BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Data dari Badan Pusat Statistik DIY dimana terdapat lebih dari mahasiswa dan 374 sekolah setara menengah atas membuktikan bahwa Yogyakarta merupakan kota pelajar yang potensial. Sumber daya manusia yang masif tentunya akan menggerakan berbagai industri dan perekonomian masyarakat, salah satunya adalah industri kreatif digital. Dewasa ini, industri kreatif digital menjadi sebuah tren bisnis bagi sebagian masyarakat yang menganggap bahwa perkembangan teknologi akan berdampak pada peluang usaha di masa depan. Ketergantungan masyarakat terhadap internet dan gadget akan meyakinkan para pebisnis bahwa setiap produk digital mempunyai target pasar yang menjanjikan. Pada kenyataannya, ekosistem penampung talenta di bidang industri kreatif digital belum cukup memadai di Yogyakarta. Keterbatasan di bidang pendampingan dan fasilitas menjadi kendala bagi masyarakat yang ingin mengasah kemampuan di bidang ini. Dengan adanya ekositem kreatif digital, potensi yang sudah ada tidak akan terbuang sia-sia karena adanya pendampingan yang tepat dari pihak yang lebih ahli dan berpengalaman. Telkom sebagai sebuah perusahaan melihat peluang tersebut untuk menjalankan program CSR mereka lewat sebuah organisasi non-profit bernama Jogja Digital Valley (JDV). JDV hadir sebagai sebuah badan pendiri ekosistem pengembang komunitas digital yang mempunyai fungsi sebagai mentor dan asistensi. Fasilitas yang disediakan JDV sebagai sebuah ekosistem diharapkan menunjang kegiatan pendampingan komunitas kreatif digital seperti co-working space yang nyaman, ruang inkubasi startup, gadget room, dan meeting room untuk share progress komunitas atau presentasi model bisnis pada partner kerja. Fasilitas-fasilitas yang diberikan tersebut tentunya 1

2 merepresentasikan perhatian JDV terhadap komunitas-komunitas kreatif digital. Jogja Digital Valley dikelola secara mandiri oleh Masyarakat Industri Kreatif TIK Indonesia (MIKTI) dan dibantu oleh anggota komunitas untuk memberikan bantua kepada masyarakat Yogyakarta sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia di bidang IT. Hal tersebut sejalan dengan tujuan jangka panjang JDV untuk mendorong terciptanya swasembada bisnis Informations Communication and Technology (ICT). Melalui swasembada ICT ini, kebutuhan akan konten dan aplikasi nasional akan tercukupi oleh para pengembang dalam negeri. Maka dari itu untuk mencapai target tersebut JDV akan melakukan pendampingan untuk melakukan analisis peluang pasar, pembuatan model bisnis, cara menjual, dan lain-lain. Ambisi JDV dalam swasembada bisnis ICT tidak akan tercapai tanpa adanya komunitas. Manusia merupakan kata kunci dan bagian terpenting dalam pengembangan SDM. Dalam konteks JDV, komunitas digital tidak akan datang dengan sendirinya tanpa adanya proses komunikasi dengan organisasi. Semakin banyak sumber daya yang mengolah diri akan semakin dalam dan berkualitas pula kompetensinya. Kompetisi antar anggota komunitas digital akan membantu JDV dalam mencapai visi dan tujuan organisasi. Di sini, komunitas secara tidak langsung menjadi bagian dari organisasi karena komunitas memegang peran vital pada pengembangan komunitas lain. Berdiri tahun 2013, JDV terus membangun pondasi organisasi dengan menggandeng komunitas-komunitas digital kreatif di Yogyakarta. Organisasi baru yang bergerak di bidang ini membutuhkan sumber daya manusia (komunitas) yang tidak sedikit untuk terus bertahan, tentunya dengan kualitas yang baik pula. Di tahun keduanya, JDV sudah memiliki anggota aktif sebanyak 2262 orang dan mendapatkan kunjungan rata-rata 60 orang perharinya. Bentuk komunitas yang menjadi anggota di JDV terdiri dari grup dan individu. Individu yang ingin terjun di bidang kreatif digital seperti toko online, blogger, desainer web juga akan mendapatkan kesempatan untuk 2

3 mendapatkan fasilitias di JDV. Grup atau individu akan mendapatkan layanan yang sama pada proses inkubasi yang dipantau langsung oleh manajemen. Sampai saat ini sudah ada beberapa komunitas grup yang sudah terbentuk seperti Bengkel Gamelan, komunitas Mozzila, dan sejumlah pengembang perorangan. Kedepannya, jumlah komunitas yang sudah bergabung akan terus ditingkatkan mengingat pesaing bisnis di bidang digital akan terus bertambah seiring berkembangnya teknologi di masyarakat. Solusi sebuah organisasi untuk mendekatkan diri serta membangun relasi dengan publiknya adalah dengan menjalankan fungsi public relations, salah satunya adalah community relations (hubungan komunitas). komunitas diartikan sebagai bagian dari masyarakat setempat yang mempunyai kriteria utama yaitu memiliki social relationships antara anggota suatu kelompok. Dalam konteks JDV, publik yang terlibat dengan organisasi adalah komunitas kreatif digital. Di sini komunitas kreatif digital diartikan sebagai wadah minat bagi sekelompok orang yang ingin mengasah kemampuannya atau yang ingin terjun dalam bidang industri kreatif, khususnya industri kreatif digital. Komunikasi dua arah yang positif kepada komunitas kreatif digital akan membangun relasi sosial yang positif pula. Dewasa ini terjadi pergeseran praktik dan pandangan orang mengenai hubungan komunitas. Sebelumnya kegiatan ini dipandang hanya memberikan manfaat kepada komunitas saja sedangkan bagi organisasi dipandang sebagai beban biaya. Saat ini mendukung komunitas merupakan investasi yang penting bagi organisasi karena organisasi bisnis maupun non-bisnis harus berelasi dengan lingkungan sekitarnya. Untuk menjalankan program community relations yang baik diperlukan manajemen yang baik pula. Sebuah organisasi tidak bisa asal-asalan dalam menentukan program yang mampu menyasar komunitas dengan efektif. Setiap langkah manajemen memiliki fungsinya masing-masing dari tahap perencanaan hingga tahap evaluasi, bahkan sampai tahap pendampingan. Proses manajemen dalam konteks community relations bersifat siklis, artinya masing-masing proses memberikan pengaruh dan masukan pada tahapan yang 3

4 lain. Proses manajemen dimungkinkan untuk terus dilakukan penyesuaian dan penyempurnaan dengan perkembangan dan perubahan yang terjadi pada lingkungan eksternal organisasi. Sampai saat ini, beberapa cara sudah dilakukan oleh Jogja Digital Valley untuk menggandeng komunitas-komunitas kreatif digital di Yogyakarta diantaranya adalah ICT Goes to Campus, BizTalk, Techtalk, Seminar, Jobfair, dan event lainnya. Program-program ini dirancang untuk dua agenda, yang pertama adalah untuk mengajak calon individu untuk berkecimpung di dunia kreatif digital dan yang kedua untuk terus menfasilitasi dan mengedukasi para anggota yang sudah ada. Misalnya seperti ICT Goes to Campus yang mengajak dan memberikan informasi pada para mahasiswa akan peluang bisnis dari industri digital. Hubungan komunitas yang sudah dilakukan oleh Jogja Digital Valley sudah tepat karena mampu bertahan dalam waktu 2 tahun dan dapat terus eksis sebagai organisasi pengembang industri kreatif digital di Yogyakarta. Di luar itu, jumlah anggota komunitas yang baru mencapai 2262 dibandingkan jumlah potensial sumber daya manusia di Yogyakarta tentu bukanlah sebuah angka yang banyak. Kegiatan community relations yang dilakukan organisasi belum cukup efisien untuk menggandeng para calon pelaku bisnis digital. Maka dari itu menarik jika melihat apa yang dilakukan JDV terkait manajemen community relations. Secara teoritik JDV harus melakukan proses ini secara tepat untuk menggandeng komunitas dengan kuantitas dan kualitas yang diharapkan. Pondasi anggota yang sudah ada dapat terus berkembang dan semakin kuat dengan terus menjaga relasi dengan komunitas digital di Yogyakarta. Selain itu, komunikasi terhadap calon anggota komunitas juga perlu diimbangi dengan mempertahankan anggota komunitas yang sudah ada. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: 4

5 Bagaimana Manajemen Community Relations Jogja Digital Valley pada Program Internal Organisasi dalam Membangun Relasi dengan Komunitas Kreatif Digital di Yogyakarta? C. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui bagaimana Manajemen Community Relations Jogja Digital Valley pada Program Internal Organisasi dalam Membangun Relasi dengan Komunitas Digital di Yogyakarta 2. Untuk menganalisa Manajemen Community Relations Jogja Digital Valley pada Program Internal Organisasi dalam Membangun Relasi dengan Komunitas Digital di Yogyakarta D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Teoritis Hasil penelitian ini dapat memberikan masukan bagi pengembangan ilmu komunikasi dan teori-teori komunikasi yang diperoleh selama masa perkuliahan ke dalam praktek, khususnya dalam aktivitas yang terkait dengan bidang sosial dan politik khususnya pada teori dan konsep public relation khususnya community relations. 2. Manfaat Praktis Penelitian ini dapat digunakan sebagai sumber referensi untuk menambah informasi dan pengetahuan untuk lebih baik dalam menjalankan kegiatan Community Relations dalam perusahaan. Selain itu, penelitian ini juga diharapkan mampu menghasilkan informasi yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan kegiatan dengan organisasi nirlaba. E. Kerangka Pemikiran 5

6 1. Community relations Salah satu fungsi PR yang relevan terhadap konteks penelitian ini adalah Community relations. PR memiliki keharusan untuk menjaga konsistensi hubungan baik terhadap komunitas seperti definisi sederhana yang diungkapkan Institute of Public Relations bahwa PR merupakan upaya yang disengaja, direncanakan, dan dilakukan terus menerus untuk membangun dan menjaga adanya saling pengertian antarorganisasi dengan publiknya. Hubungan langsung dengan komunitas sudah menjadi agenda utama public relations untuk mencapai tujuan organisasi. Wilson (2001) memetakan terdapat 4 aktivitas penting yang perlu dilakukan public relations yaitu, pertama, membantu dan meyakinkan organisasi agar para pimpinan memandang pentingnya membangun relasi dengan komunitas dan pentingnya organisasi bagi komunitas. Aktivitas ini dilakukan organisasi lebih kepada tanggung jawab moral daripada sekedar mencari profit. Kedua, memberi pengertian kepada organisasi bahwa komunitas tidak hanya terdiri dari para investor, melainkan terdiri dari para stakeholder yaitu karyawan, konsumen, pesaing, dan kelompok publik lainnya. Ketiga, meyakinkan organisasi bahwa evaluasi keberhasilan organisasi tidak hanya diukur dari finansial tetapi dilihat dari aplikasi tanggung jawab sosial dan penerimaan komunitas. Dan yang keempat adalah mengembangkan budaya dan nilai organisasi, seperti menjamin berlangsungnya hubungan baik dengan komunitas. berikut: Adapun definisi hubungan komunitas dikemukakan Baskin sebagai Community relations, as a public relations function, is a institution s planned, active, and continuing participation with and within a community to maintain and enhance its environment to the benefit of both the institution and the community (Yudarwati, 2013:150) Hubungan komunitas diartikan sebagai salah satu fungsi hubungan 6

7 masyarakat dimana terdapat pastisipasi suatu lembaga yang terencana, aktif, dan berkesinambungan dalam sebuah komunitas guna memelihara dan membina lingkungannya demi keuntungan masing-masing pihak. Dan Lattimore dkk, juga mengungkapkan definisi dan situasi community relations yang sudah bergeser mengikuti perkembangan zaman. Di masa lalu, program community relations berorientasi pada corporate citizenship atau good neighbor yang berujung pada hubungan saling pengertian dan mutualisme antara organisasi dan komunitasnya. Sedangkan pada saat ini persaingan korporasi semakin ketat dan perusahaan harus memanfaatkan program community relations untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam situasi ini, organisasi berusaha menjadi bagian dari komunitas. Hubungan ini diawali dengan kemauan komunitas untuk hidup sejahtera. Dari sana, perusahaan akan bekerjasama dengan masyarkat untuk mencapai kehidupan yang lebih baik, dan di sisi lain juga menghadirkan keuntungan material untuk perusahaan (Lattimore dkk, 2009:231). Komunitas memegang peran penting dalam keberhasilam organisasi. Peak (dalam Lesly, 1991:117) mengatakan, bukan hanya mereka yang ada di dalam organisasi yang menentukan keberhasilan, melainkan juga komunitas yang berada di sekeliling wilayah operasi organisasi. Hal itu membuktikan bahwa kegiatan community relations adalah kegiatan penting yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mencapai visi dan tujuan. Community relations merupakan kegiatan organisasi yang terus berkembang seiring dengan perubahan sosial dalam masyarakat. Pergerakan ideologi community relations didukung oleh pernyataan K.N.Ajith melalui jurnalnya Corporate Organizations: Community Relations (Ajith, 2014:40). Community orientation of corporate organizations is an evolving ideology. It is also known as corporate citizenship. Orientasi komunitas merupakan ideologi yang terus berkembang. 7

8 Cara hidup dan cara berkomunikasi masyarakat yang terus berkembang dari waktu-waktu juga mempengaruhi organisasi dalam menentukan program terhadap komunitasnya. Iriantara (2013) menklasifikasikan community relations menjadi dua bentuk, yang pertama adalah community relations sebagai aksi dari public relations dan yang kedua adalah community relations sebagai program mandiri sebagai bentuk tanggung jawab sosial perusahaan. Pada bentuk pertama, hubungan komunitas dilakukan ketika data dan fakta hubungan masyarakat mengatakan bila terjadi masalah pada komunitas. Dari sana baru akan direncanakan proses hubungan komunitas sebagai wujud donasi perusahaan terhadap masyarakat. Pendekatan kedua berfokus pada pemosisian komunitas sebagai mitra penting dalam organisasi. Di sini, komunitas tidak dipandang sebagai sekumpulan masyarakat pasif yang tinggal di sekitar wilayah operasi organisasi melainkan dianggap sebagai bagian dari organisasi itu sendiri. Pada prakteknya, organisasi bersama dengan komunitas bersama-sama memecahkan masalah yang ada pada komunitas terkait. Selain seperti yang diungkapkan Iriantara mengenai pendekatan community relations, terdapat juga dua tipe community relations seperti yang dikutip Yudarwati (2013:150). Program yang pertama terfokus pada aktivitas membantu komunikasi sebuah perusahaan dengan para pemimpin komunitas lokal. Program yang kedua lebih fokus pada aktivitas yang melibatkan organisasi pada aktivitas komunitas, seperti dukungan terhadap pendidikan dan sekolah, maupun memberikan donasi pada organisasiorganisasi lokal. 2. Manajemen Community Relations Manajemen pada dasarnya merupakan kemampuan organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan yang terus berubah. Manajemen adalah proses menyelaraskan kemampuan internal organisasi yang berupa 8

9 kekuatan dan kelemahan dengan peluang dan ancaman yang dihadapi di dalam lingkungan eksternal organisasi (Robson, 1997:6). Sedangka menurut Wheelen dan Hunger (1995:3), manajemen ialah serangkaian keputusan dan tindakan organisasi yang menentukan kinerja jangka panjang sebuah perusahaan. Jika melihat kedua definisi manajemen tersebut, maka dapat diketahui bahwa pendekatan dalam kegiatan community relations dituntut untuk lebih bersifat strategis. Community Relations pada dasarnya adalah kegiatan PR. Maka langkah-langkah dalam proses PR pun mewarnai langkah-langkah dalam community relations, seperti rangkaian proses riset hingga evaluasi. Seperti yang sudah dikemukakan oleh Lattimore, kegiatan community relations sudah mengalami beberapa pergeseran dibandingkan tahun-tahun sebelumnya. Hal serupa juga diungkapkan Waddock dan Boyle (1995: ) dalam jurnal yang berjudul The Dynamics of Change in Corporate Community Relations bahwa kegiatan community relations dituntut untuk lebih strategis. Kegiatan community relations tidak sesederhana mengaitkan kepentingan lingkungan dengan organisasi melainkan menjalankan fungsi yang harus mengintegrasikan kepentingankepentingan stakeholder, khususnya komunitas ke dalam kepentingan orgasnisasi. Menurut Waddock dan Boyle (1995:129) kini staf PR yang dibutuhkan untuk menangani dan menjalani community relations adalah orang yang memiliki pengetahuan yang komprehensif mengenai komunitas lokal (masyarakat) dan kebutuhan-kebutuhannya, srerta mampu memahami sifat bisnis dan teknologi organisasi komunitas lokal. Community relations merupakan salah satu fungsi dari public relations, maka dari itu tahap-tahap manajerial PR juga dapat dilihat dalam tahap-tahap manajemen community relations. Proses dan pelaksanaan kegiatan community relations juga tidak lepas dari peranan praktisi PR dalam sebuah organisasi. 9

10 Untuk melaksanakan program community relations, praktisi PR akan menempuh langkah-langkah berdasarkan proses manajerial. Community relations merupakan suatu aktivitas terencana dari suatu organisasi. Arum (2013) mengemukakan adanya 5 tahapan manajemen sebagai berikut (Cutlip et.al, 2000 & Kelly, 2001): a. Tahap penemuan fakta (Research) Pada tahap ini, praktisi PR melakukan riset lapangan untuk mendapatkan fakta yang berkaitan dengan organisasi. Terdapat beberapa hal yang harus dipertimbangankan pada tahap ini seperti kondisi internal organisasi, aktivitas, dan harapan organisasi terhadap komunitas. b. Tahap perencanaan (Planning) Berdasarkan fakta yang sudah dikumpulkan dari riset, organisasi akan menentukan dan menyusun tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan programprogram community relations. c. Tahap aksi dan komunikasi (Communicating) Ada dua agenda besar dalam tahap ini. Pertama adalah strategi aksi yang berkaitan dengan implementasi program dan perubahanperubahan yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Yang kedua adalah strategi komunikasi yang diperlukan untuk mengkomunikasikan program organisasi. d. Tahap evaluasi (Evaluating) Dalam tahap ini, evaluasi tidak hanya dilakukan terhadap output yang dihasilkan namun juga input, yaitu berkaitan dengan kelengkapan pemahaman akan komunitas, dan outcome, yaitu perubahan sikap maupun perilaku yang pada akhirnya memberikan gambaran akan reputasi organisasi di mata publik e. Tahap pendampingan (Controlling) Program community relations adalah program yang berkelanjutan maka dari itu organisasi harus tetap melakukan 3 langkah yaitu 10

11 menginformasikan perkembangan terakhir, mengembangkan komunikasi timbal balik, dan rutin melakukan kontak dengan komunitas untuk menjaga hubungan baik. Tahapan PR yang dikemukakan oleh Arum adalah kombinasi teori yang diungkapkan oleh Cutlip (dalam Broom, 2009:285) dan Kelly (2001). Cutlip sendiri merumuskan 4 tahap manajemen yang dilakukan sebuah organisasi sebagai berikut: 1. Defining Public Relations Problems Pada tahap ini seorang praktisi PR harus mengenal penyebab permasalahan. Proses ini akan melibatkan organisasi dalam pengumpulan fakta. Data yang dikumpulkan dapat berupa opini, pengamatan empirik terhadap sikat komunitas, dan perilaku masyarakat. Selain mengumpulkan data, organisasi harus melakukan penyusunan data, analisis, melakukan pertimbangan, dan memberikan penilaian pada fakta yang sudah diteliti. Cutlip merumuskan tahap ini dengan satu kalimat yaitu, what s happening now?. 2. Planning and Programming Setelah tahap riset, praktisi PR akan melanjutkan ke tahap perencanaan. Tahap ini adalah tahap lanjutan dari penyusunan masalah karena sebuah perencanaan yang matang akan menentukan keberhasilan proses PR secara keseluruhan. Kata kunci dari tahap ini adalah, What should we do and why? 3. Taking Action and Communicating Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang efisien oleh sebuah organisasi. Tahap ini adalah kegiatan komunikasi dimana organisasi harus mencapai tujuan dengan cara berkomunikasi yang tepat. Cutlip merumuskan tahap ini dengan pertanyaan, How do we do it and say it? 4. Evaluating the Program 11

12 Indikasi selesainya sebuah program adalah tahap evaluasi atas langkah-langkah yang telah dilakukan. Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk mengukur efisiensi proses secara keseluruhan. How did we do? Manajemen PR yang dikemukakan oleh Cutlip ini merupakan sebuah dasar bagi perkembangan tahapan manajemen PR. Sebagai sebuah kesatuan proses, tahapan ini sudah mewakili proses yang harus dilakukan organisasi terhadap publiknya yaitu komunitas. Gambar Tahapan Public Relations oleh Cutlip Selanjutnya, seperti yang sudah dicetuskan Arum mengenai tahapan manajemen community relations. Terdapat proses terakhir yaitu controlling. Proses ini diutarakan oleh Kelly (2001) yang menyebutkan bahwa dalam menjaga kontinuitas hubungan dengan publiknya, sebuah organisasi memerlukan kontrol. 12

13 Gambar 1.2 Kelly: The Fifth Step in the Public Relations Process Kelly menyebut tahap kelima dalam proses ini dengan tema besar yaitu stewardship. Ada beberapa poin dalam tema ini yaitu timbal balik (reciprocity), tanggung jawab (responsibility), laporan (reporting), dan merawat hubungan (relationship nurturing). Keempat poin tersebut memicu pada kegiatan organisasi yaitu kontrol (controlling) terhadap komunitas atau masyarakat. Lebih khusus, Robert DeMartinis (dalam Iriantara, 2013:87) menjelaskan langkah-langkah manajemen community relations bagi organisasi nonprofit: a. Merumuskan komunitas dan berbagai kelompok yang ada di dalamnya. Membuka interaksi dengan komunitas menjadi cara yang efektif untuk mengidentifikasi kelompok-kelompok utama komunitas. b. Menentukan tujuan program community relations organisasi. Menentukan tujuan akan mempermudah melakukan analisis dan merumuskan efektivitas community relations. c. Menyusun pesan yang hendak disampaikan. Pesan yang disampaikan untuk masing-masing sasaran komunitas akan berbeda satu sama lain, maka dari itu penentuan pesan mengacu pada 13

14 sasaran pesan pada kelompok khalayak. d. Memilih metode dalam penyampaian pesan. Pesan bisa disampaikan melalui berbagai bentuk media, baik secara personal atau menyelenggarakan kegiatan khusus. e. Melaksanakan program community relations organisasi. Perencanaan yang sudah dirumuskan pada akhirnya akan diimplementasikan. Pada tahap ini semua kemungkinan bisa terjadi yang berujung kegagalan ataupun keberhasilan. f. Menganalisis hasil. Di akhir kegiatan community relations, orgasnisasi akan mengevaluasi hasil kegiatan. Diperlukan waktu yang cukup untuk menganalisis dampak kegiatan (outcome). Dalam manajemen community relations ini, DeMartinis memetakan 6 tahapan dari perumusan komunitas hingga analisis hasil yang sering disebut evaluasi. Secara teori, proses manajemen hubungan komunitas hampir sama dengan Kelly, perbedaannya adalah tahap controlling dimana organisasi mampu menajaga dan memonitori perkembangan relasi dengan publiknya, khususnya komunitas. Melihat tahapan manajemen tersebut, Arum (2013) mengungkapkan jika manajemen community relations digambarkan sebagai siklus hubungan organisasi dengan publiknya yang aktif. Hasil evaluasi dan proses pendampingan akan menghasilkan input demi menunjang program-program organisasi yang berkelanjutan. 3. Relationship Building Secara harafiah konsep relationship building terdiri dari dua kata yaitu membangun dan relasi. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), membangun berarti bangkit/menaikkan dan relasi berarti hubungan. Berdasarkan penjelasan tersebut relationship building artinya menaikkan sebuah hubungan atau meningkatkan kualitas hubungan. Ketika berbicara mengenai public relations maka berkaitan pula 14

15 dengan kata kunci: relationship. Secara harafiah, relationship diartikan sebagai hubungan. Hubungan positif dan berkesinambungan antara sebuah organisasi dan stakeholdernya menjadi tujuan utama aktivitas public relations. Berbicara mengenai konteks PR, Dr. James Grunig dan Dr Linda Childers (1999:2) berpendapat mengenai konsep relationship dalam booklet terbitan Institute for Public Relations berjudul Guidelines for Measuring Relationship in Public Relations: Why is it important to measure relationship in public relations? Basically, because a growing number of public relations practitioners and scholars have come to believe that the fundamental goal of public relationship is to build and the enhance on-going or long-term relationship with an organization s key constituencies Dalam pernyataan ini, kata yang digarisbawahi adalah fundamental goal dimana segala aktivitas PR akan diukur melalui hubungan jangka panjangnya dengan konstituen kunci sebuah organisasi, entah itu konsumen, pemerintah, ataupun komunitas. Kata relationship dalam konteks ini berada di antara organisasi dan publiknya. Flora Hung, dalam studi yang berjudul Toward a Normative theory of Relationship Management, mendefinisikan relationship secara sederhana dan relevan: (Hung, 2001:9) Organization-public relationships arise when organizations and their strategic publics are interdependent and this interdependence results in consequences to each other that organizations need to manage. Relasi antara organisasi dan publiknya dikatakan meningkat ketika ada hubungan saling ketergantungan dari keduabelah pihak. Tingkat relasi tersebut terdiri dari beberapa faktor yang menjadi indikator komunikasi antara organisasi dan publiknya. Untuk mengukur keberhasilan sebuah organisasi dalam proses relationship management, organisasi memerlukan indikator-indikator keberhasilan. James Grunig dan Linda Childers (1999:3) memetakan indikator tersebut dalam 6 elemen penting: 15

16 a. Control mutuality Organisasi dan publiknya (komunitas) memiliki keharusan untuk memiliki kontrol satu sama lain. Hubungan yang sama-sama kuat dan stabil akan membuat kedua belah pihak saling mempengaruhi. b. Trust Rasa percaya akan meningkatkan kepercayaan diri untuk saling terbuka terhadap pihak lain. Ada 3 elemen penting dari trust: Pertama adalah integrity yaitu keyakinan bahwa organisasi bertindak adil. Kedua adalah dependability yaitu mempercayakan organisasi melakukan apa yang sudah dikatakan. Dan terakhir adalah competence yaitu keyakinan bahwa organisasi mempunyai kemampuan untuk melakukan apa yang sudah dikatakan. c. Satisfaction Kepuasan adalah sejauh mana kedua pihak merasakan hal positif. Dalam sudut pandang organisasi, kepuasan publik memiliki manfaat lebih daripada keuntungan berupa uang. d. Commitment Komitmen adalah sejauh mana kedua pihak percaya bahwa hubungan satu sama lain pantas untuk dipertahankan. Dua dimensi dalam komitmen adalah continuance commitment yaitu tindakan fisik dan affective commintment yaitu lebih kepada perasaan emosional. e. Exchange Relationship Hubungan pertukaran adalah sebuah kondisi dimana masing-masing pihak memberikan manfaat satu sama lain. f. Communal Relationship Hubungan ini hampir sama tetapi lebih kompleks dari hubungan pertukaran. Di sini masing-masing pihak sudah dalah tahap kekhawatiran akan kesejahteraan konstituennya. 4. Komunitas Kreatif Digital Komunitas digital menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia 16

17 (KBBI) terdiri dari kata komunitas dan digital. Komunitas berarti masyarakat, dan digital berarti sistem perhitungan tertentu, komunitas digital merupakan komunitas yang terbentuk dari para anggotanya yang memanfaatkan teknologi informasi sebagai penunjang kegiatan. Komunitas digital dalam konsep penelitian ini sifatnya tidak terstruktur. Komunitas digital digeneralisasikan kepada orang yang memiliki minat dalam bidang digital, mempunyai visi serupa, dan tergabung dalam sebuah lingkup geografis. Kreatif sendiri berarti memiliki daya cipta atau memiliki kemampuan untuk menciptakan. Komunitas Digital Kreatif dalam konteks ini merujuk pada orang-orang yang memiliki daya cipta pada bidang teknologi informasi. Community sendiri diartikan sebagai masyarakat setempat dimana menunjuk pada warga sebuah desa, kota, suku atau bangsa yang memiliki kepentingan hidup yang sama (Soekanto, 2005:149). Komunitas adalah sebuah konsep kelompok dalam masyarakat. Keberadaannya didasari oleh interaksi sosial yang terbentuk dalam kurun waktu tertentu dan oleh alasan tertentu. Dalam konteks organisasi, komunitas merupakan salah satu faktor pembentuk reputasi perusahaan. Komunitas dipahami sebagai sekelompok orang yang memiliki kepentingan dan terkait dengan keberadaan organisasi, serta secara geografis berada di wilayah sekitar organisasi (Grunig & Hunt: 1984). Komunitas dewasa ini lebih populer sebagai wadah minat dan keterampilan oleh sebagian kelompok masyarakat. Sebagai contoh adalah komunitas motor sport atau komunitas sepeda. Komunitas-komunitas yang terbentuk di masyarakat bukan berarti dapat berdiri sendiri tanpa ada campur tangan organisasi. Keberadaan komunitas tidak lepas dari hubungan timbal balik dengan perusahaan karena komunitas berada dalam lingkungan geografis yang sama dengan perusahaan, yang artinya perusahaan memiliki tanggung jawab sosial terhadap wilayah tersebut. Kerangka hubungan organisasi dengan komunitas diletakkan dalam kerangka hubungan bertetangga yang baik dan memiliki rasa 17

18 ketergantungan (Yudarwati: 2013). Pada akhirnya komunitas memiliki fungsi penting bagi perusahaan untuk citra positif dan penanganan konflik sedangkan perusahaan dapat membantu mengembangankan kehidupan sosial, budaya, dan perekonomian masyarakat. Konsep komunitas kreatif digital merupakan bagian dari masyarakat cyber (cyber community). Kata cyber artinya tidak nyata, dan merupakan fantasi hiper-realitas manusia melalui teknologi. Melalui teknologi tersebut manusia mampu ruang kehidupan baru dalam dunia hiper-realitas (Bungin, 2007: ). Dari pengertian ini, dapat diketahui ekosistem dan ruang hidup masyarakat digital adalah cyberspace. Komunitas digital kreatif terbentuk dari kata kunci yaitu digital dan kreatif. Seperti yang dikatakan oleh John. M Eger tentang masyarkat kreatif di bidang teknologi informasi dalam riset yang berjudul The Creative Community: (Eger, 2003:6) In recent years, people have habitually begun to refer to the domain in which Internet-based communications occur as cyberspace, an abstract communications space that exists both everywhere and nowhere. But until flesh-and-blood humans can be digitized into electronic pulses in the same way that computer scientists have transformed images and data, the denizens of cyberspace will have to continue living in some sort of real, physical space, an environment that will continue to dominate our future in the same way that our homes, neighborhoods, and communities do today. Eger mengatakan bahwa masyarakat akan terus menggunakan teknologi digital seperti yang sudah pernah dilakukan selama beberapa tahun terakhir. Hal tersebut juga berlaku pada tahun ke depan hingga masa depan dimana masyarakat yang terdiri dari komponen dan generasi berbeda tetap memanfaatkan cyberspace sebagai ruang hidup yang nyata. Komunitas melek teknologi, khususnya di bidang digital sedang memasuki titik ekstrim dewasa ini. Menurut data dari Menkominfo, terdapat beberapa generasi yang mewakili seperti old generation yang disebut sebagai baby boomers, yang mengawali proses evolusi informasi. 18

19 Kedua adalah new-generation, yang pada tahun 2002 sudah dikenalkan komputer dari usia dini. Dan yang terakhir adalah today-generation, yaitu para remaja dan pemuda saat ini (Arifianto, 2013:211). Data tersebut menggambarkan bahwa teknologi informasi sudah menjadi kebutuhan primer bagi masyarakat di berbagai generasi berbeda, terutama bagi generasi baru. Walaupun juga dipengaruhi oleh tingkat pendidikan, potensi sumber daya manusia menuju dunia digital akan terbuka sangat lebar. F. Kerangka Konsep Untuk membangun sebuah relasi dengan para komunitas kreatif digital Jogja Digital Valley memerlukan sebuah program jangka panjang maupun jangka pendek melalui sebuah aktivitas kehumasan, salah satunya adalah community relations. Dalam kerangka konsep ini, peneliti akan mengaplikasikan teori community relations untuk menjawab pertanyaan penelitian. Hal ini berfungsi sebagai indikator peneliti untuk melakukan analisis terhadap hasil temuan dalam penelitan ini. Untuk menganalisis data dari penelitian ini, secara teoritik peneliti memakai teori manajemen public relations yang dikemukakan oleh Cutlip (dalam Broom, 2009:285) yang memetakan proses manajemen menjadi 4 tahapan yaitu riset, perencanaan, implementasi, evaluasi. Setelah itu peneliti juga menyesuaikan tahap public relations dengan yang dikemukakan oleh Kelly (2001) yang menambahkan tahap ke lima yaitu stewardship, yang diartikan sebagai kontrol terhadap komunitas. Tahap yang di cetuskan oleh Kelly dan Cutlip menurut peneliti masih relevan dengan kegiatan manajemen community relations pada saat ini. Cutlip menjabarkan proses PR kedalam empat tahapan utama yaitu: 1. Defining Public Relations Problems 19

20 Pada tahap ini seorang praktisi PR harus mengenal penyebab permasalahan. Proses ini akan melibatkan organisasi dalam pengumpulan fakta. Data yang dikumpulkan dapat berupa opini, pengamatan empirik terhadap sikat komunitas, dan perilaku masyarakat. Selain mengumpulkan data, organisasi harus melakukan penyusunan data, analisis, melakukan pertimbangan, dan memberikan penilaian pada fakta yang sudah diteliti. Cutlip merumuskan tahap ini dengan satu kalimat yaitu, what s happening now?. Dalam konteks penelitian ini, manajemen internal Jogja Digital Valley dapat melakukan tahap tersebut dengan mengamati perilaku dan kebutuhan komunitas kreatif digital di Yogyakarta. Setelah itu JDV akan melakukan analisi untuk merumuskan masalah apa saja yang ada pada komunitas. 2. Planning and Programming Setelah tahap riset, praktisi PR akan melanjutkan ke tahap perencanaan. Tahap ini adalah tahap lanjutan dari penyusunan masalah karena sebuah perencanaan yang matang akan menentukan keberhasilan proses PR secara keseluruhan. Kata kunci dari tahap ini adalah, What should we do and why? Sebagai organisasi nirlaba yang memiliki fokus pada pengembangan komunitas, JDV seyogyanya dapatt menyusun perencanaan yang tepat berdasarkan masalah yang didapat dari pengamatan komunitas. Dari perencanaan tersebut dapat dibuat program kerja berdasarkan kebijakan yang juga disesuaikan dengan kepentingan komunitas. 3. Taking Action and Communicating Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang efisien oleh sebuah organisasi. Tahap ini adalah kegiatan komunikasi dimana organisasi harus mencapai tujuan dengan cara berkomunikasi yang tepat. Cutlip 20

21 merumuskan tahap ini dengan pertanyaan, How do we do it and say it? Fakta dan perncanaan yang sudah disusun tidak akan berjalan dengan baik tanpa komunikasi yang baik dengan publik. Dalam hal ini JDV harus mengomunikasikan dan implementasikan semua perencanaan untuk satu tujuan yaitu mendorong komunitas kreatif digital untuk mendukung pelaksanaan program tersebut. 4. Evaluating the Program Indikasi selesainya sebuah program adalah tahap evaluasi atas langkah-langkah yang telah dilakukan. Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk mengukur efisiensi proses secara keseluruhan. How did we do? Sebuah program tidak menutup kemungkinan untuk permasalahan yang lain. Maka dari itu tahap ini dapat dijadikan acuan untuk merencanakan program selanjutnya. JDV sebagai sebuah pelaku program akan mengevaluasi apa yang sudah dilakukan terhadap komunitas dan akan menganalisis apa yang akan dilakukan kedepannya. Setelah memetakan proses manajemen Cutlip ke dalam instrumen penelitian, peneliti menambahkan satu proses yang dikemukakan oleh Kelly (2001) melalui tulisan dalam Public Relations Handbook berjudul The Fifth Step in the Public Relations Process. Tahap ini sekaligus penegas bahwa pendampingan merupakan komponen penting dalam melakukan kegiatan community relations. Membangun dan mempertahankan relasi dengan komunitas merupakan langkah krusial untuk membangun pondasi organisasi yang kuat. 5. Controlling Kelly menyebut tahap kelima dalam proses ini dengan tema besar yaitu stewardship. Ada beberapa poin dalam tema ini yaitu timbal balik (reciprocity), tanggung jawab (responsibility), laporan (reporting), dan merawat hubungan (relationship nurturing). 21

22 Keempat poin tersebut memicu pada kegiatan organisasi yaitu kontrol (controlling) terhadap komunitas atau masyarakat. Program-program yang dilakukan oleh JDV adalah program berkelanjutan untuk membangun relasi dengan komunitas. Tahap yang dilakukan organisasi seharusnya tidak berhenti pada tahap evaluasi tetapi pada tahap kontrol dimana organisasi harus terus melakukan hubungan timbal balik dan menjaga relasinya dengan komunitas kreatif digital. Jogja Digital Valley Community Relations Management Relationship Komunitas Kreatif Digital Research Planning Communicating Evaluating Controlling G. Metodologi Penelitian 1. Metode Penelitian Metode penelitian menggunakan metode studi kasus yang meliputi analisis mendalam dan kontekstual terhadap situasi yang mirip dalam organisasi lain, di 22

23 mana sifat dan definisi masalah yang terjadi adalah serupa dengan masalah yang dialami saat ini. Studi kasus pada dasarnya mempelajari secara intensif seorang individu atau kelompok yang dipandang mengalami kasus tertentu (Juliansyah, 2014:35). Metode penelitian ini tepat untuk meneliti aktivitas yang dilakukan oleh organisasi, dalam konteks penelitian ini ialah Jogja Digital Valley karena metode ini dapat memahami obyek penelitian secara komprehensif dan mampu menghasilkan analisis mendalam pada manajemen community relations Jogja Digital Valley. Melalui penelitian ini akan diketahui bagaimana manajemen community relations yang dilakukan melalui program-program internal organisasi dalam kurun waktu tertentu. Penelitian ini tidak bertujuan untuk menguji teori tetapi digunakan untuk mempelajari aspek-aspek yang ada pada kasus yang sedang diteliti. 2. Lokasi Penelitian Penelitian ini akan berlangsung di Jogja Digital Valley (JDV) Jl. Kartini No. 7, Yogyakarta. 3. Obyek Penelitian Lokus penelitian : Jogja Digital Valley (JDV). Fokus penelitian : Manajemen Community Relations pada program internal Jogja Digital Valley Obyek dari penelitian dipilih berdasarkan tujuan dan keperluan dari penelitian, yakni untuk mendapatkan kedalaman informasi. Subjek penelitian diambil dari anggota organisasi Jogja Digital Valley yang akan dijadikan key informan dalam mencari jawaban penelitian. Pengumpulan informasi dilakukan terhadap beberapa pihak yang berkaitan dengan obyek penelitian yaitu: 1. Incubation Manager Jogja Digital Valley. Saga Iqranegara 2. Community Manager Jogja Digital Valley Pranowo Sukantyoso Putro 3. Public Relations Jogja Digital Valley 23

24 Debrina Larasati 4. Front Office Jogja Digital Valley Ferita Rahayuningsih Unit analisis dalam penelitian studi kasus ini adalah organisasi yang menjadi obyek penelitian yaitu Jogja Digital Valley. Pada unit analisis ini akan diteliti manajemen community relations yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Analisis pada obyek ini hanya mengkaji sifat umum dari kasus yang bersangkutan yaitu manajemen community relations pada program internal organisasi dalam membangun relasi dengan Komunitas Kreatif Digital. 4. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan tiga cara, yakni observasi, wawancara dan dokumen. Observasi merupakan teknik pengumpulan data yang dapat merekam berbagai fenomena yang terjadi salah satunya adalah perilaku organisasi dan proses kerjanya. Wawancara adalah proses tatap muka dan tanya jawab antara peneliti dengan narasumber. Peneliti akan menggunakan metede wawancara terstruktur untuk membuat daftar pertanyaan yang sistematis. Dokumen di sini adalah segala bentuk file perusahaan seperti rancangan program atau struktur organisasi yang dapat menunjang data penelitian. Pertanyaan utama dalam penelitian dijawab melalui wawancara mendalam (in depth interview) dengan anggota organisasi Jogja Digital Valley. Pertanyaan yang diajukan seputar bagaimana manajemen community relations pada Jogja Digital Valley. Setelah itu peneliti akan melihat dan menganalisis bagaimana manajemen community relations mampu membangun relasi organisasi dengan komunitas kreatif digital di Yogyakarta. 5. Jenis Data Data Primer : a. Wawancara Wawancara adalah cara utama untuk mendapatkan informasi dari informan. Teknik wawancara yang digunakan dalam penelitian kualitatif ini 24

25 adalah wawancara mendalam (in depth interview) yakni proses memeroleh keterangan dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan. Data Sekunder: 1. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan dilakukan oleh peneliti untuk mencari informasi yang relevan terhadap tema penelitian. Sumber informasi kepustakaan ialah buku buku ilmiah, laporan penelitian, karangan karangan ilmiah, tesis dan disertasi, ensiklopedia, dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain. 2. Dokumen Dalam hal ini, peneliti berupaya mencari bahan dan data dari dokumentasi terkait yang berhubungan dengan teori dan konsep yang diteliti, subjek serta objek penelitian. Teknik ini dilakukan oleh penulis sebelum terjun ke lapangan, saat proses penelitian di lapangan dan setelah penelitian dilakukan. Penulis mengumpulkan data dan informasi dari berbagai sumber tertulis yang dapat membantu dalam melakukan penelitian ini. 6. Teknik Analisis Data Untuk menganalisis data yang sudah didapatkan, peneliti menggunakan teknik analisis yang dikemukakan oleh Yin (2002: 133) dimana teknik analisis data dalam studi kasus terdiri dari pengujian, pengategorian, penabulasian, ataupun pengombinasian kembali bukti-bukti untuk menunjuk proposisi awal suatu penelitian. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah penjodohan pola antara instrumen penelitian dengan data yang sudah didapatkan. Dengan menggunakan teknik analisis data penjodohan pola, data yang telah dikategorikan akan dicari kesesuaian pola antara data yang terkumpul dengan kerangka teori dan proposisi penelitian yang telah dibuat. Kemudian dipaparkan penjelasan mengenai permasalahan yang diteliti. Data yang diperoleh dan hasil analisis akan disajikan dalam bentuk uraian yang disusun secara sistematis guna memudahkan pemahaman hasil penelitian. 25

26 Analisis data dalam penelitian ini akan dilakukan setelah mendapatkan data dari hasil wawancara, observasi dan dokumen yang diperoleh peneliti. Setelah mendapatkan data dari empat narasumber manajemen JDV maka akan dilakukan kesesuaian data dengan teori yang telah dijelasan pada kerangka teori, kerangka konsep dan landasan teori pada bab 2. Dari hasil pengolahan data akan didapatkan deskripsi dan analisis mengenai manajemen community relations pada program internal yang dilakukan oleh organisasi JDV terhadap komunitas kreatif digital. 7. Teknik Uji Keabsahan Data Untuk menganalisa berbagai perspektif yang diterima melalui pengambilan data, peneliti menggunakan triangulasi data untuk menguji keabsahan data. Peneliti menggunakan berbagai jenis data dari situasi yang berbeda yang terdiri dari 3 elemen yaitu orang, ruang, dan waktu. Dari data tersebut penguji dapat menemukan validitas dari temuan akurat yang mencerminkan situasi dan didukung oleh bukti. 26