ANALISIS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI SISTEM ELEKTRONIK KARTU TANDA PENDUDUK PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN

Transkripsi

1 LAPORAN TUGA AKHIR ANALII TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMAI ITEM ELEKTRONIK KARTU TANDA PENDUDUK PADA DINA KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN IPIL KABUPATEN PEMALANG MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT 5 Oleh : Nama : FANI RATNA ARI NIM : A Program tudi : istem Informasi - 1 FAKULTA ILMU KOMPUTER UNIVERITA DIAN NUWANTORO EMARANG

2 5

3 6 ABTRAK Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang merupakan salah satu atuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten yang oleh Undang- Undang No. 23 tahun 2006 Instansi Pelaksana yang menangani urusan Administrasi Kependudukan terkait dengan Pembuatan e-ktp. Untuk mengetahui apakah sistem informasi telah berjalan seperti yang diharapkan, maka perlu dilakukan analisis tata kelola teknologi informasi. Permasalahan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil belum terlaksananya standart pelayanan minimal yang wajib dilaksanakan pada Bidang Kependudukan dan Pencatatan sipil dan belum optimalnya Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan. Dari hasil wawancara, observasi dan kuesioner dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 5, menghasilkan tingkat kapabilitas proses pengelolaan permintaan layananan dan insiden saat ini yang telah tercapai dengan baik yaitu dengan nilai sebesar 2,80 atau setara dengan 80. Berdasarkan hasil pencapaian yang ada, dapat diketahui bahwa tingkat kapabilitas yang akan dicapai adalah level 3 (established), untuk mencapai level 3, maka dapat dilakukan strategi perbaikan pada level 2 secara bertahap. Kata kunci : COBIT5, D02, DAFDUK CAPIL, Analisis Tata Kelola TI Abstract Agency civil record district pemalang is one of working units districts by undang-undang no. 23 years 2006 implementing institutions that handles administrative population associated with making e-ktp.to find out whether information systems has been running as expected, we need analysis was conducted governance information technology.the problem in agency civil record of service not standart minimal must be implemented on the population and civil registration and ineffective information management administration.from the interviews, observation and questionnaires using framework cobit 5, generate a level of management processes capabilities demand layananan and the current well has been achieved through the value of 2,80 equivalent to 80. Based on the results of the existing, it is known that the capabilities to achieve is the level of 3 ( established ), to reach the level of 3, it can be strategies improvement in the level of 2 gradually. Keywords: COBIT5, D02, Dafduk Capil, an analysis of governance TI

4 7 DAFTAR II HALAMAN JUDUL... ii PERETUJUAN LAPORAN TUGA AKHIR... iii PENGEAHAN DEWAN PENGUJI... iv PERNYATAAN KEALIAN TUGA AKHIR... v PERNYATAAN PERETUJUAN PUBLIKAI KARYA ILMIAH... vi UCAPAN TERIMA KAIH... vii ABTRAK... viii DAFTAR II... x DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR TABEL... xiv DAFTAR LAMPIRAN... xvi BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian... 3 BAB 2 TINJAUAN PUTAKA Tinjauan Pustaka Pengertian Tata Kelola (IT Governance) COBIT Diagram RACI GAP Analysis... 23

5 8 2.6 COBIT 5 D02 (Manage ervice Requests and Incidents) BAB 3 METODE PENELITIAN Objek Penelitian Metode Pengumpulan Data Metode Analisis BAB 4 HAIL DAN PEMBAHAAN Tinjauan Umum Perusahaan truktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatanipil Kabupaten Pemalang usunan Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang Hasil Penelitian Hasil Observasi Hasil Wawancara Kuesioer Hasil dan Pembahasan Analisis Kesenjangan trategi Perbaikan BAB 5 PENUTUP Kesimpulan aran DAFTAR PUTAKA LAMPIRAN... 76

6 DAFTAR GAMBAR 9

7 10 Gambar 2.1 Process Reference Model COBIT Gambar 2.2 COBIT 5 Principles Gambar 2.3 Model Kapabilitas COBIT Gambar 2.4 Process Attribute Gambar 4.1 truktur Organisasi Gambar 4.2 Halaman Login untuk Penyedia Gambar 4.3 Halaman tampilan awal setelah login Gambar 4.4 Proses verifikasi data penduduk Gambar 4.5 Pencarian menggunakan nama Gambar 4.6 Konfirmasi data penduduk dengan data IAK Gambar 4.7 e-ktp yang sudah dicetak DAFTAR TABEL

8 11 Tabel 2.1 Penelitian Terkait Analisis Tata Kelola TI Berdasarkan Kerangka Kerja COBIT Tabel 4.1 Ringkasan Hasil Wawancara Tabel 4.2 Ringkasan Pencapaian Level Hasil Kuesioner Tabel 4.3 Hasil dan pembahasan level Tabel 4.4 Hasil dan pembahasan level 1 PA 1.1 Process Performance Tabel 4.5 Hasil dan Pembahasan Level 2 PA 2.1 Performance Management Tabel 4.6 Hasil dan Pembahasan Level 2 PA 2.2 Work Product Management Tabel 4.7 Hasil dan Pembahasan Level 3 PA 3.1 Process Definition Tabel 4.8 Hasil dan Pembahasan Level 3 PA 3.2 Process Deployment Tabel 4.9 Hasil dan Pembahasan Level 4 PA 4.1 Process Measurement Tabel 4.10 Hasil dan Pembahasan Level 4 PA 4.2 Process Control Tabel 4.11 Hasil dan Pembahasan Level 5 PA 5.1 Process Innovation Tabel 4.12 Hasil dan Pembahasan Leel 5 PA 5.2

9 12 Process Optimiztion Tabel 4.13 Analisis Kesenjangan DAFTAR LAMPIRAN

10 13 Lampiran 1.Hasil Pemetaan truktur Raci Chart Lampiran 2. Kuesioner Lampiran 3. Wawancara Lampiran 4. Perhitungan Hasil Kuisioner Lampiran 5. Hasil can Keterangan Tugas Akhir Lampiran 6. Hasil can Keterangan urat Observasi Penelitian BAB 1

11 14 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi informasi (TI) adalah suatu aset berharga dalam sebuah sistem Pemerintahan. Peranan teknologi informasi saat ini telah mampu mengubah pola pekerjaan, kinerja pegawai, bahkan sistem manajemen dalam mengelola sebuah organisasi, teknologi informasi juga memberikan peranan besar terhadap perkembangan organisasi [1]. sistem e-ktp memanfaatkan pesatnya perkembangan teknologi informasi menjadi sebuah keyakinan terhadap sistem kependudukan baru yang akurat dan dapat diandalkan. e-ktp atau Elektronik KTP adalah dokumen kependudukan yang memuat sistem keamanan/pengendalian baik dari sisi administrasi ataupun teknologi informasi dengan berbasis pada database kependudukan nasional. Penduduk hanya diperbolehkan memiliki 1 (satu) KTP yang tercantum Nomor Induk Kependudukan (NIK) [2]. e-ktp merupakan salah satu program nasional yang harus dilaksanakan oleh pemerintah di setiap daerah, karena pelaksanaan e- KTP dipandang sangat relevan dengan rencana pemerintah dalam upaya menciptakan pelayanan publik yang berkualitas dan berbasis teknologi untuk mendapatkan hasil data kependudukan yang lebih tepat dan akurat. e-ktp merupakan program yang telah dibuat oleh Pemerintah melalui Kemendagri (Kementrian Dalam Negeri) sejak tahun 2006, tetapi baru ditetapkan pada tahun 2009 lalu dengan berdasarkan pada undang-undang dan peraturan presiden. Pemerintah membuat kebijakan program e-ktp baik bagi masyarakat, bangsa dan negara dimaksudkan agar terciptanya tertib administrasi selain itu juga mencegah dan menutup peluang adanya e-ktp ganda atau palsu. Permasalahan yang terkait pengelolaan permintaan layanan dan insiden pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang yaitu belum terlaksananya standart pelayanan minimal yang wajib dilaksanakan pada Bidang Kependudukan dan Pencatatan sipil dan belum optimalnya Pengelolaan

12 15 Informasi Administrasi Kependudukan. Dengan adanya informasi tersebut, maka diperlukan sebuah tata kelola teknologi informasi yang mengacu pada sebuah kerangka kerja. Pengukuran kinerja ini dapat membantu proses evaluasi implementasi teknologi informasi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang. Terdapat beberapa macam domain dalam COBIT 5 salah satunya D02 (Mengelola permintaan layanan dan insiden). Domain ini menitik beratkan pada proses pelayanan TI dan dukungan teknisnya yang meliputi hal keamanan sistem, kesinambungan layanan, pelatihan pendidikan untuk pengguna, dan pengelolaan data yang sedang berjalan untuk membantu memecahkan masalah yang ada dalam pengelolaan TI di Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang. Dengan adanya evaluasi ini nantinya dapat digunakan sebagai referensi untuk meningkatkan pengelolaan TI terkait pengelolaan permintaan layanan dan insiden supaya kedepanya dapat mendukung tujuan bisnis agar lebih baik. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, muncul masalah yaitu sebagai berikut: 1. Bagaimana tingkat kapabilitas dan kondisi tata kelola TI terkait proses pengelolaan permintaan layanan dan insiden pada sistem e-ktp yang ada sekarang berdasarkan COBIT 5? 2. Bagaimana strategi perbaikan untuk mencapai tingkat kapabilitas pengelolaan permintaan layanan dan insiden yang lebih baik? 1.3 Batasan Masalah Adapun batasan masalahnya adalah sebagai berikut : 1. Analisis tata kelola TI hanya berdasarkan kerangka kerja COBIT 5 proses D02 (Manage service requests and incidents). 2. Data acuan yang digunakan adalah hasil observasi, wawancara, dan kuisioner yang dilakukan berdasarkan kerangka kerja COBIT 5.

13 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian yang akan di capai adalah : 1. Untuk mengetahui tingkat kapabilitas dan kondisi tata kelola TI terkait proses pengelolaan permintaan layanan dan insiden pada sistem e-ktp yang ada sekarang. 2. Memberikan referensi strategi perbaikan yang harus dilakukan untuk mencapai tingkat kapabilitas yang lebih baik. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian sebagai berikut : 1. Mendapat pengalaman mengenai dunia kerja yang sesungguhnya dengan mengimplementasikan keilmuan teoritis yang didapatkan di bangku kuliah, suatu instansi atau pada perusahaan 2. ebagai tolak ukur sejauh mana pemahaman dan penguasaan mahasiswa dalam menggunakan kerangka kerja COBIT dalam sistem tata kelola TI BAB 2

14 17 TINJAUAN PUTAKA 2.1 Tinjauan Pustaka Control Objective for Information and relate Technology (COBIT) adalah sebuah framework yang telah digunakan untuk melakukan evaluasi sebuah teknologi informasi atau melakukan kegiatan pengelolaan TI untuk mempermudah penelitian dalam melakukan kegiatan evaluasi dalam sebuah perusahaan atau instansi terkait. Berikut merupakan contoh penelitian yang menggunakan framework COBIT : Audit TeNO Menggunakan Cobit 5 pada domain Deliver, ervice and upport (D) Program tudi Teknik Informatika Telkom University, Bandung. (Desepta Isna Ulumi 1, Eko Darwiyanto 2, Yanuar Firdaus 3 ). TeNO (Telkom National Operation upport ystem) merupakan objek di PT Telekomunikasi Indonesia Tbk yang mempunyai peran sebagai monitoring terhadap peningkatan pelayanan kepada pelanggan. emua data pelanggan masuk dalam TeNO baik alamat, nomor telepon dan menggunakan produk Telkom apa saja pelanggan tersebut. Terdapat banyak data yang diolah didalam TeNO. Pengelolaan TeNO memerlukan audit untuk mengevaluasi, mengukur kualitas dan memberi rekomendasi agar sesuai dengan tujuan organisasi. Dalam penelitian ini menggunakan framework COBIT 5 pada domain Deliver, ervice and upport (D). Berdasarkan hasil mapping strategi bisnis yang didapatkan dari rencana strategi bisnis PT Telkom dipetakan ke dalamm Enterprise Goal dan IT Related Goal COBIT 5, didapatkan 3 proses untuk dinilai yaitu D02, D05, dan D06. Hasil penilaian menunjukkan D02 dan D06 berada pada level 3 yaitu established di mana level 2 kini diimplementasikan menggunakan proses didefinisikan yang mampu mencapai hasil prosesnya. edangkan D02 berada pada level 2 yaitu managed di mana level 1 kini diimplementasikan dalam model yang terkelola (direncanakan, dimonitor dan disesuaikan) dengan kinerja produk tepat didirikan, dikendalikan, dan dipelihara.

15 18 Penelitian lain oleh Dimas Aryo Anggoro yaitu untuk mengetahui sejauh mana tingkat kepatuhan karyawan terhadap kebijakan pengamanan terhadap kebijakan pengamanan data pada PT. XYZ dengan standar COBIT 5. Penelitian ini menggunakan data dari kuesioner dan wawancara yang dibuat berdasarkan kerangka kerja COBIT 5. Hasil penelitian didapatkan pada tingkat kepatuhan karyawan terhadap kebijakan pengamanan data adalah sebesar 3,83 dengan nilai ekspetasi 4,00. Penelitian yang dilakukan berdasarkan 7 proses COBIT 5 adalah APO01.08, APO09.03, D04.07, D05.06, D06.03, MEA01.01, dan MEA01.01 [7]. Tabel 2.1 Penelitian Terkait Analisis Tata Kelola TI Berdasarkan Kerangka Kerja COBIT 5 Nama Peneliti NO Masalah Metode Hasil dan Tahun 1. Desepta Isna Dalam pengelolaan framework mapping strategi Ulumi 1, Eko TeNO COBIT 5 pada Darwiyanto 2, Yanuar Firdaus 3, diperlukan untuk audit domain Deliver, 2014 mengevaluasi, ervice and mengukur kualitas upport dan memberi (D). rekomendasi agar sesuai dengan tujuan organisasi bisnis yang didapatkan dari rencana strategi bisnis PT Telkom dipetakan ke dalam Enterprise Goal dan IT Related Goal COBIT 5, didapatkan 3 proses untuk dinilai yaitu D02, D05, dan D06.

16 19 2. Dimas Aryo Analisa tingkat tandar Tingkat kepatuhan Anggoro, 2014 kepatuhan kerangka kerja sebesar 3,83 karyawan terhadap COBIT 5 dengan nilai kebijakan (proses ekspetasi 4,00. pengamanan data APO01.08, APO09.03, D04.07, D05.06, D06.03, MEA01.01, dan MEA01.01) 2.2 Pengertian Tata Kelola (IT Governance) Tata kelola TI adalah rangkaian proses, aturan serta kebijakan yang menjadi dasar pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dalam suatu organisasi[8]. Tata Kelola Teknologi Informasi menyediakan struktur yang menghubungkan proses Teknologi Informasi (TI), sumber daya TI dan Informasi bagi strategi dan tujuan perusahaan/instansi. Menurut Henderi (2008), tujuan IT Governance adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan peranan TI terhadap kinerja organisasi dalam mencapai tujuan dan sasarannya. 2. Menyelaraskan investasi TI dan priotitas-prioritas bisnis denga teliti. 3. Mengelola, mengevaluasi, membuat prioritas, membiayai, mengukur dan mengamati permintaan-permintaan pelayanan TI dan hasil kerja dan memenuhinya, dengan lebih konsisten dan berulang sesuai behavior yang dapat mengoptimalkan keuntungan bisnis. 4. Mengelola utilisasi pertanggungjawaban sumber daya dan asset. 5. Menjamin penyediaan dan penyelesaian TI sesuai denga perencanaan, pembiayaan dan tanggung jawab.

17 20 6. Membuat, menetapkan dan menjelaskan keadaan yang diminta untuk dipertanggung jawabkan dan diputuskan secara benar. 7. Mengelola resiko, tantangan dan kemungkinan secara proaktif. 8. Memperbaiki kinerja organisasi TI, memenuhi permohonan, mengembangkan dan mendewasakan staf. 9. Memperbaiki pelayanan dan mau mendengarkan pelanggan secara keseluruhan. 2.3 COBIT 5 COBIT (Contol Objectives for Information and releted Technology) merupakan sekumpulan dokumentasi dan panduan yang mengarahkan pada IT Governance yang dapat membantu auditor, manajemen, dan pengguna (user) untuk menjembatani gap atau pemisah antara resiko bisnis, kebutuhan control, dan permasalahan-permasalahan teknis. COBIT 5 merupakan generasi terbaru dari panduan IACA yang membahas mengenai tata kelola dan manajemen TI. COBIT 5 dibuat berdasarkan pengalaman penggunaan COBIT selama lebih dari 15 tahun oleh banyak perusahaan dan pengguna dari bidang bisnis, komunitas TI, risiko, asuransi, dan keamanan. Hadirnya COBIT 5 untuk membantu kebutuhan-kebutuhan penting organisasi yaitu : 1. Membantu stakeholder dalam menentukan apa yang mereka harapkan dari informasi dan teknologi terkait seperti keuntungan yang didapatkan, pada tingkat risiko berapa, pada biaya berapa dan bagaimana prioritas mereka dalam menjamin bahwa nilai tambah yang diharapkan benar-benar tersampaikan. 2. Membahas peningkatan ketergantungan kesuksesan organisasi pada organisasi lain dan rekan TI, seperti outsource, pemasok, konsultan, klien, cloud, dan penyedia layanan lain, serta pada beragam alat internal dan mekanisme untuk memberikan nilai tambah yang diharapkan.

18 21 3. Mengatasi jumlah informasi yang meningkat secara signifikan. Yaitu bagaimana organisasi memilih informasi yang relevan dan kredibel yang akan mengarahkan organisasi kepada keputusan bisnis yang efektif dan efisien. Informasi juga perlu untuk dikelola secara efektif dan model informasi yang efektif dapat membantu untuk mencapainya. 4. Mengatasi TI yang semakin meresap ke dalam organisasi. TI semakin menjadi bagian penting dari bisnis organisasi. eringkali TI yang terpisah tidak cukup memuaskan walaupun sudah sejalan dengan bisnis. TI perlu menjadi bagian penting dari proyek bisnis, struktur organisasi, manajemen risiko, kebijakan, kemampuan, proses, dan sebagainya. Tugas dari CIO dan fungsi TI yang semakin berkembang sehingga menjadikan semakin banyak orang dalam organisasi yang memiliki kemampuan TI akan dilibatkan dalam keputusan dan operasi TI. TI dan bisnis organisasi harus diintegrasikan dengan lebih baik. 5. Mendukung perpaduan bisnis dan TI secara menyeluruh, mendukung semua aspek yang mengarah pada tata kelola dan manajemen IT perusahaan yang efektif, seperti struktur organisasi, kebijakan, dan budaya. 6. Mendapatkan kontrol yang lebih baik berkaitan dengan solusi TI.

19 22 COBIT dikembangkan oleh IT Governance Istitute (ITGI). ITGI sendiri merupakan bagian dari Information ystem Audit and Control Association (IACA). elain itu COBIT 5 mempunyai dua area yaitu governance dan management yang terdiri dari 37 proses yang tertera seperti dalam gambar di bawah ini. Gambar 2.1 Process Reference Model COBIT 5 Gambar 2.1 Process Reference Model COBIT 5 Gambar tersebut menunjukan 37 proses tata kelola dan manajemen pada COBIT 5. emua proses tersebut dikelompokan menjadi dua domain proses utama yaitu tata kelola dan manajemen. 1. Tata Kelola (Governance) Menurut lima proses tata kelola TI pada domain Evaluasi, Pengarahan, dan pengawasan (Evaluate, Direct, and Monitor), yaitu :

20 23 a. EDM01 Memastikan terdapat pengaturan dan pemeliharaan kerangka kerja tata kelola (Ensure governance framework setting and maintenance) b. EDM02 Memastikan mendapat keuntungan/manfaat (Ensure benefits delivery) c. EDM03 Memastikan optimalisasi resiko (Ensure risk optimisation) d. EDM04 Memastikan optimalisasi sumber daya (Ensure resource optimisation) e. EDM05 Memastikan transparasi terhadap stakeholder (Ensure stakeholder transparancy) 2. Manajemen (Management) Menurut empat domain yang sejajar dengan area tanggung jawab dari Plan, Build, Run and Monitor (PBRM) dan menyediakan ruang lingkup TI yang menyeluruh yang terdiri dari : a. Domain Meluruskan, Merencanakan, Mengatur (Align, Plan and Organise) yang memuat 13 proses, yaitu: 1) APO01 Mengelola Manajemen kerangka kerja TI (Manage the IT manajement framework) 2) APO02 Mengelola trategi (Manage strategy) 3) APO03 Mengelola arsitektur informasi (Manage enterprise architecture) 4) APO04 Mengelola inovasi/perubahan (Manage innovation) 5) APO05 Mengelola portofolio (Manage portofolio) 6) APO06 Mengelola anggaran dan biaya (Manage budget and costs) 7) APO07 Mengelola sumber daya manusia (Manage human resource) 8) APO08 Mengelola hubungan (Manage relationships) 9) APO09 Mengelola perjanjian layanan (Manage service agreements)

21 24 10) APO10 Mengelola pemasok/supplier (Manage suppliers) 11) APO11 Mengelola kualitas (Manage quality) 12) APO12 Mengelola resiko (Manage risk) 13) APO13 Mengelola keamanan (Manage security) b. Domain Membangun, Memperoleh dan Mengoperasikan (Build, Acquire and Operate) memuat 10 proses, yaitu: 1) BAI01 Mengelola program dan proyek (Manage programmes and projects) 2) BAI02 Mengelola definisi kebutuhan (Manage requirements identifications) 3) BAI03 Mendefinisikan solusi otomatis (Manage solutions identification and build) 4) BAI04 Mengelola ketersediaan dan kapasitas (Manage avallability and capacity) 5) BAI05 Mengelola perubahan pemberdayaan organisasi (Manage organizational change enablement) 6) BAI06 Mengelola perubahan (Manage changes) 7) BAI07 Mengelola penerimaan perubahan dan transisi (Manage change acceptance and transitioning) 8) BAI08 Mengelola pengetahuan (Manage knowledge) 9) BAI09 Mengelola aset (Manage asset) 10) BAI10 Mengelola susunan (Manage configuration) c. Domain Menghasilkan, Melayani, Mendukung (Deliver, ervice and upport) memuat 6 proses, yaitu: 1) D01 Mengelola operasi (Manage operations) 2) D02 Mengelola permintaan layanan dan insiden (Manage service requests and incidents) 3) D03 Mengelola permasalahan (Manage problems)

22 25 4) D04 Mengelola layanan yang berkelanjutan (Manage continuity) 5) D05 Mengelola layanan keamanan (Manage security service) 6) D06 Mengelola proses bisnis ( Manage business process controls) d. Domain Mengawasi, Mengevaluasi dan Menilai (Monitor, Evaluate and Assess) memuat 3 proses, yaitu: 1) MEA01 Mengawasi, mengevaluasi, menilai kinerja dan kesesuaian (Monitor, evaluate and assess performance and conformance) 2) MEA02 Mengawasi, mengevaluasi, menilai sistem pengendalian internal (Monitor, evaluate and assess the system of internal control) 3) MEA03 Mengawasi, mengevaluasi, menilai kepatuhan dan kebutuhan eksternal (Monitor, evaluate and assess compliance with external requirements) Cobit 5 terbagi menjadi 5 prinsip untuk melakukan monitoring baik pada level governance maupun management berdasarkan COBIT 5 seperti pada gambar 2.2.

23 26 Gambar 2.2 COBIT 5 Principles Berdasarkan penjelasan pada jurnal IACA tahun 2012, Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT 5) secara umum memiliki 5 prinsip dasar yaitu: 1. Meeting takeholder Needs Terdapat usaha dari perusahaan untuk menciptakan nilai bagi para stakeholder dengan menjaga keseimbangan antara realisasi manfaat, optimalisasi risiko, dan penggunaan sumber daya. 2. Covering the Enterprise End-to-end COBIT 5 memadukan tata kelola IT dan tata kelola perusahaan. 3. Applying a ingle Integrated Framework Ada banyak standar yang berkaitan dengan IT, masing-masing memberikan panduan pada subset dari kegiatan IT. COBIT 5 sama dengan standar lain yang relevan dan kerangka kerja pada tingkat tinggi. Dengan demikian, yang dapat menjadi kerangka menyeluruh COBIT 5 adalah tata kelola dan manajemen perusahaan. 4. Enabling a Holistic Approach

24 27 Tata kelola dan manajemen perusahaan yang efektif dan efisien membutuhan pendekatan holistik, dengan mempertimbangkan beberapa komponen yang saling berinteraksi. 5. eparating Governance From Management COBIT 5 membuat perbedaan yang jelas antara tata kelola dan manajemen Model Kapabilitas Proses pada COBIT 5 Model kapabilitas proses pada COBIT 5 didasari pada IO/IEC 15504, standar mengenai oftware Engineering dan Process Assessment. Pada model kapabilitas proses dilakukan mengukur performans tiap-tiap proses tata kelola atau proses manajemen dimana dilakukan identifikasi dan analisis yang perlu untuk ditingkatkan performansinya. Kapabilitas proses yang ada kemudian dituangkan pada suatu penilaian kapabilitas proses yang disebut Process Assessment Model. Model ini digunakan sebagai dokumen basis referensi untuk menilai performa kapabilitas TI organisasi serta: 1. Mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan minimum untuk melakukan penilaian (output-output yang dibutuhkan). 2. Mendefinisikan proses kapabilitas dalam dan dimensi yaitu proses dan kapabilitas. 3. Menggunakan indikator proses kapabilitas dan proses performa untuk menentukan apakah atribut proses telah terpenuhi. 4. Mengukur performa proses berdasarkan sebuah urutan praktik dasar dan aktivitas-aktivitas untuk memenuhi work product. 5. Mengukur proses kapabilitas melalui pencapaian atribut berdasarkan bukti spesifik (level 1) dan generic (level yang lebih tinggi) practices and work products. Dalam penilaian di tiap levelnya, hasil akan diklasifikasikan dalam 4 kategori sebagai berikut: 1. N (Not achieved/tidak tercapai)

25 28 Dalam kategori ini, tidak ada hanya terdapat sedikit bukti atas pencapaian atribut proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar antara P (Partially achieved/tercapai sebagian) Dalam kategori ini, terdapat beberapa bukti mengenai pendekatan dan beberapa pencapaian atribut atas proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar antara > L (Largely achieved/ecara garis besar tercapai) Dalam kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis dan beberapa pencapaian atribut didefinisikan atas proses tersebut, meski mungkin masih ada kelemahan yang tidak signifikan. Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar antara > F (Fully achieved/tercapai penuh) Dalam kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis, lengkap, dan pencapaian penuh atas atribut serta tidak ada kelemahan terkait atribut proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar antara > Untuk dapat dinyatakan bahwa proses tersebut telah meraih tingkat kapabilitas tertentu, proses tersebut harus meraih kategori F (Fully achieved) untuk melanjutkan ke tingkat berikutnya dan jika mearaih kategori L (Largely achieved) maka proses tersebut berhenti pada proses tersebut [6].

26 29 Gambar 2.3 Model Kapabilitas COBIT 5 [3] Terdapat 6 (enam) tingkatan kapabilitas yang dapat dicapai oleh masingmasing proses, yaitu: 1. Level 0 (Incomplete Process) Proses tidak dilaksanakan atau gagal mencapai tujuan. Ada sedikit atau tidak ada bukti pencapaian dari tujuan proses. Proses ini tidak mempunyai atribut. Level 0 mencerminkan proses gagal dilaksanakan. 2. Level 1 (Performed Process) Proses diimplementasikan mencapai tujuan prosesnya. esuai ketentuan atribut pada level ini yakni sebagai berikut: PA 1.1 Process Performance Pengukuran mengenai sejauh mana tujuan suatu proses yang berhasil diraih. Pencapain penuh atas atribut ini mengakibatkan proses tersebut meraih tujuan yang sudah ditentukan.

27 30 3. Level 2 (Managed Process) Proses yang dilakukan sekarang diterapkan dengan cara dikelola (direncanakan, dimonitor, dan disesuaikan) dan produk kerjanya secara tetap ditetapkan, dikontrol, dan dipelihara. esuai ketentuan atribut pada level ini yaitu sebagai berikut : a. PA 2.1 Performance Management Mengukur sejauh mana kondisi performa proses dikelola. ebagai hasil pencapaian penuh dari atribut ini adalah sebagai berikut : 1) Objek performa dari proses identifikasi, 2) Performa dari proses direncanakan dan dimonitor, 3) Performa dari proses disesuaikan untuk memeuhi perecanaan, 4) Tanggung jawab dan otoritas saat melakukan proses didefinisikan, ditugaskan, dan dikomunikasikan, 5) Informasi serta sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan proses diidentifikasi, disediakan, dialokasikan, dan digunakan. b. PA 2.2 Work product Management Mengukur sampai dimana hasil kerja yang dihasilkan oleh proses dikelola. Hasil kerja yang dimaksud dalam hal ini adalah hasil dari proses sebagai hasil dari pencapaian penuh atribut ini adalah sebagai berikut : 1) Kebutuhan hasil kerja pada proses yang telah ditentukan. 2) Kebutuhan akan kontrol dan dokumentasi dari hasil kerja yang telah ditetapkan. 3) Mengidentifikasi hasil kerja dengan baik, dikontrol lalu didokumentasikan. 4) Mengulas kembali hasil kerja sesuai pada rencana pengaturan lalu disesuaikan sesuai kebutuhan agar tercapainya kebutuhan kebutuhan.

28 31 4. Level 3 (Established Process) Proses yang dikelola sekarang diimplementasikan menggunakan proses definisi yang mana mampu mencapai hasil prosesnya. esuai ketentuan atribut pada level ini yakni sebagai berikut : a. PA 3.1 Process Definition Mengukur seberapa jauh standar proses yang dikelola guna mendukung pengerjaan dari proses yang telah didefinisikan. ebagai hasil dari pencapaian penuh atribut ini adalah sebagai berikut : 1) Proses standar, meliputi dasar panduan yang layak, lalu didefinisikan sehingga menjelaskan elemen fundamental dimana harus ada pada proses yang telah didefinisi. 2) Interaksi dan urutan proses standard dengan proses lain yang ditetapkan. 3) Kompetensi dan peran yang dibutuhkan untuk melaksnakan proses yang diidentifikasi sebagai bagian proses standard. 4) Lingkungan kerja dan infrastruktur yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses tersebut diidentifikasi sebagian dari prsoses standard. 5) Metode yang sesuai untuk monitoring keefektifan dan kesesuaian dari proses yang ditetapkan b. PA 3.2 Process Deployment Melakukan pengukuran secara efektif seberapa jauh proses tandard telah dijalankan dimana dalam hal ini sesuai dengan proses yang telah terdefinisi guna mencapai hasil dari proses tersebut : 1) Menjalankan sebuah proses yang telah terdefinisi sesuai dengan proses standard yang telah ditetapkan. 2) Otoritas, peran yang dibutuhkan serta tanggung jawab yang diperlukan untuk penjalanan proses yang telah didefinisi, ditugaskan, dan dikomunikasikan. 3) Proses yang didefinisi secara kompeten dilakukan oleh personil sesuai pada basis edukasi, pengalaman serta pelatihan.

29 32 4) Membutuhkan sumber daya serta informasi yang perlu untuk dapat melaksanakan proses yang sudah disediakan, didefnisi, digunakan serta dialokasi. 5) Memelihara, mengelola, serta menyediakan lingkungan kerja dan infrastruktur guna melakukan proes yang telah didefinisi. 6) Menganalisis serta mengumpulkan data yang layak sebagai dasar untuk memahami tingkah laku dari sebuah proses, untuk mendemonstrasikan kecocokan dan keefektifan, dan melakukan evaluasi secara terus menerus dalam perbaikan dari proses yang dilakukan. 5. Level 4 (Predictable Process) Proses yang didirikan sekarang beroperasi dalam batas-batas yang didefinisikan untuk mencapai hasil prosesnya. esuai ketentuan atribut pada level ini yakni sebagai berikut : a. PA 4.1 Process Measurement Terkait dengan sejauh mana hasil pengukuran yang telah dipakai guna memastikan bahwa performa proses tersebut memberikan dukungan pada pencapaian tujuan proses dan tujuan organisasi. pengukuran tersebut bisa dalam bentuk pengukuran proses maupun pengukuran produk atau keduanya. ebagai hasil dari pencapaian penuh atribut ini adalah sebagai berikut : 1) Kuantitatif bertujuan untuk mendukung performa proses dalam tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. 2) Frekuensi telah didefinisikan dan pengukuran juga telah ditetapkan dimana dalam hal ini sejalan dengan tujuan kuantitatif, serta pengukuran proses atau performa prosesnya. 3) Untuk memantau sejauh mana tujuan kuantitatif proses tercapai, perlu mengumpulkan, menganalisa dan melaporkan hasil pemgukuran.

30 33 4) Hasil dari pengukran kemudian dipakai untuk menjelaskan bagaimana performa prosesnya. b. PA 4.2 Process Control Mengukur tentang sejauh mana sebuah proses secara kuantitatif dapat membuahkan hasil proses yang stabil dan dapat diprediksi lewat batasan yang telah ditentukan. ebagai hasil dari pencapaian penuh atribut ini adalah sebagai berikut : 1) Teknik analisa dan kontrol telah telah ditentukan dan diaplikasikan 2) Untuk performa proses normal, batas kontrol variasi telah ditetapkan. 3) Menganalisa data ukur agar mengetahui sebab khusus atas sebuah variasi. 4) Untuk pemecahan sebab khusus variasi dilakukannya tindakan koreksi. 5) ebagai bentuk respon pada tindakan koreksi, batas kontrol telah ditetapkan kembali (apabila dibutuhkan) 6. Level 5 (Optimising Process) Proses diprediksi yang terus ditingkatkan untuk memenuhi arus yang relevan dan tujuan bisnis proyek. esuai dengan ketentuan atribut pada level ini yakni sebagai berikut : a. PA 5.1 Process Innovation Dari adanya variasi didalam performa, sebuah proses yang telah teridentifikasi diukur dan dianalisis penyebab umumnya dan dari investigasi pendekatan inovatif untuk menjelaskan dan melaksanakan proses tersebut. ebagai hasil dari pencapain penuh atribut ini adalah sebagai berikut : 1) Tujuan dari peningkatan masing-masing proses diidentifikasi untuk mendukung tujuan bisnis yang relevan.

31 34 2) Agar dapat mengidentifikasi penyebab umum dari variasi performa proses, data harus dianalisis dengan tepat. 3) Data yang dianalisis memudahkan dalam identifikasi, peluang untuk pelaksanaan praktik terbaik dan inovasi. 4) Peluang peningkatan yang bermula dari teknologi baru dan konsep proses baru diidentifikasi. 5) Agar tercapainya tujuan dari peningkatan proses, perlu dilakukan strategi dan implementasi. b. PA 5.2 Process Optimisation Agar memilki hasil yang memiliki dampak yang efektif yang perlu dilakukan pengukuran perubahan untuk manajemen, definisi, dan performa proses guna mencapai tujuan dari proses peningkatan. ebagai hasil dari pencapaian penuh atribut ini adalah sebagai berikut : 1) Dengan tujuan dari proses standar dan proses yang telah terdefinisi, dampak perubahan telah dilakukan pada nilai kesesuaian. 2) Implementasi dari perubahan yang telah disetujui dikelola untuk memastikan bahwa perbedaan-perbedaan performa proses dimengerti dan dilakukan setelahnya. 3) esuai dengan performa saat ini, perubahan proses dievasluasi berdasarkan pada persyaratan produk dan tujuan proses untuk mengetahui hasil memiliki penyebab umum tau khusus.

32 35 Gambar 2.4 Process Attribute 2.4 Diagram RACI Diagram RACI adalah matriks untuk seluruh aktivitas atau otorisasi keputusan yang harus diambil dalam suatu organisasi yang dikaitkan dengan seluruh pihak atau posisi yang terlibat. RACI singkatan dari Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C), dan Informed (I). Perbedaan masing-masing level adalah : 1. Responsible (R) menunjukkan bahwa bagian tersebut merupakan pihak pelaksana yang harus bertanggung jawab melaksanakan dan menyelesaikan aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya. 2. Accountable (A) menunjukkan bahwa bagian tersebut merupakan pihak yang yang mengarahkan jalannya pelaksanaan aktifitas. 3. Consulted (C) menunjukkan bahwa bagian tersebut merupakan pihak yang akan menjadi tempat konsultasi selama pelaksanaan aktivitas. 4. Informed (I) menunjukkan bagian tersebut merupakan pihak yang diberikan informasi mengenai pelaksanaan aktivitas.

33 GAP Analysis GAP merupakan suatu alat yang digunakan dalam evaluasi kinerja untuk pengelolaan manjemen internal perusahaan. GAP tersebut digunakan sebagai alat pengukur kualitas perusahaan. Di bidang bisnis dan manajemen GAP Analysis diartikan sebagai perbandingan kinerja actual dengan kinerja yang ditingkatkan. emakin kecil GAP Analysis semakin baik kualitas kinerja perusahaan tersebut. GAP Analysis bermanfaat untuk [4]: 1. Menilai kesenjangan actual dengan yang diharapkan 2. Mengetahui peningkatan kinerja untuk menutup kesenjangan 3. Dasar pengambilan keputusan untuk memenuhi standar. Dengan begitu untuk mengetahui nilai GAP itu sendiri maka terlebih dahulu mengetahui nilai tingkat kematangan saat ini dengan nilai tingkat kematangan yang diharapkan. GAP dapat dituliskan dengan rumus: GAP = Nilai Ekspetasi Nilai Realita (Rumus GAP) (2.1) 2.6 COBIT 5 D02 (Manage ervice Requests and Incidents) Proses D02 (Manage ervice Requests and Incident) merupakan proses yang berfokus untuk memastikan sebuah respon yang tepat waktu dan efektif pada proses ini adalah memulihkan layanan normal, merekam dan memenuhi permintaan pengguna serta merekam, menyelidiki, mendiagnosa, meningkatkan dan menyelesaikan insiden. Proses D02 ini mempunyai beberapa praktek manajemen (manajemen practices), diantaranya [5]: 1. D02.01 (Define incident and service request classification schemes) Merupakan praktek untuk mendefinisikan insiden dan layanan permintaan. Kegiatan tata kelola yang dilakukan adalah mengatur eskalasi insiden dan prosedur, khususnya untuk insiden besar dan insiden keamanan. 2. D02.02 (Record, classify and prioritise request and incident) Merupakan praktek untuk merekam, mengklasifikasi dan memprioritaskan permintaan dan insiden. Kegiatan tata kelola yang dilakukan adalah

34 37 merekam log semua permintaan layanan dan insiden, lalu merekam informasi yang relevan sehingga dapat ditangani secara efektif. 3. D02.03 (Verify, approve and fulfil service request) Merupakan praktek untuk memverifikasi, menyetujui, dan memenuhi permintaan layanan. Kegiatan tata kelola yang dilakukan adalah memilih prosedur permintaan yang tepat dan memverifikasi bahwa permintaan layanan memenuhi kriteria permintaan, serta perlu mendapatkan persetujuan jika diperlukan. 4. D02.04 (Investigate, diagnose and allocate incidents) Merupakan praktek untuk menyelidiki, mendiagnosa dan mengalokasikan insiden. Kegiatan tata kelola yang dilakukan adalah mengidentifikasi gejala catatan kejadian, serta menentukan kemungkinan penyebab dan mengalokasikan untuk resolusi. 5. D02.05 (Resolve and recover from incident) Merupakan praktek untuk mengatasi dan memulihkan dari insiden. Kegiatan tata kelola yang dilakukan adalah melakukan tindakan pemulihan untuk memulihkan TI terkait layanan permintaan dan insiden. 6. D02.06 (Close service request and incidents) Merupakan praktek untuk menutup permintaan layanan dan insiden. Kegiatan tata kelola yang dilakukan adalah memverifikasi dengan user yang terkait bahwa permintaan layanan telah terpenuhi atau kejadian telah terselesaikan. 7. D02.07 (Track status and produce reports) Merupakan praktek untuk melacak status dan menghasilkan laporan. Kegiatan tata kelola yang dilakukan adalah menganalisa dan melaporkan insiden dan permintaan pemenuhan untuk memberikan informasi agar menjadi patokan untuk perbaikan di masa mendatang.

35 38 BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian Penelitian dilakukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang yang beralamatkan di Pemuda No.44 telpon Pemalang (0284) Pemalang kode pos Adapun jam kerja pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang adalah mulai dari pukul pagi sampai dengan pukul sore, sedangkan hari kerjanya dari hari enin sampai hari Jumat. 3.2 Metode Pengumpulan Data 1. Jenis Data Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah Data Kuantitatif. Data kuantitatif merupakan data yang berbentuk angka atau bilangan. Data kuantitatif yang digunakan dalam penelitian ini adalah data perhitungan hasil kuisioner. 2. umber Data Dalam penelitian ini, sumber data yang digunakan adalah Data Primer. Data Primer merupakan data yang didapat oleh peneliti dengan cara langsung dari objek peneliti melalui wawancara dan penyebaran kuesioner yang dilakukan pada taff Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang. 3. Teknik Pengumpulan Data a. Kuesioner Kuesioner merupakan daftar pertanyaan yang dibagikan kepada 25 responden untuk mengetahui jawaban dari permasalahan yang ada. etelah itu jawaban responden dicatat/direkam dan diukur untuk mendapatkan hasil evaluasi dari permasalahan dari penelitian.

36 39 b. Wawancara Wawancara merupakan metode penelitian yang dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung yang dilakukan kepada staff Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang. Penentuan sampel wawancara dengan menggunakan teknik purposive sampling. Dimana penulis secara sengaja memilih siapa saja yang memenuhi persyaratan untuk dijadikan sempel yaitu dengan staff yang sudah mempunyai pengalaman kerja lebih dari 4 tahun dan mempunyai posisi penting dalam kegiatan organisasi. Hal ini dimaksudkan untuk secara lebih jelas mendapatkan gambaran proses kerja yang dilakukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang dan mengetahui bagaimana tata kelola yang selama ini berjalan secara lebih rinci. c. Observasi Melakukan observasi secara langsung pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang terkait dengan pelayananya dan bagaimana mengoperasikan sistem dalam pelayananya. 3.3 Metode Analisis 1. Analisis Tingkat Kapabilitas Analisis Tingkat Kapabilitas berdasarkan hasil kuesioner tentang tata kelola TI terkait proses pengelolaan permintaan layanan dan insiden pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kabupaten Pemalang yang mengacu pada best practitice kerangka kerja COBIT 5 D02. Responden untuk analisis ini adalah para staff Disdukcapil Kabupaten Pemalang yang telah dipetakan berdasarkan RACI Chart COBIT 5 D02.

37 40 2. Analisis Kesenjangan (Gap Analysis) Analisis Kesenjangan dilakukan untuk mencari selisih antara tingkat kapabilitas yang diperoleh dengan tingkat yang dituju atau diharapkan. Analisis dilakukan dengan melakukan identifikasi perbaikan untuk peningkatan tingkat kapabilitas yang berdasarkan proses atribut kerangka kerja COBIT 5. Hasil analisis ini adalah saran perbaikan dan untuk tata kelola TI terkait pengelolaan permintaan layanan dan insiden pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang.

38 41 BAB 4 HAIL DAN PEMBAHAAN 4.1 Tinjauan Umum Perusahaan Berikut merupakan tinjauan umum perusahaan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang : 1. Profil Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang Dinas Kependudukan dan Catatan ipil Kabupaten Pemalang terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Pemalang Nomer 12 Tahun 2008 tentang usunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Pemalang. Beberapa jenis layanan yang dimiliki oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang adalah pembuatan e-ktp, Kartu Keluarga (KK), Akte Kelahiran, Akte Kematian, Akte Perceraian, Akte Perkawinan, dan Pindah Datang. 2. Visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang Terwujudnya Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan yang Tertib Melalui Peningkatan Kualitas Pelayanan Prima Kepada Masyarakat Menuju Daya aing Daerah. 3. Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang a. Mewujudkan Peningkatan Kualitas arana dan Prasarana Aparatur serta Pelayanan b. Mewujudkan Peningkatan Kualitas dan Kuantitas Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan c. Mewujudkan Jaminan Kepastian Hukum Peraturan-peraturan Kependudukan.

39 42 4. Tugas Pokok dan Fungsi Berdasarkan Keputusan Bupati Pemalang Nomor 53 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang, mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam melaksanakan tugas penyelenggara pemerintahan daerah di bidang Pendaftaran Penduduk dan Catatan ipil. Dalam penyelenggaraan tugas pokok tersebut Dinas Kependudukan dan Catatan ipil Kabupaten Pemalang mempunyai fungsi : a. Perumusan kebijakan Teknis bidang kependudukan dan pencatatan sipil. b. Penyelenggaraan urusan dan pelayanan umum di bidang kependudukan dan catatan sipil. c. Pelaksanaan dan koordinasi dan fasilitasi di bidang kependudukan dan catatan sipil. d. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program, monitoring,evaluasi dan pelaporan di bidang kependudukan catatan sipil. e. Pembinaan terhadap UPTD dalam lingkup tugas Dinas Kependudukan dan Catatan ipil. f. Pelaksanaan tugas lain yang diberkan oleh Bupati sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

40 truktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang Berikut merupakan struktur organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang. KEPALA DINA EKRETARIAT KELOMPOK JABATAN FUNGIONAL UBBAGIAN PERENCANAAN UBBAGIAN KEUANGAN UBBAGIAN UMUM BIDANG PENDAFTARAN PENDUDUK BIDANG PENCATATAN IPIL BIDANG PENGKAJIAAN PENYULUHAN EKI PELAYANAN PENDAFTARAN EKI PENGOLAHAN DATA PENDAFTARAN PENDUDUK EKI MUTAI DAN PELAPORAN DATA PENDUDUK EKI PELAYANAN AKTTA CAPIL EKI PENCATATAN DAN EKI DOKUMENTAI AKTA CAPIL EKI PENGKAJIAN DAN PENYULUHAN KEPENDUDUKAN EKI PENYULUHAN DAN PEMBINAAN KEPENDUDUKAN UPTD Gambar 4.1 truktur Organisasi

41 usunan Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang usunan organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang, terdiri dari : 1. Kepala Dinas 2. ekretaris, terdiri dari : a. ub Bagian Perencanaan b. ub Bagian Keuangan c. ub Bagian Umum 3. Bidang Pendaftaran Penduduk, terdiri dari : a. eksi Pelayanan Pendaftaran Penduduk b. eksi Pengolahan Data Pendaftaran Penduduk c. eksi Mutasi dan Pelaporan Data Penduduk 4. Bidang Pencatan ipil, terdiri dari : a. eksi Pelayanan Akta Catatan ipil b. eksi Pencatatan dan Penerbitan Akta Catatan ipil c. eksi Dokumentasi Akta Catatan ipil 5. Bidang Pengkajian dan Penyuluhan Kependudukan, terdiri dari : a. eksi Pengkajian dan Koordinasi Kependudukan b. eksi Penyuluhan dan Pembinaan Kependudukan 6. UPTD 7. Kelompok Jabatan Fungsional

42 Hasil Penelitian Hasil Observasi Aplikasi yang digunakan untuk mendukung kegiatan pelayanan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang biasa disebut dengan istem Informasi Administrasi Kependudukan (IAK). Hasil Observasi Untuk istem Informasi Administrasi Kependudukan 1. Halaman Login untuk User Gambar 4.2 Halaman Login untuk Penyedia Halaman ini merupakan halaman login yang digunakan untuk user yang menggunakan aplikasi enrollment. Masukan login sesuai yang diberikan oleh peyedia lalu klik tombol login. Maka akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini:

43 46 2. Halaman tampilan awal setelah login Gambar 4.3 Halaman tampilan awal setelah login etelah sudah berhasil login, klik tombol enrollment pada aplikasi yang berada dipojok atas. 3. Proses verifikasi data penduduk Gambar 4.4 Proses verifikasi data penduduk

44 47 Input NIK pada kolom yang disediakan,lalu klik Go untuk memanggil data penduduk. Pencarian juga bisa menggunakan nama, ketik nama pada kolom lalu klik search by name, seperti gambar berikut. 4. Pencarian menggunakan nama Gambar 4.5 Pencarian menggunakan nama Gambar 4.5 Pencarian menggunakan nama

45 48 5. Konfirmasi data penduduk dengan data IAK Gambar 4.6 Konfirmasi data penduduk dengan data IAK Cek kebenaran data sebelum dicetak agar tidak terjadi kesalahan. Jika sudah sesuai lakukan perekaman untuk dicetak. 6. Gambar e-ktp yang sudah dicetak 4.7 Gambar e-ktp yang sudah dicetak

46 Hasil Wawancara Berikut ini merupakan hasil kesimpulan dari wawancara kepada responden Dinas Kependudukan dan Pencatatan ipil Kabupaten Pemalang. Tabel 4.1 Ringkasan Hasil Wawancara Pertanyaan Wawancara Terkait Dengan Hasil Wawancara D02.01 (Define incident and service request classification Pembuatan skema klasifikasi dan prioritas dari permintaan layanan schemes) sudah dilakukan di DAFDUK CAPIL Kabupaten Pemalang, misalnya pada bidang e-ktp apa Mendefinisikan skema klasifikasi insiden dan permintaan layanan saja yang diminta dari proses bidang e-ktp tersebut, seperti operator mempersilahkan duduk didepan meja yang sudah disiapkan, menyerahkan no antrian, operator membuka biodata penduduk dan menyesuaikan NIK jika cocok langsung di simpan, dan melanjutkan perekaman pas photo, tanda tangan, sidik jari, dan iris penduduk.semua sudah ada skema klasifikasi permintaan layananya masing-masing. Pembuatan log layanan dan insiden D02.02 (Record, Classify and prioritise request and incidents) sudah dilakukan. Untuk terjadinya insiden perbaikan data penduduk yang tidak terkait dengan unsur Merekam, mengklasifikasikan dan pembentukan NIK dilakukan di

47 50 memprioritaskan permintaan dan insiden D02.03 (Verify, approve and fulfil service requests) Menverifikasi, menyetujui dan memenuhi permintaan server data base di tempat pelayanan e-ktp. operator melakukan pembetulan biodata maka operator melakukan autentikasi melalui verifikasi sidik jari telunjuk kanan untuk klasifikasi jenis dan kategori dari permintaan layanan sudah diklasifikasi dilakukan dengan menggunakan server IAK pada DAFDUK CAPIL atau secara online dari tempat pelayanan. Dalam permintaan layanan, pihak DAFDUK CAPIL sudah memverifikasi pemberian hak bagi pelaksana atau user dalam permintaan layanan enrollment. Pemberian hak berupa username dan password yang dimiliki masing-masing user. Untuk menjalankan prosesnya sudah mendapatkan persetujuan dari kepala dinas DAFDUK CAPIL. Untuk itu user dapat menjalankan fungsinya sebaik mungkin dan untuk finansial semua itu sesuai kebijakan, prosedur dan anggaran yang telah ditetapkan. D02.04 (Investigate, diagnose Insiden yang terjadi akan ditangani

48 51 and allocate incidents) Mendiagnosis dan mengalokasikan insiden D02.05 (Resolve and recover from incident) Menyelesaikan dan memulihkan insiden oleh supervisor teknis, pengiriman hasil verifikasi data penduduk, perekaman tanda tangan penduduk dan perekaman pas photo penduduk ke Pusat Data Direktorat Jenderal Kependudukan dan pencatatan sipil Kementerian Dalam Negeri dalam kondisi jaringan komunikasi data normal secara otomatis oleh sistem, dalam hal ini Pihak Penyedia berkewajiban menjamin kelancaran pengiriman data. Dalam memilih dan mengimplementasikan pemecahan insiden yang paling tepat, itu tergantung dari insiden yang terjadi, yang pertama dilakukan analisis sehingga tau letak kesalahan yang terjadi, jika solusi yang dilakukan belum efektif maka bidang TI akan mencari solusi alternatif untuk pemecahan masalah tersebut karena sudah ada log insidenya apa, jika diperlukan maka akan dilakukan back up data. D02.06 (Close service request etelah insiden yang dilaporkan

49 52 and incident) Menutup permintaan layanan dan insiden D02.07 (Track status and produce reports) Melacak status dan membuat laporan oleh user terhadap supervisor teknis telah terselesaikan permintaanpun ditutup. Karena user bisa langsung menjalankan aplikasinya kembali, jika sudah tidak terjadi kendala lagi tentunya sudah terselesaikan insidennya. Dilakukannya pengecekan ketersediaan catu daya listrik, kesiapan perangkat, kesiapan tempat dan sarana pelayanan, kesiapan tenaga pendukung pelayanan dan operator. Mengontrol dan mengecek back up data dan pengadministrasian pelayanan perekaman dan pengambilan e-ktp. etelah semua insiden terselesaikan baru pembuatan laporan dilakukan dan diserahkan ke kepala Bidang IT DAFDUK CAPIL guna sebagai pertanggung jawaban atas kinerja yang telah dilakukan seluruh staff dalam menjalankan tugasnya apa saja dalam waktu atu bulan.

50 Kuisioner Berikut ini merupakan ringkasan dari hasil pencapaian level beserta rincian spesifik tentang penilaian proses dari setiap atribut. Tabel 4.2 Ringkasan Pencapaian Level Hasil Kuesioner Proces D02 Name Manage ervice Request and Incidents Descri Berfokus pada upaya memastikan sebuah respon yang tepat waktu dan ption efektif pada permintaan pengguna dan resolusi dari semua jenis insiden Purpos Meminimalkan dampak bisnis dan kerentanan permintaan layanan dan e insiden layanan Level Level Level Level 2 Level 3 Level 4 Level Proces Atribut e Rating by Percen tage Rating by Criteri a Capabi lity Level Achiev ed PA 1.1 PA 2.1 PA 2.2 PA 3.1 PA 3.2 PA 4.1 PA 4.2 PA 5.1 PA F F L L L L L L L L 2 status 80 TARGET 2,80