan basis data. Pengguna system dan pegawai yang mengatur basis data membutuhkan dokumentasi prosedur bagaimana menjalankan system. Instruksi tersebut seperti : a) Bagaimana log in ke dalam basis data. b) Bagaimana menggunakan fasilitas DBMS tertentu. c) Memulai dan menghentikan DBMS. d) Bagaimana menangani kesalahan hardware dan software tertentu. 5) Manusia Merupakan komponen terakhir yang terlibat dalam sistem. Komponen komponen manusia terdiri dari : a) Database Administrator Menyediakan dukungan teknis untuk implementasi keputusan tersebut dan bertanggung jawab atas kesulurahan kendali sistem pada tingkat teknis. b) Database Designer Pada bagian ini terdiri dari tipe perancangan yaitu : Logical database designer

9 Berhubungan dengan mengidentifikasi data, relasi antar data, constraints pada data yang di simpan di basis data. Physical database designer Menentukan bagaimana logical database design dicapai secara fisik. c) Pemrograman Aplikasi Bertanggung jawab untuk membuat aplikasi basis data dengan menggunakan bahasa pemrograman yang ada. d) End User Siapapun yang berinteraksi dengan sistem secara online atau tidak melaluikomputer atau jaringan. 2.4 Model data Data yang disimpan menggambarkan beberapa aspek dari suatu organisasi. Model data, adalah himpunan deksripsi data level tinggi yang dikonstruksi untuk menyembunyikan beberapa detail dari penyimpanan level rendah. Beberapa manajemen basis data didasarkan pada model data hirarkis, model data jaringan dan model data relasional Model data hirarkis Model hirarkis, biasa disebut model pohon, karena menyerupai pohon yang dibalik. Model ini menggunakan pola hubungan orang tua-anak. Setiap simpul (biasa dinyatakan dengan lingkaran atau kotak) menyatakan sekumpulan medan. Simpul yang terhubung ke simpul pada level di bawahnya disebut orang tua. Setiap orang tua bisa memiliki satu (hubungan 1:1) atau beberapa anak (hubungan 1:M), tetapi setiap anak hanya memiliki satu orang tua. Simpul simpul yang dibawahi oleh simpul orang tua disebut anak. Simpul orang tua yang tidak memiliki orang tua disebut akar. Simpul yang tidak mempunyi anak disebut daun. Adapun hubungan antara anak dan orang tua disebut cabang.

10 2.4.2 Model data jaringan Model jaringan distandarisasi pda tahun 1971 oleh Data Base Task Group (DBTG). Itulah sebabnya disebut model DBTG. Model ini juga disebut model CODASYL (Conference on Data System Languages), karena DBTG adalah bagian dari CODASYL. Model ini menyerupai model hirarkis, dengan perbedaan suatu simpul anak bisa memilki lebih dari satu orang tua. Oleh karena sifatnya demikian, model ini bisa menyatakan hubungan 1:1 (satu arang tua punya satu anak), 1:M (satu orang tua punya banyak anak), maupun N:M (beberapa anak bisa mempunyai beberapa orangtua). Pada model jaringan, orang tua diseut pemilik dan anak disebut anggota Model data relasional Model relasional adalah model data yang paling banyak digunakan saat ini. Pembahasan pokok pada model ini adalah relasi, yang dimisalkan sebagai himpunan dari record. Deskripsi data dalam istilah model data disebut skema. Pada model relasional, skema untuk relasi ditentukan oleh nama, nama dari tiap field (atau atribut atau kolom), dan tipe dari tiap field. 2.5 Fungsi DBMS Menurut Connolly dan Begg (2005 : 48), fungsi DBMS adalah sebagai berikut : 1) Penyimpanan, Pengambilan, dan Pembaruan data. Sebuah DBMS harus melengkapi pengguna dengan kemampuan untuk menyimpan, mengambil, dan memperbarui data dalam basis data. 2) Katalog User-Accesible. Sebuah DBMS harus memberikan katalog yang menyimpan deskripsi tentang data item dan dapat diakses oleh pengguna. 3) Mendukung Transaksi. Sebuah DBMS harus memberikan mekanisme yang akan memastikan bahwa semua kegiatan update yang dilakukan sesuai dengan transaksi yang terjadi atau tidak ada kegiatan update yang dibuat bagi transaksi tersebut. 4) Layanan Kendali Konkurensi. Sebuah DBMS harus memberikan mekanisme untuk memastikan bahwa basis data di-update dengan benar ketika banyak pengguna meng-update basis data secara bersama-sama. 5) Layanan Pemulihan. Sebuah DBMS harus memberikan mekanisme untuk memulihkan basis data disaat basis data dirusak dengan cara apapun. Kerusakan

11 basis data dapat diakibatkan karena kerusakan sistem, kesalahan media, dan kesalahan software atau hardware yang disebabkan karena adanya kesalahan selama proses transaksi dan penyelesaian transaksi yang tidak lengkap. 6) Layanan Authorisasi. Sebuah DBMS harus menyediakan sebuah mekanisme untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berotoritas dapat mengakses basis data. 7) Dukungan Untuk Komunikasi Data. Sebuah DBMS harus mampu berintegrasi dengan software komunikasi. 8) Layanan Integritas. Sebuah DBMS harus dilengkapi sebuah arti untuk memstikan bahwa data didalam basis data dan perubahan pada data mengikuti aturan tertentu. 9) Layanan Peningkatan Keterbatasan Data. Sebuah DBMS harus mencakup fasilitas untuk mendukung kemandirian program dari struktur yang sebenarnya dari basis data. Keterbatasan data biasanya dicapai melalui pandangan atau mekanisme sub skema. 10) Layanan Utilitas. Sebuah DBMS harus menyediakan seperangkat layanan utilitas. Program utilitas membantu DBA mengelola basis data secara efektif. Beberapa utilitas bekerja pada tingkat eksternal, dan konsekuensinya dapat dibuat oleh DBA, yang lainnya bekerja pada tingkat internal dan dapat disediakan hanya dengan vendor DBMS. Contoh dari utilitas tersebut antara lain : a) Fasilitas impor, untuk me-load basis data dari flat file, dan fasilitas ekspor, untuk me-unload basis data dari flat file. b) Fasilitas pemantau, untuk memantau pengguna dan operasi basis data. c) Program analisa statistik, untuk memeriksa performa dan penggunaan statistik. d) Fasilitas penyusunan index, untuk menyusun kembali index dan overflow mereka. e) Penempatan dan pengumpulan sampah, untuk menghilangkan record yang dihapus secara fisik dari alat penyimpanan, untuk menggabungkan ruang yang terlepas, dan untuk menempatkan kembali record tersebut dimana ia dibutuhkan.

12 2.5. Keuntungan dan Kerugian Database Management System Menurut Connolly dan Begg (2010, p77), keuntungan dari DBMS yaitu : 1) Mengendalikan redudansi data. Pendekatan basis data berusaha untuk menghilangkan redudansi dengan mengintegrasikan file - file supaya salinan dari data yang sama tidak disimpan. Bagaimanapun basis data tidak menghapus semua data redudan, tetapi mengawasi jumlah redudansi pada basis data. 2) Konsistensi data. Dengan menghilangkan atau mengontrol redundansi, maka akan mengurangi ketidakkonsistenan yang terjadi. Jika data disimpan sekali dalam basis data, perubahan-perubahan terhadap nilai dilakukan sekali, dan nilai baru segera disediakan ke semua user. 3) Lebih banyak informasi dari data yang sama. Dengan pengintegrasian data operasional, ini memungkinkan organisasi untuk memperoleh informasi tambahan dari data yang sama. 4) Penggunaan data bersama.. Secara khusus, file yang dimiliki orang orang atau departemen yang menggunakannya. Di sisi lain, basis data dimiliki keseluruhan organisasi dan dapat bersama sama menggunakannya. Dengan cara ini, pada pemakai berbagi lebih banyak data. 5) Meningkatkan integritas data. Integritas basis data menunjuk pada validitas dan konsistensi data yang tersimpan. Integritas umumnya dinyatakan dalam aturan aturan yang konsisten. 6) Meningkatkan keamanan. Keamanan basis data merupakan perlindungan basis data dari pengguna yang tidak berwenang. Hal ini dilakukan dengan membentuk username dan password untuk mengidentifikasi pengguna yang berwenang menggunakan basis data. 7) Standarisasi. Masing masing pemakai atau departemen mempunyai kebutuhan yang mungkin adalah tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai yang lain. Sejak basis data dikendalikan dibawah DBA, DBA dapat membuat keputusan tentang desain dan penggunaan operasional basis data yang menyediakan penggunaan sumber daya organisasi yang terbaik secara keseluruhan. 8) Perbandingan skala ekonomi. Kombinasi semua data kedalam satu basis data, dan menciptakan satu set aplikasi yang bekerja pada sumber data, dapat mengakibatkan biaya. Dalam hal ini, anggaran yang akan secara normal dialokasikan untuk masing masing departemen untuk pengembangan dan pemeliharaan tentang sistem basis data yang dapat dikombinasikan, mungkin

13 menghasilkan total biaya yang lebih rendah, untuk mendorong ke arah suatu skala ekonomi. 9) Keseimbangan dari persyaratan yang bertentangan. Setiap user atau departemen memiliki kebutuhan yang mungkin bertentangan dengan kebutuhan pengguna lain. Karena basis data di bawah kendali DBA, DBA dapat membuat keputusan tentang desain dan operasional dari basis data yang menyediakan penggunaan terbaik sumber daya bagi organisasi secara keseluruhan. 10) Meningkatkan tingkat akses dan respon data. Menyediakan suatu sistem dengan potensi kemampuannya lebih baik. 11) Meningkatkan produktifitas. DBMS menyediakan banyak fungsi standar sehingga memungkinkan programmer berkonsentrasi pada fungsionalitas spesifik yang dibutuhkan oleh pengguna tanpa harus memikirkan tentang rincian implementasi level bawah. Hal ini menghasilkan peningkatan produktivitas programmer dan mengurangi waktu pengembangan. 12) Meningkatkan pemeliharaan dengan indenpedensi data. DBMS memisahkan deskripsi data dari aplikasi, dengan membuat aplikasi tahan terhadap perubahan data (data independence). 13) Meningkatkan konkurensi. Dalam beberapa file berbasis sistem, jika dua atau lebih user diizinkan untuk mengakses file yang sama secara bersamaan, ada kemungkinan bahwa akses akan saling mengganggu, yang mengakibatkan hilangnya informasi atau bahkan hilangnya integritas. 14) Meningkatkan pelayanan backup dan recovery data. Untuk melindungi data dari kegagalan sistem komputer atau program aplikasi. Pencegahannya dengan dilakukan backup terhadap data secara teratur. Apabila setelah dilakukan backup terjadi kegagalan, DBMS menyediakan fasilitas untuk meminimalkan jumlah pemrosesan yang hilang Siklus hidup aplikasi basis data Menurut Connoly dan Beg (2010:314) siklus hidup aplikasi basis data merupakan bagian yang penting bagi sistem informasi perusahaan, dengan demikian daur pembuatan dalam aplikasi basis data sering dihubungkan dengan daur pembuatan dalam sistem informasi. Berikut ini adalah siklus hidup aplikasi basis data.

14

15 BAB III PEMBAHASAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan PT Indofood Sukses Makmur Tbk (IDX: ICBP) merupakan produsen berbagai jenis makanan dan minuman yang berpusat di Jakarta. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1990 oleh Sudono Salim dengan nama Panganjaya Intikusuma yang pada tahun 1994 menjadi Indofood. Perusahaan ini mengekspor bahan makanannya hingga Australia, Asia, dan Eropa. Dalam beberapa dekade ini PT Indofood Sukses Makmur Tbk (Indofood) telah bertransformasi menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions dengan kegiatan operasional yang mencakup seluruh tahapan proses produksi makanan, mulai dari produksi dan pengolahan bahan baku hingga menjadi produk akhir yang tersedia di rak para pedagang eceran. Perusahaan ini memiliki beberapa anak perusahaan yang produknya juga laris dipasar nasional maupun pasar internasional. Berikut ini merupakan beberapa anak perusahaan PT Indofood Sukses Makmur Tbk : 1. PT Indofood Fritolay Makmur (berpatungan dengan PepsiCo) 2. PT Nestlé Indofood Citarasa Indonesia (berpatungan dengan Nestlé) 3. PT Indolakto 4. PT PepsiCola Indobeverages (berpatungan dengan PepsiCo) 5. PT Sari Incofood Corporation (berpatungan dengan Incofood Corporation) 6. PT Quaker Indonesia (berpatungan dengan Quaker Oats Company) 7. PT Surya Rengo Container 8. PT Indomarco Adi Prima (Distribution) Visi : Perusahaan Total Food Solutions Misi : Memberikan solusi atas kebutuhan pangan secara berkelanjutan Senantiasa meningkatkan kompetensi karyawan, proses produksi dan teknologi kami Memberikan kontribusi bagi kesejahteraan masyarakat dan lingkungan secara berkelanjutan Meningkatkan stakeholders' values secara berkesinambungan

16 3.2 Implementasi Enterprise Resources Planning (ERP) Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan market yang besar, menjadikan Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan. ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengotomasikan dan mengintegrasikan semua proses bisnis yang berhubungan dengan perusahaan. ERP merupakan bentuk implementasi dari Database Management System (DBMS) yang dengan kata lain, ERP digunakan untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan termasuk keuangan, produksi, HRD, marketing, supply chain, logistics, dll. SAP adalah perusahaan yang memiliki pangsa pasar (marketshare) terbesar di dunia untuk software ERP, termasuk yang digunakan pada PT Indofood. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung aplikasi dan infrastruktur komputer baik Hardware / software sehingga pengolahan dapat dilakukan dengan mudah. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia. Ketika memilih platform dari system ERP, Indofood melihat 3 buah kriteria antara lain reliability, scalability dan kemudahan manajemen. Dengan melihat kriteria tersebut, terpilihlah IBM iseries sebagai platform hardware yang digunakan. iseries memiliki keamanan, skalability dan efisiensi biaya dalam mendukung SAP dan membantu perusahaan Indofood memaksimalisasi nilai dari solusi SAP. Data SAP tersimpan dan diatur oleh IBM BD2 Database Management. Dengan mengadopsi SAP R/3 versi 4.6C, berikut adalah cakupan implementasi ERP yang dilakukan pada PT Indofood Financial 1) Financial Accounting (FI) menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas dan kinerja keuangan perusahaan berdasarkan transaksi internal maupun eksternal. 2) Controlling (CO) mendukung empat kegiatan operasional, yang meliputi pengendalian capital investment, pengendalian aktivitas keuangan perusahaan serta memonitor dan merencanakan pemabayaran, pengendalian pendanaan, dan juga pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan.

17 3) Investment Management (IM) menyediakan analisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assetsdari perusahaan untuk membantu proses pengambilan keputusan. 4) Treasury (TR) mengintegrasikan atara cash management dan cash forecasting dari aktivitas, logistik, dan transaksi keuangan. 5) Enterprise Controlling (EC) memberikan akses bagi Enterprise Controller kepada Information Warehouse mengenai hal-hal eperti kondisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan, investasi, maintenance dari aset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan, kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan (market size, market share, dan competitor performance), serta faktor-faktor struktural dari proses bisnis (struktur biaya, financial accounting, danprofitability analysis) Logistics 1) Logistics Execution (LE) pengaturan logistik dari purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt, hingga delivery dengan informasi yang terintegrasi dengan modul-modul lainnya. 2) Sales and Distribution (SD) membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang baik dalam periode akuntansi berikutnya. 3) Materials Management (MM) membntu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam aspek konsumsi material, energi, dan servis terkait. 4) Plant Maintenance (PM) mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efekti, mengatur data perawatan, dan mengintergrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan. 5) Production Planning and Inverntory Comtrol (PP) merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai dengan proses delivery produk. 6) Quality Management (QM) berfungsi menyediakan master data berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series. 7) Project System (PS) mendukung perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value, perencanaan detail menggunakan cost element/unit costing, menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan, koordinasi dari resourced melalui otomatisasi permintaan material, manajemen inventory, network planning (SDM, kapasitas, material, operating resources, dam servis), monitoring material, kapasitas

18 dan dana selama proyek berjalan, evaluasi akhir proyek dengan analisis hasil dan perbaikan Human Resources Secara umum membantu dalam memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif terhadap salary, benefit, dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan, melindungi data personalia dar pihak luar, serta membangun sistem rekruitmen dan pembanguna SDM yang efisien melalui manajemen karir. Meliputi: o Personnel Management (PA) o Personnel Time Management (PT) o Payroll (PY) o Training and Event Management (PE) o Organizational Management (OM) o Travel Management (TM) 3.3 Manfaat dari penerapan ERP di PT Indofood Sukses Makmur Tbk Beberapa perubahan berupa manfaat yang signifikan di luar features dan fungsi adalah sebagai berikut: 1. Meningkat drastisnya ketepatan antara supply dengan demand konsumen pada tiap area distribusi. PT Indofood. 2. Distribusi informasi yang terintegrasi sehingga mempercepat alur informasi sekaligus memberikan data akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan di tiap lini divisi. 3. Meningkatkan efisiensi biaya 4. Mengurangi biaya administrasi melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan dan distribusi data terpadu. Manfaat lain dari penerapan ERP System di Indofood Tbk. antara lain : a) Menyesuaikan minat konsumen Dengan menggunakan solusi SAP, Indofood dapat menganalisis transaksi data secara mendetail, untuk melihat perubahan pola yang terjadi dalam minat konsumen dan kemudian merespon secara efektif. Informasi penjualan memberikan inputan ke

19 dalam SAP APO, dimana ia akan memberikan informasi berkala pada produk apa saja yang harus di produksi, berapa jumlahnya dan dipabrik mana akan diproduksi. b) Distribusi Informasi Untuk meningkatkan akurasi maupun ringkasan manajemen yang tepat waktu, PT Indofood mengimplementasikan SAP BW pada bulan Juli Aplikasi tersebut memberikan informasi yang sangat mendetail, seperti pencacahan berapa pak sebenarnya Indomie rasa kari ayam yang terjual di suatu area selama periode tertentu. c) Integrasi Sistem Hilir Beberapa distributor Indofood, seperti Indomarco, dalam proses pengembangan sistem ERP mereka mengintegrasikan sistem antara mitra perusahaan supaya memuluskan proses e-commerce. Sehingga platform komputasi terbuka adalah mutlak diperlukan untuk mendukung integrasi sistem hilir, yang akan memungkinkan interoperabilitas aplikasi termasuk warisan sistem dan aliran data realtime melalui berbagai sistem ERP. d) Pengarsipan dokumen Akhirnya Indofood juga melakukan penyederhanaan sistem pengarsipan, denganmenggunakan IBM Content Manager CommonStore untuk SAP. Software ini bertindak sebagai pengarsipan manajemen data terpadu dan solusi distribusi, mengintegrasikan dokumen SAP dan non-sap ke arsip tunggal untuk memaksimalkan efisiensi sistem dan mengurangi biaya administrasi. Sebagai contoh dalam mengurangi kebutuhan penyimpanan dokumen kami, sementara tetapmempertahankan kemampuan untuk mengambil dokumen lama seperti laporan pajak tanpa kesulitan. 3.4 Tantangan yang Dihadapi dalam Implementasi ERP System Berikut adalah tantangan yang dihadapi dalam implementasi ERP system a) Investasi ERP sangat mahal Pembangunan sebuah sistem ERP dapat dipastikan memerlukan investasi yang cukup mahal. Penyediaan hardware dan software, terlebih lagi biaya yang harus dikeluarkan untuk maintenance sistem tersebut. Ini merupakan salah satu tantangan yang harus diperhitungkan oleh perusahaan, mengingat Indofood Tbk. merupakan perusahaan dengan cakupan yang luas di sekitar 14 negara di dunia.

20 b) ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain. c) Keberhasilan implementasi ERP bergantung pada tindakan yang dilakukan oleh perusahaan dalam pelaksanaan sistem ini, bukan dari sistem ERP sendiri. Maka ketika suatu sistem ERP berhasil diimplementasi di suatu perusahaan, belum tentu perusahaan lain akan berhasil juga melaksanakannya. d) Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat. e) Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrem, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada. f) Tidak ada keajaiban dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif. g) Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang parah. h) Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. i) Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. j) Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. k) Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. l) Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran. m) Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik n) Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya. o) Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru 3.5 Faktor-faktor yang mempengaruhi Kegagalan dalam ERP System a. Kurangnya komitmen top management b. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis) c. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan) d. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal) e. Kurangnya buy in sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan f. Kesalahan penghitungan waktu implementasi g. Tidak cocoknya software dgn business process

21 h. Kurangnya training dan pembelajaran i. Cacatnya project design & management j. Kurangnya komunikasi

22 BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan 1. PT Indofood Sukses Makmur Tbk (Indofood) merupakan perusahaan Total Food Solutions dengan kegiatan operasional yang mencakup seluruh tahapan proses produksi makanan, mulai dari produksi dan pengolahan bahan baku hingga menjadi produk akhir yang tersedia di rak para pedagang eceran. 2. Cakupan implementasi PT Indofood Sukses Makmur Tbk yakni meliputi financial, logistic, dan Human Resource. 3. Manfaat penerapan ERP System di Indofood Tbk. antara lain meliputi peningkat informasi ketepatan antara supply dengan demand konsumen, keakuratan distribusi informasi, mengurangi biaya administrasi melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan dan distribusi data terpadu dsb. 4. Tantangan yang dihadapi dalam implementasi ERP system meliputi mahalnya ivestasi ERP sistem, tidak ada jaminan yang pasti keberhasilan penerapan ERP di perusahaan yang lain, perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat dsb. 5. Faktor-faktor yang memepengaruhi kegagalam penerapan ERP yakni meliputi, kurangnya komitmen top management, kurangnya analisis strategi bisnis, cacatnya proses seleksi software, kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal dan tidak cocoknya software dgn business process. 4.2 Saran Menengok dari keberhasilan, tantangan dan faktor-faktor kegagalan implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) diharapkan para calon-calon manajer dapat dengan bijak dan jeli dalam pengimplementasian ERP kedepannya.

23 BAB V DAFTAR PUSTAKA, Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) system di PT Indofoof Tbk. (diakses tanggal 23 Februari 2016) Connoly, dan Begg Database systems: Operatical approach to design, implementation and management 5th Edition. America: Pearson Education. Ghaffari, M Audi. Paper tentang implementasi ERP pada PT Indofood. ( diakses tanggal 23 Februari 2016) Hoffer dkk Modern Database Management. Pearson Internasional Edition Inc Indrajani Perancangan Basis Data All in 1. Jakarta: Alex Media Komputindo McLeod, R dan Schell GP Sistem Informasi Manajemen Edisi 9. Jakarta: PT Index Post, Gerald V Database Management System: Designin & Building Business Application. 2 nd Edition. New York: McGraw-Hill Watson, Richard T Data Management, Dastabases and Organizations 4th Ed. Georgia: John Wiley & Sons, Inc